秘书国家职业资格考试历年录像题参考答案0508.doc

秘书国家职业资格考试历年情景题参考答案 录像题答题技巧 一、录像题主要考点1、办会：会议的准备、组织；应急处理2、办事：安全维护、用印、报销、值班、工作日志、办公用品的使用 3、沟通：是否具备沟通技巧二、录像题固定得分点1、办公环境：窗帘遮挡阳光、光线是否充足、文件柜的摆放、办公设备的摆放、办公桌是否整洁、绿色植物美化。2、礼仪：着装是否规范、接听电话是否规范、日常礼仪规范。3、工作表现：电话能否规范记录、各种办公设备能否正确使用。三、录像题答题格式1、电源裸露，存在安全隐患。（）2、报销凭单填写不完整。（）3、能够对工作日志及时进行修改。（）四、录像题评分要求1、每一点计2分，答出答案中的10点，即可给满分。2、如考生所写答案未包括在答案中，只要清楚有道理，每点可给2分。第一题：(2005年11月)1、电话线缠绕，有安全隐患。（）2、文件柜靠墙摆放。（）3、办公桌干净、整洁、摆放有序。（）4、电话机摆放位置正确。（）5、秘书着装符合要求。（）6、选择光盘类型正确。（） 7、办公室摆放绿色植物，美化环境。（）8、悬挂窗帘遮挡阳光正确。（）9、处理文件及时，立即传真合同、发送通知。（）10、发送会议通知电话礼仪正确（有问候语、自报姓名、告别语）。（）11、重要文件随意放在办公桌上，忽视保密安全。（）12、办公室张贴禁烟标志、有环境保护意识。（）13、上司约会临时改变没有立即记入工作日志并告知，导致后来遗忘。（）14、移开挡道物品，有安全意识。（）15、电话边备有笔和留言条，能马上记录。（）16、重要会议文件未做到保密安全，随意泄漏会议内容。（）17、报销凭单填写不完整。（）18、报销未附发票。（）19、报销未经领导签字，不合规范。（）20、零用现金保管不安全、抽屉没有锁。（）21、随意泄露敏感会议内容，无保密意识。（）22、工业局电话接听不符合礼仪规范，无问候语和告别语。（）23、工业局电话记录正确，并能将关键词复述。（）第二题：（2006年11月）1、秘书着装正确。（）2、电源裸露，电线随意缠绕，存在安全隐患。（）3、放置灭火器，有安全意识。（）4、办公桌整洁。（）5、办公室光线充足，有窗帘遮挡阳光。（）6、接听电话及时。（）7、电话应答语正确。（）8、知道用印程序，要求填写申请单。（）9、会议时间有变，能够对上司及个人工作日志及时进行修改。（）10、能够管理上司工作日志。（）11、能够及时预订会议室。（）12、能够及时将会议变动信息通知相关人员。（）13、严格遵守用印程序，知道用印申请表上必须要有负责人签字。（）14、碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。（）15、介绍信的保管不符合规定。应放在加锁的抽屉里，随用随开。（）16、知道印章必须要加锁保管。（）17、文末落款章位置正确，骑年盖月。（）18、文末落款章盖反了，用印不符合规范。（）19、知道未经批准不能随意开空白介绍信。（）20、用印后能够进行用印登记。（）21、介绍信正文填写不完整，只填写了办事人姓名。（）22、介绍信存根未填。（） 第三题：（2006年11月）1、进经理办公室时没有敲门（） 2、随意省略值班记录（） 3、清楚值班情况（）4、能通知值班人员值班5、交接班不连续，导致工作失误。6、秘书着装正确（）7、犯错后没有自我反省，说话语气挑衅，引起同事间矛盾（） 8、背后议论同事，挑起矛盾（） 9、报销时没有与同事沟通，引起矛盾 10、电话在三声内接起（）11、电话问候语正确（）12、能及时记录电话内容（）13、公司设备出问题，先将责任推到客户一方（） 14、办公桌上有分类文件夹（）15、解决问题的态度不积极（） 16、电话结束语正确（）17、能及时反省问题，并改进（）18、能及时建立交接班制度（）第四题（2007年5月）1、着装正确。（）2、办公桌摆放整洁有序。（）3、电脑显示屏不应放在来访者一眼就能看到的地方。（）4、通知缺乏具体的时间。（）5、通知没有写清楚会议的地点。（）6、开机顺序错误，应先开打印机，后开主机。（）7、不可带电拔插设备。（）8、应先使用“打印预览”功能查看打印效果。（）9、处理邮件时能够将重要内容标出。10、能够进行来件登记。11、将信封与信订在一起，可以避免地址丢失而导致无法回复。12、复印机需提前开机预热，不应使用时再打开。（）13、少量不同型号的纸张复印可以使用旁路供纸，不必非换纸盒供纸。（）14、能够正确放置原稿。（）15、能够正确设置复印份数。（）16、忘记将复印原件取出。（）17、使用复印机后能够及时洗手。（）18、有窗帘遮挡阳光。（）19、文件夹有分类标签。（）20、使用礼貌用语。（）21、复印室不通风。（）第五题（2008年5月） 1、着装正确（）2、坐姿端正（）3、办公环境符合要求（）4、数码相机确实不适合拍摄自然风光（）5、使用数码相机拍摄时确实应靠近被摄体（）6、使用数码相机时，物距太近会导致拍出来的图像变形（）7、物品领用申请表必须要有领导签字（）8、具有保密意识（）9、未经签字批准就将数码相机借出（）10、降低扫描速度可以减少噪音（）11、能够催还文件（）12、不清楚读盘是刻录机的一个附带功能（）13、不应把刻录机当作读盘光驱使用，会缩短使用寿命（）1. 参考答案： 1. 着装符合职业要求。（） 2. 能提前到会场做准备。（） 3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（） 5. 能提醒领导准点开会。（） 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（） 7. 问卷没有综合，没有给每人一份。（） 8. 对会议的评估基本到位。（） 9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。（） 10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。（） 11. 会前资料准备不足。（） 12. 对会议服务人员环境培训没有到位。（） 13. 能控制会议经费的使用。（） 14. 能马上收拾会议室。（） 15. 能请领导在会议记录上签字。（） 评分标准： 1本题满分为20分 2每答对1点给2分，答对10点即得满分。 3如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。 4本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。 2. 参考答案： 1电话用语规范。（） 2出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（） 3有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（） 4知道如何使用跟踪卡。（） 5在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（） 6对档案工作熟练，业务能力强。（） 7知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（） 8知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（） 9能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（） 10向领导汇报工作简洁、清楚。（） 11知道制定大型活动要有应急方案。（） 12在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起门来制定方案。（） 13与领导预约要尽量打出提前量，不能让领导感到太仓促。（） 14知道在网上发布内部会议信息（） 15会议信息在网上发布后，缺少确认或提醒环节。（） 16懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来。（） 17能够对领导询问的敏感问题做出得体回答，不在领导面前随便评判同事，或扩散一些小道消息。（） 18离开领导办公室时忘记关门。（） 19能够主动关心其他同事，注重团队之间的团结和相互鼓励，能够主动化解同事之间的矛盾。（） 20能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。（） 21喝咖啡的动作不合礼仪要求。（）试卷情景分析： 该情景题涉及到办公环境管理、会议管理、商务沟通等方面知识。 一、办公环境管理 办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬环境包括办公宣含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。 要求： 1 在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物； 2 做好室内通风和温湿度的调节； 3 防止光线太弱或过强； 4 保持室内整洁和安全。录像中高叶的办公室缺少绿色植物，办公桌零乱，文件随意堆放在椅子上是错误的；办公自动化设备摆放合乎规范，室内光线自然是对的。 二、会议管理 （一）会前 在会议召开前，秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中高叶对碰头会的准备还是比较充足的。表现在：其一，根据王总的指示拟定会议议题 商量小型产品展示会事宜；其二，确定参与人员 销售部吴经理、公关部马经理、保卫处方主任等；其三，确定会议的具体时间和地点 10 : 00 在1 号会议室；其四，把开会的时间地点通知到每个人其五，提记录，把握好会议进程，处理好突发事件等等。录像中高叶做得还是比较好的。其一，大家入座后即宣布开会，明示会议议题，要求大家发表意见；其二，能把握会议进程：讨论一归纳一统一意见一布置任务一宣布散会，整个会议紧凑且效率高；其三，安排钟苗秘书做好会议记录；其四，能处理突发事件，即当吴、马两位意见不和时能及时加以制止和引导，化干戈为玉帛。但是，高叶会前检查的多媒体设备直到散会也不见其发挥作用，不知是没准备好资料还是忘了。这一点显然是错误的。 （三）会后 会议结束后，秘书还有许多工作要做。就高叶召集的“经理碰头会”而言，要关闭多媒体设施，整理会议室，落实会议精神，检查工作进展情况。录像中高叶能亲自检查会场布置情况，对。至于关闭多媒体设施和整理会议室，因自己忙于与吴经理个别交谈，可安排钟秘书去做。 三、商务沟通 办文、办会、办事都离不开沟通。有效沟通对推动各项工作顺利进行有重大作用。秘书人际沟通有横向沟通与纵向沟通。横前到会场检查多媒体设, 备情况，发现问题马上请相关人员检修。这些都是做得对的。 （二）会中 在会议期间，秘书也有许多工作要做。就高叶召开的“部门经理碰头会”这种小型会议而言，要安排好座次，宣布会议议题，做好会议 或通知、会议和演示等形式。上行沟通主要采取当面汇报、听取意见、设意见箱、开小组会、收集信息反馈表等形式。 如何实现有效沟通？首先要尊重对方。要以平等尊重的态度让对方进入轻松的、无障碍的交流。其次要理解对方。要通过换位思考、现身说法使对方心悦诚服。录像中高叶在与会人员之间出现矛盾冲突时，能运用柔性管理策略积极化解矛盾，会后能主动找受委屈一方 吴经理面对面地沟通，沟通中又能尊重对方，并通过换位思考、现身说法化解对方的心理障碍，化被动为主动，这些都是对的。2009年5月国家秘书三级真题录像题答案案例分析(第1题20分，第2题30分，共50分) 1. 参考答案： 1. 着装符合职业要求。（） 2. 能提前到会场做准备。（） 3. 会前要求调节会议室温度，注意通风。（） 4. 热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。（） 5. 能提醒领导准点开会。（） 6. 能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。（） 7. 问卷没有综合，没有给每人一份。（） 8. 对会议的评估基本到位。（） 9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。（） 10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。（） 11. 会前资料准备不足。（） 12. 对会议服务人员环境培训没有到位。（） 13. 能控制会议经费的使用。（） 14. 能马上收拾会议室。（） 15. 能请领导在会议记录上签字。（） 评分标准： 1本题满分为20分 2每答对1点给2分，答对10点即得满分。 3如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。 4本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。 2. 参考答案： 1电话用语规范。（） 2出现问题，能够主动为其他同事承担责任。（） 3有时间意识，能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。（） 4知道如何使用跟踪卡。（） 5在指导新来的秘书工作时，不能将有关的要求和方法传授清楚。造成钟秘书工作被动和失误（） 6对档案工作熟练，业务能力强。（） 7知道如何为自己的领导分忧，主动提出替刘经理去送文件，使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面。（） 8知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔，能够在领导授意时及时记录。（） 9能够进领导办公室敲门和双手递送文件，知道与领导沟通时应有的礼仪要求。（） 10向领导汇报工作简洁、清楚。（） 11知道制定大型活动要有应急方案。（） 12在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调，不能只是关起