通识课现代办公自动化实务5(office应用案例).ppt

第五章 Microsoft Office软件应用案例,1、论文的排版,1、论文的排版 （1）调整段落，设定文字间距，设定字体 当论文主体内容撰写完毕便要按照格式标准化要求进行排版，方能答辩和存档。 排版的首先第一步就是段落调整和间距设定，目的是首先设定整体大概版式，然后再进行局部细节调整，如果反之则无法进行，费时费力。 段落调整和间距设定的主要内容是段落的“对齐”、“缩进”、“段行间距”、“换行及分页”调整等。 整体调整完毕以后，再进行字体设定，同样先进行全局设定，再进行局部细节设定。,1、论文的排版 （2）定义多级标题 定义多级标题的目的 突出显示文章各级标题，给阅读带来方便； 自动生成文档结构图，可以了解文章概况以及快速定位 可生成动态的文档目录，并且以超文本方式与目录准确链接,1、论文的排版 （3）添加页眉主题，分节不同，奇偶不同 页眉的作用一般是标识章节内容、文章名称、出处或载体名称。 奇偶不同：对于多个章节的长篇文献，往往会正反面印刷并装订，内容严谨的科研学术论文在排版时尤其要细致和准确，在这种文献中，左边页面（一般是偶数页）页眉显示文献题目并且左对齐，右边页面（一般是奇数页）页眉显示章节标题且右对齐。 页眉编制流程：先统一设定偶数页页眉，然后需要对文章进行分节处理，然后再添加奇数页页眉。在分节后页眉需要设定是否续前节。,1、论文的排版 （4）添加页码，分节不同 一般情况下，页码处于页脚位置即页面底端，页码分节处理与页眉的处理方式类似。 编排流程：文章分节-添加页码-设定页码位置、格式、起始页码、是否续前节（链接到前一条页眉）等。 已添加的页码可以通过类似“设置页码格式”的功能修改 。,1、论文的排版 （5）生成目录 Word可以根据已定义的多级标题自动生成目录，所生成的目录以超链接的方式指向相应页面相应位置，可以通过在目录上按住Ctrl键点击鼠标左键的方式实现快速跳转。 如果文档中的章节标题、页码发生了变化，则只需要更新已经生成的目录，不用重新生成目录。,1、论文的排版 （6）局部编辑 排版大体完成后，根据文章格式规范性的要求，对标题、引用、图表、标注、参考文献等内容还需要做关于字体、字号、间距、位置等方面的细节修改。,1、论文的排版 （7）打印 文档排版完成后，需要打印并装订成册，标准打印纸50页以内可以打印单面，50页以上的文档则须双面打印。 普通打印机无法直接进行双面打印，双面打印一般都分奇偶页先后打印，打印完一面后再反面打印。,2、邮件合并,在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、通知。面对如此繁杂的数据，难道要一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？,2、邮件合并 主要用途：批量打印统一格式，不同数据的类似于报表的文档，这些文档可以是： 信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 请柬：同上2。 工资条：从电子表格调用数据。,2、邮件合并 个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 准考证、明信片、座号牌等个人报表。,邮件合并可以完成的任务特点： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 含有标题行的数据记录表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。,实现邮件合并的必要条件： 一个Word主文档，用来规范套打格式样式 一个数据表，必须是不包含空记录的标准二维表，用来提供套打特定数据。数据表可以是本地数据库数据源、数据库表文件如Access的mdb数据库，以及Excel、Outlook联系人甚至是word表格。,邮件合并步骤： （1）准备数据源 这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。邮件合并就是一个数据查询和显示的工作。,邮件合并步骤： （2）准备主文件（模板文件） 模板文件就是即将输出的界面模板即准备好内容并排好版式的Word文档。,邮件合并步骤： （3）合并邮件 打开模板文件xxxxx.doc，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件” “显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏。,邮件合并步骤： （3）合并邮件 首先设置数据源 点击邮件合并工具栏上“设置数据源”的按钮，选择之前已经准备好的“xxxxx.xls”文件，单击打开。注意，此处也可以定义数据源,选取数据源对话框，在这里可以定义数据源和直接录入制作联系人数据库，也可以选择已经制作好的数据文件。,选择“+连接到新数据源”后，可直接编辑联系人信息，然后保存为Access的mdb数据库文件。,外部的数据文件载入后还可以进行编辑,在编辑联系人列表时，可以进行筛选,在主文档相应位置插入数据域 将光标定位到要插入数据的位置 点击邮件合并工具栏上“插入域”的按钮 选择需要插入文档的某字段 重复上述操作数次，依次插入其他数据 查看拟合并的数据 单击邮件合并工具栏上的查看合并数据按钮，切换显示状态,邮件合并步骤： （4）完成合并 到此，邮件合并的前期工作就基本结束，打印文档有两种方式： 选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录），输出信息并生成到一个新的Doc格式的文档里面，然后打印该新文档 选择“合并到打印机“（适用于成百上千条记录），不生成Doc文档，而是直接输出到打印机打印。,如果文档不需要打印，仅发送电子邮件，则在“选择文档类型”区选中“电子邮件”单选框就可以了，其它操作完全一致。不过有两点要注意：一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段，二是打开“合并（发送）电子邮件”对话框，单击“收件人”框的下拉箭头，在列表数据表中的字段中选择“电子信箱”字段。 然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题，如“2011重庆企业家峰会邀请函”，并指定发送邮件的范围。 最后单击“确定”按钮启动Outlook进行邮件的发送，前提是配置好Outlook才能进行发送。,合并（发送）电子邮件的界面,使用Outlook发送邮件,Word 2007的邮件合并已经成为主要功能，默认集成在主界面功能菜单面板中，从左至右对整个流程操作重新进行了规划。,邮件合并的更多技巧 （1）一页纸打印多个数据报表记录 在默认情况下，每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。因此如果需要打印的单个信函或报表内容少就会产生浪费，为了节约纸张，可以采用“目录”形式连续打印数据，生成的合并文档不分节。,一页纸打印多个报表，并且连续打印多页,邮件合并的更多技巧 （2）同一份主文档打印不同内容 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件，不用撰写多个主文档，而是用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件。这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”（在office2007以后的版本中该功能在“编写和插入域”菜单功能区的“规则”中）中的“ifthenelse”即如果.那么.否则.。,Powerpoint 演示文稿的快速制作 （1）使用word编写演示所需文字内容 （2）设置多级标题和内容 （3）将此word文档另存为.rtf格式的“大纲”文档。 （4）在Powerpoint软件里直接打开之前保存