工程档案管理作业指引.doc

工程档案管理作业指引编制李莹日期2009-06-25审核许智来日期2009-06-30批准孙誉晏日期2009-06-30修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人08-10-30第一次增加工程档案管理总则；明确项目部需存档文件内容及调整组卷目录；补充对项目工具书管理的要求；补充对竣工资料整理要求；补充现场档案的归档时限及建立现场档案的检查制度。王剑许智来孙誉晏09-6-25第二次根据公司二级管控模式调整进行修订。李莹许智来孙誉晏一、 流程概况流程目的为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，及时地对项目管理提供信息资源，提供有效的单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。适用范围1、 本流程适用城市公司设立项目部的项目工程档案管理工作。2、城市公司由工程技术部履行项目部职能的参照此流程执行。定义无。流程主导及参与部门总部技术部（主导）、总部总经理办公室、城市公司项目部（主控）、城市公司工程技术部、城市公司档案管理部门上游流程名称下游流程名称子流程名称工程管理流程部门流程中承担职责城市公司项目部（下称项目部）1. 负责现场图纸的审核，发放；2. 负责现场设计变更的发放；3. 负责现场作废图纸的收回；4. 负责现场工程竣工资料的整理、移交及归档；5. 负责总部联检及月度巡检发现的项目现场资料、档案管理问题整改。城市公司工程技术部（下称工程技术部）1. 负责通过月度巡检对城市公司项目现场工程资料管理情况进行检查；2. 监督月度巡检及总部联检发现的项目现场工程资料管理问题整改工作。城市公司档案管理部门1 负责城市公司月度资料档案管理、公章使用、收发文制度检查情况的汇总与上报；2 负责工程竣工档案的内部验收及归档工作。总部技术部（下称技术部）1. 负责本流程的修编；2. 通过总部联检及日常工作跟踪配合总经办监督、指导城市公司工程资料档案管理工作。总部总经理办公室（下称总经办）1、负责公司档案管理、公章使用、收发文制度工作的检查；二、 工程档案管理总则1. 为了规范项目部工程档案资料的管理，做好项目档案资料管理工作，根据国家建筑施工质量验收统一标准（GB50300-2001）、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、我司档案资料管理规定等有关规定，结合项目部的实际情况，特制定本流程。2. 工程档案资料是指我司负责开发建设的工程，依据有关管理规定，在开发全过程中形成的应当归档保存的文字资料、各种图表、表格、图纸、材料实物、音像资料等技术文件的总称。它是开发手续办理、施工过程管理及竣工验收、交付使用的必备条件，也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护、维修和改扩建的依据。3. 本作业指引所称“工程档案资料管理”是指从前期手续办理、工程开始组织施工到工程竣工交付，在开发建设过程中形成的前期手续文件、勘察设计资料、施工图纸、招投标文件、合同文件、施工准备工作文件、工程质量管理资料、工程进度管理资料、工程技术资料、工程施工记录、工程材料检验记录、变更洽商资料、往来文函、会议资料、工程巡检资料、工程验收资料、竣工图纸及工程移交资料的积累、整理、编制、报送和移交归档的规定和要求。4. 本作业指引统一规定了项目部内部工程档案资料管理工作的内容和要求，适用于项目现场工程档案资料的管理。三、 工程档案的建立和使用1. 项目部根据公司档案资料管理规定对现场档案的管理要求及本作业指引要求，建档立卷，保证现场文件的完整性和可追溯性。2. 每卷文件分别建立目录。 3. 建立现场档案借阅登记簿、现场档案签收/发登记簿（见附表），要求经办人对现场档案借阅和收发情况进行登记备案。四、 文本档案的管理1. 按照公司档案资料管理规定，项目部需存档的工程档案资料分为一级档案和二级档案资料：1.1 属一级档案的有：项目投资指导书；项目开发指导书；项目五证，有关政府部门对项目的批文；公司上报政府部门请示文件；立项文件资料；建设用地、征地、拆迁文件资料，勘察、测绘、设计报批批复文件资料；市政报装相关资料；招投标文件；建设、施工、安装、监理等政府审批文件资料；项目采购合约管控表、项目一级、二级计划、项目工程进度总控制计划，合同及协议书、重要的往来文件、信函，竣工图及竣工验收文件材料，工程移交文件等；1.2 属二级档案的有：项目现场规章制度；施工图纸、施工组织方案和重要分部工程施工方案（附审批文件）、施工总进度计划及年、季、月度计划（附审批文件）；图纸及设计交底记录、图纸会审记录、变更洽商和客户洽商（含内部报审表、变更洽商记录单及附图等）；项目工程质量验收标准文件；工程施工备忘录（大事记）、城市公司工程检查文件、工程管理月报、监理与承包商检查评价记录、关键工序检查记录；监理月报、监理通知、监理会纪要及其它现场工程协调、专题会纪要；材料认价及工程量确认文件、洽商月报、工程进度款支付审核表、项目结算文件；材料设备封样清单、进场材料设备验收分类表、材料设备验收记录单、现场施工样板验收记录单；设备档案（设备合格证、使用说明书等）；索赔函和反索赔函及相关资料、往来文函等；担保管理文件资料。2. 档案保存：按照公司档案资料管理规定，属一级档案的资料原件存城市公司档案管理部门，业务部门存复印件。业务部门经办的一级档案资料，在取得原件后应在48小时内将原件交付城市公司档案管理部门，经办部门保存复印件。二级档案资料由相关业务部门保存原件，工程类及现场施工管理类档案原件存项目现场，需经业务部门审核的资料档案原件存业务部门，项目部存复印件。3. 档案资料组卷：项目部现场资料组卷按照公司档案资料管理规定执行，并对项目需存档的工程档案资料分卷号补充如下：项目部需存档的文件目录卷别档案类型档案内容项目存档形式A1卷前期证照项目五证复印件F卷政府性文件政府部门对项目的批复文件，各项专业市政方案、各项专业审批手续复印件I卷征地相关手续建设用地、征地、拆迁文件材料复印件J卷勘察设计文件勘察、测绘、设计文件材料复印件L卷招投标文件各类招标文件、投标文件、定标审批文件、免招标申请审批表复印件M卷M1卷参建单位资料甲方、监理、总包及各分包单位资质、招标备案手续、监督备案及安全备案手续等复印件M2卷项目管理资料项目投资指导书、项目开发指导书、项目采购合约管控表、项目一、二级计划等、项目总控制计划等复印件M3卷技术方案各类专项技术方案、专项工艺研究报告等原件M4卷监理月报每月监理月报原件M5卷监理规划监理规划及细则原件M6卷材料样板材料认价单、材料样板（实物）、进场材料设备验收分类表、材料设备封样清单、材料设备验收记录单、现场施工样板验收记录单等原件M7卷设备资料设备合格证、线路图、检测报告、使用说明书等复印件M8卷工程款文件月进度确认文件、工程进度款支付审核表等原件M9卷工程检查资料项目工程质量验收标准、月度工程巡检报告、项目现场联检记录、工程管理月报、监理与承包商检查评价记录、关键工序检查记录等复印件M10卷变更洽商变更洽商和客户洽商（含内审表、变更洽商记录和附图等）、工程量确认单、洽商月报原件QS-JZ建筑专业QS-JG结构专业QS-SB设备专业QS-JZ精装专业QS-DQ电气专业QS-SZ市政专业QS-KH客户洽商其它（根据项目情况增加）M11卷音像资料项目实施过程的音像资料原件M12卷施工技术文件总体施工组织设计、施工方案、施工过程关键工序检查要点、现场施工样板计划书等原件M13卷工程担保文件工程担保实施方案及细则、保函复印件等相关文件复印件N卷竣工验收资料各类专业验收、竣工验收文件材料，工程移交资料复印件O卷合同协议书各类设计、施工、订货合同及协议书、现场合同交底记录等（按合同单位分别归类）原件/复印件P卷P1卷往来文函索赔函和反索赔函及相应资料、项目发出与收到的各类文件及函件复印件P2卷现场指令工作联系单（如有回复应附对应的工作联系单一起保存）原件P3卷监理通知监理单位发出的现场通知原件Q卷现场规章制度项目部内部及施工现场管理的各项规章制度、工作手册、技术标准原件U卷图纸资料各类施工图纸、招标图、设计交底和图纸会审记录原件T卷施工计划施工总进度计划及年、季、月度计划，计划完成情况原件S卷会议资料监理例会、现场工程协调会、交底会纪要原件Z卷项目结算文件合同结算审核表、工程预（结）算书4. 文本档案的保管要求4.1 工程现场档案柜置于现场办公室的干燥通风处，做好“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，档案柜必须加锁。4.2 采用塑质3寸档案盒成档组卷，并按分卷编号顺序排放。盒的侧面要求粘贴标签，标签上注明项目号、案卷号及内容，字迹要清晰。4.3 卷内的文件要编写资料目录，并编制档号，在文件的右上角按照统一格式制签贴签，标签格式按档案资料管理规定执行。4.4 根据公司档案资料管理规定统一规定，编制现场档案目录。5. 来往文函管理：项目部所有来往文函均由项目部资料管理人员负责，如遇临时不在岗可由项目经理指定临时代理人负责来往文件的收发，文件收发时应按照以下规定执行：5.1 文函发放：现场文函在发放前，经办人按本作业指引6.1条进行审批，项目部资料管理人员按照经办人所列发放范围将文件发放到收文单位或部门，并复印存档，同时在现场档案签发登记簿中注明发文时间及收文部门人员的签字确认；如通过传真方式发放文件，可先在现场档案签发登记簿中注明发文时间及发文方式，并附收文单位确认收到文件的回复传真，后补收文部门人员的签字。5.2 文件接收：项目部资料管理人员在收到其它单位或部门的文件后，应在现场档案签收登记簿中对接收的文件资料进行登记并复印存档，同时根据来文性质按照公文管理及行文制度规定进行下步工作处理。五、 图纸档案的管理1. 工程图纸档案编制要求1.1 项目部收到的正式施工图需盖有审图章，并确定现场图纸发放范围和数量，由项目部资料管理人员负责图纸发放并填写图纸发放记录表。非正式图纸应经由工程技术部审批会签并要在图纸显著位置注明非实际施工用图，由项目部资料管理人员负责发放。图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸数量。1.2 所有图纸要标明项目、专业、图名、图号、版次及出图日期，并有完备的签字盖章手续及施工图目录。1.3 交项目现场用于施工管理及成本核算的施工图纸，按图纸原图幅分专业装订成册。1.4 工程洽商和设计变更内容项目部应及时在施工图纸上标注，同时标注变更洽商编号、日期和修订人员。1.5 竣工图编制说明：竣工图按照国家规范及地方标准规定应由竣工图编制单位签字、盖竣工图章后交政府档案管理部门、城市公司档案管理部门和物业公司存档。竣工图编制单位上报的竣工图除纸质图纸外还应有与纸质图纸内容一致的电子文件。竣工图纸应按照国家标准技术制图的折叠方法（GB/10609.3-89）中表一的方法折叠，折叠成A4幅面图纸（297210mm）规格，图面朝外图签要外露，页号标在图签的右上方。1.6 工程图纸电子版本要求：(1) 施工图和竣工图要求移交CAD电子文件，图形电子文件必须为DWG格式，电脑建筑效果图应为JPG格式。(2) 施工图和竣工图电子文件目录表要求采用Word、Excel或txt文本软件编制，样式示例如下：1) 设计与施工图说明书 GXT.dwg2) 总平面图 Z.dwg3) 底层架空层平面图（建筑、结构、水电等分开） P-1. dwg4) 标准层平面图 P-2。.dwg5) 剖面图 PO.dwg 6) 立面图 LL.dwg7) 生活给水系统图 GSXT.dwg8) 消防给水系统图 XFXT.dwg9) 雨水系统图 PY-XT.dwg10) 排水立管系统图 PY-XT2.dwg11) 照明系统图 S1-3DQ1.dwg12) 弱电系统图 S1-3DQ2.dwg(3) 编写说明：图纸名称要相符(字符间不得含有空格)图名与电子文件名间有一个以上的空格电子版本要求分项目、类别用光盘装载，除图形文件外，还要有汉字字形库、压缩解压工具和其他保证能够完整读出再现图形的工具和软件，并要确保光盘不带病毒。1.7 纸质图纸档案的分类及组卷示例如下：案卷序号案卷名称U卷图纸档案U-1卷市政前期图纸U-2卷招标图纸U-3卷施工过程图纸U-4卷施工正式图纸U-5卷装修工程图纸U-6卷园林工程图纸U-7卷泛光工程图纸U-8卷市政施工图纸U-9卷专项施工图纸（幕墙、弱电、空调等）2. 图纸档案的保管要求2.1 工程现场档案柜置于现场办公室的干燥通风处。2.2 所有图纸分类存放于图纸架或图纸柜。2.3 图纸档案标签按统一格式制签贴签。 2.4 根据公司档案资料管理规定统一规定，编制现场档案目录。3. 图纸作废确认程序：3.1 收到新发施工图纸时，项目部组织进行审核，确认收到图纸是否存在重复并确认原图纸是否作废。3.2 审核完成后，由项目部资料管理人员下发新发图纸并对需替换的原有图纸进行回收，加盖“作废”章，签上作废日期并单独存放。六、 项目文件资料传阅流程1. 工程供方资料：1.1 需公司审批、盖章、回复的文件：工程供方监理单位项目部签收按公司流程评审、审批项目部按审批意见执行1.2 无需公司审批、盖章、回复的文件：工程供方监理单位项目部资料管理人员存档项目相关人员签阅2. 其他文件资料：需回复审批的按公司公文管理及行文制度执行。3. 项目档案资料在存档前，项目部资料管理人员应组织项目部有关人员传阅（复印件），各有关人员阅后在文件上签阅，所有人员签阅后的文件由项目部资料管理人员存档。项目部保存复印件的应在档案目录注明“原件已存档”及原件所存部门。七、 存档文件及图纸借阅要求：1. 借阅现场档案在登记使用之日起5日内归还，若遇特殊情况使用人应向项目部资料管理人员及时办理延长借阅登记。2. 使用档案期间，使用人应保持借阅档案的整洁、齐全，归还档案时，由项目部资料管理人员检查借阅档案使用情况，若遇档案损坏或遗失由使用者负责在规定时间内修复或补齐。3. 工具书属项目部共享资料应统一编号存放管理，项目部人员一般情况不专门配工具书，使用时可到项目部资料管理人员处查阅、借