勤强仓库进出保管工作规范论述

2005-11-06修订目录勤强仓库进出保管工作规范 一、入库工作1. 入库准备2. 入库手续3. 验收4. 装卸合理化5. 入库信息处理1、入库准备a) 熟悉入库货物，了解到货计划（采购订单处理），了解出货计划b) 掌握仓库占位情况，作好储位准备c) 制定仓储计划，做好货位准备d) 妥善安排货位：根据到货商品特性、体积、质量、数量、到货时间、生产日期、包装规格等，结合商品分区、分类和储位管理的要求，预计储位，确定商品的理货场所和储存位置e) 合理组织人力，制定装卸方案f) 准备仓板、作业工具检查与准备g) 验收准备，检验设施的检查与准备h) 文件单证准备2、入库手续a、保证入库商品手续齐备有效：来货首先索取四证（检疫检验合格证、车辆消毒证、防五非疫区证明、上海准入证）和对方的销售发货手续（出库单/发货单/磅码单/销售单/发票等）及随货同行的质保单、合格证、装箱单等，以便验收核对。b、保证入库验收记录真实完整：验收入库商品件数/重量都要按明细在入库记录簿加以详细记录，与商品验收有关的品质、规格、包装及相关标识情况亦要仔细记录。入库记录应有司磅员、监磅员、检验员、开单员等相关人员记录必要时记下对方送货车号、送货员姓名、来货票据类型及票号c、根据明细记录，统计实际收货情况，填写收货单相关人员及对方送货员确认签名后，再次复核相关票据反映的信息是否相符，完成收货单交接手续d、同批货物入不同仓库时，须分别打印入库单；e、大场库、三厂库的调入必须注意做帐日期，以调出库的出库日期为做帐日期，不得跨日做帐，若有当日超过19时才进库，仍调整为出库日期做帐；3、入库验收a、核对验收单证审核验收依据：入库通知单、采购订单、订货合同b、保证入库的商品符合订单要求：品种、规格、数量、质量、包装等均须符合订单约定的要求，不将不符要求的商品验收入库。有异常情况验收人员不能决定时，填写书面异常情况反馈表交分管领导，否则引起损失由验收人员全责承担c、确定验收比例根据商品价值、供应商品控能力、运输方式、储存时间确定抽检比例：红白条必须逐头检验新鲜度、含水量、修割净度、膘肥厚度等各项指标；箱装冻品逐箱检查外包装完好与整洁度、按2-5%开箱检查重点关注a、商品内外包装是否完好b、商品是否解冻c、商品表面有无干枯、变色、异味d、内外包装标识：厂名、厂址、品名、规格、净重、生产日期、保质期、检疫标签等是否齐备e、净重与抽检实重是否相符？水分超标情况等退货入库a、概念区别：退库：指领货部门（如配送部、分割间）未发完物品直接退回仓库（未开据销售送单）退货：指已开据销售送货单而发生的退货，包括当日客户不予验收直接退货及客户已收货又发生退货b、票据填写：退库，须填写商品入库单，供应商为“退回部门”，在备注栏注明退库原因销售退货，须填写商品入库单，供应商为“退货”，在备注栏由送货员注明退货原因和客户名称，并注明商品的原供应商，如认为必要需与其它收货分开，留待与供应商交涉。退货入库单必须由品控人员签字把关，否则不得入库！收货具体规范a、收货严格按计划单或采购订单进行验收，不能超收或无故拒收，短交商品应要求供应商补齐，影响我公司经营的须向采购部门汇报，并由供应商承担相应损失。b、无计划单或采购订单收货部门不得收货。计划单由采购部门转发，采购订单由送货单位复印自带。临时口头调整计划，须在收货单上注明少收或多收计划数！c、凡是供应商已交接完商品包括直接销售、直接入库、内部转驳等均必须在当日签收收货单，交由供应商到结算部门结算。d、供应商应按时交货，延迟2小时以上必须及时与采购主管联系以便尽快作出妥善安排，若因延迟到货造成公司损失应以异常情况反馈跟踪处理表形式上报分管副总。e、对异常规格者所造成的效益损失，由收货员当场与供应商协商在收货数量中扣除同等价值的份量加以补偿。对当场不能确定处理尺度，而商品已入库者，由经办人填写商品异常报告单（须包括处理建议），交到采购结算部门。在备注栏内注明建议降价幅度。f、对于品质不良、不宜销售的商品，坚决予以退货！原则上不得入库！经协调而入库代保管商品不得开据入库单或收货单，需立即由经办人填写商品异常报告单，交到采购部门及供应商，以便及时落实处理措施。g、在验收时，若发生已入库商品不符要求，需作退货处理时，须填写退货通知书，注明退货原因，并分隔地储存于仓库。由采购部通知供应厂商限期移去，逾期不移去，可通知结算部门加收保管费用。h、供应商的同一批货当日不能卸完，必须按实际发生数，分别填制入库单i、退货入库时必须由品控人员查明退货原因、处罚相应责任人并在入库单签署对退货商品处理建议后方可入库。j、以公正良好的态度发展企业同供应商的关系，树立企业的优秀形象。不得人为刁难损害供应商的利益，务必做到公平合理。4、入库装卸合理化及时组织人员卸货，不得使供应商在现场等候4小时以上，若导致相关赔偿由仓库值班负责人根据情况承担50%至全责。所有商品均需及时进到相应仓库中，不得在库外滞留过久，一旦发现无人安排及时入库，按量化考核措施处罚仓库收发员。5、入库信息处理实现实物进出与电脑信息同步，以即时反映仓库存货，维持帐、物、卡信息一致。a、登帐登帐必须以正式合法的凭证为依据：一律蓝黑墨水笔或圆珠笔，红笔冲帐，登错时不得刮挖、涂抹，应在错处画一红线表示注销，然后在其上方填写正确的数字记帐应连续、完整、依日期顺序，不能隔行、跳页，帐页应依次编号，月末依实结转开票员根据实际验收内容修改、补充电脑收货记录b、立卡入库码垛时应按入库单所列内容填写卡片，发货时应按出库凭证随发随销货卡上的数字，以防事后漏记c、建档妥善保管各类凭证：来货单、卫检证、磅码单、收货流水帐及其它相关记载处理验收中的问题a、质量（品质）不符要求不能入库b、证件不全放于待验区c、单证不符补证纠正，置于待验区、货物不得动用d、未按时到货及时向供应商查询，并向采购部报告，可能影响销售时，向销售部通报e、价格不符通知采购部，要求货主及时更改f、商品残缺外观残缺未及时发现由仓库承担责任，内部残缺应做出验收记录或拍照，留与供货方交涉g、对方错发货据实验收，并作为待处理商品，待查清后作出处理二、仓库保管工作1. 理货2. 货区划分3. 合理堆码4. 盘点储存保管目标a) 空间的最大化利用b) 劳动力及设备的有效使用c) 所有商品能随时存取d) 保持良好的保存条件e) 清楚的通道、干净的地面、明晰的标识f) 实现ABC管理1、理货a、入库商品必须存放于指定储位，并堆放整齐b、填写相应进货卡，悬挂于货堆上，并再次复核清点货物件数查验货物单重查验货物重量检验货物表面状态c、货物分拣，剔除残损：重新整理打包的商品，仓库管理员必须在外箱上标明整理人工号，否则出现责任问题由分管的仓库管理员承担相应责任d、处理现场异常情况及时制作异常报告，并查明责任人e、办理交接2、货区划分a、预备货区：分进货暂存区与发货暂存区，对货物进行标识、分类b、保管货区：c、拣配货区：拣选作业所使用的区域d、装运货区：要做到合理安排车辆顺序，优化各品种配货路线3、合理堆码i. 堆码基本要求：合理、牢固、定量、整齐、节省、方便ii. 堆码技术：纵横交错式、尽量多用五五化堆码（五五成方、五五成行、五五成堆、五五成包、五五成串iii. 货架堆码法4、盘点a、准备工作i. 确定盘点的程序和方法ii. 培训盘点人员iii. 准备好盘点用表格及库存资料iv. 盘点人员熟悉盘点表格b、确定盘点时间i. A类商品每天或每周ii. B类商品每周或每旬或半月iii. C类商品每月c、确定盘点方法i. 动态盘点法ii. 循环盘点法：部分轮流盘点iii. 期末盘点法d、盘点分类：帐面与实物盘点具体要求a) 不同厂家、不同规格要分开记帐，规格包含加工规格和包装规格。b) 盘点数据记录按“厂名-规格件数”加以记录，不要仅仅记录重量。c) 盘点数由三方加以记录：盘点人、仓管员、财务人员。d) 财务人员对盘点草表进行整理、统计，编制正式盘点表，由盘点人、仓管员、财务人员三方签名确认，此项工作望尽快完成，最迟在次日中午前结束。e) 已经确认的盘点表由采购经理及财务主管共同定价，在次日14点完成，若差价在500元/吨以上的同一品名，需另列商品代码，以书面形式通知电脑开票员。f) 对已盘点商品在仓库平面示意图上标出确切库位，此项工作由仓管员具体执行。g) 注意：盘点后发生的所有进出库业务统一列为次日发生数！望各部相互提醒。 盘点数据处理a) 盘点单录入电脑b) 统计帐实差额及帐实相符率c) 冻品盘点数与帐面数误差10KG以下、鲜品损耗率在3以下视为相符 d) 报溢报损处理e) 当出现损溢时填写损溢单，由分管副总签名后交财务、仓库、电脑数据录入员据此调整库存数据 f) 异常情况责任分析g) 出现异常损耗仓库主管必须查清责任人，并作出书面报告，否则由仓库主管承担相应责任三、出库工作1. 出库准备2. 审核出库凭证3. 备货4. 复核5. 包装、标识6. 清点交接7. 清理1、出库准备a) 人员安排b) 设备准备与查验c) 确定拣货方式d) 制定拣货清单2、审核出库凭证a) 开单员只可凭下列手续开据出库单b) 配货计划单c) 客户订单d) 销售部经理书面通知单e) 仓库主管的书面通知只可用于出样商品出库f) 无出库单仓库任何人员不得执行出库工作g) 根据出库单仓库制定拣货单，落实出货方案，装卸工根据拣货单分割出货3、出库备货a) 安排拣货路线b) 分派拣货人员进行拣货作业c) 依据配送中心的订单统计表或配货主管安排发货，保证每张出库单有经手人签名。d) 当发现库内缺货时，必须请示配送主管或销售经理是否可用其它相应产品替代e) 将出库商品集中到拣配区域，分类存放，有规则堆放，便于清点复核4、出库复核a) 仓库管理员按出库单或客户订单对备货商品进行复核b) 品名、品牌、规格c) 数量（件数、重量）d) 客户特殊要求：大小包装、条形码5、出库包装、标识a) 包装、打捆：标准化、简洁化、大型化，以提高搬运效率b) 加贴标签：注明商品信息及到货信息c)6、出库发货清点交接a) 出库商品经复核及相应归类整理后与接货人员当面逐一清点核对，并对特殊情况加以说明b) 根据实际出库情况填写出库内容：实出品名、实出件数、实出重量c) 在出库单上分别记载送货车、提货人到达时间、装货完备时间d) 在出库单由出库人、复核人、出库装卸人员签名；或在装卸人员口头授权前提下代其签名7、出库清理a) 出库完备后须对剩余商品进行整理、归拢，或移位以便先进先出的有效实施b) 进一步核对剩余商品与货卡相符情况装卸搬运合理化a) 减少装卸搬运次数b) 采用托盘化、集成化等成组作业c) 省力化作业d) 使装卸搬运作业衔接流畅e) 提高货物的灵活性指数0：零散放在地面上1：放入箱内2：码放到托盘、拖车上3：装卸到台车上4：码放到传送带上处理出库凭证问题a) 出库凭证的假冒、复制、涂改及时与保卫部及领导联系b) 出库凭证上规格开错或印鉴不符保管员不得调换规格发货，必须通过开票员开票方可重新发货c) 出库凭证超过提货期限必须先办理手续，缴足逾期仓储费d) 商品进库时未验收或货物已在现场但未进库暂缓发货，待补验后发货e) 出库凭证遗失及时挂失，将原凭证作废，缓期发货处理商品出库中的问题a) 提货数与实际数不符：无论何种情况均需仓库主管部门与货主单位取得联系后再处理b) 属入库时记错帐，采用“报出报入”进行调整c) 属仓库串发、错发由仓库负责解决库存数与提单间的差数d) 属于货主漏记帐而多开出库数，由货主单位出据新的提货单e) 属仓储损耗：合理部分与货主协商解决，超出部分由仓库负责赔偿f) 串发货或错发货g) 发现后及时纠正，重新组织发货，如已成后果应根据实际库存会同货主协商解决，无直接经济损失时可制冲单解决，如形成损失应赔偿冲单后的损失h) 退货处理i) 用户填写“退货清单”j) 及时验收，当与退货清单不符时，以书面形式提出k) 根据退货原因分别存放l) 登记入帐，并按时向相关部门报送有关材料四、特殊进出库业务类型a) 直接转发商品：必须同时办理入库手续与出库手续：供应商的货物未入库直接发出，谁经手发货，谁负责同步作入库与出库处理，或交待其它库作进出处理，并对此笔业务负责到底；b) 直接转运销售：未见实物直接由其它部门同步进货-销售，需开入库单时，凭进销部门的客户收货回单开据进库、出库手续，并注明原始凭据号码；六和代配送供应商选为“六和直送”，出库单、销售单备注栏中注明直接转运c) 直接销售的商品须先填制销货单经财务收款签字后再开据出库单办理出库手续，如冻品批发等d) 分割间直接调入：仓库管理员必须亲自验收后，补开供应商为调出部门的入库单与收货部门为分割间的出库单五、值班与交接班a) 仓库每天19:00点为当日截止时间, 19:00点后发生的业务为次日业务, 19:00点当班交接人员必须完成当日所有相关工作b) 仓库实行错位交接班工作、两人不可同时换班,保持24小时有人值班、根据情况中饭、晚餐时间可以各安排1小时就餐。c) 设立交接班工作簿，说明工作交接情况，冷库只留一把钥匙、随交接簿一并移交。其余钥匙交办公室保管备用。d) 交接内容:i. 前班未完成的工作及注意事项；ii. 现场是否达到“整理、整顿、清洁”要求；iii. 工器具是否齐备？状况是否良好？ 六、帐务处理a) 财务库存帐：含成本结转b) 仓库电脑库存帐：c) 仓库手工汇总帐：收发工作总体要求a) 保证进出库手续齐全。b) 保证录入电脑的每一笔数据都有相应的原始凭证。c) 实现实物进出与电脑信息同步，以即时反映仓库存货。d) 加强对经营部门的服务意识，保障销售业务顺利开展。 e) 注意：仓库收发员填写的进出库票据，除红联交供货或提货人员外，第一联（白联）必须直接交开票员或开票员自取，不得请供货或提货人员转交！辛苦、劳累！一定要有成效！开票员的工作要点一、对数据库的了解：勤强开票打印系统是一数据库系统，其中包括基础表和数据表1. 基础表包含部门表、库位表、员工表、客户表、供应商表、品名表、车号表等公司资料由系统管理员设置添加，如特殊的要增减须经过批准。2. 数据表包含进货表、出库表、销货表、转库表、形态转换表、损溢表、员工工作表等二、开票前提条件1. 入库单：根据采购到货计划或采购订单，凭供应商的投单开票。2. 出库单：根据配送计划单、客户订单、已收款的销货单开票，出样时，可根据仓库主任或副主任书面通知开单。3. 销货单：根据客户订单开票。4. 转库单：凭主管书面通知开票5. 品名转换单：凭成本会计书面通知开单。6. 损溢单：根据分管副总签字凭证后开票调帐。三、日期切换因公司工作需要，当天下午19：00后发生的进出业务为次日进出库业务。四、操作步骤。1. 打开数据库，在操作员窗口录入本人工号2. 点击相应的单据，添加相应内容3. 录完后点击“打印预览”对打印页面进行设置4. 打印后，开单员签名票据处理技巧：1. 出库单若按订单发货可直接生成销售发货单，生成后打开销售发货单找到新生成的销售发货单，点击“生成销售明细”后“刷新”，将“客户”与“价格”进行修改。（若分东西两库同时出库，应分别点击生成后，只需在一个新生成的销售发货单点击“生成销售明细”）2. 入库单若直接发出，可直接生成出库单，生成后打开出库单找到新生成的出库单，点击“生成出库明细”后“刷新”，将“收货部门”与“价格”进行修改。五、开票后处理。1. 对收回的单据按实际发生数，回填各种票据实际发生数，品名、日期等有修改按修改后内容修改电脑数据，同时补录车号及工作员工工号，无“实际发生数”时录入“0”，不得为空！。2. 票据联次的安排和传送（祥见电脑打印票据联次安排）3. 开票员将票据回单收集按顺序号装订统一交财务存档！开票员开出的票据，回单必须全部收回或以书面交接，开票工作才算完结。六、数据后续处理：1. 不得出现负数库存：当班发现负数库存应及时处理，找出原因，处理完后再交接班。2. 领发货必须保持平衡：领货部门分为配送部和分割间：销货过程中要求达到领、销数量相等，必须在当班时查平，不平应有书面说明进行交接。随时查看“当日出库-发出误差”查询，一旦出现立即加以纠正。等式关系：出库到配送部/分割间=配送部/分割间发出-配送/分割间未发完退库3. 生成当日进销调存表：每日19点工作结束时，对平当天进出转存情况，生成当日进销调存表，打印后交东、西库主管。七、高级要求：熟悉公司运作流程，能在日常中发现库存异常情况：关注呆滞商品、滞销商品、库存量大商品、高价值商品、易出错商品，提出抽盘品项，或提示可能超储或短缺商品，更好地指导仓库进出管理。电脑打印票据联次安排仓库管理仅使用下列五种票据：一、进货单：所有入库货物都必须使用该票据l 第一联（白联）由数据管理员存档，作为财务联转交财务部建帐l 第二联（蓝联）交承运人结算运费l 第三联（红联）交供应部门l 第四联（黄联）留仓库存档二、出库单：所有出库货物都必须使用该票据l 第一联（白联）由数据管理员存档，作为财务联转交财务部建帐l 第二联（蓝联）交承运人结算运费l 第三联（红联）交收货部门l 第四联（黄联）留仓库存档三、转库单：仅用于复新内东、西两库的转库工作l 第一联（白联）由数据管理员存档，作为财务联转交财务部建帐l 第二联（蓝联）交成本会计l 第三联（红联）交收货仓库存档l 第四联（黄联）留转出仓库存档四、品名转换单：仅用于品名形态转换或同类商品串位调整l 第一联（白联）由数据管理员存档，作为财务联转交财务部建帐l 第二联（蓝联）交成本会计l 第三联（红联）交仓库主任存档l 第四联（黄联）交转换仓库主管存档五、损溢单：仅用于商品发生损溢时报溢报损l 第一联（白联）由数据管理员存档，作为财务联转交财务部建帐l 第二联（蓝联）交成本会计l 第三联（红联）交仓库主任存档l 第四联（黄联）交报损报溢仓库主管存档上述五种单据存在下列数据关系：进货 - 出货 +/- 转换 +/- 损溢 = 库存六、销售送货单用于配送部的销售发货，与仓库库存无关l 第一联（白联）由数据管理员存档，作为财务联转交财务部建帐l 第二联（蓝联）交承运人结算运费l 第三联（红联）客户签收回单，与客户收货单一同交票据管理员整理归档后交财务部l 第四联（黄联）交客户收货销售送货单与领货部门出库单、领货部门退回入库单存在下列等式关系：领货部门出库单-领货部门回入库单=销售发货单仓库进出库单据类型进库类型：1. 采购入库供应商直接供货，未完成货款结算工作2. 采购入库零售采购，采购人员供货，货款已结算或已与供应商完成货物交接工作，须录入“采购价格”3. 销售退货货未送出，当天直接退货4. 销售退货货已送出，隔日退货5. 调拨入库从其它部门调进货物6. 领货部门未完全配出退回仓库：领货部门未发出的货物要清点后退回仓库，并获取退货入库单出库类型：1. 出库销售收货部门为客户，仓库直接配货到位，按订单计划发货装车，需先打印出库单，然后按实发数生成销售发货单2. 出库配货收货部门为配送部，由配送部发货3. 出库调拨收货部门为公司内其它部门4. 采购退货收货部门为供应商综合类型：转库/损溢：1. 出库转库或转库入库收发均为本部门内仓库2. 损溢报损为负，减少存货；报溢为正，增加库存。3. 盘点单电脑开单员具体要求一、工作内容1、 完成仓库进出库票据的打印、销售送货单的打印及实收数、实出数、实销数及工作人员的补录工作，谁开单谁负责补录与核对。2、 已打印票据分门别类按顺序号进行整理存档。3、 协助仓库进出明细核对4、 领货部门提货与发出数损耗管理，并编制误差报表5、 对电脑数据进行核对、统计、分析管理并编制相关报表。6、 数据库备份二、班次安排早班：2:00-9:00 白班 8:45-19:00 晚班18:45-次日2:00三、注意事项：1. 开票员对各自开出的票据进行收集、整理，并将相应的实际发生数及员工工作情况补录入电脑，并加以核对；2. 仓库以每天19：00作为隔日交接，19：00开出的出库单，