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财务档案管理中信息失真预防及控制措施 摘要：会计信息失真范围之广、程度之深、危害之大令人担忧，如何治理会计信息失真、提高会计信息质量是企业及社会各界普遍关心的问题。在财务档案管理的过程中，其信息失真所带来的经济后果是十分严重的，它将引起投资决策失误和社会经济资源的无效配置。文中对信息失真提出了相应的预防和控制措施。 关键词档案管理；信息失真：电算化 一造成信息失真的原因 (一)对自己所从事的工作缺乏足够的认识 财会基础工作对经营管理工作的影响往往是间接的，因此，有的单位负责人根本不重视会计基础工作，认为会计基础工作抓不抓无所谓，会计工作就是收收支支，一切都是自己说了算。不重视会计人员的业务学习和会计知识的更新换代，导致单位会计人员对会计基础知识和会计基础工作缺乏了解，使会计核算工作的各个环节与会计制度要求不符，影响了会计工作水平和经营管理水平的提高。 (二)会计人员的素质普遍较低，缺乏自觉学习精神 会计人员的素质包括政治素质和业务素质两方面，由于会计人员的学历层次普遍较低，没有受过系统的会计理论知识的正规训练，不少是“半路出家”，搞不清科目、账簿和会计报表之间的对应关系；也有的会计人员虽然有一定的业务水平，但长期忽视学习新的业务知识和会计法规，缺乏学习的自觉性，使其业务素质停滞不前甚至更差。此外，还有的会计人员尽管掌握一些会计核算的基本知识，但因缺乏应有的职业道德，不认真执行制度，不按规定去做，降低工作标准，造成会计核算工作的不规范。 (三)蓄意造假造成会计基础工作的混乱 一些单位为了小团体利益，往会计数据上做文章假账真算，真帐假算，造成账实不符，虚盈实亏或虚亏实盈，以达到转移国家资产、偷逃税收、粉饰业绩等非法目的。一些应当建账的单位不建账或账目混乱，不按制度规定设置会计科目，使用凭证和账簿，编制会计报表等，还有些单位内部管理混乱，财务收支失控，私设“小金库”，账外设账，单位负责人滥用职权、以权谋私，等等。 (四)主管部门监督、检查力度不够 有些基层单位的上级主管部门没有负起监督、检查的责任。因此，这些单位的会计工作实际上处于无人监管的境地。会计基础工作是否规范、会计核算工作程序是否符合要求，财务会计制度是否健全，无入问津。虽然有一些检查，但有的是专项检查，有的是走过场，应付了事，缺乏对基层单位会计基础工作的全面检查、监督和指导。因此，这些单位会计基础工作的好与坏，完全取决于会计人员的职业道德素质和业务水平。 二、控制信息失真的方法措施 (一)加大职业道德建设力度，营造良好的社会环境。首先，要对从业人员进行有效的职业道德教育，采用职业道德教育与典型案例分析相结合的方式，寓枯燥抽象的说教于生动具体的案例剖析中，这样可以增加从业人员对职业道德规范的感性认识，增强教育的效果，其次，要加快建立企业、单位、中介机构和会计从业人员的信用档案，鼓励守信守法者，惩罚失信违法者，促进会计职业道德的遵守；最后，要发挥社会舆论的监督教育作用，加强媒体宣传教育力度，广泛宣传诚信思想，披露失信违法典型，使垒社会认识到诚信的重要性，树立“诚信光荣、失信可耻”的观念，营造尊崇诚信的良好社会环境。 (二)建立现代财力管理制度和与之相适应的内部控制制度。一是切实完善法人治理结构，建立科学的管理模式，杜绝决策中出现的“一人堂”现象，减少会计因领导操纵而造假的可能性，优化会计环境。二是建立与现代管理制度相适应的内部控制制度。内部控制制度是现代单位管理的一项重要制度，也是单位内部财务管理和会计核算的基本规范，一套完善规范的内控体系，能有效起到保护单位资产的安全完整，保证会计资料的真实、合法。因此，治理会计失信的一个重要途径就是耍建立科学合理高效的内部控制制度，在组织机构和人员设置上严格贯彻执行会计基础工作规范，使日常会计业务处理及会计档案管理每一环节的人员之间分工科学，职责明确，形成既能相互协作又能相互监督、相互制约的机制，减少作弊的可能。 (三)继续推行和完善会计委派制度。由于会计委派制度下会计人员在委派单位具有独立性，所以能够在一定程度上摆脱委派单位的影响，从而较好地解决会计信，良失真问题，因此应继续推行会计委派制度。但是剖析对现阶段会计委派制度的弊端，笔者认为应当采取适当措施进行完善。如果有条件，可以将一部分会计人员从企事业中分离出来，进入会计行业统一管理的自负盈亏的“会计公司”，由国家制定相关法律法规对其运作和业务操作进行规范，并委托其定期对企业进行审计。企业可以自己进行会计处理，也可委托会计公司进行处理。但不管怎样，都要无条件接受并配合国家委托会计公司进行的定期审计工作。会计公司要对其提供的会计信息以及审计结果的真实性，合法性负全责。这样就可以较大幅度地减少外部环境对会计职业道德的影响，有利于形成良好的行业自律。 (四)健全相关法律法规，强化法制监管。要结合我国实际情况，修改、完善相关法律和规章，对现有法律法规中一些责任和处罚不明确的条款加以修改，并增加对那些在现实中出现而法律法规中没有涉及的情况的规定。我们还可以借鉴发达国家的经验，在相关法律法规里面增加民事赔偿制度的规定，对因有关人员造假而产生的损失，由其按照责任大小进行承担，尤其是要明确和加大单位负责人的赔偿比例，这样会计信息使用者一旦受到虚假信息损害就会依照有关条款向司法机关提起诉讼，获取赔偿。民事赔偿责任并不排除刑事责任等当事人应当承担的其他责任，以此达到保护会计信息使用者利益和惩罚违法违规者的目的，遏制失信行为。 (五)加大惩处力度，严格财经纪律。一是从法律规范上加大对造假失信者的处罚力度，使其造假的预期成本大于其造假的收益；二是管理部门以及执法部门要做到“执法必严，违法必究”，对发现的违法违规行为坚决按照有关规定进行严肃查处，杜绝讲人情和执法、司法腐败现象。在对相关会计人员、有关领导及会计主体进行惩处的同时，应进一步加大社会中介机构的整治和规范，强化行业自律性监督体系，加强执业质量的监督检查，对其出具不真实、违背审计准则的审计报告，要受到严厉的惩罚并对会计信息使用者遭受的损失进行赔偿。 三新技术条件下新的防范策略 随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术在会计领域得到了广泛的应用，会计已经从原有的记账、报账向着经营管理领域的深度和广度发展，对单位的内部控制产生了深远的影响，提高了企业的运营管理效率。这同时也对信息失真的防范提出了新的挑战。 (一)加强会计电算化系统执行主体的控制 会计电算化系统的执行主体是计算机系统，计算机系统由硬件和软件构成。随着科技的发展，互连网技术广泛应用干会计电算化系统。因此，加强对计算机硬件、软件的管理，保障会计电算化系统在互连网上的安全将成为企业会计信息系统内部控制的一项重要内容。 (1)加鲶计财务软件的研发和维护，(2)财务办公地点引入机房管理制度，加强会计电算化系统计算机硬件、软件的管理与维护，(3)加强会计电算化系统网络环境的管理与维护。 (二)加强会计电算化系统业务操作的控制 会计电算化系统业务操作主要包括数据的输入、数据的处理和数据的输出。对数据的输入、处理、输出过程的控制是保证会计核算系统有效的关键。只有经过核准的会计业务经过正确的输入，进行恰当的处理和运行，并及时的输出，会计核算系统才能实现自身的目标，才能确保所存档的信息真实可靠。(1)加强会计电算化系统输入控制；(2)加强会计电算化系统处理控制(3)加强会计电算化系统输出控制。此外，凭证格式标准化控制、凭证顺序号控制、凭证审核控制、重复输入控制