中文电子表格处理软件Excel.ppt

第4章 中文电子表格处理软件Excel XP,4.1 Excel XP概述 4.2 工作表的编辑 4.3 工作表的格式化 4.4 数据管理与分析 4.5 数据的图表化 4.6 Excel XP与Word XP综合应用 4.7 页面设置与打印,4.1 Excel XP概述,4.1.1 Excel XP简介 4.1.2 Excel的基本概念 4.1.3 创建简单的工作簿,4.1.1 Excel XP简介,Excel XP最主要的功能有： (1) 快速制作表格 (2) 强大的计算功能 (3) 数据图表 (4) 数据透视表,4.1.2 Excel 的基本概念,1. Excel XP窗口组成,2. 基本概念,(1) 单元格 (2) 单元格地址 (3) 活动单元格 (4) 工作表 由多个单元格构成的工作区域就是一张工作表。 (5) 工作簿 计算和储存数据的文件，一个工作簿就是一个Excel文件，其扩展名为.XLS。 (6) 工作表标签 初始值为Sheetl，Sheet2，Sheet3，代表工作表名称。 3. 获得帮助 与Word帮助功能的使用类似，在此不再赘述。,4.1.3 创建简单的工作簿,1. 新建工作簿 启动Excel时系统自动建立一个名为“book l”的工作簿。如果想再建立一个工作簿，可以单击“任务窗格”中的“空白工作簿”选项。 2. 打开工作簿 (1) 在“资源管理器”或“我的电脑”中双击工作簿文件图标，直接打开该文件。 (2) 启动Excel XP后执行“文件”菜单中的“打开”命令，或单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，都可以打开工作簿文件。 3. 保存工作簿 单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或执行“文件”菜单中的“保存”命令都可以保存。,4.2 工作表的编辑,4.2.1 数据输入 4.2.2 自动填充 4.2.3 公式与函数 4.2.4 编辑工作表数据,4.2.1 数据输入,1. 数据的输入 (1) 文本输入 (2) 数值输入 (3) 日期时间数据输入 2. 数据类型的设置 先选中要设置类型的单元格，执行“格式” 菜单中的 “单元格”命令，选择“数字”选项卡，即可进行类型设置。,4.2.2 自动填充,1. 自动填充相同的数据 (1) 先选定这个区域，然后在活动单元格填入数据并按Ctrl+Enter键。 (2) 先在第一个单元格中填入数据(或选定一个有数据的单元格)，将鼠标指向单元格右下角称为填充柄的小方块，按下鼠标左键拖动，可在一行或一列自动填充相同的数据。 2. 自动填充序列数据 (1) 用菜单的方法自动填充序列数据 (2) 用鼠标拖动的方法自动填充序列数据,3. 创建自定义序列数据,创建自定义填充序列数据的具体步骤为： 执行“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡。 在“自定义序列”列表框中列出了可供使用的全部“自定义序列”数据，在“输入序列”列表框中输入用户自己定义的序列数据。每输入一个序列数，可输入一个逗号或按回车键。 序列数全部输入后单击“添加”按钮，将新定义的序列数添加到“自定义序列”列表框中，以后就可以使用了。,4.2.3 公式与函数,1. 公式组成 公式的构成是以“=”开头，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。 2. 公式应用 3. 函数 执行“插入”菜单中的“函数”命令或单击常用工具栏中的“fx”按钮即“函数”项，弹出“插入函数”对话框。 (1) 数学与三角函数,3. 函数,(2) 时间和日期函数 (3) 统计函数 (4) 文本函数 (5) 财务函数 (6) 逻辑函数 (7) 数据库函数 (8) 查找与引用函数 (9) 信息函数,4. 单元格引用,(1) 相对引用 相对引用是当公式在复制时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。 (2) 绝对引用 在行号和列号前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格将不随着公式位置变化而改变。 (3) 混合引用 混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号。当公式单元格因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分仍保持不变。,4.2.4 编辑工作表数据,1. 数据修改 在编辑栏修改：先选中要修改的单元格，然后在编辑 栏中进行相应修改 直接在单元格修改：双击单元格，然后进入单元格修 改。 2. 数据删除 (1) 数据清除 选取单元格或一个区域后，执行“编辑”菜单中的“清除”命令。 (2) 数据删除 选取单元格或一个区域后，执行“编辑”菜单中的“删除”命令。,3. 数据复制和移动,(1) 数据复制、移动 Excel数据复制方法多种多样，可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作。 (2) 选择性粘贴 选择性粘贴的具体步骤为： 将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格。 执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出 “选择性粘贴”对话框。 选择相应选项后，单击“确定”按钮完成选择性粘贴。,4. 插入与修改批注,插入批注的具体步骤为： 单击需要添加批注的单元格。 执行“插入”菜单中的“批注”命令，在弹出的批注框中键入批注文本。 完成文本键入后，单击批注框外部的工作表区域。这时在单元格的右上角有三角形标志。 修改批注的具体步骤为： 单击需要修改批注的单元格。 执行“插入”菜单中的“修改批注”命令，在文本框中对批注进行修改即可。,4.3 工作表的格式化,4.3.1 管理工作表 4.3.2 单元格格式 4.3.3 调整工作表 4.3.4 自动套用格式 4.3.5 条件格式化,4.3.1 管理工作表,1. 选取工作表 2. 删除工作表 3. 插入工作表 4. 重命名工作表 5. 工作表的复制或移动 使用鼠标复制或移动工作表 使用菜单命令复制或移动工作表,4.3.2 单元格格式,1. 设置数字格式 2. 设置对齐格式 3. 设置字体 4. 设置边框线 5. 设置图案 以上设置均可以通过执行“格式”菜单中的“单元格”命令来完成。 【例4.3-1】 建立如图4.3.1所示工作表。,4.3.3 调整工作表,1. 调整行高列宽 用鼠标来完成 执行“格式”菜单中的“列”或“行”命令 2. 插入行、列或单元格 通过Excel的“插入”菜单来完成。 3. 删除行、列或单元格 执行“编辑”菜单中的“删除”命令 单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中执行“删除”命令 4. 移动行、列或单元格 选中需要移动的单元格、行或列。 将鼠标定位于所选中区域的黑色边框上，按下鼠标左键拖动至目标处。,4.3.4 自动套用格式,执行“格式”菜单中的“ 自动套用格式”命令。 【例4.3-2】 给图4.3.1中的学生基本情况表套用“彩色1”格式。,4.3.5 条件格式化,通过执行“格式”菜单中的“条件格式”命令完成。 【例4.3-3】将图4.3.7“成绩表”中各科成绩中小于75分的标以红色粗体，超过者则标以黑色粗体。,4.4 数据管理与分析,4.4.1 数据排序 4.4.2 数据筛选 4.4.3 分类汇总 4.4.4 合并计算 4.4.5 数据透视表,4.4.1 数据排序,1. 简单数据排序 执行“数据”菜单中的“排序”命令。 【例4.4-1】 在图4.4.1的成绩表中，请按“数学”成绩由低到高排序。 2. 复杂数据排序 【例4.4-2】 在图4.4.1的成绩表中，请按“系别”的不同将“数学”成绩由低到高排序。,4.4.2 数据筛选,1. 自动筛选 通过执行菜单命令“数据”“筛选”“自动筛选”来完成。 【例4.4-3】 在图4.4.1的成绩表中显示所有语文成绩在60至90之间的记录。 2. 高级筛选 通过执行菜单命令“数据”“筛选”“高级筛选” 来完成。,4.4.3 分类汇总,1. 分类汇总 【例4.4-4】 在图4.4.1的成绩表中，求各系学生各科成绩的平均分。 2. 分类汇总数据分级显示 可以通过单击分级显示区上方的“123”三个按钮进行控制：单击“1”按钮，只显示列表中的列标题和总计结果；单击“2”按钮显示列标题、各个分类汇总结果和总计结果；单击“3”按钮显示所有的详细数据。,4.4.4 合并计算,1. 通过位置合并计算数据 【例4.4-5】 将图4.4.8中所示的三个数据表合并为一个新表。 2. 通过分类来合并计算数据 【例4.4-6】 将图4.4.13所示的两个工作表通过分类合并计算的方法合并为一个工作表。,4.4.5 数据透视表,【例4.4-7】 在图4.4.1的成绩表中，统计各系男女生的人数。,4.5 数据的图表化,4.5.1 创建图表 4.5.2 图表的编辑 4.5.3 设置图表对象格式,4.5.1 创建图表,【例4.5-1】 根据图4.5.1所示的销售情况统计表，制作柱形图。,4.5.2 图表的编辑,1. 图表类型的改变 单击图表将其选中。 执行“图表”菜单中的“图表类型”命令，在其对话框中选择所需的图表类型和子类型。 也可以单击“图表”工具栏的“图表类型”按钮改变图表类型，但不能选择子类型。 2. 图表中数据的编辑 (1) 删除数据系列 (2) 向图表添加数据系列,3. 图表中文字的编辑,(1) 增加图表标题或坐标轴标题 选中要增加图表标题或坐标轴标题的图表。 执行“图表”菜单中的“图表选项”，在弹出的对话框中选择“标题”选项卡。 根据需要确定增加何种标题。 (2) 增加数据标志 选中图表后执行“图表”菜单中的“图表选项”命令，在弹出的对话框中选择“数据标志”选项卡，在其中选择所需的数据标志即可。 (3) 突出指定数据 (4) 修改和删除文字 单击要修改的文字处，可直接修改其中的内容；选择中文字后，按Del键可将文字删除。,4.5.3 设置图表对象格式,图表的格式化是指对图表的各个对象的格式设置，包括文字和数值的格式、颜色、字号、图案等。 格式设置可以有三种方法： (1) 执行“格式”菜单中的“图表格式”命令。 (2) 指向图表对象，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行该图表对象格式设置命令。 (3) 双击欲进行格式设置的图表对象。,4.6 Excel XP与Word XP综合应用,4.6.1 在Word文档中嵌入Excel工作表对象 4.6.2 在Word文档中链接插入Excel 工作表,4.6.1 在Word文档中嵌入Excel工作表对象,1. 嵌入已建好的Excel工作表或图表 (1) 普通嵌入法 同时打开Word文档和欲嵌入的Microsoft Excel工作表。 切换到Microsoft Excel，选定需嵌入的工作表区域或所需图表。 执行“编辑”菜单中的“复制”命令。 切换到Word文档，单击要插入嵌入对象的地方。 执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”，弹出“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”选项，单击“形式”框中的“Microsoft Excel工作表对象”或“Microsoft Excel图表对象”命令。如果要将嵌入的工作表或图表显示为图标，则选中“显示为图标”复选框。 单击“确定”按钮，完成嵌入Excel工作表对象。,1. 嵌入已建好的Excel工作表或图表,(2) 快速嵌入法 执行“插入”菜单中的“对象”命令，弹出“对象”对话框，单击“由文件创建”标签，显示“由文件创建”选项卡。 在“文件名”框中，键入要由其创建嵌入对象的工作表的名称，或者单击“浏览”按钮并从列表中选择文件，清除“链接到文件”复选框。 单击“确定”按钮完成设置。,2. 新建嵌入的Excel工作表或图表,(1) 在Word文档中，单击要为工作表或图表插入新嵌入对象的位置。 (2) 执行“插入”菜单中的“对象”命令，弹出“对象”对话框，单击“对象类型”框中的“Microsoft Excel工作表”或“Microsoft Excel图表”命令。如果要将嵌入工作表或图表显示为图标，则选中“显示为图标”复选框。 (3) 单击“确定”按钮，进入Excel工作表窗口。 (4) 在自动进入的Excel工作表窗口中输入工作表内容，然后退出Excel，完成插入新建Excel对象。,4.6.2 在Word文档中链接插入Excel 工作表,链接插入具体步骤如下： (1) 同时打开Word文档和要链接插入的Microsoft Excel工作表。 (2) 切换到Microsoft Excel，选定需插入的工作表区域或所需图表。 (3) 执行“编辑”菜单中的“复制”命令。 (4) 切换到Word文档，单击要插入链接对象的位置。 (5) 执行“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出 “选择性粘贴”对话框，单击“粘贴链接”选项，选择“形式”框中的所需选项。如果要将链接的工作表或图表显示为图标，则选中“显示为图标”复选框。 (6) 单击“确定”按钮完成设置。,4.7 页面设置与打印,4.7.1 页面设置 4.7.2 设置打印区域和分页 4.7.3 打印预览与打印,4.7.1 页面设置,执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，出现 “页面设置”对话框，用以设置工作表的打印方向、缩放比例、纸张大小、页边距、页眉、页脚等。 1. 页眉/页脚 单击“页面设置”对话框中的“页眉/页脚”标签，出现 “页眉/页脚”选项卡，设置页眉和页脚。 2. 工作表 单击 “工作表”标签，出现 “工作表”选项卡，可以对工作表的相关选项进行设置。,4.7.2 设置打印区域和分页,1. 设置打印区域 (1) 选择要打印的区域。 (2) 执行菜单命令“文件”“打印区域”“设置打印区域”，选定区域的边框上出现虚线，表示打印区域已设置好。 2. 人工分页 (1) 插入分页符 单击要另起一页的起始