用户培训手册——ORACLE 总账管理系统

北方公司用户培训手册Oracle 总账管理系统作者:日期:Control Number and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change either of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.审核记录:Note: To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table above.拷贝数_Note: You can delete any elements of this cover page that you do not need for your document. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文档控制更改记录日期作者版本号更改记录6-Jan-00张彤1复核姓名职位分发记录拷贝姓名地点1111Note: The copy numbers referenced above should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.(9-Dec-96)内容文档控制3第一章 凭证的录入与调整6操作步骤6操作步骤7第二章日记帐引入8操作说明8操作步骤8第三章 成批分摊、经常性分录定义与生成9操作说明9操作过程9第四章 日记帐的审核与过帐11操作说明11操作过程11第五章 FSG报表定义与报表提交12操作说明12操作过程12操作过程13第六章 财会弹性域段值维护15操作说明15操作步骤15第七章 外币启用、公司汇率维护与汇率重估17操作说明17操作过程17第八章 汇总模板定义与帐户查询19操作说明：19操作步骤19第九章 月末结帐与关帐21操作说明21操作过程21第十章 总帐常用标准报表22说明：22操作过程22报表列表22第十一章 预算24操作说明24操作步骤24Note: To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press F9. To change the number of levels displayed, select the menu option InsertIndex and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and change the Number of Levels to a new value.第一章凭证的录入与调整本章主要介绍如何在总帐中录入凭证和修改凭证操作说明本操作适用于所有在总帐中直接处理的业务的输入及调整。操作步骤一、凭证录入l 菜单路径：日记帐输入新建日记账l 第一步操作：若要使用批控制，选择“新建批”，否则选择“新建日记帐”，进入日记帐输入屏幕。（在一批下可以输入多笔分录。批控制有助于查询在同一批下的若干分录。但即使没有使用批控制，系统也会自动生成一个批名。过帐时根据批名选择过帐。）l 第二步操作：若选择批控制，则输入：“批”（批名称）、“控制总数”（一批中包括的分录总数（建议不输）、“批总数”（一批中包括的分录总金额（建议不输）l 第三步操作：输完批后，选择“日记帐”按钮。输入日记帐各要素：“日记帐”（分录名称）、“周期”（分录所在的会计期）、“说明”（分录摘要）、“转换”（输入币种信息及外币的汇率类型，建议用公司汇率。公司汇率在系统中统一定义）、“栏目”（分录行的编号，如1、2、3等。）“帐户”、“金额”（分录中各借贷方帐户及金额），存盘。操作步骤二、凭证修改l 若分录尚款过帐，可以直接在分录上修改。1、进入：日记帐输入2、查询分录所在的批，在该批中选择要调整的分录。或者直接在输入日记帐屏幕输入查询条件，并运行，查询出待修改分录。3、调整并存盘l 若分录已过帐，则可初记一张凭证或将原分录冲回。冲回操作如下：1、进入：日记帐输入中查询出该分录2、选择：检查日记帐3、选择：其他明细4、选择冲回分录所在的会计期。一般为当期。5、选择：冲回方法：转换借贷：借贷方反向冲回更改标记：红冲冲回7、选择：取消日记帐8、存盘后，系统运行一后台进程。进程名：取消日记帐9、进程运行完毕后，系统自动生成一冲回分录。分录批名以“反冲”开头。同时原分录的状态为变为取消的。第二章日记帐引入本章主要介绍如何从GL与上游模块的接口表中引入日记帐操作说明上游模块在向总帐过帐后，当期业务产生的会计信息全部过到与总帐的接口表中，总帐通过该操作从接口表中抓取会计信息。除FA过帐时只能将分录直接提交到总帐外，其他模块在向总帐过帐时即可将会计信息提交到接口表，也可直接提交到总帐。在会计信息直接提交到总帐的情况，无须对之进行引入。本操作适用于上游模块仅半会计信息提交到接口表的情况。操作步骤1、进入：日记帐/引入/运行2、选择会计信息来源的模块。如应付帐、应收帐。3、选择组标识：AR在向GL每过一次帐，会产生一个标识号，GL可以根据标识号引入。其他模块向GL过帐没有标识号时，可以根据日期范围来引入。4、选择是否创建总结日记帐。总结后，相同科目的余额会累计，没有明细，故建议不选择该项。5、选择日期范围：输入需引入会计信息的起始终止总帐日期。GL将根据该总帐日期范围来引入数据。6、引入说明弹性域：决定上游模块的其他有关信息是否需要引入。7、选择：引入。系统产生一后台进程，进程完毕后，分录在总帐中自动生成。各模块在总帐中的分录都带有一定特征的批名，并且一批下的一笔大分录都是来自于某一特定的业务，分录名和批名有一定规则。以下是举例：GL的上游模块批名特征批下的常见分录名AP含“应付帐”字样采购发票（分币种）付款（分币种）AR含“应收款”字样销售发票（分币种）贸易接收（分币种）贷项通知单（分币种）杂项收据（分币种）FA含“固定资产”字样资产增加资产转移资产报废痢疾折旧第三章成批分摊、经常性分录定义与生成本章主要介绍如何在总帐中定义分录公式及如何生成分录操作说明该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提和分摊、待摊，税金的计提等分录的定义与生成等。GL的解决方案是定义重复性分录公式，在对重复性分录公式的定义好之后，定期运行这些公式即可得到所要分录，避免了重复性的手工录入工作。GL能提供三种类型的重复性分录：框架分录：仅有分录的借贷方科目，金额需要手工补充。标准分录：有借贷方及金额，但借贷方金额是固定数。公式分录：有借贷方及金额，借贷方金额是变量。其值根据变量的值来定。成批分摊分录是将某一类帐户的余额分摊到另一类帐户上。它定义的个一个公式就能生成多行的分录。典型的业务如将不能确认到部门的费用分摊到各部门。其主要用于生成公式分录。经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式，一个公式只能得到一个分录行金额。典型的业务根据收入计提税金等。可用于生成所有的重复性分录类型。操作过程一、定义和生成经常性分录l 定义经常性分录：1、进入：日记帐/定义/重复2、输入批名，该批名将作为生成的重复性分录批名的一部分。3、输入日记帐分录名称及分类，该名称将作为重复性分录名的一部分，分类将作为重复性分录的类别。在一批下可以定义若干日记帐分录。4、选择栏目，进入公式编辑屏幕，输入栏目的所在的行数及该行记帐帐户，输入该栏目的描述（任选项）5、输入该分录行的计算公式（或计算步骤），该公式可以是常数，也可以是带变量的公式。变量为某帐户某期间（当前周期前一周期等）的余额或本期发生净值。公式将决定该分录行是如何计算其金额的。如要定义框架分录，则只须输入该行的帐户既可，无须公式。6、类似输入分录的其他行。最后可以增加自动抵消行。自动抵消行的作用是当定义的分录借贷不平时，将差额记入该帐户。该行的行号特定为9999。存盘完毕。l 生成经常性分录：1、进入：日记帐/生成/重复。选择要运行的重复公式及运行的会计期，会计期决定了系统生成的分录所在的会计期。2、选择：生成。系统产生一后台进程，进程完毕后，分录生成。建议：该操作一般在期末过帐及相关科目的余额已确定之后再提交运行。二、定义和生成成批分摊分录l 定义成批分摊分录1、进入：日记帐/定义/分摊。2、输入成批分摊批名称及说明。选择“公式”按钮，进入公式编辑屏幕。3、输入公式名称、分类及说明。可定义多个公式，相应生成多笔分摊分录。公式的基本形式为：A*B/CA：待分摊帐户B、C：分摊因素，可以是常数，也可以是统计帐户金额T：目标帐户O：抵消帐户，与目标帐户形成分录的对应帐户。4、存盘后，返回定义成批分摊屏幕，选择：验证所有，系统将提交一后台进程对所定义的公式进行检验，检验正确无误后，分摊公式的状态有未经验证的更新为已验证的，该公式可以运行并生成分摊分录。l 生成成批分摊分录：5、进入：日记帐/生成/分摊。以通过公式的运行生成分摊分录。6、选择须运行公式的批名称（分摊名）7、选择分摊方法：全部：该期一次运行分摊。增长的：可以多次运行分摊，当待摊帐户分摊后其余额又发生变化，但分摊分录已过帐，若不想冲回分摊分录，则可以选用该选项。建议：分摊公式的运行最好在过帐且相关科目的余额确定后在提交运行，并选择全部选项。一次运行，应避免在一会计期重复运行分录公式。第四章日记帐的审核与过帐本章主要介绍日记帐的审核与过帐操作说明月末结帐时应确保当期发生的所有业务已正确入帐，并将当期的日记帐过帐，以结出本期期末余额。及下期期初余额。可以月末过帐，也可平时在审核日记帐后过帐。操作过程1、审核日记帐分录2、进入：日记帐/过帐3、输入待过帐日记帐分录的选择标准，如周期、批等，选择：查询，进入日记帐过帐屏幕4、选中所有待过帐的分录，选择：过帐。系统提交一后台进程。进程完毕后，过帐完成，相应科目的余额被更新。注：对于不满足过帐条件的日记帐，系统会以灰色标识，并显示不能过帐的原因，如日记帐不平衡等。对于这部分不能过帐的日记帐，应查明原因，并修改相应错误。第五章FSG报表定义与报表提交本章主要介绍在GL中如何定义并提交生成资产负债表、损益表及其他管理报表。操作说明GL模块提供了丰富的报表定义功能，可以利用GL的FSG报表定义功能定义资产负债表、损益表及其他管理报表，定义好后，定期运行即可出报表，无须编程。一般，所有帐上的各帐户的余额、发生额数据，都可以通过FSG报表功能取出来生成相应报表。FSG报表定义的一般过程：定义行集和列集，然后将二者组合成一报表。行集是一报表行的要素集合，包括行描述、行格式及该行金额的公式等，列集是一报表列的要素集合，包括行描述、行格式及该行金额的公式等。通过行集定义的公式和列集定义的公式的交叉，可以得到报表中每位置上金额。若把报表看作一二维表格则行集和列集合是一报表的两大要素。操作过程一、 行集定义菜单：报表/定义/行集1、进入：报表/定义/行集2、输入行集名称、描述及待定义的报表名称3、选择：定义行，进入行集定义描述4、输入栏目号（整数），报表将根据栏目号的大小来决定每行的显示顺序，小号行在报表的前面显示。为考虑以后报表的维护，如在相邻两行之间可能加一行等，建议相邻行的栏目号之间留有空号。如以10、20、30、40等方式编号。5、输入行项目。该描述将作为行的标志显示在报表上。6、指定每行的格式选项。如缩进字符数、是否跳行、下是否要划线等。7、若该行是通过帐户金额来取数，则选择：帐户分配：若该行是对对相关行金额的计算，则选择计算。只能选择其 。8、若进入帐户分配屏幕，首先定义公式。如在定义利润表时，利润的计算可取相关损益类帐户余额之和；其次定义该行的显示类型。E表示显示所有组合的明细段值，T表示仅显示汇总值，B表示既显示明细段值，又显示汇总值。再次选择活动类型，是取借方数（借方）、贷方数（贷方）还是净值。举例：如该行为损益表上的管理费用，则公式应为：会计科目为管理费用，其他段为汇总值T；活动类型为净值；若想显示出所有责任中心的管理费用，则在定义显示类型时选择责任中心的显示类型为E，其他为T。9、若进入计算屏幕，则定义该行与其他行的计算关系。如可定义一行为前两行之差。10、存盘退出。二、列集定义 菜单：报表/定义/列集1、进入；报表/定义/列集2、输入列集名称及描述3、选择：定义列4、进入列定义屏幕，输入该列的显示位置、数字 格式（如会计表示）、序列（用以定义列计算）、该列帐户的余额类型及币种等。5、若该列计算须取有关帐户的金额，则选择帐户分配；若该列是对其他列的计算得到，则选择计算。操作过程类似于行集的定义。6、存盘退出到：报表/定义/列集7、选择：创建表头。进入编辑状态，为列集编辑对应列名。8、存盘退出。操作过程二、 定义报表l 菜单路径：报表/定义/报表1、输入报表名称及描述2、选择该报表的行集和列集3、其他任选项。如四舍五入、详细级别等5、存盘退出三、 FSG报表运行l 菜单路径：报告/请求/财务1、选择需运行的FSG报表及会计周期2、选择提交后系统产生一后台进程，进程完毕后即生成所定义报告。l 注：系统的标准报表在：报告/请求/标准菜单提交。第六章财会弹性域段值维护本章主要介绍财会弹性域各段值的维护操作说明适用于财会弹性域各段值的增加、修改、失效和停用等操作为体现总帐对其他模块核算上的管理，建议财会弹性域段值的维护工作，如增加一会计科目，修改一责任中心描述段值等一般应由总帐职责来完成。其他模块对财会弹性域段值的修改要求应经由总帐人员审核，最终由总帐人员在系统中实现。操作步骤l 增加段值 菜单：设置/财务/弹性域/键/值l 菜单路径：设置/财务/弹性域/键/值1、选择查找依据为值集，在名称栏选择出需维护的财会弹性域值集。选择：查询，进入段值屏幕。2、若是增加一段值，则在屏幕相应位置输入如下信息：值：段值编码说明：段值描述有效：该段值是否有效（缺少值为有效）父：确定是否为汇总值，若为汇总值，则要输入累计组名及级别层次允许预算：对该段值是否允许预算（对于父项不允许预算）允许过帐：对该段值是否允许过帐（对于父项不过帐）若输入的是会计科目段值，则还需明确该科目的类型：资产、负债、所有者权益、收入还是费用。科目的类型将直接影响到系统的年底结帐。对于收入、费用类科目，打开新年度会计周期时，余额被结转，否则没有被结转。故凡年底不结转的科目，其类型都不能设为收入或费用类型。若输入的是父项值，则还需指明该父项包括的范围。选择：定义子值范围。子值范围定义完毕后，存盘，系统提交一后台进程。进程完成后，父项值生效。3、若是修改一段值，则在进入财会弹性域段值屏幕后，查询出要修改的段值予以修改，完毕后存盘。修改有如下几类：修改段值描述；在截止日增加停用日期（停用后，该须值还能Pick出来，但不能使用）；选择失效（失效后，该段值Pick不出来，也不能使用；修改父值的范围：l 注：段值编码是不能修改的；在值集被冻结的情况下，科目段段值的类型是不能修改的。第七章外币启用、公司汇率维护与汇率重估本章主要介绍总帐中外币的定义、启用与维护，及在期末可能做的汇率重估。操作说明一般，在汇率稳定的情况下，在系统中使用预先定义好的公司汇率，有助于记帐的一致性，同时也有效的防止了手工汇率录错的可能。在汇率出现较大的波动时，为正确反映企业的债权、债务，应对企业中的外币债权债务及公司现金类资产进行重估。重估价时，系统将汇率造成的差异部分记入待指定的未实现损益帐户系统中已预算定义好世界主要国家货币，需使用某币种时只要启用即可。操作过程一、启用新币种：l 菜单路径：设置/币种/定义1、查询出要启用的币种2、选择：有效栏，存盘。二、维护公司汇率l 菜单路径：设置/币种/汇率/每日1、输入各币种对RMB的公司汇率值，存盘。2、汇率值输入后还可修改，要修改汇率值需先查询出要修改哪一天的汇率，再修改存盘。l 注：若每天使用不变，可以一次定义多天（如一月）的汇率值。三、汇率重估l 菜单路径：货币/重估1、输入如下信息：期间：重估价帐户哪一会计期的余额未实现损益帐户：汇率差异部分将计入的帐户。货币选项：对某一货币进行重估价，选择单一货币货币、比率：需重估价的货币及汇率重估范围：对哪些帐户进行重估价。一般主要是现金类及债权债务类帐户。2、选择：重估。系统提交一后台进程。运行完毕后，系统产生一重估价分录。分录批中含“重估”字样。分录是本位币的。3、将重估价得到的分录过帐。则各重估价帐户的外币余额与对应本位币余额的换算比率为重估价的汇率。4、根据重估生成财务报告后，可将得估价分录冲回。则各重估价帐户的外币余额与对应本位币余额的换算比率为重估价前的汇率。第八章汇总模板定义与帐户查询本章主要介绍在总帐中如何定义好模板并方便用之于各种帐户的查询操作说明：GL提供功能强大的查询功能，可以利用财会弹性域各段值的各级汇总值与明细值的灵活组合来定义出各种用于查询的汇总模板。例如要查询各部门的所有费用，可以如此定义模板；公司段；明细值；责任中心段；明细值（或汇总值）；其他段；所有明细值的汇总值。汇总模板的定义和使用要求事先已定义好各段值的累计组及各级汇总值，即各级父值。操作步骤一、定义汇总模板l 菜单路径：设置/帐户/汇总2、输入汇总模板的名称3、输入汇总模板各段值的取值要求：D、T或其他已定义的累计组 D：代表取明细值 T：代表所有明细值的汇总值4、存盘后系统提交一后台进程，进程完毕后，可以使用该模板来查询。二、使用汇总模板进行查询l 菜单路径：查询/帐户1、输入：会计期：需查询帐户的会计期货币：查询一种货币还是多种货币币别 ：选择输入的金额主要余额类型下选择：实际金额2、汇总模板：输入汇总模板（可选项）3、帐户：输根据模板要求输入各段值。模板中要求为T的段，输入“T”，模板为“D”的段输入明细值，模板为累计组的段，输入相应级别的汇总值。4、选择：显示余额期间至今：本期累计净发生期间至今兑换的：将期间至今金额折算成本位币的金额年度至今：帐户余额年度至今转换的：帐户外币余额折算为本位币的金额。5、选择：明细余额。可以查询到该帐户下所有明细帐户的余额。6、选择：日记帐明细，可以根据每一明细帐户的余额可以查询到当期该明细帐户的所有发生明细，即各笔日记帐分录。7、选择：子分类帐明细。若日记帐分录是来自上游模板AP、AR，则可以一直查到产生该笔分录的上游模块的业务信息。l 注：若没有设置对应所输入查询帐户的汇总模板时，则查询不到任何信息。第九章月末结帐与关帐本章主要介绍总帐期末的两项重要操作结帐与关帐操作说明在确认本月的所有会计事项已在本月正确处理完毕后，应及时进行结帐与关帐。整个系统的关帐应该统一协调，GL模块应该负责关帐时各模块的协调工作。GL模块的结帐是月末表结，年末帐结。在每月期末，各损益帐户的余额是不结转的，损益的计算通过损益表定义的公式来计算；在会计年末，各损益帐户的余额结转到帐本中设置的留存收益帐户中，系统自动结出全年的利润。操作过程一、注意事项1、督促AP、AR、FA模块处理完本月事务，并过帐，关闭各自会计期。2、运行日记帐引入3、GL处理完各项GL业务，如工资计提、预提、待摊、成本费用摊销、税金计提等。4、现金银行对帐完毕5、过帐所有当期日记帐分录6、审核会计科目汇总试算表，若有调整事项，予以调整7、提交财务报表及种类管理报表8、关闭总帐会计期。二、关闭打开总帐会计期：l 菜单路径：设置/打开关闭1、若是要关闭会计期，则选择要关闭的会计周期，将状态改为已关闭的。存盘完毕。已关闭状态的会计期可以再打开的，建议不要将状态改为永久关闭，否则该会计期将不能再打开。2、若是要打开新的会计期，则直接选择：打开下一周期。确认后系统提交一后台进程。进程完毕后新的周期打开3、若要重新打开已关闭的会计期，则选择要重新打开的会计期，将状态由已关闭的改为打开的，存盘完毕。第十章总帐常用标准报表本章主要介绍在总帐中经常要用到的一些标准报表说明：除能自定义报表外，GL模块提供了各类标准报表。这些报表可用于多种目的，如查询、审核、存档等。操作