公司差旅费报销方案设计

毕业设计XX公司差旅费报销方案设计 专业名称 会 计 目 录1、XX公司基本情况12、XX公司差旅费报销制度的现状23、XX公司差旅费报销方案设计33.1方案设计的目标33.2出差申请及差旅费报销流程33.3公司差旅费报销种类及报销程序63.3.1.住宿费报销程序63.3.2.伙食补住报销程序63.3.3.交通报销程序73.3.4.通讯费报销程序93.3.5.使用招待费报销程序93.3.6公司差旅费报销补充规定94、结论10参考文献致谢1、XX公司基本情况公司名称：XX股份有限公司公司地址： 成立时间：2008.12.16公司总资产：638万元注册资本：34万元公司性质：股份有限公司所属行业：建材制造业联系电话： 公司主营产品：刨花板，兼营人造板贴面、锯材加工、锯材干燥刨光、家具制作、集成材、地板块等。2、XX公司差旅费报销制度的现状对于管理层而言，XX公司的商务谈判、采购以及营销等已经耗去了该公司大部分的精力，因此，针对于差旅费管理中的有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费开支的总额是多少等问题基本采取不过问的态度。这种管理模式无形之中助长了差旅费管理漏洞的产生。与此同时，对于XX公司而言，从预订酒店和机票中获得高额回扣，财务人员由于受制于管理层的领导，本着多一事不如少一事的观念，也就缺乏了对差旅费用进行管理的积极性。 XX公司由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出，一方面一些出差员工住酒店时，通过虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”就造成了公司管理成本的提高，与之相对应的，就会严重的影响利润的获取。 有关于XX公司差旅费的报销流程，公司采取的是传统的手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批方法进行。差旅费的管理方法在实施过程中，出差人员填写各种纸质单证，之后交由领导们的审批；审批之后的纸质单据传递到财务部门后给财务部门。报销流程中纸质单证的填写、领导审批的时间长度以及财务部门实施审核与报销的压力，分析和统计很不方便，难以形成规范而有价值的差旅管理报告，对于公司差旅费的管理就产生了很大的压力，公司的管理也就产生了相对繁琐的管理方式。 3、XX公司差旅费报销方案设计3.1方案设计的目标方案设计时，结合公司实际情况，方案要确保公司业务的正常进行，加强公司差旅费报销的管理，在合理和节约的原则下，同时保障出差人员工作与生活的需要。 3.2出差申请及差旅费报销流程 因公出差，提前一天清晰填写出差申请单 出差申请单报部门经理批准、总经理审批 交办公室备案 出差返回后，出差人将出差申请单未填写项目补齐，并于三日内填写差旅费报销单 （附相应齐全票据）（多人出差，由1人填报，相关人签字） 单人多次出差可填1张差旅费报销单 将填写清晰、完整、准确的差旅费报销单交部门负责人签字 报销人将该报销单交财务部审核签字 报销单报总经理审批 将总经理批准后的报销单，交财务部报销图3-1出差申请及差旅费报销流程1、出差人员必须事先填写“出差申请单”（见图3-2），注名出差地点、事由、所需资金，经部门负责人签署意见后，方可出差。图3-2出差申请单2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借支单”（见图3-3）列明用款计划，由部门负责人签字后，经财务负责人审核，总经理审批后方可借款。图3-3借支单（1）员工借款须确有公务需要，个人借款一般不超过其半个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的部门负责人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。 （2）试用期员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。 （3）员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部支取现金。 （4）办公人员借用公款，在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。 （5）借款人员完结事务，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。 3、 出差人员回公司后，将有分管领导签署意见的有效单据，按费用报销标准规定，。填写“差旅费报销单”（见图4），经财务负责人审核后方可报销差旅费。差旅费报销单填写及票据粘贴要求： （1）报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改； （2）报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）； （3）各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； （4）若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴； （5）报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； （6）报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； （7）报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； （8）报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准； （9）有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单； （10）出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认； 图4差旅费报销单4、凡与原出差申请单规定的地点，天数，人数、交通工具不符合的差旅费不予报销，因特殊原因或者情况有变化需改变路线、天数、交通工具的，需经过分管领导签署意见方可报销。5、出差人员应在一星期内报账，最长不得超过一个月。6、单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。 7、 在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。 3.3公司差旅费报销种类及报销程序3.3.1.住宿费报销程序出差人员的住宿费实行限额凭据报销方法，按实际住宿的天数计算。出差人员有接待单位或住在亲友家的，一律不报销住宿费。出差人员住宿费的报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒体采访、会见地方政府官员和名人人士或影响公司形象的特殊业务情况，在分管领导下允许的前提下，可按时报销。（1） 住宿标准一般指每天每间，若同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。住宿标准见表3-1。 表3-1 住宿标准 单位：元 / 日地区/人员 特区 直辖市省会城市 省辖市县级市以下总经理 实报实销（含副总经理，下同）经理400320280200160其余人员320280240160120（2） 应优先选择出差地子公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。（3）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。 3.3.2.伙食补住报销程序中午12时前离开本市按全天补助；中午12时离开本市按半天补助；中午12时返回本市按半天补助；中午12时后返回本市按全天补助。伙食补助费见表2。出差期间因公招待客人、其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。 出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费，回来后补办招待申请程序。 表3-2 伙食补助费 单位：元 / 日地区/人员 特区直辖市省会城市 省辖市县级市以下总经理 实报实销经理10090806050其余人员80706045403.3.3.交通报销程序旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过8小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况续写书面汇报，报分管领导批准后，方可报销。市内交通费见表3。 表3-3市内交通费 单位：元 / 日地区/人员 特区 直辖市省会城市 省辖市县级市以下总经理 实报实销（含副总经理，下同）经理10080604020其余人员8060402515 表3-4 交通工具标准 工具/人员飞机轮船长途汽车出租车总经理普通舱软卧软座二等舱实报实报经 理预申请硬卧硬座三等舱可乘实报其他人员硬卧硬座三等舱可乘预申请（1）对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘以出租车办事需经主管领导同意）。出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外；出差目的地偏远，没有公共交通工具的;携有巨款或者重要文件须确保安全；收发货物笨重，搬用困难或时间紧迫的；陪同重要客户外出的；执行特殊业务或夜间办事不方便的。以上情况须请示部门主管同意后方可报销。（2）出差人员应按最简便的线路乘车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇到特殊情况的，如春运无法购票的，在请示主管领导后访客报销。（3）出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算收费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。驾驶员外出按15元/百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。（4）到达目的地后，除公司负责人外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。 出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：出差目的地偏远，没有公共交通工具的；携有巨款或重要文件须确保安全的；收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；陪同重要客人外出的；执行特殊业务或夜间办事不方便的。（5） 部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经公司负责人批准后方可乘坐飞机。 （6）不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。3.3.4.通讯费报销程序除外学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助10元通讯费，特殊情况需经主管领导批准。3.3.5.使用招待费报销程序在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导的同意，并经领导安排核准并签署意见后财务部方可审核报销。3.3.6公司差旅费报销补充规定1. 去往公司办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途遥远，而中途无法返回办事处就餐，可享受伙食补助费，但需特有办事处负责人的签字确认证明。2.在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。3.出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。4.驾驶员外出按15元/百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。5.外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。6.外出学习、驻厂人员，伙食补助每天16元，期间不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。7.因公携带的行李运费，应取具正式的运费收据为凭。8.对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。9.出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 4、结论腐败的起因及其发展蔓延的方式是多种多样并且不断变化的，这就要求预防和治理腐败的措施也要不断进行调整和创新。过去对于预防和治理腐败十分有效的措施，随着时间的推移和情况的变化，现在有可能变得部分失去或者全部失去了效力，因为企业中经常会遇到出差的情况，这其中就涉及到如何报销出差中的一些费用。所以总结了一套差旅费报销流程，差旅费报销制度在日常工作中，部员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据不规范，报销内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要的困扰，其应该鼓励职工在出差时尽量不借用单位备用金，提倡用自己的工资收入垫支差旅费的行为，对出差过程中发生的住宿费和城市与城市间的交通费实行凭据报销；其次对于伙食补助、市内交通补助、通讯费补助则根据具体情况实行定额包干制度，从而增加差旅费开支的透明度，有利于财务部门对差旅费的开支进行科学管理，加强宏观调控。第 12 页 12页参考文献1刘仲文.人力资源会计.首都经济贸易大学出版社、2中国会计学会.主编人力资源会计专题，中国财政经济出版社、3高伟富.人力资源会计教程,上海财经大学出版社、4袁晓勇.人力资源会计研究的若干问题.财会通讯，2009(11)、5韦善宁 蒋琳玲.加强科研经费中差旅费的管理.知识经济.2015（02）、6金晓辉.企业集团差旅费的现状及管控策略探讨.中国集体经济.2011（12）、7陈晓青.加强事业单位差旅费管理的思考.科教导刊（下旬）.2015（05）、8徐荣.论“三公经费”的法律治理.延边党校学报.2015（02）、9翟文莹.试论人力资源会计的几个基本问题.现代财经.