办公文秘_秘书处职能手册

秘书处工作手册目 录第一章 秘书处工作职责1第二章 秘书处岗位职能2第三章 秘书处工作制度4第一节 公文管理办法4第二节 文件管理办法8第三节 报告管理办法11第四节 会议管理办法13第五节 督办管理办法16第六节 档案管理办法18第七节 保密管理办法20第八节 对外接待管理办法23第九节 总经理日程安排管理办法25第十节 秘书行为准则与基本素养28第四章 工作流程30第五章 模板、范文37第一节 文件管理表单37第二节 报告管理表单44第三节 会议管理表单52第四节 公文范本64第五节 总经理日程安排表单70第一章 秘书处工作职责一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。六、负责会议决议的督办、反馈工作。七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。九、负责文件、信息、机要保密工作。十、负责电话记录、电子邮件的传接。十一、负责完成总经理交办的其他工作。第二章 秘书处岗位职能一、总经理助理、秘书处主任岗位职责（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告； （四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；（九）负责秘书处保密工作；（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。 二、秘书岗位职责（一）总经理办公室事务管理1负责总经理工作期间日常事务管理；2负责总经理日程安排，包括总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排；3负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作； 4负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作；5负责总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等工作；6负责总经理办公室整理工作，每天总经理下班后，关闭门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁工作； 7负责总经理交办的其他工作。 （二）文件、档案、保密管理、督办工作8负责事业部日常文件信函、报告等材料的起草、打印、收发、登记、转递、催办工作，做到手续完备、及时准确；9负责外来文件的分类、登记工作，并放入待处理文件夹内，便于总经理查阅；10外来公函、通知及文字材料，及时呈报总经理批阅，根据总经理批示办理；11重要和紧急文件，须提醒总经理；12每天将呈报总经理批阅的文件清理一次，并核对登记记录，及时按照总经理批示进行传阅并做好登记；13根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作；14做好借阅档案的登记、回收工作；15不可私自对外界透露与公司有关信息，不可私自外借公司文件；16做好督办工作。（三）会务管理17负责会议室安排、会议提案收集、会议程序拟定，以及会议通知；18负责会议材料准备、会议签到及记录；19负责会议备品准备、会场布置检查；20负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。（四）其他工作21负责秘书处办公用品的保管、发放登记等工作；22负责本部门办公和接待区域的整体环境的整洁，创造良好的办公和接待环境；23负责秘书处日志记录；24接听电话、妥当应答，并做好电话记录；25完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项，并对其负责。第三章 秘书处工作制度第一节 公文管理办法第一条 依据国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999），结合事业部实际，特制定本办法。第二条 公文管理办法概念。公文管理制度是对事业部业务文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度。第三条 公文管理办法制定依据。贯彻执行事业部各项决议和指令，记录事业部经营管理活动全部信息。第四条 公文的范围1.内部公文：事业部与下属部门、下属部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为：（1）上行文（如：请示、报告、意见、提案等）；（2）下行文（如：通知、批复、章程、制度、命令、决定、指令、公告、通报等）；（3）平行文（如：函等）。2.外部公文：事业部或事业部下属部门与政府机关、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等，如请示、报告、函电贺信、合同协议等；第五条 公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每页排22行，每行排28个字（详见模板）。第六条 公文结构层次序数。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。第七条 公文用纸。一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第八条 公文写作1.写作要求。遵循现代应用文写作要求，简明扼要，语言措辞力求准确规范。2.格式要求。内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注事业部统一文眉、页尾，外部公文视行文内容加盖事业部印章（详见模板）。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。秘密等级和保密期限。涉及事业部秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.发文标识。由事业部全称或规范化简称后加“文件”二字组成。发文标识字体使用小标宋体字，用红色标识（如人和商业控股有限公司经营管理事业部文件）。4.发文字号。由事业部代字、文种代字、年份和序号组成。如：下行文、平行文通常采用“事业部发（函）2009号”。各部门呈报的报告、请示由“事业部代字+部门代字+年+号”组成，如“事业部人资2009号”组成。发文字号一般在发文标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。文种代字一般用“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2种。年份一律采用公元纪年全称用六角括号“”括起，如2009，不得使用09之类简称。序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。5.签发人。分公司、各部门上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为分公司、各部门的具体承办人员）的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。6.公文标题。公文标题应准确、简要概括公文主要内容并标明公文种类，一般应标明发文分公司、部门。如转发文件原件标题过长时，可用原件发文字号代替，如“人和商业控股有限公司经营管理事业部关于转发发2009号文件的通知”。公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，与公文的内容性质相吻合。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。7.主送。指公文的主要受理机关、单位、部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶各用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。命令（令）、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单位概念，均应使用统一文字表达形式，不得前后不一。8.公文正文。主送部门名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。9.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。10.成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。11.印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。12.附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。13.主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。14.抄送部门。抄送部门在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门依上级单位、平行单位、下级单位、部门次序排列，抄送部门间用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号。15.印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印日期为准。印发单位和印发日期位于抄送单位之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识，并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印份”。第九条 拟文。公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责，秘书处负责以事业部名义制发的文件起草。第十条 公文的处理流程1.上行文。提报事业部的文件均由秘书处秘书负责接收、处理。各部门按规定起草后将公文递交秘书处办理公文审批手续（附公文处理/审批专用单），呈总经理批阅。秘书处秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复，并将批复的内容转送发文部门及相关负责人，同时进行收文登记（登记时间要精确）。提报董事会、政府部门的公文由秘书处负责制发、送达；2.下行文。由秘书处根据事业部决议或总经理意图起草，并以事业部名义发送至各职能部门，并予以收文登记；3.平行文。指事业部之间、事业部内部门之间的文件。对外部公司的文件由秘书处负责起草，用事业部文头制发。事业部内部门间的协商函由部门负责起草，并报秘书处存档备案。第十一条 附经营管理事业部常用公文模板、范本。第二节 文件管理办法第一条 目的保证事业部文件管理科学、规范化，实现文件处理精确、及时，提高文件处理效率。第二条 定义 秘书处根据总经理指示对于事业部通行文件进行综合管理，主要由文件制定、归类，借阅、保存管理等构成。 第三条 文件类型按照文件发布去向，可分为上行文、平行文、下行文、泛行文四类。1. 上行文：事业部向董事会或政府相关部门的发文。2. 平行文：事业部向其他平行部门的发文。3. 下行文：事业部对所属各部门、团队的行文。4. 泛行文：可以同时上行、下行、平行及社会公布的一种行文（如行政公文中的公告，通告等）。按文件密级，可分为绝密、秘密、机密、普通、传阅五类。1.绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。2.秘密：次级重要并且所涉及内容不能像无关人员透露的文件。3.机密：不能向公司以外人员透露内容的文件。4.普通：非机密文件。5.传阅：经营管理事业部内部传阅或传达的文件。第四条 发布形式根据发布文件公开性、重要性，按时效、节约、环保原则，确定以下发布形式。1.上行文：OA办公系统、电子邮件、纸质2.平行文：OA办公系统、电子邮件、纸质3.下行文：电子邮件、纸质4.泛行文：公司网站、电子邮件注：以电子邮件、纸质形式发布文件时，视必要程度，接受者须签收登记。第五条 文件管理原则 文件制定遵循实用性、可操作性原则；文件管理遵循保密性、可追溯性原则。第六条 文件制定根据指示和规定，负责文件的起草、转发、印发、回收、归档工作。1.文件起草：根据总经理要求，负责总经办相关文件的起草工作。2.文件审核：秘书处起草文件后，须报送行政副总或总经理审核批准。3.文件编号：领导审核批准后，对文件进行编号、印发、登记。4.文件转发：部门需要秘书处转发的文件，呈报上级领导批准后，由秘书处负责转发、印发，如有必要，进行回收、归档。第七条 文件收发 事业部（本事业部与董事会、其他事业部之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及事业部下属部门文件的收发、分发等均按本制度，由秘书处执行、管理。1.文件接收：文件由秘书处接收，进行登记、分类，经秘书处主任审核、整理后呈报总经理审批。2.文件发送：根据文件发布类型、领导签批指示，进行呈报或发送，如需传阅进行逐步登记。第八条 文件归档 1.归档范围：归档的文件材料必须按年度立卷，事业部内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，均按本办法规定，分别立卷归档。包括：（1）会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。 （2）董事会关于事业部的决定、决议、指示、命令等文件材料。 （3）事业部对外的正式发文及与其他事业部或政府来往的文书。（4）事业部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。 （5）事业部与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （6）事业部负责人任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 （7）事业部职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（8）事业部的历史沿革、大事记及反映事业部重要活动的剪报、照片、录音、录像等。2.文件保管：文件按内容整理后，分为两类保管：一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文件。全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文件保存簿上做好登记，归档保存。按文书类别不同，保存年限不同。（1）凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书等归于永久保存文书。（2）类似永久保存文件性质，没有必要永久保存的文书，如合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等，可保存十年。（3）保存期从编辑之日起计算，次重要且没有必要保存十年的文书，可保存五年。3.借阅复制：借阅或复制有关文件,须填写文件借阅复制申请表，行政副总或总经理签批后方可借阅或复制，须在借出当日17时前归还。4.作废销毁：填写文件作废审批表、文件销毁申请表对所有失效文件进行登记备案，经行政副总或总经理审批后进行销毁。销毁须由两人以上共同执行并签字。第九条 本办法解释权归属人和商业控股有限公司经营管理事业部秘书处所有。如与事业部其他制度相抵触，以其他制度为准。第三节 报告管理办法第一条 目的：提升经营管理事业部内控管理水平，强化管理沟通意识，增强工作计划有效性，为经营管理事业部领导决策提供及时、准确依据。第二条 适用范围：人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。第三条 定义：本办法中报告包括经营管理事业部下属各运营、营销、市场开发团队以及人力资源、行政办、品牌管理中心等各职能部门负责人，定期或实时向事业部总经理进行述职报告的行为；各事业部或项目经营团队之间需协同或通报事项；经营管理事业部向董事会进行的工作汇报行为等。第四条 报告分类主要包括例行报告、专项报告和其他报告三种。1.例行报告：根据本办法要求在规定时间内必须上报的计划、总结等资料，包括月报（月工作计划、总结）、季报（季度工作计划、总结）和年度报告（年度工作计划、总结）三种（详见附表）；2.专项报告：针对某项具体工作或按总经理要求临时上交的报告，包括主动报告（即事件报告，符合以下标准，可按此类上报：给事业部整体运营带来重大影响的行为或事件；阻碍某一项目营销或运营正常有序开展的行为或事件；危及或影响到事业部财产、员工人身安全的行为或事件；可能损害到事业部正常经营或利益的自然灾害，如地震、水灾、台风等不可抗力因素）、复命报告（针对总经理临时问询提交的报告）等；3.其他报告：工作简报、口头报告等。第五条 报告形式主要有纸质文件、电子版本等形式。纸质文件指参照本办法附件范本制定并打印出的报告；电子版本即存储于某种存储设备中未打印出的报告；当出现紧急情况不便以上述形式上报时，也可使用口头、短信、电话等形式。第六条 报告标准：报告应全面体现报告人、报告对象、报告事项、计划完成时限、完成标准、实际完成情况及未完成原因等因素。第七条 与董事会沟通1.每月初首个星期一，事业部向董事会提交每月一次的例行工作汇报；2.月工作汇报包括当月工作汇报、下一阶段工作重点等，主要围绕市场开发、项目营销与运营等方面工作进行综述；3.秘书处汇总报表，经事业部总经理审批通过，上报公司并收取回执；4.戴总批示后，秘书处收取批示并呈报事业部总经理批阅，督办各部门执行指示情况，并及时将结果反馈给总经理。第八条 事业部间沟通指与其他各事业部以及各项目团队之间的工作交流、协调与信息共享。主要沟通方式有简报和工作协调函等,通过纸质文件和电子版本两种形式发行。1.简报指事业部及事业部下属部门根据具体工作进展总结的经验、教训；2.事业部工作协同函指本事业部需要其他事业部或各项目团队予以工作配合、支持或协调时，按本办法范本制定并发送的函。第九条 事业部内部沟通事业部内部沟通是指事业部与下属部门及部门之间的沟通，主要有例行报告、专项报告及简报三种形式。1.例行报告：各部门须在每周一12时前上交周工作计划、总结；每月第三个工作日12时之前上交月工作计划、总结；每季度初五个工作日内上交季工作计划；6月25日前上交年中工作总结（表格、书面）；12月25日前上交年度工作总结（表格、书面）。报告须及时交至秘书处，如有特殊情况不能及时上交，应提前三个工作日知会秘书处负责人，并填写报告延迟说明表报总经理。2.专项报告：要求各部门根据具体工作实际及时反映问题，便于总经理对工作进展情况实时把握，并做出准确决策。根据主动与复命两种报告类型，流程不同。（1）主动报告：秘书处接收后对报告进行审核分类后呈送总经理，如有批复及时传达给上报部门。（2）复命报告：秘书处传达总经理问询至相关部门负责人，临近报告前给予提醒，及时接收报告并呈送总经理，如有批复及时传达。（3）简报：部门简报由部门负责人指定专人结合部门工作进展制定，每季度一期，力求增强简报编写部门凝聚力、荣誉感，激发事业部其他部门创造力，形成争优创先的良性循环。部门委派专人制作交由秘书处审核，经秘书处主任审批，印制后于事业部内部发行，如有必要传阅后归档。第四节 会议管理办法第一条 目的：为规范事业部各项会议及培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间、提高会议质量，特制定本办法。第二条 适用范围：人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。第三条 会议形式：见面会议、视频会议、电话会议等。第四条 会议安排：事业部会议分为总经理办公会议、部门会议、专项会议、事业部年度大会及其他临时性会议等。1.总经理办公会议。由总经理主持，事业部高管参加，围绕重大事件及决策展开，全面掌控事业部发展目标及管理动向。秘书处负责人列席会议并负责会议纪要的整理和分发（会议安排详见附表）。2.部门会议。事业部所属各职能部门负责人组织召开的会议，包括日、周、月例会。会后形成会议纪要，1个工作日内将会议纪要备份呈报至秘书处存档备案。3.专项会议。事业部总经理确定会议主题及参加会议人员，秘书处下发会议通知，指定召开时间、地点、会议主题，并在会后形成会议纪要，跟进督办。 4.事业部年度大会。总结全年工作情况，布署工作任务，表彰奖励先进部门及个人。此项会议由秘书处具体组织实施，并制发会议简报。5.其他临时性、凡涉及到多个部门负责人参加的会议或由于工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报秘书处，由秘书处进行统一安排。第五条 会议管理1秘书处负责会议计划管理，各类会议经事业部领导批准后到秘书处登记备案，秘书处每周、月编排会议安排表；2凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报秘书处调整会议计划，未经秘书处调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。3各部门工作例会必须服从事业部的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。4会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假、迟到或缺席，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。5各类会议资料除自行存档外，应提交秘书处立卷、存档。第六条 会议准备1事业部级会议由秘书处制发会议通知，编排会议日程，准备会议相关资料，负责会议签到、会议记录和纪要制发；2行政办公室负责准备会议所需相关设备用品，并检查是否正常工作；3礼仪部负责会议服务工作；4企划部负责会议摄影和摄像工作。 第七条 会议纪律1与会人员须严格按照会议时间出席，提前十分钟到达会议室，并填写会议签到表；2与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言；3周会、月会等例行会议要求与会人员主要围绕当期的工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，下一步工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项等展开；4会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以100元处罚；5任何人员不得无故缺席会议，如确有紧急情况，须提前请假（中层干部以上人员请假需总经理批准，其它人员需向会议组织部门请假），否则视为缺席。违者将视情节严重性予以100元以上处罚。第八条 会议纪要管理1本着真实有效的原则撰写会议记录，并要求与会人员在会议记录文件上签字确认，形成会议纪要文件，并由总经理审批后下发至与会人员；2事业部所有会议纪要由秘书处负责分类管理，指定专人负责备份、编号、登记、存档；3申请借阅会议纪要须严格参照借阅流程，办理相关审批手续；4所借阅的会议纪要档案须在借阅当日17时前归还，如不能按期归还，须再次办理延期借阅手续；5所借阅的会议纪要档案严禁复印留存；6借阅期间借阅人须保证资料的完整，归还时如发现资料破损或改动，则依照奖惩办法对当事人进行处罚。第九条 会议决议督办1督办范围：周例会、月例会、各项专项会议决议等；2事项督办形式：会后由秘书处指定专人进行跟进督办，每次督办须做好记录工作以备查阅，督办形式主要包括：电话、手机短信、传真、邮箱、现场跟进督办、调阅部门会议纪要；3督办事项记录要求：督办人员必须准确详实了解所跟进事项进展情况，并如实填写会议决议跟进表。督办人员应根据所跟进事项实际情况实时或定期向主管副总经理、总经理上报会议决议跟进记录表。 第十条 附会议管理表格、流程。第五节 督办管理办法第一条 督办目的：为协助总经理对经营管理事业部各项工作有效管理与跟进，进一步完善内控管理体系，提升管理水平，降低运作成本，特制定本督办管理办法。第二条 适用范围：人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。第三条 督办工作职能1.补充完善事业部内控管理体系，有效提升管理水平；2.记录总经理日常工作计划，并进行分类管理督办；3.搜集各项目团队及部门例行工作计划、总结并进行统筹管理；4.重点工作跟踪，定期反馈总经理，提供及时有效的决策依据；5.其他总经理交办事项的督办管理。第四条 督办原则1.为决策服务原则：提供决策依据，树立宏观统筹、高度协同的服务理念；2.实事求是原则：督办工作人员要全面、准确地了解情况，讲真话、报实情；3.督而不决原则：秘书处在督办过程中具有监督监察权，不得擅自决策和替代督办对象的职能工作；4.时效性原则：督办工作快速、高效，确保督办事项在规定时间内完成；5.保密性原则：秘书处要严格遵守事业部保密制度，避免信息泄露。一旦泄密将按照事业部相关规定处罚。第五条 督办对象：各项目公司和部门主要负责人，以及其他需督办人员。第六条 督办方式：OA办公系统、电话、传真、邮件、晤谈及其他合理有效方式等。第七条 督办范围分为五个层面：1.运营管理层面：针对商城的环境设施、客户服务、人员管理、物业安全、物流配送、后勤保障和应急机制的督办管理。2.营销管理层面：针对市场调研、文化建设、品牌定位与传播、营销战略、公关策划、招商开业、促销活动等进行督办管理。3.市场开发层面：针对市场开发策略、政府接洽、商圈概述、选址意向等市场开发各项工作进行督办管理； 4.行政管理层面：针对日常行政事务、会议管理、公共关系、文书档案、后勤管理和安全保卫等进行督办管理。5.人力资源层面：针对公司人员招聘、岗位异动、人员流失、员工晤谈、员工关怀、员工培训、绩效考核等工作进行督办管理。第八条 督办内容分为三级：一级督办内容包括集团公司的重大战略部署，重要会议决策，总经理重要指示；二级督办内容包括例行督办、计划督办和领导交办事项督办等；三级督办内容包括公司高管的临时指示，职能部门的工作完成情况等。第九条 督办问责规范1.问责目的：提升督办人员工作效率，增强自身管理意识，更好的服务于事业部决策层，提升内控管理水平。2.问责对象：督办组内部工作人员3.问责内容：（1）工作缺乏主动性；（2）工作落实不力；（3）虚报、瞒报督办事项；（4）泄露公司机密。4.问责方式：诫勉谈话、通报批评、绩效调整、劝退、辞退。第十条 督办工作流程1.督办类型：督办分为例行督办、专项督办及领导交办事项督办等三种类型。所谓例行督办是指定期对事业部各项目公司和部门例行工作的督办。专项督办是指对各项目公司和部门专项工作的督办。领导交办事项督办则是指领导直接交办的督办类工作。2.督办流程：督办工作立项向督办对象下达督办通知依据督办事项进展情况向督办对象有效提醒整理督办信息并形成督办报告呈报领导批阅根据领导批阅指令进行跟进提醒督办事项完成后形成报告并存档反馈。第十一条 附则1.本管理办法解释权归经营管理事业部秘书处；2.本管理办法自公布之日起实施；3.附督办问责记录表、诫勉谈话记录表。第六节 档案管理办法第一条 管理部门。事业部秘书处设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作。人资、财务、营销、运营、网络等专业档案可由相应职能部门负责管理。第二条 归档范围。包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：1管理文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等；2立项文件：包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件，以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等；3证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等；4资信文件：验资、审计、评估报告等；5合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等；6项目开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等；7设备和技术文件：设备、技术资料等；8国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等9声像信息类：事业部具有重要价值或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件及内部网络资料等。10其他需要归档的重要文件。第三条 收集归档1档案在形成过程中，档案员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地移交档案室归档。 2凡属归档范围的文件，档案员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存；文件的复印件可存于本部门备查。3以事业部名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由秘书处负责收集、整理，按年度立卷归档。4为避免归档档案的遗漏和混乱，档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。第四条 分类编目。档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作顺利进行。第五条 档案保管1档案室必须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，必须立即向有关领导报告。2严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。3档案发生损毁或丢失时，根据所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。第六条 档案借阅1借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续；2借阅非机密性文件（包括复印件），须秘书处负责人批准；借出原件，须报行政副总经理以上领导审批；3因办理相关政府事务所需的资料，须经行政副总批准方可借出；4借阅机密性文件（包括复印件），须经行政副总经理批准；绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准；5外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经行政副总经理以上领导批准，方可查阅；6任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改，污损文件。确因工作原因需要摘抄、复制，须经秘书处负责人批准；7借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。第七条 档案移交档案需移交时，应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上领导审批，方可移交。第八条 档案销毁档案销毁须经总经理批准，并由档案管理员和秘书处负责人同时在场监督。第九条 其他人事、财务、营销、运营等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则，并由各职能部门负责。第七节 保密管理办法第一条 保密范围：1政府、董事会下发的内部参阅、秘密级以上文件；2重大决策中的秘密事项；3尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；4开发报建、设计施工、诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等；5章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告；6各部门上报、下发和相互交换的内部文件、资料；7各部门每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、资料；8各类行政、业务会议的文件、资料、记录录音、录像、纪要；9财务运作、资金运作计划、统计报表，财务预决算报告及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料；10人事档案，员工个人工资、奖金及劳务性收入资料，员工情况综合材料；11在经营过程中形成的市场调查、预测、投资项目可行性研究、项目招商、项目评估、项目进展情况等专题报告及有关资料；12招商、营销策略等资料；13招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等；14工程预算、结算书和各种图纸；15事业部管理层住址、电话、行踪；16所有印章、财务用章、法人章等；17各部门所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；18意外或突发事件，其它经公司确定应当保密的事项。第二条 密级确定：属保密范围的文件、资料、图纸等，应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。1公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；2公司的规划、公司经营情况、重要会议记录为机密级；3公司人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。第三条 保密措施1密件应由各级行政管理部门分别盖上相应密级的印章。2密件应有专人监制、保管，存放在保险箱或保险柜内；条件一时不具备的，也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。3机密级（含）以上的文件传阅至公司领导；秘密级文件传阅各副总以上级别人员。非经以上人员批准，不得复制、摘抄或传阅。4密件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由秘书处或主管副总经理指定专人执行；采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。5外出携带密件，由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。6查阅、借阅密件，须要经总经理同意，并经密件保存部门负责人审批后，方可借阅。机密件须先经秘书处负责人审批，再经行政副总批准后方能借阅，并要求当日归还。7凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必须销毁。8秘书处档案室、打字室和有关部门资料室设为保密室，未经同意，无关人员不得擅自进入保密室。各领导的办公室，未经本人同意，不得进入。9全体员工要严格遵守保密制度，预防丢失或被窃取文件资料；不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。10具有属于公司秘密内容的会议及其他活动，主办部门应采取下列保密措施：（1）选择具备保密条件的会议场所；（2）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定；（3）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（4）确定会议内容是否传达及传达范围。11任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告秘书处负责人及主管领导处理。12各部门在经营中如遇有可能给公司造成负面影响的紧急情况，在场员工应立即处理，无法处理时应立即向部门负责人报告。对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外，不得对外发布任何消息；确有必要时对外发言时，应由筹建处负责人以上领导指定专人进行或在统一口径的情况下经筹建处负责人同意或认可后进行。13.员工请长假、长休、辞职，必须将与公司业务有关的书面资料、合同协议、客户档案、电子文档填写详细清单并上交部门负责人。第四条 公司员工应与公司签订保密协议，公司有权对其进行背景调查。第五条 本制度规定的泄密是指下列行为之一：1本事业部秘密被不应知悉者知悉的；2使事业部秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。第六条 罚则出现下列情况之一的，予以警告、经济处罚、辞退，情节严重的依据公司法、保密法、刑法有关规定，追究法律责任。1、泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2、违反保密管理程序的；3、泄露公司秘密但采取有效补救措施的；4、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；5、违反保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；6、利用职权强制他人违反保密规定的。第八节 对外接待管理办法第一条 为使事业部接待工作有所遵循，特制定本制度。第二条 本制度适用于事业部接待工作。第三条 秘书处、行政办公室负责制度解释。第四条 接待事务分类A类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、主流媒体、外宾及参观团或政府部门的接待；B类：业务接待。指营销客户的接待；C类：普通接待。指一般来客的接待。第五条 接待场所管理1总经理办公室、会议室用于贵宾接待；2VIP商务室用于业务接待；3休闲厅用于普通接待，待客必须在指定区域。第六条 接待职责分工1接待是窗口工作，对于塑造企业良好形象具有十分重要的意义，相关部门人员必须高度重视、规范操行。2接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：（1）警卫值班：提供安全保障及来客导入；（2）礼仪中心：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，协理贵宾室、商务室定时清扫工作；（3）总台文员：提供信息沟通保障、调度控制及来客记录；（4）经办部门：负责接待洽谈并陪同始终；（5）秘书处：管理总经理办公室、贵宾室，负责招待服务并陪同洽谈及参观。3.行政办公室主任对接待工作负全面责任。第七条 接待方式1贵宾接待：秘书迎接来客于总经理办公室或会议室入座，事业部领导陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等招待，如需就餐由事业部领导或指定专人陪同安排于酒店就餐。2业务接待：营销部门、招商主办人员迎接客户于商务室洽谈，以香烟、饮料、糖果等招待。如需就餐，原则上安排工作餐，营销、招商经办人陪同。如需安排外出就餐，由副总或指派人员陪同。3普通接待：业务部门接待并服务，以纯净水招待，如需就餐由部门指定人员陪同于餐厅就餐。第八条 接待规则1接待一般程序：警卫值班问清来由后指导路线并通报总台，总台礼仪、文员礼貌询问后让座于休闲厅并通报接待部门及服务人员，接待经办人员请来客到专门接待室接待洽谈。2接待礼仪要点：（1）接待人员须严格遵守事业部相关规定，不准有任何越格行为发生；（2）总台礼仪、文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行；（3）接待过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释、礼貌拒绝。3.接待用品准备：（1）通用备品：烟及配套用品、水及水具、糖果、报纸、便笺及铅笔等；（2）特殊备品：速溶咖啡、冷饮、茶品及专用茶具、水果等。 4环境标准：（1）物品摆放整齐，表面无灰尘；（2）地面干净，空气流通清新；（3）室温适宜，灯光适中，演示设备调好待机；（4）备品齐全。 5、参观规定（1）参观须请示行政副总经理批准；（2）参观介绍由礼仪或部门接待人员负责；（3）参观所到之处，工作人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。第九节 总经理日程管理办法第一条 日程是总经理的工作质量、工作效率、工作成果的表现之一，总经理工作日程安排是秘书处的一项基本工作，是辅助工作的基础，安排好总经理日程，有利于总经理高效工作，更全面地处理事业部各方面事务。第二条 日程安排原则1了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况； 2优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； 3了解公事业部业务发展情况，特别是业务进展情况；4对计划内事情预先写入日程，及时整理日程表，以免安排冲突；5明确工作事项优先级，在处理事务时注意理顺、排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；6定期与总经理沟通，使双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；7日程安排做到张弛有度、松紧适当。第三条 秘书处负责总经理工作日程计划安排。1每周确定总经理工作计划安排表；2依据计划安排制定每日总经理工作备忘录；3每天将总经理交办的工作及完成、进展情况登记汇总。第四条 总经理工作安排包括：日程安排、出差日程安排、会议安排、大型活动和突发来访等部分组成。1日常工作安排：总经理日常工作分为两种，即事先有计划的相对固定的工作（汇报、会议、出差、接待、文件签批等）和突发性工作（临时安排事项）。秘书处每日需将计划内事项预先填入拟好的日程表中，同时灵