《公文写作培训》PPT课件.ppt

公文写作基础 共青团云南大学委员会办公室 范泽龙,公文写作培训内容,一、培训的目的 二、公文概述、基本要求、基本结构 三、常用公文文种及写作基本要求 四、公文写作常见问题解析 五、日常工作过程中公文格式规范要求,1、了解公文的基本知识； 2、掌握工作中常用公文的规范写作基本技巧； 3、目前公文写作中不规范案例解析； 4、公文写作常见问题解析； 5、公文规范格式要求；,一、培训目的,二、公文概述、基本要求及基本结构 （一）公文的涵义 （二）公文的主要特点 （三）公文的功能 （四）公文文种 （五）公文分类 （六）公文表达方式 （七）公文基本要求 （八）公文基本结构,（一）公文的涵义,公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,（二）公文的主要特点,1作者和读者受到限制； 2法定的权威和行政约束力； 3规范的体式和处理程序； 4对机关管理的依存性； 5.效用的现实性,（三）公文的功能,1决策作用 2强制执行和处理的作用 3依据和凭证作用 4工作联系与沟通作用 5宣传与教育作用,（四）公文文种 决议 通报 决定 报告 命令 请示 公报 批复 公告 议案 通告 函 意见 纪要 通知,（五）公文分类 1.按来源去向分：收文 发文 2.按行文关系分：上行文 平行文 下行文 3.按缓急时限分：急件 平件,4.按机要范围分：机要件 普通件 公布件 5.按公文处理要求分：承办件（办事） 参阅件（办文） 6.按使用范围及权限分：通用公文 专门公文,（六）公文的表达方式,叙述：以顺叙为主、讲究概述。多用于通知、通报、请示、报告和 会议纪要； 说明：应用于各种公文。具体形式为定义说明、分类说明、举例说 明、比较说明、引用说明、数字说明和图表说明； 议论：从属性、局限性。公文中很少采用。,1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）； 2、公文的内容必须务实（真实、可行）； 3、公文的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）； 4、领导（上级）意图理解领会必须到位； 语言要求：规范、准确、科学、简练、得体,（七）公文写作的基本要求,公文的结构主要包括： 开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。 1、开头与结尾： （1）开头要简洁“开门见山”、引出问题、吸引读者（概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、提问式）。 （2）结尾要干净利索、自然实在（总结式、强调式、祈使式.)。言止意尽、不强求一律。,（八）公文常见结构,2、层次与段落： （1）层次是指包括公文的几个部分符合思维逻辑（递进式、总分式和并列式）； （2）段落是公文的基本构成单位（自然段）一段只能表达一个意思，一个意思尽量在一段中完成（段旨式、条款式、阶段式）。 3、过渡与照应： （1）过渡是指公文的上下衔接和转换（词、句、段）； （2）照应是指公文内容的前后关照和呼应（文题、首尾、前后）。,三、常用公文文种及写作基本要求 （一）常用公文文种 （二）常见公文写作特点和方法,一、常用公文文种,决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 通知：适用于发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的 询问。 请示：适用于向上级机关请示事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。,（一）、请示 1、请示的概念 请示适用于向上级机关请示事项的公文文种，主要用于： （1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；,二、常见公文写作特点和方法,（2）工作中遇到需要上级批准才能办理的事情； （3）超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。 3、请示的写作格式 （1）标题的要求 准确概括事由，避免歧义，正确使用文种。 （2）主送机关 顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送； 除领导者要求外，一般不能送领导者个人。,（3）正文一般分为三个层次 开头： 明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。 主体： 提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。 结尾：恰当使用结语。 以上请示妥否，请指示。 以上请示如无不当，请批准。,请示的结构： 关于XX XX XX的请示 XXX： XXX（请示问题的缘由及请示的问题）。 XXXXX（提出意见供上级判断、决策）。 妥否，请批复。 X年X月X日,4、请示写作中应注意事项 要坚持一文一事； 请示事项必须明确、具体、可行； 不要搞多头请示 ； 一般不得越级请示； 不要把请示写成报告或请示报告；,（二）、报告 1、报告的概念 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。,2、报告的分类 （1）按照内容划分： 综合报告；专题报告；例行报告。 （2）按照目的划分： 工作报告；总结报告；情况报告； 调查报告；会议报告； 建议性报告；检讨性报告。,3、工作报告的写作要领 （1）标题：必须由“三要素”构成： 发文机关 + 事由 + 文种 （2）主送机关： 顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送； 除领导者要求外，一般不能送领导者个人,（3）正文写法： 开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括： 工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体内容 重点回顾工作进展情况和主要成绩； 提炼工作中取得的经验和体会； 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法； 对今后工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望。 结尾：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。 以上报告，请审阅。 以上报告如有不当，请指正。,1、采用记叙为主的表达方式。 按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。 2、重点突出，点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。 3、实事求是，如实报告成绩和不足。 4、节俭篇幅。 5、报告中可以写设想或建议，不能写请示事项。,4、报告写作注意要点,综合报告的结构： 关于XXX XXX的报告 XXX： XXX（情况或依据）。 XXXXXXXX （说明）。 XXXXX（结论或设想）。 X年X月X日,专题报告的结构： 关于XX事故的报告 XXX： XXX（事故经过）。 XXXXX（事故后采取的措施）。 XXXXX（调查及事故原因）。 XXXX（经验教训和措施） XXXX （请求处分） X年X月X日,（三）、请示与报告的相同点和不同点 相同点： 两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。 不同点 时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时；报告写的情况是已做过的，属于过去时； 内容的侧重点有别。请示着重于请示批准；报告着重于汇报工作； 要求有别，请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考。,（四）、通知,1、概念： 通知适用于发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 2、种类： 印发、批转、转发性通知； 指示性通知； 知照性通知； 事务性通知； 任免、聘用通知；,会议通知的结构： 关于召开XX会议的通知 XXX： 为XXX（目的），定于2003年6月 2日上午9时在X会议室召开XX会议，研究落实XXX等问题，请XX准时参加（出席）。 X年X月X日,任免通知的结构（2）： 关于XXX等同志职务任免的通知 XXX： 经研究，决定： XXX同志任XX部部长（任期X年）。 免去XXX同志XX部部长职务。 X年X月X日,（五）纪要 1、概念 概念： 适用于记载会议主要情况和议定事项。,会议纪要写作注意事项 1、写作之前做好必要的准备工作； 2、忠实于会议内容； 3、抓住要点，体现“要”字； 4、重点突出，写清一致意见和重要的不同意见； 5、注意逻辑性和条理性,办公会议纪要的结构： 办公会议纪要 时间： 地点： 主持人： 出席： 列席： 记录： （会议决定事项）,32,例会、办公会议的纪要 这是机关研究日常工作和日常事务的会议。大体有固定的时间，有相对固定的出席者，如市长办公会、局务办公会等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。会议纪要版头标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。期数在版头下一行中间处标明“第期