财务部管理手册工作规则

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加强收入和资产的管理，防止效益流失，确保企业财产、物资的合理使用和安全管理。四、 严格执行资金结算制度，并按照公司标准审核报销各类费用。按时向领导提供资金情况日、月、旬报表，对存款帐户定时统计上报，准确编制、报送决算报表。五、 负责公司责任成本管理工作的规划，加强成本管理和过程控制，并对对公司新开分店提供效益分析，以提高全公司经济效益。六、 结合公司具体情况对总部和分店的财务管理规章制度进行制定和修订，监督财经纪律和规章制度的执行情况。七、 负责会计核算、报表和报表汇总上报工作，及时向公司领导呈报相关决算资料，为公司领导决策提供服务。八、 努力完成领导交办的其它任务。 返回目录 1.2节 财务部组织结构图目前财务部共有32人（包含财务总监1人，审计组2人），具体岗位设置如下：返回目录第2章 财务部管理制度2.1节 财务核算准则文件编号：财001版本：10版本编制日期：2010/08/20编制部门：财务部提交人：审批人：一、核算的基本原则：在进行会计核算时，严格按以下原则进行核算：1. 客观性原则。2. 实质重于形式原则。3. 相关性原则。4. 一贯性原则。5. 可比性原则。6. 及时性原则。7. 明晰性原则。8. 权责发生制原则。9. 配比原则。10. 历史成本原则。11. 划分收益性支出与资本性支出原则。12. 谨慎性原则。13. 重要性原则。二、会计分期会计期间：年度、月份。会计年度：每年12月1日次年11月30日。三、会计科目的设置会计科目严格按财政部会商01表、会商02表科目名称设置，不得任意设置科目。四、账薄设置根据具体情况设置：总分类账、明细分类账。1. 采用订本式账页的有：现金日记账、银行存款日记账。2. 采用三栏式账页的有：应收票据、应收账款、其他应收款、预付账款、待摊费用、累计折旧、在建工程、固定资产清理、无形资产、长期待摊费用、应付账款、预收账款、应付职工薪酬、其他应交款、其他应付款、预提费用、主营业务收入、其他业务收入、营业外收入、营业外支出、主营业务成本、其他业务支出、主营业务税金及附加等。3. 采用卡片式账页的有：固定资产。4. 采用数量金额式账页的有：周转材料、库存商品。5. 采用多栏式账页的有：管理费用、财务费用、销售费用。五、核算要求一）资产的核算返回目录1. “现金”的管理与核算1) 出纳处库存现金限额，以财务总监批准限额为准，特殊情况需增加限额，必须经财务总监书面批准（特殊可口头申请）。2) 出纳人员除了登记现金日记账、银行存款日记账外，不得兼办费用、收入、债权、债务账薄等的登记工作，以及稽核和会计档案的保管工作。3) 坚持按规定的用途使用现金，不准用不符合财务制度的白条顶替库存现金；不准谎报用途套取现金；不准利用银行账户代其他单位和个人支取现金；不准将单位收入的现金以个人的名义存入银行；不准保留账外公款。4) 库存现金通过“库存现金”账户进行核算，财务软件中下设二级明细“片区”，三级明细按保管人设置。5) 备用金采用定额管理，并通过“其他应收款”账户核算。6) 库存现金、备用金由财务经理不定期组织核查，不得改变库存现金、备用金的用途。2. “银行存款”的管理与核算1) 通过银行办理收付款结算业务，必须遵守银行信贷制度和现金管理制度。2) 不得签发空头支票。3) 各项收、付款结算凭证上应如实填明款项的来源或用途，便于监督。4) 银行账户只能供本单位使用，不得利用银行账户代其他单位或个人存款或支取现金，不得让外单位或个人借用本单位账户办理结算。5) 银行存款在“银行存款”账户核算，财务软件中下设二级明细“片区”，三级明细“个人存款”、“分店存款”、“专用存款”三大类，按存入银行的种类下设四级明细，五级明细由出纳员按开户卡号设置。6) 银行存款日记账与银行对账单的核对，存在“未达账项”，应通过编制“银行存款余额调节表”进行调节，使双方金额相等。3. 其他应收款的核算1) 核算内容：核算公司在经营过程中交纳的各类保证金及各管理员因业务需要借支的备用金。2) 月末按“其他应收款”帐面余额的5计提坏帐准备，发生坏帐时首先应冲减坏帐准备，不足冲减部分直接记入当期损益。4. 库存商品的核算1) 采购成本的构成：采购价格、其他税金、运输费、装卸费、保险费以及其他可直接归属于采购的费用。2) 库存商品的发出成本按移动平均法。 5. 固定资产核算1) 固定资产的内容：单位价值在1000元（含1000元）以上，且具有实物形态，使用年限超过1年。2) 固定资产成本构成：直接的价款、运杂费、包装费、安装费、应承担的借款利息以及分摊的其他间接费用。3) 折旧：计提范围，在用固定资产；当月增加当月不提折旧，下月开始计提当月减少，当月应计提；提足折旧仍继续使用，不再提取折旧。4) 折旧年限：按相关资产预计使用时间制定折旧年限。5) 折旧方法：平均年限法，采用预计残值为零。6. 无形资产1) 购入：按实际支付的价款、相关税费以及直接归属于使该项资产达到预定用途所发生的其他支出确认实际成本。2) 摊销期：有合同期限的，按合同期限；无合同期限的按5年平均摊销。返回目录3) 摊销方法：无形资产的摊销期自其可供使用（即其达到预定用途）时起至终止确认日止，即当月增加的无形资产当月开始摊销；当月减少的无形资产当月不再摊销。二）负债的核算1. 应付账款的核算1) 按实际应付金额入账。2) 因债权单位撤销或其他原因而无法支付，计入“资本公积-其他资本公积”。3) 商品采购欠款余额应与商品采购员不定期进行核对，除此之外的欠款余额应于次月5日前与往来供应商核对。2. 预收账款的核算 1） 按实际预收款金额入账。2） 实现销售时予以冲销。3. 应付职工薪酬1) “应付职工薪酬”下设二级明细“应付工资”、“应付福利费”、“员工生日慰问金”；“应付工资”下设三级明细“分店”、“管理员”、“高管A”、“高管B”。2) “应付工资”根据行政人事部提供的当月实际工资发放额予以计提。3) 次月支付时，通过“应付工资”的借方反应。4) “应付福利费”计提金额为5000元/月。5) 支付员工福利费用时，通过“应付福利费”借方反映。6) 财务部依据行政人事部签发有关生日慰问金的相关通知，按当月实际发生额计提员工生日慰问金，并记入“员工生日慰问金”贷方，支付时通地借方反映。4. 预提费用1) “预提费用”下设二级明细“招待费”、“年终奖”、“教育基金”。2) “招待费”核算内容a. 按起点09当月销售净额的千分之一计提。b. 每月沈总、黄姐各计提1万元招待费。计提时计入贷方，支付时记入借方。3) “年终奖”核算内容：按当年公司制定的分店员工、总部员工、高级管理员年终奖方案按月计提年终奖。计提时计入贷方，支付时记入借方。4) “教育基金”核算内容：按起点09当月销售净额的千分之一计提教育基金总额，公司总部分摊总额的50%，计提时记入“教育基金行政人事部”，片区分摊总额的50%，各片区再按当月月末各片区结余人数进行分摊，计提时记入“教育基金XX片区”。“教育基金”主要用于支付总部及片区教育性支出，支付时记入借方。5. 其他应付款“其他应付款”下设明细：“分店及总部”、“保证金及押金”、“装修质保金”、“租房押金”、“罚款”。1) “分店及总部”:用于核算分店暂时收取外部单位或个人的款项，如门市转租收取的定金等。2) “保证金及押金”：用于核算公司收取的店长及收银员公积金。3) “装修质保金”： 用于核算分店装修或翻新完工后，按人工费一定比例暂扣的质量保证金。4) “租房押金”： 用于核算将自有门市或租入门市转租收取承租人一定金额的保证金。5) “罚款”：用于核算按公司片区基金及部门基金相关管理制度计提的各片区及部门“基金”。备注：计提时记入贷方，支付时记入借方。三）费用、成本的核算1. 待摊费用的核算1) 指本月发生，应由本月和以后各月负担的费用。2) 摊销期限最长为一年。返回目录3) 下设二级明细“房租”及“其他待摊”，按其受益期确定摊销期限。2. 长期待摊费用1) 指摊销期限超过一年的费用。2) “长期待摊费用”下设二级明细“装修费”、“低摊”，具体摊销规定详见总部费用管理制度。3. 管理费用的核算包括：管理部门的工资、修理费、办公用品后勤用品、低值易耗品摊销、办公费、差旅费、会议费、业务招待费、车辆使用费、无形资产摊销、固定资产摊销、设计费、计提的坏账损失。4. 销售费用销售过程中发生的运输费、装卸费、广告费、业务招待费、销售人员工资及福利费、销售部门折旧及低值易耗品摊销等。5. 营业外支出包括固定资产盘亏、处置固定（无形）资产净损失、罚款支出等。6. 主营业务成本 用于核算已实现销售商品的实际购买成本。7. 其他业务成本 用于核算除商品销售外，已实现销售的其他物品的实际购买成本。 四）收入的核算1. 主营业务收入：按实际售价扣除应交纳的税金作为入账依据。2. 营业外收入：包括固定资产盘盈、处置固定（无形）资产净收益、罚款净收入。3. 其他业务收入：主要包含核算分店及总部产生的废旧收入。4. 销售折扣与折让：主要包含核算分店在销售过程中产生的售价折扣。5. 本年利润的核算：将收入与费用计入其贷方、借方进行配比取得。返回目录2.2节 总部资产管理制度文件编号：财002版本：10版本编制日期：2010/08/20编制部门：财务部提交人：审批人：一、 财务部资产岗位设置财务部资产岗位包含：资产核算会计、资产核对会计、资产核算员。二、 各岗位职责一） 资产核算会计1. 根据完整、审核无误的原始单据，及时、准确编制记帐凭证并录入到财务软件中。2. 规范原始单据的开据及传递。3. 月末帐务处理：低值易耗品的摊销、维护资产单价。4. 按要求对库房资产进行盘点，查明差异原因，提出差异处理意见。二） 资产核对会计1. 月末全面盘点总部各部门资产，帐实差异查明原因，作出相应的处理。2. 按要求对库房资产进行盘点；（盘点要求详见本制度中的盘点规定）。3. 各部门及库房资产自购买之日起1日内粘贴固定资产编码，特殊情况不能及时粘贴上报核算组组长，需提前告知并重新约定完成时间，否则罚款10元/张。4. 监督每月分店资产盘点，根据分店上传的资产盘点表及时核对帐实差异，并对差异原因予以核实，及时按相关规定进行帐务调整及责任追究。5. 对分店上传的资产移交表、稽查员检查表及时予以核对及差异处理。6. 审批分店资产退回申请并开具同意书。7. 审批拆除分店资产的处置并追踪处置结果。8. 监督分店资产的合理利用，对分店不合理的闲置资产作相应的处理：1) 分店不合理的闲置资产罚款10元/项，造成损失由责任人承担。2) 资产核对会计在核对资产过程中发现闲置资产或稽查员检查发现闲置资产，应及时与片区经理协商进行资产调拔或通知分店及时退回公司总部，资产核对会计或稽查员未及时处理罚款10元/次，造成损失，承担赔偿责任。三） 资产核算员1. 审核分店上传资产申请的合规性、合理性。2. 汇总已审核的资产申请交资产管理中心予以发放。3. 配置新店开业的部分物品（例专用袋等）。4. 监督库管资产发放的及时性，对确有原因未及时发放的，回复申请分店原因及发放时间。5. 监督分店资产收货情况，对收货差异进行核实，根据收货差异原因作相应的处理：1) 查明属人为原因造成损失，追究责任人的赔偿责任，按本制度中资产赔偿规定执行。2) 查明库房未发出，由库管出具证明交资产核算会计作帐务调整。3) 查明属托运部丢失，应及时提供丢失资产明细及成本金额交配送中心经理或分店负责人处理赔偿事宜（成本金额=资产帐面成本*120%），并与其约定处理期限，超过期限未处理且未告之具体原因的，按分店标准化执行手册对责任人进行处罚。4) 属意外损失，应写详细的说明交知情人签字证明，交资产核算会计作帐务调整。返回目录5) 查明属托运部丢失资产，但托运部不予赔偿的，处理赔偿事宜人员应提交相应的情况说明交副总审批后移交资产核算会计作帐务调整。三、资产购进一） 库房资产申购库房资产申购流程：库管根据近期耗用、库房结存情况提出资产请购申请资产管理中心经理审批财务总监审批签字秘书处审批签字资产管理中心经理组织购进库管验收入库。1. 请购申请：库管应根据各类资产近期耗用情况、库存情况，合理提出请购申请，并在请购申请中注明详细用途，避免资产浪费。2. 财务总监审批：财务总监应根据财务部资产帐面结余及近期资产需用情况对资产管理中心提出的资产购买申请予以审批签字。3. 秘书处审批：秘书处对资产管理中心申请的合理性、合规性进行审核，单位价值超过5000元的应提请总经理审批。二） 部门资产申购部门资产申购流程：部门经理根据实际需要提出请购申请财务总监审批秘书处审批资产管理中心经理组织购进部门验收。1. 部门经理根据实际需要提出请购申请：申请中详细注明请购物品的名称、如有品牌要求请注明详细品牌名称、规格（型号）、单位、请购数量、需用时间、用途说明、请购部门、请购人，有样品需附相应样品，无规格（型号）或有特殊要求需详细注明其配置要求，单位价值超过1000元（含1000元）的必须附相应预算或市场参考价格。2. 财务总监审批：充分考虑部门申请资产的必要性与实用性，查看其他部门此项资产有无闲置，若有闲置应首先进行资产的调配。3. 秘书处审批：购买单值价值超过5000元的应提请总经理审批。4. 资产采购购进原则同库房资产购进原则。5. 部门验收：部门负责人或相关人员应对购入资产的数量、质量进行严格验收，验收合格后在购进票据中签字确认，否则相应损失由验收人承担。三） 资产管理中心经理组织购进原则1. 资产采购收到请购申请后，针对所购资产应对市场进行全面了解，掌握市场行情，反复对比，坚持货比三家，在保证质量的前提下，选择价格较低的，应及时组织购买，票据不得以少报多，否则按相关财务制度执行。2. 对于大宗购买、经常性购买的物品应与供应商签定“购买合同”，并将购买合同交财务部主办会计处备案。3. 资产采购应严格按照审批同意的资产名称、规格（型号）、数量、费用预算组织购进，若遇特殊情况：1) 费用预算不变，所购资产因短缺或停产，用同类型的其他资产替代，需取得申请部门的同意，否则由此造成的一切损失由资产管理中心经理承担。2) 若增加预算必须经过财务总监同意，否则超出预算部分财务部不予报销。4. 库管验收入库：库管应依据供货商提供的送货单对购入资产的数量、质量进行严格验收，质量不合格拒绝入库，数量有差异以实际收到为准，否则相应损失由验收人承担；当日下午5点之前验收入库的，应于当日开具入库单移交财务部，下午5点之后验收的，于第二日下午下班前将票据移交财务部，否则对相应责任人罚款10元/次。5. 若因公司整体战略，资产需更新换代，秘书处应提前1个月通知资产管理中心、财务部，且应对现有库存资产作相应的安排，否则造成的损失由责任人承担。四、资产出库出库一共分为三类：分店领用资产、分店领用装修材料、总部各部门领用资产、出库维修。返回目录一）分店领用资产1. 分店领用资产流程：分店填写统一印制的资产申请清单，如附表1片区经理审批确认后资产核算员审核（特殊情况必须经财务总监或商空部经理审批）资产管理中心发放（附资产申请清单样本）。2. 片区经理审批：片区经理应详细了解分店现有资产的结存情况、分店营业面积、申请资产的必要性与实用性，因审批不当造成的损失由片区经理承担。3. 资产核算员审核原则：1) 关于陈列道具类资产，必须经商空部经理审批。2) 传真机、电脑、打印机、扫描枪更换：a. 电脑、打印机的更换需信息中心审核，审核通过后交财务总监审批。b. 传真机、扫描枪的更换：资产核算员需详细了解传真机、扫描枪损坏情况，判断是否属机械故障、能否当地维修，若确属机械故障且当地不能维修，则予更换。c. 资产核算员应首先查询该片区内同类资产有无闲置，若有，则通知相应分店进行资产调拔并回复申请分店；若无则应将审核通过的资产申请及时转交资产管理中心予以发放。 附表1：资 产 申 请 清 单鸿财031NO.申请分店:申请时间:序号品名规格、型号单位数量需要时间备注12345678备注:如已申请但未收到，而重新申请的,请在备注栏注明!店长:收银员:片区经理签字：二）分店领用装修材料1. 老店翻新、新店领用装修材料流程：装修员填写“起点09装修材料采购及剩余一览表”公司配送部分装修监理审核确认后签字商空部经理审核确认后签字秘书处专管员资产核算员资产管理中心库管发放。2. 分店零星维修领用装修材料：装修员填写装修材料领用申请装修监理审核确认后签字商空部经理审核确认后签字秘书处专管员资产核算员资产管理中心库管发放。3. 发放：资产管理中心依据财务部汇总审批的资产（装修材料）申请清单发放资产，未取得财务部同意库管任意发放资产的，罚款10元/次并承担由此造成的损失。返回目录4. 票据的开具：发放完毕后库管应及时、准确开具相应的出库单，出库单应具备的内容：店名、资产名称、规格（型号）、数量、固定资产编码、发放日期、发放人签字、备注中还应注明是新资产还是旧资产；固定资产的入库、出库都必须注明“固定资产编码”，若无编码应及时告知资产核对会计，由资产核对会计提供并将“固定资产编码”粘贴在相应的固定资产上（固定资产编码管理范围：电脑、空调、防盗器、发电机、盘点机、液晶电视），票据中未注明资产新旧、固定资产编码的罚款10元/张。5. 票据的传递：出库单应及时传递到财务部进行帐务处理，当日下午5点之前出库，应于当日开具出库单移交财务部，下午5点之后出库，于第二日下午下班前将票据移交财务部，否则对相应责任人罚款10元/次。6. 财务部监督内容1) 资产核算员应监督资产管理中心是否按规定及时发放，多发、少发或未发应查明原因作相应的处理，若确因外部原因导致资产不能按时发放的，财务部应及时回复分店未发原因及预计发放时间。2) 资产核算员收到出库单后，应及时监督资产的收货情况：a 分店按时完整收到公司发放资产。监督分店是否及时填制收货回单传真至财务部，若未及时传真至财务部，资产核算员应按照相关财务制度对分店作出相应的处理。b 分店收到资产数量有差异、资产被损坏。资产核算员应于发现当日（若当日遇资产管理中心已下班，应于次日早上上班时）将差异及损坏明细以书面形式通知资产管理中心查明原因，并与资产管理中心约定回复时间，资产核算员应监督资产管理中心是否按约定时间回复并根据回复情况作出相应的处理。c 托运部丢失或损坏资产。资产核算员应及时向相关部门提供经双方确认（分店和托运部）丢失或损坏资产数量、单价、金额，并监督赔偿情况。d 分店反馈的资产质量问题，资产核算员应及时以书面形式向资产管理中心反映，造成损失的按本制度相应条款追究相应责任人的赔偿责任。7. 相关处罚规定1) 资产核算员未按“财务部监督内容”执行，罚款10元/次，并承担相应损失。2) 资产管理中心未按约定时间回复或确因特殊情况不能按时回复但未与资产核算员另约回复时间的，罚款10元/次并另约回复时间。3) 经查实属资产管理中心责任导致资产未及时发放，多发、少发或未发的，罚款10元/次并承担相应损失。三）总部各部门领用资产1. 领用流程：各部门填写部门资产领用申请，部门主管签字审核秘书处审批财务总监审批资产管理中心发放（附部门资产领用申请，附表2）。附表2：返回目录返回目录2. 领用原则：若部门资产因报废而更换，必须先报废，后领用或申购。 部门资产领用申请部门资产名称规格、型号单位数量需要时间备注提交人：部门经理签字：秘书处签字：财务部签字：3. 资产管理中心发放部门申领资产时，应及时填制相应的出库单，并要求相应的领用人在出库单中签字确认，否则财务部不予受理。4. 资产管理中心必须依据经秘书处及财务部审批同意的“部门资产领用申请”发放资产，否则罚款10元/次并承担相应损失。四）出库维修1. 库管将需维修资产交外部单位维修时，应填制相应的出库单，在备注栏中注明“出库维修”字样，并要求接收人签字确认，将票据交财务部资产核算会计处备案，资产核算会计建立备查薄管理。2. 维修入库：当维修资产入库时，库管应开具相应的入库单，在备注栏中注明“维修入库”，并将相应单据移交财务部资产核算会计处备案。3. 每月月末，由财务部资产核算会计清理当月出库维修但还未入库的资产，统计暂存于各外部单位的资产，出具相应的对帐单与之进行核对，否则罚款10元/次并承担相应损失。4. 资产维修出库、入库库管未按流程操作，罚款10元/次并限期补齐相应单据。五、 报损流程报损原因分两类：一类为因资产的更新换代，不需用而报损；二类为因使用价值耗尽而报损。一） 资产管理中心资产报损1. 因资产更新换代不需用而报损报损流程：资产管理库管中心提出报损申请，并经资产管理中心经理签字商空部经理汇同财务部经理审批副总经理审批资产管理中心经理及时处置取得其剩余价值。2. 因使用价值耗尽而报损：报损流程：资产管理中心提出报损申请财务部资产核对会计核实副总经理审批资产管理中心经理及时处置取得其剩余价值。二） 部门资产报损1. 除电脑、打印机外其他部门资产报损：报损流程：部门提出资产报损申请财务部资产核对会计核实副总经理审批资产管理中心经理及时处置取得其剩余价值。2. 电脑、打印机报损报损流程：部门提出资产报损申请信息中心经理鉴定签字财务部资产核对会计核实副总经理审批资产管理中心经理及时处置取得其剩余价值。三） 未按规定流程任意报废或者丢弃资产，责任人罚款10元/次并按该资产原购买成本的50%承担赔偿责任。四） 资产报废出售流程1. 出售原则：先报废后出售。2. 处置人员：资产管理中心经理。3. 资产管理中心经理依据报废资产的具体情况提交处置方案交财务总监审批，审批后执行，并将处置方案交财务部主办会计处备案。处置方案应包括的内容：a. 处置类型：变卖废旧还是单项标价处置。b. 单项标价处置应注明具体处置价格。4. 若资产报废后变卖废旧：处置后，变卖人应向财务部提供处置资产的具体明细，并于变卖当日将变卖所得交财务部出纳处，出纳开据收据交变卖人，收据中必须注明变卖单价及数量。会计做帐时，应依据处置方案进行复核，违规操作，财务部按相关规定追究相应人员的责任。返回目录5. 若单项标价处置：处置时库管开据手工资产出库单并注明其出售单价、出售金额，且在出库单的“备注”栏注明已报废，主办会计依据处置方案核对无误后出纳收款并开据收据，库管凭财务部出据的收据发货。6. 未按流程执行，责任人罚款10元/次并承担相应损失。六、资产保管一）权属：所有各部门、各库房的资产所有权人为鸿彬服饰沈洪彬，其他任何人不得占用、私用、挪用。二）库房资产保管规定1. 库管应将新式道具与老式道具分开堆放，便于准确了解库存，保持合理的储备量。2. 退回的资产应及时开包验收，收货差异应立即与分店核对、确认并报财务部资产核对会计，对不用或不能用的资产及时申请报损。否则罚款10元/次并承担相应损失。 三） 部门资产保管规定1. 保管人：各部门所有资产由行政人事部任命的部门经理或主管负责全面保管。2. 保管依据：保管人填写财务部编制的部门资产盘点表，并与移交人签字后生效。3. 保管人的责任：保管人应对所保管资产的安全性、完整性、可使用性负完全责任。4. 当部门资产发生调拔时，调出部门必须于调拔当日填写“资产调拔单”经双方签字确认后移交财务部资产核对会计处进行帐务处理，未按时填写“资产调拔单”并传递至财务部，调出部门负责人罚款10元/次并承担相应损失（注：“资产调拔单”办公及后勤用品库房有结存，请各部门申请领用）。5. 各部门新购、领用固定资产时必须填写资产保管单（附表3），（固定资产包括：电脑、空调、照相机等）。附表3： 资产保管单部门:申请时间:序号品名规格、型号单位数量备注部门经理签字：保管人签字：备注：1.保管单中所列资产为鸿彬服饰沈洪彬所有。 2.无论何种原因造成资产遗失，均由保管人按账面现值赔偿。七、盘点规定一） 库房资产盘点规定：1. 按月盘点的物品：电器类及单位价值超过400元的资产（除各类架子外）。2. 一个季度进行一次全面盘点。3. 盘点前财务部应提供截止盘点日的资产帐面结余数量，若库房登记有资产日记帐，应先与库管日记帐进行核对，帐帐相符后才进行盘点。4. 库管应在盘点之前作好库房资产的整理，将同品名、同规格的资产归总堆放，否则罚款20元/次并限期整理。5. 盘点时由库管点数，财务部会计进行复核及记数。返回目录二） 库房资产盘点差异处理1. 盘点后，财务部于盘点结束后1个工作日内提供帐实差异明细表交资产管理中心核实。2. 资产管理中心收到财务部提供的帐实差异明细表后，自次日起3个工作日内查明原因回复财务部，逾期未交则视为已确认，资产管理中心确认后，资产核算会计应于3日内视差异原因作相应处理，未查明原因的资产盘亏视为资产丢失。资产核算会计逾期未处理扣考评分0.5分/天并限期处理。3. 资产赔偿规定a. 男女衣架正负差异可以相互品跌，除此之外正负差异不得相互品跌，盘盈资产财务部根据差异原因进行调帐，盘亏资产由相关责任人赔偿。b. 赔偿规定：新资产按购买原价进行赔偿；旧资产，按资产帐面现值进行赔偿。c. 注意事项：库管应登记资产日记帐，按规格（型号）登记各类资产的期初结存数量、本日入库数量、本日出库数量、当日结存数量，否则财务部以帐面数为依据，盘点差异由库管按相关赔偿方法进行赔偿。三）部门资产盘点规定1. 外设机构、外出管理员盘点规定：由财务部提供专用盘点表，由各外设机构、外出管理员每月1日下班前将盘点表传真至财务部，未按时传真罚款10元/次。2. 总部各部门资产盘点：1) 资产核对会计每月5日前到各部门进行实地盘点，各部门配合盘点。2) 盘点前财务部应提供截止盘点日的资产帐面结余数量。3) 盘点后，在盘点表中双方签字确认盘点结果。4) 盘点差异处理流程：a. 盘点后，若有盘点差异，资产核对会计应于盘点结束后1日内提供帐实差异明细表交各部门经理或主管。b. 部门经理或主管收到财务部提供的帐实差异明细表后，自次日起2日内查明原因回复财务部，逾期未回复则视为已确认，各部门确认后，资产核对会计应于2日内视差异原因作相应处理，未查明原因的视为资产丢失。5) 赔偿规定同库房资产。6) 财务部资产核对会计未按时盘点，未按时为各部门提供盘点差异信息，未按时对盘点差异进行处理扣考评分0.5分/天并限期处理。 3. 资产移交管理规定1) 库管人员发生异动应及时通知财务部办理其管辖资产的移交，否则由此造成的损失由部门经理或主管承担。2) 部门内部人员异动由部门经理或主管负责监督相关人员资产移交，差异报财务部，财务部出具赔偿通知，否则出现的损失由部门经理或主管承担。3) 部门经理或主管发生异动，行政人事部应在员工离职前通知财务部进行部门资产的盘点，否则相应的损失由行政人事部承担。4) 错盘、重盘、漏盘责任人罚款10元/次。返回目录2.3节 总部费用管理制度文件编号：财003版本：10版本编制日期：2010/08/20编制部门：财务部提交人：审批人：一、 费用管理基本原则1. 总部费用核算原则：在管理费用中下设二级明细按受益原则分部门核算。2. 公司费用的摊销：公司总部所发生的各种管理费用经归集后，按各分店每月累计实现的“主营业务收入净额”进行分摊。（主营业务收入净额=主营业务收入-销售折扣与折让）。3. 装修费的摊销：新装店或完全改装店发生的装修费按36期摊销，非新店或完全改装店发生的零星装修费用在1万元以上的按12期摊销，摊销费用计入分店“销售费用”中的“装修摊销”明细。4. 零星改装费用在1万元以下的直接记入发生当期的“销售费用维修费”中。5. 低值易耗品摊销：新装店或完全改装店发生的低值易耗品费用按36期摊销，零星增加道具费用在6000元以下的直接记入发生当期的”销售费用低摊”中；零星增加道具费用在6000元以上的按12期摊销，直接计入分店“销售费用”中的“低摊”明细。6. 租金摊销：按交租期限进行摊销，摊销费用计入分店“销售费用”中的“房租”明细。7. 房屋转让费、中介费、信息费：按36期摊，直接计入分店“销售费用”中的“房租”明细。二、差旅费管理1. 公司各部门外派人员只报销车费，不报销住宿费及其他费用。2. 管理人员出差，乘坐交通工具的费用，凭票报销，同时在到达分店，应由店长签字证明，完整、真实填写“管理人员行程记录表”，由直接上级：审核并签字确认。3. 车票、船票或飞机票等：1) 必须具有电脑打印的票据或定额发票，若定额发票上无日期及起止地点的，必须在票据中注明日期及详细的起止起点。2) 无法取得微机票据而取得其他票据，应在票面上注明日期、起止地点、金额。3) 确实不能取得任何票据，应写明具体情况，注明日期、起止地点、金额，经部门负责人核实签字后方可报销。4. 报销时按票据发生的时间先后顺序进行粘贴且必须与行程表填写的行车路线一致，否则不予报销。5. 完整、真实填写“管理人员行程记录表”，且必须具有相关人员签字证明，否则该项费用不予报销。6. “车费栏”必须详细注明自出发地到目的地的行车路线及车费的具体金额，例：井研 8 乐山 23 丹棱。7. 与其他管理员一起出差时，应在备注栏注明一起出差的管理员名单。三、出差补助计算标准1. 市场拓展员：省内出差（川渝两地）25元/天；省外出差40元/天。2. 公司总部员工临时出差：成都市区（含新都区）出差9元/天；省内出差（川渝两地）50元/天（注：若出差未产生住宿费按20元/天计）；省外出差80元/天（注：若出差未产生住宿费按20元/天计）。四、装修费用报销规定1. “装修材料预算、购进、使用说明书”的填写要求1) 回公司报帐时，报销人员必须认真、如实填写购进栏，且填写的购进金额与费用报销单填写金额相符（注：填写的购进材料为本人负责购买材料，不含他人购买部分），超出预算部分，财务部严格按装修管理制度执行。2) 相关人员签字必须齐全，否则不予报销。2. 票据填写要求1) 票据填写要求：购买单位名称、购买日期填写清楚，大小金额相符，字迹清晰、无涂改痕迹，收款人签字，否则不予报销。2) 购进材料及其他物品票据必须详细注明购买材料的品名、规格（型号）、单位、购买数量、购买单价，不能笼统写为材料一批或广告一批，否则不予报销。返回目录3) 购买玻璃票据的填写要求：票据中必须注明购进玻璃的具体名称、规格（长、宽）、数量、损耗、安装费，不得将安装费记入玻璃的购买单价中，填写不规范的票据财务部不予报销。4) 租用脚手架收据必须注明租用的起止日期、租用天数、收费单价，否则不予报销。5) 同编号的票据记载不同的经济内容，该票据一律不作为报销凭证报帐。6) 所有报销票据都必须具备分店负责人的签字证明，无相关人员签字的票据，财务部一律不予报销，伪造相关人员签字的，一经查实，财务部不予报销该笔费用，且对报销人处以伪造部分1-3倍的罚款，并视情况可上报总经理处理。7) 派工单必须有秘书处专管员签字，无派工单或派工单无秘书处专管员签字的，财务部一律不予报销。3. 剩余材料的处置1) 退回公司：由财务部负责监督材料实际退回情况，若实际退回与上报品名、数量有差异，查明原因由责任人赔偿。2) 转到其他分店继续使用：若将剩余材料转入其他分店使用，装修员必须填写“资产调拔单”，接收人签字确认后传财务部，若手续不齐全，装修员罚款10元/次并承担相应损失。3) 退商家：剩余材料退商家，必须如实反映，未如实反映一经查实，罚款1-3倍，并根据情况上报总经理处理。五、电话费补贴规定 补贴明细如下（以月为单位）：备注：电话费实行每月定额管理，具体金额参考附表4。附表4：部门岗位电话费补贴标准秘书处行政驾驶员80元/月秘书处装修专员100元/月秘书处商品、培训专员50元/月加盟中心加盟指导员100元/月加盟中心加盟办主任50元/月加盟中心加盟招商经理兼加盟装修监理150元/月行政人事部经理200元/月行政人事部专员人事专员50元/月,行政专员50元/月商品部采购员500元/月商品部采购助理200元/月 欧茗秀督导100元/月欧茗秀总助、采购200元/月财务部银行存款结算员400元/月财务部出纳30元/月资产管理中心资产采购150元/月信息中心各信息员出差按实用金额报销配送中心经理160元/月配送中心驾驶员(410)80元/月；（925）55元/月；（336）90元/月；（316）80元/月资产管理中心库管组长50元/月片区安装宽带分店座机费+防盗器收费+60元/月片区未安装宽带分店座机费+防盗器收费+80元/月六、费用借支、报销程序及处罚1. 借款程序：制定费用支出计划借款人填制借款单财务总监审核签字出纳支付所借款项。 2. 报销程序：根据费用开支单据填制费用报销单部门主管审核财务总监审核签字出纳处结帐。返回目录3. 报销人整理好各种费用发票，不能取得发票的，出书面证明，能取得相关证明人的，须证明人签字，经部门主管审核同意后交财务总监审批。4. 填制费用报销单，所填各栏必须清晰、真实。5. 交财务总监对费用进行审核，作出审核决定并签字。6. 报销人凭财务总监签字的“费用报销单”到出纳处报账。没有借款的，直接支付现金；如有借款的，须首先冲减借款，出纳支付剩余金额；不足以冲减借款时，出纳开据收讫“费用报销单”的证明给报销人，交会计处理。七、费用审批、支付权限费用报销由财务总监签字审核,金额在5000元以下的由出纳依据财务总监签字审核金额予以直接支付,超过5000元的由报销人提供银行卡号予以转帐。 八、相关处罚规定1. 报销人提供的票据不真实，如：不同地方的车票相互抵用、车票载明日期与行程不对应，首先扣除该部分不予报销,同时,另对报销人处以该部分1-3倍的罚款，并根据情况上报总经理处理。2. 费用报销时（后），发现以少报多，经查实，首先扣除超出部分，另予罚款超出部分的13倍，并根据情况可上报总经理处理。3. 行程表填写规范：“店名”栏必须准确填写分店的具体名称或具体地名，特别是一地多店的，必须注明是几店，否则罚款10元/处；“到店时间”、“离店时间”栏必须按规定格式逐一准确填写，填写不完整、不准确的不予计算该次出差补助且罚款10元/处；“事项”栏未填写或填写不清楚的不予报销；虚构出差地点、出差时间、出差事项、店长签字的，一经发现首先扣除虚报款项，另对报销人处以虚报部分1-3倍的罚款，并根据情况上报总经理处理；若店长作虚假证明，一经查实，对店长处以100元/次的罚款（附“起点09服饰出差人员行程记录表”）。返回目录2.4节 总部现金、银行存款管理制度文件编号：财004版本：10版本编制日期：2010/08/20编制部门：财务部提交人：审批人：一、财务部岗位设置财务部岗位设置有：出纳、银行存款核算会计、银行存款结算员、银行存款核算员、文员。二、各岗位职责一）出纳岗位职责1. 按规定进行现金的收支，保证帐实相符；未按规定进行现金收支，扣考评分0.5分/次并承担相应损失。2. 监督分店营业款净额的按时存入，及时核对帐户余额，保证帐实相符。3. 按时、按约定金额通知银行存款结算员转帐，付款后通知相关人员开据收款票据。4. 及时复核银行结算员的转帐票据及明细。5. 及时确认加盟商存入金额。6. 及时登记现金及银行存款日记帐。7. 按时对现金及银行存款进行盘点。8. 每月6日下班前将财务部扣款项目准确反映在工资表中。9. 每月7日下班前将审核后的片区基金支付明细准确反映在工资表中。10. 由于本人工作疏忽造成的损失承担赔偿责任。11. 票据传递a） 现金支付类票据：出纳按规定支付流程付款后将原始单据交总部费用会计进行复核及帐务处理，复核差异及时告之出纳并作相应处理，总部费用会计做帐后在原始单据上登记记帐凭证编号并将原始单据交财务总监签字。b） 暂未支付的票据：装修员报帐票据交主办会计审核并进行帐务处理，其他未支付票据交总部费用会计审核并进行帐务处理，相应会计做帐后在原始单据上登记记帐凭证编号并交财