岗位分析_行政助理的岗位分析报告

浙江财经大学东方学院岗位分析报告报告题目：关于行政助理的岗位分析报告分院名称： 法政分院队伍名称： For the dream(FTD)组员名称： 任津科、任晨慧、陈超2014年3月20日目录一、主报告1、基本信息和总体性质 12、主要工作范围 13、工作活动和程序 24、工作条件 25、在职人员素质要求 36、岗位近期需求和发展趋势 37、获取岗位的途径 48、在职人员的职业规划路线 49、对在校学生的建议 5二、报告分析1、社会环境分析 62、就业形势分析 73、发展趋势 9三、附录1、行政助理岗位分析调查问卷 92、职位说明书 183、各大招聘网对行政助理聘用条件的公告 204、对法政分院行政管理专业舒振宇老师的访谈记录 235、对在职行政助理学长的访谈记录 256、对大三行政管理专业学生的访谈 25努力了的才叫梦想，不努力的就是空想！如果你一直空想的话，无论看多少正能量语录，也赶不走满满的负能量！你还是原地踏步的你，一直在看别人进步。关于行政助理的岗位分析报告摘要：随着市场经济的发展，各行各业的企业不断发展，行政助理的需求量也不断增加。行政助理作为一个比较基础，但有较大发展前途的岗位，深受毕业生的亲睐。所谓知己知彼，方能百战不殆。通过对行政助理的了解，可以在校就有针对性地进行学习和实践，提高日后的应聘的竞争力。为此，我们对行政助理做了调查研究。关键词：行政助理；岗位分析；发展趋势一、 主报告1、行政助理的基本信息和总体性质（一）定义：行政助理主要是协助行政经理开展工作，工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。 （二）行政助理通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。（三）行政助理工作相对繁琐，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间。2、 行政助理的主要工作范围 协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理 ；各项规章制度监督与执行；参与公司绩效管理、考勤等工作 ；奖惩办法的执行；协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；负责公司快件及传真的收发及传递；参与公司行政、采购事务管理；负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作3、 行政助理的工作活动和程序（一）工作活动 行政助理的活动主要包括会议管理，工作接待以及公文处理三方面。（2） 工作程序会议管理主要流程主要是会前组织、准备会议方案、制法会议通知、布置会议场所、国际会议准备、会中实施、会议主持、会务服务工作、处理意外情况、撰写会议纪要、会后跟进、会议文件整理、会务总结评估以及会议决议的跟进与落实。工作接待流程主要是来宾接待、核实来访的具体事宜、请示领导对接待计划事宜进行批示、依据批示通知有关人员参加接待、来访接待活动准备、来访食宿安排、电话接待、向上级汇报客户电话联系的相关事宜、向客户电话反馈领导意见、向有关职能部门转达领导对客户联系事宜的处理意见、向有关职能部门或其他内部人员的电话咨询、接受客户的电话投诉事宜、接受和处理客户的电话业务洽谈事宜。协调有关部门和单位处理客户电话反馈的问题。公文处理流程主要是处理对外正式文件、文件核稿、文件修改、组织撰写公司申报奖项材料、撰写公司年度工作报告、为领导拟定有关业务委托书、材料编写、撰写上级领导视察汇报材料、撰写当前经营发展状况材料、撰写企业创业发展历程回顾材料、撰写上级主管单位要求提报的文件资料、准备外部公司来访的企业介绍材料。4、 行政助理的工作条件（1） 物理环境 行政助理的工作环境主要在公司内部，也会有外出接送客户等工作。总体工作环境轻松舒适，工作也比较基础简单，但也比较繁琐。（2） 内外软性环境需要与公司上下员工进行沟通交流，团队合作，认同企业文化。5、 在职人员素质要求（1） 需要有一定的文字处理能力，能熟悉基本的办公软件应用，像WORD文档、电子表格、PPT等； （2） 要有一定的语言表达能力，能协助组织会议等中小型会议。（3） 要有一定的沟通能力，包括内部和外部。出去开会、办理社保、去主管部门联系业务等，都需要一定的沟通能力。 （4） 要有一定的行政专业知识，如果连什么是行政管理都不知道，怎么开展工作？这也是最基本的。（5） 要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，虽说不一定全部能写，但起码像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等，这些就要好好学习学习，这是最基本的文件写作。（6） 最好有自己的行政管理理念，这与您今后的工作晋升有密切关系，同时也能丰富自己的工作经验，并能在一定程度上左右上司的管理决策。 6、 行政助理岗位近期需求和发展趋势（一）近期需求根据近几年的招聘信息，行政助理岗位需求攀升至第二位。这似乎对文科毕业生来说是个好消息，但是据人才市场负责人所说，这类岗位的要求比以往提高了，除了懂管理还要有行业背景。在前几年人才市场发布的一周才市分析上，可以看到管理、行政、文秘岗位大幅攀升。不少行政助理岗位要求有计算机网络、工民建、机械、教育等行业背景。（二）行政助理岗位发展趋势行政助理岗位，在众人看来是一个兢兢业业的管家，负责事务管理，虽然处理的都是一些琐碎的事情。虽然行政助理事务简单，在企业中只是一个不起眼的小角色，但是随着企业格局或形式的上升，公司的日常事务也随之增多，分工越来越细化，各部门都需要配置不同专业方向的行政助理。因此，行政助理的需求方向会更加细化，其发展形势亦会更加具有专业倾向性。7、获取岗位的途径（一）人才市场。（二）网上招聘市场。（三）报刊杂志获取。（四）延伸到该岗位需要的层次。（五）投递有特色专业的简历。（六）笔试有针对准备。（七）面试要展现个人专业水平及个人风采。（八）身边的人或亲戚朋友。（九)重新定位自身专业。（十）试用期间展现良好的个人风貌、能力及素质。8、在职人员的职业规划路线已录用人员 入职第1年 人力助理行政助理 已工作相同时间的其他工作内部岗位调换 第24年 人力专员行政专员 第5年 自主创业财务人员销售人员行政主管 510年 办公室主任 10年后 总经理 第一条1、 第1年：行政前台/助理，在行政助理的安排下，积极协调和处理日常事务，这一阶段主要是入门。2、 第24年：从行政助理上升至行政专员，在某些事务上，可以独当一面，最 好精通六大模块的某一或两个，当然其他方面也需了解。3、第5年：行政主管，掌握六大模块，精通多个模块，对企业文化建设有独特的理解，善于沟通，行事果断。4、第510年，朝着行政经理/办公室主任/人事部经理方向奔进，需要有领导魄力和管理远见。第二条1、 第13年：成为成为一名行政专员，踏实努力工作，认真学习岗位技能，与同事和谐相处，开拓人际关系。2、 第45年，适应职场环境和社会环境，积累工作经验与专业技能水平，积累与员工相处的沟通技巧，积累中层管理相关专业知识。通过内部岗位调换，晋升成为一名优秀的行政主管。第三条1、 从事其他不同领域的工作，例如财务人员、销售人员等。2、 自主创业，例如从事电子商务、物流、人才信息咨询、西餐厅、花店等行业。9、对在校学生的建议（一）行政管理专业出身（或者相近专业），以懂点法律、懂点经济、懂点财务、懂管理且具有熟练的实际动手能力为特色，大学四年扎实掌握行政助理所需要的专业理论知识与专业操作技能。（二）明确行政助理的职责，在大学四年，参加各类学生事务、社团活动、实习工作等社会实践，提高动手能力和操作技能。行政助理的主要职责是：1、负责员工的考勤； 2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；3、对一般文件的起草和行政人事文的管理；4、依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息，协助招聘工作；5、处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；6、及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；7、组织公司各种活动的策划；8、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。（三）大学四年全面提升自己各方面的综合素质。行政助理的能力要求： 1、要求熟练掌握个人电脑技术，如MSWord、Excel和PowerPoint等，以及使用多种专业软件的的经验。还要有一定的文字处理能力，比如会公文写作，像通知、通告、工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、培训计划等。 2、分析性思维很重要，因为他们经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断，并且要对公司的发展和表现进行逐步地监控。详细了解行政岗位的各类信息，并按其培养能力。 3、需要有非常好的组织能力，能够及时做好一天或者一周的基本工作计划，传播公司的正面形象并很好地反映在组织工作中，熟悉如何进行控制。 4、最好有自己的行政管理理念，这与今后的工作晋升有密切关系，同时也能丰富自己的工作经验，并能在一定程度上左右上司的管理决策。5、需要较强的人际交往能力，与各部门人员接触密切，并且能够做简单的管理性演说。二、报告分析对行政助理岗位有了一定的了解后，需要充分分析行政助理的近期需求和发展趋势，这就要求我们更清楚地了解行政助理的发展现状，以便做出适合的选择。1、社会环境分析中国政治稳定，经济尽管面临金融危机，但经济仍持续发展，在全球经济一体化环境中的担当重要角色。中国加入WTO后，会有大批的中国的企业走出国门。同时，中国企业要想走出去，必须要学习国外企业管理的先进方法和经验，这就要求管理的科学性与艺术性和环境动态适应相结合。因此，中国市场吸引进入的大批外资企业和本土企业都面临着建立新型管理体制的任务，为准备做行政管理工作的人员提供机会。中国市场经济的发展前景是国际化，对复合型管理人才需求迫切。未来行政管理专业的发展方向是服务专业化、业务多样化，可就业的企业或单位也将出现多样化。影片穿普拉达的女人的女主角，从一个处处受气的打杂小妹，变成了一位国际最知名时尚杂志社的总编助理，就是因为她奉献全部努力去热爱自己所从事的类似行政管理的工作。行政管理，是能让丑小鸭变天鹅的地方。行政管理可以看成管理学上的“万金油”，几乎每行每业都离不开它。但是，行政管理往往没有很明晰的工作范围，除非升任到中层领导，否则，在很多单位行政管理必须从小助理、小杂工开始做起：编写材料、收发文件、打字复印、接听电话、接待访客、端茶倒水、下基层蹲点等杂七杂八的事，都是必做的“功课”。行政助理的工作比较琐碎，每天面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，而这些事务又是必不可少的。其主要价值在于理顺公司的各项工作职能及业务流程，大煎饼维护好基础管理平台，协助建立健全的管理体系，是管理制度化、规范化；协助构建一支高校和高执行力的团队，监督检查各类计划的实施过程及结果；成为协助主管进行公司管理的强有力的执行力量；充分协调、利用好各种社会资源，协调处理好公司内部与外部的关系。营造、维护有利于沟通、学习的工作氛围；并对公司遇到的问题及时反馈。2、就业形势分析行政助理是比较基础的岗位，但也是各企业、单位不可或缺的一部分。随着市场经济的发展，私人企业不断增加，企业的增加也代表着需求的增加。行政助理的专业性不强，经济类、管理类、财务类等毕业的学生都可担任。这也增强了竞争性，更需要综合性的人才，需要对经济、法律、财务等各方面都有一定的了解，开启了高素质行政人才的高需求时期。如上图所示：行政管理属于管理学类，管理学类共47个本科专业，其中，行政管理专业就业排名第10，职位需求量很大，就业前景明朗。如上图所示：行政管理平均工资：3453元/月，最低工资2K-3K，最高工资8K-10K。该数据根据企业近一年相关招聘职位发布的薪酬数据统计所得，可见从事行政行业的人员工资还是比较稳定的。3、发展趋势如左图可知近一年市场招聘量变化。曲线越向上代表该段时间招聘量越大，就业情况越好。可以说行政助理的就业形势还是大好的。优秀的行政助理的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。现代市场经济中，对行政助理的需求更趋向综合型人才，这也从另一方面增加了行政人才向管理型人才发展的可能性。行政助理最大的优势是接触多方面的人脉，锻炼多方面的能力，因此其发展也是多方面的，除了基础性较强的职位，一般性的管理岗位都有可能，而且也完全有自己创业单干的可能。一方面，可以向行政主管、办公室主任方面发展，工作性质大致没有改变；另一方面也可以向综合性的管理人才发展，如总经理助理等；第三方面，在积累了一定人脉，锻炼了各项能力后也可以完全自主创业，做领导型人才。总的来说，行政助理只要努力学习，把握机遇，会有非常广阔的发展前景。三、附录：1、行政助理岗位分析调查问卷关于行政助理岗位分析本次问卷发出100份，收回100份，有效问卷100份。1、您的性别是？A、男 B、女2、您对行政助理这个岗位了解吗？A、完全了解 B、有自己的看法C、完全不了解3、根据您的理解，您认为行政助理岗位更偏向以下哪一类？A、小秘 B、管家婆、保姆C、高级文员 D、公务员E、人力资源管理4、根据您的理解，您认为助理与秘书的关系如何？A、助理=秘书 B、平级C、上下级5、您认为从事行政助理工作，应该具备怎样的素质？（多选题）、强烈的责任心 、积极上进、临危不乱 、忍耐、细心 、低调G、良好的职业操守 H、人际网络I、豁达开朗6、您认为从事行政助理工作，应该具备怎样的能力？（多选题）、文体组织能力 、组织安排能力、外语水平 、熟练运用计算机进行办公E、应变能力 F、沟通协调能力7、根据您的理解，行政助理岗位需求大吗？A、供不应求B、供需平衡、供过于求8、根据您的理解，请选择行政助理工作的基本特征？A、对自己的直接上级负责B、对自己的工作结果负责、对整个部门负责D、对自己部门和相关部门负责、对整个公司负责9、根据您的理解，您觉得理论知识的掌握对行政助理这个岗位重要程度如何？、理论知识重要B、工作经验重要、专业知识会影响工作能力10、您觉得行政助理岗位的从业要求如何？A、高要求，要有丰富经验、要求一般，有无经验均可C、要求低，学历不重要11、您认为行政助理岗位前景如何？、前途光明、前景堪忧、毫无出路12、如果你成为一名行政助理，您觉得会是什么原因促使您做出这个决定？最多选择三项A、工作环境 B、个人兴趣、福利待遇 、就业压力、学习与升迁机会 、就业前景G、舆论口碑13、如果你不想成为一名行政助理，您觉得会是什么原因促使您做出这个决定？最多选择三项A、工作环境 B、个人兴趣 C、福利待遇D、就业压力 E、学习与升迁机会 F、就业前景G、舆论口碑 H、工作压力14、您认为行政助理岗位有哪方面的优势？待遇好；工作环境、福利、学习与升迁机会；相对于其他工作，比较轻松，压力小；可以提高交际能力；接触各色人与事；工作名称好；锻炼随机应变、处理复杂琐碎事务的能力；稳定；得到消息比较快；15、您认为行政助理岗位有哪方面的劣势？工作压力大；就业压力；发展前景小；与其他同事接触的机会少了；专业水平要求低，可就业人员多；应征岗位少；升迁前景不广阔；自主性差；容易被潜规则；2、职位说明书岗位名称行政助理所属部门行政部直接上级行政经理直接下级无任职资格1教育水平、专业秘书、中文、行政、公关等相关专业，高中或中专以上学历2工作经验、培训经历1年以上行政、文秘、助理工作经验，熟悉档案管理思路清晰， 3. 技能熟悉商务礼仪，思路清晰，考虑问题细致，熟悉档案管理熟练使用各类办公软件4个人素质诚实守信、性格开朗，责任心强、原则性强，沉稳、敬业、细致、耐心、坚持原则，具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力工作职责工作内容1、办公用品、劳防用品管理（1）负责依据办公用品管理规定劳防用品管理规定进行办公用品和劳防用品的管理和提出完善意见； （2）办公物品的采购、保管、审核、发放、统计；（3）负责办公用品的使用控制。2、日常行政管理（1）起草、修改公司各类报告、通知、会议记录等文件，发放、收发、传递、存档、销毁等工作；（2）执行员工手册和提出完善建议，及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为，维护公司的良好办公秩序，促进各项行政工作规范化；（3）组织好来客接待和相关的外联工作； （4）负责全公司考勤记录的整理归档并汇报行政经理；（5）负责公司午间用餐统计，并予以管理。3、人事管理（1）执行人力资源管理程序和提出完善建议；（2）根据现有编制及业务发展需求，协助上级确定招聘目标，汇总岗位需求数目和人员需求数目，制定并执行招聘计划；（3）负责组织公司各项招聘活动的实施、协调、跟进和招聘效果分析；（4）结合公司实际情况和岗位设置情况，开发、维护适合的招聘渠道；（5）负责建立、管理公司人才档案资料库，做好建立、管理与信息保密工作；（6）负责建立、完善各工作岗位的人员任职资格评定题库。4、培训管理（1）负责制定、完善与培训有关的各项流程、程序、规章制度，形成培训体系；（2）负责培训结果的评估和考核；（3）负责建立和更新员工培训档案，检查监督各部门的专业知识培训；（4）调查各部门培训需求，同时结合公司发展需要，协助行政经理建立培训体系，拟定全年员工培训计划及中长期培训规划，并具体组织实施。5、 其他（1）协助行政经理组织公司本部门日常办公，参与建立健全公司行政管理制度，提出改善工作的建议；（2）完成行政经理交办的其他工作任务。绩效考核序号指标权重绩效目标值计算方式信息来源1办公用品劳防用品18分记录完整清晰、帐物相符、成本控制上级检查2日常行政18分其它部门对行政支持不力导致工作影响的投诉数3人事管理18分4培训管理18分记录完整清晰5现场6S10办公现场6S执行达标未达标全部扣分6S检查表7执行力6团队配合考核流程（1） 由行政经理对行政助理进行考核每月一次（2） 最后交于副总经理（行政管理）审核、批准3、各大招聘网对行政助理聘用条件的公告（1）泛华金融服务集团（广州）岗位职责：1、协助跟进、负责、管理各分公司设立、变更、注销、年检等相关事宜；2、协助草拟设立、变更、注销等相关文件；3、协助更新各分公司的相关信息，梳理股权结构；4、集团 OA审批的处理；5、领导交代的其他事宜。任职要求：1、男女不限，行政管理或法学专业本科毕业，1年以上行政工作经验，具有企业证照办理工作经验者优先；2、熟悉公司设立等相关法律法规；3、了解公司设立、变更、注销等相关程序；4、熟悉各类档案的管理及归档；5、熟悉WORD、EXCEL等办公软件的操作，具有一定的文字处理能力；6、职业形象良好，富有亲和力和服务意识，善于沟通，工作细心；7、薪资：2000-3500元/月。备注：欢迎优秀大学应届毕业生应聘。（2）加拿大亨瑞国际咨询集团（宁波）职位描述1、负责办事处行政类工作；2、接听电话，接待来访客户。任职要求：1、统招本科以上学历，管理、金融类等相关专业，有工作经验者优先；2、英语四级以上水平，熟练使用电脑操作；3、良好的分析能力、语言和文字写作能力，较强的统筹协调能力；4、责任心强、沟通协调能力较强，有亲和力，能承受一定的工作压力；5、薪资：3000-4000元/月。公司地址：宁波市江东区彩虹北路48号波特曼大厦2603室（3）上海人惠商务咨询有限公司岗位职责：1、公司前台接待工作；2、文件管理；3、电话转接；4、日常各类制度监管；5、办公用品及办公设备管理；6、人事事务：1）负责面试预约、面试接待，面试情况汇总；2）负责搜集新员工入职材料及做背景调查；3）负责更新员工登记表。任职要求：1、有文秘、行政管理、人力资源等相关工作者优先；2、能熟练操作办公软件和办公设备，懂商务礼仪；3、薪资：2000-4000元/月。（4）杰达贸易（中国）有限公司（上海）职位描述:1、负责公司行政总务工作；执行行政相关管理制度；协助部门经理处理日常事务。2、安排、计划公司各种工作会议、文娱活动，并做好必要的记录；做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。3、策划组织公司各种活动，做好公司的宣传工作； 协助部门经理做好公司各部门之间的协调工作。4、监督并统计员工的考勤；负责公司其他日常行政事务；完成部门经理交代的其他工作。职位要求： 1、 大专以上学历行政管理、文秘等相关专业；2、具有较强的计划、协调能力和语言表达能力；3、较强的时间管理能力，具备解决突发事件的能力；4、工作责任心强，能承受较大工作压力，具有团队合作精神；5、熟练使用办公软件、设备；6、薪资：3000-4500元/月。（5）深圳市海雅商业股份有限公司任职资格：1、基本要求：21-25岁，五官端正，身体健康；2、教育背景：大学专科学历以上，行政管理类专业或相关专业；3、工作经验：一年同职务工作经验，有较强的内外协调能力，优秀的沟通能力，优秀应届毕业生亦可；4、个人素质：有良好的职业道德，团队精神和可塑性，工作效率高，敬业务实；5、简历资料须附相片；6、工作地点：南山工作职责：1、负责项目合同呈报、审核，督办合同签订事宜；2、协助上级处理相关项目进度事项；3、配合其他部门进行相关工作；4、负责办公区域文件的整理、归档；5、 薪资：2000-3500元/月。4、对法政分院行政管理专业舒振宇老师的访谈记录1、 您对行政助理这个岗位又怎样的了解？我刚来学校从事的就是行政助理的工作。从岗位层次来说，行政助理是比较低层次，比较基础的，做的工作也比较细小繁杂，起草文件、会议通知、考勤、办公用品的采购等可能都有所涉及。行政助理有其优点，工作中会与各领导接触，可以拓展人脉，学习人际沟通能力，也可以学习领导的思维方式，从中也会有一些晋升的机会。2、 据您的了解，对刚毕业从事行政助理工作的人员要注意哪些问题或可能遇到哪些问题? 首先，工作中要注重观察和学习，学会如何与同级交往，如何与上级交往，处理好人际关系。其次，在得到领导较多较急任务时，要有轻重缓急的分辨能力，妥善处理好各项工作。3、 您觉得现在市场上对行政助理的需求是怎样的？ 从大趋势来说，对行政助理的需求是越来越多。市场发展需要竞争，各类企业会不断发展，在一定时期内行政助理的需求会不断上升。4、 您觉得行政助理的发展前途如何？ 行政助理的发展是充满机遇的。在工作过程中积累大量人脉，而且也容易得到领导的赏识，只要把握机会，会有较好的发展。5、 您支持您的学生从事相关工作吗，为什么？ 我挺支持学生在合适的企业从事行政助理工作的。一方面，这跟学生的专业比较对口，有一定的优越性；另一方面，行政助理有其优越性，目前的发展需求和发展前景的都是不错的。6、 您对有意愿向行政助理方向发展的在校生有何建议? 一方面要有意识地看一些相关的书籍，掌握理论知识；另一方面要多实践，在校期间多参加些活动