某公司物资管理工作细则

目 录第一章 总则31.1 目的31.2 原则31.3 适用范围31.4 术语31.5 物资分类4第二章 管理体系4第三章 物资采购管理73.1 对物资供应商的管理73.2 供应商的评价83.3 采购文件的控制113.4 物资计划控制113.5 物资采购/租赁合同控制133.6 物资采购总要求163.7 物资招标采购18第四章 施工现场物资管理204.1 物资验收入库204.2 物资退货224.3 物资采购款支付234.4 物资的标识和可追溯性234.5 物资的搬运、包装、贮存和保管244.6 物资耗用控制284.7 不合格物资的控制294.8 物资盘点304.9 物资基础资料管理314.10 物资成本核算及物资统计报表32第五章 废旧物资的控制325.1 废旧物资处理原则325.2 废旧物资处理的职责与权限335.3 废旧物资处理程序345.4 废旧物资的对外处理流程355.5 废旧物资管理附件365.6 工程竣工后剩余物资的处理37第六章 周转料具管理386.1 周转工具管理原则386.2 周转工具租赁管理396.3 周转工具的验收396.4 周转工具的退还406.5 周转工具的报废406.6 周转工具的保管与使用406.7 周转工具租赁费用结算及成本分析416.8 周转工具现场管理流程图41第七章 物资信息化管理427.1 ERP采购模块物资业务的运行427.2 公司内部平台及QQ物资系统群的应用43第八章 考核43第九章 附则44中建八局西北分公司物资管理实施细则（初稿） 第一章 总则1.1 目的：为进一步加强物资管理，规范采购行为，实现对物资采购、管理的过程控制，努力降低材料采购及管理成本，有效提高公司经济效益，根据局及公司相关管理制度，制定本实施细则。1.2 原则：公司物资管理坚持“集中采购、分级管理、各负其责”的原则。 1.3 适用范围：本细则为公司物资管理部门、人员的工作准则，适用于全公司。1.4 术语1.4.1 物资：指用于我公司工程项目的除施工用机械设备、大型周转工具以外的工程建设物资。1.4.2 随货技术资料：合格证、质量证明书、出场试验报告等用于证明物资合格的出厂证明；设备、材料的装箱单、工具单、备品备件单、零部件目录等物资清单，以及设备图纸、说明书、保修书等说明如何使用、维护物资的各种资料。1.4.3 质量证明号：合格证等出厂质量证明或进场复试报告等证明物资合格的证件上的唯一性编号。1.4.4 下属单位：若无特殊说明，指公司下属事业部以及公司直管项目部。1.4.5 外地项目：不在公司、事业部驻地的项目。1.5 物资分类1.5.1 按照物资的性质、用途和重要程度，将物资分为以下几类： A 类：土建工程中的钢材、水泥、木材、商品砼、外加剂、定型模板；安装工程中的成套装置、各类管材、焊接材料、电缆电线，装饰工程中的耐火材料、防水材料，以及其它对工程结构、使用功能、安全有重要影响的物资。B 类：砖、瓦、灰、砂、石等地方建筑材料，砼构件，金属构件，木构件，铝合金制品，一般安装材料和装饰材料，安全防护用品及周转料具。C类：机械配件、建筑五金、零星建筑材料等。1.5.2 按供应责任分为三类：业主供料、自购物资和分包商采购物资。第二章 管理体系2.1根据公司目前的经营布局及管理实际，实行三级管理，即公司总部设物资部，下属事业部设物资管理部，项目部设物资管理科。2.2事业部物资管理部门和项目部物资管理科人员配备，必须达到“采购、验收、记帐”相对独立，原则上应不少于三人，基本分工：“部门负责人：负全面管理责任和市场采购；现场材料员：负责进场物资验收、发料和现场管理；内业材料员：负责计划、帐务、统计报表、资料整理”等。实际人员配备根据事业部及项目部具体情况确定。2.3各级管理部门职责权限：2.3.1公司物资部在公司分管领导领导下开展物资管理工作，其主要职责是：1.负责宣传贯彻落实物资管理有关的法律、法规及规定；2.负责修订公司的物资管理实施细则；3.负责对事业部、项目经理部物资管理工作进行监管、检查、指导及服务工作；4.负责对公司物资管理人员的业务培训、考核与管理；5.负责组织公司大宗物资（如钢材、木材）采购的招（议）标与合同签订工作；并负责公司直管项目经理部物资采购、周转机具租赁招（议）标与合同签订工作；6.负责建立与维护公司合格物资供应商名录与档案；7.负责公司物资盘点、周转工具和剩余物资管理工作；8.负责组织直管项目经理部剩余物资的调拨、处置工作；9.负责公司管理体系有关物资管理工作的运行；10.负责公司ERP物资模块的全面应用；11.负责编报物资管理各类统计报表。12. 及时完成上级主管部门和公司领导交办的其他工作。2.3.2事业部物资管理部，在其分管领导领导下开展物资管理工作，其主要职责是：1.负责宣传贯彻落实物资管理实施细则；2.负责本单位所属工程项目的物资管理工作；3.负责对本单位物资管理人员的业务培训、考核与管理；4.负责组织本单位所属工程项目物资采购、周转机具租赁招（议）标及合同签订工作；5.负责本单位管理体系有关物资管理工作的运行；6.负责本单位物资盘点和剩余物资管理工作；7.负责本单位ERP物资模块的全面应用；8.负责编报本单位物资管理各类统计报表。2.3.3项目部物资管理科，在项目经理和上级物资管理部门领导下开展物资管理工作，其主要职责是：1.严格按照法律、法规及公司物资管理实施细则开展物资管理工作；2.负责项目管理体系有关物资管理工作的运行；3.负责项目物资的收、发、存管理工作，并建立健全物资管理台账； 4.负责项目物资采购及周转机具租赁、管理及费用结算工作；5.参与项目物资采购、周转工具、机械设备租赁采购招（议）标并负责合同拟订工作； 6.负责项目物资采购成本核算工作；7.参与项目剩余物资处理并负责物资盘点工作；8.负责项目ERP物资模块的全面应用；9.负责编报项目物资管理各类统计报表及台账工作。2.4事业部物资管理部门负责人由事业部推荐，公司人力资源部认定，并且实行“年度考核末尾淘汰制”。 要求其对所属项目部物资管理人员参考执行。2.5物资管理岗位人员配备，必须是综合素质好，要老中青搭配，要重点培养有大专学历以上的青年职工，并报公司人力资源部、物资部备案。以便保证本系统管理人员素质的不断提高。2.6事业部物资管理部、公司直管项目部的物资管理科，必须制定本部门的“岗位职责责任制和离岗交接制度”，要求内容具体，有针对性。2.7物资管理人员离岗，必须办理工作盘点交接，帐、册、票据、资料文件、周转性办公用具及密码要清点列单，交接清单要一式三份，移交人、接交人、监交人共同见证签字，业务工作交接清楚后方可办理调离手续离开。2.8公司对事业部每季度检查一次，对直管项目部每月检查一次，事业部司应对所辖项目部每月检查一次，检查记录及相关资料必须整理存档备查。第三章 物资采购管理3.1 对物资供应商的管理3.1.1物资供应商是一种广义的概念。包括：材料供应商，机械设备、周转料具供应商，办公固定资产和低值易耗品供应商，和租赁供应商等（以下统称物资供应商）。建立合格物资供应商名录，为的是建立战略上的双赢合作伙伴队伍，并且方便系统资源共享。3.1.2合格物资供应商名录由公司和事业部两级物资主管部门负责建立和定期组织评价管理，在本公司内资源共享。事业部每年一季度末必须将年审后的合格和不合格物资供应商名录上报公司物资部备案。3.1.3合格物资供应商录入的基础是根据已获得公认信息来确定，对“知名度较高的、产品获得地方政府使用许可证的、政府主管部门公布免检产品的厂家”，可直接列入合格物资供应商名录。同时，通过招投标获得的供应商信息，通过评审录入。3.1.4合格物资供应商的基本条件：“产品质量合格、环保性能达标、价格合理、供货能力强、安全性能高和社会综合信誉好”，还应提供有效的“营业执照、税务登记证、质量体系认证证书、环境管理体系认证书、职业健康安全管理体系认证证书”等。3.1.5机械设备、周转料具租赁供应商的条件，除了具备物资供应商同样条件外，还应提供有效的“机、料具出厂质量文件、定期检测报告、维修记录等。3.2供应商的评价3.2.1评价范围：A、B 类物资供应商应纳入评价范围；现场使用的零星物资可以由项目采购人员直接择优采购，但批量供应的必需经过评价。3.2.2 评价权限：A、B类物资的供应商由公司或事业部组织评价，C类物资中的零星材料由项目部组织评价，但事业部必须参与。3.2.3 评价时机1、事业部每年的第一季度对物资供应商进行集中评价（即复评），主要评价现有供应商的持续供应能力，更新评价依据资料。2、选择新的物资供应商时，在采购前评价；3、同一供应商连续三次以上出现供应物资不合格或者不合格批量较大时，应重新评价；4、以下情况发生时，直接视为不合格供应商，且一年内不予合作：1)发生质量事故；2)一年内累计出现三次以上环保、安全不符合项；3)不履行合同义务；4)供应能力出现问题，影响施工正常进行；5)合作中未按承诺及时提供最新资料；6)发生违规行为，如行贿、串标等。3.2.4评价内容1、物资供应商的经营范围是否满足采购需要，营业执照、税务登记证是否有效。2、物资供应商提供产品的品牌及其质量状况，能否满足环保要求和使用安全要求，是否符合地方政府主管部门的规定，有无必要的产品生产许可证、使用许可证等。3、以往合作的情况，包括以往供货的质量、及时性、服务态度、货款支付等情况。4、当顾客有特殊要求时，应评价物资供应商满足顾客特殊要求的能力。5、其他需评价的事项3.2.5评价方法根据物资重要程度，可采用以下的一种或几种方法：1、验证其营业执照、税务登记证、产品生产许可证、使用许可证等方面的证明资料。顾客有管理体系认证要求时，要查验认证证书。2、到物资供应商现场查看其管理状况。必要时，由事业部分管领导组织审核组对其进行管理体系审核。3、事先对拟采购的物资进行抽样检查，验证产品质量、环保要求的符合性、使用安全的符合性。4、通过市场信息和以往供货情况来评价其供货价格和服务质量。5、针对具体工程对物资供应的特殊要求，通过问卷进行考察评价。6、其他适宜的评价方法。3.2.6 评价步骤1、评价部门/人员对物资供应商组织评价后，建立物资供应商评价表（附表1），并附相应的证明材料。1）参与物资供应商评价者不得少于3人；对A类物资供应商的评价，同级技术质量人员必须参加，对安全防护用品供应商的评价，同级安全管理人员必须参加。2）因物资供应商不配合未能及时更新关键证明资料的，应取消其合格供应商资格，并记录在未通过审核的供应商名单中。3）组织招标采购时，对于未在合格物资供应商名录（附表2）的拟投标商，要进行资格预审（即采购前评价），预审通过后方可发放标书。资格预审时，验证其营业执照、税务登记证、产品生产许可证、使用许可证、授权委托等方面的证明资料，必要时还应进行考察或采用3.1.4中的其它方法进行，并及时做好物资供应商评价表。2、经评价合格的物资供应商，列入合格物资供应商名录，经相关人员签字、盖章后使用。1）年度审核评价后建立的合格物资供应商名录，用“XXXX年度”编号（如“2011年度”），其它名录，应按“事业部编码-顺序号年度号”编号（如03-01-2011），以便于识别。2）合格物资供应商名录应根据更改情况及时换版。3）事业部建立覆盖各项目的合格物资供应商名录，并发放至项目部。项目部负责将合格物资供应商名录发放至自行采购工程物资的劳务分包商。名录发放要做好发放记录。4）评价不合格的物资供应商应及时从合格名录中删除。合格名录不是整体换版的，要通知各合格名录持有者在对相应供应商作删除标记。因评价结论不合格而被除名的物资供应商，一年内不准使用。3、评价责任部门要指定专人保存物资供应商评价表及其证明材料以及合格物资应商名录，并及时更新关键证明资料。关键证明资料主要包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品准用证等，必要时，还应包含产品质量检验证明、相关业绩、免检证明资料等。4、各级物资供应商评价部门及时将评价资料上报给上级物资部门。1）各项目经理部要及时将自行评价的物资供应商的评价资料上报事业部。2）各事业部要及时将本单位所有物资供应商的评价资料上报公司物资部。年度审核时形成的审签手续齐全的合格物资应商名录及其电子版，以及相应的物资供应商评价表的电子版，于每年4月15日前上报公司物资部备案。有新增、变更或删除合格供应商时，应同时报送新增、变更或删除合格物资供应商名录。变更合格供应商的，要在名录中注明原供应商信息；删除合格供应商的，要在删除名录中注明删除原因，如：供货质量不满足要求，服务不好，因供应商充足而无需再用等。3）公司物资部于每年4月份复核各事业部上报的年度合格物资供应商名录，汇总生成公司合格物资供应商名录，并以电子版方式发放至有关部门、事业部及直管项目部。3.3 采购文件的控制3.3.1采购文件的形式：采购文件有采购计划、采购合同、质量保证协议等形式。3.3.2采购文件的内容：采购文件应包括采购物资的信息。如：物资类别、规格型号；物资的质量要求、验收要求；物资价格、数量、交付等方面的要求。适当时，还可包括：对供应商的物资、程序、过程、设备的要求；对供应商人员资格的要求；对供应商的质量管理体系的要求。3.3.3 采购文件的保存1、物资计划由项目材料员保存至工程交工，物资合同由各级物资部门长期保存。物资由专业分包商采购时，采购文件由分包商自行保存。2、所有招标资料、合同文件由公司、事业部物资部门负责归档保存。3.4物资计划控制3.4.1物资计划的主要品种：主要物资/周转工具预算总计划(附表3)、物资/周转工具月度需用计划(附表4)、物资/周转工具采购计划(附表5)等。3.4.2物资计划管理总要求1、技术负责人编制或审核物资计划时，应充分考虑、尽量采用绿色环保建材。2、物资需用情况变更时，要及时变更相关物资计划,并说明和以前相关计划的关系，确保有关数据准确、明确，并经项目经理审批。涉及集中采购物资时，应及时报上级物资管理部门。因计划变更迟缓而导致物资误购时,应及时按4.7有关规定处理。3、相关人员编制、审核、审批物资计划时，应做到：1）严格按施工进度要求合理控制物资进场数量。物资的计划数量，既不能过大，以致造成资金占用和物资积压浪费，也不能数量不足，以致造成停工待料和采购工作被动、采购效益流失。2）物资名称、型号规格、计量单位要规范、准确，质量等级要明确。3）物资/周转工具月度需用计划、物资/周转工具采购计划的进场时间要明确。4、物资/周转工具预算总计划、物资/周转工具月度需用计划是物资/周转工具采购计划的编制依据之一，是项目物资数量控制的主要依据。编制物资/周转工具采购计划时，要注意和各种需用计划数量数据进行对比，发现超出需用计划数量的，要及时跟编制人沟通，报项目经理审批。需用要计划变更数量计划的，要及时进行变更。5、集中采购的工程物资，各项目部要按上级主管部门的要求及时上报各种需用、采购计划。项目物资需用计划变更时，也应及时上报上级主管部门。6、构件/外委加工物资等采购过程所需时间较长的物资、紧俏物资，应根据加工周期和施工计划提前编制物资需用计划、采购计划，必要时应附有加工详图或阐明技术要求的有关文件。7、项目物资负责人根据工长（或项目经理指定预算员）编制的物资/周转工具采购计划，结合现场存货数量、场地容量等情况，分业主供料、集中采购物资、自购物资完成各类物资/周转的采购工具计划。3.4.3物资计划的审批完成时间和传递要求序号物资计划种类编制人时间审核人审批人最终接受人1主要物资/周转工具预算总计划商务经理工程开工后或收到图纸后15日内技术负责人项目经理技术负责人工长预算员主管材料员2物资/周转工具月度需用计划工长或项目经理指定预算员每月26日报送下月需用计划技术负责人项目经理主管材料员3物资/周转工具采购计划主管材料员根据材料拟进场时间技术负责人项目经理上级主管部门及供应商说明：与业主有其它约定或上级有其它要求时，物资计划的完成时间和传递要求，按报上级物资主管部门核准后的意见执行。各种计划表必须盖项目部公章.3.5 物资采购/租赁合同控制3.5.1物资采购/租赁合同评审1、所有自购物资的采购/租赁合同（以下简称物资合同），必须经评审并报单位领导审批后签订。评审表的格式，根据不同的情况，分别见附表6物资采购租赁合同评审会签表(直管项目部/事业部/公司集中采购物资) 。评审人员可根据具体情况增减。2、公司/事业部物资管理部门负责组织物资合同评审，填制评审表，组织评审人员会签，并将评审表附在物资采购/租赁合同上保存，或按合同编号按顺序保存。3、相关部门、人员在物资合同评审中的主要职责1)商务管理部门：合同条款的合理性、严密性、合法性和表述的准确性；合同数量是否在预算总量控制范围内，是否符合成本控制要求。2)财务资金部门：付款条件、担保、保险、保函（保证金）等的合理性。3)工程管理部门：是否满足物资环保性能及安全要求。物资技术性能满足施工要求的能力是否符合要求，执行的规范标准是否正确。4) 物资部门：合同文本内容是否符合要求、是否真实有效，及保存法人授权委托书等有关资料。5) 监督管理部门：合同签订是否符合公司相关规章制度。6) 主管领导：负责事业部招标文件、合同评审的审核。7) 事业部/公司总经理：负责事业部招标文件、合同评审的审批。4、合同评审及签订：1)钢材、木材（木方、多层胶合板、竹胶板）等公司集中采购的战略协作合同由公司评审，合同由公司物资负责人及公司总经理签字盖公司合同专用章；具体到各项目的补充协议由项目、事业部、公司共同评审。补充协议由事业部物资负责人及公司分管领导签字盖公司合同专用章。2)在项目经理部采购权限允许的物资采购协议（合同总额在5万元以下）由项目部评审。协议由项目物资负责人和项目经理签字即可，不盖任何印章；3)事业部采购权限允许的物资采购/租赁合同（合同总额在5-50万元）由项目部和事业部共同评审。合同由事业部物资负责人、事业部总经理签字盖公司合同专用章。4)事业部采购权限允许的物资采购/租赁合同（合同总额在50-200万元）由项目部、事业部和公司共同评审，合同由公司物资负责人、公司分管领导签字盖公司合同专用章。5) 事业部采购权限允许的物资采购/租赁合同（合同总额在200万元以上）由项目部、事业部和公司共同评审，合同由公司物资负责人、公司总经理签字盖公司合同专用章。具体评审流程见下图：项目技术负责人项目商务经理项目成本会计项目经理事业部相关部门评审物资管理部门工程管理部门商务管理部门财务资金部门事业部领导评审分管领导事业部总经理公司相关部门评审公司商务管理部合同签订后15日内，签字盖章签字后报公司物资部备案。公司物资部项目材料负责人项目部评审事业部上报招标资料（含合同文本、业主确认价格表，不能招标的要有单位领导批示的资料）、拟投标合格供应商清单的电子版。公司分管领导审核、公司总经理审批监督管理部门上述合同或补充协议需上报上级评审部门的应提前将招议标资料（扫描、传真或电子版）上报给上级管理部门。合同签字盖章后各级主管部门相应留存备案。3.5.2合同文本管理1、物资采购/租赁合同按公司规定的文本执行，详见附件中的物资采购合同（附件一）、周转物资租赁合同（附件二）。若使用其它文本，需经公司（或事业部）商务管理部、物资部审查同意后方可使用。2、物资采购/租赁合同，应先由对方签字盖章，与合同底稿认真核对、确认无误后方可签字，并加盖骑缝章。3、合同上必须注明合同编号及合同签订日期。合同编号的编制要求：（如物购字事业部编号- 项目部简称- 2011-）编号。5、公司、事业部、项目部均应建立物资采购/租赁合同管理台账（附表7），并填制合同发放记录。物资采购合同管理台账应有独立于台帐登记人之外的人员复核并签字确认。合同发放要经合同接收人签字确认。6、合同中有违约约定的，物资采购部门要向验收单位及相关部门交底，以提醒其注意有关约定的履行情况。3.5.3 其它1、除小额零星物资外，物资的采购和租赁，均应采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后采取相关补签手续。2、公司/事业部负责监控所属项目部物资采购/租赁合同的履行情况，发现问题要及时督促纠正和解决。3.6物资采购总要求 3.6.1物资采购权限序号责任部门/人员采 购 权 限1公司物资部1）全公司集中采购的物资2）直属项目部需用的A、B类物资2事业部物资管理部集中采购所属各项目的A、B类物资（公司集中采购的除外）3项目部物资管理科(采购总额低于5万元)1）C 类物资2）公司/事业部授权采购的物资。3.6.2 A、B类物资必须从合格供应商处采购，分包商自购的也应在我公司确认的合格物资供应商名录中选择供应商。3.6.3 A、B类物资要实行招标采购。因特殊原因不能实行招标采购时，项目部要在采购前向公司/事业部物资部填报不能实行招标采购物资申请表（附表8）。应由公司实施集中采购的，按公司要求执行。3.6.4 C 类物资实行批价或限价采购。由项目经理部在限定价格范围内，编制零星物资采购询价表（附表9），经项目经理审批后采购。3.6.5 物资由专业分包商采购时，采购文件由分包商自行管理，项目经理部只审核其选择的供应商是否在合格物资供应商名录内，评价资料是否有效，是否能满足工程建设合同的要求。任何单位和个人不得擅自为分包商提供本企业的资信证明、印鉴、购销合同书及联系信函等。3.6.6 物资采购订货必须按经项目经理确认的物资采购计划进行，禁止无计划采购。3.6.7 执行同一物资合同但需分期分批进货的，需用单位要编制规格明确、数量准确的采购订单，作为每次进货验收的依据。采购订单要经技术负责人复核，报项目经理审批，连续编号且被顺序记录。3.6.8 根据总包合约需向业主签认价格、品牌等的物资，向业主办理完物资签证后，方可采购。物资签证原则上由主管材料员辅助商务经理进行。物资签证要顺序编号归档保存并建立签证台帐。3.7 物资招标采购3.7.1 公司、事业部及项目部要成立物资招议标小组（以下简称招标小组），负责本单位的物资招标工作。1、招标小组组长由单位经理担任，副组长由物资分管领导担任，组员由物资采购管理人员以及财务、商务、工程、监督管理部等部门指定的有相应业务能力的人员组成。2、招标小组人员名单由各单位物资采购部门保存，并报上级物资部备案。3.7.2 招标采购的频次1、按时间确定的，一般应每季度至少集中招标一次；2、按项目确定的，可针对工程项目的工期长短分段招标，不宜将整个工程的物资一次定价，以降低价格风险。3.7.3物资招标采购流程图如下：物资计划：物资/周转工具预算总计划、物资/周转工具月度需用计划、物资招标采购申报标技术、商务交底市场情况招标工作小组制定招标文件确定三家以上投标方发放招标文件，并做好发放记录评标合同评审与签订二次询价物资招标结果会签表合格物资供应商名录发放合同并做好发放记录，登记合同台帐根据物资月度需用计划、工程物资月度采购计划，按合同组织订货开标发放中标通知书确定中标方招标文件内容包括：前附表、投标须知、购货清单及技术参数、投标函格式及附录、拟签订合同文本、要求投标方提供的其它资料等对不在合格物资供方名录内的供应商，进行资格预审（即采购前须经评价合格。必要时到供应商处考察）A、B类物资的招标文件需经相关部门评审并报招标单位领导审批在合格物资供方名录内选择；AB类物资的投标方需报招标单位领导审批评标原则：1) 参加投标的单位在合格物资供应商名录中或经评价合格。2) 投标书对招标文件做出了实质性响应，没有重大偏离或保留。3) 所供应产品符合标准规范要求（地方有要求时，要有产品准用证），供应商供货及时，信誉高，售后服务到位。4) 在满足质量的前提下，产品价格较合理。5) 付款优惠等其他方面的条件。6) 体现公开、公平、公正和诚实信用的原则二次询价结果需经投标方书面确认应包含以下内容：各投标商名称及其报价，评标结果，评标人员会签栏，评标时间，及对应的标书编号等内容招标采购相关表单：物资招标采购申报表（附表10）、物资采购/租赁招标文件评审表（附表11）、物资采购/租赁招标文件及投标书(附件四)、拟选投标人名单（附表12）、招标文件领取登记表（附表13）、开标会议签到表（附表14）物资采购招标开标记录（附表15）、物资采购定标会签表（附表16）、中标通知书（附件五）、物资采购招议表管理台账（附表17）。第四章 施工现场物资管理4.1 物资验收入库4.1.1 进场物资的验收：所有物资进场后，由项目材料员负责组织验收，项目质量员、专业施工员、试验员等参加，必要时项目技术负责人也应参加。项目安全管理人员应参与安全防护用品的进场验收。对于项目部自购物资的验证，要有不同于采购经办人的材料人员或其他项目管理人员参与验证。验证的内容，主要包括物资的质量、数量和技术资料的验收三个方面。具体包括：根据物资采购/租赁合同、采购订单、需用计划等信息，及有关质量、安全、环保标准要求，认真核对物资的规格、型号、数量、标识，检查物资的外观质量和运输损耗情况，收集并验证随货技术资料，并按规定进行复试。进行数量验收时，要根据不同物资品种的计量要求，分别选用台秤、地秤、吊秤、电子秤、钢卷尺、游标卡尺、竹木直尺、计算器等适当的计量器具准确计量，如：按理论重量验收结算的定尺钢材，要用游标卡尺检测其尺寸是否在标准偏差范围内；检重钢材，则要用地秤、电子秤等检测重量。4.1.2 进场物资的复试1、按国家、行业或当地建设主管部门的规定必须进行进货试验的物资的清单和试验批量要求，由主管工程师提供给材料员。材料员要及时通知试验员取样试验，并及时将物资质保文件交给实验员或资料员保存，并在物资质保文件登记台帐（附表18）记录。需进行进货试验的材料，包括各类水泥、钢材、砂、石子、外加剂、砌块、防水材料、装饰装修材料、钢筋焊接件、混凝土试块、砂浆试块、回填土试验等，取样的位置、数量、方法应执行国家、行业及地方相关规定。2、试验员按现行有关标准规定的取样规则和数量抽取试样，做好编号、标记和原材料试验取样记录，及时送至具有相应检测资质的试验室进行试验，按时取回试验报告交项目技术负责人或资料员，并将试验结果及时通知材料员。物资验收合格后，物资部门要及时办理验收单，并将进场物资的产品合格证、出厂试验记录等有关随货技术资料按技术资料要求整理后交给资料员。3、材料进场复试通知及复试结果通知要做好通知记录4、对于装饰性物资，除符合物资的物理特性外，还应符合国家有关环保要求。民用建筑工程中采用的无机非金属装饰材料（包括石材、建筑卫生陶瓷、石膏板、吊顶材料等）必须有放射性指标检测报告；人造木板及饰面人造木版必须有游离甲醛含量或释放量检测报告；装修采用的水性涂料、水性胶粘剂、水性处理剂必须有总挥发性有机化合物（TVOC）和游离甲醛含量检测报告；溶剂型涂料、溶剂性胶粘剂必须有总挥发性有机化合物（TVOC）、苯、游离甲苯二异氰酸脂（TDI）（聚氨酯类）含量检测报告。5、未经检验或试验的物资一般不得投入使用、加工或安装。因生产急需且可更换的物资需要紧急放行时，必须经项目经理批准，并做好物资紧急放行记录（附表19）和进行适当的标识，以便在检验或试验后发现不合格时能立即追回和更换。记录由项目材料员保存，工程竣工后移交上级物资部门保存至工程保修期满。4.1.3经验证不合格的物资按4.7的有关规定处理。4.1.4采购物资进场验收后，项目材料员填写物资进场记录（附表20），办理物资验收单（附表21）。1、物资验收单，由材料员填制并组织会签。我方要有收料人、劳务分包商、工长在内的三人以上验收人员签字，供应商在物资验收单上签字。2、物资验收单的填制1) 经办人由收料人填写，交验人由供应商送料人（要有授权委托书）填写，验收人员由劳务分包商指定材料员（要有授权委托书）、值班工长填写；2) 物资验收单一式四联，物资供应单位、收料单位材料主管、收料单位仓库、收料单位财务各执一联。3)物资验收单的验收日期应与物资进场记录、施工日记等记录上的进场日期一致，一日一验，及时交财务，当月入账。4)一次合同多次进货的，项目经理应在物资验收单上对进货数量予以签字确认。4、对于钢材等采购合同中采购单价不固定、按某参照价随行就市确定单价的，项目部必须及时填制价格确认单，格式见价格确认单（附表22）,并经相关部门人员、领导审核确认。5、对业主供应物资的验证，要经业主代表见证，并单独填制物资进场记录。6、需要时，事业部或项目采购人员应在物资供应商处对采购物资进行验证，并做好物资验证记录（附表23），验证的安排及物资交付方法应在采购合同中明确。物资验证记录由采购人员保存，工程竣工后移交物资部门保存至工程保修期满。在供方处的验证不能代替进场检验和取样复试。4.1.5 自公司内部其它单位调入的物资，根据调入调出双方确认的调拨单（附表24）办理验收单。其它验收入库要求同上。4.1.6对分包商自行采购的物资，项目材料员负责监督分包商做好物资进场记录，并按规定进行检验和试验。4.2 物资退货4.2.1 对于采购进场后、入库前发现的不合格物资，直接拒收，并做好不合格物资处理记录（附表25），以便为评价供应商提供依据。4.2.2 对于接收入库后发现的不合格物资，按以下规定办理退货或换货：1、退（换）货前物资验收人员需填写退（换）货申请，经项目经理审批后与供应商联系退（换）货。属于上级供应或业主供应的，还要同时报请上级或业主批准。2、退（换）货申请中应明确需退货或换货的物资名称、规格型号、质量等级、原采购价格、原采购数量、退货价格、退货数量等关键信息以及退货原因，并注明原采购订单及验收单编号。3、退（换）货交货手续上一定要明确“退（换）货”字眼和退（换）货原因，并明确有关货款的处理方式。4、退（换）货后将有关手续及时报项目经理核准、录入ERP，并交财务处理相关业务。4.3 物资采购款支付4.3.1 每月的21日至25日，采购人员根据物资验收单与供应商办理验收入库材料的结算手续。4.3.2 项目经理部按当期物资进场数量情况和相关合同条款约定，编制资金使用计划报上级资金部门，按资金部门的规定和要求支付。4.3.3财务付款时，要确保已将给供货单位的那一联验收单收回。4.3.4合同履行、验收等不符合要求的，财务有权拒绝付款。4.4 物资的标识和可追溯性4.4.1 产品标识1、对容易混淆和误用的进场物资，由材料员（保管员）做出标识，并将产品标识牌（卡）悬挂、粘贴或放置在醒目位置。2、标识的方法根据工程项目的实际情况确定。通常可采用以下一种或几种标识方法：1) 挂牌标识，适用于对进场物资、加工半成品、设备及部件的标识；2) 记录标识，适用于产品及验证状态和可追溯性标识； 3) 区域标识，如划分合格品区和不合格品区，以便区分产品；4) 颜色标识，如线路、不同材质的管材等；5) 其他适宜的标识方法。如：有的可以直接写在物资或其包装上，包装标识内容易于辨识的也可直接利用。3、采用区域标识时，应对区域的划分进行标识；采用颜色标识时，应对使用的颜色做出说明。4、使用挂牌标识时，产品标识牌（卡）（附表26）应载明物资名称、规格型号、进场日期、验证状态等内容。为便于识别，料牌上可增设一定的内容，如石材增设“花色”。 检验和试验状态分为“待验”、“待定”、“合格”和“不合格”四种。4.4.2 可追溯性记录控制1、可追溯性记录的范围1) 对工程质量尤其是对结构和人身安全有重大影响的产品。一般工业与民用建筑工程中有可追溯性要求的产品有：钢材、水泥、商品砼、外加剂、重要的焊接材料、结构预制构件、防水材料、防火材料、新型建材，以及安装、装饰工程中对质量和人身安全有较大影响的其他产品。2) 当合同或监理单位有特殊要求时，应按要求进行记录。2、可追溯性记录的方法可追溯性采用书面记录的方式。除按规定分类做好物资进场记录外，还应在工程相关技术资料（竣工资料）中做好记录，通常应注意以下事项：1) 原材料出厂合格证（材质证明）中应注明代表批量（或供应数量），如为中间供应商，还需加盖经销商红章；2) 试验报告中应注明代表批量和使用部位；3) 按地方规定填写施工日志，内容填写及时、齐全、真实、具体；4) 验评记录和隐蔽验收中记录材质证明编号、炉批号、复试报告号等内容；5) 采用“特殊过程监控记录”对特殊过程的施工情况进行记录。4.5 物资的搬运、包装、贮存和保管4.5.1 物资的搬运1、根据物资的特性，选用适宜的设备和工具，确定不同的搬运方法。1)易燃、易爆、易损、易腐蚀、有毒、怕振动的物资。进场前属物资供应商负责送货的，在采购合同中规定搬运方法；属本单位自己运输的，搬运前应详细查阅说明书，按说明书要求进行搬运，必要时，由采购供应部门或技术人员编制作业指导书。2) 对砼构配件的搬运，如钢筋混凝土屋架、梁、柱、板等，要选择适宜的起重设备、运输设备、熟练的操作人员和指挥人员。2、搬运过程中，搬运者要切实保护好原有物资的标识，以免其损坏、丢失。3、注意物资搬运过程中危险源的控制，防止发生人身伤害和财产损失。4、对运输车辆的要求1)运送砂、石、水泥、白灰等散装颗粒或粉状物资进场，运输车辆要有环卫部门办理的准运手续，物资在运输过程中要覆盖或包装良好，防止遗洒。 2)车辆要车况良好，车容整洁，尾气、噪声和冲洗水符合国家、地方政府机动车的排放标准。 3) 车辆进入现场要减速慢行，不乱鸣喇叭，听从现场管理人员的指挥。 4) 运输、装卸、码放过程中，尽量减少噪音和粉尘，严禁野蛮装卸。5)车辆上若有泥浆、渣土等污物，应经清洗后再退场。 4.5.2 物资的包装对需要进行包装的物资，应在物资采购合同中明确对物资的包装要求，防止物资在运输、搬运和使用过程中因包装不当而导致损坏、变质或污染。1、对易损、易变质、有毒、有害物资，必要时在采购合同中明确包装要求，防止物资因包装不当而损坏、变质或污染。 2、对供应商的环境行为要求：进入现场的油漆、粘结剂等化学产品，必须包装、标识完好，防止遗洒、渗漏。 4.5.3 对供应商环境行为的管理 1、对供应商提出环境行为要求的方式 1)自购物资，谁采购谁向供应商提出搬运、包装环境行为要求。 合同订货的，有关要求在合同中约定，在发放合同的同时向供应商发放致供货方的信（附件三），并做好发放记录。 非合同订货的，向供应商发放供货方的信，并做好发放记录。2)业主供料或分包商采购的物资，由项目材料员向供应商发放供货方的信，并做好发放记录。 2、对供应商环境行为的监控 1)供应商违反环境行为要求时，项目材料人员负责督促供应商改正，并将有关情况反映给业主、劳务分包商或公司（事业部）物资采购部门和相应的供应商评价部门。因供应商违反供货合同有关条款而造成经济损失的，按有关合同条款办理。 2)供应商关于环境和职业安全卫生方面的合理抱怨，由项目经理负责答复并保存记录；如果答复不了，则向分公司经理反映，直至问题圆满解决。 3)对于连续三次违反环境行为要求、经教育或处罚无明显改进的供应商，供应商评价部门/人员要取消其合格供应商资格。 4.5.4 物资的贮存和保管1、项目开工后物资进场前，要选择有责任心、敢于管理、忠于企业、遵纪守法、能够胜任现场安全工作的人员负责门卫、保安工作。现场物资管理工作要加强门卫制度，防止现场的物资私自外运、被盗等问题发生。2、实行施工现场所有物资出门证制度。出门物资须由项目材料主管签字，方可放行。3、物资进场后，材料员应及时做出明显的标识，并根据质量管理体系、环保管理体系、职业安全健康管理体系相关程序文件规定和施工现场平面布置图以及物资的特性要求，确定储存地点和储存方式。平面布置图应合理，尽量减少二次搬运。贮存方法根据物资的特性要求而定，如怕压物资要控制码放高度，散装物资要有拦挡措施，易燃、易爆、有毒物资要分类存放并采取适当的隔离措施，有保存期限的物资，应以不同出厂日期的物资能方便地区分开为原则码放、确保先进先出等等。4、物资的贮存分为露天存放和仓库贮存两种。露天存放适用于钢材、木材、砖、瓦、灰、砂、石、砼制品等不宜仓库储存的物资，其它物资应仓库贮存。露天存放要求存放场地平整，夯实，排水良好，留有运输的通道，必要时加盖遮阳避雨设施。露天存放的物资应做到堆放整齐、成垛成方，长形材料要一头齐。仓库贮存要求仓库清洁卫生，通风良好，并应防火、防盗、防雨、防潮，防止物资变质、损坏及丢失。仓库内应根据情况设置适量货架，以提高空间利用率。仓库贮存的物资宜按“四号定位”（库区号、架排号、层垛号、位号）。仓库内禁止闲杂人员进入。仓库保管员负责登记出入库房人员登记簿（附表27），实时登记进出库房人员的姓名、进出入库时间、入库原因等信息。5、物资贮存过程中，保管人员应经常检查物资是否有损坏变质，发现不合格情况后应按4.7的要求处置。6、业主供料丢失、损坏时，先由材料员填写顾客财产损坏、丢失、不适用情况报告单（附表28），经项目经理同意后报业主，并留存一份，然后由项目经理组织，与业主商定处理办法，妥善处理。材料员负责记录处理情况并保存。7、事业部主管部门应对项目顾客财产的控制情况进行监督检查，获悉发生顾客财产发生损坏、丢失或不适用情况时，协助项目经理部处理,并将处理情况上报公司物资部。4.6 物资耗用控制4.6.1 物资耗用要坚持先进先出的原则。4.6.2 新开工项目，项目材料主管负责督促办理分包商材料员授权委托书，该委托书由分包商法人代表或其授权代理人委托、签字，盖分包商单位公章，并附被委托人的身份证复印件及其签字，方为有效。新开工项目一周内办完该委托书。若分包商一周内未能提供该委托书，要停止对该分包商供料。项目经理部合约经理留存该委托书原件，直至工程竣工结算办理完毕。4.6.3 项目工长负责根据工程形象进度对物资的消耗情况进行控制，监督指导工人用料，确保用料准确并杜绝浪费。工长应注意将签发物资的总量控制在工程材料预算总量之内。超出预算总量的，要有项目经理的审批手续为据。1、包清工工程分包商领料，办理领料单（附表29）。领料单由主管工长制单、签发，保管员按不超过领料单签发数量的数量发料，填制实发数量、签“发料”栏，并在料卡上做好物资出库记录。领料单上“领料”一栏由劳务分包商授权的领料人签字，材料主管和项目经理同时签“负责人”栏。仓库储存的物资，由材料员凭工长随时签发的领料单发料。现场储存的物资，月末由工长、合约人员配合材料员根据现场物资库存盘点情况办理领料单耗料。2、包工包料工程分包商领料，办理调拔单。调拔单由材料主管制单，保管员签“发料”栏，收料人签“收料人”栏，项目经理签“负责人”栏。4.6.4 钢筋下料，工长要注意审核监督钢筋下料单的计算长度，是否综合考虑了以下因素，并防止浪费：施工进料的定尺情况；实际采用的钢筋连接方式；施工规范对钢筋接头数量、位置等的具体规定；全部搭接已考虑在内。4.6.5现场使用商品混凝土的，每次浇捣完毕，要及时汇总计算商品混凝土接收数量，并和图纸计算用量对比，发现差异及时分析、妥善处理。与供应商的结算单据必须经商务经理复核、项目经理审批。4.6.6 对于电闸箱及各类电器产品、电缆线、橡套软线、电焊手把线、氧气乙炔瓶及管线、手推车、电动工具、振动棒、输水管等周转性料具，新品一经领用或借用，即办理领料单，并登记在用周转料具保管帐（附表30）。每一次领用或借用，均需做好工具用具借用记录（附表31）。如遇损坏或丢失，要根据新旧程度及时确定品种规格、数量、单价，并书面通知财务，在当月工程款中扣款。由于库管员管理不善或手续不清造成丢失、损坏的，库管员要承担相应损失。工程完工后，由公司/事业部统一以质论价，在公司/事业部内部调剂使用。4.6.7物资消耗必须与工程进度、实际消耗同步，确保材料成本真实，不能以入代耗、以调代耗、帐实不符。已下料未使用钢筋和构件难以盘点时，可根据施工进度暂按预算用量办理领料单，经工长和商务负责人审核签字后耗料，但项目部至少一个季度对钢筋半成品、构件盘点一次，以调整偏差。4.6.8分包队伍如有浪费物资的现象，管理人员特别是工长和材料员应及时制止，分包队伍除承担浪费的材料费用外，还要对其进行加倍罚款。在工程竣工后，由项目材料员、商务人员和工长根据工程用料节超情况和分包合同有关物资节超约定进行核查，向财务提供材料节（超）奖（罚）通知单。4.7 不合格物资的控制4.7.1 凡外观检查及物理性能、化学性能试验不符合国家标准，达不到有关技术指标或不能满足规定要求的物资，均视为不合格物资。4.7.2 不合格物资的标识与隔离1、物资经检验或试验不合格后，立即在物资进场记录中做出“不合格”标识，必要时在标识牌上做出“不合格”标识，妥善保存检验和试验记录及有关资料，可行时将物资单独存放。2、库存物资在储存期间发现不合格后，应立即变更标识，区别存放，防止混用，并报告项目经理。4.7.3 不合格物资的评审与处置1、项目经理组织项目技术、材料、质检、试验、采购等人员对不合格物资进行评审，提出处理意见，由材料员（保管员）负责做好不合格物资处理记录并妥善保存。2、项目材