《档案的收集》PPT课件.ppt

第三章 档案的收集,第一节 档案收集工作的意义和要求,一、收集工作的内容和意义 （一）档案收集工作的含义 就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。 1、档案的接收：它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。 2、档案的征集：它是档案馆取得和积累档案材料的必要补充渠道。,（二）档案收集工作的内容 1、对本单位需要归档文件的接收工作。 2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 3、对历史档案的接收和征集工作。,（三）档案收集工作的意义 1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。 2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。 3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。 4、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。,（一）丰富和优化库藏 1、我国档案的平均值是相当少的 。 2、丰富馆藏的方法 A、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。 B、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。 C、加强个人档案的收集 对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。 D 、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。,二、收集工作的要求,（二）加强馆（室）外调查和指导 （三）推行入馆档案质量的标准化 1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。 2000年底又颁发了归档文件整理规则，对归档文件整理的原则和方法做了规定。,（四）保持全宗和全宗群的不可分散性,1、全宗：是指一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。如安阳师范学院全宗 2、全宗群：具有某些历史联系的若干全宗的群体。如安阳地区教育系统全宗群 全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。,一、归档制度 各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。,第二节 单位内文件的归档,（一）归档范围 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。 国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围规定：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。,（二）归档时间 办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部门整理后向档案室归档。,（三）归档要求 总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 国家档案行业标准归档文件整理规则已经于2000年底颁布，从2001年1月1月起施行。 该规则非常详细地规定了归档文件的整理要求。,（一）档案室对形成文件的作用 为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成和办理过程中的有关情况。,二、归档组织工作,（二）指导和协助文书部门组织归档工作 1、指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度。 2、协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作。,（三）临时性的文件收集工作 即使建立了归档制度，也会有些文件不能按照归档要求及时归全，如果单位内的归档制度不健全，上述情况可能更多些。,（四）加强归档的宣传和档案的日常管理 为了推动归档制度的顺利实施，应该针对各单位的情况，宣传中央和国务院及其有关部门的规定，说明文件归档制度便于单位工作和工作人员利用，有利于保密和为国家积累档案的意义，解除各种思想顾虑。,一、档案馆档案的来源和收集的范围 （一）档案馆档案的来源 1、接收现行组织单位的档案。 2、接收撤销组织单位的档案 3、征集历史档案。 4、档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一。,第三节 档案馆对档案的收集,（二）档案馆档案收集的范围 根据分层负责地集中统一保管档案的原则，以及档案馆工作通则、党和国家有关的专门规定，各级各类档案馆收集档案的范围有所不同。,二、现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收,（一）现行组织单位档案的接收 1、档案馆接收现行组织单位档案的期限。 根据国家规定：县档案馆接收县级现行机关已经保存了10年的档案；省和省以上档案馆接收省级和省以上现行机关已保存了20年的档案。,2、接收方法 （1）逐年接收：就是将现行机关已经保存了10年或20年的档案，每年向档案馆移交一次。 缺点：这种方法要每年接收一次，档案期限一满就得移交。这种做法工作量很大，一个档案馆要接收少则百个，多则上千个单位的档案，每年同时接收这么多单位的档案是很困难的，因此这种接收方法不普遍使用。,（2）定期接收：就是将现行机关保存了10年或20年的档案，继续存放数年（如3、5年等），然后将所有已到期档案集中一次移交档案馆，再隔3、5年后，再移交一次，以此类推。 优点：能使档案馆有充分的时间做好接收前的准备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安排，同时也使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设。 目前，档案馆接收现行机关的档案，多以这一方法为主，有时也与前一种方法结合使用。,3、接收要求 （1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。 （2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。 （3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。,（二）撤销组织单位档案的接收 1、一单位撤销，它的档案可以由该单位所属的上级主管部门代管，然后由上级主管部门代行移交给档案馆。 2、一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，不能相互混淆。 3、若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档案，但应分别管理。今后，仍作为各自独立单位的档案向档案馆移交。 4、一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移交。 5、一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，属于原单位所有，必须留在原处，不得带走。,三、历史档案的接收与征集,（一）历史档案的概念 习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。,（二）我国历史档案散失惨重,1、我国历史档案的馆藏现状 我国有4000多年的文明史，4000多年的档案史，可是现在国家档案馆馆藏较为完整齐全的档案史料仅始于1616年，也就是说有档可查的历史不到400年。1616年以前的档案寥寥无几。,2、历史档案散失的原因,（1）自然灾害、自然损毁 （2）战争的掠毁（八国联军、日本侵华） （3）政治斗争的劫难（焚书坑儒、文革） （4）管理不善的损毁（八千麻袋事件） （5）外国人的攫取（斯坦因） （6）档案黑市的猖獗,1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护