时间管理的7条黄金法则.ppt

时间管理的7条黄金法则,时间管理的7条黄金法则（1）,运用您的“个人成就清单”确定目标 时间管理不仅仅是技巧的问题。要做好时间管理，不单单意味着要 添置一本记事本，列出要解决的任务，按照设定的时间完成它们。因为 如果您运气不好的话，很有可能列出错误的任务，这样您将无法离事业 的成功更近一步。 如果您要追求的个人生活的幸福，这么做同样对您毫无帮助。再怎 么完美的时间管理也只会让您越来越不满。 因此先抓住最根本的任务非常重要确定您的目标，其中既包 括职业目标也包括个人目标。您的情况如何？您是否已经有了明确的目 标？您的生活目标是什么？对您来说什么是最重要的？,时间管理的7条黄金法则（1）,生活目标的等级请按重要度排序 管理：扮演富有影响力的管理者角色，引导和培养其他人以实现目标。 专业知识：在某个领域成为权威专家，为熟练、全面地掌握专业知识长期不 懈地努力。 威望：成名，得到他人的认可、赞美或得崇高的社会地位。 服务他人：让他人满意；帮助需要帮助的人。 财富：挣大钱，获得财富。 独立：得到独立思考和行动的自由，成为自己的主人。 赢得好感：与关系密切的家人和朋友保持良好的交往，赢得他们的好感。 安全感：在职业和经济方面得到长期、稳定的保障。 自我实现：实现自我的最佳发展；充分发挥自己的创造力。 责任：为特定的价值观、理想和原则献身。 满足：享受生活，让自己感到幸福和愉悦，过上舒适的生活。 健康：晚年仍能保持健康的体魄。,时间管理的7条黄金法则（1）,成就清单 请您比较一下自己的生活目标和事业目标是否一致。您的方向正确吗？还是走入了歧途？哪些方面是您必须改变的？,时间管理的7条黄金法则（2）,专注于最重要的事 清楚自己的目标后，您就必须考虑如何实现这些目标了。您决不能 分散自己的精力。这一直是最主要的危险之一。您不可能同时实现自己 所有的想法，否则您最后将一事无成。您必须做出选择。 总是问问自己下面两个问题： 实现这个想法或完成这个任务到底值不值得？ 如果答案是肯定的：值得为它付出多少精力？值得花多少时间？ 您必须对不同的任务进行分类，区别的标准是它们的重要性，然后 按照这样的标准分配您掌握的所有时间。一定要注意不要在不重要的任 务上花费过多时间。同时，还要根据重要性确定完成任务的先后顺序， 重要级高的任务应当排在前面。,时间管理的7条黄金法则（3）,按重要性决定先后顺序 对于管理者来说，重要的不仅是正确地处理事情，更关键的是要处理正确 的事情。根据长期以来的经验，人们总是把过多的时间和经历花费在次要的事 情上。早在19世纪，意大利经济学家Vilfredo Pareto就在以他命名的“帕雷托 法则”中提出了所谓的80：20法则。根据这条法则，只用20%的时间就能取得80% 的效果，而其余80%的时间只能取得20%的效果。,20%,80%,20%,80%,时间,效率,大批管理者的成功秘诀：帕雷托法则,时间管理的7条黄金法则（3）,一旦您处理好这个关系，您不但能赢得时间，还能使工作效果得到显著提 高。这是一道很简单的算术题：您为20%效果花费的时间只能是80%效果的1/4。 也就是说您必须事半功倍，在5%的时间里取得20%的效果。这样一来您只要利用 现有时间的25%就能取得100%的效果了。用50%的时间，也就是只要投入一半时 间，您就能赢得双倍的效果。 要根据任务的重要性对它们进行排序，并据此分配工作时间，可以利用ABC 分析法。 A类任务=非常重要的任务 B类任务=重要的任务 C类任务=不那么重要的任务 A类任务是要求您全心投入的任务，您不能分配给别人的任务。您必须花费绝大部分时间解决的任务。 不能为B类任务花费太多的时间。您也可以把它分配给其他人来做。 一般来说C类任务的数量非常之大，但您不能被这一点迷惑。您绝对不能为它花费大部分时间。您必须在最短的时间内把它解决（如果真有必要解决的话）。,时间管理的7条黄金法则（3）,您必须留出每天工作时间里的65%用于完成A类任务。把20%的时间用于解决B类任务。用于解决C类任务的时间不能超过15%。,根据Seiwen的ABC分析法 遗憾的是实际情况往往与此大相径庭。许多管理者都被C类任务的 数量征服了，为它们花费了大部分的时间。这样一来他们就失去了对全 局的掌握，花在A类任务上的时间远远不够，成功也因此离他们远去。,时间管理的7条黄金法则（4）,正确地给员工分配任务 正确分配任务的主要好处在于： 您可以摆脱B类C类任务的烦扰，集中全部精力处理A类任务。 您将给员工提供证明自己和进一步提升实力的机会，这也是 激励员工最基本的前提。,您分配任务时最有可能犯的两个错误： 您没有向员工说明他们应该实现的目标和效果或者说明不够充分。 您总是不断地插手员工的工作，不给予他们自由。或者您总是在他们完成任务后动手更改一些无关紧要的细节。,时间管理的7条黄金法则（4）,成功分配任务的5个步骤 第1步.您自己首先要明确需要完成的任务 目标效果 数量、质量的要求 从属任务/中间期限 最终期限 第2步.谨慎地挑选员工 他的能力是否胜任这个任务 其他任务是否已经让他应接不暇,时间管理的7条黄金法则（4）,第3步.详细、充分地向员工说明情况 和他一起商定目标和期限 提出细致的要求 要和他一起讨论哪些方面是可以由他独立判断的，他有哪些自由 第4步.在解决任务期间进行监控 一旦发生偏差，您可以及时作出指正 判断员工是否需要帮助 第5步.在解决任务期间和完成任务后进行审核时应严格按照协议进行 只对涉及您和员工商定的目标和要求的方面进行更改 对于您许诺给员工自主权的方面，您必须允许他按照自己的方式解决任务,时间管理的7条黄金法则（5）,用计划代替杂乱无章 有效进行时间管理的一个核心是进行日程规划。如果您按照日程规划工作， 那么每个工作日结束后您都能实现一个阶段的目标。每天的成功不断积累，您 自然就能在工作中取得令人信服的成就。但如果您连每天的日程规划都无法掌 握，就更不可能完成长期的目标了。 日程规划的最高原则是：做出书面计划。书面计划的形式很重要，它使您： 能够纵观全局，并精确地考查您是否真的无所遗漏 足够认真地对待计划，并有受其约束的感觉 在工作日结束时能够检查您做完了什么，未完成什么，并把尚未完成的工作延续到第二天的计划中 经过长时间的总结经验，不断提高计划的准确性,时间管理的7条黄金法则（5）,下面向大家介绍以下Seiwert的ALPEN方法，即时间管理的 1X1法： A=写下所有任务 L=估计完成各项任务所需时间的长短 P=预留机动时间 E=决定先后顺序及如何分配任务 N=事后监督,时间管理的7条黄金法则（5）,您可以按照这个方法制定您的书面日程规划： A=写下所有任务 前一天没有完成的任务 固定的期限 您必须处理的日常事物 其他您必须或希望完成的任务 L=估计完成各项任务所需时间的长短 根据经验写下您为完成每项任务可能需要的时间，然后计算出所需时间的总数。 P=预留机动时间 机动时间是用于处理不可预见性事务的时间。每天都会发生一些预料不到的事情，有 时多些，有时少些。这些事情可能是给您造成干扰的突发事件，也可能是在实际工作环境 中产生的亟待解决的问题。您不能总把这些事放在一旁不予理会。 但另一方面，您也不能一而再再而三地打乱您的日程安排，否则您最初就不必考虑“时间 管理”这个问题了。所以您应该一开始就为这些不可预见的事务预留出异端时间也就 是机动时间。,时间管理的7条黄金法则（5）,E=决定先后顺序及如何分配任务 现在您已经完成哪些步骤了？您已经列举了需要完成的任务和活动。假设第二天的任 务需要6个小时，也就是360分钟来完成它们。首先，您打算第二天工作8个小时。也就是 说您有480分钟专门用于工作。我们先把午间休息的时间考虑在内。现在扣除40%作为机动 时间，还剩下288分钟。您最多只能留这么多时间用于解决具体的任务，因为您需要完成 的任务已经超过您掌握的时间了。您还有72分钟的工作没有解决（360减去288）。 您可以把这些任务分配给员工，或者把它安排到第二天。或者您干脆把它们从计划上 删掉，也就是您必须决定好先后顺序。 您绝对不能缩短您用于完成各项任务的时间。这么做等于您的时间规划失去了基础， 只是在自欺欺人。您只能在日程规划中留下您估计能在288分钟内，也就是不到5个小时内 解决的任务。满足这一点后，您就可以具体安排完成这些认为的时间了。先从固定的期限 开始，因为这些时间安排是您一定要遵守的。然后再具体安排A类任务。处理好A类任务后 ，您还要在日程规划中按顺序分配解决B类和C类任务的时间。 。 N=事后监督 每天的工作结束后，您都应该检查以下有没有按照计划完成所有的任务。把还没有完 成的工作纳入 第二天的日程规划。保险起见，这时您应该再检查一下这些工作是不是一定 要做的，或者是不是一定要由您来做。尤其是对那些您已经多次延迟的工作更要仔细考虑。,时间管理的7条黄金法则（6）,在完成重要任务时排除一切干扰 藏起来一段时间，把电话搁起来，让您的员工接待未经预约的 访客。 但要注意：不要过分滥用“闭关时间”。不能让您的员工要先预 约才能跟您谈话。您的主要任务是随时在员工的身边，必须让下属随时 都找得到您，因此您只能为真正重要的任务留出“闭关时间”。如果您经 常需要“闭关”，那说明您没有充分发挥分配任务的能力。 有一些管理者在需要解决重要的任务不愿被干扰或需要时间专 注思考时，就回到家里。因为他们在工作场所不可能得到所需的条件。 您可以考虑以下这个办法是否能帮助您更好地解决重要的任务。很多管