人力资源知识_物业管理操作及培训手册

*物业管理有限公司*管理处物业管理操作及培训手册行政人事部分册目 录1.0 序言第2页2.0 行政人事部工作职责第3-6页3.0 行政人事部管理制度第7-41页4.0 各类表格第42-52页1.0序 言行政人事通过以下五个职能要素实施：1、确保: 这是为了通过实现组织目标而募集与配置能力的过程，是行政人事管理中先行职能，其主要内容为：职务分析，行政人事计划，招募、考核、选拔与录用。2、开发：这是指开发所招募的人员品德智能，以提高组织绩效的工程，使人事管理中重要职能。其主要内容为：培训、开发、规划；职前培训、在职培训及脱产培训；职业生涯设计与开发。3、激励：这是为了员工对组织所作出的贡献而给予报酬的过程。而行政人事管理中的激励凝聚智能。其主要内容为：激励工作积极性；工作绩效评估；工作薪酬；福利措施。4、整合：这是使员工之间和睦相处、协调共事、取得外界认同的一个过程，是行政人事管理中的人际协调职能。其主要内容为：新来人员的职前教育与社会化；群体中人际关系之和谐；矛盾冲突的化解与调解。5、控制：这是对员工实施合理、公平的动态管理过程，是行政人事的控制、调整职能。因此，行政人事管理可以定义为：为了有效地达成组织的目标而进行的组织内行政人事的确保、开发、激励、整合、控制的活动的过程。2.0行政人事部工作职责第3-6页目 录2.1 部门工作职责2.2 行政人事部经理的岗位职责2.3 行政人事部助理的岗位职责2.4 总经理秘书岗位职责2.5 仓库保管员岗位职责2.0行政人事部工作职责2.1部门工作职责1、行政人事部是管理处综合性的行政管理机构，直接对总经理负责，是管理处主管行政事务、人事调配、劳动工资、社会统筹等项工作的职能部门。2、管理处的重要文件，收集、整理有关资料，完成管理处发文的核稿、送审、打印和终校工作。3、经办管理处来往公文的收、发、传阅和催办。4、负责记录总经理办公会议等重要行政会议的内容，检查会议决议的落实情况。5、负责制订管理处各部门定编定员，办理员工的招聘、解聘、劳动力调配、行政奖励和处分及其他有关人事手续。6、负责员工的考勤，编制各类人事和劳动工资历报表，负责委托管理员工的人事档案。7、负责员工各项社会劳动保险统筹的办理。8、负责保障管理处行政、后勤的各项事务。2.2行政人事部经理的岗位职责1、在总经理的领导下，全面负责行政人事部的工作。2、贯彻执行党和政府关于劳动人事工作的方针、政策和规定，结合管理处的实际组织制定管理处的劳动人事规章制度并贯彻实施。3、管理处规划：制定行政人事部年度工作目标和实施计划，审定行政人事部职责范围内的各项管理制度，并负责检查督导。4、人员招聘：根据管理处的实际做好员工的招聘，做好人员的储备、录用等项工作，合理处理员工的辞职、辞退、开除等有关事项。5、薪酬管理：根据行业规范，市场调查，合理制定管理处员工薪金方案，并依据科学的方法在适当的时期进行调整。6、培训开发：积极为员工开展多种形式的培训，所有新员工均要做到上岗培训。7、绩效考核：定期对员工进行绩效考核。8、签发办公室文件和重要文件的起草和核稿，并对外来文件提出拟办意见。9、负责管理处员工的档案管理和社会保障的办理等项工作。10、完成职责范围内的各项工作。2.3行政人事部助理的岗位职责1、协助经理做好部门的日常管理工作，完成经理交给的各项任务。2、协助部门经理做好各部门人员招聘和录用报到工作。3、负责收缴各类证件，做好人事存档工作。4、负责管理处内部各种规章制度的录入、核对、打印等工作。5、负责管理处各项行政日常事务工作，具体办理员工工作证、工作服的领用、保管、登记管理工作。6、负责管理处员工的就餐统计和定餐等后勤保障工作。7、负责行政人事部的印章管理，职责范围内的各项工作。2.4总经理秘书岗位职责1、经办管理处内、外文件的收发、传递工作，做到及时、无误，对所有的文件要详细编号、登记、分类及存档。2、做好总经理办公会议内容记录和整理工作，草拟会议纪要，并负责催办落实。3、遵守保密制度做好保密工作，认真处理多余和过期的文件、资料，不遗失，不乱堆放，不随意处理。4、做好管理处档案的收集、保管工作。5、负责管理处每月工作报告，做到按时、准确地报送。6、做好来信、来访工作，如实登记、分类、处理，及时向总经理和相关部门反馈。7、做好管理处大事收集和汇编工作。2.5仓库保管员岗位职责1、严格遵守管理处规定的各项仓库管理制度，不擅离工作岗位，严禁任何无关人员擅自进入仓库。2、商品的领用，进仓必须按规定手续办理，对火车站、码头等地进仓的商品，必须认真检查包装，验收合格后，方能进仓。仓库有权拒绝易燃、易爆、易腐烂商品进仓。3、严格把好物资入库前的数量关、质量关和单据关。4、搞好仓库的商品堆放、养护工作，做到商品堆放整齐、清洁，仪器与其它商品分开堆放。仓库环境卫生整洁。5、上班前做到检查库内安全、防火、防盗设施，确保各项设施安全、正常，消防安全通道畅通。严禁任何人在仓库内吸烟。下班前关好门窗，切断一切电源，把好仓库安全关。6、严格执行耐用消费品以旧换新，做好旧物料回收与综合利用。7、及时做好每月盘仓工作，保证商品帐、卡、物相符。8、每月月底做好盘点工作，并与财务部核对物品及进、出情况。3.0行政人事部管理制度第7-41页目 录3.1行文编码管理规定3.2会议制度3.3公文管理办法3.4奖惩制度3.5考勤制度3.6员工录用及终止劳动关系的有关规定3.7办公用品管理办法3.8保密制度3.9请示报告管理制度3.10值班制度3.11文书、技术档案管理规定3.12通讯工具使用管理规定3.13关于各部门各岗位考核评分办法3.14仓库管理制度3.15仓库管理的若干补充办法3.16固定资产管理规定3.17制服管理规定3.18关于证件年审、技能培训的有关规定3.19更衣柜使用管理规定3.20印章管理制度3.21特殊工种劳防用品管理试行办法3.0行政人事部管理制度3.1行文编码管理规定1、各项编码明细：1)公司代码：*管理处JHGL2)部门代码：总经理办公室ZB行政人事部 XR 财务部CW 物业运作部WY 工 程 部 GC 保安部BA3)级别代码：管理层GL（含部门经理、助理、主管、领班等）作业层ZY（含文员、技工、保安员、管理员、接待等）4)文件类别代码：制度规定ZG 操作流程CL 岗位职责GZ表 单BD 上 行 文C 下 行 文Q通 知TZ 收 文SW 发 文FW（总经理签发之对外行政发文不在此列）2、样式：1)公司各项制度、规定：文件类别代码/公司代码部门代码及编号例：行政人事部公文管理制度 ZG/JHGL-XR0012)公司内部各项操作流程：a、部门各项操作流程：文件类别代码/公司代码部门代码及编号。例：物业运作部接待、投诉处理流程 CL/JHGL-WY001b、部门内部各级或各岗之操作流程：文件类别代码/公司代码部门代码级别代码及编号。例：保安部领班交接班流程 CL/JHGL-BA-GL0013)公司各岗位职责：文件类别代码/公司代码部门代码级别代码及编号。例：总经理岗位职责 GZ/JHGL-ZB001工程部弱电技工岗位职责 GZ/JHGL-GC-ZY0014)公司各项表单：文件类别代码/公司代码部门代码及编号。例：员工试用期转正审批表 BD/JHGL-XR0015)上行文（即报告）：文件类别代码/部门代码级别代码及年份、月份、编号例：保安部上呈总经理审批的本部门1月份培训计划 C/BA-GL6)下行文：文件类别代码/部门代码级别代码及年份、月份、编号例：批复 X/XR-GL7)通知：文件类别代码/部门代码级别代码及年份、月份、编号例：关于2004年春节放假的通知 TZ/XR-GL8)收文：文件类别代码/公司代码部门代码及年份、编号例：SW/JHGL-XR0019)发文：文件类别代码/公司代码部门代码及年份、编号例：工程业务联系单 FW/JHGL-GC040013.2会议制度为了更好地落实各项经营管理工作，根据嘉国物业管理有限公司管理工作的总要求，特制定*物业管理处的会议制度。1、制定会议制度宗旨制定会议制度旨在及时研究，确定公司经营决策，解决经营和管理中出现的问题，进一步规范经营管理工作。2、各类会议安排1)总经理办公会议a、会议时间：每周五上午9：30b、会议主持：总经理c、与会人员：物管处各部室经理及临时通知列席会议的人员。d、会议内容：主要由各部门负责汇报本周主要工作的完成情况以及下周工作计划；交流情况、反馈意见、布置任务、研究问题、通报信息。e、会议组织与安排：根据总经理的意见进行组织安排，行政人事部负责落实会议的具体安排和组织工作，并负责会议记录。2)专题会议或协调会议a、会议时间：总经理根据工作需要或部门因工作需要不定期召开。b、会议主持人：根据不同主题内容，由总经理或牵头部门经理主持。c、会议出席范围：根据需要通知。d、会议内容：物业管理、财务状况等专项问题以及需要专题解决或协调的问题。e、会议组织与安排：由行政人事部组织，并由讨论该专题的相关部室负责做好会议记录或形成会议纪要。3、要求1)公司召开的例会除有特殊情况外，一般不另行通知。重要会议以书面形式通知有关参加者。2)因故不能参加会议的，应在会议召开的前一天报行政人事部，由总经理批准后方能准假。3)会议参加者应准时出席会议，不得迟到和早退。如无故迟到和早退，按管理处的有关制度予以处理。4)凡在会议上需领导解决的问题，各部门须事先拿出若干可行性方案，供领导酌定，尽量做到议而有决。5)为确保会议不受干扰，与会者在开会期间应将手机调整到震动档。6)行政人事部要做好会前准备工作，负责安排会议记录及会后的文字材料整理工作。根据领导的意见，及时将会议内容形成纪要、简报或决定，并视情在一定范围内发送。7)有关会议的召开日期，原则上按计划执行，如遇特殊情况可提前或顺延。4、本规定自发布之日起试行，由行政人事部负责解释。3.3公文管理办法为了加强公司公文管理，达到规范化、制度化、科学化管理，便于工作，利于保密，提高工作效率，结合公司实际情况，特制定本办法。1、公文管理内容1)公文的分类本公司公文按来源分：外来公文和内部公文两大类。2)外来公文处理管理处外来公文，由行政人事部根据管理职责分工，按登记、分文、传送、催办、立卷、归档等程序处理。a、收到外来公文，行政秘书检查文件是否完整，附件是否齐全后，将文件统一编号登记，附上文件传阅单，行政人事部经理拟办。b、行政人事部经理根据文件内容及性质，附上拟办意见。c、行政秘书根据拟办意见将文件呈送总经理或有关部门阅批。d、行政秘书根据阅批意见在一个工作日内将公文送有关部门阅办，各部门应建立收文登记本，收到文件后应进行登记。e、对阅批意见的公文，由行政秘书安排各部门进行传阅，部门传阅时间最多不超过三天。部门经理传阅，传阅时间为一天，阅文后必须在文件上签字。本部门传阅完毕后，交由行政秘书递传下一部门。对急需办理的传阅公文，可先办理后传阅。f、承办部门接到公文后，应按领导阅批意见及时办理。如在办理过程中遇有困难，应向总经理及时报告。g、对需要催办的公文，行政秘书应按规定的日期督办检查。h、办完的公文，需要回复的应由承办部门草拟回文，经部门经理、总经理审批后发出，发出的文件需在本部门的发文登记本上进行登记；不需回复的，在公文处理单上注明办理情况，及时退回归档。如部门认为此文件具有保留存查价值，只有权保留文件的复印件，原件退回行政人事部。行政秘书 行政人事部经理 总经理 部门经理 兼职内勤 行政人事部3)管理处内部拟定公文处理a、公文种类：管理处制发的行政公文重要种类有；(1)决定、决议凡对重大事项作出的安排用“决定”。经过会议讨论并要求贯彻执行的事项，用“决议”。(2)通知、通报发布规章、制度、转发外来公文，要求下级办理或知道的事项用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要情况用“通报”。(3)报告、请示向上级汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”。向上级请求指示、批准、申请用“请示”。(4)批复、函回答下级请示事项用“批复”。不相隶属单位之间，互相洽商工作、询问和答复重要问题用“函”。(5)传真适用于一般公务联系及紧急文件传送。(6)签报适用于管理处内部各部门向总经理请示问题或汇报工作，由行政人事部负责文件的流传、会签。重大事项、急件当天或半天流传完成，一般文件一至二天，研究性文件三天完成。其操作程序为：经办人将需要领导审批的事项写出签报，交部门经理审核、签字后，由兼职内勤统一送行政人事部。行政人事部登记编号并写出批办意见，送相关部室会签，再送总经理审批。行政人事部将已经领导审批的意见返回经办部室，并对领导的意见进行注录，以便跟踪，及时向领导反馈信息。经办人 部门经理 兼职内勤 行政人事部 会签部室 行政人事部 总经理 行政人事部 经办部门 经办人(7)工作联系单凡部室职权范围可解决的问题，各部室之间可以工作联系单的方式进行协调，其操作程序为：经办人需其他部室协助的事项，经部门经理审核签字后，由兼职内勤送相关配合部室。接手部室应指定具体接手人，提出处理意见，经部门经理审定、签字后，在要求的时间将处理意见反馈给发单部室。其操作程序为：经办人 部门经理 兼职内勤 接手部室 接手人 部门经理 发单部室 经办人(8)会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定的事项。具体包括时间、地点、主持人、与会人员和会议内容。由指定人员记录、打印并发送各与会部室。会议纪要应准确简要地概括会议的内容。各部室的兼职内勤应统一管理会议纪要，配合部室经理实施、监督会议议定的事项。b、公文格式正式发文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成。(1)发文的程序为：拟稿、审核（部门领导）、打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。(2)发文机关应当写全称或规范的简称；联合行文，主办机关排列在前。(3)公文秘密等级、缓急、标志要清楚。密级分：“绝密”、“机密”、“秘密”；缓急分：“特急”、“急件”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。(4)发文字号，由管理处代字、部门代字、年号、顺序号组成。其中年份和顺序号均用阿拉伯数字，年份用方括号括上。(5)公文标题，应当准确简要地概括公文的重要内容，除批转法规性文件外，一般不加书名号。使用印有管理处名称标头的文件纸和作首页的公文，标题中不再标明公司名称。(6)公文一律加盖公章。(7)主送单位：即行文的对象；抄送单位：即与文件有关的机关；内抄部门：即本管理处各部。(8)公文如有附件应在正文之后注明附件名称顺序。(9)成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导签发日期为准；拟稿人落款时间标明“年、月、日”即可。(10)正式发文应标注主题词。(11)公文纸一般用A4纸，左侧装订。c、行文规定(1)管理处向上级行文，应按隶属关系进行，一般不得越级行文。特殊情况必须越级行文时，应抄报越级的上级。(2)请示类公文，应一事一文。除特殊的事项外，请示类公文应按程序呈送，不能直接送领导者个人。请示类公文不应抄送给同级或下级部门。(3)签报类公文，应一事一报。签报类公文应按程序呈送，不能直接送领导个人，由行政秘书递交。会签在递交行政秘书之前由起草部门完成。(4)管理处内部各部门之间不行文。d、起草公文的要求(1)符合党和国家的方针、政策、法律、法规，符合上级和管理处的有关规定。(2)情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点符号要准确，篇幅要力求简短。(3)人名、地名、数字、引文要准确。时间应当写具体年、月、日。(4)公文中的数字，除发文号、统计表、计划表、序号、百分比、专业术语和其他必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字使用应前后一致。(5)引用公文时应注明发文时间、机关、标题和文号。(6)用词要准确、规范。在正文中使用简称时，首次使用应写全称，并加以括号说明“以下简称”。e、公文的印刷(1)经领导签发的公文，由行政人事部统一编制发文代号，按规定格式打印，由公文拟稿人指定专人进行核对校对。(2)公文成文时间应以总经理签发时间为准。但年末登记编号、下一年年初签发的跨年度公文成文时间一律标为上一年的12月31日。(3)公文的主标题、副标题、正文之间用字要有明显区别，副标题的字号要小于主标题，公文标题一律使用三号黑体，发文字呈一律使用四号黑体，主送单位使用四号宋体，正文字体使用四号宋体，落款使用四号宋体，主题词使用四号黑体，抄送单位使用四号宋体。(4)拟稿人将校对后的公文打字稿按所需数量印刷、装订，由行政秘书按规定发送，底稿存档。(5)各部门之间一律由行政人事部行政秘书负责递传。(6)各部门分别建立收发文件登记本，收到的文件和发出的文件均有详细的记录。(7)提倡普及使用电脑打印，以促进公文质量和提高办公效率。f、公文的发送凡管理处业务需要对外发文的，一律以管理处名义发出。其程序为：经办人以发文格式拟写公文草稿，经部门经理审定、签字后，由兼职内勤统一交行政人事部核稿，然后由行政人事部送管理处领导审核、签发。行政人事部将已经管理处领导签发的公文返回经办部室。经办人员填妥用印单，按要求经部门经理、行政人事部、管理处领导签字后，由行政人事部按管理处规定格式印制并加盖公章，返回经办部室，正式对外发文。其操作程序为：经办人 部门经理 兼职内勤 行政人事部 总经理 行政人事部 兼职内勤 经办人4)公文立卷、归档、销毁a、在管理处内部，公文由行政人事部统一管理，各部门不再保存文件，有关部门如需要保留文件，经同意保存文件复印件。b、签报类文中，涉及费用的，由财务部保管正本，其他由各部室自行保管，相关部门如需保留文件，经同意后，保留复印件。c、各部门兼职内勤应及时将办理完毕退回的外来公文和管理处制发的公文底稿、正文及有关资料交由行政人事部统一保管。d、公文立卷应能正确反映管理处主要工作情况，便于保管、查找和利用。e、档案保管时限以满或没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定并经管理处领导批准，可销毁。销毁密级公文，要进行登记，应有专人监督，保证不丢失，不漏销。2、本办法由行政人事部负责解释。3、本办法自发文之日起实施。3.4奖惩制度1、奖励员工有如下表现者，管理处可给予口头表扬、发放奖金、提职提薪等奖励。1)遵纪守法，执行管理处各项规章制度起模范表率作用的；2)忠于职守、勤奋工作、全面高效地完成本职工作且成绩显著的；3)热忱为管理处提出合理化建议并取得显著成效的；4)为管理处发展竭尽全力，作出重大贡献的；5)为保护财产，维护社会公德品行突出的。2、纪律处分每位员工必须遵守管理处制订的各项规章制度，严格履行应尽的职责，反之员工若有以下行为的，将视情况轻重给予相应的纪律处分。1)员工过失判定a、四等过失(1)不打卡、代别人打卡或委托他人打卡；(2)员工无故上班迟到或下班早退；(3)未经批准私自调班；(4)擅离工作岗位或串岗；(5)请各类假事先未办理有关手续；(6)未按规定着装、穿鞋、佩戴工号牌；(7)工作时间内吃东西等从事与工作无关的私事；(8)工作时间内站立服务不规范；(9)违反仪表仪容及处事礼仪各项规定；(10)在工作岗位上打闹、讲粗话、脏话；(11)在工作区域内高声喧哗，影响工作正常开展的；(12)随意延长就餐时间；(13)工作时间里带无关人员进入本人工作场地；(14)未按规定私自受理商品退调；(15)违反企业禁烟规定；(16)未按规定穿戴劳防用品上岗等；(17)违反环境卫生规定，随地吐痰、乱扔纸屑垃圾等。b、三等过失(1)利用企业电话等设备获取与工作无关的信息谋私利；(2)在管理处范围内拾到物品未按规定上缴者；(3)旷工一天的；(4)酒后上岗；(5)挖苦、嘲讽顾客，冷落刁难顾客；(6)推诿顾客投诉，拖延执行投诉处理意见；(7)违反各类业务操作规定发生差错的；(8)不服从上级合理安排或指示的；(9)发现问题应汇报，而隐瞒不报又不及时处理，给工作带来不良后果的；(10)违反规定擅自使用管理处等设备等的；(11)违反安全规定，造成不良后果的；(12)违反社会治安条例规定受在公安部门警告以上处分的；(13)因责任性不强，保管不妥，遗失工作物品、发票或有关单据。c、二等过失(1)私换（配）他人更衣柜钥匙或私撬他人更衣柜锁；(2)泄露工作机密造成企业各种损失的；(3)渎职、失职造成企业严重损失的；(4)在工作时间内出售私人物品；(5)拾到贵重物品，不主动上缴者；(6)故意损坏公共财物，造成企业损失；(7)聚众闹事，扰乱工作秩序；(8)同事间恶意中伤，诽谤、谩骂或斗殴者；(9)滥用职权，以权谋私；(10)滥用职权打击报复或有包庇行为；(11)私开发票，谋取私利；(12)欺诈、蒙骗顾客造成不良影响；(13)违反管理处纪律和服务规范要求引起不良后果的；(14)一个月内累计旷工达二天者；(15)无正当理由不履行献血者；(16)违反合同管理规定造成经济者；(17)违反医疗就诊规定，影响企业声誉或造成企业经济损失的；(18)违反安全规定，造成企业经济损失的；(19)有触犯刑法行为，但情节较轻的。d、一等过失(1)无正当理由，拒不服从组织安排和调动者；(2)辱骂顾客或发生与顾客对骂扭打者；(3)违反计划生育规定情节严重；(4)连续旷工达十五天者或一年累计旷工达三十天者；(5)违反社会治安条例规定，受到行政拘留以上处罚的；(6)触犯刑法追究刑事责任，受到各类刑事处分和确认有犯罪行为，免予刑事处罚的；(7)挪用企业财物非法侵占企业财产者；(8)工作时间内横行霸道、严重影响工商关系者，利用工作之便向他人索取或敲诈财物者；(9)违反安全规定，造成企业重大经济损失的；(10)无正当理由不履行服兵役义务的。2)处分种类a、口头警告：凡员工首次犯四等过失，将被口头警告b、书面警告：凡员工重犯四等过失或首犯三等过失，将被书面警告。c、严重警告：书面警告发出六个月内，员工如再次犯有三等或首犯二等过失，将被严重警告。d、最后警告：严重警告发出六个月的，员工如再次犯有二等或首犯一等过失，将被最后警告。e、停职：最后警告发出六个月内，员工如再次犯一等过失或严重违反国家法律、法规，被政府有关部门调查、侦察处理过程中的，管理处可责令其停职处理。f、即时辞退：凡员工接受最后警告后，又再犯任何等级过失，管理处可视情节作出即时辞退处理，且不作任何补偿。g、调换岗位：管理处若经考核发现员工能力未符合原有岗位要求，可作调换。3)犯规经济处罚凡员工因犯规被警告，将受到下列经济处罚：a、口头警告：一次性罚款人民币50元。b、书面警告：一次性罚款人民币200元。c、严重警告：一次性扣罚人民币500元。d、最后警告：降低月薪（视后果严重性）。4)执行程序a、口头警告、书面警告、严重警告、最后警告：由部门主管以上级人员开具“过失单”，经行政人事部、总经理审批后将警告书送达当事人，副本行政人事部备案，并处以经济处罚。b、停职：管理处接获政府有关部门通知后，即对当事人自接获通知当日起作出停职处理，停职期间暂不计发薪资。c、即时辞退：部门根据员工犯规情况若符合辞退、开除条件的可视情向管理处提出申请,.经行政人事部审核后，报总经理审批后执行。5)处分撤销a、书面警告及严重警告：自警告书发出12个月内，员工在品行及工作表现有较大改进，并没有再违反管理处规定，书面警告处分将自动撤销。b、最后警告：自警告书发出24个月内，员工在品行及工作表现有较大改进，并没再违反管理处任何规定，由部门负责人提出申请报告，总经理确认后，警告书方可撤销。被撤销处分的员工，其处分将不归入员工个人档案。屡犯过失且无改进者或员工离职前尚有此类警告未撤销者，有关处分资料均将归入员工个人档案。6)反映意见的途径员工若有不满或受到不公正待遇，可按如下步骤解决：a、首先可直接向主管反映。b、如主管人员无法解决，可以书面形式向部门经理投诉并抄报行政人事部。c、如需进一步申诉，员工可直接将书面情况提交管理处行政人事部，由管理处行政人事部协助调查，并作出答复。d、员工原则上应逐级向上反映意见，除经济问题投诉外一般情况下不可直接向总经理反映问题。管理处对任何匿名形式的反映问题，概不受理。3.5考勤制度1、工作时间按照劳动法规定，每周工作40小时，轮班员工工作时间由管理处根据实际情况排班，员工必须依照所属部门主管编制的排班表轮班当值。2、打卡制度1)所有员工必须亲自到指定地点打卡或登记。每月的打卡或签到记录交行政人事部审阅。员工不得私自替他人打卡、签到，违者将受到纪律处分；其他不需打卡的员工亦须自律，严格遵守工作时间的规定。2)一经发现替他人打卡行为，违纪双方均为旷工论处，并由行政人事部发出书面警告。3)员工无故漏打卡又未提出正当理由者，每漏打卡一次扣罚人民币10元，每月累计超过三次者，作口头警告处分一次。4)因特殊情况未准时打卡。须于当日或次日上班时填具“补签单”，并由部门主管签字确认后，报行政人事部备案。3、迟到、早退处罚规则1)一天迟到、早退在110分钟者，每次扣罚人民币10元；2)一天迟到、早退在1120分钟者，每次扣罚人民币20元；3)一天迟到、早退在2130分钟者，每次扣罚人民币30元；4)一天迟到、早退在超过30分钟者，每次扣罚人民币50元，并以违纪处理；5)无故旷工者，除扣除当日薪资外，另将予以书面警告及相应扣罚款。4、调班员工工作中原则上不能调班，因工作需要确须调班者，当事人必须事先填具“调班申请单”，并由部门主管签字确认、报行政人事部备案后，方可实施调班。5、外出登记员工在上班时间因公外出时，应事先向直属总管申请核准及填具“外出记录”，填报时需说明事由、预定返回时间等内容。未经核准擅自外出者概以违纪论处，并给予相应处罚。6、加班1)由于工作需要，须于工作时间外工作者，如无特殊理由不得拒绝加班。2)加班应事先填具“加班申请单”，由部门主管审核，并报行政人事部核准后方可实施。若遇紧急事件，加班审核手续可于事后及时补办。3)管理处部门负责人（含）以上级人员，固定节假日、双休日延时工作不以加班核算。4)管理处部门负责人以下人员，因工作需要双休日上班或延长工时，原则上安排调休，国定节假日加班基本工资按国家规定计发。3.6员工录用及终止劳动关系的有关规定1、报名所有受聘员工均必须填写职位申请表及附二张免冠近照，同时按行政人事部要求提供个人身份证及相应资料以作证明。2、面试由行政人事部对报名人员进行综合考虑、筛选，经部门初试，行政人事部审核有关证件报总经理审批同意后，方可拟定录用。3、体检员工必须经指定医院检查身体合格后，方可办理录用手续。4、录用到职员工必须于到职之日起一个月内，办妥所有人事手续，即必须向行政人事部上交劳动保险手册或保留劳动关系协议书及其他相关证明或退休证明。否则公司有权于试用期届满起即与当事人终止劳动关系，且不承担任何经济补偿。5、试用期1)所有员工原则上均须经过一个月试用期，由个人提出书面申请和工作总结，方能成为正式员工。2)员工试用期届满前10天内，管理处将对员工的工作认识、态度、行为、领导及管理能力等方面进行综合考核。经考核合格的员工将获正式转正，考核不合格的员工，管理处将于试用期解除聘用关系，且不作任何经济补偿。6、终止聘用关系1)任何一方欲终止劳动关系时，均应提前一个月以书面形式通知对方。2)员工必须按合同期限履行合同，若需提前解除劳动合同，按公司和劳动部有关规定。7、培训费因工作需要或提高专业技术水平，由管理处外派培训，并签订培训协议。3.7办公用品管理办法为了加强对管理处办公用品的管理，本着“降低成本、节约开支”的原则，特制定本管理办法：1、办公用品的管理办公用品由行政人事部统一管理。行政人事部应做好办公用品的保管、记录、整理等工作，做到账物相符。2、办公用品的领用1)消耗品的领用a、办公用品每月申领、发放一次。b、新聘工作人员的办公用品，由行政人事部负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。c、正式员工每人每月办公用品费用控制在10元以内。d、行政人事部根据申领单统一发放办公用品，并做好登记工作。领用人或责任人应在领料单上签字，做到手续清楚。2)耐用品的领用a、使用期限在一年以上，价值在(50-2000)元内办公用品为耐用物品。各部门因工作需要领用耐用物品，由部门填请购单，经总经理批准后，到行政人事部领取。（手续同办公用品）b、各部门领用物品后须指定专人负责，妥善保管。c、各部门所领取的耐用物品如因使用、保管不当造成损坏或遗失的，应由使用人承担相应的赔偿。d、耐用物品是公用财产，使用人如调离或变更工作，应将原领用的耐用物品退给行政人事部。e、耐用物品超过使用年限，如需更新，应重新办理申领手续，并以旧换新。3)固定资产的的领用a、价值在2000元(含)以上的办公用品为固定资产,各部门若因工作需要领用、添置需在预算中列支,并按规定程序申购,由行政人事部统一配置。b、列入固定资产的办公用品,有部门指定专人负责使用,行政人事部统一编号、管理。3、办公用品申购程序1)各部门按预算计划每月将需购置的办公用品5号前报人事行政部。2)行政人事部根据各部门的申购单编制办公用品购置计划，在预算之内的属于消耗品的办公用品，由行政人事部核准后购买，若属于耐用品、固定资产的办公用品由行政人事部核准后报总经理批准，集中购买。4、本办法自发文之日起执行，由行政人事部解释。附：办公用品申购单办公用品申购单 JHGJ/XR-001申购部门 : 经理（签名）: 日期:序号品种型号规格单价数量总价备注123456789101112131415合计行政人事部核准说明：总经理审批3.8保密制度 秘密是关系管理处权力和利益，依照特定程序确定，在一定时限内只限一定范围的人员知悉的事项。每位员工都有保守管理处经营管理秘密的义务。为保守、维护管理处权益，特制定本制度。1、保密1)管理处秘密包括下列秘密事项：a、上级机关下发或转发的“秘密”级以上的文件、录象带及其内部刊物；b、管理处尚未公布或尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划、经营项目等重大决策中的秘密事项；c、管理处组织机构、组织发展计划、重要文件以及员工档案材料；d、管理处内部各类总结性报告或调查报告中不宜公开的有关秘密事项；e、管理处内部掌握的合同、协议、意向书以及可行性报告、主要会议记录、纪要、决定、决议；f、管理处财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；g、管理处开发经营的各类项目的主要技术资料、数据；h、管理处员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料、数据；i、其他应当保密的事项。2)公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最重要的秘密，泄露会使管理处的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的秘密，泄露会使管理处权力和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的秘密，泄露会使管理处的权力和利益遭受损害。3)密级的确定：a、经营发展中，直接影响管理处权益的重要决策文件为绝密级；b、管理处的规划、财务报表、统计资料、项目技术资料、重要会议纪要、决议、公司经营状况为机密级；c、人事档案、合同、协议、员工工资收入为秘密级；4)属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限满，自行解密。2、保密措施1)属于秘密级的文件、资料和其他相关物品的制作、收发、传递、使用、复制摘抄、保存和销毁，由总经理委托专人执行，采用电脑技术存取、处理、传递的管理秘密由相关部门负责保密。2)对于秘密的文件、资料和其他相关物品，必须采取以下保密措施：a、非经总经理同意，不得复制和摘抄；b、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取相应的防范措施；3)管理处资料的使用、保存和销毁由管理处指定专门部门负责执行并采用相应的保密措施。4)在对外交往与合作中需要提供管理处秘密事项的，应当事先征得总经理批准。5)若属管理处秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：a、选择具备保密条件的会议场所；b、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，指定参加涉及密级事项会议的人员；c、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；d、确定会议内容是否传达及传达范围。6)不准在私人谈话和通信中泄露管理处秘密，不准在公共场所谈论管理处秘密，不准通过其他方式传递管理处秘密。7)员工发现管理处秘密已经泄露或可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告行政人事部；行政人事部接到报告后，应立即作出处理。对于挽回或避免公司遭受损失的部门或员工实行奖励。3、责任与处罚1)出现下列情况之一的，给予警告，并扣发工资10元以上500元以下：a、泄露管理处秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；b、违反本制度规定内容的；c、已泄露管理处秘密但采取补救措施的。2)出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：a、故意或过失泄露管理处秘密，造成严重后果或重大经济损失的；b、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或声音提供管理处秘密的；c、利用职权强制他人违反保密规定的。3)本规定所指的泄露是指下列行为之一的：a、使管理处秘密被不应知悉的人知悉的；b、使管理处秘密超出限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。4、 本规定由行政人事部负责解释。5、本规定自发布之日起生效。3.9请示报告管理制度为了进一步规范公司工作管理秩序，加强本公司内部请示报告工作的管理，使请示报告工作井然有序，特制定本制度。1、请示与报告的含义1)请示是下级请示工作的一种工作形式。上下级商谈工作不属于请示工作范围。2)报告是下级向上级汇报工作的一种工作形式。2、请示工作程序与要求1)公司员工a、公司各部门的员工对公司经营、生产、资金、管理等方面工作事宜，需向本部门负责人请示答复时，可运用请示工作的形式。b、部门负责人对员工的请示应予以批复，对无权批复决定的问题，应向公司分管领导或总经理请示。c、当发生紧急情况或领导直接交办的事宜，员工可越级向公司领导请示，但事后应向部门负责人报告请示的过程。2)公司部门负责人a、公司各部门负责人对公司及部门负责的经营、生产、资金、管理等方面工作事宜难以决定时，可运用请示的形式向公司分管领导请示。b、公司分管领导对各部门负责人的请示应予尽快批复，对无权批复、决定的事宜应向公司总经理请示。3)公司分管副总经理a、公司分管副总经理对部门负责人请示工作所作的批复，应向总经理报告，并通报有关的公司其他领导。b、公司总经理对公司分管领导批复决定的事宜，若认为不当，可以否决，另行批复，另行批复的决定应及时通知分管副总经理。c、对重大事宜难以批复的，应提交总经理办公会议或董事会研究批复。3、请示答复时间1)上级对下级的请示尽快批复，一般不得超过三个工作日。对于一般请示应在一个工作日内批复。2)特殊情况或紧急事项的请示，一般不得超过三个工作日。4、请示形式请示一般应采取书面签报形式。5、工作请示应逐级请示，除特殊事件外，一般不得进行越级请示。6、报告工作程序与要求1)报告内容主要包括：公司各部门对生产、经营、资金、管理等方面，已经完成或正在进行或将要进行的，根据上级部门或领导要求需及时上报、通报的工作事宜。2)公司员工及部门负责人采用报告方式汇报工作的程序和要求，与本制度所定的请示工作相同，但报告不需要给予批复。3)报告可根据实际情况采取书面或口头两种形式。7、公司总经理、分管领导可以越级检查工作，但一般不越级直接安排具体工作。8、本制度自发文之日起实施，由行政人事部负责解释。3.10值班制度为加强管理处安全管理，在双休日、节假日期间，必须根据业务和工作需要，对有关办公场所及物业运作部门安排人员值班。个别部门实行24小时值班制，以确保社区各设施、设备、财产等安全。24小时值班部门：工程部高低配值班室 电话：消防监控值班室 电话：安保管理值班室 电话：1、值班人员职责1)接待来访人员，并认真做好登记工作。2)记录和处理好电话、传真等业务情况。3)值班员要坚守岗位，不得无故缺席，要认真做好重点部位、易燃易爆等危险物品的安全工作。4)采取其他特殊的安全措施。2、值班员收到电文应分别依下列方式处理：1)属于职权范围内的可即时处理；2)非职权所及，视其性质应立即联系有关部门负责人处理；3)密件或即时信件应立即原封保管，于上班时呈送有关领导。3、值班人员必须严格遵守工作纪律，不得迟到或早退，部门经理应保持通讯畅通，以保证工作需要。 4、值班期间，值班人员要加强巡逻检查，发现问题要妥善处理。值班期间遇紧急情况，应及时采取应急措施，同时立即请示报告，直至向有关领导报告，以求迅速得到解决，防止事态扩大，造成影响和损失。5、双休日和节假日原则上安排有关人员值班和部门经理责任值班双轨制度。6、值班原则上以物业运作部、工程部、保安部工作需要为主，若遇值班人员需调班，应报部门同意，行政人事部备案。临时安排其他员工值班替班，及时向行政人事部补报备案。7、值班人员在值班时间内，擅离职守应给记过处分 ，因情节严重，造成损失者，从重论处。8、本制度自发文之日起实施，由人事行政部负责解释。3.11文书、技术档案管理规定为了科学、系统地管理文书档案，特制定本规定。1、归档范围1)文书档案：公司对外正式发文、内部签报、会议记录、纪要、决议、决定、工作计划、总结、公司对外签定的合同、协议、主要业务往来的文件、信函、以及统计资料、财务审计、劳动工资、人事档案等。2)档案：主要包括公司接收的工程技术资料及物业管理各类技术资料等。2、总经理办公室为公司档案管理的主管部门，指派行政秘书全面负责公司的档案工作。3、归档办法：公司对外正式行文等文书档案由办公室统一管理、业务档案由各业务部门指定专人管理。到每年年终时，由办公室会同各部门文书兼管人员及主要业务人员共同组卷后，于第二年三月底交公司办公室立卷归档。4、组卷原则：正文在前，原稿在后；请示在前，批复在后；先产生的文件在前，后产生的文件在后。5、档案保管原则：短期（五年）、长期（十五年）、永久（十五年以上）6、档案管理人员必须严格遵守公司保密制度及其他相关的规章制度，认真负责，全面、准确、及时地进行文件资料归档和管理，保证原始资料及单据的齐全完整。密级档案必须保证完全。7、档案的借阅的索取1)总经理、副总经理、部门经理借阅非密级档案，可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档。2)公司其他人员需