物料管理_物料编码的基本规则概论

物料编码的基本规则第 1 部分 目的在公司内部建立统一、准确、简明实用的物料标识系统。第 2 部分 基本概念2.1 编码对象准备编码的实体，例如成品，半成品、部件，各种原材料、元器件等。在建立编码体系之前，必须先清楚地分析界定编码对象及其应用范围。2.2 编码项在本文中我们特别约定“编码项”或“物料项”、“一项物料”这个名词，表示一个需要给予唯一编码的项目，也就是在物料应用中所要区分的基本单元。2.3 编码方案也可称为编码规则，规定如何确定编码对象中每个物料项的编码。编码方案应当明确地规定其编码对象，编码的应用范围，编码的长度上限，字符集，码值的确定规则。2.4 编码表码值与其对应编码项描述的记录。通常是已被实际确定的编码项的汇总表。物料编码表实际就是物料项总清单。编码表应当成为对编码所标识物料项的所有需辨别特征的权威、完整的文字表达及对所有其他精确描述或规定的索引（例如图号，标准或规格书编号等），是在应用中查询物料项的详细要求（属性）的标准依据。应当对编码表的内容加以严格的控制，对新增的编码及其描述进行查重检验。实际应用中，只需要将实际发生的物料项列入编码表，而不需将所有可能的物料列入编码表。第 3 部分 基本原则对特定的编码对象，总是可以设计出多种方案，但任何一种方案，必须符合以下原则。3.1 完备性一个应用中的编码方案，须能够对编码对象应用中所有可能发生的项目给以确定的编码。讨论：绝对的完备是不可能的，但一个好的方案应当有足够的前瞻性，能够使用较长的时间，例如10-20年。3.2 唯一性即在编码方案所定义的描述范围上，不同描述（即物料项）对应不同的码。讨论：编码表中编码的唯一性，可以通过强制（例如电脑自动拒绝重复项目）的方式保证，但实际应用中，由于使用人员对方案理解的偏差，也可能对实质相同的物料作出不同的描述，从而在编码表中有不同的编码实质是指向相同的物料项，这种情况是普遍存在的。好的编码方案和管理，应能够将这种情形降低到可以忽略的程度。3.3 编码的永久性一个编码一经确定（即正式列入编码总表），其所对应的物料项就被永久的确定，无论该物料项将来是否继续使用或废除。讨论：如果一个码值所对应的物料项被更改了，就会导致以前的记录与更改后的记录的矛盾或混乱。3.4 向前兼容性编码的规则或编码表中描述内容的必要更改，应遵循“先前兼容”的原则，使之能适合于该编码过往的应用。讨论：与编码的永久性类似，如果更改造成了兼容性的问题，就可能造成对前后已经应用的编码解释上的混乱；实践中这一原则往往难以彻底遵守，但更改者必须仔细考虑其中可能造成的问题，加以回避或采取必要的补救措施。第 4 部分 良好编码实际应用中良好的编码，首先必须满足上述基本原则，以下是对良好编码进一步的讨论。4.1 描述性的利弊编码本身的描述性（或码值的直观辨别性），在许多特定的编码应用场合，特别是手工作业的现场，是有用的特征，但过于追求这个方面的特点，是编码体系不良乃至失败的常见的原因之一，大多数编码方案初涉者都在这方面走过弯路。必须牢记：编码是对物料项的“标识”而非“描述”，当在这个方面发生争论时，应当仔细地研究判断将来的应用中，有多少，以及什么样的情形之下，必须单单通过编码本身推断出其所标识物料项的属性，而不能通过直接查询编码含意描述，或标出编码的同时标出编码描述的内容的方式解决问题。4.2 辨别能力的限度任何实用的编码体系，对物料项的绝对辨别都是相对的，对辨别或区分程度的要求取决于编码的应用范围，例如对普通家电产品上使用的螺丝钉，我们只需区分其形式特征和基本材质，包括表面处理方式或镀层，而无需区分其基体材质的详细成分，而对于宇宙空间站上所用的螺丝钉，就可能须考虑更多的属性。产品的设计者是对上述问题作出判定的权威。4.3 文字描述的限度文字描述本身是有限度的。许多物料项的特征是不可能用文字描述清楚的，这也就是仅包含文字描述的编码表的局限性，在这种情形发生时，编码表的描述应当也只需要规定其他描述方案的索引，例如图纸的图号，设计规格书的编号等。从这一点，我们也应当更加清楚地认识到编码的关键是“标识”而非“描述”。4.4 冗余性良好的编码方案应在尽可能考虑编码对象在规定应用上的各种可能性后，仍然应当留有一定的空间容纳难以预见的例外情况，这是保持一个编码体系易于实现及其有足够寿命的要点之一。另一种冗余性体现在编码值的描述上：当编码值本身的描述性（见4.1）十分必要，也可以将描述性的码段以冗余编码的方式插入编码中，例如直接将关键规格的数值嵌入，例如对于一些成系列的结构件就可以用规格+图号的方法构成编码。自然，这种冗余的引入，也增加了编码本身出现错误的机会。需要留意：应考察冗余的必要性，减少不必要的冗余。4.5 简明性在许多成功的实践中我们观察到，复杂对象的编码方案往往趋向于采用最简单的数字编号标识的方法，构造巧妙的描述性编码构造或码值分配规则的努力往往效果不佳，也并非真正必要。4.6 辨别的程度与内容在物料编码中，需要辨别区分哪些项目，是常常引起疑问的地方。在实际看到的种种方案中，往往在对物料项自身的特征属性进行辨别的同时，加上一些其他的项目，例如：产地，供应商/制造商，设计的版本，部门，安全标准等。关于这些问题的处理，应当遵循一条最基本的原则，就是可替代性原则。例如若两个版本不同的部件并不是完全互相替代的，建议设立新的物料编号并更改相应产品的BOM为好。通常上述的项目，都有或应当建立独立的编码规则，而且，通常并不是所有的物料都需要区分这些项目，因而，一种基本的处理方式是在需要区分的时候，将相应的编码组合使用，从电脑数据处理的方式来说，上述项目在表中通常应当设独立的字段。第 5 部分 编码的形式分类5.1 定长和不定长编码编码的长度用其包含的字符个数表示。不定长编码通常编制比较容易，但应用中也应当规定其长度上限。从经验和适用角度，通常都可以限制在15位，过长的编码可能意味着方案本身并非良好。5.2 分段编码与单一编码单一编码的任何一位或几位的组合不构成特定的意义，分段编码形式上就是单一编码的组合。在分段编码方式中，以段的顺序决定段的含义。5.3 定长分段编码与不定长分段编码定长分段方式下，每一个段上都是定长的单一编码；不定长分段方法方式下，每个段的长度是可变化的，段与段之间必须加上规定的分隔符。5.4 编码组合与独立编码独立编码可以看作是可直接应用的最小编码单元。一个独立的编码上的每个段/位都是必须的，其含义是相互依赖的。组合编码是由若干独立编码构成，例如将在一个物料编码后面加上一个制造商编码。当需要在一个编码方案中包括具有独立编码的对象时，应考虑可否采用组合编码的方式及其利弊。5.5 校验码校验码是根据编码的其他部分，通过特定的规则求出的。通过重新计算校验码，可以发现大部分编码书写上的错误，识别错误的概率取决于算法。第 6 部分 码值分配1. 码值就是一个具体的编码值，编码就是将码值赋予具体意义的过程。最常用也是最基本、最有效率的码值分配形式，就是采用码表记录赋值的方式。2. 当我们对码值的含义设立某种规则时，就可以省略码表，直接从规则上推断码值的含义，例如使用缩写字母，规格数字直接或简化后用作码值等等，虽然都有某种实用价值，但往往容易产生局限性、例外、码值的严重空置浪费等弊端。从实践经验来看，强烈建议大家首选简明且易于控制的码表赋值记录方式。3. 码值的分段也是一种常用的手段，例如在人员编码中，将00001 00199分派给行政部，00200 00500 分派给工程部等。码值分段的方法在维护管理上增加了复杂性，应慎重使用。讨论：码表赋值，是一种无需任何隐含规则的最简单的方式，码值通常采用数字，其大小仅仅代表在码表中排列的顺序。第 7 部分 编码项的描述与编码的关系编码的描述（记录在编码表中），是对编码本身对应物料项的具体说明，也应当是唯一的权威性说明。讨论：实际上，编码的过程是先确定对象写出准确的描述，然后对“描述”进行编码。编码是否合理的关键，往往在于描述是否准确、完整、规范上，而不是在根据已经确定的描述确定码值的环节。7.1 结构化与非结构化描述结构化的描述由规定部分组成，每部分有特定的含义，不具有上述特征的描述就是非结构化的。7.2 结构化的描述记录方法在记录描述的内容时，如果能够按照描述的结构分项记录，是比较理想的，但也可以将所有的描述项连接在一起，构成一段文字。后者牺牲了查询的灵活性，并易于产生不完整、不规范的描述。7.3 结构化描述与码段的关系当采用分段编码方式时，编码的描述也必定具有与码段对应的结构；然而描述的结构却并非必须体现在编码的形式上，我们仍然可以用单一编码对结构化分项记录的编码项特征进行编码，能认清这一点是很重要的。7.4 结构化描述的利弊结构化描述是严格精确的表述方式，结构的明确意味着对描述对象的更深入准确的概括。它在记录，管理等方面的要求也更高，它同时也是灵活有效地查询以及严格准确地编码（乃至电脑辅助编码或更高级的应用例如电脑辅助材料选择等等）的基础。在实践中，应当根据当前需求、能力、基础等，灵活掌握分寸，不必过于勉强，否则适得其反。许多初级应用的简单编码方案，采用几乎完全非结构化的方式记述编码的含意，结果当较多编码被记录时，即使同一个人，也经常会将同一个物料重复编码，而描述的内容也不尽相同。所以对品种较多或持续增长的对象，特别要仔细考虑描述的结构和规则。第 8 部分 常见方案类型8.1 单一码段数字编号方案完全按照编码项被登记到编码表的顺序，给以数字代号。这是最简单的也是最基本的方案。8.2 属性结构分段编码方案确定编码对象的所有属性，码段与描述属性一一对应，这种方案，如果再辅以分段编码表或属性描述字典，就构成最严谨的编码方法，基于这样的方案，可以最大限度实现电脑辅助编码，最严格准确的编码表，最灵活的查询，以及作为为电脑辅助产品设计等的高级应用的基础。理想的方案在实践中比较难以实现，主要体现在这种方案需要对物料的特征有完整精确的认识，和对每一码段都作出好的编码规则，以及需要对将来的可能性有精确的估计，方案本身比较缺乏弹性，设计的难度大。在实际应用中，常对公司自身的产品采用这种方案进行编码（也就是编制产品型号）。讨论：良好的属性结构分段编码方案，可以减低对编码总表的依赖性，在任何应用点上，只需要有知道各段的编码规则（或分段的码表）就可以得到完整精确的编码项描述，这是其实用上的优点；然而对于特性复杂的对象，这种编码将会是比较冗长的。8.3 单级分类编码方案规定编码的前N位或第一段为分类码，后续部分根据该类的编码规则确定。这是企业物料编码最常见的方式。常见的实用方案如下列。8.3.1 分类码+单一码段这是最简单的方法，实际应用中也相当广泛，为补充其缺陷，有时可采用多级分类。也有将描述分成几个段的，但对描述的没有具体含义的划分通常只对格式编排有一定用途。为拟补这种方法在记录上的任意性，可建立一定的描述结构，或描述规则。例如下例：码段为分类码+序号，描述项目为：分类，规格，材质，标准，其他特征。8.3.2 分类码+关键属性码段+顺序号这是对完全的“属性结构分段编码方案”的一种简化。对每一个类判定其关键属性，设置对应的码段，然后设立一个“序号”性质的码段，对应所有其他需要区分的特征，同时保持方案具有一定的弹性。例如对塑胶件，分“材质”，“颜色”，“图号”，“其他特征”四个码段，并建立对应的描述项，对电子元件用“规格型号”+“其他特征”（电子元件品种多时，可将电子元件分拆成不同类型）。在企业物料编码制定的实践中，这种方案是比较实用而有效的，特别适合于物料类型品种较多的组装加工型企业。8.4 多级分类编码实质的结构是分级描述，每一个级别是对上一个级别的细分，适合于层级结构明显的事物，例如地名，零件的分解号。第 9 部分 电脑应用的要求1. 除了编码本身有效性（例如唯一性）之外，现代的电脑应用系统对编码的基本限制，就是最大编码长度的限制。涉及到不同的电脑软件，也可能还有一些其他的限制，例如对字符集或数据类型。2. 为了实现电脑的应用，必须编制/维护完整准确的编码表并输入电脑，而任何编码表在输入电脑时，通常必须符合相应软件中所设定的格式，例如描述项的名称、长度等。第 10 部分 结构分解码与物料编码当使用了产品结构表或产品物料清单（BOM），可能还会产生另外一种物料标识体系，我们称为分解码，通常将每个分解层次上的物料项编上序号，将由根开始的序号串连起来，就构成了该根下的唯一编码。如果在分解树的根（比如成品）上使用了唯一性的代码，则用这个代码加上之下的分解码，就构成了对物料项的唯一编码。分解码包含了产品结构中的位置（层、层中的顺序）和所属产品的信息，如果不同的产品中含有同样的物料项，其分解码必定不同，也没有任何方法直接从这样的分解码本身辨别出二者是否相同的物料，所以分解码不能直接用作对物料项在整个应用范围上的唯一编码。第 11 部分 编码管理与责任1. 应当建立一个由编码应用范围上一切业务的总负责人授权生效的程序性文件，对编码方案的制定、修改，编码表的制定、修改，编码的应用等方面作出规定。2. 由公司产品设计的专家，精通产品结构及各种材料，熟知物料控制，品质控制，生产管理要求的人/小组负责制定编码方案。3. 由熟悉公司产品及结构，熟悉物料的人负责维护（添加、修改、删除）编码表的内容，并另外指定对编码方案熟悉的人负责审核。4. 在所有需要区分物料项的场合，都应当使用物料编码作为区分的唯一依据，这包括所有相关的文字记录都应包括编码，实物标识也应当以编码为基本项