《档案检索技能训练》PPT课件.ppt

档案管理技能训练,第5章 档案检索技能训练,第5章 档案检索技能训练,学习任务和目标,1、通过档案检索工具类别和档案排检方法的介绍，为训练学生档案检索技能作准备。 2、通过档案著录、档案标引和档案计算机检索的操作，培养学生编制档案检索工具的技能，提高学生档案检索能力，提高学生新时期档案管理信息化的适应能力。,内容概述,档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。两过程密切联系，不可分割，存储是查检的前提，查检是存储的目的。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程；档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。,本章主要内容,5.1 认识档案检索工具,5.2 档案著录,5.3 档案标引,5.4 档案计算机检索,5.1 认识档案检索工具,5.1.1 检索工具及作用,档案检索工具是揭示和介绍档案馆保存档案内容和成份，记录、报道、查找档案资料的手段，是开发档案信息资源的工具。基本功能是存储和查找。,1桥梁作用 2交流作用 3管理作用,5.1.2 检索分类,1按编制方式分：目录、索引、指南。,2按载体形式分：以纸张为载体的、以胶片和磁带为载体的两大类，其中以纸张为载体又可以分为卡片式、书本式，以胶片和磁带为载体的包括缩微目录和机读目录。,3按检索范围分：全宗范围检索工具、若干全宗范围检索工具、以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具 。,4按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。,5.1 认识档案检索工具,5.1.3 档案排检方法,1.分类法 2.按作者排检法 3.按文号排检法 4.按字序排检法,部首偏旁法：采用不多，排列上有难度，很多偏旁难以掌握。 笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。 四角号码法：人名、地名卡片采用此法较多。普及面不广。 音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于作者、文件名称、,5.按地序排检法 6.主题法,5.2 档案著录,5.2.1档案著录,档案著录是指档案馆室编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。通过它可以具体描述每份文件或每份案卷的特征，揭示其主题内容、科学价值，指明出处，区别相互之间的异同，从而便于档案人员和利用者了解档案，更好地管理和利用档案。,编制检索工具（目录或索引），一般都经过档案的著录和档案目录的组织两个步骤：第一步，按照一定的规则，将每份文件或案卷的内容和形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个的条目；第二步，将许多条目，按照一定的方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。,任何档案检索工具，要具备良好的存储和检索的功能，都必须以著录的详细具体、标引准确、格式与标志符合统一、方法一致、文字简明为条件。著录上的差错与混乱，会降低检索工具的效能，甚至会丧失作用。,5.2 档案著录,5.2.2 档案著录规则,1档案著录所遵循的方法称为著录规则。,2为了实现著录工作的规范化，先后制定了两套档案著录规则。新档案著录规则是指国家档案局1999年5月31日批准，从1999年12月1日实施的档案著录规则DAT181999。它是与国家标准局1985年5月10日发布的档案著录规则GBT3792585相对而言的。,5.2 档案著录,3 档案著录：在编制档案检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。,著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。,大项：各个主要组成部分，即题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项。,小项：组成各个主要部分的特定内容。,5.2 档案著录,应著录项目:,1 题名与责任者项 1.1 正题名 1.2 并列题名 1.3 副题名及说明题名文字 1.4 文件编号 1.5 载体类型标识 1.6 第一责任者 1.7 其它责任者 2 文本项 3 密级与保管期限项 3.1 密级 3.2 保管期限 4 时间项,5 载体形态项 5.1 数量及单位 5.2 规格 5.3 附件 6 丛编项 7 附注项 8 标准编号及有关记载项(一般不著录) 9 提要项 10 排检与编号项 10.1 分类号 10.2 档案馆(室)代号 10.3 档号 10.4 缩微号 10.5 主题词,5.2 档案著录,4 段落符号式条目格式：,著录项目分为四段：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。,5.2 档案著录,无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按“段落符号式条目格式”依次著录。,5.2 档案著录,5 著录符号:,5 .1 著录项目标识符 1.1 本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。 各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。 并列题名。 ：副题名及说明题名文字、文件编号、规格。 第一责任者。 ；其他责任者、保管期限。 附件。 1.2 著录项目标识符说明 1.2.1 除“.”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。 1.2.2 除题名与责任者项外,各大、小项回行时，均不省略标识符。 1.2.3 凡重复著录一个项目,需重复添加该项目的标识符；不进行著录的项目，其符号连同项目一并省略。,5.3 档案标引,5.3.1 档案标引的含义,档案标引，就是对文件或案卷内容进行主题分析，从自然语言转换成规范化的检索语言的过程，即对内容分析结果赋予检索标志的过程。其中：给予文件或案卷以分类号标志的过程，称为分类标引；给予文件或案卷以主题词标志的过程，称为主题标引。 档案标引是档案著录最核心内容。只有通过标引，才能使档案的内容特征获得检索标志，才能组成各种各样的检索工具。,5.3.2 档案标引的步骤,1主题分析 2概念转换 3审校,5.3 档案标引,5.3.3 主题分析,1主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题。,2主题因素分为5种,（）主体因素 是指反映文件或案卷中所述的主题中的关键性概念，作为对该文件或案卷的检索入口。例如：北京市与地区购销合同一文中，“购销”为主体因素。 （）通用因素，如地质勘查资质分类分级标准中“标准”为通用因素。 （）位置因素 （）时间因素 （）文件类型因素,3主题分析基本方法,（）阅读与理解标题。文件标题是文件形成者对文件内容概括，一般能够正确反映文件主题。但是也有些文件标题对文件主题内容反映得不够准确与完整， （）浏览正文，可以了解文件大致内容， （）阅读文摘、简介、前言、领导人批语等，从中往往可以发现标题中不予表达的主题内容。 （）查阅文件外部特征，包括作者、时间、密级等。,5.4 档案计算机检索,5.4.1 计算机检索的特点,、检索方式自动化,、检索速度快,、检索途径多元化,、检索效果好,、检索灵活方便,5.4 档案计算机检索,5.4.2 档案计算机检索系统,、输入部分 输入部分包括文献的选择、标引、加工和输入等一系列的过程和设备。 （）文献的选择和标引 没有数据，计算机检索便成为无米之炊，数据的数量和质量对于计算机检索系统的性能具有直接影响。在档案检索系统构造构成中，工作量最大、最难以完成的是数据的采集和录入工作。 （）文献的输入 键盘输入是目前普遍采用的一种输入方式。此外，还有利用光学字符识别装置输入和利用电子计算机缩微输入。,、存储部分 档案文献资料输入计算机，先存入计算机的内存，经过校对后，按照事先编好的程序再转存入外存储器，主要有磁带、磁盘（包括硬盘、软盘）和光盘等。数量众多的大容量的外存储器构成了档案系统的核心数据库，供检索服务利用。,、检索部分 这是计算机查找利用者所需要的档案资料的工作系统,鉴定,收集,整理,保管,5.4 档案计算机检索,5.4.3 计算机检索策略,检索策略是人们进行检索的方案和计划。编制检索策略包括选择检索途径和检索词以及确定检索词之间逻辑关系，检索策略的编制成果是检索表达式。检索表达式主要有逻辑表达式和加权表达式，其中最常用的是逻辑表达式。,逻辑表达式有以下种：,、逻辑与关系（AND） 表示两个之间的重合关系，即必须同时满足这两个检索条件，一般用符号“*”或“”表示。例如：“女性教师”表示检索有关女教师方面的档案。逻辑与关系是一种限定关系，这种关系用得越多，表示限定条件越严格。一般情况下使用逻辑与关系有利于提高查准率。,、逻辑或关系（OR） 表示两个词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“”表示。例如“教师医生”表示检索有关教师或医生方面的档案。逻辑或关系为检索提供了选择的可能，这种关系使用越多，表示选择的范围越大。一般情况下使用逻辑或关系有利于提高查全率。,、逻辑非关系（NOT） 表示否定关系，即检索目标不包括这方面内容，一般用符号“”表示。例如“干部共产党员”表示检索有关非党员干部的档案。逻辑非关系用排除法控制检索结果，有利于提高查准率。,5.4 档案计算机检索,5.4 档案计算机检索,2、试述档案检索工具的分类？,答：按编制方法分，可分为目录、索引、指南。 按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。 按检索范围分，可分为全宗范围检索工具，档案馆范围检索工具，专题范围检索工具，若干范围检索工具。 按功能分，可分为馆藏性检索工具，查捡性检索工具，介绍性检索工具。,思考：,根据案例1（P109）回答：,常用检索工具有哪些？,分别有什么编写要求？,解答：,按编制方式分：目录、索引、指南。,按载体分：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微目录、机读目录。,按检索范围分：全宗范围检索工具、若干全宗范围检索工具、以若干个档案馆的全部或部分档案为对象的检索工具。,编写要求详见书P87,思考：,案卷内文件排列有什么规