时间管理实际是对自我.ppt

时间管理实际是对自我的管理,时间管理,你最近工作忙不忙？,忙与盲 你是不是每天都很忙，但却没有显著的工作效果？ 你是不是终日繁忙，但你的主管还认为你没有尽力？ 你是不是经常将时间消耗被动做事，平均每天有多少时间可以有效支配？,时间能为我们带来?,知识及技能 效益及发展 时间可为我们积累财富 幸福和快乐 时间就是生命（TITANIC）,第一部分：,时间管理概述,时 间 管 理 概 述,时间不再生、是随时失去的公平资源 时间管理实际是对自我的管理 时间管理要立足于今天 要找出浪费的时间、从节约时间开始,时间管理（自我管理）的目的,帮助我们解决工作压力，提升工作效率和团队工作效果，改进我们的生活质量。,时间价值分析,对于每个人来讲，每天都只有24小时 每天仅有1440分钟；86400秒 有效的时间有多少？ 时间的价值计算,分析自己的时间 - Time Analysis Chart,时 间 分 配 图,假设一个人寿命为72岁,四 代 时 间 管 理 理 论,第一代时间管理 -备忘录型 第二代时间管理-事先规划安排行程 第三代时间管理-规划、定优先顺序、操 之在我 第四代时间管理-创造高品质生活,第一代时间管理,备忘录型。 顺其自然，不准确追求什么时间做什么事。 随身携带，随时检查。 未完成内容顺延。,第二代时间管理,规划与准备。 规定什么时间做什么事。 讲究效率，责任。,第三代时间管理,以效率为中心。 制定短，中，长期目标。确立价值观。 编制优先顺序。 利用计划，组织在最短的时间里做最多的事。,第四代时间管理,最重要的事先做。 多方面平衡。 改变思想而非行为。 群策群力，平衡的自然原则。,第二部分：,时间管理的方法,时 间 管 理 的 方 法,分析现有时间使用情况，找出浪费的时间 明确你认为最重要的事情 明确自己所扮演的角色 对要做的事排列优先顺序,方法一 时间情况记录,每天将记录表放在身边 开始前，记录时间 完成此事时，记录下时间。 （分析完成事情所需的时间） （时间的特性：膨胀性）,时间记录表,保持工作区清洁 一个时间只做一件事 将工作按优先级划分 对于不属于你的工作说不 试图独立解决问题 浪费别人的时间也浪费自己的时间 想办法避免别人打扰,时间陷阱,方法二 有效地使用你的高峰时间,上午型。 下午型。 晚间型。,方法三 划 分 事 件 的 四 个 象 限,重 要 性,急 迫 性,重 要 不紧急,不重要 不紧急,重 要 紧 急,不重要 紧 急,举 例 说 明,紧 急,不紧急,重 要,不重要,干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事,做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天,紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议,办 事 的 次 序 应 该 是,重 要 性,急 迫 性,重 要 不紧急 （做）,不重要 不紧急 （不做）,重 要 紧 急 （快做）,不重要 紧 急 （做）,1,3,重要性、紧急性工作分析表样例,大石头小石头游戏。,如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里 去，你也许以後永远没机会把它们再放进去了。,方法四 80 / 20 原 则,80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 此原则决定事情的重要程度,80%,时间管理的二八原则,80%,20%,80/20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工,如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 奖励自己，始终保持积极进取的态度。,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。 做正确的事比正确的做事更重要,方法五 填写每日时间待办单的步骤,列出计划中要完成的工作（分A，B，C三类） 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等 列出昨日遗留的未完成的工作 排出优先顺序,时间管理ABC法,“A”必须在几小时内完成 “B”必须在24小时内完成 “C”可以在几天内完成,待 办 单 样 例,_,年 月 日,顺序 序号 事项 完成人 确认,To do list 日计划表 周计划表 月计划表 季度计划表,Microsoft Outlook,工作目标计划分解,时间管理工具表,目标分解计划书 每月行事月历 工作待办单（TO DO LIST）,充 分 利 用 效 率 手 册,方法六 解决常见时间浪费现象,每组抽取一道问题 小组内用五分钟讨论解决问题的方法，并将讨论结果记录在教材上。 派代表发言三分钟 其他人员做补充,方法六 解决常见时间浪费现象,1不会拒绝 2习惯拖延 3不速之客干扰 4电话干扰 5杂乱的办公环境 6缺乏计划及条理,问 题 一 ：不 会 拒 绝,耐心听完对方的要求, 表示对其尊重, 了解内涵 不能回答时，说明需要考虑及所需时间 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性 和颜悦色地略表歉意 拒绝时态度坚决，不给对方留下说服你的信号。 明确说明拒绝的理由。 如可能向对方提出别的替代解决方式,问 题 二 ：习 惯 拖 延,切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美,问题三：不速之客的干扰,不要采取无条件的“门户开放政策” 规定对外交流的时间 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 站着解决问题 让他人帮助控制会谈时间 谈话前限定会谈的时间,问 题 四 ：电 话 干 扰,事后回复电话 集中打电话的时间 避免以题外话作为开场白 打好腹稿再打电话,问 题 五：文 件 满 桌,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 养成良好的文件管理习惯 下班最后一件事 - 收拾办公桌,造 成 办公桌凌乱 的 原 因,无条理的思路 犹豫不决 半途而废的工作习惯 故意纵容文件的堆积 担心遗忘文件的心理,如何取得效果,任何技能只有不断实践，反复 练习，成为习惯性行为后才能产生 应有的效果。,什么是习惯？,逐渐养成的，一时不容易改变的行为， 倾向。是对思维和性格的写照。,习 惯,习惯不能帮助我们辨别事情的好坏。 习惯左右着我们的行动。,如何改变旧的习惯,写下想改变的习惯。 写下你的目标。 列