浅谈综合档案室的设置

浅谈综合档案室的设置法律文秘101作者：第三组 指导老师：何酉宁【中文摘要】：为了迎接成都近期的档案评估工作，也为更好地做好我公司的档案管理工作，现我公司决定建立一个科学的综合档案室。由第三组专业档案管理专员带队，通过调查以及科学研究，并且严格按照综合档案室的有关设立制度，得出了此方案。该方案主要要点囊括了综合档案室的具体建设方案以及综合档案室的具体管理方案。本公司位于成都金沙区，拥有一幢办公大楼的1-8层，我们考虑各方面因素后决定将综合档案室建在本公司大楼的2楼和3楼建设，其中包括四个部分：档案室、档案阅览室、电子档案室及办公室。综合档案室的总面积达320多平方米。建设此综合档案室需要花费的物力费用，我们初步预算结果是共计人民币79830元。 【关键词】：综合档案室、建设方案、管理方案【英文摘要】：To meet the archival evaluation work, working for better file management of the company, the company decided to establish a scientific comprehensive archives. By the third group of professional archival authority through surveys and research, strictly according to the registry of the system to come up with this scenario, include programmes, Archives, archives reading room, e-archives and offices. The total area of more than 320 square meters.【关键词】：comprehensive、programmes目 录【前言】3【正文】：31综合档案室的选址31.1选址要求：31.2 实际选址41.3选址分区41.3.1立体分区41.3.2平面分区图52公司综合档案室管理制度82.1总则82.2档案管理机构的设置及基本要求92.3档案立档、分类、归档及保存期限92.4档案日常管理112.5附则132.6档案员职责133.综合档案室的布置133.1档案室133.2档案阅览室143.3电子档案室153.4办公室164档案的装具、保管材料174.1档案装具174.1.1分类174.1.2无酸纸档案盒184.1.3档案用品194.1.4电子档案装具194.2档案保管224.2.1保管制度224.2.2归档电子文件保管225.档案管理基础性文件255.1企业事业单位文件材料255.1.1档案管理期限表255.2文件材料归档305.2.1档案归档325.3档案鉴定销毁335.3.1档案鉴定销毁制度335.3.2档案销毁清册345.4档案统计355.4.1档案统计355.4.2档案统计表355.5档案全宗36【参考文献】37【前言】：为迎接档案评估工作，也为更好地做好公司的档案管理工作，我公司决定建立一个科学的综合档案室。由第三组专业档案管理专员通过调查以及科学研究，严格按照档案室有关设立制度，得出了此方案，要点囊括了综合档案室的建设方案以及综合档案室的管理方案。本公司在成都金沙拥有一幢大楼的1-8层办公大楼，计划将综合档案室选在2楼和3楼建设，包括档案室、档案阅览室、电子档案室及办公室。总面积达300多平方米。具体方案本论文将具体阐述。【正文】：1综合档案室的选址1.1选址要求： l 要远离污染源，对于冶炼厂、煤矿等重污染源，应距离5公里；对化工、橡胶、电渡等中等污染源应距离3.7公里；对食品、皮革加工厂等轻污染源应距离2公里。如果无法避开这些污染源，则馆址一定要选在污染源的常年上风向。 l 地下档案库进行空气交换的采风口一定要远离城市污水管的出气口、大型化粪池和污水处理池，并且保持采风口处于正压状态，避免腐蚀性气体进入库内，腐蚀有关重要文件。 l 档案库要避开工业锅炉和采暖锅炉。 l 档案库最好安排在二楼以上的楼层，如果无法满足，则地面高度应选比当地历史记录的最高洪水水位高600mm以上。 l 避免在距离海边或盐湖边3.7 公里之内作为建设馆址，如果无法避免，则应该建设密闭档案库，空调降温，并且不可取盐渍土壤为建筑材料。 l 馆址不宜选在尘土飞扬的路边或沙石场，如无法避免，则门窗一定要背离污染源。1.2 实际选址本公司的地址在成都金沙一幢大楼1-8层，综合档案室就设在本公司大楼的二、三楼。满足选址要求。总面积为320平方米1.3选址分区1.3.1立体分区3.电子档案阅览室3楼2楼1楼电 梯 口楼 梯 口1.档案室4.办公室2.档案阅览室楼梯60平方米20平方米200平方米40平方米 1.3.2平面分区图（1）二楼（阅览室及电子阅览室）（2）三楼（档案室及办公室）（3）说明图标说明文字说明1) 各馆室的最小面积均能容纳目前各资料存放，还考虑一定的发展空间。 2) 地板承重大于5kN/m2，采用密集架不小于12kN/m2。 3) 门高2m，宽1m，门窗加防尘橡胶条密封，窗户装双层玻璃并严格密封。 4) 墙面刷无光漆 5) 给水管、排水管、雨水管不穿越馆室，消防栓设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。 6) 空调安装位置已避免空调出风直接吹向文件资料。 7) 窗帘为双层窗帘，内层为普通窗帘布，外层为防紫外线窗帘布。8) 外墙采光窗与档案装具间的通道相对应9) 主通道净宽为3.00m，两行装具间净宽为1.00m，装具端部与墙的间隔为0.60m。10) 阅览室天然采光的窗地面积比为1:5；避免阳光直射和眩光，窗设遮阳设施；11) 阅览室每座4.0m2，单间房间面积12.0m2；12) 阅览室内设置有自动防盗监控系统13) 空调设施和电热装置单独设置配电线路，并穿金属管保护。14) 照明设计防止显示屏出现灯具影像和反射眩光，档案库和查阅15、档案等用房采用荧光灯，有过滤紫外线和安全防火措施。15) 电源开关设于库房外，并设有防止漏电的安全保护装置。16) 档案室、阅览室等房间设置有火灾自动报警设施。17) 全部采用水喷雾灭火系统或非卤代烷气体灭火系统。2公司综合档案室管理制度2.1总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。2.2档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二） 各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。2.3档案立档、分类、归档及保存期限（一）档案质量1) 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2) 档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3) 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4) 档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5) 档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1) 档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2) 跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷； 3) 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。（四）档案编号1) 档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2) 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3) 公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。（五）归档、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要者。（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。2.4档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。2.5附则（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。2.6档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管手册做好文件索引，以便查找。3.综合档案室的布置3.1档案室 档案室的布置为了有效的保护档案以及合理的摆放档案。档案室应采取有效的防护措施，应做到防水、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光防有害气体的措施保证档案的安全，每天进行检查并填写日常检查记录表。档案室应安置温湿度计，温度应控制在10-30摄氏度之间，相对湿度应控制在40-70%之间。 档案室面积约200平方米，共摆放80个密集架，分10排，每排8个以东面墙为平行线依次排放。防磁柜20个靠北面墙摆放，照片档案柜20个排放在密集架与防磁柜中间这样看上去会比较有层次感。在门进去右侧摆放一个置物架以方便来查阅档案人员放置物品。温度计与湿度计各五只分别放在四个角落以及中央。换气扇八个分别安放在东面与西面墙上。墙贴标语10张。节能灯20盏、扫帚拖帕各5把、吸尘器5个、抹布10张、鸡毛掸5个垃圾桶两只。抗霉宰虫片，自然防虫剂，外药防蛀防霉剂。安装火灾自动报警系统和灭火装置,空调设备和除湿机,还有窗户四扇，防紫外线窗帘.防盗大门。工作中需用的打孔机和切纸刀。 成本：80个密集架16000，防磁柜20个共计4000元，照片档案柜20个2000元，温度计与湿度计各五只共计50元，换气扇八个40元，墙贴标语10张，50元，节能灯20盏100元，清洁用品共计400元，安装火灾自动报警系统和灭火装置2000元，空调设备和除湿机3000元,防紫外线窗帘2000元.防盗大门2000元，建立档案室成本共计31640元。3.2档案阅览室档案阅览室利用企业公开档案，增强员工对企业的归属感、对企业计划任务的认同感，进而形成团结进取的企业精神。企业要在激烈的市场竞争中获得持续性发展，必须高度重视企业文化建设，努力完成从随意管理、制度管理到文化管理的转变和升华。企业文化是市场经济条件下的微观经营管理文化，是企业在经营中所形成的企业精神、价值观念、经营理念、文化氛围，以及广大员工认同的道德规范、行为方式的总和。加强企业文化建设，是内强素质、外树形象，提高企业整体素质，促进企业持续、健康、和谐发展的有效途径。档案作为企业的信息宝库、文化财富和载体,在企业文化建设中将发挥越来越重要的作用。而档案阅览室为干部职工提供了一个学习知识的平台，阅览室现有藏书1000余册，内容涉及中外文学、时事热点、公路交通管理等诸多领域，较好满足了单位职工多方面阅读需要，同时该站以图书阅览室为载体，充分发挥理论联系实际为目标，通过组织开展读书知识竞赛、读书心得交流、成立读书兴趣小组等方式丰富干部职工文化生活，引导干部职工树立终身学习、快乐学习的理念，有效提升了思想道德、科学文化、技术水平等素质，为企业文化建设奠定了良好的基础。档案阅览室的占地面积约40平方米，设施主要有：桌椅20套，分4排摆放每排5套，置物柜两架排放在进门右侧，节能灯6盏。中外文学、时事热点、公路交通管理等藏书1000余册，窗户两扇，普通窗帘，墙贴标语，空调一台，换气扇4个，门两扇，打印机一台，文件柜一架，档案柜一个，书柜一个，电话一部，盆景20盆每套桌子上摆放一盆可以美化环境让人身心愉悦。另外在两扇门左侧各摆放一颗大盆景。、扫帚拖帕各两把、吸尘器1个、抹布15张、鸡毛掸3个垃圾桶两只。安装火灾自动报警系统和灭火装置，驱虫剂和空气清新剂。把每天最新的消息放在显著的地方方便阅读。成本：桌椅20套每套100元共计2000元，置物柜两架共计200元，节能灯6盏共计60元，藏书1000余册共计5000元，普通窗帘共计200元，墙贴标语共计20元，空调一台共计2000元，换气扇4个共计80元，打印机一台300元，文件柜一架50元，档案柜一个100元，书柜一个50元，电话一部50元，盆景22盆200元，扫帚拖帕各两把共计20元、吸尘器1个50元、抹布15张40元、鸡毛掸3个垃圾桶两只共计20元。火灾自动报警系统和灭火装置共计2000元，驱虫剂和空气清新剂共计20元。建立档案阅览室的成本大约在12460元人民币。3.3电子档案室 目前公司的档案管理是用文本式的有纸化管理，但是在实际工作中涉及到资料查找的时候，往往需要花费许多时间去查找，不能时时事事做到现找现有，特别是查找一份“陈年”的资料。建议公司档案管理在文本式的有纸化管理基础上，同时建立一个电子档案库，这样会大大的方便档案的管理、使用。建立电子档案室有利于：资料查取的方便、快捷。电子档案室的建立，不用再一头钻到纸堆中苦苦寻找；现只用轻轻几点，就能找到想找的资料。 外来资料不容易丢失。外来资料往往在反复使用、还没有入档之前很容易丢失，目前公司也存在这一情况；但是如果实行了电子档案管理，制定公司一拿到相关的外来资料，就把它先存到电脑上的规定，那么就根本不存在外来资料丢失的情况。 资料的安全。从防盗上来考虑，它同有纸化档案管理安全性一样。如果保管电子档案的电脑不上网，那么基本不存在黑客的入侵；病毒破坏电脑可能性也极大降低。因为是电子化档案，那么就不存在纸张的缺点；我们每隔半年 / 一年进行一次资料的备份，彻底保证资料的安全不丢失。 建立电子档案室的方案 一、购买10台电脑（也可以用淘汰的旧电脑，因为档案管理对电脑配置要求不高）放置于复印机房，用数据线把它同复印机连接起来（公司复印机有打印功能），方便查找资料的打印。 二、指定专人管理。为了公司档案文件的安全、保密，规定此电脑不能同 Internet 连接；指定专人（一般为综合部档案管理者）持有此电脑的密码，由专人查取，并不定期更改电脑密码。 三、电子档案的输入、整理 目前各公司基本都用电子化办公，如该档案文件是由我公司起草，那么一定有电子版本，可直接输入；如该档案文件是外来文件，那么可通过扫描仪（公司有）把资料以图片形式扫描到电脑上去，以图片形式保管。 电子档案的整理可以参照目前有纸化档案管理来进行，一般以时间顺序和各部门、子公司为主线进行档案归类放置（ 同一文件夹下可以有许多个文件夹，便于资料的归类、查找）。可以把既属于甲，又属于乙的档案同时归类到甲、乙文件夹下面，便于资料查找、使用。 成本。建立电子档案库的成本为购买10台电脑（配置要求不高）的费用，约为 30000 元。人力成本因为是综合部人兼职，那么这笔管理费用相当于没有。 3.4办公室 办公室是领导办公的地方，其环境的好坏直接决定了领导的办公效率，所以其装饰很重要。我公司办公室占地面积约20平方米。以下是为布置办公室所提供的方案：桌椅一套，盆景两盆，鱼缸一个，空调一台，清洁用具一套，电脑一台，打印机，复印机，传真机，卷帘，保险柜，文件柜子。成本，桌椅100元，盆景80元，鱼缸200元，空调2000元，清洁用具50元，电脑2000元，打印机300元，传真机200元，卷帘200元，保险柜500元，文件柜100元。共计成本5730元4档案的装具、保管材料4.1档案装具4.1.1分类档案馆(室)存放并保护档案的装置或容器。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。各种架子也用于图书馆存放图书。无论何种装具,都必须对档案无损害作用,并且制作经济，使用便利。（一）封闭式箱柜即带盖的箱子和有门的柜子。一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。其优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；缺点是造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。这种存储档案的方法沿袭已久，在中国古代就已使用(见石室金匮)，现今中国档案部门仍广泛采用。 （二）固定架采用方形空心铁柱作主支柱，单节架仅用两根立柱，在立柱两侧冲有许多等距的插孔，根据需要的间距插入挂板，挂板上搭放搁板。单节架旁再并接立柱，即成双节架，依次并接可延长成多节架。架子四框和底座用螺栓组合。该架耗材少，结构简单适用。（三）复柱式固定架 有单面架和双面架两种。其结构、性能、规格与单柱式固定架略同，不同的是主支柱用双柱或三柱，比单柱架稳定性好，负载力强，每排架的节数可任意延长。（四）积层架俗称通天架。是密集型的固定架群，适用于特高房间和专门修建的中间不设或少设楼层的大型库房。它以单柱式固定架为基本单元，垂立于地面并叠接至楼顶，构成高大架体。在各立柱连接处的平面上，铺以钢板或混凝土板 ，作为人行道 。该架充分利用空间，容量大，负荷均匀分布于墙基和柱脚地基上，可节省库房建筑投资，但不利于防火。 （五）活动式密集架是在复柱式双面固定架的底座上安装轴轮，能沿地面铺设的小导轨直线移动的架子，可根据需要将多个架子靠拢或分开。分手动和电动两种，手动又有手摇式和手推式 ，手推式 又分轨道型和悬梁型。走动方向有横向和纵向之分。该架将固定通道变为机动通道，使库房单位面积上的档案存储量增大，但对库房地面的承载力要求也高,按中国档案馆建筑设计规范的规定，承载力为每平方米1200千克。 （6）卷皮和卷盒是档案部门专用的一种装具。用于固定档案整理成果，确立档案保管单位，并保护档案不致散失和毁损。卷皮即以相连或不相连的封面和封底将档案夹在其中，有的装订成册，有的不装订。有软质和硬质两种，软质卷皮不易站立，一般专制卷盒盛放，再存于柜架内，硬质卷皮类似卷匣，其背脊和边沿可标明案卷标题和类别、年代等，能竖立放。卷皮和卷盒一般用塑料或纸张制作，有些国家规定使用无酸纸和纸板，并不得使用浆糊。4.1.2无酸纸档案盒 无酸纸档案盒是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具！通常无酸纸裱糊制作的档案盒，由于无酸纸不含酸性另采用国际上先进的AKD中性施胶工艺.无酸腐蚀，使档案可以长期保存.不变质.不褪色.具有防虫.防霉等特点，对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀破坏，使用方便，现在全国都在逐步无酸纸档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案盒和牛皮纸档案盒，无酸纸档案盒共有几十类，分别装各种文件和资料！ 无酸纸档案盒一般尺寸为31*22cm(封面)，但是由于脊背不同档案盒一般分为31*22*26cm(特殊尺寸也可以根据客户要求定做)属于国标尺寸国标档案盒,可根据客户要求定做非标尺寸档案盒,可加LOGO单位名称等进行设计.根据档案盒的性能用途不同,我们可以按照客户的要求设计,客户满意后在进行印。4.1.3档案用品l 作用档案用品是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具。档案用品是每个企业单位.政府部门及学校乘档案的比不可少。它是为了方便用于乘档案及档案补充修改查看于一体的多功能办公用品。是各个档案部门办公人员将档案文件归档的装具。l 分类：1、 档案盒：文书档案盒，科技档案盒，人事档案盒，会计档案盒，光盘档案盒，照片档案盒等 2、 档案设备：装订机，除湿机，防磁柜，温湿度记录仪，档案柜等 3、 档案周边用品：防虫防霉剂，活性炭，卷绳，档案目录，裱糊纸，号码机等。4.1.4电子档案装具 信息的存储是各种科学技术得以存在和发展的基础。长久以来，人类在不断地探索和寻求保存信息的方法和载体。作为信息的载体，古代有甲骨、金石、竹简丝帛等，后来有了纸张、胶片和磁带。随着计算机技术的不断发展，数字化信息载体不断出现，目前主要有磁性载体、光学载体和磁光性载体。目前的数字信息存储载体及其特点： （一）磁带：在本世纪年代以前，磁带已作为录音介质出现，尽管数字记录技术发展迅速，作为存储载体的电子计算机磁带仍大量用于数字存储技术中。它有以下特点： 、存储容量大：每盘英寸标准带的存储容量为，若用记录，磁带每盘容量在以上。由于可以脱机存储，磁带的容量可以说是无限的； 、磁带的面积体积比大，占据空间小；磁带的价格低，性价比高； 、磁带作为硬磁盘的可靠又经济的大容量备份存储，可以和硬磁盘长期共存； 、磁带是最早出现的磁性存储载体，其标准化程度高。 、磁带是串行记录，存取速度慢；磁带是接触式工作，易使磁带、磁头磨损； 磁带作为存储载体宜用在：数据存储按顺序进行处理，并且在每次处理过程中几乎对文件的全部记录都要读取；数据存储量大而读取次数较少，如电子档案；适于作硬磁盘的备份载体，特别是在网络环境下，为保护数据而进行备份的载体。 （二）硬磁盘：有以下一些特点： 、存储容量大，硬磁盘的存储容量一般为几兆字节到几千兆字节，甚至可高达上万兆字节； 、随机存储方式，存取速度快，平均存取时间（毫秒）； 、数据传输率高，由于记录密度高、磁盘转速快，其数据传输率最高可达每秒兆字节； 、可靠性高。通常硬磁盘与驱动器装在一起，构成一个密闭系统，不易受周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高； 、价格较磁带、软磁盘贵； 、固定硬磁盘不能象磁带、软磁盘那样脱机存放。 所以，硬磁盘宜作为网络数据传输的在线存储载体，而不宜作为电子档案的存储载体。 （三）软磁盘，有以下特点： 、与硬磁盘相比，软磁盘驱动器结构简单，成本低，价格便宜；体积小、重量轻，便于携带； 、与磁带相比，它采用随机存取方式，数据存取速度快? 、有国际标准，所以有良好的互换性，并能脱机存储； 、与硬磁盘和磁带相比，软磁盘的存储容量较低； 、与硬磁盘相比，数据传输率低。 目前软磁盘多用在微机上，主要用于存储软件和信息。在积累过程中，可用软磁盘存储信息，但软磁盘不能作为电子档案的保存载体，因为软磁盘的存储容量低，要用若干张软磁盘去存储一盘磁带或一张光盘存放的信息，这不便于保管且易丢失；同时，软磁盘极易受环境影响而变形，容易发生存取错误，从而使数据丢失。 （四）光盘：它的存取原理是：把激光束焦成小于的微小光点，能量高度集中，使存储载体上的被照射点产生物理、化学变化，从而进行物理标记，用这种方法来进行数据记录。 、光盘有很多种类，一般有（）只读式光盘。（）一次写多次读光盘。这种光盘允许用户自行记录一次但不可消去。（）可擦写光盘。 这种光盘不仅能用激光记录信息，而且还可以擦除信息，也就是说可擦除所记录信息并能重新写入新的信息。 、光盘的特点有： （）记录密度高、存储容量大。 （）非接触式的写入和读取信息。光盘是以激光进行写入和读取信息，而不是采用硬磁盘浮动式磁头机构或软磁盘及磁带的接触式读取机构，在使用过程中不会损坏光盘，因而光盘的使用寿命较长。 （）数据传输率高。因记录密度大，就为提高数据传输率提供了条件。现在有的光盘每一道数据传输速率为以上，通过改进光学系统还可以提高数据传输率。 （）存取速度快。采用随机存取方式，存取速度快。 （）存储费用低。因存储容量大，从单位存储容量角度看，存储成本低。 （）易保存。因有保护层，所以盘片不易损坏。 （）没有完整的国际标准（盘除外）。缺少系统的国际标准，因而兼容性差。 光盘适用于存储大容量和利用率高的文件，也适合作多媒体系统的存储载体，如视盘等。因缺少系统的国际和国家标准，并且发展速度极快，暂不宜作为永久保存电子档案的载体。4.2档案保管4.2.1保管制度档 案 保 管 制 度为确保档案的完整与安全,最大限度地延长档案的寿命,更好地为各项工作服务,特制定如下制度:一、本单位形成的全部档案、资料由档案室集中统一管理,任何个人不得据为已有。二、根据完整、准确、系统、安全和有效利用的要求,做好档案的收集、整理、鉴定和统计工作。三、档案室内档案柜排列整齐,档案资料存放有序,便于查找利用。四、加强档案的库房管理和安全保密工作,做到“八防、四不”即:防火、防尘、防强光、防高温、防潮、防虫蛀、防有害气体、防盗;不丢失、不积压、不泄密、不失密。五、严格履行档案移交、接收等手续。六、认真做好鉴定工作,不得擅自销毁档案。如须销毁,须先编制销毁清册,在鉴定小组批准签字后,专人监销,方能销毁。4.2.2归档电子文件保管 、温、湿度要求：环境温度选定范围：一；相对湿度选定范围：。 （）高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内，温度每升高，其生长速度可加快倍，霉菌生长的最适温度一般为。档案害虫生长的最适温度为一。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在以上，每升高，各种化学反应会加快一倍 （）高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的一，这这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。 措施：（）密闭。密闭的重点是门窗。（）通风调节库内温湿度。（）其它措施：增温，降温，加湿，减湿（去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶，空调调节系统）等。 、防光与防空气污染和灰尘 （）防光：光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。 （）防空气污染：有害气体常见的有，二氧化硫（）、硫化氢（）、二氧化氮（）、氯气（）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子文件保存载体耐久性削弱。 （）防灰尘：灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。 措施：（）密闭。密闭的重点是门窗。（）改善档案库房建筑；设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内；改善存放电子文件保存载体的保护条件，实行避光保存；最大限度地减少利用过程中的曝光时间和曝光强度；库房尽量使用无紫外线灯光照明；（）净化空气。 、防治有害生物：危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。 措施：（）密闭。密闭的重点是门窗。（）预防：环境条件的控制（控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存）；化学预防（防霉剂的使用方法：添加剂法、浸渍法、喷雾法、涂布法、熏蒸法）；（）消毒：化学消毒（熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲酸、邻一苯酚、环氧乙烷）；物理消毒真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴一射线辐射消毒） 、避开磁场和电场。防止电磁场干扰，以免损坏电子文件保存载体上记录的信息。 措施：（）避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等；（）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。 、防机械应力，防止电子文件保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，设法保持电子文件保存载体的平直度，以保证信息再现的准确性。 措施：正确排放，应选择直立竖放，一般不要平放或堆放。 、防突发性事件。如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争等人为或自然因素的破坏。 措施：电子文件保存载体一套异地保存。5.档案管理基础性文件5.1企业事业单位文件材料企业事业三位文件材料是企业事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。5.1.1档案管理期限表企业内部资料序号名称保管年限1宣传策划类协议I30年2宣传策划类协议II30年3宣传策划类协议III30年4经销商宣传策划材料30年5经销商资料永久6总经办文件永久72011协议类资料30年8展销文件10年9行政文件永久10企业内训资料永久11其他合作类协议永久12董事长档案I永久13董事长档案II永久14认证证书和认证标志管理办法和工伤保险条例永久企业外来文件序号名称保管年限12012年文件30年22012年文件30年32012年文件30年42011年相关材料（补一）30年52011年度相关材料I30年62011年度相关材料II30年72011年度相关材料III30年82011年度相关材料IV30年92011年度相关材料V30年102012年度相关材料I30年112012年度相关材料II30年122012年度相关材料III30年132012年度相关材料V30年142012年度相关材料IV30年152012年度相关材料VI30年162012-2012年度企业内部文件永久外部会议资料序号名称保管年限1采购指南10年2五矿化工专刊10年3成都市外经贸局文件资料30年4四川省交易团第97届广交会摊位安排通知书文件30年5四川省质量技术监督局文件30年6第八届海峡两岸经贸交易会、第三届中国四川商品交易会参展指南10年7国家质量监督检验检疫总局司（局）函10年8申鹭达集团有限公司第98届广交会保证姓名优新特类展位参展申请材料10年9犀浦镇工会第三次代表大会材料袋10年10中标认证中心2010厦门年会资料10年11外贸第105届广交会 工作情况通报合同文件10年12机械装备验收项目30年13高新技术企业认定申请材料30年14成都市人民政府办公室文件30年15中华人民共和国专利法、中华人民共和国专利法实施细则永久16成都市科技工作会议材料袋30年17共青团成都市委文件30年18成都市科学技术奖励大全光荣册10年 19中共成都市犀浦镇委员会文件 成都委【2012】2号30年20关于召开全省出口品牌工作会议的通知10年21皮鞋国家标准审定材料永久22华西都市报10年23成都市企事业专利信息检索与分析应用培训班资料10年24中国鞋业第六次会员代表大会既行业职业经理人俱乐部10年第二次全体理事会会议资料10年26四川省对外贸易经济合作厅文件 30年27泰山南路特通数据研究中心决策者参考文件10年28企业改制上市与资产评估文件永久29香港融资座谈会-四川省会议资料30年30全国皮鞋制品标准化技术委员会建筑五金分技术委员会文件10年31四川省成都市足阁有限公司文件30年32专业技术职务任职资格评审表文件永久33成都市经济委员会文件30年34四川省成都市知识产权局文件30年35皮鞋安全国家标准工作会议日程文件30年36中国皮鞋进出口商会文件30年372010年1-3季度经济运行情况和企业技术中心建设情况文件30年38成都市质量技术监督协会章程文件30年39四川省皮鞋行业协会通知文件10年40成都商标文件永久412012年科技会议文件30年42中华人民共和国自动进口许可证文件永久43四川省成都市总工会文件永久44成都市第二届职工技能运动会开幕式职工技能大赛竞赛手册10年45工会资料、住房公基金条例、合同法文件永久46电力工程施工合同文件10年47四川省成都市人民政府奋战80天会议资料30年48四川大学科技成果汇编资料10年49四川省成都市邮政局文件10年50节能节水产品认证培训教材文件10年51重大危险源申报登记培训教材文件永久52成都市犀浦镇工会第四次代表大会程序表文件10年532010年-2012年5月广告宣传费支出汇总表文件10年54商标国际注册实施办法文件永久55成都市人民政府文件10年56四川省成都市总工会文件30年57生活创造杂志10年58工会信息杂志10年59科学与文化杂志10年60四川省质量协会文件30年61四川省电信有限公司成都市分公司文件30年62四川省交易团第100届广交会摊位安排通知文件10年63广交会申报文件10年64鞋业捐赠活动传播报告文件30年65四川省对外贸易经济合作厅文件 关于第99届广交会筹备工作的通知10年66第12届中国国际鞋业贸易博览会10年672010年四川品牌产品（北京）展览会组委会办公室文件10年68广交会104届10年69发展党员工作文件选编文件永久702011年四川国际商务会展有限公司展览三部展览计划文件30年71四川省成都市科学技术局文件30年72中国四川商品交易会组委会文件10年73四川亚太商标专利事务所有限公司文件10年742011中国名牌文件30年75四川省成都市慈善总会文件30年76中标认证文件30年77申鹭达用房记录表、经销商会议高管亮相仪式筹备会文件10年78成都市组团参加印度展工作方案文件10年79四川省“污染减排与环境友好型社会”主题研讨活动既绿色成都2012年度论坛活动指南文件30年80知识产权质押融资与管理培训会会议资料文件30年81光荣榜文件永久82四川省福茂对外经济服务贸易有限公司文件30年83鞋业协会年会资料2012年度文件30年842012年CQC节水展文件30年85成都市第二届皮鞋行业职工技能比赛产品清单文件10年86105届广交会2012年度30年87国家重点支持的高新技术领域文件永久88至理律师事务所证券法律业务文件永久89国家工商行政管理总局公告文件永久90在全市环境保护工作会议上的讲话演讲稿文件30年91中国四川商品交易会组委会文件30年5.2文件材料归档文件材料归档制度第一条 为规范文件材料归档工作，丰富、完善档案信息资源，依据有关规定，制定本制度。 第二条 本制度所称文件材料是指本单位生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。 第三条 各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制，纳入相关考核。第四条 担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。第五条 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。第六条 文件材料归档的基本要求（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；（二）归档