盘点作业的步骤与方法

四、盘点作业货品因不断的进出库，在长期的累积下库存资料容易与实数量产生不符的现象。或者有些产品因存放过久、不恰当，致使品质机能受影响，难以满足客户的求。为了有效的控制货品数量，而对各储存场所进行数量清点的作业，谓之盘点作业。盘点结果的盈亏往往差异很大，若公司未能多加注意且适时、确实施行，对公司的损益将有重大影响。1. 盘点作业的目的(1) 为了确定现存量，并修正料帐不符产生的误差。通常物料在一段时间不断接收与发放後，容易产生误差，这些误差的形成主因有：(a) 库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。(b) 库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。(c) 盘点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏盘等。这些差异必须在盘点後察觉错误的起因，并予以更正。(2) 为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又与库存量及其单成正比。因此为了能准确地计算出企业实的损益，就必针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。(3) 为了稽核货品管理的绩效，使出入库的管理方法和保管状态变得清晰。如呆、废品的处理状况，存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策。2. 盘点作业的步骤一般盘点必须依循下列步骤逐步实施，如图4-1。图4-1 盘点作业的步骤(1) 事先准备盘点作业的事先准备工作是否充份，攸关盘点作业进行的顺利程度，为了使盘点得在短促的时间内，利用有限的人力达到迅速确实的目标，事先的准备工作内容如下：(a) 明确建立盘点的程序方法(b) 配合会计决算进行盘点(c) 盘点、复盘、监盘人员必须经过训练(d) 经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单(e) 盘点用的表格必须事先印制完成(f) 库存资料必须确实结清(2) 盘点时间的决定一般性货 品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦，故也很难经常为之。事实上，导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程，可能是因出入库作业传票的输入，检查点数的错误，或是出入库搬运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之增加。所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下，我们既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍於可用资源的限制，因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在有建立商品别ABC管理的公司，我们建议：A类主要货品：每天或每周盘点一次B类货品：每二、三周盘点一次C类较不重要货品：每月盘点一次即可而未实施商品别ABC管理的业者，至少也应对较容易损耗毁坏及高单之货品增加其盘点次数。另外注意的，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短，以23日内完成较佳。至於选择的日期一般会选择在：(a) 财务决算前夕因便利决算损益以及表达财务状况。(b) 淡季进行因淡季储货量少盘点容易，人力的损失相对降低，且调动人力较为便利。(3) 决定盘点方法因盘点场合、求的不同，盘点的方法亦有差异，为符合不同状况的产生，盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至於其细节於下节中加以叙述。(4) 盘点人员之组训为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至於由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练，使每位参与盘点的人员能适切发挥其功能。而人员的组训必须分为两部份：(a) 针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程序、表格的填写必须充份解，工作才能得心应手。(b) 针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，以利盘点工作之进行。(5) 储存场所之清理(a) 在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有数，如已验收完成属本中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序属厂商，应划分清楚避免混淆。(b) 储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。(c) 储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。(d) 预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。(e) 帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。(f) 储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并加以预防。(6) 盘点工作盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正确性，除人员组训时加强宣导外，工作进行期间应加强导与监督。(7) 差异因素追查当盘点结束後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应追查差异的主因。其著手的方向有：(a) 是否因记帐员素质不足，致使货品数目无法表达。(b) 是否因料帐处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。(c) 是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。(d) 盘点所得的数据与帐簿的资料，差异是否在容许误差内。(e) 盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责，(f) 是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。(g) 盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低料帐差异的程度。(8) 盘盈、盘亏之处理差异原因追查後，应针对主因适切的调整与处理，至於呆废品、不良品减的部份与盘亏一并处理。物品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些货品在格上会产生增减，这些变迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及目增减更正表(表4-1)修改。表4-1 货品盘点数量盈亏目增减更正表年月日货品编号货品名称单位帐面资料盘点实存数量盈亏目增减差异因素负责人备注数 量单金额数量单金额盘盈盘亏增减数量金额数量金额单金额单金额3. 盘点的种类与方法3.1 盘点的种类就像帐面库存与现货库存一样，盘点也分为帐面盘点及现货盘点。所谓帐面盘点又称为永续盘点，就是把每天入库及出库货品的数量及单，记录在电脑或帐簿上，而後不断地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额。而现货盘点亦称为实地盘点或实盘，也就是实去点数调查仓库内的库存数，再依货品单计算出实库存金额的方法。因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。如一旦存在差异，即是产生料帐不符的现象，究竟是帐面盘点记错或是现货盘点点错，则须再多费一层工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果及赋予责任归属。3.2 盘点的方法(1) 帐面盘点法帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐，然後将每一种货品之入库与出库情况详加记载，不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查悉货品之存量，帐面盘点法的记载型式如表4-2。通常量少而单高的货品较适合采用此方法。表4-2 货品总帐品 名 编号：请购点： 经济订购量：日期订 购入 库出 库现 存附 注月日数量请购单数量单值数量货单数量总(2) 现货盘点(实地盘点)法现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为期末盘点及循环盘点。期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法，而循环盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。(a)期末盘点法由於期末盘点是将所有品项货品一次盘完，因而必要全体员工一出动,采取分组的方式进行盘点.一般来说，每组盘点人员至少要三人，以便能互相核对减少错误，同时也能彼此牵制避免流弊。其盘点方法程序如下：步骤1：将全公司员工作分组。步骤2：由一人先清点所负责区域的货品，将清点结果填入各货品之盘存单之上半部(盘存单如表4-3)。步骤3：由第二人复点，填入盘存单的下半部。步骤4：由第三人核对，检查前二人之记录是否相同且正确。步骤5：将盘存单缴交给会计部门，合计货品库存总量。步骤6：等所有盘点结束後，再与电脑或帐册资料进行对照。表4-3 盘存单日期 盘存单号码品项号码存放位置数量盘点人日期 盘存单号码品项号码存放位置数量查核人(b) 循环盘点法循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点，其目的除了减少过多的损失外，对於不同货品施以不同管理亦是主要原因，就如同前述商品别ABC管理的作法，格愈高或愈重要的货品，盘点次数愈多，格愈低愈不重要的货品，就尽量减少盘点次数。循环盘点因一次只进行少量盘点，因而只专门人员负责即可，不动用全体人员。循环盘点法最常用的单据为现品卡，形式如表4-4，其使用方式为：每次出入库一面查看出入库传票，一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库存量登记在现品卡上，主要目的在於：1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知。2.可协调进行出入库的分配管理，并在错误发生时能立即调查。3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。表 4-4 现品卡货品编号001货品名称肥皂交 货 单 位存放位置A1包 装 单 位箱月日出入库地点传票编号入库数出库数库存数6/1转 入N1231002006/5转 出N20050150然而现品卡的必要与否见仁见智，一般若不采用现品卡，只以单纯点数核对的方式进行循环盘点，其步骤如下：步骤 1：决定当天欲盘之货品。步骤 2：由专门人员负责，利用空档至现场清点这些货品之实库存数。步骤 3：核对盘点货品之电脑库存数。步骤 4：对照的结果，如发现两库存数没有差异，则维持原状，若发现有差异，则调查原因，并马上作修正。而若使用现品卡者，其除了在每一次货品出入库都要予以记载外，对於在盘点时的点数核对工作亦较详细，虽作法上较麻烦，但对於盘点差异原因的追溯却较为快速、正确。以下为使用现品卡的循环盘点方式：15R：实库存量r：现品卡上的库存量K：上月底的电脑库存量k：上月底的现品卡库存量步骤 1：决定将要进行循环盘点的品项，并把上月底的电脑库存数K记录下来(记录於表4-5之循环盘点单)。步骤 2：前往盘点货品的位置，记录现品卡中的上月底库存数k(记录於表4-5之循环盘点单)。步骤 3：清点盘点货品，将实库存数R 以及现品卡中的库存数r记录下来。(记录於表4-5之循环盘点单)。步骤 4：进行Rr的运算。当Rr0步骤 6Rr0步骤 5步骤 5：检查现品卡的出入库及库存数的记录中是否有计算错误：()若有错误，则修改。()若无错误，再次计算实库存R。步骤 6：计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的现品卡库存数k间的差(Kk)：当Kk0步骤 8Kk0步骤 7步骤 7：调查上月底现品的出库是否转入次月，假如是，以F表示其数量。步骤 8：利用以上步骤对照下式：()(Rr)(Kk)F0盘点无误差()(Rr)(Kk)F0盘点有误差，应实施误差原因再调查步骤 9：作修正记录表4-5 循环盘点单(异常出入库单)循环盘点单No. 年 月 日 项 目记 号初 次再检查误差理由实库存数R当日库存现品卡库存数r差R-r电脑库存数K上月末库存现品卡库存数k差K-k上月未作出库指示，但在次月才出库数F对照公式(R-r)-(K-k)-F判 定0 无误差，不调查 0 有误差，调查异常出入库过 剩 数不 足 数发现部门理 由我们将采用期末盘点及循环盘点的差异整理於下表(表4-6)。公司以本身情况选择较适用的盘点方式,但大体而言，循环盘点较能针对各货品须要作适时管理，且易收盘点成效。事实上，有些公司是将两种盘点同时并用，平时针对重要货品作循环盘点，而至期末再将所有货品作一期末大盘点，如此不仅循环盘点的误差能渐渐减少，就算是期末的大盘点，其误差率也因循环盘点的配合进行而有所大幅降低，同时期末盘点的所时间也会因平时循环盘点的整理与管理改善而缩短许多。表4-6 期末盘点与循环盘点之差异比较盘点方式比较内容期末盘点循环盘点时 间期末、每年仅数次平常、每天或每周一次所时间长短所人员全体动员(或临时雇用)专门人员盘差情况多且发现得晚少且发现得早对营运的影响须停止作业数天无对品项的管理平等A类重要货品：仔细管理C类不重要货品：稍微管理盘差原因追究不易容易4. 盘点结果评估检讨进行盘点的目的主要就是希望能藉由盘点来检讨如今货品的出入库及保管状况，因而藉由盘点欲解的问题即在：在这次盘点中，实存量与帐面存量的差异是多少？这些差异是发生於那些品项？平均每一差异量对公司损益造成多大影响？每次循环盘点中，有几次确实存在误差？平均每品项货品发生误差的次数又为何？对於这些问题，我们可由以下六项指标来找到答案：当盘点数量误差率高，但盘点品项误差率低时，表示虽发生误差的货品品项减少，但每一发生误差品项之数量却有提高的趋势。此时应检讨负责此些品项的人员有无尽责？以及这些货品的置放区域是否得当？有无必要加强管理？相反的，若当盘点数量误差率低，但盘点品项误差率高时，表示虽然整个盘点误差量有下降趋势，但发生误差的货品种类却增多。误差品项太多将使後续的更新修改工作更为麻烦，且避可能影响出货速度，因此亦对此现象加强管制。(4)平均每件盘差品金额盘差误差金额 盘差误差量若一旦此指标高，表示高位产品的误差发生率较大，可能是公司未实施物品重点管理的结果，对公司营运将造成很不利影响。因此最好的改善方式是确实施行商品别ABC分类管理。(5)盘差次数比率盘点误差次数 盘点执行次数当此比率逐渐降低，表示不论是货品出入库的精确度或平时存货管理的方式都有很大的进步。(6)平均每品项盘差次数率盘差次数 盘差品项数若此比率高，表示盘点发生误差的情况大多集中在相同的品项，此时对这些品项必要提高警觉，且确实深入寻找导致原因。5. 国内厂商现况探讨(1)电脑与作业平行处理测试国内许多业者现都已利用电脑来处理帐面库存问题，然而由於有些公司作业面条件规定的繁杂，因而每当实盘点库存与电脑帐面库存差异甚大时，往往很难断定究竟是电脑原先设计与如今作业原则不符，或是人员作业疏失所造成。因而对於究竟是电脑的责任或是员工的责任，我们建议可选择一段时间采行电脑与作业平行处理测试，也就是说在每星期或每月选定几项货品进行盘点，当盘点发生差异(不论盘盈或盘亏)时即回头核对单据及电脑记录找出产生原因，若是电脑问题则请配合的电脑公司协助解决，若是人为疏忽，则要划分责任归属。(2)盘差赏罚方式建议如今国内业者对於盘差问题确实划分责任归属并施行赏罚者仍少，以至於长久来的盘差状况都不得改