均瑶集团-材料管理流程制度

材料管理流程制度为推动公司实现责任成本制度,加强成本管理和控制,减少各部门之间的重复劳动,建立一个畅通的作业流程来规范、评价、考核各部门之间的业绩，以建立材料管理作业流程。一、建立材料采购计划 采购部门按照生产部门的年、季、月生产计划，按照各规格产品的定额消耗量和现有的材料库存量，编制年、季、月采购计划，经采购主管审核后，报送财务部门。二、采购合同的管理采购部门根据采购计划，工艺部门提供的供应商或原有的供应商，签定采购合同，原则上，每份合同应进行评审。具体按ISO-9000文件处理。 合同的保管 经过鉴定的合同，采购部门交财务部一份，并对合同进行归档保管，对A类合同一般保存五年，B、C类合同保存三年。三、 料的采购流程1、 生部门编制请购单生产部门根据生产计划，编制预先编号的请购单，经生产主管鉴字确认后，送采购部门。请购单一式三联，第一联生产部门留存，用以备查，第二联交采购部门，第三联交财务部门（由采购附送）。2、 制订购单采购部门收到经过鉴字的请购单后，经采购主管批准，编制预先编号的订货单，订货单中应注明所采购的材料名称、数量、单价、金额及供应商名称。在编制每张订货单时，采购部门应确定最佳的供货来源，最佳的材料库存量。订货单一式四联，第一联为采购部门所执，用以编制订货薄，第二联为供应商，第三、四联分别为基地仓库、检验部门。采购部门对供应商的选择，同样按材料分为A、B、C三类，对A类供应商应从初选、样品试机、小批、中批、大批试用达到合格后，纳入合格的供应商名单，从中进行选择，办理采购事宜。3、材料验收货物到达后，仓库根据检验部门提供的“材料检验报告“和采购部门的订货单，对合格的材料进行验收，材料验收后，仓管员应对已收货的每张订货单编制预先编号的收货单一式五联，作为验收和检验材料入库的依据，收货单第一联为仓库自留，用以登记材料明明细帐，第二联为供应商所执，第三、四为采购部门用以确认材料验收，其中第四联经采购鉴字确认后，连同材料汇总表，送财务部门作为记帐依据，第五联为基地财务统计收入材料明细。 采购部门每十天对验收入库的材料、收货单、供货发票和收货汇总表经鉴字确认后，一起交财务记帐，每月25号止，采购部门将每月收入材料进行汇总后，编制“材料汇总表“，并附上每个供应商的付款凭单，经采购主管鉴字确认后，交财务用以记帐和付款之用。 当仓库的实收数与应收数不一致时，采购部门应讯速查明原因，属于合理损耗，在收货单中予以注明，如属于采购的原因，应承担相应的责任，如属供应商少发货，由采购进行交涉。3、 对不合格材料的处理只有当对方让步或回用的材料在不影响产品的质量时，才得使用，采购需办理“回用材料申请表“一式两份，应注明材料名称、规格、数量及回用理由，交质检部门鉴署回用或退回。 每月末或次月初，总部财务与采购部门对“收入材料汇总表“进行核对，基地财务对收入材料、领用材料编制“材料进、耗、存表“交总部财务进行记帐核对。材料购进流程图 生产部门 采购部门 检验 仓库 基地财务 总部财务 请购单 请购单 第1联登记 核对 材料购进 材料明细 （13联） （23联） 明细帐 明细帐 第1联自留 订货单 订货单3联 收货单 收货单 （14联） 检验报告 （15联） 第5联 核对 第2联登记 核对 收货单 订货明细 第3联 材料汇总表 收货单4联 材料进 供方发票 耗存表 订货单3联 四、 新产品开发的材料采购及试制费用1、 新产品从开发立项到批量试制程序具体按ISO有关文件处理。2、 在财务方面（1）、安排新产品试制费用，作好新产品试制的成本核算。（2）、提供新产品试制费用的季度执行情况。（3）、提供新产品试制经济分析报告。3、 新产品试制的经费管理（1）、新产品试制的经费来源，由每年销售收入的千分之三计提。（2）、新产品试制经费的申请和使用研发部门主管填写“研发费用预算明细表“，对费用金额，计划用款报主管科室审批。（3）、新产品试制样机、批量的试制费用 材料的采购成本列入试制费用，对批量试制发生的直接人工，部分制造费用同时列入新产品试制的生产成本。（4）、对试制费用的控制 对新产品样机试制，批量试制的经费核算和控制，财务部门按月或季汇集试制经费的执行情况，对超出的试制经费由研发部门主管提出“研发经费追加预算明细“，报经主管科室审批。新产品试制材料采购及经费使用流程 研发部门 采购部门 生产部门 财务部门 仓库调研立项 开发年计划 年度资金计划 月度计划 月度资金计划 预算明细表 新产品试制订货单 入库单 对照 样机试制 领料单 领用明细表 鉴定报告（可行） 批量试制 新产品试 工时记录表 制成本表 五、 材料发出流程由于公司以委托加工的形式进行成本核算，因此材料管理从材料购进明细在总部财务核算，而实际库存材料在基地，所以中间环节有一个虚拟的原材料库，在这里只是财务的帐务处理问题。在材料采购入库，领发视同从采购到生产一条线。1、 经营性生产的材料发出（1）、生产部门根据生产计划，开出“申领料单“，并列明材料名称、规格和数量，到仓库申请领料。（2）、仓库人员接到申领料单后，根据现有的库存情况，填制预先编号的“发料单“一式五联，第一联自留，用作登记材料明细，第二联为领料人执存，第三联为基地统计员用作统计材料耗用，第四联为基地财务编制“材料耗用明细表“并将该表审核后发往总部财务，作为成本核算依据，第五联为总部财务，对开具的发料单有仓库人员，领料人员的鉴字。（3）、到每月25号止，生产车间对领用而实际未用的材料，须办理假退料手续，“退料单“为一式五联，其传递与发料单一致。2、 研发领用材料（1）、研发部在试样或批量试制时，由研发人员开出预先编号的申领单到仓库领料。（2）、仓库人员接到申领料单后，开出预先编号的领料单一式四联，第一联为仓库登记材料明细，第二联为研发领料人员带回，第三联为基地财务编制“研发费用领料明细“发往总部财务，第四联为总部财务作记帐的依据。经营性生产领料流程基地生产部门 基地仓库 基地财务 总部财务 生产计划 发料单3、4联 申领料单 发料单 材料消耗明细 材料进、耗 存明细表 材料明细帐 核对 （采购部门如何参与？）3、 委外加工领料流程如果公司基地生产能力有限，委托外单位进行加工的情况下，其发出材料的处理如下：（1）、生产部门根据销售计划和生产计划及产品的库存量，编制“委外加工申领料“单一式两联，一联自留，第二联到仓库申请领料。（2）、仓库人员接到审批后的“委外加工申领料单“后，填制预先编号的“发料单“一式四联，第一联仓库留存，用以登记材料明细，第二联为委外单位所执，第三联为运输送货到委外单位鉴收后，交总部财务作记帐依据，第四联为基地财务统计后编制“材料耗用明细表“。（3）、在加工过程中，如有退料，可填制“委外加工材料退料单“。如果退料不多，用“委外加工材料领料单“红字代替。分别经仓库、生产部门有关人员鉴字后，按“委外发料单“顺序传递。委外加工发料流程生产部门 仓库 运输 基地财务 总部财务 发出材料明细 委外加工 委外加工 随材料加工 委外加工材料 申领单 发料单 单位鉴收 核对 明细表 材料明细帐 核对 （采购部门如何参与 ？）六、 材料调拨、销售、报废的流程1、材料的调拨基地之间的材料调拨，应有生产计划部门和采购部门的安排，对调拨方仓库人员应根据计划部门的申请单，开具“材料调拨单“一式五联，并有仓库人员、计划部门、采购人员、质检人员等鉴字认可，材料调拨收方根据对方的“材料调拨单“开具“材料调拨入库单“一式五联，第一联为仓库入帐，第二联为发出方财务入帐，第三联为总部财务入帐依据。调拨材料流程生产计划 发出材料方 收入材料方 总部财务 部门 仓库 财务 仓库 财务 申请调拨单 调拨单 发出材 调拨入 收入材 料明细 库单 料明细 材料收 存明细 2、材料的销售 公司以委托加工形式为主要发成本核算程序，对部分分公司（如温州分公司）采取独立核算形式，由于材料采购在总部，所以对材料作为总公司先销售给分公司，另一方面，有少量的材料对外出售，其开式为，对分公司材料销售由生产计划部门协调采购部门编制材料耗用明细，由采购部门协助供应商直接送至分公司，只是所有的入库单据、供方发票由采购送到总部财务记帐，而出售给分公司的材料作为总部的其他业务收入。对于直接出售给外部的零星材料，经过审批后，到基地仓库办理出库手续和其他事宜。3、材料的清理报废程序在材料清查中，结部分材料已被毁损，已失去使用价值，须办理材料的报废手续，仓库人员填制“材料报废单“经生产部门、质检部门确认后，报财务作帐务处理。但对生产已领用报废的材料，除责任人赔偿外，直接进入生产成本。七、 材料库存余额的管理1、正常储存材料的管理生产、采购、财务部门应对材料成本建立在保持稳定经营所需一定数量材料存货的同时，使材料总成本最小，寻求最优的存货量及定货时间。公司的材料分A、B、C三类，所以管理重点放在A、B两类，这两类占用较大的材料储存成本，尤其A类为重点进行管理，建立经济定货量模式。而生产经营建立在持续、均衡为前提，根据年生产计划，产品的定额消耗来确定年定货成本，根据公司目前的资金状况，确定每种材料的单位储存成本，那么，就可以确定每年的定货次数。 因此，对材料存货的期末库存确定在经济定货量的范围，而且材料存货量和成本都是按计划进行，则储存成本和定货成本则达到最小，在平时的材料存货管理寻求使总的占用成本最小，来确定正确的经济定货量。2、对超储材料存货的管理对超过经济定货量的材料，一是限制采购部门暂时采购，二是查明超储材料原因所在，进行必要的处罚，对长期超出经济定货量，而未使用的材料，进行出售，对长期不用的材料，同样进行出售，以减少资金的浪费。在以后的材料管理中，材料从开始购进超过三个月未使用或使用很少的，在材料报告表中将显示黄色，超过六个月的，将显示红色，以警示管理者。3、材料的盘点公司的材料数量的盘存方法为永续盘存制，对材料的清查盘点，应编制“材料盘存表“，公司对材料每半年一次进行详细盘点，其中对A类材料基地每月应进行详细盘点，对B类材料进行抽盘，盘点时由生产、采购、财务组织人员参与盘点，并按盘点表的要求进行详细记录。盘点结束后，财务部门根据盘点表的记录与帐面记录进行核对，找出并查明盘盈、盘亏的原因，财务进行相应的帐务处理。4、材料价格的管理（以后再谈）5、 材料存货跌价准备的处理公司每半年一次对材料存货进行全面清查盘点，由于材料存货遭受毁损，全部或部分陈旧，其销售价格低于成本等原因，使材料成本不可收回的部分，将提取材料存货跌价准备。材料存货跌价准备的计提采用备抵法，提取材料存货跌价准备年入当期损益，当存在以下情况之一时，将材料成本余额全部转入当期损益。（1）、已霉烂变质的材料存货（2）、已过期且无转让价值的材料存货（3）、生产中已不在需要，并且已无转让价值的材料存货（4）、其它足以证明已无使用价值和转让价值的材料存货八、 材料存货的帐务处理1、 总帐科目的设置总部财务的设置有：（1）、材料收入有：原材料、应交税金、应付帐款等（2）、材料发出有：原材料、委托加工物资（3）、材料调拨有：原材料、其他应收款、其他业务收入、应交税金、其他业务支出等2、 购进材料的帐务处理由采购部门提供入库单，供方发票等单据，借记：原材料、应交税金，贷记：应付帐款等3、 领用材料的核算（1）、基地生产车间领用 由于公司的成本核算采用委托加工方式，月末将“原材料”帐户的余额全部转入“委托加工物资”科目，“委托加工物资”按基地设置后，再按材料明细进行设置。即：借记：委托加工物资，贷记：原材料，最后根据实际的材料耗用量，计算委托加工成本，最终将转入库存商品，即：借记：库存商品，贷记：委托加工物资。4、 新产品开发领用材料的核算 对样机试制领用的材料直接计入“管理费用研发费用”，对批量试制领用的材料，计入“委托加工物资”，最后转入“管理费用研发费用”。5、 委外加工领用材料的核算 对委外加工领用材料，借记：委托加工物资，贷记：原材料，其核算同基地核算相同。6、 对调拨、销售、报废材料的核算