企业会计制度设计（第二版）3-2-1采购与付款业务制度设计.ppt

情境三：主要经济事项会计制度设计,企业会计制度设计,子情境一：货币资金业务制度设计 子情境二：采购与付款业务制度设计 子情境三：生产制造业务制度设计 子情境四：销售与收款业务制度设计 子情境五：筹资业务制度设计 子情境六：投资业务制度设计,情境三：主要经济事项会计制度设计,采购与付款业务会计制度设计,采购与付款业务的内部控制制度,采购业务内部控制方法的设计,【引例】,品居公司从事家具制造业，成立于2004年，下设财务部，采购部，销售部，生产部和仓储部，由总经理吴智全面负责生产经营管理。该公司采购的物资主要是原材料和五金配件，原材料包括木料，玻璃，油漆等。采购部门有4人，其中经理1名，采购员3名（贾庄，易凡，兵吒）。贾和易负责原材料的采购，兵负责五金配件的采购。兵深受信任，故总经理授权兵根据需要自行决定五金配件价格和供应商。自公司成立始，以上人员即负责现在的工作。 而今，品居公司的五金配件的采购成本高于行业内同等规模的其他企业，员工们愤愤不平，说干什么都不如搞采购。吴总为此很烦恼。,【引例】,问题与任务： 你认为什么原因导致了公司的现状？ 吴总应采取什么措施？,【知识准备】,一、基本概念及特征,采购是指企业购买物资或接受劳务及支付款项等相关活动。 采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。,二、采购业务会计制度设计的目标,1,2,3,落实采购与付款各环节的经营管理责任，保证物资和采购资金的安全,制定合理的业务流程，使相关部门和人员高效协作，及时满足生产经营的物资或劳务需要,准确及时地进行会计核算，真实完整地提供采购与付款的会计信息。,【任务处理】,（一）授权批准及岗位分工控制制度 1、采购的授权批准制度 2、采购业务的岗位分工制度,一、采购业务内部控制方法设计,1、采购的授权批准制度,采购业务的授权批准制度要求包括以下五个方面： （1）审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。 （2）经办人应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。 （3）对于重要和技术性很强的采购业务，应当实行集体决策和审批，必要时组织专家论证，防止出现决策失误而造成严重损失。 （4）严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 （5）按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。,2、采购业务的岗位分工制度,（1）建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权 限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。 （2）不得由同一部门或个人办理采购付款业务的全过程。 （3）采购与付款业务不相容岗位至少包括： 请购与审批 询价与确定供应商 采购合同的订立与审计 采购与验收 采购验收与相关会计记录 付款审批与付款执行 （4）配备合格的业务人员并视具体情况进行岗位轮换。,情境引例,品居公司违反了岗位责任控制制度如下规定： 1.询价与确定供应商属于采购业务的不相容岗位； 五金配件的询价和确定供应商不应由兵吒一人负责。 2.岗位轮换制度。 采购部的4名人员在现在岗位上工作已超过5年，公司应考虑对他们进行岗位轮换。,（二)采购与付款业务的内部控制制度,采购与付款业务的主要流程,各环节的主要风险点及控制措施,采购业务的后评估,采购与付款业务主要单据,1、采购与付款业务的主要流程,采购流程,5订立框架协议或采购合同,6管理供应过程,7验收,8退货,2请购,3选择供应商,4确定采购价格,1编制需求计划和采购计划,10会计控制,9付款,需求计划,请购,采购计划,选择供应商,管理供应过程,确定采购价格,订立框架协议或采购合同,验收,是否合格,取得发票,入库,退货,办理索赔等,付款,会计控制,采购业务的后评价,采购与付款业务流程图,2.各环节的主要风险点及控制措施,（1）编制需求计划和采购计划,主要风险,控制措施,需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。,根据实际需求准确、及时地编制需求计划,经审批后，作为重要的执行依据。,主要风险,控制措施,缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或越权审批,建立采购申请制度,严格按照预算执行进度办理请购手续，预算调整程序，由具备审批权限的部门或人员审批后，再行办理,对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。,2.各环节的主要风险点及控制措施,（2）请购,（3）选择供应商,主要风险,控制措施,供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现采购人员收受贿赂等舞弊行为。,建立科学的供应商评估和准入制度,择优确定供应商,建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度,2.各环节的主要风险点及控制措施,主要风险,控制措施,采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，导致采购价格不合理，可能造成企业资金损失,健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格 定期研究市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。,2.各环节的主要风险点及控制措施,（4）确定采购价格,（5）订立框架协议或采购合同,主要风险,控制措施,框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。,供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度 根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。 组织专业人员参与谈判，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定,2.各环节的主要风险点及控制措施,（6）管理供应过程,主要风险,控制措施,缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应,跟踪合同履行情况，及时提出解决方案 选择合理的运输工具和方式，办理运输、投保等事宜。 全过程的采购登记制度,2.各环节的主要风险点及控制措施,主要风险,控制措施,验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。,制定明确的采购验收标准， 重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等是否一致。 实行验收与入库责任追究制度。,2.各环节的主要风险点及控制措施,（7）验收,主要风险,控制措施,若验收过程中发现质量，规格型号差错等问题，采购人员要立即提出解决方案上报审批。,采购人员开出退货单，并与供应商交涉退货，赔偿事宜，供应商核对信息后，取回不合格的货物并进行赔偿，采购人员重新进行采购程序。 采购人员开出退货单，双方协商后，由供应商取回不合格货物后，重新发货，并赔偿由此给企业造成的损失。,2.各环节的主要风险点及控制措施,（8）退货,主要风险,控制措施,付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。,严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。 合理选择付款方式 加强预付账款和定金的管理， 发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。,2.各环节的主要风险点及控制措施,（9）付款,总经理 采购部经理 采购员 供应商,编制采购退货管理制度,具体执行,货物采购实施,接货清点，组织质量检验,重新发货,审核,审核,发现 问题,提出解决方案,开退货单，要求赔偿,审批,审核,核对信息,赔偿，取回货物,是否按时发货,收货验收,是,否,采购退货管理流程图,第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。 第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式。 第三，加强预付账款和定金的管理,主要风险,控制措施,缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物资和资金受损。,企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。 定期核对往来款项。,2.各环节的主要风险点及控制措施,（10）会计控制,3、采购业务的后评估,由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，企业应当建立采购业务后评估制度。 就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程。 同时，将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提高采购效能。,4、采购与付款业务主要单据,采购计划表,请购单,询价单,采购合同,采购订单,入库单,发票,退货单,付款凭证,验收单,物资需求计划表,往来对账单,采购与付款业务的主要单据,入库单,验收单,（2）部分单据参考样式,批准人 货管部门 需求部门 填表人,表3-2-2 物资需求计划表,本单一式四联，需求，采购，货管，财务部门各执一联。,填单日期 需用日期 编号,表3-2-3 请 购 单,会计 采购员 请购人 货管员 本单一式四联：第一联货管员记帐留存，第二联会计记帐联， 第三联采购留存,第四联返交货人作回执联。,表3-2-4 验 收 入 库 单 年 月 日 编号：第 号,表3-2-5 往 来 对 账 单 年 月 日,表3-2-6 退货单/借项凭单 年 月 日,审批 经办人,编制需求计划,请购,请购单,编制采购计划,选择供应商,管理供应过程,退货,退货单,验收,入库,入库单,发货,付款,付款凭证,发票,协议合同或订单,购货与付款业务流程及单据流转图,验收单,采购计划表,物资需求计划表,需求部门 购货部门 货管部门 财务部门 供应商,询价单,确认采购价格,订立框架协议或采购合同,框架协议或合同或订单,取得核对付款相关凭证,账务处理,二、采购与付款业务核算与报告方法的设计,（一）采购与付款业务的核算方法设计 （二）采购与付款业务的报告设计,nts,原材料采购与付款业务有四种常见情形,货到付款，即结算凭证和发票等单据与材料同时到达,交款发货，货款已付或商业汇票已开出但材料尚未到达或验收入库,赊购交易采购核算，材料已到，结算凭证未到，货款尚未支付,预付货款采购,1原材料采购业务核算方法设计,核算方法设计如下表,2. 其他物资采购核算,商品采购另设“物资采购”，“在途物资”，“库存商品”，“商品进销差价”等科目，选用库存商品进价或售价法核算，方法与原材料采购业务核算相似。 其他采购另设“工程物资”，“固定资产”，“在建工程”等科目核算。,3. 采购退货业务核算方法的设计,以原材料采购退货为例，常见三种退货情形及核算方法如表,（二）采购与付款业务的报告设计,采购订单明细表,会计 ： 采购员:,表3-2-10应付账款汇总表 年 月 日 单位：元,会计:,【知识归纳】,采购与付款业务内部控制方法的设计,账户设置,明确核算内容,Your text in here,分货到付款、交款发货、赊购和