档案管理_公路养护档案规范化标准化管理实施细则

成自泸赤高速公路（泸州段）项目公路养护档案规范化、标准化管理实施细则 编制部门：四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部 编制时间：二0一六年十月努力了的才叫梦想，不努力的就是空想！如果你一直空想的话，无论看多少正能量语录，也赶不走满满的负能量！你还是原地踏步的你，一直在看别人进步。公路养护档案规范化、标准化管理实施细则1、总则 1.1 为进一步加强并规范四川龙光泸贵高速公路有限公司（以下简称“我司”）公路养护档案管理水平，统一公路养护管理档案文件形成、收集、整理、归档等一系列活动的操作标准，保证公路养护管理档案存放有序，检索明白方便，按照公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法(交办发2001390号)、四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范（川交办2002245号）、照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）、GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求、公路养护技术规范（JIG H10-2009）等办法、规范要求，结合我司具体管理情况，编制本实施细则。 1.2 本细则所称公路养护管理档案主要是指我司养护工程部在公路日常养护、小修保养、大中修养护等养护生产与管理全过程中形成并具有保存、查考、利用价值的文字、图像、声像等以纸制、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。1.3 我司公路养护档案管理应遵循“统一管理、分级负责、规范填写、及时归档”的原则。 1.4 本实施细则仅适用我司养护工程部。2、职责分工2.1 分管领导 养护工程部分管领导负责养护档案形成、收集、整理、归档等一系列活动中人员、物资、资金、任务分工等工作的总体协调、安排，贯彻档案管理相关规定，完成应由其本人亲自完成的档案形成的相关工作，督促指导分管工作范围内养护档案的形成系列工作。 2.2 养护工程部负责人养护工程部负责人负责落实养护档案形成、收集、整理、归档等一系列活动中人员、物资、资金、任务分工等工作的协调、安排，宣传并贯彻档案管理相关规定，完成按照部门岗位职责分工应由其本人亲自完成的相关档案工作内容，并及时提交给档案管理专职人员整理归档，督促指导考核本部门养护档案工作落实情况。负有向分管领导汇报养护档案形成相关情况的义务。2.3 养护工程部工程师养护工程部各专业工程师负责完成各自工作范围内养护工程所需形成的档案资料，并及时提交各自形成或承办的所有养护档案给档案管理专职人员整理归档。负责中唯系统中自己工作范围内相关资料的录入形成工作。负有及时向部门负责人汇报反应养护档案形成相关问题的义务。2.4 养护工程部档案管理专职人员负责收集由其它人员形成或承办的各种养护档案，并对档案齐全性、完整性进行检查，合规后按要求整理归档。负责完成自己工作范围内应编制的养护档案。负责检查中唯系统中养护档案资料的录入是否及时与完整。负有及时向部门负责人或养护工程师反应养护档案形成收集整理归档存在的问题情况的义务。3、档案管理要求3.1 公路养护档案管理工作遵循“统一管理、分级负责、规范填写、及时归档”的原则。3.2 公路养护档案管理应严格执行档案管理的有关规定，所形成档案应及时归档，并由实行集中统一管理，避免分散在承办部门或个人手中保存3.3 分类归档要遵循文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于查找使用。3.4 卷内档案文件排序：同一事由文件材料批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；文字材料在前，图样在后。针对一个批复文件有多个单位的请示的情况，批复在前，其次附批复所针对的请示文件，最后是依次上报的请示文件。3.5 档案编制形成文本格式要严格按照相关规定要求执行，不得随意更改，确保档案形成统一规范标准。3.6 每一案册必须有封面、目录，卷内文件不得有重分，不同载体的文件应分别立卷。3.7 档案应分类排列存放，不准堆放与档案资料无关的东西，做到完整干净、存放有序、查询便捷。同时认真做好防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物、防有害气体、防高温、防光、放磁化等“九防”工作。3.8 档案的借阅利用应遵循“按照公司相关办理、私自出借转借、禁止私自随意涂改抽拆、妥善保管案卷、用毕及时归还”。3.9 电子档案各养护档案形成或承办责任人应做好文字、数据、影像记录等电子文件的保存和维护，逐步实现养护档案电子化。4、档案质量要求4.1 文件材料按照GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求，采用70g/m2以上的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为70%以上，韧性好，不洇水的纸张。规格为297mm210mm或297mm420mm。4.2 公文用纸一般适用纸张定量为60g/80g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为8590，横向耐折度15次，不透明度85，pH值为7.59.5。4.3 案卷封面、卷内目录采用70g/m2复印纸，纸张白度为70%以上，韧性好，不洇水的纸张。规格为297mm210mm。4.4 文件材料应字迹清楚、工整、图样清晰、图表整洁，完好无损，签字认可手续完备，同类资料各式统一。文件材料书写必须使用碳素或蓝黑墨水，不得用易褪色材料（如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔）书写绘制；若有已用易褪色材料形成的文件应及时复印，复印件与原件一并归档，组卷时原件在前，复印件在后。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并在复印件上加以说明。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像必须清晰。对于文件材料尺寸不符合规范要求和破损的，应粘贴、托裱或折叠，图样的标题栏露在右下角。对批语、签注意见写在文件装订线内的，应予以粘贴补宽。4.5 录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应采用不可擦除型CD格式的光盘。声像、图片档案应分类别统一编排、单独成册按国家标准要求装入声像、图片档案盒。声像档案的整理要进行分类、组合、排列和编目，具有系统性，便于保管和利用。照片材料应有文字说明，内容包括照片编号、名称、时间、作者(摄制者)、地点、人物、事由等要素尽可能齐全。数码图片和摄录资料还应刻录成光盘装入相应的档案盒保存。录像、录音材料应有必要的剪辑及准确生动的说明，达到简明、完整地表现内容，展示工程建设、管理的实况。4.6 案卷内不同尺寸大小的文件材料要折叠成297mm210mm（A4）的统一幅面装订。4.7 在归档时案卷厚度应适当控制，装订前去除塑胶、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或金属物。装订可采用三孔一线装订或胶装两种形式。5、档案主要内容及分类 5.1 经过梳理，现将我司目前主要公路养护管理档案内容存档作如下分类排序，按请遵照执行。 1 养护管理制度（指制度、手册等） 2 养护管理计划（指年季月旬计划等） 3 养护管理报表（指编制的年季月报表或报告等） 4 与政府往来文件（指与各级政府管理单位之间往来的通知、通报、请示、批复、函、复函等，应分单位，按时间先后顺序归档） 5 与集团往来文件（指与集团公司各部门之间往来的通知、通报、请示、批复、函、复函等，按事件及时间顺序归档） 6 与合作方往来文件（指与合作单位之间往来的通知、通报、函、复函及其它等，应分单位，按时间先后顺序归档） 7 公司内发文件（指公司下发的通知、通报等，按事件时间存放）8 养护工程部内部文件（指养护工程部内部会议、培训等文件，按时间归档）9 合同履约文件（指对各合作方履约情况检查、考评文件，分单位，按时间归档）10 养护工程部人员资料（指养护工程部员工名单、简历、资质证书及身份证复印件及培训考核证明资料等） 11 养护工程基础信息表（含桥隧涵洞工程、声屏障工程、高边坡路基、房建工程等） 12 招投标/询报价/合同文件（指招标（询价）书及补充澄清投标（报价）书及补充澄清开评标记录合同书（协议）及补充文件等，按同一工程事件前述文件集中顺序归档） 13 综合性技术交底书（指非专项性交底，即交底内容包括较多专业及较多分部分项工程内容，且这些工程是在后续施工中陆续发生，为了方便而一次性编制并向相关施工作业方进行的交底书，按时间顺序归档） 14 计量支付文件（指合同款拨款通知单付款申请单合同结算表合同呈批表（首次附施工或服务协议/合同，末次附结算协议/合同）计量支付报表等，分单位，按期归档） 15 小修养护实施及验收文件（指小修养护工程施工任务单、现场验收单及其附件） 16 专项养护实施及验收文件（指桥隧涵、路基、路面、交安、环保、房建等工程的专项养护，每个专项养护工程资料原则上包含专项工程施工设计图、施工许可及开工报审文件、专项施工组织（方案）设计，专项安全技术交底及工程材料质量证明文件、施工试验文件、施工过程质量验收和交工验收文件等，文件分专业归档） 17 巡查日志 18 一隧一档文件（指大事记、隧道卡片、隧道平面图、位置图、管理信息表、经常检查记录等）19 一桥一档文件（指大事记、桥梁卡片、桥梁平面图、桥位图、管理信息表、经常检查记录等）20 涵洞工程文件（指经常检查记录、定期检查记录等） 21 健康监控监测文件（指桥隧涵路基、路面、房建等工程健康监控监测建议书或方案、记录及报告等，按专业分类归档） 22 公路技术状况检测评定（含桥隧涵、路基、路面、沿线设施等技术状况检测与调查之外委和自检形成的报告记录等）23 科学决策（含科学决策制度、相关基础数据信息等）24 养护材料采购使用资料（指材料采购出入库记录、材料质量证明及验收文件等） 5.2 经过梳理，现将我司目前主要公路养护管理中小修养护工程与专项维修养护工程整套资料明细及顺序整理如下，方便档案人员对照收集归档。 一、小修养护工程资料明细及顺序 1、询价、报价、合同文件（相当于立项文件）； 2、施工任务通知单及附件； 3、施工安全技术交底书； 4、现场验收单及附件（含质量验收描述结论）； 5、计量支付文件(可单独存档）； 6、新增单价请示及批复（若有，可单独存档）。 二、专项养护工程资料明细及顺序 1、立项文件（即请示、批复，顺序批复在前请示在后，含附件）； 2、招投标、合同文件（可单独存档）； 3、组织实施文件（专项工程开工报告审批表、施工组织设计报审表，含施工方案及安全技术交底书等）； 4、交工验收文件（包括交工验收单或检测报告等）； 5、计量支付文件(可单独存档）；6、新增单价请示及批复（若有）。6、附则 6.1 本实施细则自二一六年十月起施行。 6.2 本实施细则由我司养护工程部负责解释，并根据相关反馈意见择时修订完善。附件：四川龙光泸贵高速公路有限公司公路养护档案部分主要常用表格式样表1：一桥一档封面四川省高速公路桥梁技术档案资料G4215成遵高速K218+000石坝村大桥G4215510521L0050四川龙光泸贵高速公路有限公司表2：一桥一档卷内目录卷内目录所属工程名称： 序号文件 编号责任者文件题名日期页号备注1桥梁大事记2基础资料2.1桥梁卡片2.2桥位平面图2.3桥型布置图3管理资料3.1桥梁管理信息表4检查资料4.1桥梁经常性检查记录表2014年每季度不少于1次4.2桥梁经常性检查记录表2015年4.3桥梁经常性检查记录表2016年表4：一桥一档大事记登记表桥梁大事记登记表所属工程名称：序号时间事件内容照片编号备注注：桥梁大事记，用于记录发生的与桥梁有关的重要事件（如碰撞、震损、爆破等）。表5：一桥一档管理信息表四川省高速公路桥梁管理信息表路线名称成遵高速路线编号G4215桥梁名称石坝村大桥中心桩号K218+000 养护单位泸州市江南建筑工程有限公司联系电理单位四川龙光泸贵高速公路有限公司联系电管领导米庆华联系电梁工程师李海雷联系电梁信息公示牌石坝村大桥路线名称成遵高速路线编号G4215桥 型大 桥中心桩号K218+000养护单位泸州市江南建筑工程 有限公司联系电理单位四川龙光泸贵高速公路有限公司联系电督单位四川省交通运输厅高速公路管理局联系电0830-85551464制作时间：2016年09月表6：一隧一档封面四川省高速公路桥梁技术档案资料G4215成遵高速K214+807.5K216+394龙贯山隧道G4215510521U0010四川龙光泸贵高速公路有限公司表7：一隧一档卷内目录卷内目录所属工程名称：K214+807.5K216+378龙贯山隧道 序号文件 编号责任者文件题名日期页号备注1隧道大事记2基础资料2.1隧道卡片2.2隧道照片2.3隧道平面图2.4隧道纵断面图3管理资料3.1隧道信息公示牌4检查资料4.1隧道经常性检查记录表2014年每季度不少于1次4.2隧道经常性检查记录表2015年4.3隧道经常性检查记录表2016年表8：一隧一档大事记登记表隧道大事记登记表所属工程名称：K214+807.5K216+378龙贯山隧道序号时间事件内容照片编号备注注：隧道大事记，用于记录发生的与桥梁有关的重要事件（如碰撞、震损、爆破、火灾、坍塌等）。表9：一隧一档管理信息表四川省高速公路隧道管理信息表路线名称成遵高速路线编号G4215隧道名称龙贯山隧道桩 号YK214+807.5YK216+378 养护单位泸州市江南建筑工程有限公司联系电理单位四川龙光泸贵高速公路有限公司联系电管领导米庆华联系电护工程师先军联系电道信息公示牌龙贯山隧道路线名称成遵高速路线编号G4215隧道类型长隧道洞口桩号YK214+807.5YK216+378养护单位泸州市江南建筑工程有限公司联系电理单位四川龙光泸贵高速公路有限公司联系电督单位四川省交通运输厅高速公路管理局联系电0830-85551464制作时间：2016年09月表10：施工组织设计（方案）报审表施工组织设计（方案）报审表项目名称： 编号：致： 四川龙光泸贵高速公路有限公司现报上 施工组织设计（方案），已经我单位技术负责人审查批准。请你单位予以审查批准。附件：施工组织设计（方案）。承包人（公章） 项目负责人：项目技术负责人： 年 月 日 业主意见审查意见审查人审查日期表11：施工技术交底书施工技术交底书项目名称： 合同号：承包单位： 编 号：主持人交底人时间交底内容：接受交底人（签名）：表12：养护工作巡查日志养护工作巡查日志单位名称巡查性质日常巡查（ ）雨季巡查（ ）巡查路段巡查时间巡查人巡查记录：存在问题及处理方案：处理结果检查：表13：施工任务通知单四川龙光泸贵高速公路有限公司 施工任务通知单表单编号里程范围项目名称：泸贵高速公路泸州至赤水段 日常养护工程养护外包 单位名称地点或桩号工作内容单位数量备注技术要求：指定开工日期： 指定完工日期：主管工程师： 部门负责人：分管领导： 总经理：接收人： 日期：表14：施工任务通知单附件照片成自泸赤高速公路（泸州段）施工任务通知单附件照片 护养外包单位名称：泸州市江南建筑工程有限公司 【合同编号：XXC1】施工任务 表单编号XXC1-2016-A021工程名称里程范围照片题名照片编号拍摄者拍摄 时间文字说明：照片题名照片编号拍摄者拍摄 时间文字说明：表15：养护工程现场验收单成自泸赤高速公路（泸州段）养护工程现场验收单 护养外包单位名称：泸州市江南建筑工程有限公司 【合同编号：XXC1】施工任务 表单编号XXC1-2016-A027工程名称交安工程日常养护工程部位K216+807.5K253+000日 期2016年09月03日现场验收情况：现场验收照片照片题名K217+10照片编号027-1照片题名/照片编号/拍摄者先军拍摄时间20160903拍摄者/拍摄时间/文字说明：K217+100更换波板文字说明：/施工单位负责人： 养护工程部工程师： 养护工程部负责人： 其它参加验收人员：表16：桥梁经常检查记录表桥梁经常检查记录表管理单位:路线编码路线名称桥位桩号桥梁编码桥梁名称养护单位部件名称缺损类型缺损范围保养措施意见翼墙锥坡、护坡桥台及基础桥墩及基础地基冲刷支座上部机构异常变形桥与路连接伸缩缝桥面铺装人行道、缘石栏杆、护栏标志、标线排水设施照明系统桥面清洁调治构造物（其他）负责人记录人检查日期年 月 日表17：桥梁定期检查记录表桥梁定期检查记录表填报单位（盖章）：1.路线编码2.路线名称3.桥位桩号4.桥梁编码5.桥梁名称6.下穿通道名7.桥长(m)8.主跨结构9.最大跨径(m)10.管养单位11.建成年月12.上次大修日期13.上次检查日期14.本次检查日期15.气候16.部件号17.部件名称18.评分(0-5)19.特殊检查20.维修范围21.维修方式22.维修时间23.费用(元)1翼墙、耳墙2锥坡、护坡3桥台及基础4桥墩及基础5地基冲刷6支座7上部主要承重结构8上部一般承重结构9桥面铺装10桥头跳车11伸缩缝12人行道13栏杆、护栏14照明、标志15排水设施16调治构造物17其他24.总体状况评定等级25.全面清洁状况描述26.保养、小修状况评分27.经常性养护建议28.记录人29.负责人30.下次检查时间31.缺损说明续上表部件号部件名称缺损位置缺损状况（类型、性质、范围、程度）照片或图片（编号/年）1翼墙、耳墙2锥坡、护坡3桥台及基础4桥墩及基础5地基冲刷6支座7上部主要承重结构8上部一般承重结构9桥面铺装10桥头跳车11伸缩缝12人行道13栏杆、护栏14照明、标志15排水设施16调治构造物17其他表18：隧道经常检查记录表隧道经常检查记录表隧道名称： （左洞/右洞） 路线名称： 隧道编码： 路线编码： 养护机构： 检查日期： 年 月 日 天气： 里程桩号项目名称检查内容状态描述判定结论检查人： 记录人表19：隧道定期检查记录表隧道定期检查记录表隧道名称： 隧道编码： 路线名称： 养护机构： 路线编码： 上次检查日期： 年 月 日 本次检查日期： 年 月 日 里程桩号项目名称检查内容状态描述判定结论检查人： 记录人表20：涵洞定期检查记录表涵洞经常检查记录表路线编码G4215路线名称成遵高速路线桩号K214+807.5K293+276.9养护单位序号桩号类型病害部位（进出水口、涵身顶/侧/底部、附近填土）病害描述养护意见1K216+526钢筋砼盖板涵234567891011121314181920负责人：记录人：检查时间：表21：涵洞定期检查记录表涵洞定期检查记录表1.路线编号2.路线名称3.涵洞桩号4.养护单位5.涵类型6.检查时间7.序号8.部件名称9.损坏或需维修情况描述10.维修建议（方式、范围、时间）（1）进水口（2）出水口（3）涵身两侧（4）涵身顶部（5）涵底铺砌（6）涵附近填土11.涵洞技术状况总评好较好较差差危险12.养护方案日常养护维修加固改建13.下次检查时间 年 月14.备注：主管负责人检查人检查时间 年 月 日表22：沥青路面损坏调查表沥青路面损坏调查表路线名称:调查方向:调查时间： 调查人员：调查内容程度权重单位起点桩号： 终点桩号：路段长度： 路面宽度：累计 损坏12345678910龟裂轻0.6m2中0.8重1.0块状裂缝轻0.6m2重0.8纵向裂缝轻0.6m重1.0横向裂缝轻0.6m重1.0坑槽轻0.8m2重1.0松散轻0.6m2重1.0沉陷轻0.6m2重1.0车辙轻0.6m重1.0波浪拥包轻0.6m2重1.0泛油0.2m2修补0.1m2评定结果：DR PCI计算方法：PCI=DR=15.000.412表23：水泥混凝土路面损坏调查表水泥混凝土路面损坏调查表路线名称:调查方向:调查时间： 调查人员：调查内容程度权重单位起点桩号： 终点桩号：路段长度： 路面宽度：累计 损坏12345678910破碎板轻0.8m2重1.0裂缝轻0.6m中0.8重0.8板角断裂轻0.6m2中0.8重1.0错台轻0.6m重1.0唧泥1.0m边角剥落轻0.6m中0.8重1.0接缝料损坏轻0.4m重0.6坑洞1.0m2拱起1.0m2露骨0.3m2修补0.1m2评定结果：DR PCI 计算方法：PCI=DR=10.660.461表24：路基损坏调查表路基损坏调查表路线名称:调查方向:调查时间： 调查人员：调查内容程度单位扣分权重计量单位起点桩号： 终点桩号：路段长度： 路面宽度：累计损坏12345678910路肩边沟不洁0.50.05m路肩损坏轻10.10m2重2边坡坍塌轻200.25处中30重50水毁冲沟轻200.25处中30重50路肩构造物损坏轻200.10处中30重50路缘石缺损40.05m路肩沉降轻200.10处中30重50排水系统淤塞10.1m20处评定结果：SCI计算方法：SCI表25：桥隧构造物损坏调查表桥隧构造物损坏调查表路线名称:调查方向:调查时间： 调查人员：项目技术状况单位扣分计量单位起点桩号： 终点桩号：路段长度： 路面宽度：累计损坏12345678910桥梁一、二0座三40四70五100隧道S：无异常0座B：有异常50A：有危险100涵洞好、较好0座较差40差70危险100评定结果：BCI 计算方法：BCI=表26：沿线设施损坏损坏调查表沿线设施损坏调查表路线名称:调查方向:调查时间： 调查人员：调查内容程度单位扣分权重计量单位起点桩号： 终点桩号：路段长度： 路面宽度：累计损坏12345678910防护设施缺损轻100.25处重30隔离栅损坏200.10处标志缺损200.25处标线缺损0.10.20m绿化管护不善0.10.20m评定结果：TCI 计算方法：TCI=表27：公路技术状况评定明细表公路技术状况评定明细表路线名称： 技术等级： 路面类型： 检测方向： 年 月 日路段桩号长度（m）MQI路面PQI路面分项指标路基SCI桥隧构造物BCI沿线设施TCIPCIRQIRDISRIPSSI附注：表中PSSI为抽样评定指标。 第 页 总 页表28：公路技术状况评定汇总表公路技术状况评定汇总表年 月 日基本信息所属省市路线名称（编码）技术等级路面类型评定长度（km）养管单位主管单位平均MQI评定等级平均MQI（上行）评定等级（上行）平均MQI（下行）评定等级（下行）上行评定长度（km）下行评定长度（km）统计信息上下行上行下行长度（km）比例（）长度（km）比例（）长度（km）比例（）MQI（优、良）MQI（中）MQI（次、差）PQI（优、良）PQI（中）PQI（次、差）SCI（优、良）SCI（中）SCI（次、差）BCI（优、良）BCI（中）BCI（次、差）TCI（优、良）TCI（中）TCI（次、差）第 页 总 页表29：桥梁基本状况卡片桥梁基本状况卡片A行政识别数据1路线编号2路线名称3路线等级4桥梁编号5桥梁名称6桥位桩号7功能类型8下穿通道名9下穿通道桩号10设计荷载11通行载重12弯斜坡度13桥面铺装14管养单位15建成年限B结构技术数据16桥长（m）17桥面总宽（m）18车行道宽（m）19桥面