财务外包的优点与现存的不足

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引言财务外包已在西方实践多年，并在外包服务市场中占有相当比重。IDC一项研究发现，到2008年全球财务会计外包市场将超过470亿美元，年复合增长率将达到9.6%。可见财务外包具有良好的市场发展潜力，而且在市场化程度越高、专业化分工越细的地区，财务外包占有越重要的市场地位。目前中国已处于高度发展的市场经济时代，但开展财务外包业务的公司在数量上还很少，且多数是外资机构的代表处或合资企业。其原因之一是由于国内企业对财务外包的内容、形式和市场还不够熟悉，且对财务外包给企业带来的综合利益不够了解，因此对财务外包的发展尚存在种种疑虑。鉴于这种情况，本文在剖析财务外包的涵义和内容的基础上，对财务外包在我国实施的可行性进行了探讨。1.2财务外包的涵义及其主要内容1.2.1财务外包的涵义财务外包（Financial Outsourcing）是近年来在西方国家发展较快的一种财务管理模式，是企业将财务管理过程中的某些事项或流程外包给外部专业机构代为操作和执行的一种财务战略管理模式。财务外包根据其外包形式可分为传统财务外包和现代网络财务外包。传统财务外包主要是将整个财务管理活动根据企业的需要分解成若干模块，如总账核算、往来账款管理、工资核算、固定资产管理、报表系统、纳税申报等模块，将这些模块中企业不擅长管理或不具有比较优势的部分外包给那些在该方面居于行业领先水准的专业机构处理。如将财务资金管理外包给银行等金融机构管理、将应收账款外包给收帐公司去管理等。现代网络财务外包是利用提供财务应用服务的网络公司搭建的网络财务应用平台，通过合同或协议的形式，企业将全部或部分财务系统业务外包给服务商，由服务商通过互联网上的专营网站替代企业执行财务操作流程及财务信息的生产职能，而分析、决策的职能仍由本单位高层财务管理人员执行，同时服务商保证财务信息质量并给予必要的咨询和指导的一种财务外包方式。现代网络财务外包是网络技术普及以后，传统财务外包发展的高级形式，各项外包财务职能通过网络技术平台形成有机的逻辑联系，这种方式还可以实现整体财务职能的外包，而且效率极高。1.2.2财务外包的主要内容 近些年来，财务管理职能特别是决策支持职能在企业各项管理职能中越来越重要，财务操作流程也随之越来越精细，这极大地丰富了财务外包的内容。我认为，当前的中国企业在财务外包市场发展的初期可以将以下相对较为独立的工作操作环节外包给专业机构：(1) 员工工资。这样可以很好地解决员工工资保密性问题。所有的信息都在服务商那里，企业内部员工无法打听。员工的工资外包是目前国外最受欢迎的财务外包形式，在美国有五分之一的企业把员工的工资、福利待遇等外包。(2) 税务外包。目前国内企业在税务方面对政府依赖性强，国内的税务制度十分复杂，合规性要求很高，一旦违规将支付很高的成本。企业难以在内部找到足够精通税务的员工，所以国内企业税务外包机会很多。目前国外企业在进行经济交易之前，都以税务优先，需要咨询税务顾问，还经常请税务顾问对公司财务进行健康检查以降低成本。(3) 财务报告。中国的企业在经营管理过程中需要受到许多主管部门或市场监管部门的监督，监督的主要形式是对财务报告进行审查，而且公司还要将财务报告提供给各种类型的利益关系人。财务报告是否满足各主体的要求，是否符合会计制度和准则的规定，对企业的发展至关重要。因此，企业可以选择专业服务机构来编制财务报告。 (4) 应收账款。应收账款对企业特别是商业流通性企业的财务管理十分重要，如果因管理不善而出现大量拖欠，会给公司造成资金紧张、坏帐损失等不良后果，严重的甚至会撼动公司的财务基础。应收账款核算、分析及管理需要耗费大量的时间和人力，而且需要的专业化管理能力较高。所以，应收账款外包可以解决公司自身管理能力不足的问题，提高资金运转效率，具有较大的市场前景。以著名的外包及咨询公司，凯基集团（Capgemini）为例，该集团在印度以及中国广州均设有商业外包中心（BPO），聘请当地专业人员，承接外国公司的会计、商业数据、税务等财务业务，其中广州的BPO中心至今已运作超过8年，为超过15间企业进行财务外包项目，其中包括联合利华、利乐包装、强生、国际纸业公司、宜家家私、7-11、香港牛奶公司、香港美心食品集团等大型企业。由此可见，企业不仅可以将工资、报告、应收账款等外包，还可以委托外部专业公司设置财务制度和纳税咨询、编制工程预算决算和单位审计任务等等。财务外包的内容可以是一个部门，也可以是一项业务，甚至是一项具体的财务职能。2 财务外包的优点和现存的不足2.1 财务外包的优点2.1.1. 降低企业资本性支出和费用成本随着现代财务管理的规范化和电算化的发展，企业必须购买相应的财务软硬件设备，而这些设备设施的购买成本非常昂贵。财务外包后，首先，企业不需要为完成一些财务职能而构建相应的软硬件设备，这样可以减少一次性资本支出，节省软件调试费用。 其次，财务外包使企业避免系统运行所需的日常维护成本和系统的升级成本，不会被财务软件和硬件系统的日常维护工作困扰，从而真正将资源投放在提高企业管理水平及发展企业自身的核心竞争力上来。而且，财务外包可根据实际使用外包服务的情况逐期发生运营费用，均衡了企业的运营费用。财务外包将企业业务繁杂、价值含量小的环节或者企业并不擅长的环节进行外包，可以削减开支，而且能通过外包商获得的规模效应从而享受极低的外包成本。他们通过外包财务活动降低成本，并通过提供更好的业务评估使策略计划更加有效。这样通过理顺财务流程，使财务报告更加灵活，更加适用于决策者。最后，财务外包降低了人工成本。企业财务外包避免了维护财务管理应用系统雇佣的IT人员和从事外包环节的财务人员的成本，尤其是IT人员，其成本往往高于企业整体人员的成本水平。不仅如此，财务外包还可以减少大量的附加成本，包括休假、福利、加班费等。从国外企业外包的实践来看，外包能够大幅降低企业成本。之前提到的咨询外包公司凯基，由于在中国大陆租用写字楼以及聘请当地专业人员，相比起其欧美及港澳的外包客户在其本土进行相同的财务处理，财务人工成本将大幅减少，如联合利华把日本、韩国、台湾财务部门的部分财会工作外包给凯基公司后，财务人工成本节省了约三成。2.1.2. 改善企业管理质量，提高工作合规性，增强财务透明度如果让大家都做自己所擅长的事情，那么利益将是最大化的，这一经济学原理是对财务外包提高企业管理能力最好的说明。财务中的某些流程外包，必然会给管理者节省一些时间，他们可以利用这些时间去关注企业的主营业务，提高管理质量。而且，财务外包打破了财务管理的空间、时间界限，实现财务工作的在线办公，大大提高了工作效率，准确及时的财务信息可以使企业决策更加科学，更为迅速地应对市场的变化。从我国企业赴海外上市开始，财务信息的问题就遭到了海外投资者和监管者的强烈质疑，这已经严重阻碍了中国企业在国际资本市场的融资，影响企业跨国经营战略的实现。财务信息的可靠性和透明度已成为信息使用者最关注的焦点。实施财务外包有利于解决这一焦点问题，使财务信息更加规范和透明。一方面，服务商专业人员的执业水平和服务商的专业管理能力使会计信息虚假的概率降到最低，从而保证提供的财务信息质量；服务商是作为第三方独立存在的，由它们操作的财务信息应该更具客观性和可信度，而且服务商一般在业界具有较高的声誉，上市公司通过财务外包产生的信息，监管机构和海外投资者更能认可，能够为企业赢得更好的市场形象。另一方面,随着国内信用体系的建设和完善,以及服务商对客户的需求,服务商泄漏信息的风险也不会高于企业自行处理财务业务泄漏信息的风险。2.1.3. 突出主营业务，接触新管理理念的便捷途径财务外包属于一种商业手段，目标是要实现内外部最优资源的整合，提升企业竞争力。随着市场经济的发展，在追求价值最大化的驱动下，企业间的竞争也日益增强，促使企业努力提高各方面的比较优势，以便在竞争中获胜。作为一个企业，资金、人员等方面的资源具有一定的限制，提高管理不可能面面俱到，主辅不分。这就使企业不得不将有限的精力专注于自己的核心领域，集中发展和管理核心部门，突出主营业务优势，占据更大的市场份额。财务外包一方面可以突出企业的主业，另一方面可以借用外部机构的专业优势来实现和挖掘外包流程的增值潜力。2.1.4. 更好地管理人力资源财务外包不仅能够降低成本，而且有利于人事管理。由于财务部门的特殊性，许多岗位不能兼职，只能分设，如出纳不能兼会计档案管理工作等；财务部门为了防范风险，还需定期进行岗位轮换或强制休假；财务软件运行和维护也需要一定数量的IT人员。因此，一般企业的财务部门人员较多。人员越多，人际关系越复杂，越不利于人事管理。外包后，不仅可以减少大量的相关业务人员；而且也避免了由于员工的工作情绪、伤病事假而引起的人员更换带来的工作不连贯，消除了人事经理甚至总经理为管理这些人员花费的时间和精力，他们可以利用这些时间更好地协调、管理现有的人力资源管理工作。2.2财务外包现存不足 2.2.1从企业的角度看财务外包的不足 (1) 排斥财务外包由于中国传统思想的影响，许多企业认为财务是企业的重要部门，是企业的机密。如果外包出去，很可能会使财务信息泄露出去，从而对企业造成严重影响。因此，中国企业对财务外包有一种排斥心理，有些企业虽有心尝试，但出于种种考虑，迟迟未付诸于行动。(2) 不能有效配合有些企业将财务部分外包出去，但当专业机构来了解企业情况时，企业却因重重顾虑将重要信息隐瞒，导致专业机构不能很好地发挥自己的职能，提供高质量的服务，甚至使两者之间的合作难以继续。如果企业因为自身或对方的原因而更换服务机构，导致服务中断，不但不能获得高质量的服务，降低成本，反而会因服务机构的重新选择而使业务处理滞后，增加成本，这是企业最不愿看到的结果。(3) 缺乏灵活性主要表现在沟通不畅和时效性差两个方面。外包商介于企业和与企业有业务往来的其他企业或金融机构之间，是双方沟通的桥梁。传递信息的环节与次数越多，越会影响到信息的真实性和可靠性，进而影响企业财务工作的展开。不少企业以为“一包了事”，对财务管理工作不闻不问。结果，提高财务管理水平的目的不仅没有达到，还由于缺乏和外包商的沟通而使财务管理工作陷入混乱。另外，实行财务外包的外部专业机构的人员都是隔一段时间才去企业一次，为企业进行相应的服务，通常是一定时期给企业反馈一次财务信息和意见，这和企业自己的财务人员一天反馈一次财务信息相比，当然就显得比较缓慢。(4) 丧失掌握专业技能的机会从根本上讲，企业财务管理是企业专业化知识和技能的集合，它对企业的作用在于用动态的整合资金和资源的能力提供与企业环境变化相适应的管理策略和应变能力。许多对外包策略持批评态度的学者和企业家认为，目前许多企业的外包实践很可能只获得了短期的竞争优势，而丧失了掌握专业技能和积极开展创新以构建未来核心能力的机会。有的企业由于起点低、实力弱，在财务管理理念和手段上还处于相对落后的状态，这制约了其发展。如果将部分财务管理活动外包给外部服务商，虽然在一定程度上能够获得专业化、低成本等竞争优势，但同时丧失了提高企业自身财务管理能力的机会。核心管理能力的缺乏必然不利于企业的长远发展。2.2.2从服务机构的角度看财务外包的不足 (1) 服务机构不健全我国财务外包市场起步较晚，虽然有了一定的发展，但在发展中仍然存在一些不足。财务外包市场专业服务机构不健全，有些机构人员专业知识不过硬，缺乏工作经验；也有些人员思想道德修养匮乏，不能为企业很好的保守秘密，为了个人利益，损害企业利益。这是很多企业不愿将财务外包的原因。 (2) 收费没有统一标准 财务外包是一个新兴行业，国家没有对此项业务的收费作统一规定，因此怎样收费完全是双方博弈的结果。很难说这项业务收费是否合理以及对企业有利或是对服务机构有利。随着财务外包的发展，会有越来越多的专业人士加入到这个行业中来，当专业服务机构数量多到一定程度时，没有人能保证它不会向审计市场那样出现恶性竞争，因此应及早制定一套统一的收费标准。3 财务外包过程中尚需注意的问题3.1谨慎选择外包商，与其建立良好的合作关系选择好的外包商是财务外包实施成功的关键。如果企业对外包商的选择出现失误，将对企业产生不同程度的负面影响，小可以影响企业财务执行中的合规合法性，大可以影响企业战略决策的科学性。因此，企业在选择外包商时一定要谨慎。一般来说，应主要从以下几个方面考虑：3.1.1 质量承诺。质量承诺是否满足企业预期要求，是否能有效解决企业的问题，是选择外包商的首要因素；3.1.2 价格因素。企业进行财务外包主要的一个原因是降低成本；3.1.3 外包商的专业化程序。企业外包的一般是不占优势的财务基础工作，是为了弥补财务管理的缺陷而采取的行动。为达到这一目标应首选行业中居于领先地位的服务商，这也是质量承诺得以实现的基础；3.1.4 外包商的市场地位及市场成熟度等因素，这关系到外包商提供服务被监管部门认可的程度，也关系到外包价格是否达到企业的预期。除此之外，要加强与外包商高层人员的沟通，研究解决有关外包过程中产生的问题。在利益共享的基础上，建立一体化的运作体系，不断改进双方合作的深度与广度。3.2防止泄露商业秘密，健全信誉体系涉及众多的商业秘密是财务部门的一大特色，从业务计划和经营战略到定价策略和客户关系，无一不属于商业秘密。所以，将财务职能外包之前，首先要了解外包公司为保守商业秘密而采取的措施，这涉及到外包公司处理相关业务人员的职业道德和外包公司内部制定的防范制度。目