群艺馆、文化馆与站文件材料的整理

群艺馆、文化馆、站文件材料整理 档案整理 档案整理：按照一定原则对档案实体 进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。 档案整理的目的：便于档案的管理和利用。 档案整理 文书档案新的整理方法 文书档案以件为单位整理。我省自2001年起在省直单位全面推行归档文件整理规则。归档文件整理规则的意义 有利于提高和控制档案的质量。 有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率。 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理。 更适应现代化的计算机管理。电子公文归档示意图 电子文件和对应纸质文件一般单套运行，双套归档。档案整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系； 区分不同价值； 便于保管利用。保持文件之间的有机联系 有机联系是指文件在来源、时间和内容等各方面的联系 能如实地反映职能活动的面貌如：一个历史阶段、一个年度、 处理一项业务、进行一次调查、 召开一次专业会议、承办一起案件 区分不同价值 要根据机关文件材料归档范围和文书保管期限规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大重点整理和保管 保存价值小根据条件区别对待 无保存价值不需归档、销毁 便于保管和利用 归档文件整理最基本的原则 前两者是手段，后者是目的与要求 在前后两者发生矛盾时，要充分考虑档案保管和利用的方便（一）基本概念 归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件归档文件的整理单位v 一般以每份文件为一件；v 文件正本与定稿为一件；v 正文与附件为一件；v 正文与文件处理单等为一件；v 原件与复制件为一件；v 转发文与被转发文为一件；v 报表、名册、图册等一册（本）为一件；v 来文与复文可各为一件。（二）文件修整一般包括：v 对破损文件进行修校；v 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；v 对过大的文件进行折叠；v 去除文件上易锈蚀的金属物 。（三）文件装订 归档文件应按“件”装订 从实体上最终确定“件”的形态；并起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。 “件”内排序 对齐方式 装订方式 对齐方式v 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。v 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。v 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 装订方式和用品：常用的有三种v 线装：缝纫机轧线v 粘接式：包角v 变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行（四）归档文件的分类 分类是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和层次，使归档文件成为一个有机整体，便于系统地提供利用。 分类方法：年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法 分类方案1 ： 年度机构（问题）保管期限 （例1、例2） 分类方案2 ： 保管期限年度机构（问题） （例3、例4） 分类方案3 ： 年度保管期限(例5) 分类方案4 ： 保管期限年度(例6)（五）归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按照一定的原则和方法确定归档文件的先后排列次序的过程。 如：保管期限年度机构分类法，机构为最低一级类目。则文件应在机构下进行排列。 1、排列原则 “事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。 事由可以指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题 对事由的界定可以有较大的灵活性。如： 一次请示或报告，批复收到后，可以视为事由一个事由； 一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由； 一项工作如果办理时间长需跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由； 一次会议，也可分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分要根据办理时间长短、形成文件材料的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。 2、排列方法 （1）同一事由内归档文件排列（按时间或重要程度排列） （2）不同事由间的归档文件排列（按时间或重要程度或将时间和重要程度结合起来排列） （3）会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列（六）归档文件的编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编件号1、件号的编制 件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 包括室编件号和馆编件号 室编件号的编制 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。 2、加盖档号章 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，以明确归档文件在全宗中的位置。同时可以借助归档章上项目的提示，保证归档文件在借阅后能够正确归档。 归档章必要项为：全宗号、年度、类别号、保管期限和件号，选择项为：机构。（七）归档文件的编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件目录由二部分构成 归档文件目录 归档文件目录封面归档文件目录 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。 如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。 归档文件目录 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸竖排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、类别（机构）等项目 归档文件目录封面（八）归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒要求v 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；v 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；v 分机构或问题的情况下，不同机构或问题形成的归档文件不应放入同一档案盒；v 应视文件的厚度选择厚度适