中国银行类授信档案管理办法

中国银行公司类授信档案管理办法第一章 总 则第一条 为进一步规范全行公司类授信档案的管理，适应授信管理体制的改革和业务发展的需要，落实授信档案集中统一管理的决定，根据中国银行股份有限公司档案管理办法，特对中国银行授信档案管理规范（中银办（险）200217号）进行修订。 第二条 中国银行公司类授信档案是各级行对各类非金融机构法人客户授信活动（目前包括各种批发贷款、承兑汇票、贴现、信用证、保函、备用信用证、进出口押汇等）中形成的，反映授信业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称，是我行与各类非金融机构法人客户间债权、债务关系的原始凭证及我行依法催收的重要法律依据，是中国银行业务档案的重要组成部分。第三条 本办法所称公司类授信档案，包括：尽职调查与风险评审档案（简称风险审批档案）、公司业务档案及保全业务档案等。第二章 公司类授信档案的管理原则与基本要求第四条 中国银行公司类授信档案实行集中统一管理，分级保管的原则。由各行授信执行部自行或委托办公室档案管理中心（综合档案室）集中履行管理公司类授信档案的职能。授信执行部作为授信档案的集中审核和具体管理部门，主要负责授信档案的接收审核、信息维护、集中保管和提供利用。对于已建立档案管理中心并对全部档案实行集中保管的分行，档案管理中心应切实履行授信档案的集中保管和提供利用的职责。办公室作为各行档案工作的牵头部门，应会同授信执行部共同负责本办法的实施及对本级和辖内行授信档案管理的业务指导、监督和检查。 各行授信档案的管理应做到“四个统一”：一、 统一制度，即中国银行全辖均依据本办法管理公司类授信档案；二、 统一做法，即按照统一的方法、标准来整理、保管授信档案，详见附件二；三、 统一装具，即统一使用我行统一式样并监制的授信档案卷夹、卷盒；四、 统一管理软件，即统一使用我行开发的授信档案管理系统。 第五条 中国银行公司类授信档案管理的基本要求是： 一、分段管理。将一个授信项目形成的文件材料依据授信的执行状态划分为执行中的授信文件（简称授信文件）和结清后的授信档案（简称授信档案）两个阶段，并由授信执行部（或档案管理中心）集中保管，但要分别存放。 二、专人负责。各行授信执行部（或档案管理中心）应配备专职授信档案员，负责授信文件的接收归档、日常管理及信息维护等工作。授信档案员应相对稳定，并熟悉授信业务流程、档案管理专业知识及具体操作。其中应有一人兼任押品保管员，协助授信执行部指定的押品保管员共同负责押品权属证书的接收、保管、清退及提供利用等工作，实现双人经办制。授信档案员和押品保管员的名单应报本行办公室档案部门备案。授信档案员和押品保管员工作变动应办理交接手续，并进行变更登记。因交接手续不全致使押品权属证书和授信文件、档案损毁、遗失或其它影响档案安全的情况发生的，要查明情况并追究有关人员的责任。各相关授信管理、业务部门应配备一名专（兼）职档案员，配合授信执行部（或档案管理中心）做好授信文档的收集、整理、数字化（对授信文档进行系统录入和扫描处理）和移交工作，并负责本部门的文档借阅等。三、按时交接。1、公司业务类授信文件的移交从阶段上分为前期移交和后续移交。前期移交以首次发放审核完毕为标志，包括授信发放申请文件和发放审核文件；后续文件的移交应随时进行，各次移交均应严格履行交接手续，填写“授信文件移交清单”或“后续文件移交清单”。从流程上，授信业务部门经办客户经理与授信执行部发放审核人员之间在授信首次发放审核前履行第一次移交，发放审核人员与授信档案员之间在授信发放审核完毕后5个工作日内履行第二次移交。发放审核人员应负责对要件的齐全、合规性把关，授信档案员有权依据制度办法要求相关人员补齐归档材料。后续文件由授信业务部门客户经理随时向本部门档案员移交，由该部门档案员定期集中向授信执行部（或档案管理中心）档案员移交。2、风险审批类、保全业务类分别以授信批复、不良资产的接收作为移交标志，保全业务类的后续文件移交应随时进行，各次移交均应严格履行交接手续，填写相应的“授信文件移交清单”或“后续文件移交清单”。四、定期检查。各级行公司类授信档案的管理工作接受上级行和本行办公室档案部门及授信执行部门的双重业务指导与监督。由办公室牵头，两部门应对本行及管辖行制度的执行情况及授信档案的管理状况进行定期检查，并将其纳入年度绩效考核和档案工作目标管理综合考评内容。 第六条 各级行在上述原则和要求指导下，可根据实际情况选择不同的授信文件、档案的管理模式：一种是以授信项目为主线，另一种是以授信客户为主线。第三章 公司类授信文件的归档范围第七条 授信文件是指正在执行中、尚未结清授信的文件材料。按其重要程度及涵盖内容不同划分为一级授信文件和二级授信文件。一、一级授信文件主要指授信抵、质押契证和有价证券（以下简称押品权属证书）及其复印件、“押品契证资料收据”（见附件三1）和“授信偿还/结清通知书”（见附件五1）。其中押品权属证书包括但不限于：本、外币存单、银行本票、银行承兑汇票、公司股票/股权证明、备用信用证、政府和公司债券、保险批单、提货单、收费权/经营权的权利证明、产权证或他项权利证书及其它抵（质）押物的物权凭证等。二、二级授信文件主要指授信合同、担保合同等法律文件、银行内部授信审批、放款监控、账务处理、贷后管理及保全清收、客户基本资料等有关文件材料。第八条 应集中保管的几个业务类型及相应的业务品种：一、 风险审批类，主要分为授信审批档案、授信评审委员会的会议材料等； 二、公司业务类，主要包括单笔授信、授信额度、授信免保、承兑汇票、承兑汇票贴现、贸易融资档案等； 三、保全业务类，主要包括保全清收档案、保全尽职调查档案、核销档案、不良划转档案、资产处置委员会的会议材料等。 以上业务品种的具体归档范围详见附件一。 第四章 公司类授信文件的移交与归档第九条 授信文件的移交要求一、如授信的担保方式含抵、质押，则要求在押品权属证书接收后将其复印件归入授信执行卷。授信结清，押品权属证书退还借款人后，其 “押品契证资料收据”借款人签收联应连同“授信偿还/结清通知书”一并移交归档；如担保方式非抵、质押，则仅“授信偿还/结清通知书”在授信结清后作为一级文件归档。二、二级授信文件应全部移交归档。各经办客户经理应在授信首次发放审核前（风险在授信批复后，保全在不良资产接收后），填写相应的“授信文件移交清单”，按归档要求将授信发放申请文件及时交授信执行部授信发放审核人员审核，履行第一次交接手续；授信执行部授信发放审核人员在审核完毕后5个工作日内向本部（或档案管理中心）授信档案员移交，双方在上述清单上履行第二次交接手续。后续文件应由经办客户经理随时向本部门档案员移交，由档案员汇总并数字化后定期向授信执行部（或档案管理中心）授信档案员移交，双方填写“后续文件移交清单”。三、 归档的授信文件原则上应是正本（或原件）。对于同属文书档案和授信档案归档范围的（授信类合同除外）的授信批复性文件，文书档案存原件，授信档案存复制件。 四、各级行“授信文件移交清单”中所列的要件归档必须齐全，如有要件缺失的情况，应在移交清单中该缺失文件的位置以要件缺失认定表（见附件九）来替代。填写该表时要求对暂时无法补齐的文件，由经办客户经理出具文字说明，说明原因和责任人，由部门负责人签字认可后代替该缺失文件移交归档。待原文件补回后，再以正式文件将该表替出。对缺少归档要件又未填写该表的文件移交，授信执行部（或档案管理中心）在接受移交文件后有权要求移交部门（人）继续补齐缺失文件。 五、客户档案中属于授信业务档案归档范围的也应归入相应的授信执行卷中。第五章 公司类授信文件的管理第十条 押品权属证书的管理一、押品权属证书是授信担保的重要权利凭证，在存放保管时应视同现金管理。应指定双人分别掌管钥匙和密码（或双匙），双人入、出库，形成存取制约机制，在管理上执行授信执行部有关押品权属证书的管理办法。二、授信业务部门接收押品权属证书后，即时向授信执行部（或档案管理中心）两名指定的押品保管员移交，由押品保管员填制“押品契证资料收据”（见附件三1）一式四联，借款人、经办客户经理、授信执行部（或档案管理中心）两名押品保管员四方各执一联，两部门在“收据”上办理押品权属证书交接手续。三、授信执行部（或档案管理中心）接收押品权属证书后以客户为单位保管，并由押品保管员填写“押品登录卡”（见附件三2）。兼作押品保管员的授信档案员应将押品权属证书的复印件作为一级文件放入授信文件卷。四、授信结清时，经办部门客户经理会同借款人与授信执行部（或档案管理中心）两名押品保管员共同办理押品权属证书的退还手续。授信执行部（或档案管理中心）见到经会计部门盖章的“授信偿还/结清通知书”，四方当场清验押品权属证书后，有关人员在“押品契证资料收据”结清联上签字，客户经理、授信执行部（或档案管理中心）两名押品保管员分别在“押品登录卡”结清押品退还记录栏签字后，方可退还押品权属证书。五、授信执行部（或档案管理中心）押品保管员将“押品契证资料收据”借款人签收联和“授信偿还/结清通知书”一并移交本部授信档案员归档，授信档案员将其补归入授信文件卷。六、授信执行部接收的不良授信如有押品权属证书及“押品契证资料收据”或新办理抵、质押手续的，其管理方法参见第一至五条。第十一条 二级授信文件的管理一、风险审批类二级授信文件（一） 授信审批文件的整理 1、风险管理部各尽职处室应在授信批复后10个工作日内，将该项目的尽职调查、授信审批等文件整理入盒，形成授信文件卷，逐项填写“风险审批文件移交清单”（见附件六1-2），交与风险管理部档案员，风险管理部档案员再定期集中向授信执行部（或档案管理中心）档案员移交，双方履行交接手续。 2、盒脊上标明相应的项目号（编制规则见附件二），卷盒按项目号顺序排列，入柜保管。 3、填写“风险审批文件卷登录卡”（见附件六2-2）。（二）授信评审委员会会议材料的整理授信评审会会议材料由授信评审委员会秘书负责整理和保管，年度内按会议召开的时间顺序排列。各次会议形成的材料（见附件一）按既定范围、顺序整理、装订，并填写“授信评审会议材料案卷目录”和“卷内文件目录”（见附件十2、3），原则上在委员会秘书处保管一年后向授信执行部（或档案管理中心）移交，双方填写“授信评审会议材料移交清单”（见附件十1）。 二、公司类二级授信文件 1、客户经理在授信首次发放审核前，应将授信发放申请文件整理入夹，按归档要求形成授信文件卷，逐项填写“公司业务授信文件移交清单”（见附件六1-1），及时交授信执行部授信发放审核人员审核，发放审核人员在审核完毕后5个工作日内将产生的发放审核文件及经办部门移交来的授信发放申请文件一并移交授信档案员归档，授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。后续提款审核的文件归档流程同上。 2、卷夹背脊上标明相应的项目号（编制规则见附件二），卷夹按项目号顺序排列，入柜保管。3、填写“授信业务文件卷登录卡” （见附件六2-1）。贷后管理等后续文件由经办客户经理随时移交给本部档案员，本部档案员收集后定期集中向授信执行部（或档案管理中心）的档案员移交归档，双方填写“后续文件移交清单”（ 见附件六1-5）。三、保全业务类二级授信文件（一） 保全清收文件的整理授信执行部客户经理在不良授信接收后10个工作日内，将与原经办部门移交过程中产生的文件（简称部门间移交文件）及该笔授信原始授信文件整理入夹，形成授信文件卷，逐项填写“不良资产文件移交清单”（见附件六1-3），一并移交给本部门（或档案管理中心）授信档案员。授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。卷夹背脊上标明相应的项目号（编制规则见附件二）；卷夹按项目号顺序排列，入柜保管。 3、填写“授信业务文件卷登录卡” （见附件六2-1）。 4、客户经理在清收过程中产生的文件随时移交授信档案员入夹，交接双方在“保全清收文件移交清单”（见附件六1-4）上做登记、签收。（二） 保全尽职调查文件的整理授信执行部尽职调查人员应在项目处置方案批复后10个工作日内，将该项目的上会概要表、尽职调查报告、项目发起单位报告、批复文件及其他说明等整理入盒，形成尽职调查文件卷，逐项填写“保全尽职调查文件移交清单”（见附件六1-6），交与授信执行部（或档案管理中心）档案员，双方履行交接手续。1、 盒脊上标明相应的项目号（编制规则见附件二），卷盒按项目号顺序排列，入柜保管。2、 填写“保全尽职调查文件卷登录卡”（见附件六2-3）。（三） 资产处置委员会会议材料的整理资产处置会会议材料由委员会秘书负责整理和保管，年度内按会议召开的时间顺序排列。各次会议形成的材料（见附件一）按既定范围、顺序整理、装订，并填写“资产处置会议材料案卷目录”和“卷内文件目录”（见附件十一2、3），原则上在委员会秘书处保管一年后向授信执行部（或档案管理中心）移交，双方填写“资产处置会议材料移交清单”（见附件十一1）。（四）核销档案的整理核销档案（呆账申报材料）已装订成册，按档号顺序依次装盒，排列上架，盒脊上注明相关内容。核销档案于次年6月底前向办公室综合档案室移交，交接双方填写“核销档案移交清单”（见附件十三）。核销档案按年度申报机构客户的顺序排列上架。（五）不良划转档案的整理 不良划转档案按业务类别分为可疑类和损失类。不良划转档案申报材料已按户装订成册，作为该户划转档案的公共材料，统一放入该户项下第一笔档案材料中，该户项下其他各笔档案的卷内文件目录中均反映公共材料的条目，但实体不重复放置。各笔中的其他材料依次填写在卷内文件目录中。划转档案于次年6月底前向办公室综合档案室移交，双方填写“不良划转档案移交清单”（见附件十二1）。划转档案按业务类别机构客户项目（笔）的顺序排列上架，要求填写“不良划转档案案卷目录”和“卷内文件目录”（见附件十二2、3）。四、二级文件的分类整理方法各一级分行应选择下列一种分类整理方法，原则上辖内行应统一。该分类整理方法一经确定，不宜随意变动。1、 以项目为主线对二级授信文件的管理 以项目为主线管理即每个项目间相对独立，按项目的特征和形成时间序列编制一个的项目号，作为其管理的唯一标识。项目号的编制规则详见附件二。 2、以客户为主线对二级授信文件的管理 以客户为主线管理，即以客户为单位组织各授信项目的排架和管理，在客户项下编排项目号，实现按客户对项目的物理集中。 同一客户项下若干笔业务间按发生的时间顺序排列，要根据不同客户的业务发展预留排架。项目号的编制规则详见附件二。 第十二条 客户基本资料（档案）的管理 一、各授信业务部门要建立各自的客户资料卷（或称客户档案），归档范围见附件一。 二、客户档案应定期向授信执行部门移交，各业务经办部门可复印留存。授信执行部应按客户建立卷夹，填写“客户档案案卷目录”和“卷内文件目录”（见附件十四1、2），入专柜集中管理，并建立借阅手续。授信业务部门负责客户资料的收集和信息更新工作。 第六章 公司类授信档案的管理第十三条 授信档案是指已结清授信的文件材料，经过整理立卷形成的档案。其保管期限划分为：一、依据授信的偿还期限，将授信档案的保管期限划分为五年期、二十年期和永久三种，其中：五年期：一般适用于授信期限在1年以内（含1年）的短期授信，结清后原则上再保管5年，主要包括短期单笔贷款、承兑汇票、承兑汇票贴现、贸易融资、按年度审核的授信额度等；二十年期：一般适用于授信期限在1年以上的中、长期授信，结清后原则上再保管20年，主要包括中长期贷款及房地产开发贷款等；永久：经风险管理部及业务经办部门认定有特殊保存价值的项目可列为永久保存，一般是支持国家重点发展（建设）的超大型项目。二、风险审批档案和保全尽职调查档案的保管期限原则上比照该笔授信业务档案的保管期限。三、保全清收、核销、不良划转档案的保管期限于不良授信结清（核销、划转）后原则上再保管20年。四、授信档案的保管期限自授信结清（核销）后的第二年起计算。五、授信评审委员会及资产处置委员会的会议材料保管二十年。第十四条 授信执行部要在授信结清后5个工作日内将该笔授信的“授信偿还/结清通知书”移交授信执行部（或档案管理中心）档案员，授信档案员接到通知书后15个工作日内完成该笔授信文件的立卷工作。具体立卷步骤是：一、划定保管期限；二、将文件按照移交清单顺序排列，以项目（笔）为单位进行装订；三、二十年期和永久卷需另编制“授信档案卷内文件目录”（见附件七2），置于卷首，填写卷内备考表（见附件八），置于卷末；四、装袋或盒，填写档案袋（盒）封面标签（见附件七3）；五、将五年、二十年期授信档案装盒后分别放专柜保存，与授信文件卷分开管理。按年度分别填写“授信档案案卷目录”（见附件七1）一式两份，一份留本部门，一份交风险管理部备查。第十五条 每年3月底前，各级行还需将本行已结清的、属超权限上报审批的“授信档案案卷目录”分别报送上级行授信执行部（或档案管理中心），并报备上级行风险管理部各一份。 第十六条 授信执行部（或档案管理中心）接到下级行报送的超权限授信档案案卷目录后，授信档案员及时将相应的风险审批档案做结清处理。第十七条 授信执行部（或档案管理中心）接收的业务经办部门审批权限内的风险审批档案原则上与授信业务档案分别编号、存放和管理。第十八条 下列项目文件可由业务经办部门作为资料保存，不向授信执行部（或档案管理中心）移交。1、 授信评审（上会）否决项目；2、 授信发放审核未通过项目；3、 虽经批准但未实际放款的授信项目。第十九条 档号的编制一、档号由五部分组成，其编制规则详见附件二。二、按照档号顺序将永久、二十年、五年期案卷分别装盒、排架，并在盒脊上标明有关内容，其中二十年期和永久档案应在结清次年的6月底前向办公室综合档案室办理移交。三、区别不同期限分别编制案卷目录备查。 第二十条 档案的销毁一、保存到期的五年、二十年期授信档案由授信执行部（或档案管理中心）编制拟销毁清单，经业务经办部门及风险管理部鉴定后，形成正式的“授信档案销毁清单”（见附件七5），由上述三方负责人在正式清单上审批签字；其中超权限的风险审批档案由授信执行部（或档案管理中心）编制拟销毁清单，经风险管理部鉴定，由双方负责人审批签字后才能销毁。二、各级行授信执行部（或档案管理中心）除履行上述程序外，还需将“授信档案销毁清单”报上级行办公室档案部门和授信执行部备案。三、授信档案销毁时，应由业务经办部门、风险管理部、授信执行部及办公室综合档案室四方（或三方，五年期原则上不通过办公室综合档案室）各指派一人共同监销，并由监销人员在销毁清单上签字。授信业务档案销毁清单一式四份，风险审批档案销毁清单一式三份，相关部门各留一份备查。销毁的案卷由授信执行部（或档案管理中心）在案卷目录“备注” 栏内注明“已销毁”字样。四、对因特殊情况需延长保管期限的档案，须由业务经办部门提出申请，经风险管理部同意后，由授信执行部（或档案管理中心）在案卷目录“备注”栏内注明延长的年限。第七章 公司类授信档案的保管与利用 第二十一条 保管授信档案应有专用的库房和装具。库房应有余量，并做好防盗、防火、防霉、防尘、防鼠、防虫、防水、防光等工作。押品权属证书必须放置在金库或保险箱（柜）中保管。 第二十二条 押品权属证书原则上不允许借阅。如遇授信展期、债权、债务重组及法律诉讼等特殊情况确需借阅原件的，必须由经办客户经理填制“授信文件（档案）借阅申请表”（见附件四1），经借阅部门及押品保管部门负责人共同签批同意后，才能办理，且仅限于行内利用。如办理借出，应严格控制，用后应立即归还。一般借期不得超过三个工作日，超过三个工作日需办理续借手续。如遇跨周末或节假日等特殊情况，押品保管部门应采取措施，确保押品权属证书的安全。借阅人还应将借阅情况登记在“授信文件（档案）借阅登记簿”（见附件四2）上。押品权属证书归还时，押品保管员要与一级文件的复印件逐一核对无误并及时注销。第二十三条 授信二级文件和档案原则上不办理借出，业务经办部门一般以授信档案管理系统原文扫描件的查看和下载利用为主要方式。如遇审计、稽核等情况确需借出或调阅原件，必须填制“授信