顾光盘档案整理(正式.ppt

光盘档案的整理 2007年5月,一、概念 光盘档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中形成的有保存价值以光盘为保存载体的档案。 二、归档范围 主要包括本单位形成的文书类电子文件、各种数据库、数码照片、音频、视频、多媒体电子文件及软件等以光盘为保存载体的文件,三、归档时间 一般自形成后的第二年六月底前完成光盘档案的整理归档工作 有些如数码照片、数据库等办理结束后就可随时归档 四、归档要求 1、由各部门负责光盘内文件的整理及刻录，由档案部门统一编号 2、归档的光盘要检测，包括载体外观检验、病毒检验、数据可读性检验、完整性准确性等。 3、归档使用的光盘的性能质量应符合较长期限保管的要求 五、保管期限 光盘档案的保管期限一般为长期或永久,六、整理 （1）、分类 各单位根据实际情况选择恰当的分类方法 在企业分类体系中增加一级类目特殊载体类 我们可把光盘设置为二级类目，如果单位光盘数量较多我们还可设置三级类目，参照（十大类或按问题设置） 光盘较少可只设二级类目，不设三级类目,例：一个单位有文书类电子文件、各类型数据库、数码照片、视频等光盘,而且数量较多且每年都产生。 A、光盘档案则可按问题设置三级类类目 我们可把光盘分为文书类电子文件、数码照片、数据库、视频四类光盘档案 K.3.11 文书类电子文件 K.3.12 数码照片 K.3.13 数据库 K.3.14 视频,B、如果说这个单位光盘数量不多，且每年也不一定都有光盘产生，我们可只设到二级类目，也就是文书类电子文件、数据库、数码照片、录像等光盘等作为一个类来处理 K.3 特殊载体光盘档案 在企业档案分类体系中不单独设置类目 按光盘内容对应大类进行分类编号 0.d 表示党群工作类光盘 1.d 表示行政管理类光盘 其余各类类似,（2）排列及编号 在企业分类体系中增加一级类目特殊载体类 在最低一级类目内按光盘形成时间编制案卷流水号 例一个单位有文书类电子文件、数码照片 A、文书类电子文件光盘档案从“1”开始编一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列 B、数码照片光盘档案从“1”开始编一个案卷流水号，每册内光盘按时间顺序排列,文书类电子文件光盘档案 年度 2002 2003 2004 时间 1月 -12月 1月-12月 1月-12月 案卷号 1-25 26-50 51-80 K.3.11-001 一直编到 K.3.11-080 数码照片光盘档案 年度 2002 2003 2004 时间 1月 -12月 1月-12月 1月-12月 案卷号 1-12 13-38 39-68 K.3.11-001 一直编到 K.3.11-068,例：一个单位的光盘有录音和录像两种，但因为数量较少，我们就作为一个类来处理 光 盘 档 案 年度 2002 2003 2004 问题 录音、录像 录音、录像 录音、录像 时间 1月 -12月 1月-12月 1月 -12月 1月-12月 1月 -12月 1月-12月 案卷号 1-12 12-25 26-38 39-50 51-68 69-80 K.3-001 一直编到 K.3-080,在企业档案分类体系中不单独设置类目 在每个大类内按光盘形成时间顺序编制案卷号 例：党群工作类有光盘3卷 0.d-001 0.d-003 行政管理类有光盘5卷 1.d-001 0.d-005,（4）组卷 光盘档案的组卷有二种形式 A、以单张光盘为一卷，光盘号就是案卷号 一张光盘作为一卷，必需要有良好的外包装，一般采用优质透明塑料盒，不得用塑料薄膜纸包装 在光盘包装塑料盒上贴上标签，位置在正面左下角或盒脊下部,采用四线格标签,全宗号：是国家档案馆给进馆全宗的一个代号 分类号：分类类目的编号 年度：档案归档年度 案卷号：编制的案卷流水编号,在光盘非数据面上用记号笔写上档号 分类号-案卷号 如：K.1.11-001 制作一张光盘说明放在光盘盒内并在每张光盘制作时存入光盘内 主要包括：档号、光盘内存放的内容、文件的格式、制作日期、制作人、保管期限等内容,光盘档案案卷目录,档号：填写该光盘的案卷流水编号 案卷题名：填写该光盘的标题，要反映出光盘内文件的主要内容 刻录日期：填写制作光盘的日期 刻录人：填写制作光盘的人 密级：填写光盘的密级 备注：填写光盘需要说明的其它情况,k.1.11-006,k.1.11-006,B、将若干张光盘按时间结合内容放入光盘册，一册作为一卷，这时需要编制册内光盘号，每册从“1”开始编制光盘号 采用光盘册，必须使用符合光盘保护要求的专用光盘册。,在每张光盘的非数据面上用记号笔填写档号，分类号-案卷号-光盘号 如：K.1.11-001-001 填写每张光盘的说明 编制光盘档案卷内目录 填写光盘档案内封面 填写本册光盘档案的总明 填写本册光盘盒脊标签 编制光盘档案案卷目录并装订成册,每张光盘填写 说明,光盘档案卷内目录,序号：填写该光盘的在本册内的编号 光盘名称：填写该光盘的标题，要反映出光盘内文件的主要内容 刻录日期：填写制作光盘的日期 刻录人：填写制作光盘的人 密级：填写光盘的密级 备注：填写光盘需要说明的其它情况,光盘册内封面的填写,填写光盘档案总说明，对本册内所存放的光盘作一个总的说明 主要包括本册内光盘的存放内容，文件的格式及其它需要说明的情况,在光盘册盒脊上 填写,光盘档案案卷目录,案卷号：填写该光盘的案卷流水编号