高效时间管理.ppt

高效时间管理,四代时间管理理论,第一代时间管理 -备忘录型 第二代时间管理-事先规划安排行程 第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我 第四代时间管理-以原则为中心，以良知 为导向，创造高品质生活,如果你的时间只剩下一年， 你打算做点什么？ （ 写下来，你别忙着下翻）,请写出你刚才思考问题的直接感受,培训目标,学完本课程后，能够达到： 1.加强时间管理意识, 减少时间浪费, 学会正确的时间分配并养成良好的 时间管理习惯； 2.学会制定SMART的学习目标和目标分 解的方法； 3.掌握日常学习生活中的时间管理方法。,一、 时间管理的概念和误区,1、什么是时间？ 时间是物质运动的顺序性和持续性，其 特点是一维性，是一种特殊的资源。 2、什么是“时间管理”？ “时间管理”所探索的是如何减少时间浪 费，以便有效地完成既定目标。,时间的四项独特性,（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 （2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 （3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 （4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,1、我们的问题在哪里 时间的浪费 某项调查数据结果（天）,睡 眠 8.05小时 用 餐 1.31小时 琐 事 0.55小时 工 作 7.34小时 交 际 0.39小时 休 息 0.45小时 娱 乐 0.31小时,上下班交通 0.73小时 读书报杂志 0.42小时 处理家务事 0.26小时 兴趣的工作 0.37小时 音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时,日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每7-8分钟会收到1 次打扰，每小时大约7次， 即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义 或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少 需要3分钟，每天就是2.5小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时 间的68.7%。,“时间管理”一直是个重要的问题，但从来 没像今天这么重要过，为什么？原因如下： *寻求学业与社会生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息时代） *竞争的压力 *企业对人才的要求 看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业 人，减少时间浪费的现象，确非易事。那么，我 们的问题究竟在哪里呢？,时间管理的误区,我们探索克服时间浪费的途径便是“培养 克服时间管理误区的技能”。 所谓时间管理的误区，是指导致时间浪 费的各种因素。,误区之一：学习、工作缺乏计划,尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我 们有的学员从来不做或是不重视做计划，原因不外乎 如下几条： 1、因过分强调“知易行难”而认为没有必要在行动之 前多做思考； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失 信任； 5、不知如何做计划。,原因剖析：,1、有些事情是易行而难料的 侥幸心理： “做了再说”或“船到桥头自然直！” 试问： 房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火 筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工 作，然后再进行抢救？ 2、不做计划 被动的地位：消极地应付眼前事 结论： 做计划是有意识地支配工作，处于主动地位、并提高工作效率。 3、计划与事实难趋一致 走进死胡同：不能审时度势、不能随机应变 方法：适应客观环境发生变动，做出必要的修正，寻找最佳途径。,缺乏计划将导致如下恶果：,1、目标不明确 ； 2、没有进行学习、工作归类的习惯； 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 ； 4、没有时间分配的原则 。,If you fail to plan, you plan to fail.,如果你不做计划， 你就是在计划失败！,误区之二：时间控制不够,1、习惯拖延时间； 2、不擅处理不速之客的打扰； 3、不擅处理无端电话的打扰； 4、不擅利用“零碎”时间。,误区三：整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无 关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显 示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条 理的人使用一个小型的办公桌，这个办公 桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型 的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭 遇同样的命运。,误区四：进取意识不强,“人最大的敌人就是自己”。 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本 的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对学习和生活的责任感和 认真态度。主要表现在以下几个方面： 1、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不做事 3、唏嘘不已，做白日梦 4、学习中闲聊,影响时间 有效管理的误区？,二、时间管理的基本原则 SMART原则： 1. 具体的（Specific） 2. 可衡量的（Measurable） 3. 可达到的（Attainable） 4. 相关的（Relevant） 5. 基于时间的（Time-based）,80/20法则,80%的事情只需要20%的努力。而20%的事 情是值得做的，应当享有优先权。因此要关于区分 这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配 时间。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事 情，是有效果事情做好仅仅是有效率。首先考虑效 果，然后才考虑效率。,80/20原则,80%有效时间,20%次要时间,80%的琐事,20%的要事,来自,花去,常见事例：,80%的销售额是源自20%的顾客。 80%的看报时间都花在20%的版面上。 80%的电话都是来自20%的发话人。 80%的教师辅导时间被20%的学生所占用,四象限法则,我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限： 1、重要并且紧急：它们是危机任务 2、重要但不紧急：它们是新的机遇 3、紧急但不重要：它们是日常事务 4、不紧急不重要：它们是杂乱琐事,时间矩阵图,时间矩阵图,虚假的,必要的,危机,有限期的任务,项目,计划,准备,建立关系,真正的创新,领导的,干扰,一些活动,一些会议,浪费的,逃避的活动,4 D 原 则,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授权,不做,立即做,普通人的时间安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,15%,50-60%,鹅卵石的故事,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,20-25%,60%-80%,10%-15%,-1%,更高效的时间安排,值2.5万美元的时间管理秘诀,伯利恒钢铁公司领导者查理斯舒瓦普曾会见效率专家艾维利。会见时，艾维利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能使他的公司业绩提高至少50%。,艾维利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”,整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，而其中，艾维利提出的方法功不可没。这个方法还为舒瓦普赚得一亿美元。,艾维利法则,写下你明天要做的6件最重要的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； 然后再开始完成第二项、第三项； 每天都要这样做，养成习惯。,PDCA循环法则,Plan(计划） 制定目标和计划 Do（执行） 开始行动，实施计划 Check（检查） 对行动的结果进行检验 Action（调整） 纠正错误，调整方向 （再进入下一个PDCA循环）,每日学习计划分配原则,一日之计在于昨天睡觉前,每天睡觉前把今天完成的事情写下來, 你会很有成就 感的； 每天睡觉前把今天应完成未完成的事, 或者是明天做 的事情应调整方向的写下来, 这是明天的计划； 随身准备一支笔一张纸, 将想到的 Idea 化为明天的行 动, 你将是最有创意最有行动力的人。,时间管理的 基本原则是什么？,提高你的时间管理技能 做个时间管理的高手 学会从例行事务中解脱出来 有效地计划与安排自己的时间 找到节约时间的措施 学会积零成整 应付意外事件 分身有术,三、时间管理的方法和技巧,2、应该记住4条实用方法 关键在于准备 购买工具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用文件、物品放好 养成存放思想档案和做记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,1、生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,2、杜拉克时间管理法,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们 的任务开始，而是从他们时间开始。 记录时间：分析时间浪费在什么地方。 分析时间：减少用于非生产性需求的时间。 管理时间：在整段时问内工作效率大于在分散时间内的 工作效率之和，尽量利用大段时间进行工作。,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能的齐头并进； 管理四步骤： 确定角色：确定你认为重要的角色； 选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标； 安排进度：为这些目标确定完成时间； 逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。,3、柯维时间管理法,“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以