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富士康集团,社会责任内审员培训教材,培训内容,一、审核定义 二、审核分类 三、审核步骤 四、审核策划 五、审核实施 六、不符合项分类及编制 七、审核报告编制 八、纠正和预防措施编制,一、审核定义 审核(稽核) 为获得审核证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 审核的目的 客观评估体系执行的情形: 明文规定的管理体系是否符合标准的要求 所有的管理规定、办法、作业指导书是否被遵守执行,二、审核分类,体系审核常常分为内部审核和外部审核两大类。 内部审核即第一方审核，是一个企业（或组织）对其自身的质量体系所进行的审核。 外部审核可以分为第二方审核和第三方审核两类。前者是需方派出审核员按合同规定要求对它的供方的体系进行审核；后者是公正的第三方（认证/注册机构）对申请认证/注册的企业（或组织）所进行的体系审核，其目的不一定是认证注册。 外部审核较之内部质量体系审核有更高的独立性。,三、审核步骤,外部审核的一般顺序可分为几个阶段，即： 提出审核 文件初审 审核准备 实施审核 编写审核报告 跟踪纠正措施 监督审核,内部审核大致可分下列几个步骤进行： 1、确定任务 2、审核准备 3、现场审核 4、编写审核报告 5、纠正措施的跟踪 6、全面审核报告的编写和纠正措施计划完成情况的汇总分析,四、审核策划,内部审核的准备工作大致有下列内容： 1、编订计划； 2、组成审核组； 3、收集并审阅有关文件； 4、编制检查表； 5、通知受审核部门并约定具体的审核时间。,确定审核范围和标准 范围: ? . 标准: ICTI商业行为守则 程序文件 作业指导书 相关法律法规 以往的审核及其协商的改正措施 惯例,选择审核员 n 曾受完整的审核训练 n 审核经验 n 对被审核的部分的运作及相 关应用技术有基本认识 n 独立性 n 审核员个人特质 检查表 检查表是一连串的问题,作为审核的途径,以确保覆盖所有应该审核的范围,提问:检查表应包涵哪些内容? 使用检查表的好处 n 确保准备工作的完整性 n 作为审核员之引导及备忘錄 n 审核的客观证据 n 减少笔记时间 n 帮助准备审核结束会议 n 帮助撰写审核报告,审核时间表/行程表 n 年计划 n 覆盖全部班次及 (抽查提问) n 以部门 / 功能 作审核单位 n 时间分配需考虑 - 审核的项目 - 审核单位的操作员数目 - 审核单位的工作内容 - 位置及面积,审核前小组会议 审核组长应於审核前召集所有审核员进行审核小组会议 n 确认准备工作均已完成,各审核员亦明了其将扮演之角色 n 讨论可能出现的问题及需注意事项 n 交流经验及审核技巧 审核通知 / 开始会议 n 发出审核时间表 n 说明审核目的，内容，方法和时间安排 与被审核部门/项目的负责人确认审核时间和人员安排,五、审核实施及技巧,实施: 文件及政策审核 现场的审核 与工人进行沟通,沟通技巧 n 提问的技巧 n 信息的理解(聆听技巧) 问题的种类 n 封闭式的问题 n 开放式的问题 n 跟进式的问题 n 引导式的问题,封闭式的问题 n 简单答案 是/否，有/没有 开放式的问题 5W1H（who,when,where,what,way,how） n 鼓励被审核者自由发言 n 可获取最大量的资讯,提问技巧,跟进式的问题 由获得的资讯再提出跟进问题 对问题进一步探讨 引导式的问题 可减轻被审核者压力 避免使用,常见的提问？,聆听技巧,少讲多听 排除干扰 不怕沉默 善意的态度 注意：持平等、真诚的态度，有耐心并及时反馈，专注认真的听,观察/收集证据 通过会见人员,检查文件/记录，及观察有关活动来收集符合要求的证据 留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索 验证通过感官观察或测量记录 而获得的资料,检查方法,检查是以随机抽样形式形进行，而非100%全检 决定抽样的数量时应考虑 - 被审查部门/项目的文件，工作，人员和记录的数量 - 过去的表现 抽查的方向不一定需要从头到尾，可从任何一点展开 抽查的文件/人员/记录间应有连贯关系,人员花名册 人事档案 劳动合同 培训记录 记录人名 现场抽问,评审观察点 n 记录下所有的观察点 n 评审观察点以确定不符合事项 n 对所有不符合事项须有证据作为依据 准备不符合事项报告 n 分析观察所得的不符合事项，以准备不符合事项报告 - 不符合事项的类别 - 不符合事项的模式,六、不符合项分类及编制,可分为严重不合格、轻微不合格、建议项三级： （1）严重不合格项 严重不合格项是指失效或缺陷。主要判断标准有： a) 违反守则除11条一般环境健康安全以外的条款 d) 违反法律、法规的不合格项。 C) 抽问员工答案与实际运作不相符,（2）轻微不合格项 轻微不合格项判断标准： a) 偶然的，不符合文件要求的不合格项。 b) 违反第11条一般环境健康安全部分不产生重大影响条款。 c) 造成失效的孤立的不合项。,（3）观察项 对不合格项进行分级，在有些情况下会成为一件困难的事情，因为其界线很难准确划定。这种区分往往取决于审核组长和审核员的经验和技巧。有时候会出现一种类似不合项的报告称为“观察项”。出现“观察项”的情况主要有： a) 证据不足，但存在问题，需提醒的事项； b) 已发现问题，但尚不能构成不合格，如发展下去就有可能构成为不合格的事项； c) 其他需要提醒注意的事项。 观察项报告不属于不合格报告，也不列入最后的审核报告中去。“观察项”的设置无疑为审核方和受审核方各准备了一个台阶。,不符合事项报告 不符合事项的说明 n 发现的问题 (观察所得的事实) n 客观证据 n 结论 ( 违反标准或文件的章节 ) n 类型 ( 严重，轻微 ) 案例 1 ： 在检查2004年度的监测记录时，审核员发现员工饮用水监测只监测一个点，生活区饮用水未进行监测。,报告方法 ： 方法 1 - 分点式 问题 ： 生活区饮用水未监测。 证据： 2004年度监测记录 结论： 违反监视测量程序的要求 。,报告方法 ： 方法 2 - 陈 述句式 在2004年度的监测记录中，对饮用水的监测只针对工厂未查到生活区饮用水的监测报告。 违反监测测量程序的要求。,七、审核报告编制 n 审核的资料 - 计划,审核组成员,接触的人员和 日期 n 所审核的文件 n 审核的结果 - 不符合事项 - 观察事项 o 审核小组对有关文件和监测标准的符合程度所作的判断,八、纠正及预防措施编制 纠正措施 n 为了防止已出现的不合格，缺陷或其他不希望情况的再次发生，消除其原因所采取的措施 - 让问题不再发生 - 预防措施 n 为了防止潜在的不合格，缺陷或其他不希望情况的发生，消除其原因所采取的措施 - 让问题不发生 -,必须针对不符合事项的起因 n 文件不当 n