《秘书职业资格考试》PPT课件.ppt

秘书职业资格考试实务操作,1、案例分析题 2、工作实务题,一、视频操作题答题技巧。 1、把“死”的知识点变为“活”的技能操作点。要认真复习“办会”、“办事”、“办文”的相关知识。 2、只考人能够操作演练的内容，复习有针对性。 3、出现在画面上的“秘书”、“环境”、“动作”、“声音”等的所有特写镜头都是考核点。特写镜头又往往与公文的格式、内容的正误的识别以及工作的程序要素交叉。 4、一个“题点”往往从不同角度生发出一串考核点，即得分点。 如秘书一出现就可以从办公环境、着装佩饰、姿态礼仪、待人接物等方面考察。,还可以有办公设备摆放是否规范、有无安全隐患、是否整洁、舒适。办公环境有否绿色植物等 应接电话时间、动作、沟通语言、电话记录、记录内容是否规范完整。 信息保密观念与措施等。 档案资料摆放归档是否符合要求；电脑显示器朝向是否科学；档案资料保密与否；办公设备试用操作过程是否规范，各项工作流程是否完整到位。 “因点设题”，“据题找分”。,1. 着装正确。（） 2. 能够提前到会议地点检查会议的准备情况。（） 3. 没有将箱子移至较安全的地方而使其挡在了消防栓前造成了隐患。（） 4. 能够注意通风换气，保持会议室空气新鲜。（） 5. 能够与初萌一起整理会议室。（） 6. 能够事先准备好与会人员的文件和茶水。（）,7. 能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。（） 8. 知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。（） 9. 在对公司情况不熟的前提下，能够为会议记录事先备好座次表。（） 10. 在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧（使用挑衅性的语言）。（）,11. 能够指导下属将会议室室温控制在适度的范围内。（） 12. 整理会议室时忘了擦拭会议桌，工作不仔细。（） 13. 在进行会议记录时，能够同时运用手工记录和录音机记录以保证记录的准确性。（） 评分标准： 1本题满分为20分 2每答对1点给2分，答对10点即得满分。 3如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。 4本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。,1. 上班时着装符合职业要求。（） 2. 请柬格式正确。（） 3. 办公桌整洁。（） 4. 注意办公室绿化环境。（） 5. 堆放资料未及时进行整理。（） 6. 办公桌下有拖拽的电线。（） 7. 能使用分类信息进行信息查询。（） 8. 接听电话不及时，接电话语言不规范。（） 9. 会前注意发布会议信息。（） 10. 了解回执的使用方式。（）,11. 能注意统计与会人员的返程票务需求。（） 12. 能事先了解与会人员的付款方式用多种方式发送会议通知。（） 13. 会前能检查、落实所借用的会议场所。（） 14. 能及时向领导汇报工作进程。（） 15. 忽略了为领导准备名片。（） 16. 能集中打电话。（） 17. 对电子邮件能立即回复并进行登记工作。（） 18. 能对文字表格内容进行校对。（） 19. 能为会议信息收集做准备。（） 20. 签到处、会议标识标志明显，签到物品准备齐全。（） 21. 没提前到会场。（） 22. 签到时能注意登记与会人员的返程票需求。（） 23. 握手姿势正确。（）,24. 接待中接电话能向对方致歉。（） 25. 引领行为不正确。（） 评分说明： 1、本题满分为30分； 2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分； 3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给2分，但最多给2分,1题. 参考答案： 1.接听电话接应语规范。（） 2.没有听完领导授意，就匆忙挂断电话，无法正确领会领导意图，沟通不到位。（） 3.对有关来访资料缺少归类和记录。（找不到翻译的名片）（） 4.桌上文件摆放杂乱，缺乏对办公环境的管理。（） 5.能做好电话记录，纸笔到位。（） 6.对外请的工作人员不够尊重，没有用协商的语气与人沟通。（） 7.背后对领导评论，不能自觉维护领导的威信和领导之间的团结。（） 8.知道秘书只有建议权，没有决定权。（）,9.能够正确处理来访接待和电话的矛盾，能及时接听电话。（） 10.让客人等候时间较长时，能向客人致歉，符合接待礼仪。（） 11.伸出右手，引领客人，姿势正确。（） 12.先进电梯，不符合礼仪规范。（） 13.引领客人时，催促客人，不够礼貌。（） 14.不敲门就进，不礼貌。（） 15.利用工作之便替自己的朋友求情，影响领导决策。（） 16.忘记给客人上茶，将客人冷落在一边。（） 17.能够及时落实领导交待的事项。催办领导的名片制作工作。（）,1、宴请定菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯（） 2、宴请选择的地点合适、安静（） 3、引领客人的动作、手势正确，符合礼仪规范（） 4、宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐一块，应该和主人相间而坐（） 5、能主动帮客人抽出座椅，符合礼仪要求（） 6、秘书抢先祝酒，不符合宴请规范（） 7、谈不适宜的话题，如打听收入（）,8、发现有回民，能及时调整菜单，并向客人致歉（） 9、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求（） 10、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不合礼貌（） 11、当别人的面剔牙，不文明、姿势不雅（） 12、席间接电话能用礼貌用语，并向客人致歉，出去接电话处理方式正确（） 13、能正确使用便条向上司汇报不便言明的事项（）,14、能应上司要求用电话处理紧急事务（） 15、能用暗示的方式向上司汇报事件处理结果，与上司有一定的默契（） 16着装正确。（） 17办公桌整洁规范。（） 18资料柜凌乱。（） 19室内有绿色植物装饰。（）,4. 便 条 钟秘书： 定于下周一上午9：00召开的2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。 行政经理 年月日,一、会议议程表 宏远公司2009年第二次总经理办公会议程表 宏远公司2009年第二次总经理办公会定于2009年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 1如何开展公司2009年第一次春季商品的促销活动。 2春节慰问老职工的费用额度问题。 33月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。 4生产部主管人员调整问题。 5研究总经理助理的人选问题。 第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。 总经理办公室 2009年1月30日,（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。） 二、有关会议时间问题的建议 1会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。 2如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。 3报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。,便 条 钟苗： 刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！ 行政经理 年月日,1电子邮件格式正确 2接待计划的工作程序 （1）了解掌握背景资料 （2）草拟接待计划 （3）与本单位相关部门沟通情况 （4）与来访者沟通情况 （5）报请上司审批 3制定接待计划的注意事项 （1）遵守本单位接待的规章制度 （2）了解来宾的饮食习惯 （3）做好保密工作,4商务旅行计划的内容 （1）出差时间、启程和返回日期，接站安排； （2）出差线路，住宿安排； （3）会晤计划； （4）交通工具的选择； （5）携带的文件； （6）上司和接待人的特别要求； （7）上司旅行区域的天气状况； （8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等； （9）差旅费用； （10）上司住宅电话号码。,便 条 钟苗: 公司业务不断发展，形成的档案越来越多。为了使真正有价值的文件材料保存下来，公司打算进行一次档案坚定工作培训。请你准备一份关于分析档案价值方法及档案坚定工作要求的材料，在培训工作总进行交流。 行政经理 年月日,1.分析档案价值方法 （1）分析档案内容，看档案内容的重要性 （2）分析档案来源，看档案的形成者 （3）分析档案产生时间，文件产生的