EXCEL基础知识培训.ppt

EXCEL基础知识培训,课程目的,1、常见操作及技巧 2、数据管理与分类 3、外部数据导入 4、数据保护,绪言,Excel用途（数据分析） 列出数据 对数据执行计算 对数据点进行比较 展示数据（突出数据点之间关系的方式） 熟悉Excel程序窗口 三要素（工作薄、工作表、单元格） 标题栏 菜单栏 状态栏,Excel三要素,工作薄界面,讲解内容,常见操作及技巧 数据管理与分类（函数使用） 外部数据导入 数据保护 宏和VBA简介,第一部分,常见操作及技巧,输入技巧 工作薄（表）操作技巧 使用函数 数据有效性,输入技巧,快速输入相同内容 选中输入CtrlEnter 如何实现快速输入较多重复内容 工具自动更正键入时更换 如何输入超过11位的数字 在输入数字时在前面加上一个单引号“ ” 如何在单元格中硬换行 AltEnter 自动填充公式 工具选项编辑（设置）扩展数据列表格式及公式,工作簿与工作表模板,工作簿模板 为特定的任务和项目创建自定义的工作簿模板 工作簿默认的模板名为book.xlt 工作簿模板的存储位置 工作表模板 在工作簿中创建特定的工作表 工作表默认的模板名为sheet.xlt 工作表模板的存储位置 C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart,轻松完成规范化的报表,Office XP提供的模板功能，让您轻松完成规范化的公文 模板和M上的模板 模板库还有这么多类型的模板可供我们选择，而且微软公司随时更新内容以满足广大用户的需求 。,设置Excel模板的细节,文本 数据 图形 公式,格式的设置,单元格和工作表格式 页面格式 打印区域 单元格样式 工作簿中所含工作表的数量和类型 隐藏和保护,工作薄（表）操作技巧,共享工作薄 “工具共享工作簿”命令，接着在出现的“共享工作簿”对话框中，选择“编辑”选项卡，然后选中“允许多用户同时编辑”选项并单击确定按钮 发送工作薄 多个工作表之间切换 按下“Ctrl”“TAB” 在打开的工作薄间切换 按下“Ctrl”“Page Down” 可切换到工作薄的下一 个工作表。 按下“Ctrl”“Page Up” 可切换到工作薄的上一 个 工作表。,Excel函数及应用,一些常用的工作表函数 SUM 求和 MIN&MAX 在所选区域中找到最小（大）值 AVERAGE 取所选趋于中值的平均值 CUUNTIF 对满足条件的所有值进行计数 SUMIF 对满足条件的所有值进行相加 VLOOKUP&HLOOKUP 在表中查找一个值 PMT 计算特定贷款项的支付值 NOW 以一个数字返回当前时间或日期 TODAY 返回当前日期 CONCATENATE 在单一单元格中将所有单元格值连接起来 LEFT&RIGHT 从单元格值的最左（右）边返回一个字符 的特定数字,DEMO,Office Excel函数与应用,利用自身集成的功能处理庞大而复杂的计算,调用函数格式 函数在实际中的应用,定义数据验证 定义有效数据范围 设置输入信息 设置出错警告 设置自定义类型的有效数据 圈释无效数据 检查数据的有效性 建立验证数据内容，即设置“有效数据” “有效数据”是用于规定某个单元格或单元格区域中的数据是否正确和能否满足要求的规则，并为不满足规则的数据设置报告的方法 对一些重要的数据最好为它规定有效性规则,小技巧,实现下拉菜单 数据有效性序列 如何将公式结果转换为数值 编辑选择性粘贴“数值” 行列互换 如何将数据合并、分列,第二部分,数据管理与分类,自动筛选和高级筛选 分类汇总 数据透视表,自动筛选和高级筛选,使复杂表格简单化 自动筛选 筛选不重复记录 数据筛选高级筛选 有效的展示数据 组及分级显示,数据的排序,数据排序的规定 按一列排序 按多列排序 自定义排序的方法,对数据进行分类汇总,创建简单的分类汇总 单列自动分类汇总 多列自动分类汇总 创建多级分类汇总 分级显示数据 清除分类汇总,数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。,轻易发挥个人生产力 准确提供信息决策,数据透视图,在现有数据透视表的基础上创建数据透视图 直接为工作表创建数据透视图 调整与修改数据透视图 数据透视图的调整 修改数据透视图类型,组织图 目标图 循环图 棱锥图 射线图 维恩图,轻易发挥个人生产力 轻易表达您的想法,提供更多的工具，让您表达想要的想法: 数据库图表 全新的Office XP 加入的数据库图表功能更方便我们制作像是：组织图、目标图、循环图、棱锥图、射线图、维恩图等等，有了这项功能的帮助，相信我们在传达讯息上将会更加容易,第三部分,数据的导入,导入文本文件数据 在工作表中导入Word表格 在工作表中导入Access文件 导入HTML文件中的表格数据 从较简单的导入文本文件数据，导入Word文档数据，导入Access数据库数据到较复杂的导入HTML文件中的表格数据，再到复杂的导入OLAP多维数据等方法，可以说，Excel 2002可以使用绝大多数不同格式的数据，使处理数据方便快捷,从文本文件中获取数据,选择“文件”菜单中的“打开命令，在“文件类型”下拉表中选择“文本文件”即可 执行“数据”菜单中“获取外部数据”子菜单上的“导入文本文件”命令。,从Web导入表格数据,数据导入方法 在一个新的Excel文件中，选择菜单栏的“数据导入外部数据新建Web查询”，打开“新建Web查询”窗口，图中可以看到凡是有表格的地方其左上角都会出现一个黑色的小箭头，只要单击就可以使其变成小勾，表示该箭头指的表格将被导入Excel中。全部选定后可以先通过“保存查询”按钮将该Web查询单独保存，这样可在以后其他工作簿中重复调用。现在单击“导入”按钮，选择保存在当前工作表中，还是新建一个工作表。 当需要查询数据时，只要打开Excel文件，Excel会自动打开一个“查询刷新”对话框，选定“启用自动刷新”，Excel会自动连通网站对所有表格数据进行更新，您需要的更新数据就出现了。您也可以通过菜单中的“数据更新数据”命令进行更新。,第四部分,数据的保护,单元格的保护 工作表的保护 工作簿的保护,坚如磐石的安全