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案例学 Word 2003,制作资金预算表 制作统一邀请函,案例学 Word 2003,案例4：制作统一邀请函,文档的分栏操作 邮件合并的基本概念 将外部数据源合并到 Word 文档中 邮件合并文档的处理方法 制作统一的邮寄信封,案例学 Word 2003,案例4：制作统一邀请函,在企业的数据库中会保存着大量的有价值数据，这些数据经常保存在 Microsoft SQL Server、Microsoft Access、甚至 Microsoft Excel 中，而同时又需要根据这些数据信息制作出大量文档，如邀请函、信封或者是工资条等。 面对如此繁杂的数据，借助 Word 2003 中提供的一项功能强大的数据管理功能“邮件合并”，完全可以轻松、准确、快速地完成数据整合应用的任务。,案例学 Word 2003,案例说明：制作统一邀请函,在日常工作中，经常要发送一些信函或邀请函之类的邮件给客户或合作伙伴，这类邮件的内容通常分为固定不变的内容和变化的内容。 例如：信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址、邮编等就属于变化的内容。 其中变化的部分的数据往往存储在企业的数据库系统中。,案例学 Word 2003,案例说明：制作统一邀请函,如果需要制作一个邀请函，若要一封一封地将邀请函邮寄给不同客户，比较费时费力；若在电子邮件的“收件人”文本框中输入所有收件人的邮件地址，又会给收件人或者邀请人一种不被重视的感觉。 解决办法？ 使用 Word 2003 提供的“邮件合并”功能。它可以将一份制作好的邀请函与已经在数据库中保存的包含有客户信息的数据源结合起来。这样既可以一次性发送给所有的客户，又可以让客户在邀请函上只看到自己的姓名，使其感到您对客户的重视。,案例学 Word 2003,案例说明：制作统一邀请函,本案例就是一个在利用 Word 制作的邀请函文档中合并了 Excel 数据源后的例子，其中 Word 文档中的被邀请者姓名等信息都是从已经存在的 Excel 工作表中自动读取过来的。 利用这样的一个邀请函文档，用户只需要专注于 Word 文档的制作，不必因为邀请名单的改变而对文档作丝毫的改动。,案例学 Word 2003,案例说明：制作统一邀请函,案例学 Word 2003,案例知识点：制作统一邀请函,首先要明确“邮件合并”的概念。Word 的邮件合并特性可将一个主文档同一个收件人列表合并起来，最终生成一系列输出文档。 基本概念 1主文档 是一个经过特殊标记的 Word 文档，它是用于创建输出文档的蓝图。其中包含了基本的文本，这些文本在所有输出文档中都是相同的，比如信头、主体以及落款等等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。,案例学 Word 2003,案例知识点：制作统一邀请函,2收件人列表 它是一个数据源文件，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它是保存了姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等的列表。 Word 2003中支持邮件合并的数据源： Word 表格：就是在 Word 2003 中直接创建的表格，它可以在邮件合并过程中进行创建。 Excel 工作表 Outlook 联系人列表 Access 数据库,案例学 Word 2003,案例知识点：制作统一邀请函,3邮件合并的最终产品是一系列输出文档，有些文本在所有输出文档中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。 利用“邮件合并”功能可以创建如信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个 Word 文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档。,案例学 Word 2003,制作步骤：统一邀请函,使用邮件合并功能之前需要先建立主文档，为数据源的建立或选择提供标准和思路。 本例中的主文档是利用 Word 制作的邀请函文档，那么我们就先来制作这个会议邀请函。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,会议邀请函不同于其他活动的邀请函，它往往代表企业的一个形象。因此，会议邀请函的制作不仅要美观大方，而且要大气、正规。 （1）首先要先确定邀请函的尺寸。 执行【文件】|【页面设置】命令： 打开“纸张”选项卡，在“纸张大小”中，“宽度”为“21 厘米”，“高度”为“14.5 厘米”； 打开“页边距”选项卡，将“上”、“下”页边距设置为“2 厘米”，“左”、“右”页边距设置为“2.2 厘米”。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,（2）设置邀请函的结构。本例设计的邀请函是一个对折的形状，那么就要将页面分成两栏。 执行【格式】|【分栏】命令，打开“分栏”对话框： “预设”选项，选中“两栏”； “宽度和间距”选项，“宽度”设置为“21.4 字符”，“间距”设置为“2.02 字符”； 选中“分隔线”复选框。 在“预览”区查看分栏后的页面效果。 设置完成后单击【确定】按钮即可。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,（3）【视图】|【工具栏】|【表格和边框】命令，打开“表格和边框”工具栏。“线型”选“虚线”，“粗细”为“1/2 磅”，然后单击【绘制表格】按钮，在页面中绘制如图所示的两个表格。当用鼠标绘制表格时，页面会自动出现设置的“分割线”。 （4）为邀请函添加一个艺术边框（页面边框），执行【格式】|【边框和底纹】命令，打开“页面边框”选项卡。在“设置”选项中选择“方框”；在“艺术型”下拉列表框中选择一种图案，然后在“宽度”文本框中设置适当的宽度。单击【确定】完成设置按钮。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,（5）制作邀请函的标题。 单击“绘图”工具栏上的【椭圆】按钮，拖动鼠标在页面上画出一个椭圆。并将其线条颜色设置为“深黄色”，“虚实”设置为“实线”，“粗细”设置为“0.75 磅”。 单击“绘图”工具栏上的【矩形】按钮，在椭圆上画一个矩形，并拖动矩形控制点使其长度充满两个表格。 选中该矩形-右击-【设置自选图形格式】：“线条”设置为“无线条颜色”；“填充”-“颜色”-【填充效果】- “渐变”选项卡-“双色”（白色和深黄色）；“底纹样式”选中“垂直”；“变形”区域中选第 1 行的第 2 种变形效果。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,（5）制作邀请函的标题。 在矩形自选图形上输入邀请函的标题“无限科技 2004 年产品展示年会邀请函”。 【插入】|【图片】|【艺术字】，在“艺术字库”中选择艺术字样式，【确定】，“编辑艺术字文字”，设置“20”字号并【加粗】。设置完毕后单击【确定】。 （6）输入邀请函的内容。在本例中邀请函的内容分为两部分，即邀请函的正文部分和邀请函的时间安排部分。这两部分的内容将以文本框的形式显示 。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,文本框的绘制： 单击“绘图”工具栏上的【文本框】按钮，拖动鼠标在页面上绘制出一个文本框，将该文本框的填充颜色设置为“白色”和“深黄色”；深黄色的“透明度”设置为“60%”；“底纹样式”设置为“水平”；“变形”效果选择白色在上，深黄色在下的样式；线条颜色设置为“灰色 25%”、“圆点”、“1 磅” 将邀请函中的内容添加到该文本框中，并将文字设为“宋体”、“五号”、“黑色”、“加粗”显示。 同样再制作一个关于产品展示会时间的文本框。将文字设为“小五”号字；“行距”为“固定值”、“10 磅”。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,（7）下面来为邀请函插入公司的业务标志行。单击【文本框】按钮，绘制出一个文本框，并将其填充颜色设置为系统预设的颜色“羊皮纸”，“底纹样式”设置为“斜上”，“变形”设置为第 2 行的第 2 个变形效果，在该文本框中输入企业标志行文字。 （8）单击“绘图”工具栏上的【直线】按钮，在页面上画出两条装饰线，并将这两条直线设置为“深黄色”、“实线”、“0.75 磅”。在绘制穿越标题行的竖线时，为了使其与矩形自选图形的颜色区分开，需要在添加一条“白色”的直线。最后将这些直线进行“组合”。,案例学 Word 2003,制作步骤：4.1制作会议邀请函,（9）为整个邀请函添加一个符合情景的图片，使邀请函起来更加漂亮。 执行【插入】|【图片】|【来自文件】命令，在打开的“插入图片”对话框中选择已经准备好的图片，将其插入到邀请函中，并适当调整其大小和位置。最后完成的整个邀请函如图所示。 注意：此时制作完成的这个邀请函没有合并数据，即没有将被邀请者的名单整合到邀请函文档中。,案例学 Word 2003,4.2 将客户资料整合到邀请函中,在本例中，公司的客户名单全部保存在 Excel 工作表中，我们要将 Excel 工作表中的相应数据读取出来，并自动添加到邀请函文档中： （1）在 Word 中执行【工具】|【信函与邮件】|【显示邮件合并工具栏】命令，打开“邮件合并”工具栏。 （2）此时“邮件合并”工具栏中的大部分按钮都是灰色的，即不可选，这是因为还没有合并数据源的缘故。单击【设置文档类型】按钮，打开“主文档类型”对话框。 （3）在“文档类型”中选择“信函”单选按钮，单击【确定】使设置生效，同时关闭该对话框。,案例学 Word 2003,4.2 将客户资料整合到邀请函中,（4）再单击“邮件合并”工具栏上的【打开数据源】按钮，打开 “选取数据源”对话框，从中选取需要的数据源。 （5）单击【打开】按钮，打开 “选择表格”对话框，从中选择所需的工作表。客户名单工作表中包含了列标题字段，所以在该对话框中选中“数据首行包含列标题”复选框。选择完毕后单击【确定】按钮。此时，“邮件合并”工具栏上的大部分按钮都被激活了。 （6）单击【收件人】按钮，打开“邮件合并收件人”对话框。在此列出了邮件合并的数据源中的所有数据，可以通过该对话框对数据进行修改、排序、选择和删除等操作。,案例学 Word 2003,4.2 将客户资料整合到邀请函中,（7）单击【确定】按钮即可将所选的数据源与邀请函建立连接。 （8）下面为邀请函插入所需要的域，而这些域就取自于刚刚连接的数据源。单击“邮件合并” 的【插入域】按钮，打开“插入合并域”对话框。 （9）在“插入”选项中，选中“数据库域” ，并从“域”列表框中选择所需的域进行插入。这里选择“客户姓名”域作为邀请函中所称呼的名称，然后单击【插入】按钮，即可在邀请函正文文本框的“尊敬的：”后面出现“客户姓名”字样。,案例学 Word 2003,4.2 将客户资料整合到邀请函中,邀请函中需要插入被邀请人的称谓（先生或女士），是通过性别体现的，需要特别设置。 （10）在“邮件合并”工具栏上执行【插入 Word 域】|【IfThenElse】命令，打开“插入 Word 域：IF”对话框。在“如果”选项区域的“域名”下拉列表中选择“称谓”；在“比较条件”下拉列表中选择“等于”；在“比较对象”文本框中输入“男”；在“则插入此文字”输入框中输入“（先生）”；在“否则插入此文字” 输入框中输入“（女士）” 。 （11）单击【确定】按钮完成设置。,案例学 Word 2003,4.2 将客户资料整合到邀请函中,（12）至此数据源与邀请函的域链接就基本完成了。单击“邮件合并”工具栏上的【查看合并数据】按钮，查看合并到邀请函中的数据，并且通过单击“邮件合并”工具栏上的“首记录”、“上一记录”、“下一记录”、“尾记录”按钮，可以查看每一个合并到邀请函的数据。 通过邮件合并的方法，现在已经将存储在 Excel 工作表中的数据自动链接到 Word 文档中了。特别注意的是，现在所看到的文档实际上是一个 Word 文档，但是在该文档中可以浏览所有客户的资料信息。,案例学 Word 2003,4.2 将客户资料整合到邀请函中,邀请函邮件合并后，可以通过以下 4 种方法处理邀请函文档： 合并到文档：该操作将会创建一个新的文档，该文档包含多份自动生成的邀请函，每一份邀请函对应 Excel 工作表中的一条客户记录。 合并到打印机：打印包含客户资料的邀请函，每份邀请函对应 Excel 工作表中的一条客户记录，便于邮寄给相应的客户。 合并到电子邮件：通过电子邮件将邀请函发送给每位客户，客户只会看到与自己相关的信息。 合并到传真：如果客户资料有传真号码，可直接将邀请函传真到每位客户自己的传真机上。,案例学 Word 2003,4.3 打印每位客户的邀请函,如果要将邮件合并完成的邀请函合并到打印机，可以执行如下的操作步骤： （1）单击“邮件合并”工具栏上的【合并到打印机】按钮，打开“合并到打印机”对话框。 （2）在“打印记录”选项区域中可以指定打印的范围，这里采用默认选择“全部”。单击【确定】按钮，将弹出 “打印”对话框。在此设置打印机的名称，打印的份数等项目。 （3）单击【确定】按钮即可打印所有的邀请函。 在Excel 工作表中有多少条客户记录，就会通过打印机打印出多少份邀请函文档，每份邀请函文档中都会自动填写每位客户的姓名和称谓。,案例学 Word 2003,4.4 通过电子邮件发送邀请函,使用“邮件合并”工具栏快速实现合并邮件的传输，具体操作步骤如下： （1）单击“邮件合并”工具栏上的【合并到电子邮件】按钮。 （2）在“邮件选项”区域中的“收件人” 中选择“电子邮件”字段；在“主题行” 中输入电子邮件主题，如“邀请函”；在“邮件格式” 中选择“HTML”。在“发送记录” 中指定电子邮件的范围，这里选择“全部” ，单击【确定】即可向电子邮件中合并数据源，同时在页面底部信息栏中将显示合并的条目数。 提示：若此时要取消合并，只需按Esc键。,案例学 Word 2003,4.4 通过电子邮件发送邀请函,（4）当系统完成邮件合并工作后，就会弹出邮件编辑窗口。而邮件的收件人地址将自动填写为在 Excel 工作表中每位客户的电子邮件地址；邮件的主题将自动填写在合并过程中输入的“邀请函”字样；邮件的正文就是制作完成的邀请函，它以HTML 格式自动填写在邮件的正文中，并且客户的资料和称谓也是合并在其中的。单击工具栏上的【发送】按钮即可轻松实现邮件的发送。 每一位客户都会收到一封标记自己信息的电子邮件，并且除他以外的邮件信息和客户信息是看不到的。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,由于很多企业还是习惯于通过邮寄的方式将邀请函递交给客户，所以在将邀请函打印出来后，还需要批量制作信封，使每一个信封上都包含客户的地址、邮政编码、客户姓名和称谓等信息。具体操作步骤如下： （1）【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令。 （2）单击【下一步】，进入“信封制作向导”的样式对话框。 （3）在“信封样式”中选择所需要的信封样式， “普通信封 1：（165102 毫米）”。单击【下一步】，进入“信封制作向导”生成选项对话框。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,（4）如果只制作一个信封，则选中“生成单个信封” ；如果要将当前的信封作为模版，则选中“以此信封为模版，生成多个信封” ，然后在“使用预定义的地址薄”下拉列表中选择要使用的地址簿；如果需要打印邮政编码边框，则选中“打印邮政编码边框”复选框。单击【下一步】按钮，进入“信封制作向导”完成对话框。 （5）单击【完成】，系统自动生成一个信封。 （6）进一步修改信封。例如不需要有 2 个地址域，希望将“发信人地址”域、“发信人姓名”域和“发信人邮编”域放到同一行显示。那么直接在这个信封页面上删改即可。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,（7）除此之外，还可以对这些信封的字体进行修改。本例中将收信人文本框中的文字设置为“宋体”、“小三”、“加粗”显示；将发信人信息文本框中的字体设置为“宋体”、“五号”、“加粗”显示。 （8）【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】命令，打开“邮件合并”任务窗格。 （9）在“选择收件人”中，选中“使用现有列表”，此时在“使用现有列表”选项区域中，将显示当前的收件人数据库的来源。本例中要使用自己定义的客户名单数据库，因此单击【选择另外的列表】链接，打开“选取数据源”对话框。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,（10）在打开的“选取数据源”对话框中选择已定义好的数据库，单击【打开】按钮后，选取的数据源即可与信封建立连接。 （11）此时虽然导入了所需的数据源列表，但是这个数据源列表中的数据域并不能够满足信封的要求，也就是说，该数据源中没有发信人的有关信息。因此，需要在该数据源列表中加入这些缺少的信息。打开这个数据源的 Excel 列表，在其中添加发信人的信息。 提示：对于相同的信息，只需在第一行中输入信息，然后利用“自动填充”功能将其进行填充即可。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,（12）添加完毕后单击【保存】按钮，将所作的修改进行保存后关闭 Excel 工作表。 （13）切换到 Word 应用程序，在“邮件合并”任务窗格中再次单击【选取另外的列表】链接，打开“选取数据源”对话框，从中选择修改过的数据源，此时导入信封的数据源虽然名称于之前的没有不同，但实际上此时的数据源列表已经包含发信人的信息了。 （14）单击“使用现有列表”区域中的【编辑收件人列表】链接，打开“邮件合并收件人”对话框，在“收件人列表”中已经包含了添加的发信人信息。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,（15）单击“邮件合并”任务窗格上的【下一步：选取信封】链接，打开“邮件合并”选取信封任务窗格。 （16）在此可以对信封中的数据域进行设置，就像使用“邮件合并”工具栏一样。首先选中“收件人地址一”，然后单击“选取信封”选项区域中的【其他项目】链接，打开“插入合并域”对话框。 （17）在“域”列表中选择“地址”，然后单击【插入】按钮即可将“地址”域插入到文档中。 （18）使用同样的方法，将信封上的其他信息都插入相应的数据域。,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,案例学 Word 2003,4.5 制作统一格式的信封,（19）继续单击“邮件合并”任务窗格上的【下一步：预览信封】链接,如图所示。 （20）在任务窗格中单击“收件人”左右两侧的按钮，可以切换查看不同收件人信息的信封预览效果。若要查找某个条目，可以单击【查找收件人】链接，在“查找”文本框中输入需要查找条目的名称；在“查找范围”区域中选择查找条目的范围，即可开始有关信息的查找。 （21）如果要从邀请函中删除当前收件人信息，可以在“做出更改” 中单击【排出此收件人】。 （22）全部设置完成后单击【下一步：完成合并】链接，打开“邮件合并”完成合并任务窗格。,案例