中国煤炭进出口公司进口煤炭业务手册

煤炭进出口业务手册35中国煤炭进出口公司进口煤炭业务手册目 录1手册概述11.1 适用范围11.2 目的11.3 涉及的主要名词解释及范围界定12 进口煤业务图文概述22.1 进口煤业务概述22.2 进口煤炭业务流程图32.3 进口煤炭业务资金流说明表43 进口煤业务流程详细说明53.1 采集信息（F1）53.1.1 工作步骤53.1.1.1 采集信息53.1.1.2 处理信息63.1.1.3 呈报信息73.1.2 工作结果73.1.2.1 内容73.1.2.2 格式83.2 制订进口煤营销计划/方案（F2）83.2.1 制订年度进口煤营销计划83.2.1.1 工作步骤83.2.1.2 工作结果93.2.2 制订进口煤项目营销计划93.2.2.1 工作步骤93.2.2.2 工作结果93.3 签订合同（F3）103.3.1 工作步骤103.3.1.1 询盘103.3.1.2 接受报盘、还盘磋商113.3.1.3 接受签约113.3.2 工作结果123.3.2.1 内容123.3.2.2 格式133.4 制订进口煤业务年度经营计划（F4）133.4.1 工作步骤143.4.1.1 汇总合同，确定进口煤销售目标143.4.1.2 编制、修改部门进口煤年度经营计划（含预算）143.4.1.3 上报部门年度进口煤经营计划143.4.1.4 年度经营计划审核143.4.1.5 审批143.4.1.6 下达执行143.4.2 工作结果153.4.2.1 内容153.4.2.2 格式153.5 制定进口煤月度经营计划（含资金计划）（F5）153.5.1 工作步骤153.5.1.1 确定用户次月进口煤进煤计划153.5.1.3 编制次月进口煤经营计划153.5.1.4 审批次月经营计划163.5.1.5 下达次月经营计划163.5.2 工作结果163.5.2.1 内容163.5.2.2 格式163.6 研读合同（F6）163.6.1 工作步骤173.6.2 工作结果173.7 确定船期（F7）173.7.1 工作步骤173.7.1.1 接受用户所报船舶抵达卸港船期安排173.7.1.2 船方报船173.7.1.3 向供货商报船183.7.1.4 向用户报船，协调确定船期183.7.2 工作结果183.7.2.1 内容183.7.2.2 格式193.8 跟踪受载船舶的运行动态（F8）193.8.1 工作步骤193.8.1.1 跟踪受载船舶抵装港和装船情况193.8.1.2 安排海运投保203.8.1.3 发催款通知203.8.1.4 单据的转递203.8.2 工作结果213.9 报验、报关（F9）213.9.1 工作步骤213.9.1.1 安排商检报关事宜213.9.1.2 商检报关费用支付223.9.2 工作结果223.10 商检、卸港接船（F10）223.10.1 工作步骤223.10.1.1 质检及重检223.10.1.2 业务中相关费用支付233.10.1.3 掌握卸港情况233.10.2 工作结果233.11 过驳、驳运（F11）233.11.1 工作步骤233.11.1.1 过驳、驳运233.11.1.2 驳运费的支付243.11.2 工作结果243.12 收取货款，与用户进行结算（F12）243.12.1 工作步骤243.12.1.1 制作结算通知单243.12.1.2 审批和开发票243.12.1.3 向用户催款结算253.12.2 工作结果253.13 支付进口煤货款（F13）253.13.1 工作步骤253.13.1.1 获取卸港单据253.13.1.2 审核卸港单据263.13.1.3 争议解决263.13.1.4 起草付款申请，提交财务部门263.13.1.5 缮制境外汇款申请书，对外付款263.13.2 工作结果273.14 结算滞速费（F14）273.14.1 工作步骤273.14.1.1 计算滞速费273.14.1.2 确认滞速费273.14.1.3 结算滞速费273.14.2 工作结果283.15 收取佣金（F15）283.15.1 工作步骤283.15.1.1 计算佣金283.15.1.2 确认并收取佣金283.15.2 工作结果283.16 航次卷宗整理（F16）283.16.1 工作步骤283.16.1.1 单据整理283.16.1.2 单据归卷293.16.2 工作结果293.17 提供售后服务（F17）293.17.1 工作步骤293.17.1.1 收集客户反馈信息293.17.1.2 分析客户信息293.17.1.3 上报客户信息303.17.1.4 提供售后服务303.17.1.5 总结售后服务效果：303.17.1.6 提出售后服务改进建议303.17.2 工作结果303.18 分析月度执行情况（F18）303.18.1 工作步骤313.18.1.1 汇总月度相关信息313.18.1.2 分析月度相关信息313.18.2 工作结果31附 录32一、营销部分：32二、销售部分：331手册概述1.1 适用范围本手册适用于华北储运有限公司（以下简称“中煤进出口公司”）进口煤业务的操作指导和管理，适用人员为与进口煤业务相关的中煤进出口公司员工。1.2 目的一、 通过制定本手册，规范中煤进出口公司进口煤业务操作。二、 通过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任和义务，有效提升进口煤业务的运作绩效。1.3 涉及的主要名词解释及范围界定一、 进口煤业务流程：是指中煤进出口公司进口煤业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达到一定结果的工作步骤组合。二、 节点：是流程的基本组成元素，是一系列的连续的动作组合；同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。2 进口煤业务图文概述2.1 进口煤业务概述进口煤业务是中煤进出口公司的煤炭业务重要组成部分，进口煤业务流程是进口煤业务的现实执行过程。进口煤业务流程总体而言，包括以下16个环节：采集信息、制定营销计划/方案、签订合同、制定年度经营计划、制定月度经营计划、研读合同、确定船期、跟踪受载船舶运行动态、报验、报关、商检及卸港接船、过驳及驳运、收取进口煤货款、支付进口煤货款、支付银行手续费、结算滞速费、收取佣金、整理航次卷宗、提供售后服务、分析本月执行情况。2.2 进口煤炭业务流程图 2.3 进口煤炭业务资金流说明表职能环节事由支付时间付款方收款方采购商品煤支付商品煤货款根据合同规定执行，如货到后30日内支付等，方式一般有T.T或LC等其它方式需方供方支付银行手续费汇款当日汇款人银行海运支付运费根据合同规定执行，如提单日后7个工作日等租船方船东海运保险支付保费根据合同规定执行，如货到后10天内等被保险人承保人报验支付商检费（重检、质检）报验后3天报验人国家商检局报关支付关税保证金、（关税、增值税）根据国家海关规定执行，如货到卸港前3天等委托方受托方卸船支付港口包干费（卸货、港口堆存、装车或装船等）卸船完毕后支付委托人港务作业公司驳运支付驳运费根据合同规定执行，如与进口煤货款同时支付等委托人驳运公司航道支付航道养护费卸船完毕后支付委托人航道局商品煤销售收取货款根据合同规定执行，如货到后35天之内等需方供方佣金收取佣金根据合同规定执行，如货款付出后一周内等卖出方买受方3 进口煤业务流程详细说明3.1 采集信息（F1） 采集信息是指工作人员通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集的进行处理，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。3.1.1 工作步骤3.1.1.1 采集信息A信息采集的渠道：a. 专业报刊或经济类报刊：列举报纸及刊物名称；b. 煤炭行业互联网站：列举网站名称；c. 各种煤炭研究报告：列举煤炭研究机构名称；d. 煤炭或能源统计资料：列举统计资料的名称；e. 公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等）；f. 日常业务联系；g. 业务相关公司和员工B信息采集的内容：a. 市场信息：(a) 国家与进口煤相关的政策和管理办法；(b) 国际煤炭供求信息，国际能源市场信息；(c) 中煤进出口公司进口煤目标市场（如浙江电力系统、广东电力系统、湄洲湾电厂等）的煤炭进口信息；b. 客户信息：(a) 用户信息；(b) 国外供货商信息；(c) 国际煤炭海运公司信息；(d) 国际煤炭港口及国内目的港信息；(e) 报关行信息及居间商信息等C. 信息采集的频度：(a) 日常：专业报纸及经济类报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部信息；(b) 月度：专业杂志、期刊；(c) 年度：行业研究资料、统计资料3.1.1.2 处理信息A. 对信息进行整理、归类，填写相关的表格：a. 填写客户信息表格，建立客户信息档案：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表；b. 填写客户信用信息表格，建立客户信用信息档案：客户信用信息管理卡； c. 建立市场信息资料库，包括竞争对手资料表等B. 根据整理后的信息对信息进行加工：a. 对客户信用进行评价：(a) 成立客户信用评价小组；(b) 整理客户信用信息，并进行信用分析(c) 阅读客户信用信息，建立或修改客户信用打分评价标准；(d) 客户信用评价小组对客户信用进行打分，填写客户信用评价表；(e) 对客户信用评价表进行统计整理，按打分结果对客户信用进行分类，填写客户信用等级分类表；b. 编写煤炭信息简报；l 撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营销报告等3.1.1.3 呈报信息呈报过程：A、 撰写初稿；B、 上报直接上级审核；C、 定稿，打印，向上呈报；D、 存档3.1.2 工作结果3.1.2.1 内容A. 煤炭信息简报，必须包括以下内容：近期中煤进出口公司进口煤业务销售动态，近期公司目标市场用户进口煤需求动态，近期国际市场煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况，近期国家进口煤政策信息等B. 市场分析报告必须包括以下内容：市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化应采取的对策建议；市场分析报告总结等C. 客户信息记录必须包括以下内容：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表D. 客户信用记录必须包括以下内容：客户信用信息管理卡；客户信用评价表；客户信用等级分类表E. 竞争对手信息记录必须包括以下内容：竞争对手资料表F. 专题报告必须包括以下内容： 专题报告的目的；报告概述；资料分析；结论和建议等G. 其它需要呈报的报告：根据公司领导具体要求撰写。3.1.2.2 格式 参见附件：A. 客户信息记录表格：附件M2B01：客户联系表；附件M2B02：关键人物的个人资料；附件M2B03：客户概要信息记录；附件M2B04：客户信息表；B. 客户信用记录表格：附件M2B05：客户信用信息管理卡；附件M2B06：客户信用评价表；附件M2B07：客户信用等级分类表；附件M2B08：竞争对手资料表；C. 附件M2Y01：第XX期煤炭信息简报；D. 附件M2Y02：XXX市场分析报告；E. 附件M2Y03：XXX专题报告3.2 制订进口煤营销计划/方案（F2）制订进口煤营销计划是指公司为了规范和指导进口煤营销行为和营销活动而进行的计划制订工作和进口煤营销方案制订工作等，它包括制订年度进口煤营销计划、制订进口煤项目营销方案等两大项工作。年度进口煤营销计划是公司制订的指导全年度进口煤营销工作的工作计划，主要包括年度进口煤营销目标、营销策略、项目营销安排等；进口煤项目营销方案是指为了完成某一单项市场营销目标而制订的进口煤市场营销方案。3.2.1 制订年度进口煤营销计划3.2.1.1 工作步骤A. 本年度进口煤营销工作总结分析；B. 收集进口煤市场信息，研究市场分析报告；C. 走访客户，洽谈年度进口煤供应设想，听取客户建议；D. 确定进口货源配置，提出年度市场目标；E. 制订年度进口煤市场营销计划；F. 提报审批。3.2.1.2 工作结果A. 内容a. 本年度各进口煤市场营销方案执行的总体时间安排、费用预计；b. 本年度进口煤合同价格方案；c. 本年度进口煤销售策略；d. 本年度进口煤市场营销目标等。B. 格式 参见附件M2Y04：XXXX年度营销计划；3.2.2 制订进口煤项目营销计划3.2.2.1 工作步骤A. 确定项目营销计划的目的；B. 根据营销计划的目的收集资料和信息；C. 结合年度进口煤市场营销策略，对资料和信息进行整理分析；D. 提出项目营销建议；E. 制订行动计划和营销计划的费用预计；F. 细化营销行动计划，落实相关责任人等。3.2.2.2 工作结果A. 内容a. 进口煤的价格方案；b. 进口煤货源配置方案；c. 营销策略；d. 销售目标；e. 营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；f. 营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；g. 营销活动的费用预计等。B. 格式参见附件M2Y05：XXXX营销方案；3.3 签订合同（F3） 签订合同是指进口煤业务人员与公司进口煤业务相关单位签订进口煤业务执行所需的各种合同、协议等法律文件的过程。总体而言包括询盘、接受报盘、还盘磋商、接受签约四个步骤，合同的形式有进口煤销售合同、进口煤采购合同、进口煤运输合同、进口煤运输保险合同、进口煤委托代理合同、居间合同等。3.3.1 工作步骤3.3.1.1 询盘A. 询盘的过程：a. 确定本次询盘的目的；b. 收集相关的业务资料，并进行整理分析；c. 阅读公司内部的市场分析报告，掌握公司的市场营销策略；d. 确定本次询盘的条款；e. 联系业务对象，对外询盘；B. 询盘的方式：a. 通过电话进行；b. 通过传真进行；c. 通过进口煤业务专业媒体发布；d. 通过参与各种业务洽谈会进行；e. 通过走访用户等进行C. 询盘的内容 交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格、支付条款等D. 询盘的格式：进口煤采购合同询盘格式：参见附件M2Y063.3.1.2 接受报盘、还盘磋商A. 报盘、还盘磋商的过程a. 研究对方报盘条款；b. 根据公司进口煤营销策略，制订还盘对策，修改还盘条款；c. 进行还盘磋商，洽谈合约主要条款；d. 确定合约主要条款；e. 磋商合约附属条款；f. 确定附属条款；g. 就所有合约条款达成一致意见B. 还盘磋商的方式合同谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等C. 还盘磋商的内容包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。3.3.1.3 接受签约A. 接受签约的过程： a. 缮制合同文本：合同条款确定之后，合同缮制人员必须尽快缮制合同文本，并保证没有文字错误。b. 法律顾问审核：合同文本缮制之后，必须经过公司法律顾问审核，并由法律顾问出据法律意见书（内容包括：合同条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：法律意见书），c. 公司内部审批：并按公司规定完成公司内部合同审批程序：合同在部门负责人审核后，以“合同审核签署单”形式上报，并附上合同信息摘要表；其后，由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并签名，其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责人审阅、签署。（参见中煤进出口公司合同审批程序）d. 外部单位审批：在合同完成公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调合同相关单位（主要包括用户、供货商、运输单位、保险公司以及合同中所涉及的必须签章的单位和部门）完成合同在相关单位的审批过程e. 合同生效。B. 接受签约的方式： 签订合同或协议等有法律效力的文件3.3.2 工作结果3.3.2.1 内容一般而言，进口煤业务合同应包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。A. 进口煤销售合同：煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款等B. 进口煤采购合同： 煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款等C. 进口煤运输合同：运输时间条款、装卸率条款、滞速费计算条款、运输费用计算条款、运输保险责任条款、费用支付等D. 进口煤货物运输保险合同： 保险物条款；保险时间条款；保险责任确认条款；保险赔偿条款；款项支付条款等E. 进口煤居间合同： 居间业务条款（如代理商检、报关等），居间责任条款；费用计算条款，费用结算条款；款项支付条款等3.3.2.2 格式A. 法律意见合同书，参见附件M2Y07；B. 合同/协议书/备忘录签署申请单，参见附件M2Y08C. 合同信息摘要表，参见附件M2B09；D. 进口煤销售合同格式（价格条款不同，合同条款会有所不同）：参见附件M2Y09；E. 进口煤采购合同格式（价格条款不同，合同条款会有所不同）：参见附件M2Y10；F. 进口煤运输合同格式：参见附件M2Y11；G. 进口煤海运保险合同式：参见附件M2Y12；H. 进口煤居间合同格式（居间服务内容不同，格式会有所不同）：参见附件M2Y13；3.4 制订进口煤业务年度经营计划（F4） 制订进口煤业务年度经营计划是指公司为了规划下一年度进口煤业务管理而制订指导下一年度进口煤业务运作计划的过程。3.4.1 工作步骤3.4.1.1 汇总合同，确定进口煤销售目标汇总已经签署了的进口煤炭销售合同和采购合同，确定各品种进口煤销售的数量、质量和销售时间安排等；然后根据预测，提出年度进口煤销售目标，上报公司；最后，公司根据年度经营目标，确定年度进口煤销售目标，内容包括各品种进口煤销售的数量、质量和销售时间安排等；3.4.1.2 编制、修改部门进口煤年度经营计划（含预算）各进口煤业务部门及下属单位编制、修改本部门或本单位的进口煤业务工作计划和预算计划书；工作计划主要包括本部门或本单位的上年度进口煤业务工作总结、分析，上年度存在的问题分析，本年度工作重点及对策等；预算计划书则包括本年度预算基本数据、经营活动收支、筹资活动收支、费用预算以及年度损益预算、现金流量预算等内容。3.4.1.3 上报部门年度进口煤经营计划各进口煤业务部门上报其年度进口煤经营计划和预算计划书；3.4.1.4 年度经营计划审核公司年度经营计划部门对年度工作计划核预算计划进行审核，在全公司内进行平衡，指出调整、修改意见；3.4.1.5 审批召开年度经营计划会，对制订的年度进口煤经营计划进行审批；3.4.1.6 下达执行下发审批后的年度进口煤经营计划，各部门具体执行。3.4.2 工作结果3.4.2.1 内容A. 进口煤经营计划编制的原则；B. 公司进口煤业务内外部环境分析；C. 公司进口煤业务年度经营目标及预算安排；D. 公司进口煤业务年度经营计划考核方案；E. 公司进口煤业务内部管理计划；F. 进口煤业务需要提请公司解决的问题等3.4.2.2 格式 参见附件M2Y14：XXXX年进口煤年度经营计划；3.5 制定进口煤月度经营计划（含资金计划）（F5）进口煤月度经营计划是次月进口煤业务工作的综合安排，它涉及到进口煤采购、海运、报关及报验安排、销售、资金计划等方面，是次月进口煤工作的具体指导，其重点在于资金计划的制定。3.5.1 工作步骤3.5.1.1 确定用户次月进口煤进煤计划在月度经营例会之前与用户沟通，确定用户次月进口煤进煤计划，然后据此制订出次月进口煤销售计划。3.5.1.3 编制次月进口煤经营计划综合年度进口煤经营计划、次月进口煤销售计划，在月度经营例会之前编制出次月进口煤经营计划，其内容包括进口煤采购、海运、商检报关安排、销售、资金计划等。进口煤由于涉及的资金量较大，货源货款的支付先于货款回收，因而，在制订进口煤月经营计划时必须重点考虑资金计划的制定。3.5.1.4 审批次月经营计划每月25日召开月度经营例会，对次月的经营计划进行审批，确定次月最终的经营计划。3.5.1.5 下达次月经营计划每月26日及时将确定后的经营计划下发给相关部门。3.5.2 工作结果3.5.2.1 内容A. 进口煤业务次月销售计划表；B. 进口煤业务次月采购计划表；C. 进口煤业务次月运输计划表；D. 进口煤业务次月资金计划表；E. 次月进口煤工作重点3.5.2.2 格式参见附件M2Y15：XXXX年XX月资金计划；参见附件M2Y16：XXXX年XX月采购计划参见附件M2Y17：XXXX年XX月运输计划参见附件M2Y18：XXXX年XX月佣金计划3.6 研读合同（F6）研读合同是指业务人员在执行合同之前，对业务合同条款进行仔细研究、阅读的过程。其目的是掌握合同的主要条款和了解合同执行过程中需要注意的事项。3.6.1 工作步骤A. 接受营销部门转递的业务合同，包括进口煤对外、对内，贸易合同、协议、相关的租船合同、货物运输保险合同以及报关、商检、居间合同等。B. 研读业务合同，掌握、熟记合同的主要条款，了解合同执行过程中需要注意的事项。3.6.2 工作结果熟记合同主要条款，掌握合同执行的关键点。3.7 确定船期（F7）确定船期是指进口煤业务人员接受用户传报的到卸港船期安排，然后与船方联系，并协调国外煤炭供货商、国内用户，确定海运船期的过程。它包括接受用户所报船舶抵达卸港船期安排、船方报船、协调确定船期三个步骤。3.7.1 工作步骤3.7.1.1 接受用户所报船舶抵达卸港船期安排每月下旬，进口煤业务人员与用户电话或传真联系，取得用户次月进口煤到卸港船期安排。3.7.1.2 船方报船进口煤业务人员将用户次月进口煤到卸港船期安排通知船方，要求船方按用户到货船期寻找适合的受载船舶并报该受载船舶，确定一个初步的派船计划。船方所报受载船舶应包括如下资料：A、 船名、船旗、船龄；B、 船舶满载吃水；C、 船舶满载吃水时的载重吨；D、 船舶总长；E、 型宽；F、 首舱前沿到末舱后沿之间的距离（注：有时不需要）；G、 舱容H、 受载期(LAYCAN)3.7.1.3 向供货商报船 收到船方所报受载船舶后，进口煤业务人员首先应根据用户的船期安排及装卸港码头的有关要求，判断该受载船舶是否合适；如符合要求，则将船方所报受载船舶资料传真给供货商，要求其及时书面确认；如所报船舶未被供货商指定的交货港口接受，应及时以书面形式通知船方要求船方及时补报替代船舶，直至船方所报受载船舶获得装港港口书面接受。3.7.1.4 向用户报船，协调确定船期进口煤业务人员在供货商接受船方所报船舶后，应及时与用户联系，将受载船舶中文资料传真用户，向用户报船，要求书面确认接受；如受载船舶资料不能达到有关的条件，应以书面形式向船方提出并要求船方及时补报替代船舶，直至所报受载船舶获得用户的书面接受，同时业务人员还必须及时以书面形式向船方确认接受。3.7.2 工作结果3.7.2.1 内容A：单航次租船合同;B：确定的船期安排：船名、装运数量、商品煤的品种与质量、到达装运港时间、达到目的港大致时间等3.7.2.2 格式 参见附件：A、 单航次租船合同， 参见附件M2Y19；B、 船舶确认通知，参见附件M2Y20；3.8 跟踪受载船舶的运行动态（F8）跟踪受载船舶的运行动态是指确定船期之后，进口煤业务人员跟踪船方派船运货到达用户目的港的全过程；它包括跟踪备货装运、安排海运投保、支付运费、发催款通知书、单据的转递四个步骤。3.8.1 工作步骤3.8.1.1 跟踪受载船舶抵装港和装船情况A. 进口煤业务人员在协调确定船期之后，与船方、供货商保持联系，了解、掌握受载船舶的航行、到装港情况；要求船方按10/7/5/3/2/1天的时间间隔提供受载船舶预抵装港报，并将上述船舶动态及时传真给信息需求方（用户或供货商等）。B. 受载船舶到达装港之后，由供货商负责备货装船：如果用户要求装船之前进行煤炭分析报告，则要求供货商按合同要求在受载船舶抵达装港之前提供煤炭分析报告，并将其中文稿传真给用户，在用户无异议的情况下，可通知供货商装船；否则，应要求供货商重新组织货源直至煤炭分析报告达到用户要求为止并应由供货商承担由此产生的一切后果。C. 在装船期间，进口煤业务人员应与供货商保持联系，索要受载船舶动态和商品煤的装船情况，并把此信息传达给用户；在装船完成之后，应及时向供货商索要装港信息：要求供货商在装货完毕后48小时之内提供开船电，其内容包括：船名、提单重量、开航日期、预抵卸港日期等。 3.8.1.2 安排海运投保进口煤业务人员在装船完毕之后，及时安排进口煤炭货物海运投保，确保在不晚于提单日后一个工作日内完成。3.8.1.3 发催款通知收到开船电后，进口煤业务人员应将其翻译成中文提供给用户，并根据提单重量核算货款、代理费及关税、增值税等款项，然后以中煤进出口公司财务部门的名义向用户财务部门发催款通知书（盖公司财务专用章并由财务部门负责人以上领导签署），提请用户按合同要求及时支付所有款项。代理方式的关税、增值税支付由用户直接交付，催款通知不包含关税和增值税。自营方式的关税、增值税由中煤支付，催款通知应包含关税和增值税。3.8.1.4 单据的转递A. 要求供货商在提单日后5个工作日内传真如下单据：a. 提单b. 商业发票c. 装港质量证书d. 装港重量证书e. 原产地证书f. 保险证书（报价为CIF时无保险证书）B. 进口煤业务人员应对上述单据进行审核，如发现单据与合同不符或单单不符，应及时要求供货商尽快修改有关单据，而后将已审核正确的单据传真给有关方。C. 要求供货商根据合同要求在受载船舶抵达卸港前3天如数提供如下正本单据，：a. 提单（N1个正本，N2个副本）b. 商业发票（N3个正本）c. 装港质量证书（N4个正本，N5个副本）d. 装港重量证书（N6个正本，N7个副本）e. 原产地证书（N8个正本）f. 保险证书（N8个正本）（应根据情况，要求供货商将1份正本提单和1份正本商业发票直接快递给负责报关的单位）3.8.2 工作结果A. 煤炭分析报告，参见附件M2Y21；B. 提单，参见附件M2Y22；C. 商业发票，参见附件M2Y23；D. 装港质量证书，参见附件M2Y24；E. 装港重量证书，参见附件M2Y25；F. 原产地证书，参见附件M2Y26；G. 保险证书，参见附件M2Y273.9 报验、报关（F9）报验、报关是指船方的载货船只到达目的港，进入中国海关时向中国海关报验货物、申报通关的过程。它包括安排商检、报关事宜和商检报关费用支付两个步骤。3.9.1 工作步骤3.9.1.1 安排商检报关事宜A. 受载船舶抵卸港前，要求供货商按10/7/5/3/2/1天的时间间隔向业务人员提供受载船舶抵卸港报，并将上述船舶动态及时传真给用户和负责商检报关的业务单位，请他们分别做好煤炭进口的报验、报关和接卸船工作。B. 敦促负责商检报关的业务单位做好煤炭进口的报验、报关。C. 联系卸港代理、用户、船方做好船舶靠泊、卸货等的准备工作。D. 督促负责商检报关的业务单位向相关部门索取代垫费用的发票，并将发票正本快递至中煤进出口公司。3.9.1.2 商检报关费用支付A. 业务人员应及时向负责商检报关的业务单位索要支付关税、增值税的单据；然后，业务人员应船舶抵达卸港前35个工作日安排关税保证金，及时以书面的形式做向公司财务部门提出付款申请，敦促财务部门将款项电汇至指定的帐户。B. 在每月末，业务人员还应及时与公司财务部门联系，敦促财务部门进行关税保证金尾款核对工作。3.9.2 工作结果A. 关税、增值税支付通知，参见附件M2Y28 ；B. 关税、增值税付款申请单，参见附件M2Y29；3.10 商检、卸港接船（F10）商检、卸港接船是指载货船只在报验、报关之后，中国海关对所载货物进行重检、质检，然后港务作业公司把煤炭卸至港口堆场的过程。它包括质检及重检、业务中相关费用支付、掌握卸港情况三个步骤。3.10.1 工作步骤3.10.1.1 质检及重检A. 提请负责商检的业务单位，请他们协助出入境检疫局完成采样及制样等项工作。B. 提请、敦促负责商检的业务单位协助出入境检疫局进行水尺测重。C. 提请负责商检的业务单位按出入境检疫局规定的时间领取重量证书和质量证书，并将卸港质量证书和重量证书提交相应的海关。若卸港重量超出提单重量，则办理溢卸货物补缴关税手续。3.10.1.2 业务中相关费用支付受载船舶到达目的港之后，进口煤业务人员应及时向公司财务部门以书面形式做出运保费付款申请，并敦促财务部门最迟在提单日后10个工作日内向船公司及保险公司支付运保费。3.10.1.3 掌握卸港情况提请、敦促负责卸港的业务单位及时协调解决卸港中的各种问题。业务人员对于受载船舶在目的港的卸港情况应予以掌握，其内容包括卸港的滞期、速遣等情况。3.10.2 工作结果A、 卸港质量证书，参见附件M2Y30；B、 卸港重量证书，参见附件M2Y31；C. 运保费付款申请单，参见附件M2Y32；3.11 过驳、驳运（F11）过驳、驳运是指载货船只由于航道等原因不能顺利卸港，需要驳运公司协助把受载船只所载货物卸至港口堆场的过程。它包括过驳、驳运和驳运费支付两个环节。3.11.1 工作步骤3.11.1.1 过驳、驳运A. 当载货船只由于航道等原因不能顺利卸港时，提请负责卸港的业务单位，请他们联系驳运公司做好过驳、驳运的准备工作。B. 提请、敦促负责卸港的业务单位协助驳运公司解决过驳、驳运中的各种问题。C. 业务人员对于受载船舶在目的港的过驳、驳运的情况应予以掌握，其内容包括过驳、驳运的具体执行情况、过驳费的支付情况、航道费的支付情况等。3.11.1.2 驳运费的支付驳运费的支付随同运保费的支付一起进行。3.11.2 工作结果A. 过驳、驳运申请单，参见附件M2Y33B. 驳运费支付单，参见附件M2Y34；C. 航道费支付单，参见附件M2Y35；3.12 收取货款，与用户进行结算（F12）收取进口煤货款是指中煤进出口公司在进口煤卸港完毕之后，向用户收取货款、运费、保险费、关税、增值税、商检费、代理费等的过程。它包括制作结算单、审批和开发票、向用户催款结算三个步骤。3.12.1 工作步骤3.12.1.1 制作结算通知单业务人员最迟于船舶抵锚卸港30天内做出结算通知单。结算通知单款项包括：货款、运费、保险费、关税、增值税、商检费、代理费等。3.12.1.2 审批和开发票业务人员完成结算通知单后应上报部门负责人审核，然后交公司财务部门开具增值税发票。代理方式只开具代理费发票，不开具增值税发票。单结算通知单中也含有进口煤货款。自营方式（买卖方式）开具增值税发票。3.12.1.3 向用户催款结算A. 结算通知书审核完成后，业务人员应把增值税发票与结算通知书一起用快件寄送给用户，向用户催收货款；在规定的货款支付日期临近时，以电话督促用户按时支付货款。B. 经常与财务部门联系，关注款项列帐情况。经与财务部确认货款已列帐后，方可确定该船用户催款结算工作完成。货款列帐时间以财务部门记录为准。如在合同规定的时间内货款未付出，要及时向用户了解迟付情况。必要时（超出规定时间15天后；或迟付原因较严重），向上级主管汇报，请示解决办法。3.12.2 工作结果A. 结算通知单，参见附件M2Y36；B. 增值税发票，参见附件M2Y37；C. 催款通知书，参见附件M2Y38；3.13 支付进口煤货款（F13）支付进口煤货款是指中煤进出口公司按照合同要求，依照商业发票据支付进口煤货款的过程。它包括获取卸港单据、审核卸港单据、争议解决、起草付款申请，提交财务部门，缮制境外汇款申请书，对外付款5个步骤。3.13.1 工作步骤3.13.1.1 获取卸港单据要求负责商检报关的业务单位传真如下单据并将正本快递：卸港质量证书、卸港重量证书、关单。3.13.1.2 审核卸港单据业务人员在收到卸港质量检测结果之后，应与合同的要求进行对比，看检测指标是否与合同相符。3.13.1.3 争议解决如果发现卸港质量检测指标与合同不符，则应及时将该结果通告用户，并要求供货商将该航次装港预留的仲裁样品和卸港仲裁样品一并送有关各方认可的检验机构进行仲裁检验，其检测结果具有终局性，对有关各方具有约束力。然后有关各方就质量问题进行协商，达成共识。3.13.1.4 起草付款申请，提交财务部门在卸港质量检测结果各项煤炭指标符合合同要求或就质量问题达成共识之后，业务人员应起草货款付款申请，提交公司财务部门。付款申请应附如下单据：正本合同、正本提单、正本商业发票、正本报关单。3.13.1.5 缮制境外汇款申请书，对外付款A. 业务人员根据财务部门的指示，缮制银行付款申请单，提交财务部门对外付款。B. 在货款支付过程中，如发生各种非我方原因（如国家调整有关的外汇政策）造成的货款迟付问题时，业务人员应及时将有关情况通报供货商，以取得供货商的谅解并应尽量缩短迟付时间。C. 最后，业务人员应将如下单据转公司财务部门，以便财务部门对该航次做最终的结算：a. 进出口商品检验收费收据（数重收费）；b. 进出口商品检验收费收据（品质收费）；c. 国际货物运输代理业专用发票（包括：服务费、商检取样交通费包干、输单费、卫检费）；d. 海关进口关税专用缴款书；e. 海关代征增值税专用缴款书3.13.2 工作结果A. 报关单，参见附件M2Y39；B. 货款支付申请单，参见附件M2Y40；C. 进出口商品检验收费收据（品质收费），参见附件M2Y41；D. 进出口商品检验收费收据（数重收费），参见附件M2Y42；E. 国际货物运输代理业专用发票（包括：服务费、商检取样交通费包干、输单费、卫检费），参见附件M2Y43；F. 海关进口关税专用缴款书，参见附件M2Y44；G. 海关代征增值税专用缴款书，参见附件M2Y453.14 结算滞速费（F14）3.14.1 工作步骤3.14.1.1 计算滞速费业务人员在取得装卸港事实记录及装卸准备就绪通知书后，应根据合同的装卸船条款，计算滞速费，填写滞速费结算单。3.14.1.2 确认滞速费在完成滞速费计算后，业务人员应将滞速费金额传真给供货商、船方、用户确认。3.14.1.3 结算滞速费 供货商和船方确认滞速费金额后，业务人员应按该金额与供货商、船方、用户结算滞速费。滞速费的结算应在卸船完毕后45天之内完成。3.14.2 工作结果A. 装卸港事实记录，参见附件M2Y46；B. 装卸准备就绪通知书，参见附件M2Y47；C. 滞速费结算单，参见附件M2Y48；3.15 收取佣金（F15）3.15.1 工作步骤3.15.1.1 计算佣金业务人员在货款支付完成之后2天内，应根据有关佣金协议，计算应收取的佣金金额，填写佣金结算单。3.15.1.2 确认并收取佣金完成佣金计算后，应与供货商进行确认，并敦促供货商在我方付出相关货款后10工作日内将佣金汇入我方指定的帐户。3.15.2 工作结果A. 佣金汇入我方指定帐户；B. 佣金收取通知单，参见附件M2Y49C. 佣金结算单，参见附件M2Y50；3.16 航次卷宗整理（F16）3.16.1 工作步骤3.16.1.1 单据整理A. 每一航次执行完毕后，业务人员应整理如下单据：a. 商业发票；b. 提单；c. 装港质量证d. 装港重量证e. 原产地证f. 保险单g. 卸港质量证h. 卸港重量证i. 报关单B. 同时业务人员应妥善保管航次往来传真以备查。3.16.1.2 单据归卷制作航次封面，并将整理好的单据归卷。3.16.2 工作结果航次卷宗，参见附件M2Y51；3.17 提供售后服务（F17）售后服务是指煤炭销售工作完成之后进行的，为维护商务关系或解决质量纠纷、处理质量事故或处理客户反馈意见等的工作事项。3.17.1 工作步骤3.17.1.1 收集客户反馈信息必须及时收集客户的反馈信息，并经相关信息归类整理，录入数据库相关文件。3.17.1.2 分析客户信息定期分析收集到的客户信息，并做出客户信息分析报告。3.17.1.3 上报客户信息 将客户信息分析报告及时呈报上级，请示售后服务的方式、方法。3.17.1.4 提供售后服务依据请示后的售后服务方式及时为客户提供服务，必须尽最大努力保证客户满意。3.17.1.5 总结售后服务效果：在每次售后服务之后，要及时进行客户满意度调查，并要求客户填写客户满意度调查表。3.17.1.6 提出售后服务改进建议根据售后服务效果，提出切实可行的售后服务改进建议，撰写售后服务改进建议报告。3.17.2 工作结果A. 客户信息数据库，参见附件M2Y52；B. 客户信息分析报告，参见附件M2Y53C. 售后服务申请，参见附件M2Y54；D. 客户满意度调查表，参见附件M2Y55；E. 售后服务改进建议报告，参见附件M2Y563.18 分析月度执行情况（F18）月度执行情况分析是对月度计划执行情