《信息管理概论》PPT课件.ppt

重庆大学本科专业通识课程 信 息 管 理 概 论 Introduction to Information Management,高小强 博士 经济与工商管理学院信息管理系 教授 QQ 869744434 G,第一章 信息与信息管理 第二章 信息管理学概述 第三章 信息管理的原则 第四章 信息管理的内容 第五章 信息管理的过程和方法 第六章 信息管理者 第七章 信息管理与常规管理 第八章 信息管理与信息化,主要内容,第一节 信息管理与计划 第二节 信息管理与组织 第三节 信息管理与指导 第四节 信息管理与控制,第七章 信息管理与常规管理,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,信息,物,财,人,组织管理,自我管理,政府管理,社团管理,企业管理,自我提高,自我示范,自我控制,自我测评,自我设计,管理,管理概念的界定,学校管理,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,管理概念的界定,信息,物,财,人,管理,常规管理,信息管理,管理职能,计划,组织,领导,控制,以下从管理职能看信息管理与常规管理并存一体,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理, 前 提 条 件 准 备, 确 定 行 动 方 案, 评 估 并 选 择 方 案, 确 定 派 生 计 划, 编 制 预 算,现状调研 历史资料 预 测, 确 定 战 略 目 标, 确 定 组 织 目 标,反馈,前提条件准备,确立目标,决 策,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,一、前期准备工作与信息管理,（1）现有设备的信息 （2）人员信息 （3）产出信息 （4）原材料和能源供应信息 （5）管理水平和组织机构信息。 （6）执行计划的经验和教训等。,1自身发展现状的了解,2外部环境的了解,技术环境 经济环境 市场环境 政治环境,3预测,预测，是对未来计划实施期间可能发生的事项进行估计的过程。 无论是定性预测还是定量预测，都要首先采集大量信息，然后通过对信息进行分析，提出预测结果。,前期准备是信息采集和加工的过程,属于信息采集,属于信息采集,属于信息采集、信息加工,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,一、信息管理与前期准备工作,二、信息管理与目标确立,确定目标是运用前期准备所提供的信息，与自己头脑里的信息储备合于一处，进行综合分析，寻找出比较理想的目标方案，然后经集体讨论，形成为计划目标。,信息加工,目标的确立过程是信息加工的过程,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,一、信息管理与前期准备工作,二、信息管理与目标确立,三、信息管理与决策,决策是在可供选择的方案中选择一个方案的全过程,决策过程： 确定决策目标 熟悉或拟定行动方案 评估和比较方案 选择方案,决策目标的确立依赖于决策者所掌握的信息 如：保编辑学专业,决策行动方案的确立依赖于决策者所掌握的信息 如：登月飞行的三个方案,决策方案的评估依赖于决策者所掌握的信息 如：登月飞行方案的比较,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,一、信息管理与前期准备工作,二、信息管理与目标确立,三、信息管理与决策,决策过程： 确定决策目标 熟悉或拟定行动方案 评估和比较方案 选择方案,决策目标的确立依赖于决策者所掌握的信息 如：保编辑学专业,决策行动方案的确立依赖于决策者所掌握的信息 如：登月飞行的三个方案,决策方案的评估依赖于决策者所掌握的信息 如：登月飞行方案的比较,决策方案的选择依赖于决策者所掌握的信息 如：南水北调、三峡大坝,属于信息采集、 信息加工,属于信息加工,属于信息采集、 信息加工,属于信息采集、 信息利用,第一节 信息管理与计划,第七章 信息管理与常规管理,一、信息管理与前期准备工作,二、信息管理与目标确立,三、信息管理与决策,决策过程： 确定决策目标 熟悉或拟定行动方案 评估和比较方案 选择方案,决策是信息加工、信息利用的过程,目标的确立过程是信息加工的过程,前期准备是信息采集和加工的过程,计划工作过程就是信息管理的过程,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,组织工作是将实现组织目标所必须进行的各项业务活动加以分类组合，划分出不同的管理层次和部门，将相应职权授予各部门的主管人员并协调他们之间关系的过程。,划分,授权,协调,根据目标和活动信息进行划分,属于信息加工范畴,将职权信息传播给下级,属于信息传播范畴,收集各部门信息、传播协调信息,属于信息采集、信息传播范畴,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,一、信息在组织工作中的作用,1信息的凝聚作用,企业是通过传播企业目标信息使全体员工凝聚在一个目标之下。 信息量越大，传播的速度越快，传播的效率越高，凝聚作用越大，组织程度就越高。,2信息的协调作用,是否需要协调，是信息告诉管理者的。 怎样有效地协调，是信息告诉被管理者的。 没有信息，协调就不存在，组织就是一盘散沙。,3信息的序化作用,企业是通过传播管理信息使全体员工按照一定的程序运作，使企业从无序走向有序。 企业内管理信息传播的信息量越大，传播的速度越快，有序度就越高，组织工作就越富有成效。,信息是把组织各个部分联系起来的强力粘合剂 信息是组织的得以运作的前提和保证 没有一定量的信息，就无所谓组织,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,一、信息在组织工作中的作用,二、企业内的信息联系,1企业内信息联系的形式,企业内信息联系的形式，指的是组织结构的类型。 组织结构的形式有：直线型、职能型、直线参谋型、直线参谋职能型、矩阵型等五种。,五种结构形式的的信息联系特点：,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,直 线 型 组 织 结 构,A2,A3,B11,B12,B13,B21,B22,B23,B31,B32,B33,A1,L,特征：每个人只有一个上级 优点：责任分明，命令统一 缺点：顾此失彼，难以应付 部门之间协调较差,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,职 能 型 组 织 结 构（1）,F2,A1,A2,A3,A4,A5,F1,L,特征：每个人有多个上级 优点：分工较细，减轻上层负担 缺点：多头领导，防碍统一指挥,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,职 能 型 组 织 结 构（2）,F2,A1,A2,A3,A4,A5,F1,L,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,直 线 参 谋 型 组 织 结 构,B11,B12,B13,B21,B22,B23,B31,B32,B33,L,F1,F2,A1,A2,A3,F11,F12,F21,F22,F31,F32,参 谋 系 统,直线指挥系统,特征：两套系统 优点：领导集中，职责清楚 缺点：直线与参谋之间难以统一 参谋之间的协作比较困难,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,直 线 职 能 参 谋 型 组 织 结 构,B11,B12,B13,B21,B22,B23,B31,B32,B33,L,F1,F2,A1,A2,A3,F11,F12,F21,F22,F31,F32,特征：集中了直线参谋型和 职能型的特点,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,事 业 部 制 组 织 结 构,A11,A12,A13,A21,A22,A23,A31,A32,A33,L,F1,F2,事业部1,事业部2,事业部3,优点：最高层摆脱事务 便于战略决策和培养人才 缺点：机构重叠，管理人员浪费 事业部之间的交流困难,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,矩 阵 型 组 织 结 构（1）,职能部门2,项目小组A,高层主管,职能部门4,职能部门3,职能部门1,项目小组C,项目小组B,特征：同一名员工既在部门里工作 又在项目小组里工作 优点：加强了横向联系，适应性强 缺点：双向领导，易导致意见分歧 临时性导致人心不稳定,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,矩 阵 型 组 织 结 构（2）,管理系,本科生,管理学院 院 长,经济系,市场系,信息系,MBA,研究生,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,一、信息在组织工作中的作用,二、企业内的信息联系,1企业内信息联系的形式,2企业内信息联系的原则,（1）信息联系的正式渠道单一、固定、短捷 （2）信息表述，格式规范 （3）双向传播，不可越级，不得中断 （4）善于利用非正式渠道,渠道单一，接受指令明确 渠道固定，便于指挥操作 渠道短捷，提高传播效率,有利于传播活动的实施 有利于对信息的理解、使用,双向传播，有利于发现问题 逐级传播，有利于激励下级 联系不断，有利于管理控制,只有当管理者使用非正式传播渠道来补充正式传播渠道的时候，信息联系才会获得最佳的效果,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,一、信息在组织工作中的作用,二、企业内的信息联系,三、组织建构效应与信息管理,组织建构效应是指事物按照一定方式组织起来后会产生出超过组织之前所具作用的总和，呈现出一种力量放大的效应。,企业A,企业B,企业C,企 业 信 息 化,经济效益很好,经济效益没有变化,因添置设备而亏损,原因之一： 没有实施组织变革。 因为不同的组织建构 产生不同的放大效应,经济效益高为正放大效应,经济效益亏损为负放大效应,第二节 信息管理与组织,第七章 信息管理与常规管理,一、信息在组织工作中的作用,二、企业内的信息联系,三、组织建构效应与信息管理,提高组织建构效应的原则： 1相关性原则 2调控性原则 3能动性原则,组织元素之间的相关度越高，组织效应就越大。 提高相关性的办法： 提高组织元素之间的内容相关度。 加大组织元素之间的信息联系。,组织为适应不断变化的外部环境所具有的自我调节和控制的能力。 组织的“自适应性” 提高组织调控性的办法 加大组织内以及组织与环境之间交流的信息量。,提高组织能动性的办法： 提高人与人之间的信息交换频率 充分掌握员工的信息， 员工组合不搞人工凑合或强制依附 尽力寻找最佳、合理、满意的组合,提高组织效应的工作 就是信息管理中的信息系统管理的工作,第三节 信息管理与指导,第七章 信息管理与常规管理,管理学中的指导，包括领导和指导两层含义。 定义：指导与领导工作是对组织成员（个体和群体）的行为进行引导和施加影响，使员工自觉自愿地、有信心地为实现组织目标而努力工作的活动过程。 简言之：为实现组织目标对组织成员进行引导和施加影响的过程。,一、指导工作的过程就是信息管理过程,毛泽东同志曾经说过， 管理者的职责：出主意、用干部,提出工作的设想、方案、指示和命令等。,发现人才，使用人才，调动、培训和任命干部。,设想、命令、指示 本身就是信息。 这些信息的产生都 是管理者对采集的信息进 行加工，加上本人的思维 和判断才形成的。 即：信息采集和信息加工 管理者还要把这些 信息再传播给下级，并督 促它们去执行。 即：信息传播和信息利用,寻找人才需要信息 招聘人才需要信息 使用人才需要信息 留住人才需要信息 处分人才需要信息 要学会采集人才信息 而且需要真实信息,第三节 信息管理与指导,第七章 信息管理与常规管理,一、指导工作的过程就是信息管理过程,二、指导工作原理与信息管理,1指明目标原理 使员工充分理解组织目标 2协调目标原理 协调组织目标与个人目标 协调部门之间的目标,协调得好，行为就能一致,3命令一致原理 下达的命令要保持一致,前后一致 左右一致 范围一致,4直接管理原理 直接与被管理者接触,便于了解第一手信息 给员工以温暖与亲近的感受,第三节 信息管理与指导,第七章 信息管理与常规管理,一、指导工作的过程就是信息管理过程,二、指导工作原理与信息管理,1指明目标原理 使员工充分理解组织目标 2协调目标原理 协调组织目标与个人目标 协调部门之间的目标,3命令一致原理 下达的命令要保持一致,4直接管理原理 直接与被管理者接触,5沟通联络原理 上下级保持信息的畅通,6激励原理 尽可能满足被管理者的愿望,把目标信息传播给被管理者,收集部门、员工的信息 将协调信息传播给双方,对管理信息内容质量的要求,属于信息采集范畴,属于信息双向传播范畴,属于信息传播范畴,第三节 信息管理与指导,第七章 信息管理与常规管理,一、指导工作的过程就是信息管理过程,二、指导工作原理与信息管理,三、管理者采集信息的途径,1内脑途径,（1）虚心求教防止信息缺失 （2）面向基层防止信息失真 （3）学会量化分析方法防止信息加工不当 （4）精简机构，疏通渠道防止信息阻塞,2外脑途径,（1）个体外脑：同事、朋友、下属、顾问等 （2）组织外脑：咨询公司、政策研究室等 （3）机器外脑：电子计算机,第四节 信息管理与控制,第七章 信息管理与常规管理,管理控制的含义： 管理控制是为了保证企业目标的实现，根据已经发生的偏差，采取措施，避免偏差继续发生；或者根据已经变化的环境，制定新的计划，使企业适应环境，并调整整个管理工作的过程。,一、信息是控制工作的前提,（1）维持现状的控制,（2）突破现状的控制,根据已经发生的偏差，采取措施，避免偏差继续发生。,根据已经变化的环境，制定新的计划，使企业适应环境。,信息,第四节 信息管理与控制,第七章 信息管理与常规管理,一、信息是控制工作的前提,二、控制工作的类型,前馈控制 现场控制 反馈控制,2. 控制工作的主体关系类型,直接控制 间接控制,维持控制 突破控制,3. 控制工作的可控程度类型,4. 控制工作的业务范围类型,生产控制 质量控制 成本控制 资金控制,1. 控制工作的作用环节类型,5. 控制工作的工作手段类型,预算控制，非预算控制,第四节 信息管理与控制,第七章 信息管理与常规管理,一、信息是控制工作的前提,二、控制工作的类型,三、控制工作过程就是信息管理过程,1. 拟定控制标准 2. 获取偏差信息 3. 判定偏差原因 4. 采取纠正措施,标准本身是一种信息 制定标准要采集信息、加工信息,属于信息采集,属于信息加工,属于信息传播、信息利用,整个控制 属于 信息反馈,第七章 思考与练习,一、判断下面说法的正确性 1管理就是筹划、组织和控制一组人的工作。 2决策就是从许多方案中选择一个方案。 3既然常规管理和信息管理是并存一体的，所以做好常规管理就可以代替信息管理了。 二、简答题 1为什么说计划过程就是信息管理过程？ 2组织效应与信息管理有什么关系？怎样才能提高组织效应？ 3指导工作原理与信息管理有什么联系？ （1）指明目标原理 （2）协调目标原理 （3）命令一致原理 （4）直接管理原理 （5）沟通联络原理 （6）激励原理 4用信息管理学的思想解释管理控制工作的过程。 拟定控制标准