广州某某学校办公自动化方案.doc

办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司北京用友致远软件技术有限公司 广州某某学校广州某某学校 办公自动化系统办公自动化系统 设计方案设计方案 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 1 - 目目 录录 第一章第一章 广州某某学校办公自动化系统建设目标和设计方案广州某某学校办公自动化系统建设目标和设计方案.- 5 - 1. 系统目标- 5 - 1.1 广州某某学校办公自动化系统建设规划- 5 - 1.2.1先进性- 6 - 1.2.2适用性- 6 - 1.2.3可靠性- 7 - 1.2.4集成性- 7 - 第二章第二章 系统技术路线和平台设计说明系统技术路线和平台设计说明.- 9 - 2.1 办公自动化平台的逻辑结构 - 9 - 2.3 办公自动化平台技术架构 - 10 - 2.3.1j2ee 的技术路线.- 10 - 2.3.2用友办公自动化系统的技术架构- 11 - 2.3.3完善的产品架构，独特的缓存技术- 11 - 2.4 用友办公自动化系统平台的技术适应性 - 12 - 2.4.1工作流引擎- 12 - 2.4.2插件接口- 12 - 2.4.3即时消息平台- 13 - 2.4.4数据交换接口- 13 - 2.4.5跨平台支持- 13 - 2.4.6系统平台的扩展性- 13 - 第三章第三章 系统应用设计概要系统应用设计概要.- 14 - 3.1 系统设计 - 14 - 3.2 系统设计概要说明 - 14 - 3.3 系统应用设计 - 14 - 3.4 产品功能框架图 - 15 - 3.5 业务规则和工作流为基础的系统工作平台 - 15 - 3.6 采用产品化+应用定制的方案实现单位信息化建设的好处- 17 - 3.61满足系统快速建设的需求.- 17 - 3.62提供可靠系统稳定性.- 17 - 3.63减少系统长期维护的代价.- 17 - 3.64用友办公自动化系统的平台性.- 17 - 3.7 系统安全设计 - 17 - 第四章第四章 系统桌面设计系统桌面设计.- 19 - 4.1 待办事项 - 19 - 可随时在此模块查阅并办理所有需处理的待办事宜。 - 19 - 4.2 跟踪事项 - 19 - 4.3 公共信息 - 19 - 4.4 关联人员/项目.- 19 - 4.5 新邮件通知 - 19 - 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 2 - 4.6 在线消息 - 19 - 4.7 系统提示 - 20 - 第五章第五章 工作流应用设计工作流应用设计.- 21 - 5.1 新建事项 - 21 - 5.11流程模板.- 21 - 5.12自定义流程.- 22 - 5.2 跟踪、催办工作流程 - 23 - 5.3 办理工作流程 - 23 - 5.31加签.- 24 - 5.32手写签名、电子印章、痕迹保留.- 24 - 5.33处理人跟踪催办.- 25 - 6.34给发起人发即时消息.- 25 - 5.4 协同转发 - 26 - 5.5word、excel支持.- 26 - 5.6 协同、邮件、公告、文档互通 - 27 - 第六章第六章 公文管理设计公文管理设计.- 28 - 6.1 公文管理相关功能 - 28 - 6.2 公文管理角色和权限 - 29 - 6.3 收文管理 - 29 - 6.31收文登记.- 29 - 6.32收办件流程.- 30 - 6.33收阅件.- 31 - 6.4 发文管理 - 31 - 6.41发文单和正文.- 31 - 6.42发文流程.- 32 - 6.43公文审批处理.- 32 - 6.44痕迹保留.- 33 - 6.45公章管理、手写签名、全文批注.- 33 - 6.46自动文号.- 34 - 6.47封发.- 34 - 6.5 公文督办 - 35 - 6.6 公文归档管理 - 36 - 第七章第七章 公文交换设计公文交换设计.- 37 - 7.1 收文处理 - 38 - 7.11待收文.- 38 - 7.12签收.- 39 - 7.13已收文.- 39 - 7.2 发文处理 - 39 - 7.21发文.- 39 - 7.22已发文.- 40 - 7.3 公文统计 - 41 - 第八章第八章 表单应用设计表单应用设计.- 42 - 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 3 - 8.1 表单应用综述 - 42 - 8.2 表单设计和定义 - 43 - 8.3 表单流程绑定 - 43 - 8.4 表单流程应用 - 44 - 8.5 表单修改 - 44 - 8.6 表单审核 - 44 - 8.7 表单重复项录入 - 45 - 8.8 表单大文本追加 - 45 - 8.9 表单统计设计 - 46 - 8.10 表单统计查看 - 47 - 8.11 表单查询 - 47 - 穿透查询 - 48 - 表单其它特点 - 48 - 第九章第九章 文档管理设计文档管理设计.- 50 - 信息分类 - 50 - 我的文档.- 50 - 单位文档.- 51 - 公文档案.- 51 - 项目文档.- 51 - 文档授权 - 51 - 文档共享 - 51 - 文档借阅 - 51 - 文档在线编辑和版本控制 - 52 - 综合查询 - 52 - 文档树形结构管理 - 52 - 一体化文件管理 - 52 - 预归档管理 - 52 - 文档批量录入 - 53 - 第十章第十章 日程计划会议日程计划会议.- 54 - 日程管理 - 54 - 计划管理 - 54 - 会议管理 - 55 - 公共资源管理 - 56 - 第十一章第十一章 公共信息管理设计公共信息管理设计.- 57 - 公告 - 57 - 调查 - 57 - 讨论 - 58 - 第十二章第十二章 常用工具设计常用工具设计.- 60 - 单位公用通讯录 - 60 - 私人通讯录 - 60 - 万年历 - 61 - 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 4 - 外部系统连接 - 61 - 第十三章第十三章 电子邮件电子邮件.- 62 - 集成单位现有电子邮件系统 - 62 - 基于 web的电子邮件发送、阅读和存储.- 62 - 邮件与协同工作流程的双向打通 - 62 - 邮件地址簿 - 62 - 第十四章第十四章 二次开发、系统整合设计二次开发、系统整合设计.- 63 - 第十五章第十五章 系统管理设计系统管理设计.- 64 - 系统管理逻辑结构 - 64 - 基础设置 - 65 - 系统角色管理 - 66 - 批量导入人员 - 66 - 应用设置 - 67 - 管理维护 - 68 - 公文应用设置 - 69 - 安全管理 - 70 - 数据管理 - 70 - 日志管理 - 71 - 系统维护 - 71 - 第十六章第十六章 项目实施、培训计划项目实施、培训计划.- 72 - 项目实施目标 - 72 - 科学布署三段论 - 72 - 项目实施主要工作流程 - 73 - 项目实施周期 - 73 - 培训计划 - 74 - 项目组织保障 - 76 - 第十七章第十七章 系统建设费用系统建设费用.- 77 - 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 5 - 第一章第一章 广州某某学校办公自动化系统建设目标和设计广州某某学校办公自动化系统建设目标和设计方案方案 1.1. 系统目标系统目标 1.11.1 广州某某学校办公自动化系统广州某某学校办公自动化系统建设规划建设规划 广州某某学校办公自动化系统建设分为三期： 第一期目标：完成基础应用（一期周期 6 个月）： 1、通过网络技术和信息技术手段贯穿先进的管理思想和方法，使学校的管理规范化、合理化、 高效化； 2、通过数据采集和分析处理，为学校领导、管理部门和管理人员提供决策支持； 3、实现网上协同办公，实现文件收发管理、文件报送、分发等多种对内、对外服务功能和办公 业务的自动化，实现学校内无纸化办公。 4、规范行政办公和审批流程，文件审批、报送，实现学校与各上下级机构之间无纸化办公，改 善现有靠人工传递、发传真、打电话的传统办公模式。 5、建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制，采集和积累各类信息资源并实现共享， 使学校各部门、各单位内部的通信和信息交流快捷畅通，为领导督办、辅助决策提供最大限度的支持。 6、实现办公管理流程自定义与规范化管理相结合，高速快捷。 7、通过协同管理、内部 bbs、公告、调查、计划管理等多种渠道以实名形式向领导提交申请和意 见建议，实现广州某某学校内部的有效沟通交流。 8、基于 internet 技术，实现跨部门、跨地域的知识、能力、资源的应用，使组织中的每一位成 员在任何地点都能享受到组织的支持。 9、使学校各部门、各单位的办公业务和管理规范化、合理化、高效化。 10、遵循先进性、实用性、安全性、开放性与标准化等原则，保证系统建设、维护、使用的低成 本、可靠性、安全性、易于维护和易于使用，从而最大程度地发挥 oa 系统的作用，并为广州某某学 校信息化建设和应用的持续发展打下坚实基础。 11、建设包括各级各类人员培训，培训包括学校党政领导、各部门、各院系相关管理人员、操作 人员培训。所有人员培训到能熟练使用为止。 第二期目标：深化应用（二期目标周期 3 个月）： 1、整合学校现有资源，消除学校内部的各类“信息孤岛”，包括与鹏达系统、学校已应用财务 系统等整合，达到实现学校各部门之间的信息共享，创建一个集成的、统一的、协调运作的协同办公 平台以提高学校管理水平和运营效率。 2、oa 系统成为学校教工内部办公门户，系统上线应用率达到 80%以上。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 6 - 3、oa 系统实现通过手机进行登陆应用，实现学校领导、教工通过手机就能审批单据、处理日常 工作事项。 第三期目标：整合应用 1、实现与学校其它异构系统的单点登录。学校教工通过 oa 平台直接登陆其它软件系统（登 陆其它系统时不需要再次输入密码）。 2、实现内外网的集成应用，打通外网和内部 oa 系统。 1.21.2 用友办公自动化系统设计原则用友办公自动化系统设计原则 .1 先进性先进性 采用纯采用纯 b/sb/s 结构技术的系统实现结构技术的系统实现 基于纯 web 方式的客户端实现，整个系统全部功能，包括系统管理员功能和全部应用功能，均为 纯 b/sb/s 实现，有效地降低了系统的整体实施和维护成本，也使单位培训成本大为降低。 基于基于 j2eej2ee 的技术架构的技术架构 基于跨平台的 j2ee 架构，实现各种操作系统整合应用。 采用先进的服务器应用软件设计及采用先进的服务器应用软件设计及 n n 层体系结构进行开发层体系结构进行开发 采用先进的 n 层体系结构设计应用软件，采用分部式系统，降低系统对支持工作单一服务器的要 求。 xmlxml 应用应用 协同工作流引擎、资源信息共享平台、数据交换平台的所有数据交互，都是以 xml 格式来进行定 义。 数据连接池数据连接池 与单一连接不同，数据连接池会大大提高系统的运行效率。 数据缓存数据缓存 为了进一步提高系统的运行效率，系统采用对象数据缓存技术，以内存换效率。大幅度的降低数 据库的访问频度，大大提高了效率。 .2 适用性适用性 使用方便，交互性强使用方便，交互性强 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 7 - 系统的操作和管理都采用浏览器界面进行，方便操作人员使用。充分利用图形技术，展现操作流 程和结构，确保系统的易用性。 系统采用一键式安装方式，仅需半小时即可完成系统的安装，降低了系统的实施成本。 系统维护方便系统维护方便 纯 b/s 结构的系统，系统管理员只需维护系统服务器。不必再一一去处理每台机器，大大降低了 使用和维护成本。 系统支持自动数据备份和恢复，减低系统管理员人为备份数据的工作量和由此带来的数据安全隐 患。 .3 可靠性可靠性 操作系统的稳定性 操作系统采用 windows 2003，具有很高的可靠性，易维护、易扩充。系统满足 c2 级安全性要求。 数据连接的稳定性数据连接的稳定性 系统通过 jndi 和 jdbc 服务连接数据库，并使用连接池提高系统性能，对每个连接的申请和归还 跟踪监视，严格保持连接数量在系统性能的允许范围之中 系统安全系统安全 充分利用操作系统和 java 提供的安全机制(口令验证、存取控制、电子签名、加密)，实现服务 器、数据库、视图、表单、操作、域和代理等多层安全控制。对敏感数据的存储进行 128 位的数据加 密。从而保证了系统在用户认证、数据传输和数据储存等多方面的安全要求。 数据库安全数据库安全 用户访问必须提供正确的用户名和密码，不能以匿名方式登录访问。 .4 集成性集成性 跨平台支持跨平台支持 系统基于 http 协议和 b / s 结构设计，稳定运行于 java 平台，服务器支持 window 系列、linux 操作系统。 功能模块化体系结构功能模块化体系结构 用友办公自动化系统采用模块化体系架构开发，各模块间彼此有接口又相互独立，各个功能模块 可拆分、可选、可定制，支持将来各模块功能的单独扩展和定制。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 8 - dhtmldhtml 实现的图形化流程定制工具实现的图形化流程定制工具 图形化的流程定制工具，用户的操作直观、简易；基于 dhtml 的实现，代码在用户的本地机运行， 不受服务器及网络环境影响。 基于浏览器实现的基于浏览器实现的文本编辑器文本编辑器 无需安装任何客户端软件，即可实现文本编辑排版功能，同时文本格式与 word 兼容，可以相互 转换。 插件接口标准：插件接口标准： 用友办公自动化系统开发了专用的应用插件接口，可扩充系统的功能应用。 webweb serviceservice： 以 web service 的方式提供各项平台服务，使任何系统都可以无缝的调用平台的各项功能。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 9 - 第二章第二章 系统技术路线和平台设计说明系统技术路线和平台设计说明 2.12.1办公自动化平台的逻辑结构办公自动化平台的逻辑结构 办公自动化平台的核心是协同工作平台，文档管理平台与资源共享平台，而资源共享平台为过去、 现在和将来的系统建设提供整合支持。 系统逻辑结构图 2.22.2 系统网络结构系统网络结构 系统局域网间联接以宽带为主，可辅以电信/internet 联接。对于远程访问可以宽带或电信宽带 进入本系统，没有条件可以采用电话线拨号上网方式。 对移动办公如手机/pda/笔记本电脑可采用多种接入方式入网，如 modem、短信、802.11b、gprs 等。 系统管理平台 综合接口 协同工作平台 文档管理平台 资源共享平台 专业系统 二级系统 文档 管理 权限系统 文件系统 组织机构 应用设置 安全管理 数据管理 远程维护 日志管理 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 10 - 办公室 计财部 生产部 生活服务单位 打印机 光纤/宽带 局宽带网 笔记本电脑 web server database server oa 工作系统 application server 电话通信网络 网网络络交交换换机机 服服务务器器 系统网络示意图 网络采用成熟可靠的星型联接，通过 10/100m 网络联接形成完整的网络应用框架。用友办公自 动化系统对网络结构没有特别要求，远程访问带宽 2m 即可顺畅运行并完成常规公文和其他信息传输。 2.32.3办公自动化平台技术架构办公自动化平台技术架构 2.3.1j2ee2.3.1j2ee的技术路线的技术路线 全面采用 j2ee 技术，体现其开放性、跨平台、扩展性好等成熟技术，同时采用国际标准的 j2ee 三层架构，使应用表现层和运用逻辑层、数据存储的分离，从架构上保证了系统的灵活、高效，并能 完成负载平衡。如下图所示。 在应用表示层， 客户端一般支持 web 浏览器和 windows 客户端软件，无需进行软件安装和维护， 极大降低了维护成本。 表现层表现层 逻辑层逻辑层数据层数据层 ie5.0ie5.0以上以上 tomcat4.0tomcat4.0mysql3.23mysql3.23 图 j2ee标准三层技术架构 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 11 - 中间层实现 web 服务和其他各种处理控制服务，并通过相关插件（引擎）完成各种应用，可扩展 性强，同时完成对数据存储的隔离，保证信息系统安全。 数据存诸层通过各种中间件和应用内核（关键应用）程序，实现系统复杂的数据处理功能，与操 作系统及数据库管理系统进行对接，实现信息的分类、整理和存储。 .2 用友办公自动化系统的技术架构用友办公自动化系统的技术架构 用友办公自动化系统技术架构如下图所示： j2ee 应用服务器（tomcat,weblogic) 安全服务消息服务组织模型打印服务工作流引擎 应用层 portal(门户) b/s 工作流服务 c/spda手机 展现层 协同应用 表单应用 公文管理 文档管理 流程信息 公告/论坛/ 调查 电子邮件 综合办公 即时通信 事件信息 日程管理 会议管理 计划管理 时间管理 数数据据总总线线 服务层 操作系统（windows，unix，linux） 扩展接口 功能插件 （u8/trx/ office 数据访问层（关系数据库，文件） 系统层 用友办公自动化系统技术架构 说明： 系统架构从下到上分为系统层、服务层、应用层、表现层共四大层。 系统层：完成 j2ee 的应用服务，提供系统基础平台。 服务层：完成基本的核心结构和公共服务，包括单位（组织）基础数据、工作流服务、 数据管理、日志管理、安全服务等基础信息结构。 应用层：完成从基础 it 技术结构往应用逻辑的转移，主要业务分三类：流程、事件和时 间管理，包括协同工作、公文管理、内容管理、电子邮件、即时通信、日程管理等基础 业务内容。 表现层：支持 b/s、c/s、pda、手机等应用表现。支持在线办公和移动办公。 .3 完善的产品架构，独特的缓存技术完善的产品架构，独特的缓存技术 产品架构如下图所示，办公自动化协同工作系统遵循 j2ee 架构，以 jsp 和 java bean 技术作为 主要的系统实现手段，开发出了工作流、文档、消息提醒和插件接口，并针对所有的技术底层设计了 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 12 - 对象缓存层，大幅提高了系统效率和对客户端的响应速度，系统稳定性也大为增强。 图 用友办公自动化系统架构 2.42.4用友办公自动化系统平台的技术适应性用友办公自动化系统平台的技术适应性 .1 工作流引擎工作流引擎 用友办公自动化系统的工作流引擎是一个为办公的执行提供运行服务环境的软件或“引擎”。它 是办公协同执行服务的核心，是执行用户业务过程的“业务操作系统”的内核。主要用来完成以下任 务： 对办公过程定义进行解释，图形化表现； 控制办公过程的创建、激活、知会、加签、回退、终止等； 控制活动实例间的转换，包括串行或并行的操作、相关数据的解释等； 提供支持用户操作的接口； 维护控制数据和相关数据，在应用或者用户之间传递相关数据； 提供用于激活外部应用程序和访问相关数据的接口； 提供控制、管理和归档的功能。 .2 插件接口插件接口 用友办公自动化系统提供四类标准应用和数据接口，用户可以利用这些接口开发新的插件和应用 系统或集成已有的应用系统，与致远协同进行无缝链接。在用友办公自动化系统中提供了各种插件， 这些插件都是通过这些标准接口和系统进行结合，将协同内数据和外部数据紧密结合起来。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 13 - 包括： 定义数据输入输出接口：实现了协同和邮件打通。 客户端函数接口：将系统和 c/s 程序结合起来，直接调用本地客户端，实现统一登录。 激活应用程序接口：实现外部标准连接接口，连接所有 web 方式的外部应用。 信息服务之间互操作接口：协同短消息和即时通讯互通，达到内外即时消息互通。 .3 即时消息平台即时消息平台 用友办公自动化系统内部提供了一个标准的消息提醒构架。对于需要提醒的消息进行统一的管理。 根据绑定的不同可以定制多种发送策略。 在协同系统内部发送。 使用即时通讯系统，在客户端程序发送。 使用特定的短信网关，在往手机上发送。 使用邮件系统，以邮件的形式发送。 .4 数据交换接口数据交换接口 用友办公自动化系统提供了标准的基于 xml 数据交换的接口，任何系统都可以通过 xml 格式的数 据与系统进行数据交换，同时，协同工作系统共具有如下接口： xml 数据接换接口，同时支持按 cvs、dbf、txt 等方式进行数据交换 支持 web 方式的业务整合和数据采集接口，系统开放结构提供调用 系统支持与即时通讯系统的交互接口 .5 跨平台支持跨平台支持 系统支持所有大/中/小型计算机和 pc server，如 sun、ibm、hp 等的 frame 系统 系统支持 windows 的自动安装，同时也支持 linux 操作系统。 系统结构上支持各种关系型数据库，支持将数据库层和应用层进行分离的跨平台异构实现。 .6 系统平台的扩展性系统平台的扩展性 协同工作系统支持表单自定义，可以实现各种统计和数据定制业务。 系统支持与各局和区县的数据交换和业务协同，支持 web 集成 系统支持各种门户、电信网关的联接，可扩充各种移动和固定终端信息设备。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 14 - 第三章第三章 系统应用设计概要系统应用设计概要 3.13.1系统设计系统设计 3.23.2系统设计概要说明系统设计概要说明 在线办公：使用办公自动化平台提供的一系列办公功能，解决日常办公事务，减轻重复 工作量，提升工作效率。 移动办公：经过系统整合，办公自动化平台将同时通过短信平台和即时消息平台向移动 办公用户或在线办公用户发送即时消息和手机短信，将信息推送至用户面前。 决策指挥：学校领导通过办公平台获知各种监测、分析数据，并在办公平台上发出决策 指令，指挥各业务工作高效完成。 业务集成：与各业务系统实现应用级、数据级集成，支持国际标准如电子邮件、xml 等， 快速整合业务应用。 公文交换：单位内部各部门之间，或单位之间，可通过公文交换功能，传递正式文件。 3.33.3系统应用设计系统应用设计 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 15 - 3.43.4产品功能框架图产品功能框架图 系统管理 公文管理 文档管理 协同工作 新建协同 待发协同 已发协同 收文管理 发文管理 a a6 6 协协同同工工作作管管理理系系统统 基础设置 转发邮件 协同表单 应用设置 管理设置 待办已办 我的文档 单位文档 公文档案 项目文档 表单应用 电子邮件 公共信息 日程会议计划 我的日程 会议管理 我的计划 转发协同 计划管理 发布公告 发布调查 查看公告 讨论区 查看调查 枚举分类 基础枚举设置 表单查询 表单模板设置 表单流程绑定 表单统计 新建邮件 收件箱 发件箱 草稿箱 邮件查询 垃圾箱 综合查询 表单统计设置 产品插件 公文插件 u8 插件 office 综合办公 短信插件 公文交换 公文督办 公文统计 3.53.5业务规则和工作流为基础的系统工作平台业务规则和工作流为基础的系统工作平台 以灵活配置的业务处理规则仓库为基础，工作流处理为手段的协同工作平台 业务处理规则 1)定义业务处理规则库，包括以下三个部分: 文档和处理事项定义 定义要处理的事项类型和文档类型，以及定义文档需要控制的的结构化内容，跟踪的控制 元素，组织机构和人员定义 业务处理规则库 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 16 - 定义单位的组织结构，以及处理人员的各自分工、责任。 业务处理流程规则 以文档和处理事项定义和组织机构和人员定义为基础, 定义处理不同类型的事项的处理流程，以 及在此流程中各相关部门或人员的职责和权限。根据事项类型，单据属性，事项来源和处理部门等不 同定义不同的流程 2)业务协同工作流处理流程 定义工具,提供图形化工具定义政务处理规则。 业务工作流服务：根据预先定义的业务处理规则处理业务事项和派发处理任务，实现协同 办公。处理的工作流包括串行和并行流程，以及临时增加指派的处理人流程。 任务列表，提供给处理人员的待处理事项列表。 根据组织结构和人员职责属性确定工作人员任务。 可根据实际的流程情况临时增加其他处理人。 3)系统提供丰富的提醒机制,包括 与即时消息客户端的集成。 消息提醒。 邮件提醒。 短消息提醒等。 4)代理处理： 当处理人员由于某些原因不能办理事项时，可以启动代理人功能。系统可以设置代理人及 代理人代理的有效时间期限，在此期限内,相关事项由代理人进行处理。 5)公文处理过期处理规则 公文过期后会自动放入一个归档的文件夹，供查阅用。 6)工作人员待办任务列表 即时消息客户端作为工作流前端工具，工作人员可以查看最新的待办事项，通过点击待办 事项消息进入相关的业务系统或者协同工作系统中进行处理。 通过协同平台和业务系统的集成，在业务系统中体现文档流转的最新状态 3.63.6采用产品化采用产品化+ +应用定制的方案实现单位信息化建设的好处应用定制的方案实现单位信息化建设的好处 3.63.61 1 满足系统快速建设的需求满足系统快速建设的需求 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 17 - 使用成熟的产品为基础。借用已经实现的接口，无需对协同平台的工作流整合等基本接口进行设 计，从而缩短了设计周期。避免了重复的基础功能编制，让系统建设直接从满足用户单位特定需求的 部分开始定制，使开发时间大为节省。由于成熟的产品经过多方测试，在系统的整合和测试只是针对 定制部分，这样在很短的周期内就能完成测试。 3.63.62 2 提供可靠系统稳定性提供可靠系统稳定性 成熟的产品经过多次的测试，和成百上千的客户应用验证过。产品部分的代码以及产品的接口都 是经过实践的验证。以产品为基础的应用开发保证了基础系统的稳定性和可靠性。定制开发的部分由 于是按照接口规范来定制的，所以其操作在一定的范围内，容易好地控制质量。 3.63.63 3 减少系统长期维护的代价减少系统长期维护的代价 由于定制部分是基于系统的接口部分开发的，所以定制部分无需改动，就可以随着产品的升级而 增加新的功能和修正产品部分的 bug。 产品化的优点：易实施、易维护、长期升级的优势 3.63.64 4 用友办公自动化系统的平台性用友办公自动化系统的平台性 应用架构：成熟，经过验证的应用架构。 接口特性：具有符合国际标准的企业接口标准，支持各种标准扩展（设备、软件、业务） 扩展特性：插件标准、设备扩展、平台扩展 流程定制：可开放给客户的流程定制，5 分钟学会，1 分钟配置完成。 整合性（配置单点登陆、xml 数据交换） 3.73.7系统安全设计系统安全设计 采取多种措施来建造一个可靠性和容错性极高的系统，使系统能不间断和有足够的延时来处理突 发事件，包括不间断电源的使用、磁盘镜像措施、服务器热备份措施。 同时，系统在安全等级、交叉验证、ca 认证系统、网络安全等各个环节都有有力的安全保证措 施和解决方案。 为了最大程度地提高信息的共享程度、流转速度和效率，有效保证数据信息的安全性，要求所有 的资料及审批都要尽可能地在网上进行。因此如何保证通信双方身份的真实性、信息内容的保密性和 法律有效性就是一个必须解决的重要问题。系统支持通过认证中心（certificate authority）功能 进行认证，这是一种值得各方信赖的第三方用户身份认证管理机构，目前采用的公开密钥体制(pki) 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 18 - 安全解决方案采用公开密钥技术和数字证书等技术。采用这项技术可以有效解决网上用户身份认证的 问题， 能最大程度地把信息数据电子化，最终全面实现无纸化办公。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 19 - 第四章第四章 系统桌面设计系统桌面设计 4.14.1待办事项待办事项 可随时在此模块查阅并办理所有需处理的待办事宜。 4.24.2跟踪事项跟踪事项 可实时监控流程全过程，可以查看审批文档目前所处的状态以及查看处理意见和附件文档。 4.34.3公共信息公共信息 可查看单位公告、调查、讨论等公共信息。 4.44.4关联人员关联人员/ /项目项目 可查看自己与该人员/项目之间的所有信息，包括流程往来、工作计划、日程安排、会议等。通 常将自己的直接上级、直接下属，及其它工作联系紧密的人员设为关联人员。 4.54.5新邮件通知新邮件通知 系统会自动显示当前用户有多少新邮件待处理。 4.64.6在线消息在线消息 系统会显示当前在线人员，用户可与在线人员互通即时消息。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 20 - 4.74.7系统提示系统提示 对于新到的流程信息、公文、会议通知、事件提醒等，系统会自动以声音和弹出式窗口向用户发 出提示，将最新信息推送至用户面前，使用户可以更主动及时地接收和处理工作。 用户可选择是否启用声音提示功能。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 21 - 第五章第五章 工作流应用设计工作流应用设计 学校内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意 见加载，以及附件加载。支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持 word、excel 文件的读写，支持 单位内部协同信息与电子邮件之间的相互转换。分为几下四个功能块： 新建事项：建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过选择关联 项目与项目帮定。 待发事项：未发送的协同事项，提供建立流程，加载附件 已发事项：已经发送的协同事项。可跟踪、催办工作流程。 待办已办：接收别人发来的工作事项，对协同事项进行回复，加载自己的处理意见和附件； 归档已办理的事项。 5.15.1新建事项新建事项 5.15.11 1 流程模板流程模板 流程模板由系统管理员根据本单位应用需求自主定义，并授权给相应人员调用，实现单位规范化 管理需求。如下图所示： 部门主任 分管校领导 上级部门主管校领导 部门主任 分管校领导 上级部门主管校领导 可以将符合用户单位办公习惯的工作流程设置为系统流程模板，全单位统一调用模板，达到规范 化管理和一致性应用。协同模板支持模糊化角色定义和节点动作权限定义，模板套用后系统自动匹配 符合角色要求的具体人员到相应的流程节点。如下图所示： 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 22 - 模糊角色 定义 节点权限 定义 节点范围 定义 5.15.12 2 自定义流程自定义流程 自定义流程在办公人员使用办公自动化系统创建工作流程时应用。流程发起者可自由定义流程走 向，系统以图形方式供用户创建和显示流程，同时可定义流程中各节点的处理权限，如下图所示： 使用者可以根据自己的办公特点，将自己最常用的流程对象和格式组合并保存起来，成为属于自 己的个人模板，使用时无需再挑选格式和设置流程，可以直接输入新的信息内容并发送，从而进一步 提高工作效率。如下图所示： 保存个人模板 调用个人模板 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 23 - 5.25.2跟踪、催办工作流程跟踪、催办工作流程 用户可跟踪查看自己发出的工作流程，在流程图中，可以清晰地看见已办人员和未办人员，可对 应办未办的人员进行催办。在他人意见列表中，可以清晰地看见各已办人员的办理时间、意见、态度、 办理情况和结果等。 5.35.3办理工作流程办理工作流程 支持 word、excel 等对正文的处理。在办公自动化系统中可以直接打开修改或创建 word 或 excel 文件。如下图所示： 系统可以显示协同工作流程图、文件正文、流程中各人员的处理情况列表、流程附件等流程 相关内容。如下图所示： 发起人可以跟踪和催办 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 24 - 5.35.31 1 加签加签 处理时支持加签，即在流程中加入一个新的节点，可以串发或并发的方式加入节点。串发即在当 前节点和后续节点之间插入一个新节点；并发即在当前节点之后加入一个与后续节点并行的新节点。 加签时可对新节点的处理权限进行设置。 5.35.32 2 手写签名、电子印章、痕迹保留手写签名、电子印章、痕迹保留 办公自动化系统具备电子签章、手写签名和痕迹保留功能。电子印章的管理、签盖具有严格的权 限管理机制。同时，系统具有电子印章防伪识别功能，使电子印章的使用具备较高的安全性。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 25 - 5.35.33 3 处理人跟踪催办处理人跟踪催办 处理人勾选“跟踪”后可催办 6.346.34 给发起人发即时消息给发起人发即时消息 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 26 - 5.45.4协同转发协同转发 一个协同信息，可以转发为其它协同工作流程，也可转发为电子邮件和公告。 5.5word5.5word、excelexcel支持支持 支持 word、excel 文件直接在办公自动化系统中打开、查看、修改等，继承了 word、excel 的全 部功能。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 27 - 5.65.6协同、邮件、公告、文档互通协同、邮件、公告、文档互通 公告先在协同中审批再发布 增强信息发布的严肃性 文档转协同 促进知识再利用 邮件转协同 敏捷应对外部信息 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 28 - 第六章第六章 公文管理设计公文管理设计 公文管理包括五个部份，拟发文管理、公文交换、收文管理、公文督办、公文档案。其中，拟发 文管理、公文交换、收文管理属于公文流转管理部份。完整的公文流转如下图所示： 发文管理 公文交换 收文管理 各部门部门主管主管领导 办公室 起草审批签发套红 文秘 用印 文秘 排版 公文 管理员 封发 发文拟稿发文审批 公文 管理员 登记 主管领导 拟办 收文审批 各部门 承办 相关人 办理 各部门 阅读 收阅件 下载*.edoc 单位名称和编号双验证 送 文 单 内部交换 签 收 单 上传*.edoc文件 外部交换 发 文 单 收 文 单 收办件 公文档案 6.16.1公文管理相关功能公文管理相关功能 4 种公文单：发文单、收文单、送文单、签收单 13 种公文类型（国家标准）：公报 、决议、 决定、 指示、 条例、 规定、 通知、 通报、 请示、报告、批复、会议纪要、函 3 种行文类型： 上行文 下行文 平行文 4 种密级：普通、秘密、机密、绝密 3 种紧急程度：普通、紧急、特急 普通公文用户功能：发文管理、收文管理、公文督办、公文档案 公文管理员功能：发文管理、公文交换、收文管理、公文督办、公文统计、公文档案 系统管理员功能：公文文号设置、外部单位设置、印章管理、套红模板设置、节点权限设置、 收文模板、发文模板 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 29 - 6.26.2公文管理角色和权限公文管理角色和权限 发文发起者 部门内具有公文收发员权限的人员可以进行公文的起草 收文登记者 签收人指定的公文的登记人进行收文登记 处理人 部门领导或是可以进行公文处理的人员, 由于处理人涉及面广,所有普通权限具有处理公文的权 限。 管理人 部门收发员具有查看统计公文单的权限。 督办人 收文拟办人进行公文督办的人员指定，指定人员进行督办。 6.36.3收文管理收文管理 收文管理可实现来文登记、拟办、批示、传阅、反馈办理结果、自动归档等功能。收文流程可分 为收办件流程和收阅件流程。 公文 管理员 登记 主管领导 拟办 各部门 承办 相关人 办理 各部门 阅读 收阅件 收 文 单 收办件 督办 督办人 指定 内部交换来文 外部交换来文 外部纸质来文 上传edoc文件再签收 扫描 直接签收 6.36.31 1 收文登记收文登记 收文登记后，系统支持收文单和正文分开显示，可方便地切换查看。 办公自动化系统设计方案 北京用友致远软件技术有限公司 - 30 - 收文单内容 正文内容 通过系统公文交换接收到的公文，登记时公文要素信息自动展现，无需用户再次输入；可通过模 板保留收文单和正文信息。 6.36.32 2 收办件收办件流程流程 收办件过程支持登记、拟办、审批、批示、承办和办理等处理方式，承办人（可能是某个处室、 科室或部门）可以将公文交给具体办理人办理，整个办理流程一气呵成，审批、批示领导可以直接查 看基层办理情况，具体办理人也可查阅领导的批示意见。 流程中每个人，包括领导、拟办人、承办人等等都可以填写自己的处理意见、办理结果等，但不 可修改其他人的处理意见和办理结果。 用户单位可以将符合本单位办公习惯的办件流程设置为