台账建立方法及规范.ppt

包头北奔重汽蓬莱分公司物资采购处,台账建立的方法和要求 刘升学,汇报内容：,一、台账的起源,台账 ,是一个通俗的说法，我们涉及到的包括库存、质量、资金这3本台帐，因为，几乎是每天都要记录它，掌握它。经常要用，因此一般把它放在桌子上面，过去的帐房先生，把经常使用的帐放在柜台上，久而久之，习惯上就称“台账”。,二、对台账工作的错误认识,记好台账是一项十分重要的基础性工作，而从现实情况看，大家对记台账的认识不够到位，或者说是模糊不清的。有的认为记台账属于形式主义，工作凭经验、重实际，事情做了就行，记不记录无关紧要；有的认为记台账既费时又费力，擅长做、不善写，记台账的要求对大家来说有点高；有的认为记台账就是为了应付检查考核，突击一下就可以编造出来，用过以后就是一堆废纸。由于认识不到位，平时不积累，临近检查考核就临时抱佛脚，东拼西凑补材料、造台账，结果真的成为形式主义，真的成了费时费力。,三、台账记录的重要性,台账是工作的记录，是成效的展台。 重不重视台账、需不需要台账，使我想到小贩做买卖与公司搞经营之间的区别。小农经济确实不讲究记录，卖个包子、补个鞋子也不需要什么记载，但现代化生产、规范化管理一定离不开完整的台账。现实也是这样，无论一个单位还是个人，对台账记录重视还是轻视甚至漠视，自然也反映了工作的差距、前景的差异。业绩出色的往往注重规范化，做每件事情都事前有计划、事中有跟踪、事后有总结；相反，工作落后的往往停留在粗放型，脚踏西瓜皮，滑到哪里算哪里，缺乏条理性、计划性和预见性。 我们强调做好台账，就是要求大家在平时的工作中不仅要做好，同时还要记好。台账是记出来的，靠平时点点滴滴，形成习惯，日积月累，而不是临时做出来的。,质量台账,资金 台账,库存台账,1,2,3,我们日常工作中涉及的台账主要有以下几种：,四、原始凭证,（一）.原始凭证的定义,（二）.原始凭证的内容,（三）.自制原始凭证,原始 凭证,四、原始凭证,原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况，还可以明确经济责任，是进行会计核算工作的原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种文件。工作令号、购销合同、购料申请单等不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证不能作为原始凭证并据以记账。,（一）、原始凭证的定义,四、原始凭证,原始凭证的基本内容包括：原始凭证名称、填制原始凭证的日期、接收原始凭证单位名称、经济业务内容（含数量、单价、金额等）、填制单位签章、有关人员签章、凭证附件。,（二）、原始凭证的内容,（1）、原始凭证的基本内容,四、原始凭证,除应当具备原始凭证的上述内容外，还应当有以下的附加 条件： 1从外单位取得的原始凭证，应使用统一发票。 2自制的原始凭证，必须要有经办单位负责人或者 由单位负责人指定的人员签名或者盖章。 3支付款项的原始凭证，必须要有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证代替。,（二）、原始凭证的内容,（2）、特殊原始凭证的附加条件,四、原始凭证,4购买实物的原始凭证，必须有验收证明。 5销售货物发生退回并退还货款时，必须以退货发票、退货验收证明和对方的收款收据作为原始凭证。 6职工公出借款填制的借款凭证，必须附在记账凭证之后。 7经上级有关部门批准的经济业务事项，应当将批准文件作为原始凭证的附件。,（二）、原始凭证的内容,（2）、特殊原始凭证的附加条件,（二）、原始凭证的内容,四、原始凭证,从外单位取得的原始凭证包括：发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时，从供货单位取得的发货票等，此类发票必须要盖对方公司的章（不一定是公章，也可以是业务章、财务章、发票章等）最好要求填制人员签字。,（3）、从外单位取得的原始凭证,（三）、自制原始凭证,四、原始凭证,自制原始凭证，又简称自制凭证，是指由本单位内部经办业务的部门或个人在执行或完成某项经济业务时所填制的原始凭证。常见的自制原始凭证有：企业仓库部门填制的“材料验收单”、“产品入库验收单”，生产车间及其他部门申请领料时填制的“领料单”，等等,（1）、自制原始凭证的定义,自制原始凭证的种类,（三）、自制原始凭证,四、原始凭证,（2）、自制原始凭证按其填制手续不同,一次凭证，是指在经济业务发生或完成时，由经办人员一次填制完成的原始凭证，如发货票、收款收据等。通常，一次凭证只能反映一项经济业务事项，或同时发生的若干项同类经济业务事项。,累计凭证是指在规定期限（如一个月）内，随着经济业务的多次、连续发生，分次填列，连续反映某一种经济业务，能够多次使用的自制原始凭证。累计凭证是在一定时期不断重复地反映同类经济业务的完成情况，它是由经办人每次经济业务完成后在其上面重复填制而成的。累计凭证直到期末求出总数以后，才能最后完成凭证的填制手续，才作为记账的原始依据。,（三）、自制原始凭证,四、原始凭证,一次凭证的填制方法,（3）、自制原始凭证的填制方法,累计凭证的填制方法,常用的累计凭证有：限额领料单、费用登记表等，比如说领料单，一个月领了多少原材料（是同一种原材料）累计在一张单上就是累计原始凭证了。,汇总原始凭证的填制方法,汇总原始凭证，是指在会计的实际工作日，为了简化记账凭证的填制工作，将一定时期若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务的完成情况。汇总原始凭证是有关责任者根据经济管理的需要定期编制的。,记账编制凭证的填制方法,记账编制凭证，是由会计人员根据一定时期内某一账户的记录结果，对某一特定事项进行归类、整理而编制的，以满足会计核算或经济管理的需要。,五、资金台账,资金台账是指，根据准确，完整，有效的原始凭证所记录的与某个或多个供应厂家的资金变化的内部帐本。,（一）、资金台账的定义,（二）、建立资金台账的目的,建立资金台账的目的在于，通过资金台账可以真实完整的反应与某厂家在一定时期内的经济业务往来。,五、资金台账,（1）记录真实。必须实事求是地填写经济业务，必须与原始凭证上的日期、业务内容、数量、金额等实际情况完全吻合，确保台账内容真实可靠,五、资金台账,（三）、资金台账记录要求,（2）内容完整。资金台账内容完整包括台账内容逐项填写完整和原始凭证的完整，二者缺一不可。资金台账登记人员对台账的真实性和正确性负完全的责任。,（3）填制及时。应当根据经济业务的执行和完成情况及时填制资金台账。,五、资金台账,（三）、资金台账记录要求,（4）书写清楚。资金台账上的文字和数字都要认真填好，要求字迹清楚，易于辨认，不得任意涂改、刮擦或挖补。一般台账如果发现错误，应当将错误处用横线划掉，并用红色字迹改正，并签字确认。,（5）专人填写。资金台账必须由计划员亲自填写。,五、资金台账,（三）、资金台账记录要求,（6）注意保密。资金台账必须妥善保管，防止错误操作和无关人员的查看。,五、资金台账,我国现代会计记账采用的是借贷记账法，记账规则是： 有借必有贷，借贷必相等,（四）、会计记账法则,五、资金台账,1 登记账簿必须以审核无误的凭证为依据。检查台账时，首先要检查原始凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额等是否逐项记录. 2 因为原始凭证是据以登记入账的基础，所以，检查台账时需要对原始凭证的合法性、合理性、正确性进行审核。 3 台账中的一切数据都来源于原始凭证，检查台账时，要以原始凭证为依据检查台账内容是否与其相吻合。,（五）、台账检查的标准,五、资金台账,（六）、审核原始凭证的意义,审核原始凭证是会计核算工作中必不可少的环节，是国家赋予财会人员的监督权限。只有经审核无误后的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记明细分类账的依据。,五、资金台账,（七）、原始凭证审核要点,（1）审核原始凭证的合法性、合理性。即以国家的有关方针、政策、法令、制度和计划、合同等为依据，审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法，有无违反财经制度规定，是否按计划预算办事，是否按成本开支范围办事，是否贯彻专款专用原则，有无贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违纪行为。,（2）审查原始凭证的完整性、正确性。即审查原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求。首先应审核原始凭证是否具备作为合法凭证所必须具备的基本内容；其次审核原始凭证上有关数量、单价、金额是否正确无误。,五、资金台账,（八）、原始凭证错误与舞弊,原始凭证中容易出现的错误与舞弊主要有： 内容记载含糊不清，或故意掩盖事情真象，进行贪污作弊。,内容记载含糊不清或故意掩盖事情真象的方式： （1） 字迹书写潦草 （2） 复印件不清晰 （3） 内容记录有歧义 （4） 签章模糊不清,六、库存台账,（一）、库存台账的定义,库存台账是统计查询各仓库，各物料，各月份的收发存情况的报表，也是最常用的报表之一。,（二）、建立库存台账的作用,1 库存台账是用来核算、监督你的库存商品的。所以你需将各种商品分别设账，以便能把该商品的入、出、存清晰的反映出来。,2 库存台账是独立于民生物流台账之外的内部台账，它与物流台账既有联系，同时对物流台账也是一种监督。,六、库存台账,（三）、建立库存台账的要求,1 我们在做库存台账时，每一笔入库、出库都要分品种、分规格进行详细登记。数量、单价、金额等都要登记齐全。常规的账簿登记规范，如摘要、日小计、月合计、结存等，都要详细而全面。如果没有这些基础，对账基本上就免谈，那就丧失了对物流的监督功能。,2 其次是出库、入库手续的问题，所有的入库单、出库单必须保证填写准确，而且不丢单。这些单据是我们做帐的基础。单据的数据不准确或者单据不齐全，那我们的核算肯定也不准确。不管使用什么财务系统，原始单据也是最基本的会计资料，因为无论电脑软件发展到什么水平，会计工作的原始资料必须要有纸面上的东西作为依据。,六、库存台账,在有前面的基础的情况下，才能真正实现与物流的对账工作。对账的依据就是库存台账。如果有对不上帐的情况，就查看出库单、入库单等原始凭证找原因。 对账一致后，再根据库存台账的结存数，进行现场盘点。对于盘亏、盘盈的处理，各公司不同。我建议处理方式是：盘盈的充公，盘亏的物流两倍赔偿。,六、库存台账,（四）、如何建立库存台账,初次建账的话，先将所有原材料的实物库存数