服装企业供应链管理的信息化

服装供应链管理的信息化 服装企业特有的面料品种、款式、规格的繁杂以及销售环节和销售渠道的多样化使服装企业供应链管理的难度和复杂性较高，另外随着服装企业业务的发展、企业规模的不断壮大，企业在内部控制、库存管理、存货周转、采购和销售流程的监控以及财务和业务信息反馈方面存在着越来越多难以解决的问题，因此体现出来内控低效、内耗严重、信息缓慢、管理失调，造成存货大量浪费和积压等等问题，企业每年在这些方面的损失巨大，又无法提前得到信息警报，正是在这种困难和矛盾状态下，企业决定先从供应链环节入手，即先实现采购、库存、销售的信息化管理，同时将业务和财务达到紧密集成，在此基础上再分阶段、有步骤地在整个服装企业范围内全面实施ERP系统，达到集成、统一的企业信息化管理。 信息化目标 通过对行业现状、企业管理水平和企业信息化的充分研究和分析，创数公司认为服装要想在快速发展的环境中获取竞争优势，在企业信息化方面要实现四个关键目标： 建立全国服装行业领先的业务运作模式，提高运行效率； 实现全企业有效的信息管理，帮助企业不断扩展新的市场； 借助信息系统智能分析、报表和灵活的查询能力，改善企业的决策支持； 满足行业不断发展变化的需求，提供迅速而持续的改善能力。 这是一个宏观的信息战略目标，希望能依托先进的计算机技术与通信技术，在一到二年时间内，逐步建立起一个覆盖全国的计算机网络系统，与此同时，进一步规划服装企业总体应用需求，优化业务流程，规范管理环节，建立沟通服装上下、内外联系的集物流、信息流、资金流于一体的电子智能化管理系统，最终提高服装的管理水平和企业形象，增强企业经济效益及国内外市场的综合竞争能力。 针对供应链管理的各环节，创数公司制定了更细化的ERP实施目标，比如： 1、 严密内部控制，减少不规范事务发生； 2、 加强库存管理，减少库存管理损失和库存积压； 3、 加速业务、财务信息的反馈，做到严格执行部门独立核算。 实施规划 根据多年的实施经验，创数公司向服装企业推荐的实施策略是项目整体规划，作为一个ERP系统，它所涉及到的企业业务环节是紧密连接的，因此企业在ERP系统的规划及实施ERP过程中，均需有一个全面的规划（包括整个项目要达到的目标、实施周期、资金整体预算、实际投入资金、企业的人员投入能力、实施的范围等），在全面规划的基础上分步实施，创数公司为服装企业推荐的分步方法如下： 第一期：供应链管理系统（库存、采购、销售/运输）、财务系统（总帐、应收、应付、固定资产等）；结合服装特殊需求开发成本管理和门店销售管理模块。 第二期：制造管理系统（产品结构、主生产计划/物料需求计划、车间作业、质量管理等） 第三期：决策分析、商业智能系统 如果有需求，以后还可以进一步运用客户关系管理等系统。制定这种规划的初衷是： 第一期上先上供应链主要是因为供应链管理是企业ERP系统最基础的部分，也是服装需求最突出的部分，企业对ERP系统的理解、应用、普及有一个过程，如果一上来就全面铺开，不仅是欲速则不达，而且有可能导致整个项目的失败。在一期实施的过程中上财务系统也是非常必要的，因为我们知道，采购行为、销售行为、库存行为均涉及到了财务的应付款、应收款、存货核算的内容，因此在一期系统的实施过程中及时地将供应链各业务环节和财务系统达到紧密的集成是至关重要的。 第二期主要是制造系统的实施，制造系统的实施是整个ERP系统的实施难点，因为它涉及到企业整个生产的业务模式调整、磨合。而且前期系统实施的问题在此时也均暴露出来，因此这一阶段是一般企业最后实施但也是必须实施的部分。如果企业不实施制造部分，则ERP系统的整体优势，前期实施的库存系统、销售系统、采购系统均无法发挥其应有功效，最终无法达到企业上ERP系统的目标。 第三阶段主要是分析系统，因为分析系统是以大量的数据为基础的，一般企业在运行ERP系统1-2年后，即可上决策分析系统，将企业数据库中的数据进行提炼，将数据转化为知识、经验和决策的依据。 系统需求及解决方案 在实施过程中，创数公司主要从管理的三个层次（管理基础、业务运作、战略决策）入手充分分析、调研了服装的业务现状，细化了信息化需求，并提出了相应的解决方案。从下面的点滴描述中可看出服装企业供应链管理信息化实施过程的轨迹和思路。 管理基础 服装企业希望通过实施ERP信息管理系统，能够建立一个较为完善的计算机运作管理体系，能够规范服装企业总部、企业各个部门以及各个分企业（办事处）整体财务运作流程、销售运作流程以及仓库管理运作流程。创数公司通过对服装企业现状与未来企业发展的需求分析，建议采用基于单一帐薄层次上的多组织结构体系，使相关的各种业务数据进行集中管理，各种信息共享，有效地完成各种业务数据查询、数据分析以及报表管理。 现代计算机、网络技术的发展使得跨地区、部门的集中式财务信息管理体系成为现实可能，以满足全球经营、集中管理的需求。运用CREA.D WAY财务管理信息系统中的多组织功能、帐簿设置和灵活严谨的会计科目结构以及成熟的网络技术可以实现高度集中的财务核算体系，建立并规范财务信息的基础，更好地满足服装信息集成、财务合并和分析的需要，并结合CREA.D WAY各应用模块的集成和功能，逐步提高服装的财务管理水平。 基础数据 作为反映企业管理基础和水平的基础数据，对企业的业务运作和决策分析有重要的作用。对于大多数企业来说，往往是基础数据量大，来源渠道广泛，数据随职能机构分割严重，最终往往造成了基础数据和经营状况指示的失真。如果基础数据能达到统一的编码和维护、共享的使用、全面的信息，则基础数据将为企业打下坚实的基础。但服装企业的基础数据由于其行业特征和产品特性，基础数据更具有其复杂性和特殊性。在为服装实施ERP系统的过程中，我们把服装整个供应链环节中主要的基础数据分成了几大类并针对其不同特点和需求提供的相应的解决方案。 例如针对基础数据中至关重要的物资编码，创数公司通过调研发现目前服装企业对库存物资的管理中存在以下几种问题： 由于没有统一的编码管理和统一的命名规则，这就造成服装对库存物资管理上的混乱，不利于各个部门之间的业务来往； 由于库存物资没有统一的分类标准，这就造成有关数据统计上的标准不统一，不利于各个部门之间的业务来往，不利于服装领导掌握准确的数据，影响企业的计划、生产和调度方面管理。 根据企业的发展规划，服装提出了如下要求：希望通过实施ERP系统，能够在整个企业内部建立一套统一的完整的编码体系，能够适应服装企业股份有限企业各个部门的应用并有利于服装企业规范产品的管理和资源共享以及信息的传递。 根据服装需求，创数公司建议服装把库存物资分类分成四层管理，并分别提供了物资编码解决方案、物资名称解决方案、物资控制（有效期控制、批号控制、最大存储量的限制管理、盘点控制、系列号控制、存储区控制等）、结余物资管理等相关解决方案。 业务运作 流程管理 随着ERP的广泛应用，企业逐渐由职能管理面向流程化管理，即根据企业的业务规则和业务路径制定出企业不同层级、不同深度的业务流程，为流程化业务处理过程中的每个人提供他们做出恰当响应所需的全部信息。 通过对服装企业采购入库业务的分析，创数发现采购接收入库业务处理过程存在不合理的地方。从到货接收到做入库处理时间拖的过长，原因没有及时做检验处理，这样就不能及时得到供应商发票，造成财务不能及时入帐，不能及时核算销售成本，造成定价不准确。根据服装实际的采购业务情况，创数公司把服装企业的采购接收业务规划成如下三大类流程，并提供了相应的流程解决方案： 原材料的采购接收； 外协加工（不带料）和成衣的采购接收； 备品备件和固定资产的采购接收； 内销的各个分企业经常不经过内销部门自己做调货处理，并且信息反馈比较慢，使内销部门很难监控货物的流向和相应统计。通过对服装调货业务的分析，创数公司把调货业务归纳为几种处理类型，并提供了相应的流程解决方案： 内销对内销各个分企业的调货； 内销各个分企业之间的调货； 分企业内部各个门店之间的调货； 内销往制装的调货。 根据服装企业实际业务情况和多组织的解决方案，创数公司还为服装企业的货品调拨业务进行了如下规划： 规划服装企业股份有限企业和各个销售分企业之间的关系以及各个销售分企业之间的关系。 整理各种发运方式和运输单位。 在系统中定义服装企业股份有限企业和各个销售分企业之间的配货关系以及各个销售分企业之间的配货关系。 在系统中定义各种发运方式和运输单位。 服装的销售模式多样化，销售网络也较广泛，如何有效管理销售业务一直是服装重要的关注点之一。创数公司在广泛调研的基础上和服装的销售管理部门多次探讨、修正，最终将服装的销售流程设定为三大类：内销部销售流程、制装部销售流程、外销部销售流程。在三大类流程中又分层次设定了更加细化的流程、流程规划等详尽的解决方案。针对服装门店的零售管理还专门开发了相关的门店销售管理系统及其与ERP系统的接口。 创数公司全面规划并优化了服装供应链环节中的业务流程，在此基础上运用Crea.D Way的工作流技术在系统中设置了具有可操作性的流程，使服装的流程化管理和ERP系统的运行得以同步。 业务控制 随着服装企业对采购的统一管理，加强采购审批和权限的管理已经刻不容缓。针对这种需求，创数公司对服装的采购审批提供如了下解决方案： 根据采购物资的不同，服装有不同的审批流程和审批层次。如对面辅料和样品的采购审批层次设计为五层审批，并设置了相关的审批权限。通过严格的审批流程，控制了企业的支出，节约了采购资金。 服装企业根据业务形式的不同、客户的不同而采用不同的价格策略和定价方法。服装企业的特点决定了其价格受产品要素组合、地域、季节、市场等因素的制约，需要在统一的价格策略下频繁且快速做出调整以适应市场需求。所以服装希望系统能提供灵活多变的价格管理功能，以满足价格和促销管理的需要。创数公司针对服装的销售业务类型提出了相应的价格管理业务规划：应用Crea.D Way的销售模块功能，管理所有产品价格清单；创数公司在Crea.D Way的基础上进行了客户化开发，以满足零售过程中的各种促销价格管理。 进行业务控制的一个例子是车间发料的管理。原来没有上系统之前，采购来的原材料没有办理入库手续就被领用，等发票来了办理入库时原材料已经变成了衣服，造成物流与资金流的严重脱节。使用系统后，由于系统严格限制不办理入库根本领不了料，因为系统内无料可领，并在管理制度上强调必须根据系统内的领料单发料，这样就从根本上杜绝了先领料后入库的现象，并大大促进了业务员办理入库的效率，使物流与资金流完全同步，有效地监控了采购、库存和领料的情况。 业务集成 所有的企业运营最终都由财务信息所反应，不论对外报告或是对内考核，财务指标都是关键的考核指数。值得倡导的战略性财务管理是能够将数据转化为决策支持信息。创数公司根据服装的需求提供了集成化的解决方案。这种集成性主要表现在： 在应收款中对客户的管理信息同时也能被销售管理系统所分享，在应付款中对供应商的管理信息同时也能被采购系统所分享，在总帐中录入的制造费用能分摊到不同产品成本中去等。对经营数据和财务数据的统一输入和维护，使得管理信息在服装企业所需的业务流程中得到了规范、统一的管理，不仅大大降低了数据输入和维护的成本，使得各部门人员更关注于本职工作，而且更为重要的是通过集成的系统给高层管理者提供了一个总揽全局的环境，及时发现业务流程中的瓶颈，管理中的薄弱环节，从而能快速作出决策，提高企业竞争力。 财务系统融传统的财务会计和管理会计为一体。在设置会计编码时，使用的弹性域技术，考虑了企业不同考察角度，在进行简单的会计信息录入的同时已经联系了相应的成本中心，考核主体等信息，可进行多维的分析和查询，既减少了信息的维护成本，又能及时的获取决策支持信息。 销售模块与应收账款模块的接口表，将销售信息引入应收账款模块自动生成销售发票，发票编号为系统自动编号，增值税额由系统按照定义好的税率自动计算生成。引入的发票信息通过特定的设置自动生成相应的收入和应收账款确认会计分录。同样，采购模块与应付帐款的接口表，将采购信息引入应付帐款模块自动生成应付帐的信息。另外，库存模块和销售、采购管理、财务管理模块也是充分集成的，这样在供应链的环节中真正做到了物流、资金流和信息流的集成和统一，而且这种集成是全方位的、动态的、保持了数据的实时性和一致性，使管理人员在任何时点都可以对实际的经营状况了如指掌并及时实施管理控制、调整管理决策。 门店销售系统与ERP系统的集成 由于分企业的门店对零散客户的销售过程比较简单，因此不使用Crea.D Way的销售管理系统，而是通过客户化的工作，通过POS录入销售定单。每天下班之前，把本日的销售情况统一录入到POS机，通过POS机上传到服装总部进行处理。根据服装多组织结构的设计和内部机构的调整，分企业的各门店使用POS机将销售信息导入AR系统，扣点在导入接口表之前通过程序扣除。 战略决策 决策分析与商业智能 作为未来的系统目标，创数公司还将利用Crea.D Way决策支持系统和服装共同建立起支持各层次系统用户的全面的、多维的决策分析系统并可按需要进行溯源分析并迅速得到深层结果。这种决策分析基于Internet网络技术，与应用软件完全集成，体现同步效果，还可以预先定义关键绩效指标，商业智能报表和分析模型并形成个性特色的高级管理人员个人主页。通过决策分析和商业智能的运用，企业的战略决策将更有依据性和准确性。