借Word提升职业化行文写作能力.ppt

第2章 借Word提升 职业化行文写作能力,2/20,行文流程介绍,行文准备 文字录入 文稿编辑 修饰排版 保存打印,3/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.1 行文准备 启动Word软件打开Word文档 建立新文档 打开现有文档 窗口特征与人机交流方法 Word软件的窗口布局 Word 2007 Word 2003 视图的作用和类型 普通视图 页面视图 Web版式视图 大纲视图 阅读版式 Word 2007与Word 2003版本的差异,4/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.2 输入文稿内容 文字输入前的准备 屏幕光标特征与人机交流方法 形光标：插入点光标，指示插入文字或其他对象的位置 I 形光标：选择光标，通过单击或双击设置插入点位置 各种 I 形光标的作用：在Word中演示 与输入相关的键位应用 中英文输入法切换：Ctrl+空格 中英文标点切换：Ctrl+. 各种输入法切换：Ctrl+Shift 全半角切换：Shift+空格,常用输入操作控制键 空格 Enter：回车 Caps Lock：大写锁定 Shift：上档 Back Space：退格 Delete：删除 文字输入的插入与改写状态控制 插入状态：在形光标位置添加新字符，输入的字符推动形光标向右移动 改写状态：输入的字符覆盖了形光标右侧的内容 切换方法： 按Insert键 双击改写,5/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.2 输入文稿内容 文字输入前的准备 熟练掌握一种汉字输入法 五笔字型输入法 极点五笔 QQ五笔 万能五笔 拼音输入法 微软拼音 紫光拼音 QQ拼音,符号输入 通过软键盘添加常用符号 利用Word“符号”对话框添加常用符号 利用Word“符号”工具栏添加常用符号 符号输入演示,6/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.3 文字内容的编辑方法 编辑的定义和操作对象 定义：与操作对象位置相关的操作 对象：插入点、字、词、句、段、表、图、公式等 操作内容：移动、复制、插入、删除、查找、定位、替换 准确准备编辑对象 插入点 字、词 整句 整行 段落 全文,7/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.3 文字内容的编辑方法 常用编辑操作方法和技巧 用鼠标拖拉法编辑文字 用快捷键处理简单编辑操作 全选：Ctrl+A 剪切：Ctrl+X 复制：Ctrl+C 粘贴：Ctrl+V 删除：Delete 保存：Ctrl+S 另存：F12 插入/改写切换：Insert 程序窗口切换：Alt+Tab 关闭文档窗口：Ctrl+W 关闭程序窗口：Alt+F4,善用智能标记 保留原格式 匹配目标格式 仅保留文本 应用样式或格式 运用 Office 剪贴板任务窗格 演示,8/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.4 文稿的修饰与排版 修饰的定义及与编辑的区别 定义：与操作对象形象相关的操作 对象：插入点、字、词、句、段、表、图等 操作内容：字体、字号、对齐方式、缩进、间距、符号、框线和背景等 目的：控制文稿内容的显示效果，统一版式，以增加可读性,修饰字符以突出文字格式 常用字体 标题：黑体+Arial 正文：宋体、仿宋体+Times New Roman 修饰型文字：楷体、行楷+Brush Script 常用字号 一级标题：二号 二级标题：四号 正文：四号（文件）、五号（书刊）,9/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程*,2.1.4 文稿的修饰与排版 用对齐方式控制段落版式 左对齐 居中对齐 右对齐 两端对齐 分散对齐 正文段落的缩进 缩进类型 首行缩进 悬挂缩进 注释缩进 设置段落缩进 使用对话框设置段落缩进 使用标尺设置段落缩进,用边框或底纹突出重点段落 在左版边显示行号 段落加边框 段落加底纹 段落分隔线 用“边框和底纹”对话框 用项目符号或编号突出序列内容 设置项目符号 设置编号 使用多级符号：Tab键 使用格式刷,10/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.4 文稿的修饰与排版 文档的整体排版与控制 预览文稿页面效果 控制纸张大小与方向 调整纸张页边距 添加页眉和页脚信息 添加页眉和页脚 编辑页眉和页脚 在页眉中插入变量 特殊类型的页眉和页脚信息 首页不同 奇偶页不同 通过添加分节符设置多种不同的页眉和页脚,11/20,2.1 按行文规范掌握电子文稿的制作流程,2.1.5 电子文档的保存与打印输出 电子文档保存的通用规律 使用“保存”命令 新文件：命名保存 现有文件：覆盖保存 使用“另存为”命令 定位保存 更名保存 变类型保存 安全保存,电子文档的打印输出 快速打印输出 选择打印设置方法 打印范围 打印份数 缩放纸张 输出为其他格式 PDF SWF,12/20,2.2 建立专业文稿写作机制（公文写作）,2.2.1 用样式统一当前文稿的格式 样式的定义和作用 定义 字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储，例如“标题1”、“标题2”、“正文”等。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令 作用 统一文稿中同类对象（如标题和正文）的格式 学习要点 创建样式 管理样式 应用样式 扩展样式,13/20,2.2 建立专业文稿写作机制（公文写作）,2.2.1 用样式统一当前文稿的格式 创建样式 修改样式 应用样式 控制“样式和格式”窗格的显示内容 从其他文档中导入样式（管理器）,14/20,2.2 建立专业文稿写作机制（公文写作）,2.2.2 用模板统一同类文体的风格 什么是模板 任何 Word 文档都是以模板为基础的。模板决定文档的基本结构和文档设置，例如，自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式 模板的作用 简化同类文稿的重复制作过程 模板的内容 制作同类文稿的固定内容 用于修饰同类文稿所需的样式表,15/20,2.2 建立专业文稿写作机制（公文写作）,2.2.2 用模板统一同类文体的风格 模板的制作 审核规范文档 常量信息 样式表 删除变量信息 保存为模板文档 位置：Template 扩展名：.dot,使用模板创建新文档 新建文档 选择所需模板,16/20,2.3 用字、表、图三要素 处理专业文稿（论文写作）,2.3.1 建立并规划文章的结构 使用模板制作专业文稿 直接用模板建立文章结构 用模板整理不规范文稿 在大纲视图中进行结构编辑 在大纲视图中处理标题级别的升降 纲目结构的位移（针对标题段落） 段落平移 结构性位移 用展开或折叠功能审查纲目结构 在页面视图中处理文稿结构,17/20,2.3 用字、表、图三要素 处理专业文稿（论文写作）,2.3.2 在论文中用表格说明框架性内容 行文三要素 文字：叙事性 表格：框架性 图形：形象感 表格的作用及添加方法 用结构计算法建表 规划表格结构 建立表格结构 用绘图法建表,表格的编辑与修饰 表格的编辑 表格的修饰 表格的特殊应用技巧 建立斜线表头 调整表格的大小和位置 调整表格结构的分布 为纵向页表格显示表头信息 使用表格属性对话框,18/20,2.3 用字、表、图三要素 处理专业文稿（论文写作）,2.3.3 在论文中借图形增强内容的可读性 图形对象的作用和添加方法 图形对象的编辑 调整图像对象的大小 改变图像对象的位置 图形对象的修饰技巧 可修饰的图形对象：剪贴画、艺术字、文本框、绘图形状 修饰的内容：背景和边框 图表对象的排版特点和处理技巧 两种版式：嵌入式和浮动式 改变图像对象的版式 利用画布添加图形对象组,19/20,2.3 用字、表、图三要素 处理专业文稿（论文写作）,2.3.4 完成论文中的其他处理 为专业文稿制作目录 创建目录 更新目录 制作论文封面并控制差异性页眉和页脚 添加封面页 设置差异性页眉和页脚 为文稿的插图和表格添加自动题注 添加题注 建立题注与正文间的引用关系 更