财务管理系统实验指导书

1 总账管理实验 在会计电算化中，我们通常把设置账户、复式记账、编制和审核凭证、账簿登记等统称为总 账管理。总账管理系统在完成日常账务初始化工作后，进行记账凭证录入，凭证经审核后自动生 成总分类账、各类明细账、余额表、资产负债表等各类账表。 实验一 余额初始化 实验学时：实验学时：2 实验类型：实验类型：验证 实验要求：实验要求：必修 一、实验目的：一、实验目的： 通过实验加深学生对科目余额初始化和账簿基础知识的了解。 二、实验内容：二、实验内容： 1科目余额初始化 2试算平衡 3科目余额检验 三、实验原理、方法和手段：三、实验原理、方法和手段： 期初余额是账簿的组成部分，为保证系统的完整性和正常运行，在确定开账日期并建立科目 代码体系后，需要录入年初余额、年初至建账日期的借贷方累计发生额。 在会计电算化的管理下，科目代码、余额、凭证是总账系统三大要素，是总账系统正常运行 基本条件。根据科目代码和手工账簿记录的科目余额信息，在总账管理系统进行期初余额初始化 操作。 四、实验组织运行要求：四、实验组织运行要求： 本实验由一个人单独完成，按实验指导书的要求，一个角色的操作完成以后退出，然后换一 个角色重新登录，实验资料可视实际情况适当减少。 五、实验资料：五、实验资料： 初始余额数据为无锡华阳摩托车有限公司 2008 年度 1 月份的期初余额表，见下表。其中黑 体部分为最明细数据，是科目余额初始化时需要录入的数据。 科目编号科目编号科目名称科目名称部门编号部门编号人员编号人员编号客户编号客户编号工程编号工程编号年初余额年初余额 10011001 库存现金库存现金 45866.3545866.35 1002 银行存款 .57 工行工行 .25.25 中行中行 .54.54 农行农行 .58.58 建行建行 .20.20 11011101 交易性金融资产交易性金融资产 .00.00 1121.45 11211121.45.45 11211121 应收票据 .00.00 1122 应收账款 .00 科目编号科目编号科目名称科目名称部门编号部门编号人员编号人员编号客户编号客户编号工程编号工程编号年初余额年初余额 11221122.00.00 11221122.00.00 11221122.00.00 11221122.00.00 11221122.00.00 11221122.00.00 11221122.00.00 1123.00 11231123.00.00 11231123.00.00 11231123 预付账款 .00.00 1221 其他应收款 51412.00 5800.00 1050105000035000353000.003000.00 1020102000019000192000.002000.00 备用金 103010300003300033800.00800.00 保险赔款保险赔款 45612.0045612.00 12311231 坏账准备坏账准备 -.00-.00 1301 待摊费用 72689.00 保险费保险费 72689.0072689.00 1401 材料采购 .00 金属库金属库 .00.00 非金属库非金属库 .00.00 电器库电器库 .00.00 1403 原材料 .47 金属库金属库 .81.81 非金属库非金属库 .00.00 电器库电器库 .25.25 工具库工具库 .92.92 标准件库标准件库 56897.4956897.49 1405.00 14051405.00.00 14051405 产成品(库存商 品) .00.00 16011601 固定资产固定资产 .00.00 16021602 累计折旧累计折旧 -.00-.00 17011701 无形资产无形资产 .00.00 2001 短期借款 .00 工行工行 .00.00 2201.34 22012201.00.00 22012201 应付票据 .34.34 2202 应付账款 .40 .00.00 51671.3451671.34 .16.16 .00.00 .69.69 .21.21 2203.00 22032203.00.00 22032203 预收账款 .00.00 22112211 应付职工薪酬应付职工薪酬 .52.52 2221 应交税费 .43 未交增值税未交增值税 .43.43 科目编号科目编号科目名称科目名称部门编号部门编号人员编号人员编号客户编号客户编号工程编号工程编号年初余额年初余额 消费税消费税 .00.00 2241 其他应付款 .77 代扣个税代扣个税 62179.1562179.15 代扣社保费代扣社保费 .62.62 代扣房租代扣房租 .00.00 2501 长期借款 .00 工行工行 .00.00 中行中行 .00.00 40014001 实收资本实收资本 .00.00 40024002 资本公积资本公积 .00.00 41014101 盈余公积盈余公积 .00.00 4104 利润分配 .90 未分配利润未分配利润 .90.90 5001 生产成本 .52 .00 .00.00 原材料 .00.00 .52 .18.18 工资 .34.34 .00 .00.00 制造费用 .00.00 表 1-1 期初余额表 六、实验步骤：六、实验步骤： 在科目余额初始化时，不是所有的会计科目余额都必须输入，实际仅需要录入最明细的科目 余额数据，因此在正式开始实验前，我们有必要先了解一下科目余额表的数据组织形式（以 “1221 其他应收款”为例）： 表 1-2 科目余额表 行号行号科目编号科目编号科目名称科目名称部门编号部门编号人员编号人员编号客户编号客户编号工程编号工程编号年初余额年初余额 11221 其他应收款 51412.00 2备用金 5800.00 3 3 备用金备用金 105010500003500035 3000.003000.00 4 4 备用金备用金 102010200001900019 2000.002000.00 5 5 备用金备用金 103010300003300033 800.00800.00 6 6 保险赔款保险赔款 45612.0045612.00 表中，会计科目“1221 其他应收款”下设两个子科目： 备用金、 保险赔款，其中“备用 金”还分部门和人员进行设置（如上表中 35 行） 。实验时，只需要录入 35 行的数据即可， 系统会自动汇总 35 行的年初余额，得到“备用金”的科目余额（5800.00 元） ，然后再次汇总 2、6 行的年初余额，得到“1221 其他应收款”的年初余额（51412.00 元） 。科目及余额的关系 可以用下面的等式表示： 第 1 行 第 2 行 第 6 行 第 2 行 第 3 行 第 4 行 第 5 行 第 6 行由于是最明细科目且不带其他核算，只参与上一级科目汇总。 在账簿查询数据时，第 1 行就是总账科目的期初余额，其他行是明细科目的期初余额。 1 1会计期间选择会计期间选择 启动财务管理子系统，以用户“总账会计” （缩写 zzbb）登录；选择账务账套（无锡市华阳 摩托车有限公司）和会计期间（2008 年 1 月） 。 2 2余额初始化余额初始化 选择总账管理余额初始化菜单项，在右图中单击“科目余额初始化”图标，出现“科 目余额初始化”功能界面，见下图。 图 1-1 科目余额初始化 左边窗口为系统预置的总账科目代码，右边窗口显示选择的总账科目的明细科目余额。根据 前面提供的实验资料，下面以“1221 其他应收款”科目为例，说明期初余额初始化的基本操作。 1）新增科目余额信息 在左边窗口中的“科目代码”树上选择总账科目“1221 其他应收款” ，然后单击工具栏 上的“”按钮，切换到数据编辑状态； 单击工具栏上的“ ”按钮，或者在右边窗口中右击鼠标，选择快捷菜单中的“插入记 录” ，在编辑区中将插入一条空白记录，光标的位置定位在科目编号的编辑框中。双击该空白记 录行弹出“会计科目”辅助录入窗口，可通过该辅助窗口选择与“1221”对应的明细科目。 图 1-3 科目代码辅助录入 输入表 1-2 中第 3 行的记录： 科目编号：部门编号：1050 人员编号：00035年初余额：3000.00 科目编号、部门编号、人员编号可以通过键盘直接输入，亦可以通过双击记录行弹出“会计 科目”辅助录入窗口进行选择录入。 重复 23 步骤，依次输入表 1-2 中的第 4、5、6 行的记录。 完成后单击工具栏上的“”按钮，系统自动分级汇总输入的科目代码年初余额并显示， 见下图： 图 1-2 期初余额录入 系统为每个会计科目提供了 4 种账户设置：部门、人员、客户和工程，根据设置的账户，在 编辑该科目的余额信息时，除了必须输入的科目编号外，还需要输入该账户的信息。 部门（/人员/客户/工程）编号：如果会计科目设置了部门（/人员/客户/工程）账户，在科 目余额信息录入时要同时录入科目代码与部门（/人员/客户/工程）代码，两者缺一不可。输入 的过程同科目代码，系统会在编辑框的上方显示科目名称与部门名称。 如果一个会计科目同时设置了部门、人员、客户、工程中的两个或两个以上的账户核算方式， 在录入余额信息时要同时录入科目代码以及相应的核算账户的代码信息，缺一不可。 例如：“1221 其他应收款”是根据部门、人员进行核算的，在进行余额信息录入时，除了 录入科目代码“1221 其他应收款”外，还必须同时录入部门代码、人员代码，缺少任何一项代 码都无法通过有效性检验。 【注意】：一个科目余额信息录入保存后，要录入或修改另一个科目余额信息时，需要单击 工具栏上的“”按钮，切换到浏览状态；然后再选择要录入或修改的科目，单击工具栏上的 “”按钮，切换到编辑状态。 2）修改原有的会计科目余额信息 在“科目余额初始化”编辑窗口，单击工具栏上的“”按钮，切换到编辑状态； 在编辑窗口中选择需要修改的会计科目，直接或者通过双击弹出的辅助输入窗口进行修 改操作，操作的方法和新增科目余额信息相同。 3）删除会计科目余额 在“科目余额初始化”编辑窗口，单击工具栏上的“”按钮，切换到编辑状态； 在编辑窗口中选择需要删除的会计科目，单击工具栏中的“”按钮或者从右击鼠标弹 出的快捷菜单中选择删除记录，系统将弹出一个删除提示窗口，选择“确认”后正式将该会 计科目余额信息删除。 3试算平衡检验 完成期初余额录入后，需要进行试算平衡检验，以验证科目余额输入的正确性。单击工具栏 上的“”按钮，见下图。 图 1-4 试算平衡检验 科目余额初始化全部完成后，试算平衡结果一定要满足：资产负债所有者权益。 4科目余额表检验 为保证总账科目和明细科目等数据的正确性，系统提供了“科目余额检验”功能进行验证。 保持用户“总账会计”登录状态，选择系统科目余额检验菜单项，或者退出财务 子系统，选择总账管理余额初始化菜单项，在右图中单击“科目余额检验”图标，出现科 目余额检验窗口，见下图。 图 1-5 科目余额检验配置 1）首先，对需要检验的项目进行配置： 检查时间：需要对科目余额数据进行检查的时间。 检查内容：一般按照系统的默认设置即可。如需调整，选中或取消所选择项的标志即可。 2）设置完成后，单击【确定】按钮，系统根据设置的参数开始检验。科目余额检验结果列 表如下。 图 1-6 科目余额检验结果 如果选择左边树上的“科目代码”根节点，则右边列表窗口中反映的是所有科目余额表的数 据检验结果；如果选择某一总账科目，则相应显示的是该科目的检验结果。科目余额表数据错误 将直接影响账簿的正确性，因此，一旦检验出科目余额表数据有错误，就必须对错误数据进行更 正，以保证后续的正常操作。 七、实验报告：七、实验报告： 1、 实验原理： 根据实验指导书相关内容描述实验原理。 2、 实验结果分析： 1） 描述科目余额表的数据组织形式和科目余额检验的作用； 2） 描述试算平衡的原理和计算方法。 3、 思考题： 1） 余额初始化对整个会计信息系统的重要性如何？ 2） 除了余额初始化外，还有那些数据需要初始化？ 3） 余额初始化的数据是如何产生的？ 实验二 凭证管理 实验学时：实验学时：2 实验类型：实验类型：验证 实验要求：实验要求：必修 一、实验目的：一、实验目的： 通过实验加深学生对记账凭证及记账相关知识的了解。 二、实验内容：二、实验内容： 1凭证编制 2凭证审核 3凭证查阅 4凭证汇总 5记账 三、实验原理、方法和手段：三、实验原理、方法和手段： 记账凭证是财务子系统处理的起点，也是所有查询数据最主要的一个来源。凭证管理主要完 成对记账凭证的编制、修改、汇总、审核和记账等工作。 记账凭证是登记账簿的依据，实行计算机处理账务后，电子账簿的准确性与完整性完全依赖 记账凭证。凭证编制的方法有两种：第一种方法是用户可先用手工将记账凭证填好，然后再输入 到计算机中；第二种方法是用户不再手工填制记账凭证，而是根据原始凭证直接在计算机上编制 记账凭证，最后由计算机打印出记账凭证。制单员可以编制新的记账凭证或修改自己编制的记账 凭证，但不能修改其他人员编制的记账凭证。 凭证审核是审核员按照财会制度，对制单员录入的记账凭证进行检查核对的过程。 记账就是根据审核完毕的记账凭证，分别登记相应的账簿。 四、实验组织运行要求：四、实验组织运行要求： 本实验可以分组完成，也可以由一个人单独完成。建议由一个人单独完成，这样可以使学生 通过角色转换掌握凭证编制、审核、记账的全过程。 五、实验资料：五、实验资料： 以下实验分录中涉及银行存款科目的，且未注明使用具体银行账户的，全部采用用工行账户 进行收付。 1财务部曹寿臣出差暂借差旅费 5,000 元； 2向工行开立信用证，扣除保证金 80,000 元； 3购买短期债券 1,000,000 元； 4中行收到苏州发动机有限公司不履行合同而赔偿损失 20,000 元； 5支付职工 2 月份工资 904,000 元、职工医疗保险费用 50,000 元； 6. 新建的 A 楼竣工，用于对外出租，核算价值为 1,500,000 元； 7财务部曹寿臣出差请款 20,000 元，开给其 20,000 元现金支票一张； 8计提三月份为建厂房而发生的长期借款利息 215,000 元，该厂房尚未建造完工； 9盘盈钢材价值 81,000 元，经审核属正常升溢； 10现金购买零星办公用品 1,500 元，办公室直接领用； 11支付 2 月水电费 80,000 元，其中管理部门 10,000 元，生产部门 70,000 元； 12支付 2 月电话费 14,000 元，其中管理部门 9,000 元，销售部门 5,000 元； 13向镇江自行车专卖店销售摩托车价值 750,000 元，增值税 127,500 元，货款尚未收到； 14厂办报销业务招待费 28,000 元，开给其 28,000 元现金支票一张； 15购买上海五金工具厂工具一批，价值 8,400 元，增值税 1,428 元，货款尚未支付，工具 尚未收到； 16支付欠上海铝合金管有限责任公司货款 1,245,100 元； 17收到上海摩托车贸易有限公司所欠货款 9,383,502 元； 18财务部曹寿臣报差旅费，共计 24,000 元，收到退回的现金 1,000 元； 19支付绿洲快递公司快递费 800 元； 20支付保险公司汽车保险费 50,000 元。 六、实验步骤：六、实验步骤： 1会计期间选择 启动财务管理子系统，以用户“总账会计” （缩写 zzbb）登录，选择账务账套（无锡市华阳 摩托车有限公司）和会计期间（2008 年 3 月） 。 2凭证编制 选择总账管理凭证管理菜单项，在右图中单击“凭证编制”图标，进入“凭证编制” 界面，见下图。 图 2-1 凭证编制 记账凭证的格式主要分凭证标题、会计分录与辅助窗口三部分。凭证标题包括凭证类别、凭 证编号、制单日期、单据附件数等内容；一张凭证最少要有两条会计分录，每一条分录包括会计 摘要、会计科目、借贷方金额等内容；如果会计科目设置了核算账户，还需在会计分录中录入部 门代码、人员代码、客户代码、工程代码；如涉及到外币账户设置，需要录入外币金额；如果涉 及到数量账户设置，还需要录入数量、单价和计量单位等内容；如果发生通过票据进行往来结算 的业务，则还需要录入票据号。 1）单击工具栏中的“ ”按钮，出现空白的凭证编辑窗口。 2）输入凭证标题部分内容： 凭证类别：当前新增凭证的类型。凭证类型需要在财务子系统初始化时在“凭证类别设置” 模块中进行定义； 凭证字号：系统自动生成的凭证编号，用户不可编辑； 制单日期：编制凭证的日期，系统自动设置为系统登录日期，可直接用键盘输入修改； 附件张数：该凭证所附的原始单据张数，可以通过键盘或者调节编辑框右边的“ ”进行输 入，系统默认附件张数为 0； 3）输入会计分录内容： 摘要：凭证分录的简要说明。首行分录应输入摘要内容；其他行次的分录摘要如果相同可以 不必再次输入，在光标跳到该行摘要时，系统自动会将上一行分录的摘要填到当前分录的摘要栏 中；也可以双击摘要栏，从弹出的“摘要输入”窗口中选择需要的摘要； 科目代码：分录入账的科目代码。如果熟悉科目编号，可直接输入；如果不熟悉，可双击科 目代码栏，在弹出的“会计科目”辅助录入窗口选择输入，见下图。 图 2-2 科目代码辅助录入 按回车键后，系统自动将该科目代码的名称填到对应的栏目中。 在录入科目代码时，必须录入最明细级科目的编号；若设置了核算账户，必须录入相应的代 码（部门、人员、客户、工程） 。如果输入科目编号非最明细级科目的编号，在焦点离开科目代 码栏时会自动提示，且不允许进入下一栏目的操作，直到操作员修改正确为止。 借方金额：该凭证分录的借方发生额； 贷方金额：该凭证分录的贷方发生额； 合 计：会计分录借/贷方合计金额，分大小写两种。如果借/贷方合计金额相同，在合计栏 显示大写金额和小写金额；如果借/贷方合计数不等，合计（大写）将不会出现，保存时系统会 弹出“借贷方金额必须相等”错误提示窗口。 系统默认的会计分录为两条，如果两条分录不能满足需要，例如月末费用的结转、成本的结 转等，需要多条会计分录。系统对凭证中会计分录的条数并不限制，只是在打印时分多张打印而 已。如果要增加或删除会计分录只要在右键快捷菜单中选择增加记录或删除记录即可。 4）输入辅助核算内容： 本实验提供了辅助核算的功能，因此在录入凭证的分录时，根据每一个分录所选择的科目， 还应将有关辅助核算的信息录入到计算机中，这样才能生成相应的辅助核算的明细账簿。 票据号：银行票据的编号后四位。例如：转账支票的号码，可以直接在编辑框中输入票据编 号。 如果一个科目在设置时选择了“数量”账户，则需录入数量、单价、计量单位，为编制数量 金额明细账提供数据，否则这三个辅助项目呈不可编辑状态。 5）凭证内容输入完成后，单击工具栏中的“”按钮，如果凭证内容正确，系统将保存该 张凭证，否则系统会弹出相应的错误提示窗口。 在录入过程中，如果需要放弃当前编制的凭证，单击工具栏中的“”按钮即可。 3修改凭证 凭证修改操作同新增凭证，但需要注意的是： 1）操作人员只能修改自己编制的凭证； 2）已审核的凭证不可修改。此种情况下可通过编制红字凭证（金额为负数的凭证）进行冲 销后重新编制。 4凭证审核 编制的凭证必须经过授权人员审核后方可入账。一般审核的内容包括凭证的合法性、合理性、 正确性和完整性等，它是手工环境下内部牵制的重要手段。实行电算化后，通常一个操作人员对 同一张凭证不应同时具有制单权限与审核权限，以保证会计岗位间的互相监督、控制作用。 1）退出财务子系统，点击【切换角色】按钮，以用户“稽核会计” （缩写 jh）重新登录， 选择账套（无锡市华阳摩托车有限公司）及账务会计期间（2008 年 2 月份） ； 2）选择总账管理凭证管理菜单项，在右图中单击“凭证审核”图标，出现“凭证审 核”界面，如下图。 图 2-3 凭证审核范围 凭证审核列表中可以看到当前会计期间内所有凭证的简要信息，选择一张凭证，如果该凭证 有现金备查的记录，下面的窗口就会显示包含的现金备查记录信息。 3）确定凭证审核范围 一般情况下，财务部门各岗位的操作权限是互相监督、牵制的，一个操作人员不可能对所有 凭证都具备审核权，因此，系统提供了凭证搜索过滤功能，以方便进行凭证定位、审核。 凭证审核窗口主要包括以下内容： 全部：选择后显示所有的记账凭证，包括当前审核人员能够审核与不能审核的； 已审：选择后显示已审核的凭证； 未审：选择后显示未审核的凭证； 制单：选择后显示某一个制单人编制的凭证； 凭证类别：选择后显示一个凭证类别的凭证； 凭证编号：选择凭证编号范围，如 00010010 号。 参数设置完成后，单击【过滤】按钮，系统会根据选择条件显示凭证信息列表。 4）审核一张凭证 在凭证信息列表中双击某条凭证记录，就会进入凭证审核状态，如果该操作人员没有审核该 凭证的权限，系统会给出提示。 审核凭证时，只要单击工具栏中的“”按钮，系统将当前的操作人员（审核人员）作为 审核人登记到记账凭证中去，如下图所示。 图 2-4 凭证审核 5）撤销审核凭证 当凭证已经通过审核但还没有记账时，可以撤销审核，表示该凭证返回未审核状态；选择一 张已经审核但没有记账的凭证，用鼠标单击工具栏上的“”按钮，弹出一个“提示”窗口， 询问是否确认撤销审核，只有当按下【是】按钮时，才将该凭证恢复到未审核状态，此时这个凭 证又可以进行修改了。 只有经过审核的凭证才能记账，凭证一旦记过账，就不能再进行撤销凭证审核操作。 本实验要求将所有 2 月份的凭证审核完毕。 5凭证查阅 凭证输入后，可通过凭证查询来查看原有的凭证。对查询出的凭证，不可进行修改、删除等 操作。凭证查阅的方式主要有三种：列表方式、翻页方式、登记簿方式。 1）设定凭证查阅条件 保持用户“稽核会计”登录状态，选择总账凭证管理凭证查阅菜单项，或 者退出财务子系统，选择总账管理凭证管理菜单项，在右图中单击“凭证查阅”图标，进 入“凭证查询”条件设置界面，见下图。 图 2-5 凭证查询条件设置 会计月份：确定查询凭证所在的月份。在编辑下拉框中将显示所有用户处理过的会计期间， 可以通过鼠标或者“” 、 “”选择输入； 凭证类别：确定查询哪一类的凭证。所有可选凭证类别都在“凭证类别设置”模块定义。在 编辑下拉框中将显示所有凭证类别的编号与名称，通过鼠标或“” 、 “”选择输入； 凭证编号：指定凭证的查阅范围，如 0001 至 0050 号凭证； 日期：查询某个会计期间中某一时间段内编制的凭证。在选择了“会计月份”后，在“日期” 编辑框中输入当前会计月份内某一时间段，如 2008.02.01 至 2008.02.10； 金额：查询会计分录的借/贷方发生额在一定金额范围内的凭证，如 1.00 至 1000.00； 科目代码：查询包含某些科目的凭证，在科目代码编辑框中直接输入要查阅的科目代码； 制单：查询某个制单员编制的凭证。在“制单”编辑框中直接输入制单员姓名。 以上查询条件可以单独使用，也可以组合使用。 输入完凭证查询的条件，用鼠标单击【确定】按钮，系统会自动把符合查询条件的凭证显示 出来，显示方式由选择凭证的浏览方式决定。 2）以列表方式进行浏览 下图 2-7 所示是以列表方式显示凭证查询结果： 图 2-6 凭证查询列表 在该窗口中可以看到凭证的简要信息，用鼠标在凭证信息上双击，便会弹出该条信息的凭证 界面（和凭证编制界面基本类似） ，供详细查看。 3）以翻页方式进行浏览 翻页方式与凭证编制界面基本类似，它是以当前显示的凭证为基点，通过导航按钮向前或向 后查看满足条件的凭证。 4）以登记簿方式进行浏览 登记簿方式与凭证查询列表类似，不同之处在于登记簿方式下一张凭证只显示一行记录，而 列表方式下一张凭证有几个分录就显示几行记录。 6凭证汇总 凭证编制打印完成后，需要装订成册。在每一本记账凭证前一般都会附上一张凭证汇总表。 凭证汇总功能主要用于生成并输出这张汇总表。 保持用户“稽核会计”登录状态，选择总账凭证管理凭证汇总菜单项，或 者退出财务子系统，在右图中单击“凭证汇总”图标，屏幕显示凭证汇总范围选择界面，如下图。 图 2-7 凭证汇总范围 1）定义凭证汇总范围 在进行凭证汇总操作时，首先要定义凭证汇总范围。凭证汇总范围主要包括以下内容： 月份：选择凭证汇总处理的月份。在编辑下拉框中将显示所有用户处理过的会计期间，可以 通过鼠标或者” 、 “”选择输入； 凭证类别：确定汇总哪一类的凭证。所有可选的凭证类别都在“凭证类别设置”模块定义。 在编辑框下面将显示所有凭证类别的编号与名称，通过鼠标或” 、 “”选择输入； 科目代码：选择需要汇总的科目。可以在编辑框中直接输入会计科目的代码，也可以单击右 边的【*】按钮，从弹出的“会计科目”辅助录入窗口中选择科目。如果没有选定科目，系统将 默认全部科目的汇总； 凭证编号：指定凭证的汇总范围，如 0001 至 0050 号凭证； 日期：汇总某个会计期间中某一时间段内编制的凭证。在选择了“会计月份”后，在“日期” 编辑框中输入当前会计月份内某一时间段，如 2008.02.01 至 2008.02.10。 汇总条件设置完成以后，单击【确定】按钮，系统根据定义条件汇总凭证。如不定义汇总条 件，系统默认对当前月份的所有凭证进行汇总。 2）凭证汇总操作 系统根据“凭证范围”定义的内容对凭证进行汇总，见下图。 图 2-8 凭证汇总 凭证汇总表（科目汇总表）只显示有发生额的会计科目，没有发生额的会计科目不显示。系 统默认产生的凭证汇总表是一份明细汇总表，如果要看一级会计科目汇总表，则选中图中左下角 的“仅查阅一级科目”项即可。此时按【打印】按钮，就可打印出凭证汇总表。 如要重新汇总，单击【重选】按钮，系统返回“凭证汇总”操作界面，对汇总凭证范围进行 重新定义并生成凭证汇总表。 7.记账 记账就是将审核签字的凭证登记到账簿中的数据处理过程。凭证记账可以一天记一次账，一 天记数次账，也可以多天记一次账。为了处理方便，一般采用多天一次记账，即批量记账。当大 量凭证需要记账时，可以一次将所有符合记账条件（凭证正确无误并且已经审核）的凭证全部登 记到账簿中。 1）退出财务子系统，点击【切换角色】按钮，以用户“记账会计” （缩写 jz）重新登录， 选择账务账套（无锡市华阳摩托车有限公司）及会计期间（2008 年 2 月份） 。选择总账管理 凭证管理菜单项，在右图中单击“记账”图标，进入记账处理操作界面； 图 2-9 记账 2）在凭证状态列表中，显示已编制、已审核、可记账的凭证张数，如果没有可记账的凭证， 【记账】按钮不可用； 3）在记账之前，必须先进行凭证检验操作，如果有不合法的凭证将不能进行后续记账操作。 单击【凭证检验】按钮即可进行凭证检验操作，如果凭证正确无误后， 【记账】按钮自动转化为 可用状态； 4）单击【记账】按钮，系统显示记账处理进度，当进度条显示 100时，完成记账处理； 5）单击【退出】按钮，返回主菜单。 七、实验报告：七、实验报告： 1、 实验原理： 根据实验指导书相关内容描述实验原理，绘制简单数据流程图。 2、 实验结果分析： 1） 描述凭证管理的业务处理流程； 2） 描述凭证有效性检验的几个要点； 3） 描述记账数据处理过程，即凭证表和科目余额表之间的数据组织关系； 4） 希望从哪些方面进一步了解凭证管理的知识点，并描述本实验后的体会。 3、 思考题： 1）凭证管理中的权限是如何设置的？为什么要这样设置？ 2）凭证作为整个会计信息系统的数据来源和入口，应该如何控制其数据的准确性？ 实验三 账簿查询、期末处理 实验学时：实验学时：2 实验类型：实验类型：验证 实验要求：实验要求：必修 一、实验目的：一、实验目的： 通过实验让学生了解账簿查询的方法，了解账簿的格式及其数据组织。 二、实验内容：二、实验内容： 1总分类账查询 2明细账查询 3汇总账查询 4科目余额表查询 5结账和开账 三、实验原理、方法和手段：三、实验原理、方法和手段： 账簿是以会计凭证为依据，序时地、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍，它由具有一定 格式，又互相联系的账页所组成。设置和登记账簿的作用，可以概括如下： 1）通过设置和登记账簿，能对经济业务活动进行序时、分类的核算，又能提供各项总括和 明细的核算资料； 2）通过设置和登记账簿，可以为计算财务成果编制会计报表提供依据； 3）通过设置账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。 账簿查询就是在登记完毕的账簿中查找需要的会计信息，包括查阅总分类账、明细账、汇总 账、科目余额表等。 四、实验组织运行要求：四、实验组织运行要求： 本实验由一个人单独完成。 五、实验资料：五、实验资料： 初始数据为无锡华阳摩托车有限公司 2008 年 2 月份数据。 六、实验步骤：六、实验步骤： 1会计期间选择 启动财务管理子系统，以用户“总账会计” （缩写 zzbb）登录；选择账务账套（无锡市华阳 摩托车有限公司）及会计期间（2008 年 2 月份） 。 2总分类账查询 总分类账簿是按照总分类账户分类记载全部经济业务的账簿。是编制会计报表，提供会计信 息的基础。 选择总账管理账簿查询、期末处理菜单项，在右图中单击“总分类账”图标，进入 “总分类账”查询界面，见下图。 图 3-1 总分类账 总分类账查询分两个页面，第一个页面显示所有的总账科目，第二个页面显示某一个科目的 总分类账，见下图。如果要实现跨月查询，可选择需要查询的月份，然后单击【刷新】按钮即可。 图 3-2 科目总账 系统提供查找快速定位功能，方便用户快速找到需要查看的科目。单击工具栏上的 “” 按钮，弹出“查找”条件录入窗口，见下图。 图 3-3 查找 选择查找位置，如“贷方发生” ，录入内容“” ，即查询条件为“贷方发生”的记录，单击 【查找下一处】按钮即可。 3三栏式明细账查询 明细分类账簿通常是根据总分类科目设置，按所属明细科目开设账户，用来分类登记某一类 经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。明细账一般分为三栏式明细账和多栏式明细账，本实 验查询的是三栏式明细账。 保持用户“总账会计”登录状态，选择总账账簿管理三栏式明细账菜单项， 或者退出财务子系统，选择总账管理账簿查询、期末处理菜单项，在右图中单击“三栏式 明细账”图标，进入“三栏式明细账”查询界面，见下图。 图 3-4 三栏式明细账 三栏式明细账根据科目余额表与记账凭证数据计算形成,主要反映以下内容： 会计科目的期初余额； 凭证数据的凭证编号、摘要、借/贷方发生额、余额方向和科目余额； 会计科目的本月合计数（包括借贷方发生合计数） ； 会计科目的本年累计数（包括借贷方发生累计数） 。 三栏式明细账屏幕输出是根据用户定义的查询条件，每个会计科目形成一个账页显示。 三栏式明细账的数据基本上由凭证信息组成。在凭证信息显示过程中，如果该凭证没有记账， 则该凭证摘要信息的前面有“*”标志； 在三栏式明细账输出过程中，可以随时查看明细账中包含凭证信息的具体内容，操作方法为： 双击需要查看的账簿行，系统会弹出“凭证查询”窗口,显示凭证信息，见下图。 图 3-5 三栏式明细账凭证输出 4汇总账查询 汇总账是根据会计科目的账户设置、明细科目以及两者的不同组合，反映会计科目按照账户 标志或子母汇总的期初余额、发生额和期末余额。 保持用户“总账会计”登录状态，选择总账账簿管理汇总账菜单项，或者 退出财务子系统，选择总账管理账簿查询、期末处理菜单项，在右图中单击“汇总账”图 标，进入“汇总账”查询界面，见下图。 图 3-6 汇总账 查询汇总账，首先要定义汇总账的查询条件，见下图。 图 3-7 汇总账查询条件定义 汇总账查询条件主要包括以下内容： 汇总方式：汇总账的汇总方式是根据所选择的会计科目的是否有账户标志、是否包含子目确 定的。例如：如果选择的会计科目“1222 应收账款”包含客户核算的账户标志，用户只能选择 客户作为汇总方式。 账簿目录样式和范围：如果选择的科目只有一种汇总方式，系统默认不需要定义目录样式和 范围；如果所选择的科目存在两种或两种以上汇总方式，用户选择某一汇总方式后，通过选择其 他账户标志或子目对应的范围出账。 汇总账查询条件的定义可以根据以上内容进行组合，形成不同组合条件的汇总账。 5科目余额表查询 科目余额表查询包括科目余额表查询条件定义、科目余额表账簿输出和分类汇总账三部分内 容。保持用户“总账会计”登录状态，选择总账账簿管理科目余额表菜单项， 或者退出财务子系统，选择总账管理账簿查询、期末处理菜单项，在右图中单击“科目余 额表”图标，进入“科目余额表查询条件定义”界面，见下图。 图 3-8 科目余额表查询条件定义 科目余额表查询条件主要包括以下内容： 月份：月份包括“起始月份”和“终止月份”两部分内容，终止月份必须大于或者等于起始 月份，否则系统会给出提示。 科目范围：科目余额表查询的会计科目范围，可以通过单击【】按钮，从弹出的“辅助录 入：科目代码”窗口中进行选择。 科目级别：会计科目的级别范围，用户可以输入起始级别和终止级别或者通过微调按钮进行 上下调整，确定需要查询的科目余额表中科目代码的级别。 余额范围：设定科目余额表期末借方或贷方余额的范围；如余额范围设置为 1.00 到 1,000,000.00，则期末科目余额借方或贷方金额显示的金额在 1.00 到 1,000,000.00 之间。 定义科目余额表查询条件定义结束后，即可进行科目余额表的账簿输出工作。 科目余额表的屏幕输出主要包括以下内容，见下图。 图 3-9 科目余额表 科目余额表包含的内容：科目编号、科目名称、期初余额、本期发生、期末余额。 选择一个需要显示分类汇总账的会计科目双击或者单击工具栏中的“”按钮，则该会计科 目的分类汇总账即可显示，见下图。 图 3-10 分类汇总账 6月末结账 确认本月记账凭证（全部审核且记账） 、账簿、报表数据正确无误后，就可以进行“月末结 账”处理。 保持用户“总账会计”登录状态，选择总账凭证管理月末结账菜单项，或 者退出财务子系统，选择总账管理账簿查询、期末处理菜单项，在右图中单击“月末结账” 图标，进入“月末结账”窗口，见下图。 图 3-11 凭证月结 在会计月份列表中选择需结账的月份，单击【结账】按钮即可完成结账操作。月末结账一月 只做一次，如果会计月份结账处理后，本月数据将作为历史账目数据保存，并将本月相关数据结 转到下月，本月不能再进行新增凭证、修改凭证、审核凭证、生成报表等操作。 7新开月份（开账） 如果要新开一个会计期间进行业务处理，要进行新开月份处理。 保持用户“总账会计”登录状态，选择系统新开月份菜单项，或者退出财务子系 统，选择总账管理账簿查询、期末处理菜单项，在右图中单击“新开月份”图标，系统弹 出“新开月份”操作界面，见下图。 图 3-12 新开月份 不同的凭证类别，其新开月份的处理时间可以不一致。 新开月份的操作方法如下： 1）在“凭证类别”下拉框中选择一个需要新开月份的凭证类别； 2）单击【新开】按钮，系统会自动新增的会计处理月份，本例中新开月份为“2008.04” ； 3）重复 1）2）步骤，进行其它凭证类别的新开月份处理；也可以不选择凭证类别直接单 击【全部新开】即可完成开账。 七、实验报告：七、实验报告： 1、 实验原理： 根据实验指导书相关内容描述实验原理。 2、 实验结果分析： 1） 描述明细账、科目余额表数据的来源； 2） 描述月末结账和新开月份的作用； 3） 谈谈你对会计账簿的认识。 3、 思考题： 1） 比较会计信息系统下各类账簿之间的关系与手工方式下各类账簿之间关系的区别。 2） 期末处理对会计信息系统中的那些方面产生影响？ 实验四 出纳管理 实验学时：实验学时：2 实验类型：实验类型：验证 实验要求：实验要求：必修 一、实验目的：一、实验目的： 通过实验让学生了解现金日记账、银行日记账、资金日报表的相关知识以及银行对账的处理 过程，加深学生对资金管理的认识。 二、实验内容：二、实验内容： 1查看现金日记账 2查看银行日记账 3查看资金日报表 4银行对账 1）银行对账初始化 2）银行对账单的录入 3）银行对账 4）查阅银行余额调节表 三、实验原理、方法和手段：三、实验原理、方法和手段： 出纳工作主要包括货币资金的收付业务以及现金、银行日记账的登记和银行对账等，是财务 部门责任重大且非常重要的工作之一。在任何一个现代公司里可以没有财务总监，却不可以没有 出纳会计，出纳工作管理制度是企业最基本的财务管理制度。 货币资金收付业务的制单、收付款凭证的审核以及收付款凭证的登记工作已经在凭证管理实 验中完成，本实验主要通过现金日记账、银行日记账、资金日报的查询以及银行对账的处理过程 让学生了解出纳管理工作是如何做到日清月结、保证账账相符和账款相符的。 四、实验组织运行要求：四、实验组织运行要求： 本实验由一个人单独完成。 五、实验资料：五、实验资料： 初始数据为无锡华阳摩托车有限公司 2008 年度 2 月份银行日记账及工行对账单一份。 表 4-1 银行对账单 工行账号： 月份：余额 12，703，680.00 日期日期摘要摘要票据号票据号借方金额借方金额贷方金额贷方金额余额余额 2008.02.02 提取现金 000120000.00.00 2008.02.04 上海为群摩托车有限公司货款 .00.00 2008.02.05 付苏州发动机厂货款 0002.69.31 2008.02.06 付江苏摩托车配件公司货款 0003.21.10 2008.02.09 收苏州发动机厂货款 .69.79 2008.02.09 收江苏摩托车配件公司货款 .00.79 2008.02.12 上海铝合金管有限责任公司货款 0004.00.79 2008.02.13 付西安不锈钢有限公司货款 .97.82 2008.02.14 收镇江自行车专卖店货款 .00.82 2008.02.15 收镇江华美销售公司货款 .00.82 日期日期摘要摘要票据号票据号借方金额借方金额贷方金额贷方金额余额余额 2008.02.25 收回镇江摩托车销售公司货款 .00.82 2008.02.25 支付 2008 年 1 月份水电费 14606.00.82 2008.02.26 上海摩托车贸易有限公司货款 .00.82 2008.02.28 支付上海五金工具厂货款 000553443.51.31 2008.02.28 支付银行汇款手续费 100.00.31 2008.02.29 支付 1 月份职工工资 0006.51.80 2008.02.29 代扣 2 月份电话费 75689.00.80 2008.02.29 收货款 .00.80 六、实验步骤：六、实验步骤： 1会计期间选择 启动财务管理子系统，以用户“现金出纳” （缩写 xjcn）或用户“银行出纳” （缩写 yhcn） 登录，选择账务会计期间及账套（2008 年 2 月无锡市华阳摩托车有限公司） 。 2现金日记账查询 以现金出纳“xjcn”的账号进入系统后，选择总账管理出纳管理菜单项，在右图中单 击“现金日记账”图标，系统显示“现金日记账”界面，选择某一现金科目双击，如“1001 库 存现金” ，见下图。 图 4-1 现金日记账查询 如果现金有明细科目，则现金一级和明细科目同时显示，科目显示的内容对财务人员有限制， 只有有权限查看现金科目的相关人员才能看到具体的内容。可以通过改变日期来查看不同时间段 内的现金日记账。 现金日记账主要包括以下内容： 1）期初余额：选定时间段的现金期初余额； 2）凭证信息：包括编制日期、凭证编号、摘要、借方金额、贷方金额； 3）余额与借/贷方向：账簿中当前行的余额等于上一行的余额与本行的借贷方发生数的计算 结果；借/贷方向反映余额的方向； 4）本日小计：凭证的数据根据日汇总计算借贷方发生数； 5）本月合计：凭证的数据以月为单位汇总计算借贷方发生数； 6）本年累计：反映本会计年度的初始化月份至用户选定时间段的终止日期为止的借贷方发 生累计数。 通过现金日记账的查询，能掌握每天的现金使用情况，包括收入、开支和余额，结合现金盘 点，就能做到日清月结，账款相符。 3银行日记账查询 退出财务子系统，点击【切换角色】按钮，以银行出纳“yhcn”的账号登录系统后，选择 总账管理出纳管理菜单项，在右图中单击“银行日记账”图标，系统自动弹出“银行日记 账查询”窗口，选择某一银行科目双击，如“ 工行” ，见下图。 图 4-2 银行日记账查询 银行日记账的查询条件定义界面和处理方式基本同“现金日记账”处理，请参阅“现金日记 账” ，在此不再赘述。 4资金日报表查询 资金日报是反映某一时间区间资金收付及结存的报表，有利于财务主管领导及时了解企业资 金状况，加强对资金的管理。操作步骤如下： 保持用户“银行出纳”登录状态，选择总账出纳管理资金日报表菜单项， 或者退出财务子系统，选择总账管理出纳管理菜单项，在右图中单击“资金日报表”图标， 进入“资金日报表”操作界面，见下图。 图 4-3 资金日报表 资金日报表的内容主要包括： 1）日期：资金日报所反映的时间区间，选定日期区间后，单击【重新计算】按钮，即可查 看选择日期范围内的资金日报表； 2）资金科目 资金日报表中涉及到的会计科目的编号与名称，一般包括现金科目、银行存款科目（只反映 最明细会计科目，其上级汇总科目不反映） ； 3）资金的收支 资金的收支包括选定时间区间内的期初余额、收入、支出和期末余额四栏数据，用来反映资 金收支数； 4）资金流动情况 反映的是企业大额资金流动情况的明细表（大额资金的额度由企业自行确定） ，分收款和付 款两部分，是帮助企业管理层了解资金流向的一个窗口，以便加强对资金的控制和管理。 资金日报表是企业管理者了解、掌握、控制货币资金的额度，满足企业管理者筹划和有效运 用资金的重要依据，在企业财务及资金管理中发挥着至关重要的作用。 5银行对账 银行对账是银行存款清查的基本方法，主要采用银行存款日记账与开户银行的“对账单”相 核对的方法，通过银行对账，可以及时掌握企业未达账项的情况，便于及时查明未达账项的原因。 在会计电算化下，银行对账主要由下面几步完成：输入银行对账单；银行对账单与企业的银 行日记账进行自动核对，实现计算机自动对账必须满足支票号、借方金额、贷方金额都相等的条 件；对没有自动对账的记录，进行人工核对；根据双方账目不一致情况形成未达账项及余额调节 表。 1）银行对账初始化 在使用银行对账功能之前，需要将初始的