试谈建筑工程索赔管理

浅谈建筑工程索赔管理07建筑五班 纪宾摘要:从不同的角度对建筑工程施工合同中的索赔管理进行了系统的阐述。首先从国际惯例出发分析合同条件下的索赔管理，进而针对我国现对索赔管理的认识与运用中的不足，分别从业主，承包商和监理工程师三个方面进行了分析。在分析的基础上，着重对监理工程师在索赔管理工作中应遵循的原则，立场，以及如何把握公正性等方面进行了探讨，并针对监理工程师在处理合同索赔过程中如何多角度地加强管理，实现预控目的等方面提出几点建议。关键词:建筑工程;索赔管理 索赔是在工程承包合同履行中,当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务而遭受损失时,向另一方提出赔偿要求的行为。在实际工作中,“索赔”是双向的,建设单位和施工单位都可能提出索赔要求。索赔的性质属于经济补偿行为,而不是惩罚。 在工程建设中,我们必须认真对待工程索赔,设专人负责索赔管理工作,将索赔管理贯穿于工程项目全过程、工程实施的各个环节和各个阶段,以此带动施工企业管理和工程项目管理整体水平的提高。1. 工程索赔的分类1.1按索赔发生的原因分类如施工准备、进度控制、质量控制、费用控制及管理等原因引起的索赔,这种分类能明确指出每一项索赔的根源所在,使业主和工程师便于审核分析。 1.2 按索赔的目的分类可分为工期索赔和费用索赔。工期索赔就是要求业主延长施工时间,使原规定的工程竣工日期顺延,从而避免了违约罚金的发生;费用索赔就是要求业主或承包商双方补偿费用损失,进而调整合同价款。1.3 按索赔的依据分类可分为合同规定的索赔、非合同规定的索赔。合同规定的索赔是指索赔涉及的内容在合同文件中能够找到依据,业主或承包商可以据此提出索赔要求,这种索赔不太容易发生争议;非合同规定的索赔是指索赔涉及的内容在合同文件中没有专门的文字叙述,但可以根据该合同某些条款的含义,推论出一定的索赔权。1.4 按索赔的有关当事人分类可分为承包商同业主之间的索赔;总承包商同分承包商之间的索赔;承包商同供应商之间的索赔;承包商向保险公司、运输公司的索赔等。1.5 按索赔的业务性质分类可分为工程索赔和商务索赔。工程索赔是指涉及工程项目建设中施工条件或施工技术、施工范围等变化引起的索赔,一般发生频率高,索赔费用大;商务索赔是指实施工程项目过程中的物资采购、运输、保管等方面活动引起的索赔事项。1.6 按索赔的处理方式分类可分为单项索赔和总索赔。单项索赔就是采取一事一索赔的方式,即按每一件索赔事项发生后,报送索赔通知书,编报索赔报告,要求单项解决支付,不与其他的索赔事项混在一起;总索赔,又称综合索赔,即对整个工程(或某项工程)中所发生的数起索赔事项,综合在一起进行索赔。2. 工程索赔的产生原因2.1 设计方面在工程施工阶段发生设计与实际间的差异等原因导致的工程项目在工期、人工、材料等方面的索赔。2.2 施工合同方面在施工过程中双方在签订施工合同时未能充分考虑和明确各种因素对工程建设的影响,致使施工合同在履行中出现这样那样的矛盾,从而引起施工索赔。2.3 意外风险和不可预见因素在施工过程中,发生了如地震、台风、流沙泥、地质断层、天然溶洞、沉陷和地下构筑物等等引起的施工索赔。2.4 不依法履行施工合同承发包双方在履行施工合同的过程中往往因一些意见分歧和经济利益驱动等人为因素,不严格执行合同文件而引起的施工索赔。2.5 工程项目建设承发包管理模式变化当前的建筑市场,工程项目建设的承发包有总包、分包、指定分包、劳务承包、设备材料供应承包等一系列的承包方式,使工程项目建设的承发包变得复杂和管理模式难度增大。当任何一个承包合同不能顺利履行或管理不善,都会引发在工期、质量、数量和经济等方面的索赔。3. 建筑工程索赔处理的必要性3.1 业主方面首先可以得到合理的标价和减化评标程序;再者可以有工程变更的权力,使工程产品的设计更加合理和完善;随着工程的进展,市场材料、设备等的变化,有时还可以节约工程成本;也为保证工程质量和施工进度奠定基础。3.2 监理方面完全可以根据施工现场的客观情况,以及业主主观情况的变化,能够公正无私的处理好设计中未能全部考虑到的各种因素,从而保证工程建设处在一个良好的施工环境中。3.3 承包商方面承包商可以简化投标前的一些风险考察,从而加快投标书的编制;允许工程索赔可以有效的保证经济利益;同时能促进国内施工企业的施工管理趋于国际化,逐渐走向国际工程承包市场。3.4 合同管理使工程合同协议更合理、更合法、更公正,并且充分体现出合同双方享有各自的正当权利。因此,正确对待工程索赔是很有必要的。同时也是我国完善法制建设的一个重要表现所在。4.工程索赔原则：41 根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔桩号（结构物名称）、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。这样，使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。 42 索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认，必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。4.3 索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据，收集的证据要确凿，理由要充分；所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。5索赔的具体操作步骤：当索赔事件发生后，及时在合同规定的时限内向监理工程师提出索赔意向书，意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。索赔事件发生28天后承包商向监理工程师提交索赔意向书并抄送索赔事件持续发生28天后提交详细索赔申请书并抄送业主监理工程师 5.1 索赔项目种类及起止日期计算方法：5.1.1 延期发出图纸引起的索赔：当接到中标通知书后28天之内，施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料，并且向施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为施工单位应依照合同提出索赔申请，接中标通知书后的第29天为索赔起算日，收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。由于为施工前准备阶段，该类项目一般只进行工期索赔，相应施工机械进场，达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费机械台班停滞费（机械折旧费+经常维修费）50用索赔。5.1.2 恶劣的气候条件导致的索赔：分为工程损失索赔及工期索赔；业主一般对在建项目进行投保，故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用，在建项目未投保时，应根据合同条款及时进行索赔；该类索赔计算方法：在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日，恶劣气候条件终止日为索赔结束日。5.1.3 工程变更导致的索赔：分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等；计算方法：施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日，变更工程完成日为索赔结束日。 5.1.4 以承包商之能力不可预见引起的索赔：由于在工程投标时图纸不全，有些项目承包商无法作正确计算，如地质情况，软基处理等，该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算方法：在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日，终止日为索赔结束日。5.1.5 由外部环境而引起的索赔：属业主原因，由于外部环境影响（如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等）而引起的索赔。根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔 5.1.6 监理工程师指令导致的索赔：以收到监理工程师书面指令时为起算日，按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。5.1.7 其他原因导致的施工单位的索赔，视具体情况确定起算和结束日期。5.2同期记录：5.3.1索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，要认真做好同期记录，每天均应有记录，又有现场监理工程人员的签字；索赔事件造成现场损失时，还应做好现场照片、录象资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在理赔时难以成为有利证据。5.3.2同期记录的内容有：事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、设备的闲置清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。5.3.3 详细情况报告： 在索赔事件的进行过程中（每隔一星期，或更长时间，或视具体情况由监理工程师而定），承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。5.3 最终索赔报告：531当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送、抄报相关单位。532最终报告应包括以下内容：a施工单位的正规性文件。b索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。 在高速公路工程施工中，索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加，由于地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞，相应工期及费用增加等。 索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、业主与施工单位签订的工程承包协议、业主对施工单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。 索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据，施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书而不注重证据的收集，故业主使很多本来对施工单位有利的索赔项目不进行最终批复。 索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中包含的工程量清单、交通部公路工程概预算定额、定额编制办法、机械台班单价，地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件。c批复的索赔意向书。d编制说明：索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。e附件：与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件，包括施工单位发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。 6索赔的管理：61由于索赔引起费用或工期增加，故往往为上级主管单位复查对象，为真实、准确反映索赔情况，施工单位应建立、健全工程索赔台帐或档案。62索赔台帐应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间，索赔意向提交时间，索赔结束时间，索赔申请工期和金额，监理工程师审核结果，业主审批结果等内容。 63 对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台帐，作为工程竣工资料的组成部分。6.4索赔存在的误区：6.4.1当索赔事件发生时，有些施工单位考虑与业主、监理单位的下一步合作，而不敢提出。6.4.2项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位，对可提可不提的索赔往往不提出6.4.3主管人员对技术规范文件及业主、监理、施工单位往来文件理解不深刻，对实际存在的索赔项目无充分理由。6.4.4只注重索赔意向的提出，不重视索赔过程中的证据收集和及时作最终索赔报告。7.索赔管理的意义和作用：索赔是合法的所有者，根据自己的权力提出对某一有关资格、财务、金钱等方面的正当的权力要求，是社会科学和自然科学融为一体的边缘科学，也可说是一门“艺术”。涉及到商贸、财会、法律、公共关系和工程技术、工程管理等诸多专业学科，存在厂社会的方方面面，如旅游、贸易、医疗、交通、商品买卖、房地产、房屋装修、工程建设等等。在工程施工中，由于工期长、技术复杂，必然有许多签约阶段不可能预见的事件发生。尽管合同准备工作非常细致，合同条款内容严谨、全面，业主和施工企业在合同履行过程中也非常守信誉，但由于工程项目施工的复杂性和人的预见能力的有限，仍然或多或少地会发生索赔。因此，施工企业应当重视索赔，强化索赔管理，建立健全索赔管理台账，及时详细地记录合同工期内发生的每笔索赔事件，工程完工时形成一册完整的台账，作为竣工验收资料的组成部分；提高项目经理和技术负责人的索赔意识，克服“只注重索赔意向的提出，不重视索赔过程中证据的收集和及时做出索赔报告”的坏习惯；加强学习，努力掌握索赔的原则、方法、技巧，减少和防止因工作失误、疏忽而发生反索赔的机会，维护企业利益，确保索赔的成功和合同的正常履行。索赔是双方当事人各自享有的权利。但索赔并不是满天要价利任意赔偿，索赔是“边缘科学”，科学就是尊重客观规律，就是实事求是，按客观事实办事。因此，施工索赔应站在客观公正的立场，以实际赔偿为原则，遵守时效性，超过双方约定的索赔期限，受损害的一方无权提出索赔要求。如在合同中规定“索赔事件发生后20天内承包商向业主提出索赔申请，超过20天索赔事项自负。”这说明承包商向业主提出索赔申请必须在索赔事件发生后的20天内提出，超过20天提出索赔是无效的。索赔又是一项知识及技术面广，复杂细致的工作，不但要善于发现和把握索赔的机会，还要善于收集、整理与施工索赔有关的依据和资料，如承发包双方依法签订的施工合同和相关的法律、法规以及施工图、施工组织设计、招标文件、标底、定标书、图纸会审纪要、设计变更通知单、施工现场签证、施工进度表、施工备忘录、有关工程的工程照片、隐蔽记录、验收证明书以及业主指派的施工现场工程师的指令书和双方来往的书信等等，熟悉和了解施工现场，参加必要的工程例会。更重要的是会处理索赔，分清那些属于施工中的索赔，在什么情况下可以索赔，怎样计算索赔，及时提出索赔报告。当遇到索赔事件时，发包人(业主)与承包商不要回避，应积极配合，组织有良好素质、思维敏捷、逻辑性强，办事效率快、有协调能力、有索赔经验的合同法律专家、工程技术人员、造价工程师、经济师等有关人员进行索赔事件的处理。编写完整和具有说服力的索赔报告，是索赔成功的关键。索赔事件发生后，虽然有了依据、事实和费用的计算，没有强有力的文字说明和表达能力，被索赔的一方不理解或不了解