接待方案范文.doc

关于宏达公司代表来我公司的接待方案为安排好宏达公司代表来我公司洽谈工作期间的工作和生活，保证他们的安全和身体健康，特制定如下接待方案：一， 接待时间：2011年6月36月5日二， 接待地点：接送机地点：牡丹江机场下榻酒店：金鼎大酒店参观地点：1，公司总部 2，公司葡萄园基地 3，某某大酒店宴会厅三，接待对象宏达公司总经理副总经理以及销售经理四，接待负责人员总负责：接待办跨部门接待小组：相关领导，秘书组张某某，行政组夏某，宣传组陈某，保卫组何某五，接待前期准备工作1， 制发邀请函，邀请外宾，协调时间2， 来回机票预定 ，至少提前20天预定商务高等仓3， 食宿安排，至少提前半个月预定4， 迎接车辆安排，迎接外宾的车是市长级别（奥迪A6级别） 总经理自行开车5， 迎宾（参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作）6， 会场接待：1）欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位经理莅临我公司洽谈工作”2）确定接待场所并预约（根据客户人数，级别确定接待场所预定在会议室）7， 会场整理及布置1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新2）摆放会场物品，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发调试投影仪，音响等设备，放映相关资料8， 联系陪同人员，讲解员根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员 9，座谈1） 企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）2） 技术交流（技术人员PPT讲解，互动）3） 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）4） 拍照（依重要程度，进行拍照留档）5） 会后整理（会场整理，如客户需要资料，装袋赠送）10，葡萄园参观 1）确定参观时间，通知车间做好准备根据参观内容，提前2小时与葡萄园相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，主要涉及原材料准备座谈会结束前，提前5-10分钟再次通知葡萄园相应负责人，告知参观人员即将前往车间，确认准备工作到位2）实地参观固定参观路线统一解说词：陪同讲解，专家提问，尽量解答11，送客参观结束，或回会议室继续座谈，或提前10-15分钟准备车辆，陪同就餐或送客。六，后期工作 1，物资整理及时整理会场（除特殊情况外1小时内完毕）物资到位 2，满意度调查通过分公司或客户反馈，了解客户对本次参观的满意度及改进建议。 3，总结提升接待完毕，组织总结会（尤其重要或大型客户接待），以改善不足，提炼经验 4，宣传报道重要客户参观（特级，高级级别）需在24小时之内进行宣传报道。5，汇款跟踪接待过程中产生的费用，如礼品，住宿费等及时跟踪汇款情况。接待信息登记及费用核算，结算登记客户信息，并统计，核算接待中香烟，水果，礼品，就餐等费用对接待费用进行核算七、日程安排（表格形式）日期具体时间行程安排地点人员备注6月3日上午9:00-9:40到达机场接机牡丹江机场出站大厅公司相关领导代表鲜花、标语等，注意接待礼仪。10:00-11:00接送专家到酒店休息金鼎大酒店公司相关领导代表1、注意时间、安全2附送日程等资料11:30-12:30午餐自助餐某某大酒店公司总经理以及其他领导人员1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序。注意就餐礼仪。6月3日下午14:30-17:00参观公司葡萄园葡萄园1号园公司经理、公司种植顾问等品种分析资料、地理环境分析资料17:30-19:00晚餐西餐酒店公司相关领导代表、公司种植顾问礼仪小姐、翻译1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序6月4日上午8:00-9:00早餐酒店公司相关领导代表、礼仪小姐、翻译1要加置西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序9:30-11:00参观葡萄酒生产基地、公司生产基地公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等1、防菌服装2、交流会场等3采访宣传6月4日下午12:00-13:00中式午餐基地接待厅公司重要领导及生产部门负责人、公司生产顾问等1要加置中、西餐餐具2按照字母顺序安排外宾次序14:00-16:00休息酒店房间19：30-22：00欢送酒会酒店宴会厅 全体接待人员及专家1、安排欢送晚会2、加强安保3纪念品6月5日上午9:00牡丹江机场候机楼公司重要领导、礼仪小姐、相关专家、翻译注意相关礼仪八、经费预算（表格形式）项目单价数量金额1餐费自助餐100元/人/天20人/1次2000元酒店500元/一桌2桌/2次2000元2欢送酒会400元/人20人8000元6接送车100元/辆/3天2辆600元7纪念品（手套）100元/ 对6对600元8双程飞机票4000元/人12张48000元9酒店住宿费豪华房500元/人/天2天/8间8000元单人房200元/人/天2天/6间2400元合计71600元九、培训事项：1礼仪小姐：要面带微笑，能准确有效答复贵宾提出的问题、训练欢迎语等的培训，负责迎宾以及做好前台工作。2服务员：注意言行举止，训练奉茶、宴请、陪车等有关服务工作。3保安：负责保安工作的培训，做好车辆及人身安全的保护工作。要求：进行为期一周的培训。十、应急方案。十一、附件：接待时的礼仪规范及事项附件：接待时的礼仪规范及事项(1)迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。接待到来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。（2）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑（3）介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守“