人力资源管理系统流程

人才的全球化竞争使企业的人力资源管理面临前所未有的挑战。在当今人才短缺的环境下企业只有更好地吸引、保留和发展其所需人才，才能拥有竞争优势而立于不败之地。人力资源部门必须从其传统的行政管理角色转换为企业战略发展的顾问和伙伴，投资更多于人力资源的发展和规划。传统的人事管理流程使人事经理需花费大量的时间处理人事信息数据，而仅剩少量的时间可专注于人力资源的发展和规划。有效的发展和保留人力资源需要人事经理能了解员工的所有信息，包括员工档案、劳动关系、工作考勤、业绩评估和培训管理等。实现这一目标，就需要信息技术来协助企业优化人力资源的核心业务流程，提高工作效率，支持战略决策。本人力资源管理系统是根据人力资源管理工作的实际需要而设计开发的，是一个通用型动态人力资源管理系统。该系统兼有工资管理功能，具有操作简便、使用灵活、界面友好等特点，系统包含8大模块：基础设置、 档案管理、招聘管理、培训管理、劳动关系、考勤管理、工作考核、薪酬管理。本系统适用于任何企业、学校、机关等各行各业的人事档案管理。一.前期资料准备作为一个公司或者企业的人力资源部门，需要一个人事管理系统全面管理公司的人事信息，提供独有强大的查询功能，方便用户的统计分析， 新颖的花名册管理，实现对员工信息的灵活组织。一个通用的人事管理系统可以包括以下的内容：1、基本数据管理部门机构设置、学历设置、职位设置、职称设置、职务设置、工资类别设置等2、人事档案管理人员档案管理、家庭成员管理、工作记录管理、职称评定管理、学历记录管理3、劳动合同管理合同类型、合同内容、签订合同、终止合同、续签合同4、考勤管理上下班记录、出勤、休假、加班、出差5、工资管理工资发放、工资核算、工资类别6、考核管理考核标准、绩效分析、考核结果、能力评价7、培训管理培训计划、培训内容、培训结果8、招聘管理招聘计划、招聘发布、招聘审批、求职者资料、人员录用9、报表员工工资汇总表、员工工资条下图是人力资源管理系统的流程图： 二.设计数据表1.新增数据表大多数的时候，系统里面不会只有一个数据表，这时我们需要为系统新增一个数据表。方法一：选取菜单“数据表新表数据表”就会新增一个数据表；方法二：点击工具条上的“新数据表”按钮也会同样增加一个空白数据表；方法三：如下图所示，在数据表1的右键菜单中选取“增加新表数据表”可以增加一个空白数据表，选取“新收藏夹”可以新增加一个收藏夹。2.字段属性设置每个数据表字段都有特定的属性，如成绩表包含了学生姓名、语文成绩、数学成绩等属性，在数据通里，这些属性称为字段或列类型。新建的数据表一般都不符合实际的要求，因此用户需要人工修改数据表的属性。选择菜单“数据表-设计数据表”或者点击工具条上的“设计数据表”按钮，弹出如下对话框：在弹出的对话框里，用户可以根据用途将各个字段设置为不同的数据类型，如学生姓名设置为字符型、语文成绩设置为数值型，性别设置为逻辑型、出生日期设置为日期型、照片设置为图片型等，如图中所示的“招聘人数”就要选择数值型。只有正确设置各字段的类型，才能保证计算的准确性。在设计数据表对话框中，您还可以根据需要选择字段为多行显示，方便字符过多时进行浏览，字段大小的数值只有在网络版中才有用。为了防止漏填或者重复输入，可以选择键码，当您进入数据录入时，程序就会弹出窗口提示是否输入空值或者重复值。3.多层列标题在设计数据表的过程中，有时要设计一些比较复杂一点的表头，例如在招聘管理文件里，在计划招聘人数时要按月份计划，如下图所示：那么这个列标题是如何设计出来的呢？在数据通中，列标题可以分多行显示，要设计多层标题，请在列标题间用符号“-”间隔。例如要达到上图标题效果，请按照下图所示进行设计：如果在分层标题下面还需要多层标题，同样的再用符号“-”间隔，如：计划招聘人数-一月-男。4.候选值设置使用人力资源管理系统时，往往要录入大量的数据，而且有很多的数据是重复的，比如性别、民族和婚姻选项，如下图所示：上图所示为“应聘人员信息表”，其中性别、民族、婚姻状况和政治面貌等字段，经常要重复输入相同的内容，如果员工很多，这样就会使得录入工作量显得非常庞大。在数据通里面，如录入的数据有很多重复，用户可以设置候选值来提高录入速度。如下面左图所示，其中“部门”这一列有很多字符串是重复的，如将这些会重复的字符串设置为候选值，则点击“部门”列时，将会弹一个下拉列表供用户选择输入部门名称。要设置候选值，请先点中“部门“列，然后选择菜单“表列-候选值”，弹出以下右图对话框，按照对话框里的提示设置即可。详细介绍请参考“数据通帮助系统-表列-候选值”的说明。5.表列样式日期时间样式在一个公司的人力管理文件中，往往要记录员工的出生日期、进厂时间和上下班时间等，而且记录的方式不一样，如出生日期：1979-05-21，下班时间17：06。在数据通里面，可以有多种时间日期样式让您选择。点中“时间日期”列，执行菜单“表列样式设置日期时间样式”，就会出现下图所示的时间日期样式选择窗口。另外双击日期列单元格编辑数据时，单元格右边会弹出一向上、向下按钮，通过它们可调整日期。金额样式在计算员工工资或货品单价时，单纯的阿拉伯数字比较单调而且容易出错，也不符合我们日常生活中的使用习惯，我们可以选择金额大小写或者中文大小写样式，把数据直观地表达出来。操作步骤为菜单“表列样式设置”。 金额小写样式中文大写样式逻辑样式在录入员工档案时，经常要选择输入员工的性别男或女，除了上面所说的用候选值下拉框来实现选择男女性别外，还可以通过设置字段为逻辑型来实现（如下图所示）。操作步骤为菜单“表列样式设置逻辑样式”，默认的逻辑值为0和1，如需要其它类型的逻辑值，你也可以直接输入新的逻辑格式，如“上/下”,注意中间要用反斜杠隔开。在默认情况数据通共提供了五种逻辑格式下，逻辑列以检查框的形式显示，对于设置了显示格式的逻辑列，可以通过双击单元格来改变单元格内容。其它样式点击菜单“表列样式设置”，您还可以根据需要选择小数位数、货币、百分比和千位分隔样式。三.数据处理方式1.函数公式设置数据通单从字面上理解就是能够很好地处理数据的意思。的确，强大的函数功能是数据通的一大特色，共有常用、数学三角、日期、统计、数据库、文本、逻辑和填充八大种类100多个函数。因为函数公式经常要用到列变量和参数，所以下面就先解说一下这两个名词的概念。列变量：在数据通里，列变量是指由记录号而确定的列记录值。列变量由列名称外加中括号而组成，列变量的类型由列类型确定，如列为字符型，则列变量也为字符型；列为数值型，则列变量也为数值型。注意：用户要分清列变量(字段变量)与列名称(字段名称)的写法区别，列变量在左右加中括号，列名称在左右加双引号，如语文与语文。参数：参数作用是在函数入口处将外部数据传入函数内部进行处理。参数可以为变量、字符型、数值型、表达式、日期时间型，逻辑型等类型。示例：ValueToText(列5) 参数为变量、TextToValue(123) 参数为字符型、ValueToText(123) 参数为数值型、ValueToText(列5+123+10*5+TextToValue(123) 参数为表达式。下面就以人力资源管理系统薪酬管理模块下的工资录入数据表作为例子，简单说明函数公式的应用。在工资录入数据表中，“应发工资”应为“基本工资”、“考勤”、“全勤奖”、“奖金”、“计件工资”和“计时工资”几者之和，点中“应发工资”列，执行菜单“数据处理表列计算公式”或者点击工具条上的快捷按钮，就会出现如下图所示的公式生成器窗口。按提示输入“应发工资”的计算公式基本工资+考勤+全勤奖+奖金+计件工资+计时工资，当新增数据或者修改数据时，函数公式就会自动计算生成新的“应发工资”结果。“应发工资”列已由函数公式自动生成，在数据表中不能再编辑，双击该列会出现提示窗口。设好函数公式后，将鼠标悬浮于“应发工资”列表头，就会出现公式注释条，同时在工作区底部的状态栏里也会显示出该公式。说明： 执行菜单“数据表隐藏公式零值”可以将函数公式计算出来的0值隐藏。 执行菜单“数据处理暂停计算”可以暂停函数公式的计算。 上面涉及到的只是函数应用简单的一小部分，因为数据通里的函数统计功能实在是太强大了，如函数组合、集合运算、投影运算等，在这里不能一一提及，只能留待用户以后自己在使用当中融会贯通了。2.表间关联设置应用1：关联计算在管理系统的“工资录入”数据表中，字段“计件工资”和“计时工资”的公式分别为“计件工资计件工资”和“计时工资计时工资”，这两个公式可能有点怪，因为它们是通过表间关联后生成的。如果两个数据表建立了字段关联，那么两个表就可以互相引用对方的数据。步骤1：为“工资录入”和“计件工资”或“计时工资”两个数据表相同的字段“姓名”设置关联关系，选择菜单“数据表-表间关联”，在弹出的对话框里添加关联；(如下图所示)注意：如A表要通过关联方式取B表的数据，那么B表应放于表1位置列，A表应放于表2位置列，并且建议B表的关联数据都具有唯一性，当A表和B表的关联列有两列以上时，要将B表具有数据唯一性的关联列排在数据没有唯一性的关联列的前面。步骤2:点中工资录入表中“计件工资”列，选择菜单“数据处理-计算公式”。由于“工资录入“表和“计件工资”表已通过字段“姓名”相关联，因此，在列/变量列表里将会自动列出“计件工资计件工资”。将“计件工资”列的公式设置为：计件工资计件工资，确定后金额将会自动计算出来。当“计件工资表”的“计件工资”数据改变时，“工资录入表”的“计件工资”数据也会相应改变。应用2：关联录入当两个数据表设置关联后，工资录入表中姓名为“张力”的记录将和计件工资表姓名为“张力”的数据相对应，在工资录入表的录入窗口中也可以插入关联表计件工资表和计时工资表，那么在工资录入表中输入姓名为“张力”的记录的同时，也可以录入计件工资表和计时工资表中姓名为“张力”的数据，加快了录入速度。在人力资源管理系统中，还有档案管理模块的“基本档案”数据表和招聘管理模块的“应聘人员基本信息”数据表也用到了关联表对应录入。四.数据输入/输出1.录入窗口有的用户反映在使用数据通的时候，如果列行数比较多，在数据表视图上直接输入数据显得比较麻烦，也不够直观。数据通提供的录入窗口功能就轻松的解决了这个问题，相对来说通过录入窗口输入数据比在数据表视图上输入数据直观，也快多了，现在利用数据通的设计录入窗口功能，可以轻松定制出入如下录入窗口。(下图为设计好的数据表“应聘人员基本信息”录入窗口)数据通提供功能非常强大的录入窗口设计器，用户可以根据具体的业务特点来设计专用的数据录入窗口。选择菜单“功能模块-设计录入窗口”，将会弹出如下的选择窗口，选择“是”就会按照数据表里已有字段自动生成相应的录入控件，选择“否”就可以根据自己需求插入控件。以“应聘人员基本信息”录入窗口为例，简单介绍设计过程。进入录入窗口设计器后，先要估计一下录入窗口的大小，然后选择菜单“文件-窗口属性”，在弹出的对话框里设置录入窗口的大小和标题。如果您觉得录入窗口非常单调，还可以选择自己喜欢的图片作为背景图片。在菜单“插入”里面，您可以编辑包括按钮、文字框、标签文字、下拉框、复选框、组合框、表格、日期时间控件、图片框和Tab控件在内十个种类的录入窗口控件，控件菜单前面就是各自相对应工具条按钮，您也可以在工具条上点击各类控件相应的按钮插入控件。设计“姓名”文字框：执行菜单“插入-文字框”或者点击工具条上文字框按钮，然后在设计视图的适当位置按住鼠标左键拖动，松开鼠标后，在弹出的文字框属性对话框里的字段下拉框里选择“姓名”字段，然后按确定即可。用同样方法，可将其它对象与字段相关联。设计“关闭”按钮：执行菜单“插入-按钮”或者点击工具条上相应按钮，然后在设计视图的适当位置按住鼠标左键拖动，松开鼠标后，在弹出的按钮属性对话框里的标题框里输入“关闭”字样，在自动指令下拉框里选 择“Close()”指令，然后按确定即可。设计按钮时，需要与自动指令相关联，以便执行相应的操作，可在按钮属性对话框中选择按钮的自动指令。自动指令的具体介绍请查阅帮助系统关于录入窗口的帮助说明。下面为做好的录入窗口效果图：说明 执行菜单“编辑-窗口属性”可以设置窗口标题栏文字及窗口大小。 在对象标题文字后加上“(&X)”字符可以为该对象增加快捷键，其中的“X”可为任意字符。例如一按钮的标题为“最前一条(&d)”，那么它的快捷键为Alt+D。 执行菜单命令“文件-自动生成控件”，会根据当前数据表的表列自动生成相关的文字框以及按钮控件。 点击快捷工具栏上的网格工具按钮“网格”，在窗口表面出现宽高均齐的细小黑点，方便对象对齐。2.报表输出在人力资源管理系统里的“工资录入”数据表中，我们需要打印员工工资列表和员工工资条，选择菜单“功能模块-新建报表”，在报表命名对话框输入报表名称后，选择自动进行报表，将会弹出如下的报表设计器：说明报表是包含了一定格式的样式表，它依附于数据表，使用数据表中的原始数据作为打印内容，从而轻松实现套打。复制数据表将同时复制该表所包括的报表。在数据通中报表可以导入导出形成一个单独的文件。报表设计功能简单而又灵活，可以设计各种复杂的报表。插入对象报表包括有四种类型的对象：数据对象、直线、矩形、表格。后三者主要用来绘制报表样式，其中矩形、表格均可与数据表中字段关联。数据对象可以理解为没有边框的矩形，它的存在就是为了在报表中关联数据表中数据。表格可以分解、合并以及指定某个表元边框显示与否，大大提高了报表设计的容易程度。选择菜单“文件-报表设置”，在弹出的对话框里可以进行对报表页面、区域以及分栏的设置：设置报表页面设置报表区域报表预览下图是已做好的员工工资条报表打印预览：说明：详细的报表制作过程请参考帮助系统中关于报表设计的帮助说明。五.设计查询方式有的公司或企业员工很多，所以系统数据量也非常多，假如有一天人力主管要查询某一个员工的档案信息，总不能几百个员工数据里面逐个逐个的找吧。放心，这些数据通已经为您设想好了，在数据通里为您提供了三种查询方式，肯定能让您又快又准地找到所要的数据信息。选择菜单“功能模块-表查询窗口”，会显示数据表查询窗口。 1.在“查询范围”内选定要查询的数据表，如果选中所有数据表，将在整个文档的所有数据表范围内进行查找； 2.在“查询设置”内输入查询条件。如有多个查询条件，在已输入的查询条件下选择“与”或“或”，进行多个条件的输入。 3.查询到的结果，可以保存或者直接打印。例：我们要在基本档案数据表里查找姓名等于张天、性别为男性、部门为为后勤部的人员资料，查询条件及查询结果如下图：选择菜单“功能模块-设计业务窗口-新查询窗口”，将会弹出同下图类似的查询窗口：在查询窗口的上部为查询条件，可以设置多个查询字段，各查询字段之间是以“或”的关系存在。点击“按条件查询”按钮后查询结果显示在下面的表格中，点击“清空条件”按钮清除查询条件。“按条件查询”按钮的自动指令为ConQuery()，“清空条件”的自动指令为ConEmpty()。选择菜单“编辑-查找/替换”可以打开一个简单的“查找/替换”对话窗口，您可以利用这个对话窗口查找所需要的信息。六.设计导航界面数据通客户端可看做一个简化版的数据通主程序，将涉及到数据表结构设计、窗口设计、报表设计、数据表关联、筛选等系统级别的操作菜单删除掉，只保留了必要的系统操作菜单。用户通过该程序能够进行数据录入、报表打印、记录查询操作。该程序适用于系统管理员级别以外的操作者，由于不会对数据表结构本身进行修改，从而有力保证数据表的安全。另外为了在各个窗口之间切换，在工具条上增加了“后退”、“前进”、“导航”按钮。通过“后退”、“前进”按钮可以在打开过的窗口中来回切换，点击“导航”按钮则返回到系统主界面（可通过权限设置对话窗口指定该导航窗口）。执行菜单“功能模块-设计业务窗口-新导航窗口”可以建立导航窗口。导航窗口和录入窗口的设计差不多，不同的是导航窗口和录入窗口承担的任务不一样。录入窗口提供一个界面方便用户录入数据，而导航窗口提供到其它窗口的链接。导航窗口放置最多的对象类型是按钮，通过设置按钮的关联自动指令，点击按钮就切换到指定的窗口、数据表或报表。为了使导航窗口美观，可以设置窗口底图以及通过图片框对象类型放置一些图片。窗口底图可设置为平铺、居中、拉伸三种显示方式。主要关联自动指令：GotoWnd() 切换到其它导航窗口、录入窗口或查询窗口，括号内为窗口名称。OpenTable() 打开数据表，括号内为数据表名称。PrintCurIndexReport() 根据当前记录打印报表，括号内为报表名称。下图为人力资源管理系统的客户端主导航窗口，点击相应的模块按钮就可进入对应的切换窗口。七.用户权限设置当系统设计好之后，为了方便系统管理和实际运作，也为了系统数据的安全和保护，系统管理员就必须要考虑到，哪些人能查阅数据表，哪些人能修改数据表，哪些人能打开相应的视图或者导航窗口，就需要系统管理员根据实际情况，分别给予不同部门、不同用户的相应权限。数据通XP不单有强大的设计功能，而且在用户权限设置方面也非常全面和强大。在数据通XP里，您可以设置用户权限、数据表权限、综合权限以用收藏夹目录权限，还可以设置数据表里的列权限和行权限。用户密码-选择菜单“文件-权限设置-用户设置”，可以设置用户登陆密码。选择菜单“文件-修改