仓储配送部管理手册

目 录第一章 仓储配送部职能3第二章 仓储配送部工作制度3第一节 总则 3第二节 管理原则3第三章 仓储配送部岗位职责4第一节仓储配送部部长5第二节 仓储配送部秘书7第三节 仓储配送部物流经理7第四节 仓储配送部库房经理8第五节 仓储配送部物流主管9第六节 仓储配送部库房主管10第七节 仓储配送部运输组长10第八节 仓储配送部物流统计员11第九节 仓储配送部电话稽核员11第十节 仓储配送部打包员11第十一节 仓储配送部驾驶员12第十二节 仓储配送部库管员12第十三节 仓储配送部运输员13第四章 管理流程13第一节 产品分类标准13第二节 产品到货预告13第三节 货物的验收14第四节 货物的入库15第五节 库房出货及退货16第六节 资金物流平台FD系统操作流程23第七节 盘点 26第八节 转单的办理28第九节 库存报表和产品进、销、存报表29第十节 缺货操作30第十一节 维修借机30第十二节 与分公司货物往来31第十三节 泰瑞景货物流程31第十四节 窜货机及滞销产品流程33第十五节 发货线路分类标准34第十六节 物流出货35第十七节 外发货物统计35第十八节 物流打包37第十九节 物流发货38第二十节 货物信息反馈及月结款的录入流程41第二十一节 接发货流程42第二十二节 月结运费的核对与报销流程44第二十三节 第三方物流公司的选择48第二十四节 单据资料信息管理及账务核对51第二十五节 其它 52第二十六节 案例分析53第五章 行政管理54第一节工作报表管理54第二节出差管理55第三节会务管理56第四节借机管理57第五节收据使用管理57第六节公积金使用管理58第七节公文管理59第八节印章使用管理59第九节办公用品申请发放管理60第十节 采购物资发放管理61第十一节 派车管理62第十二节 费用报销管理63第十三节 人事管理64第十四节 薪资管理66第十五节 礼品管理67第六章 团队建设67第一节团队活动67第二节仓储配送部文化建设68第三节 内务激励考核制度68第一章 仓储配送部职能仓储配送部的职能是负责手机产品的存放、管理、配送及对各分公司的指导；仓储配送部由库房、物流、运输三部门组成。库房负责货物的验收及入库、资金物流平台操作、出货及退货、转单办理、盘点、库存报表和产品进、销、存报表汇编、滞销清理、调配缺货、维修部借机、单据资料管理等几项重要事项。物流负责对第三方物流公司进标、了解、筛选后签定合作协议、外发货物的出货、验货、打包、发货统计、外发货物的信息跟踪、市区接发货物、郊县货物的配送、维修机及抽查机的接件、数据录入、运费审核报销、单据资料管理等几项重要事项。运输负责各自营店货物的配送、协助库房收货、货物堆放、调货、集团公司物品搬运等几项重要事项。 back第二章 仓储配送部工作制度第一节 总则通过规范、明晰、高效的仓储管理链条，控制、指导、监督、检查各库管理工作。确保集团公司货物安全性及准确性。每天必须做到帐、实相符。（注：库房帐为K3系统财务帐“商品收发汇总表”；实为库房实物。）（注：物流帐为统计员每天登记的发货明细；实为发货实物。） back第二节 管理原则1、仓储管理实行集团集权制管理，设集团仓储配送部，下设各分公司仓储配送部，在仓储管理职能上实行横向管理。2、集团仓储配送部负责拟定仓储配送部管理制度，指导各分公司各项制度的执行，监督各部门是否按规定出发货物，定期与财务进行实物盘点。3、组织仓储配送部团队活动，加强部门人员的凝聚力，减少人员流失.4、每月组织仓储部与各部门负责人召开沟通会，对工作中存在的问题进行协调解决；5、上班时间不得吃各种食物（含水果）、不得闲聊、非工作需要不得阅读报纸、杂志等读物。不得上网聊天、打游戏、看小说、听音乐、下载电影等与工作无关的内容。凡发现电脑中存在游戏文件者，一律按规定处罚，抓住现行者重处，并通报批评当事人及相关负责人。6、严禁非工作原因串岗及接待非工作访客；办公或接听电话要使用文件语言。电话（包括座机和手机）使用必须遵守相关规定：（1）电话铃响两声后必须接听，并用普通话问侯：“您好，讯捷！”；（2）接听及拨打电话须轻声对话。7、上班时间应保持精神饱满，不得睡觉、趴卧；坐姿、站姿操持端庄、大方。8、运输员外出送货必须登记出入明细。市区驾驶员接发货物出车必须登记出入明细。9、严格遵守岗位责任制，严禁泄漏商业机密。10、非库房、物流人员禁止进入库房、物流办公区，经库房、物流工作人员允许可以进入。 back第三章 仓储配送部岗位职责仓储配送部组织架构图第一节 仓储配送部部长一、报告上级：副总裁、营销总监二、督导下级：仓储部助理、物流经理、库房经理、分公司仓储配送部经理及主管三、岗位职责：1、完成副总裁及营销总监下达的任务； 2、负责集团公司仓储配送部的全面管理工作(包括对各分公司工作流程的管理)；3、负责仓储配送部及分公司仓储配送整体规划；4、协助并指导各分公司仓储配送部管理工作；5、仓储配送部与外部门的沟通、衔接工作；6、对仓储配送部所有报帐资金的审核及监督；7、负责完成仓储配送部的各项工作指标及监督各分公司仓储配送部各项工作指标的完成；8、总结评定仓储配送部工作，对仓储配送部员工及其绩效进行考核及对其工资的管控及审核；9、负责规范总部及各分公司仓储配送部各项规章制度的制定和监督执行；10、对仓储配送部人员的合理调配及分公司仓储配送部人员整合建议；11、对仓储配送部员工表现的奖励及惩罚；12、对仓储配送部员工提升的建议权及聘用；(包括分公司)13、负责仓储配送所有资产的管理及调配；14、对集团公司仓储配送部包括分公司，每日库存报表、货运明细报表及每月商品明细盘存表的跟进，根据所有数据的综合分析制做工作月报；15、回复总部及分公司主管、经理工作月报就工作中存在问题给予解决方法及建议；16、负责制定仓储配送部绩效考核；四、审批权限：1、对各业务部门各种调账说明的审批；2、对各业务部门退货申请单的审批；3、对仓储配送部对外合同的审批；4、对仓储配送部每日入库单的审批；5、对仓储配送部每月办公用品领用计划表的审批；6、对仓储配送部公积金报表的审批；7、对仓储配送部各项费用报销的审批；8、对仓储配送部人员的奖金，按制度进行考核；9、对仓储配送部人员工作的考核给予奖励或处罚；10、对仓储配送部员工的任职、调动、辞职、离职的审批；11、对仓储配送部员工休假的审批；12、对仓储配送部物品申购的审批；13、对仓储配送部外、内发文的审批；14、对仓储配送部绩效考核的审批；15、授权内其他事务的审批； back第二节 仓储配送部秘书一、报告上级：仓储配送部部长二、岗位职责：1、协助仓储配送部部长管理部门各项日常事物管理及内务管理；2、协助仓储配送部部长各项规章制度的制定及监督执行；3、协助完成本部门的各项工作指标；4、仓储配送部日常工作的协调、安排及行政管理；5、负责相关文件的书写、收集、归档及签收文件的上传下达；6、对仓储配送部各业务资料的收集、保存、归档；7、对仓储配送部资产的管理；8、对仓储配送部公积金的管理；9、对物流、运输组收入款的上报、申请、上交；10、对仓储配送部所报销单据的报销；11、对物流货运费用报销金的管理；12、对仓储配送部会议的安排、通知、记录会议内容，并制做会议纪要存档；13、对仓储配送部每月办公用品的计划统筹，监控办公用品的使用；14、对仓储配送部所需物品的申购；15、协助部门完成团队建设；四、审批权限：1、对部门员工休假的审批；2、部长授权内事务的审批； back第三节 仓储配送部物流经理一、报告上级：仓储配送部部长二、督导下级：物流主管三、岗位职责：1、对仓储配送部物流的全面管理；2、完成各项工作指标；3、定时向业务部门提供日报，对物流部货运明细报表的分析，上交工作月报；4、对物流人员的合理调整及调配；5、对物流与相关业务部门的沟通与衔接工作；6、对物流日常工作的安排及行政管理；7、总结评定本部门工作，对本部门员工及其绩效进行考核； 8、领导和组织部门成员共同制定出货、发货的计划方案；9、负责调查、收集、整理各运输货运公司资料并签定运输合作协议，确保承运货物及时、准确、安全地发送至目的地；10、积极维护商家的关系，配合销售部门加强商家的沟通和协调；11、建立、健全、贯彻落实公司的物流管理制度及相关工作流程；四、审批权限1、对部门申购物资的审批； 2、对部门员工休假的审批；3、对部门员工的任职、调动、辞职、离职的审批；4、对合作的货运公司运费的审批；5、对物流费用的审批；6、对物流与第三方物流公司合作合同的审批； back第四节 仓储配送部库房经理一、报告上级：仓储配送部部长 二、督导下级：库房主管、运输组长 三、岗位职责：1、对仓储配送部库房的全面管理工作；2、完成各项工作指标；3、对各库货物商品库存的合理调配，避免影响各业务部门的正常销售；4、对库房人员的合理调整及调配，避免促销活动期间人手短缺情况的发生；5、对库房与相关业务部门的沟通与衔接工作；6、确保库房每日盘点的帐实相符；7、准时向各业务部门提交日报表，对库房业务及行政分析，上交工作月报；8、总结评定本部门工作，对本部门员工及其绩效进行考核；9、负责库房滞销产品的清理工作；10、负责各款手机的盘点工作；11、负责库房每日缺货情况收集，及时拟定详细缺货清单；四、审批权限：1、对部门员工休假的审批；2、对部门员工的任职、调动、辞职、离职的审批；3、对各业务部门各种调账说明的审批；4、对各业务部门退货申请单的审批；5、对库房货运签收单确认签字审批； back第五节 仓储配送部物流主管一、报告上级：仓储配送部物流经理二、督导下级：仓储部物流统计、电话稽核、打包员、驾驶员三、岗位职责 ：1、对部门费用的记录、审核、报销工作；2、对物流与其它部门的接洽工作；3、协助仓储配送部物流经理对货运公司的运费标准的调查与审核；4、协助仓储配送部物流经理进行部门日常事务管理；5、及时向上级提交月度、接、发货报表，（做到报表的详实性，实效性）；6、对物流的内务：人事、纪律、卫生、行政管理；7、对货运信息资料的整理、归档；8、对物流的资产管理；9、对物流发生的资料、文件管理；10、对物流文件的整编和上传下达；11、对物流会议的组织、记录；四、审批权限：1、对部门员工休假的审批； back第六节 仓储配送部库房主管一、报告上级：仓储配送部库房经理二、督导下级：库管员 三、岗位职责 ：1、负责分管总库房的日常出入库管理工作；2、负责分管库房缺货情况的统计和整理；3、负责同相关业务部门的沟通和关系协调；4、负责及时提交分管库房的日报表，并负责向主管上级及时反馈相关信息；5、负责收发货工作的安全；6、负责每日帐实相符及各款机型的盘点工作的准确性；7、保证各出入货系统数据真实性；8、库房单据资料的管理及归档；四、审批权限：1、 对部门员工休假的审批；2、 对库房货运签收单确认签字审批； back第七节 仓储配送部运输组长一、报告上级：仓储配送部库房经理二、督导下级：运输员 三、岗位职责 ：1、负责运输员人员日常工作安排；2、负责临时性工作的人员调配；3、监督运输组行政管理； 四、审批权限：1、 对部门员工休假的审批； back第八节 仓储配送部物流统计员一、报告上级：仓储配送部物流主管二、岗位职责：1、 对相关业务部门订货单、订货单销售合同的接件；2、 审核订货单签字出货；3、对各业务部门所出货物做好登记、发货；4、对各货运公司的承运单做好登记与销售合同一起留存；5、对每日统计数据录入电脑，各相关物流货运单据资料的整理、归档；6、建立货物承运单与商品销售合同及登记表的文档资料管理； back第九节 仓储配送部电话稽核员一、报告上级：仓储配送部物流主管二、岗位职责：1、 建立运输货物信息反馈系统，整理相关商家资料及联系电话；2、 对相关业务部门每日所发货物的信息跟踪、了解；3、调查货运公司对商家的服务态度、服务质量；4、关于客户的咨询、查询、异议、疑难、耐心解释，疑难解答上报上级，上级领导回复后反馈信息；5、跟踪货物的及时性、督促商家及时签收货物回传销售合同（包括三级城市、省外）；6、协助统计工作、打包工作；7、所有外发货物出门条的填写与清点；8、对工作环境卫生及物品摆放负责； back第十节 仓储配送部打包员一、报告上级：仓储配送部物流主管 二、岗位职责1、对相关业务部门收货商家封面的整理、复印、归档；2、对相关业务部门下的订货单的出货物、验货、打包；3、对所有货物进行称重、编号、报重、码放；3、 自制小型包装盒（备用打包装维修机）收集纸箱；4、 对工作环境卫生及物品摆放负责；5、 打包工具的维护；6、 专业封口胶及封条管理； back第十一节 仓储配送部驾驶员一、报告上级：仓储配送部物流主管二、岗位职责：1、及时接收相关业务部门的接、发货通知；（市区驾驶员）2、在每趟出车后，必须详细做好出、入时间及事由登记；（市区驾驶员）3、 货物接回后做好登记及相关交接手续，及时与相关业务部门联系交至对口人员；（市区驾驶员）4、 协助库房做好送、提货事宜；（市区驾驶员）5、对相关业务部门商家定购的货物及时地派送；（郊县驾驶员）（七区十二县）6、对派送的货物做好相关交接手续，将相关手续带回交至相关人员处归档；（郊县驾驶员）7、对相关业务部门的售后机做好登记交接工作；（郊县驾驶员）8、每天出车前做好车辆车况检查、清节卫生的打扫；（市区驾驶员、郊县驾驶员） back第十二节 仓储配送部库管员一、报告上级：仓储配送部库房主管二、岗位职责：1、负责库房日常工作、收货、出货、退货、调货、转单办理、串号管理的办理；2、负责库存商品的安全；3、负责帐务的核对及处理；4、负责各款手机盘点工作；5、负责日报表的清点及制做；6、负责月报表的制做及汇编；7、负责工作环境卫生及货架摆放；8、负责库房所有单据资料的管理及统一上交归档； back第十三节 仓储配送部运输员一、报告上级：仓储配送部运输组长二、岗位职责：1、负责各自营店出货的对单、验货，保证货物的安全到达；2、协助整个集团公司的物品搬运工作；3、协助货物到货的收货、码放、调货、货物运输； back第四章 管理流程第一节 产品分类标准一、资源机集团公司代理机二、直供机厂方直供机三、贸易机其它代理商家供货四、利润机一次性买断的产品五、奖励机按厂方政策完成销售量，厂方给予奖励六、收货机我公司收回的窜货机第二节 产品到货预告4.2.1资源机及直供机到货前由相关产品经理提供产品到货通知单，注明到货时间、数量、颜色、客户名（产品来源）及入库帐套。4.2.2与产品经理或助理定期核对到货通知单。4.2.3商家(贸易机)到货由商家提供签收单，签收单必须我公司产品经理签字方可收货。到货通知单 库房：客户名：机型颜色数量备注 制单： 2006年 月 日 back第三节 货物的验收4.3.1针对零散货物，如机盒有封条，在检查封口无开启痕迹后需每台称重；如机盒无封条，则需检查机头电池触点有无划痕、配置、保修卡是否齐全,外盒、机头、保修单的串号必须一至；对于整箱货物，必须认真检查其原厂封口胶是否完好及外箱有无挤压变形损坏现象，否则将开箱检查。4.3.2针对整箱货物，检查外包装箱原厂封条及封口胶是否完好无损及封口胶是否有重叠现象，转动检查外箱有无挤压变形损坏及破损现象，在用手压在侧面四周处感觉是否有破裂情况。如原厂封口胶是透明状必须每箱称重，整箱货物的收货有异议必须开箱检查。4.3.3根据厂家要求验货标准不同严格执行（如：索爱、三星到货200台内与第三方货运公司当面验货发现缺损由第三方货运与厂家联系及时将缺损补回，200台外整箱验收发现缺损一周内由库房上报产品部与厂家协商解决）。厂家如不支持开箱损报告，库房人员在验收货物时必须每台检查。4.3.4对于资源机的验收后，分型号、颜色堆码，核对货物明细核对与货运签收单是否一致，仔细阅读货运签收单，如无异议由库房指定收货专员签字盖章后库房留存“货运签收单客户联”。如有问题或遗失情况必须在货运签收单上注明详细情况，并要求货运公司送货人员与库房人员同时在货运签收单上签字确认。并通知相关产品经理缺损情况,再将串号划下、分机型将划下串号编号、入库(便于出货时不开箱对箱号扫串码)可提高工作效率又能让商家收到原箱货物,库房下午在盘库后将货运签收单客户联交至物流内务主管处归档。4.3.5收货人员将货物验收后，由运输员协助将货物堆码至库房，堆码货物要求分机型、颜色、整齐、合理，便于每日库存清点。收货人员必须及时登记到货信息明细包括货物的配礼情况，如厂家、商家欠礼应登记欠缺明细。将新到货物登记信息与到货通知单核对，并及时通知相关产品经理或助理到货信息情况。4.3.6及时将新到货信息写在墙壁上的通知栏，便于卖场人员知晓新到货信息及时补货。4.3.7执行责任人：指定收货人员4.3.8最终责任人：库房经理、仓储配送部部长4.3.9执行时间：不定期执行 back第四节 货物的入库4.4.1根据到货通知货物来源，将货物串号录入K3系统，并在业务发生当天做采购收货单，打印一式三联入库单，当天下午盘库时将入库单与登记本核对后库房留存第二联，帐实相符后交第一联和第三联至仓储配送部部长审核、签字后统一上交产品营销部相应对接人划价。注：三联入库单第一联为存根、第二联为入库凭证、第三联为财务记帐。入 库 单供应商： 日期： NO商品代码商品名称规格型号颜色单位数量单价金额入库仓合 计负责人： 记帐： 验收： 制单：4.4.2手机串号关系到整个公司货物售后、盘点、窜货等问题。对验收合格的产品入库时，必须认真录入该产品的电子串号（IMEI）保证每一个串号的准确性。4.4.3公司内部各库房系统调货做调拨单，相互调拨只录入部门、机型、数量、串号为0。调货方库房数据录入K3系统，打印一式四联调拨单将第一联、第二联留存将第三联、第四联交收货方签收，返调货方第四联留存。收货方库房根据调货方调拨单做入库单，数据录入K3系统，打印一式三联入库单，当天下午盘库时将入库单与调拨单核对后库房留存第二联，帐实相符后交第一联和第三联至仓储配送部部长审核、签字后统一上交产品营销部相应对接人划价。 back第五节 库房出货及退货4.5.1K3系统录入出货记录，选择仓存管理新增调拨单，日期、业务日期默认当天日期、录入货物所属部门仓位、业务员为出货人员指纹号、串号去向、机型、数量、收入仓位为出货部门仓位、发出仓位为库房仓位及串号扫码，确认单据后保存、审核后打印一式四联调拨单，核对单据明细与货物准确一致后，单据上注明配礼情况，交收货人员签单。（如调拨单上注明欠礼字样，库房到礼后凭当时欠礼调拨单给予补礼，并在调拨单上注明补礼日期，零售、贸易系统补礼时间为到礼后一周内一次性补完。）4.5.2针对贸易部通过物流的出货，订货单要求机型、颜色、数量、配置填写清楚，凭相关负责人签字订货单出货，将出货记录录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由物流收货人员对单签字，物流收货人员留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。通过物流出货订货单物流留存，后期可根据留存原始订货单查询。4.5.3针对贸易部市区出货，由指定出货市区业务及助理填写订货单出货，订货单要求机型、颜色、数量、配置填写清楚，凭相关负责人签字订货单出货，将出货记录录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由指定市区业务及助理对单签字，市区业务及助理收货留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。市区出货订货单库房留存，后期可根据留存原始订货单查询。4.5.4营销中心运营发展部出货，由指定出货运营部业务员及助理填写订货单出货，订货单要求机型、颜色、数量、配置填写清楚，凭相关负责人签字订货单出货，将出货记录录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由指定运营部业务员及助理对单签字，运营部业务员及助理收货留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。4.5.5其它对外出货（甩货），营销中心向外出货时，出货人员填写订货单出货，订货单要求机型、颜色、数量、配置填写清楚，注明货物总价值。订货单必须由营销中心风险管理部部长或营销中心产品二部部长签字确认后由指定人员到库房出货，库房根据有效订货单出货，库房先开调拨单将泰格、讯捷、泰立的所需货物调拨至新讯捷后，新讯捷将各系统调货分别入库，再由新讯捷统一出货。将出货记录录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由物流收货人员对单签字，物流收货人员留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。订 货 单片区： 客户名称： 货物明细： 2006年 月 日机型数量颜色配置备注贸易部主管： 经办人： 物流主管： 注：四联调拨单第一联为存根、第二联为财务、第三联为收货、第四联为库房。调 拨 单收货单位： 日期： 编号：商品代码商品名称规格型号辅助信息单位数量调入仓调出仓合 计负责人： 送货： 收货人： 制单：4.5.6零售各区域出货必须由该区域指定出货人员凭出货单出货，出货单要求机型、颜色、数量、出货区域及出货人员指纹号填写清楚后交库房人员出货。库房人员根据出货单出货并录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由指定出货人员收货对单签字，收货人留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。4.5.7对于零售卖场电话喊货，库房人员应准确记录电话喊货所需机型、颜色、数量，为保证电话喊货的准确性，所需货物记录必须再向对方重复一次机型、颜色、数量后出货。将出货记录录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由运输员在第一联签字对单，货物检查配置后将第三、四联送达目的地交喊货方专人签收货物，收货人在第三、四联签收后留存第三联，运输员返回第四联库房留存，第一联库房记帐，第二联财务做帐。4.5.8库房相互调货，库房人员根据缺货情况将缺货单交相对应库房调货，相对应的库房人员根据缺货单进行备货，并录入K3系统，打印一式四联调拨单，调拨单由所需货物库房人员收货对单签字，收货人留存第三联，出货库房留存第四联，第一联出货库房记帐，第二联财务做帐。注:每日下午盘完库必须将互调数据的查准确.4.5.9营销中心内部购机出售由营销中心风险管理部指定出货人员电话喊货，库房人员根据喊货要求配货，将出货记录录入K3系统，打印一式四联调拨单，由运输员将货物及调拨单送达营销中心风险管理部指定出货人员处，指定出货人员在四联调拨单上签收后留存第三联，运输员返回第一、二、四联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。4.5.10非经营赠送商品的出货，由总裁秘书出具有效四川讯捷集团非经营赠送商品申请单出货，申请单必须由总裁签字确认。库房将出货记录录入K3系统，K3系统调拨单出非经营赠送商品部门为总裁办，收打印一式四联调拨单，由运输员将货物及调拨单送达总裁秘书处，总裁秘书在四联调拨单上签收后留存第三联，运输员返回第一、二、四联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。原始非经营赠送单复印二张，共计三张，总裁办留存一张，库房留存一张与调拨单第四联装订归档，原始非经营赠送单与调拨单第二联装订上交财务做帐。四川讯捷集团非经营赠送商品申请单费用承担部门申请人联系电话申请日期事由商品型号数量单价金额部门负责人总裁4.5.11如电脑出货系统出现故障，特殊情况为了不影响销售，可采用手工开具调拨单，在开单时工整填写收货部门、日期、单据号、机型、数量及串号，出货系统恢复手工单据应及时录入电脑，确认录入数据与手工单据是否一致，保存、审核不用打印，将系统编据号备注于手工单据上，保证当天帐实相符及后期串号管理查询。4.5.12移动活动业务包的出货需将每个业务包号与串号一一对应，并将对应数据单独保存至数据库中，以便查询。补包单位需凭运营发展部负责人、补包单位负责人签字订货单方可进行补包，开具打印一式四联调拨单，收货人签字留存第三联，库房留存第四联，每一联库房记帐，第二联财务记帐，补包单位须提供补包手机串号，库房收到补包手机串号将串号与业务包号一一对应并保存至数据库中。每天将数据库中的新增数据报至运营发展部指定人员处再上报移动公司。库房必须保证数据库中数据的准确性。注：*为了不使货物积压时间过长，入库的货物必须遵循“先进先出”法 *为了货物对单的准确性，做单人尽量不对单,由另一个人来对单.（避免意识错误）4.5.13关于贸易中心的退货如因公司的销售政策改变或其它原因，需要对贸易中心货物做退库处理时，应按照各相关产品经理下发的退货通知严格执行。如因特殊原因需要退库，退货单位应出具有效退库申请单即各部门领导签字认可，凭有效退库申请单库房验收退货，收退货坚持符合二次销售条件。退货申请单申请人报属部门申请日期退库机型数 量申请退货方退机原因部门负责人意 见营销总监意 见库房负责人意 见4.5.14零售部门的退货，为了适当调整各零售店的库存以达到库存的合理化，库房可以适当安排各区域退货调整库存。公司的资源机和直供机一般不在退库范围之内。(除过节外) 4.5.15所有退库货物必须严格检查，不能影响二次销售，退货部门应先行检查：查串号是否属我公司货物，另外必须对退货手机内存短信、通话记录及内存照片删除并恢复出厂设置，以免造成投诉等影响销售事件发生。库房验收所退货物应抽查串号保证是我公司货物。如因退货部门因此失误造成公司经济损失由当事人承担，并视情节轻重给予负责人经济处罚。 4.5.16K3系统录入退货记录，选择仓存管理新增调拨单，日期、业务日期默认当天日期、录入退货所属部门仓位、业务员为退货人员指纹号、摘要处注明退单字样、串号去向、机型、数量、收入仓位为库房仓位、发出仓位为退货方仓位、串号扫码，审核后打印一式四联调拨单，核对该单据明细与货物准确一致后交退货人员签单，退货人员留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务记帐。4.5.17商家退货凭退货确认单，将退货物明细登记明细，退货确认单要求商家注明机型、数量、颜色、商家名称、收货人姓名、我公司财务签字确认划单、产品经理签字，库房收单做K3系统采购退货单，打印一式三联入库单，当天下午盘库时将入库单与退货确认单及登记本核对后库房留存第二联，帐实相符后交第一联、第三联及退货确认单至仓储配送部部长审核、签字后在6点前上交产品营销部相应对接人划价。退 货 确 认 单库房日期供应商机型数量串 号数量合计大写商家名称收货人签字库房确认人产品经理4.5.18执行责任人：库管员4.5.19最终责任人：库房经理4.5.20执行时间：不定期执行 back第六节 资金物流平台FD系统操作流程4.6.1NOKIA资源机进出货物在原K3系统操作后每单货物的进出必须经过nokia fastract（FD）系统。现在FD系统升级为4.1的版本后,对FD系统的操作人员的要求进一步严格。4.6.2 系统货单管理进货，要查看的进货单状态并选择日期查询，可查看货单明细，选中货单可记录进货扫码，扫码可使用导入数据成批导入，扫码完毕后保存,确认无误后确认上传数据。4.6.3系统货单管理销货，记录销货可记录新的货单，做正常销货单时，请勿点选:货单调整”，只有在做“货单调整”时才需点选“货单调整”，输入销货单号，发货日期默认为当前日，收货方所在城市，收货方名称，列所有型号，包装号进入扫码，只有在当前库存中的串码才可做销货单处理，扫码可使用导入数据成批导入，扫码完毕后保存，确认数据无误上传货单。未上传的销货单,在货单界面如果点击删除,再点击“是”此笔货单即可被删除，点击“否”并点击“返回”, 此笔货单即保存在IMEI管理软件本地。4.6.4 K3系统与IMEI系统要同时进行,操作人员为了要保证商家、机型、数量的准确性,每日出货完毕后核对单据，首先将当日出货调拨单与系统机型数量、颜色、出货商家名称及单据单号核对后上传,为了保证系统成功销货必须进行第二次在系统网上数据查讯、核对。如有问题马上与诺基亚系统管理中心联系，上报产品经理.4.6.5公司其它系统需要调FD产品时，需与产品经理协商及沟通同意后方可调货到所需部门(非FD商家其它系统需要调的货必须在Excel中记录，并确保数据的真实性。包括公司零售系统省外发货及移动部分出货)，表中分机型颜色做工作表，工作表中设置出货日期、串号去向、箱号、销售包装号、串号。待产品经理通知库房应补系统数据(串号、数量、机型、客户)库房在Excel记录中应将注明补串号日期、单据号、所补客户并将所补数据用另一种颜色注明。4.6.6每周日晚12点前提交库存盘点报告,在提交盘点报告前必须要把进货单与销货单上传成功（须保证本台电脑的网络畅通），“盘点库存”一般为记为“应有库存”，如有调整数则需注明调整原因、扫码。完毕后应及时保存、提交。4.1系统提交报告只有一次机会,每周日6：30提交报告前贸易部指定数据核对员必须与库房确认当周发货数据无误后方可上传数据，在提交时一定要看报表是否上传成功,如果星期日晚没有上传,是要影响公司的利益,诺基亚总部作为考核对迟交报告是要扣公司分数的。为了不影响公司的利益,要求FD操作人员在星期日晚必须要把盘点报告上交成功(IMEI系统管理中心有问题除外)。4.6.7FASTRAC4.1系统增加了新功能：a.售后换机：大客户室收回售后机负责人提供的换机报告，在诺基亚FD操作系统库房单独申请相同型号相同颜色的库存机提供给售后负责人。库房需要在系统里新建立Care维修记录单，对于要进行Care维修处理的串码，必须是已经做过入库处理的串码，对于当天所有要送修的串码均可建立在同一笔Care维修记录单中，Care维修单里未返回的串码不能再出现在除进货单之外的其他货单里。输入货单号，选择收货日期，列所有型号，包装号进入扫码，确认无误后确认上传数据。注：*若新款上市或者已下市机型，库房无库存，可以不执行，每周日库房不受理售后借机事宜b.系统外部调货：当FD接收另一家代理商的货物时，才需要进行外部调货操作，外部调货必须经过Nokia同意才可以进行，系统选择“货单管理入库后记录外部调货，输入货单号，选择收货日期，列所有型号后,包装号进入扫码，确认无误后确认上传数据。c.系统内部调货：调出：只有包含在库存中的串码才可做调出处理，调出货单上传成功后收货方仓库方才可以做调入处理。进入系统货单管理内部调货，选择内部调货的调出，记录调出，输入调出单号，发货日期默认为当前日，选择仓库，列所有型号后，包装号进入扫码，确认无误后上传数据.调入：调入货单中的串码必须与调出货单的串码一致，查看内部调货单调入时，状态可以选择全部到货、部分到途、在途。未经处理的内部调货单调入状态为在途且与内部调货单调出单号相同。双击货单号，包装号进入扫码，确认无误后确认上传数据。4.6.8窜货记录：系统里做货单管理窜货，记录窜货，输入窜货单号状态为待审批，发货日期默认为当前日，列所有型号，包装号进入扫码，确认无误后上传数据。(窜货数量三台以上NOKIA才受理)注：*FD的操作者须严谨细致地操作FD系统，如遇问题须马上与系统管理中心联系并待机。4.6.9执行责任人：库房FD主管4.6.10最终责任人：仓储配送部长4.6.11执行时间：不定期执行 back第七节 盘点4.7.1对于资源机的盘点，接到产品经理的盘点通知后，严格按通知执行：盘点货物需要提供电子串号，则应准确用扫描枪录入该产品的电子串号，对于有条码的整箱货物，在取每箱货物的条码单时应编上箱号，以便抽查。需封库机型，库房人员应做好标记停止该产品的出货。串号录入后仔细核对串号数量与实际库存量是否一致，并记录盘点数据。再在电脑显眼处及堆码机型处写上封库二字，解冻后撤除。4.7.2贸易机盘点如果是需要盘点后退回商家的机型先由各区接到盘点通知两小时内将盘点机型登记退回相应库房，库房人员在登记表上签收，待商家到库房盘点库房的实际库存量及各区的库存量，商家盘点结束后由库房人员再次核对当日库存报表数与盘点实物是否相符，准确无误后再由库房人员在商家盘点表上签字确认，然后将库房及各区的盘点机型实际数量记录在库房盘点本上，再在电脑显眼处及摆放该机型的货架上写上封库二字，解冻后撤除。产品经理通知解冻产品各域应及时凭库房人员签收登记本取回盘点机。随时与产品经理核对盘点封库机型是否属实。4.7.4对于产品的抽查，在产品盘完点接到产品经理下发的抽查串号后，应尽快找出被抽中的货物。如货物需发回工厂抽查，资源机则由库房汇总后交物流部返厂。（如库房盘点抽中机需拍照，则由产品经理或助理拍照后通知解冻方能出货）4.7.5对于未解冻的抽查机，如二次盘点抽中或二次抽中的机型，根据产品经理通知解冻为准。4.7.6贸易机则由商家业务员换货或退货处理。如果盘点抽中的商家需要照相的机型先由各区退回库房，接到产品经理通知照相时间时商家方可到库房进行照相，并且库房会有专人对其照相过程进行全程监督。盘点抽查机换货确认单库房日期供应商机型数量抽查串号数量合计大写商家名称收货人签字库房确认人产品经理4.7.7执行责任人：库房主管4.7.8最终责任人：库房经理、仓储配送部长4.7.9执行时间：不定期执行 back第八节 转单的办理4.8.1各区域为了控制库存量或其它原因区域之间会对货物经常进行借调，跨系统转单平帐由库房办理。4.8.2库房应根据实际情况定制办理转单的时间。转单必须以书面形式由收货方填写，转单上应工整的填写好转出和转入方部门区域、机型、数量、颜色是否带有礼品。4.8.3贸易中心办理转单，则需注明每台手机七位数以上的串号。转方与转入方两方在转单上签字确认，库房人员应按照转单内容办理，退借出区域、串号去向、机型、数量、串号做退调拨单，借入区域做调拨单出货记录，打印一式四联调拨单，在办理完转单后应认真核对调拨单与转单明细是否一致，交办理人员转单调拨单第三、四联签字确认留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务做帐。4.8.4零售部门办理转单，库房有货的机型不予办理转单。库房人员应按照转单内容办理，退借出区域机型、数量做退调拨单，将所退机型、数量打调拨单调至收货方系统库房，收货方库房按调拨单入库后将所调货物打调拨单至收货方区域，打印一式四联调拨单，运输员将转单调拨单第三、四联送达相应区域签字确认留存第三联，运输员返回第四联库房留存，第一联库房记帐，第二联财务做帐。在办理完转单后应认真核对调拨单与转单明细是否一致， 4.8.5对于分公司飞单的办理，库房人员在接到营销中心产品部负责分公司业务主管的飞单明细后，根据飞单内容对货物量进行入库办理，办理完入库后将入库货物量如数打印调拨单至相应分公司。入库单与调拨单都必须在系统备注处注明飞单字样，调拨单需营销中心产品部负责分公司业务主管签字确认留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务记帐。4.8.6如因特殊情况须要调账的机型，调账部门出具调账情况说明由调账部门负责人、相关财务负责人及仓储配送部负责人签字后方可办理。 back第九节 库存报表和产品进、销、存报表4.9.1库房应安排专人负责每日的帐务盘点工作，对于使用新K3系统的模式，在每日清点完实物库存，加上所有借条的总和后核对K3系统仓储管理报表分析商品收发汇总表数量。4.9.2库房在每月底及年底会编制月报表和年报表，报表内容是当月或当年所有货物的进、销、存数据的总和，并且按照每个品牌的出货量从大到小依次排序。如库房月盘中存在其他欠机必须在报表中体现。4.9.3库房日报表的清点、制做，每日中午12点库管员用前一天每日库存报表按颜色清点货物的机型数量清点一份库存日报表，报表内容（包括机型、颜色、数量）,清点完毕后核对当天清点数量与前一天清点数差异后交报表制做员汇总，每日库存报表打印出来以后各系统库房由专人负责核对报表数量，并对不准确的地方进行修改，确保我们提供的数据的准确性。每日库存报表核对后将数据发送至营销中心专人填写价格。 4.9.4执行责任人：指定报表制做员4.9.5最终责任人：库房经理、仓储配送部长4.9.6执行时间：不定期执行 back第十节 缺货操作4.10.1每日库房向产品经理拟定贸易机的缺货清单以便产品经理根据缺货情况进行补货。同时各库之间应对短缺货物进行合理的调配，以免影响前台销售。4.10.2每日在各零售店出完第一次货以后，库房人员清理缺货，从其它库房调入所需的货物，特别注意的是公司各系统资源、直供的调入。注：*必须坚持先直供后资源的调货、出货原则。库房人员必须养成看报表习惯,了解库存 back第十一节 维修借机4.11.1维修部门指定出货人员的出货单后，库房做K3系统仓存管理调拨单，日期默认当天、部门选择维修借机、业务员录入维修出货人员指纹号、录入机型、数量、收入仓位为维修借机、发出仓位为本仓、串号扫码，确认单据保存、审核、打印一式四联调拨单，维修出货人员签字留存第三联，库房留存第四联，第一联库房记帐，第二联财务记帐。4.11.2不能及时返厂进行换机的，维修部会在库房先借机换给顾客或销售部门，然后返厂换新机后再还到库房。维修部退机必须按新机收货标准验收，做K3系统退货流程。4.11.3诺基亚FD商家有机型需要换机的，必须是要销售十五天内，并且必须是我公司发出的货通过贸易部专员的串号确定，到诺基亚售后服务中心取得换机单，凭换机单到FD操作系统库房出FD的货物给商家换机。FD系统做单，K3系统里出新的同型号机型给维修部。维修部经诺基亚售后中心换回新机后FD操作人员必须在IMEI系统里做一次换串号处理。 back第十二节 与分公司货物往来4.12.1分公司所需货物，产品经理在下产品到货通知时备注处注明产品到货分公司所需货物的数量、颜色、及分公司名称。库房收货人员先将所需货物单独放.4.12.2每周二、五营销中心负责分公司来往人员开具发货通知书注明出货库房，客户名注明分公司名称，注明机型、颜色、数量，库房根据发货通知书备货，如库房到货为分公司留货与发货通知单不符，库房人员联系营销中心负责分公司来往人员报所留未发