《档案的检索》PPT课件.ppt

项目六 档案的检索,学习目的和要求,通过本章的学习，了解档案检索的基本原理，各种档案检索工具的功能和编制方法。 教学重点：档案检索的含义与内容、档案检索的手段,教学内容,档案检索的含义与内容 档案检索的手段 常用的检索工具,一、档案的检索 Finding aid,档案检索概述 档案检索就是把档案的内容和形式特征，存贮在各种检索工具中，根据利用者的需求，及时地把档案查找出来，充分发挥档案的作用。 档案检索工作的内容，包括两个部分： 一是编制档案检索工具，建立检索系统 存储：著录标引+编制检索工具 二是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案 查找：确定需求+查找,二、检索在档案工作中的地位,检索是提供利用的先期工作。 检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。 检索是档案业务工作的一个独立的重要环节。,三、档案检索效率,档案检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率（查全率）和检准率（查准率）两个指标来衡量和表示。,检全率是指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。与之相对应的是漏检率，即未检出的有关档案与全部有关档案的百分比。 其公式为： 检全率=检出的有关档案/全部有关档案100% 漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案100% 或：漏检率=（1检全率）100%,三、档案检索效率,检准率是指满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检出的不相关档案与检出的全部档案的百分比。 其公式为： 检准率=检出的有关档案/检出的全部档案100% 误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案100% 或：误检率=（1检准率）100%,三、档案检索效率,有关档案,无关档案,检出档案,未检出档案,A,B,D,C,例,在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定，其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和查准率。,查全率=60（60+90） x100%= 40% 查准率=60 （60+40） x100%=60%,英国情报学家C克勒维当根据1963年美国情报专家对7万篇文献的研究结果，得出了检全率和检准率这两个指标之间存在着互逆关系的结论。 如果放宽检索以追求较高的检全率时，检准率就会下降；反之，若是限制检索范围以改善检准率时，检全率就会下降。 因此，档案馆（室）在设计档案检索系统和实施每一次检索时，应该从利用者的不同需要出发，确定适当的检全率、检准率指标。,三、档案检索效率,四、档案检索语言,1、检索语言的特点 在检索过程中，影响检索质量的因素很多，而检索语言出于举足轻重的地位。为了提高档案检索工作的质量，需要使用专门的检索语言。 （1）单义性 （2）专业性,2 分类语言,1987年出版中国档案分类法第一版。 1996年出版第二版。 中国档案分类法由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。 中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。 主表如： CA 323 摄影 3231 新闻 3232 人像 3233 建筑 又如： K 财政、金融 KB 金融 1 金融管理 13 利率管理 1311 人民币利率 13111 差别利率,四、档案检索语言,3 主题语言,1989年8月出版了中国档案主题词表试行本。 1995年11月正式出版。 中国档案主题词表主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例： Renmindaibiaodahui款目主题词及汉语拼音 人民代表大会BB范畴号 D 人代大会代项 F 地方各级人民代表大会分项 全国人民代表大会 S 国家权力机关属项 会议* Z 国家机构*族项 C 人民代表大会制参项,注意 主题词 与 关键词的 区别,四、档案检索语言,关键词,主题词与关键词最大的区别就是主题词经过了规范化处理,（一）档案标引,档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，标引的目的是提供检索途径。 档案标引包括分类标引和主题标引两种类型，其中赋予分类号标引的过程为分类标引；赋予主题词标识的过程为主题标引。,五、著录标引,档案标引的两个步骤,主题分析 概念转化,分析主题类型,分析主题 构成因素,主题因素分为下列五种： (1)主体因素。 “ XX县人民政府关于加强粮食收购工作的决定” ，其中的“粮食收购工作”即为主体因素： (2)通用因素。“拖拉帆的生产规划”这个主题中，“规划”为通用因素。 (3)位置因素。 “北京市发展乡镇企业情况的报告”，其中“北京市”为位置因素。 (4)时间因素。“XX省人民政府1986年度工作报告”其中“1986年”为时间因素。 (5)档案类型因素。 上述五种主题因素的组配次序如下：ABCDE，不同档案主题所包含的主题因素多少不同，应根据标引深度的要求选择应该标引的主题概念。例如“中国七五期间工业经济体制改革”包含了上述五种因素，如果标引深度规定为3的话，那么只能选择“工业经济一经济体制改革一中国”,概念转化查表,分类标引实例 建设部关于加强城市规划工作的通知 主题分析：单主题 为单元主题，直接归入相应类别即可。 标引结果：R122 新洲县委、县政府关于1985年保卫工作，机要工作的规划 主题分析：多主题，包括两个并列主题，即(1)保卫工作规划；(2)机要工作规划，应分别标引， 标引结果：(1)C331l-32；(2)B22332说明：“32为“综合复分表”中”规划”的复分号，,档案主题标引实例 国务院关于加强精神文明建设的通知 主题分析：单元主题 标引结果：精神文明建设 中华人民共和国1987年国库券条例 主题分析：复合主题，位置因素和时间因素在此不能省略。 标引结果：国库券-条例-中国-1987,概念转化查表,例,中共中央关于整党问题的决定 工青妇组织和党政部门关心大龄未婚青年,入A251,入C191,档案著录规则,1档案著录所遵循的方法称为著录规则。,2为了实现著录工作的规范化，先后制定了两套档案著录规则。新档案著录规则是指国家档案局1999年5月31日批准，从1999年12月1日实施的档案著录规则DAT181999。它是与国家标准局1985年5月10日发布的档案著录规则GBT3792585相对而言的。,（二）档案著录,5.2 档案著录,档案著录：在编制档案检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。,著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。,大项：各个主要组成部分，即题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项。,小项：组成各个主要部分的特定内容。,著录符号:,应著录项目:,1 题名与责任者项 1.1 正题名 1.2 并列题名 1.3 副题名及说明题名文字 1.4 文件编号 1.5 载体类型标识 1.6 第一责任者 1.7 其它责任者 2 文本项 3 密级与保管期限项 3.1 密级 3.2 保管期限 4 时间项,5 载体形态项 5.1 数量及单位 5.2 规格 5.3 附件 6 丛编项 7 附注项 8 标准编号及有关记载项(一般不著录) 9 提要项 10 排检与编号项 10.1 分类号 10.2 档案馆(室)代号 10.3 档号 10.4 缩微号 10.5 主题词,5.2 档案著录,段落符号式条目格式：,著录项目分为四段：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。,5.2 档案著录,无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按“段落符号式条目格式”依次著录。,M33+P13 462001 8172-39 83-45 奏为请饬川省筹拨银两以济甘民采买籽种情由并与左宗棠接交篆务事/(清)穆图善(署理陕甘总督).副本： 录副奏片 .永久 .同治8年2月18日(18690330) .朱批时间同治8年3月29日(18690510) 筹拨银两 采买籽种 交接篆务 左宗堂 四川省,著录条目实例 A1,J112.22 411010 104-2-13-43 107-23 关于体育专科学校校舍修缮工程函/北平市政府教育局第一科+工程项目单+北平市立中小学校校舍修缮工程标准说明书.正本：函.永久.121119461211?.3页.发文单位名称字迹模糊 专科学校 校舍修缮 体育学校,著录条目实例 A3,J2711 411010 103-1-65-1 100-62 征集抗战史绩展鉴品函/北平市各机关联合主办抗战史绩展鉴会筹备委员会.正本：函.长期.082419460824.3页.时间依据辅仁大学收文单考证 为举办抗战史绩展览会向辅仁大学征集有关记述文字、照片等展品。 展览会 抗日战争 中山公园 北平,著录条目实例 A4,D111 413001 J01-9-271-12 23-87 刘邓薄等给宋杨苏并军委电：对平原作战部署的意见/刘伯承；邓小平；薄一波.复制件.永久.19450828.2页 作战部署 破坏交通线 宋任穷 杨得志 苏振华,著录条目实例 A6,SA2+NT612 443401 6-3-115-4 长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：D-0330/彭维宁；刘耀煌.副本.长期.19870800.49页 本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及评价、工程环境影响评价、工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措施实施后，环境效益也是好的，该工程是可行的。 环境管理 环境监测 环境噪声 工业大气影响 工业废水 工业建筑 制茶,著录条目实例 A12,TB55212+SA32112 412403 2-4-31-12 天津市污染气象要素的研究= Research of the Pollution Meteorological Element in Tian jin/孙奕敏(天津市气象科研所副研究员)；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)等.正本.永久.19821105-19851031.8卷.责任者还有边海；李檬；陈英；刘学军.19881011获天津市科技进步二等奖 通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五”期间国家攻关项目天津市城市生态系统与污染综合防治研究课题中所属的大气专题项目。 大气污染 气象要素 大气边界层 天津,著录条目实例 A14,A712 411001 4-1-1994-42 巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字1994046号；ISRC CN-F27-93-370-00/AD/中央档案馆(编辑)；深圳市先科娱乐传播有限公司(出品)等.珍藏版.公开：永久.1994.录音磁带：6盒：60min 张景堂(总编辑)；沈正乐，叶大鹰(总监制) 同内容小册子1本，依邓小平文选第三卷排印 播放时间23832 本录音带包括邓小平在国庆35周年庆祝典礼、全国科学大会、中共中央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第二次全体会议、全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。 邓小平 讲话 中共 代表会议 科技工作 文艺工作 理论工作,著录条目实例 A16,GA41-24 411001 89-3-10-1-10 全国档案工作会议/唐珂(摄影).正本.公开：永久.19910820-19910822.照片：10张：5英寸.彩色.参见文书卷89-1-2430 1991年8月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场分组会会场等10张照片。 档案工作 会议 罗干 安成信 冯子直 北京,著录条目实例 A18,例,浙江省劳动厅文件 浙劳培1994215号 关于印发浙江省职业技能鉴定实施办法的通知 各市、地、县劳动局(劳动人事局)、省级有关部门： 浙江省职业技能鉴定实施办法已经劳动部批准，现印发给你们，请按照执行。 附：浙江省职业技能鉴定实施办法 一九九四年十一月十四日 分类号为GF96618;档号为6116;档案馆室号为00066;缩微号为16/6;需长期保存,共5页 主题词：职业技能；鉴定办法,GF966-18 00066 6-1-1-6 16-6 关于印发浙江省职业技能鉴定实施办法的通知：浙劳培1994215号/浙江省劳动厅+浙江省职业技能鉴定实施办法.正本：通知.公开：长期.19941114.5页：16开 劳动、人事部门执行浙江省职业技能鉴定实施办法。 职业技能 鉴定办法,例,关于印发关于违反控制社会集团购买力规定的处理暂行办法的通知 （87）控购字第10 号 各省、自治区、直辖市即计划单列市计委、经委、财政厅（局）、人民银行 分行、商委、商业厅（局）、公安厅（局），控制社会集团购买力领导小组、 办公室，国务院各部委、各直属机构，中直机关事务管理局、全国政协， 中国人民解放军总后财务部、中国人民武装警察部队，（加发南京市、成都 市）： 现将关于违反控制社会集团购买力规定的处理暂行办法印发给你们，请按照执行。在执行中有什么问题和改进意见，请随时告诉我们，以便在执行一段时间后再进行补充和修订。 全国控制社会集团购买力办公室 国家计委国家经委财政部 中国人民银行商业部公安部 一九八