某公司行政事务管理手册1

GMS管理体系文件之三 *行政事务管理手册 GMS管理体系文件之三 *有限公司行政事务管理手册（初 稿）受控状态：受 控 号：持 有 人：文件编号： *发布日期： * 年 月 日实施日期： *年 月 日 编制人：* 审核人：* 批准人：*签名处：目 录1 手册说明2 行政管理2.1 考勤管理制度2.2 办公用品管理制度2.3 印信管理制度2.4 会议管理制度2.5 工作环境管理制度2.6 档案管理制度2.7 工作服管理规定2.8 胸卡管理制度3 信息管理3.1 信息管理办法4 法律事务4.1 法律事务管理办法5 危机管理5.1 危机管理办法手 册 说 明1、手冊內容本手册是公司为导入GMS管理模式，实施全面管理体系所编制而成，包括： 公司行政事务管理体系的范围； 公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。2、适用范围本手册适用于公司、各部门的行政事务管理。3、手册管理本手册为公司受控文件，由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。手册持有者：（1） 董事长；（2） 总经理；（3） 副总经理；（4） 综合办公室；（5） 各职能部门经理。本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合办公室。综合办公室每季度的最后一个月的*假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行GMS体系文件管理程序的有关规定。考勤管理制度为严肃劳动纪律、加强日常管理，严格考勤制度，保障公司各项工作有序开展，特制定本规定。1 适用范围本规定适用于在公司总部办公各部门。其他各项目*自定的地考勤管理规定须由公司综合办公室审核签发。2 要求2.1 员工必须按时上、下班，不得迟到或早退。2.2 不同季节员工作息时间以公司综合办公室的通知为准。2.3 坚持员工打卡和考勤员当日考勤相结合的考勤制度。2.4 公司考勤工作由综合办公室负责，考勤机置于前台，综合办公室负责监督打卡。2.5 严格考勤管理。各部门必须明确一名考勤员，具体负责本部门日常考勤工作。考勤表于次月二日前交公司综合办公室，由公司综合办公室核实确认。3 考勤员职责3.1 工作负责，实事求是，客观真实地反映员工的出勤情况。3.2 坚持当日考勤制度。3.3 坚持考勤表上墙制度，并将考勤表置于办公场所醒目位置，接受检查与监督。4 打卡4.1 所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡。对代打卡或伪造出勤记录者，一经查实，每次罚款20元。忘记打卡者，每次罚款10元。4.2 所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经直接上级批准。不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。4.3 员工外出办理业务前须向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。5 对迟到、早退、旷工的处罚。5.1 上班时间开始后5分钟至30分钟内上班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。5.2 迟到、早退一次者，罚款50元；迟到、早退两次者罚款150元，当月迟到、早退连续检查达三次以上（含三次）者罚款300元。5.3 旷工一日（含一日）以内者扣罚当月考评工资的一半；旷工一日以上三日以内（不含三日）者扣罚当月考评工资；当月旷工累计三日（含三日）以上者作待岗处理。6 考勤管理6.1 严格请销假制度，做到事先请假，事后销假。6.2 员工请假须采取书面形式申请，经批准后方可休假，未经批准或假期已满但未办续假批准手续而擅自不到岗者按旷工处理。6.3 严格审批程序。请假一日（含一日）以内的，由本部门负责人批准，并以书面形式报综合办公室备案。6.4 中层以上管理人员请销假、外出本市必须经总经理批准。6.5 假日的工资待遇执行公司薪酬管理制度的有关规定。6.6 因工作需要加班，经本人提出要求调休的，准予调休。7 监督检查7.1 公司设“劳动纪律督导员”、“监察员”各一名。督导员职责由综合办公室主任履行（兼），监察员职责由综合办公室行政主管履行。7.2 劳动纪律督导员、监察员在公司总经理领导下履行职责，对各部门考勤情况进行定期或不定期抽查，对抽查情况进行记录作为月末考勤和出勤奖罚的依据之一。7.3 公司对违纪人员及处理结果每月公布一次。办公用品管理制度1 目的为规范办公用品的管理，降低管理费用成本，特制订本制度。2 范围本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理用品和办公设备四类 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等； 管理消耗品：签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等； 管理用品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等； 办公设备：计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪等。公司办公设备的管理同时执行公司固定资产管理相关规定。3 办公用品的采购管理3.1 每月28日，公司各职能部门的负责人将填写好的办公用品需求计划表签字后，送达行政主管。3.2 行政主管汇总各职能部门的办公用品需求计划表后，于每月29日填写办公用品采购申请单，交综合办公室主任审核后，报总经理审批。办公用品需求计划表应有“年度总预算”、“上月累计”、“本月金额”、“本月累计及占总预算的比例”等栏目。3.3 总经理审批后，由行政主管负责采购。3.4 采购环节3.4.1 行政主管必须建立办公用品合格供方名册，合格供方名册须经综合办公室主任审核，总经理批准。采购时，必须在办公用品合格供方名册中选择。3.4.2 部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品合格供方名册。3.4.3 办公用品合格供方名册至少包括大型商场和个体文具专业批发商。3.4.4 采购前，必须填写办公用品采购申请单，经总经理审批后方可采购。采购时，应在电话上要求送货，在综合办公室验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。3.4.5 必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品综合办公室无法采购的情况，可以经综合办公室同意授权各部门自行采购。4 发放、领用与保管4.1 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。4.2 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。4.3 综合办公室制定领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。4.4 管理性办公用品和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。4.5 办公用品每月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。4.6 综合办公室设立办公用品领用记录卡一张，由行政主管统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。办公用品领用记录卡为审核检查项之一。4.7 办公用品严禁带回家私用。4.8 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。5 打字、复印耗材的使用5.1 公司各部门要节约使用复印纸。行政主管要做好领用登记，每年年底公布一次。5.2 复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由打字员留存，当作反面纸使用。5.3 严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费：行政主管报财务审计部经理，在当月工资中扣除。5.4 除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。6 登记管理6.1 行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末综合办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据经综合办公室主任审批后的办公用品报损单，及时调整重要办公用品登记卡，做到反映实际库存状况及帐实相符。6.2 每年1月5日前，行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，编制年度办公用品管理总结报告，报综合办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。7 相关记录表1：办公用品需求计划表表2：办公用品采购申请单表3：合格供方名册表4：重要办公用品登记卡表5：年度办公用品管理总结报告办公用品管理流程图需求计划汇 总采 购验 收 保 管审核批准领 用表1表2是否批准表4表3NoYes各部门综合办公室行政主管总经理综合办公室各部门办公用品需求计划表部门： 年 月份个人用品类业务使用类办公用品名称单位单价数量办公用品名称单位单价数量小 计小 计年度总预算上月累计本月金额本月累计占总预算的比例申请人部门经理办公用品采购申请单 年 月 日序号物 品 名 称用 途数 量单 价金 额备 注合计金额综合办公室主任意见 年 月 日总经理意见 年 月 日重要办公用品登记卡管理部门：综合办公室 使用部门： 名 称： 编号：规 范： 厂名或牌名：构 造： 附属设备：存放地点： 耐用年限：原 价： 增加价值：日 期摘 要凭证号数单位数量增加减损结存年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日印信管理制度1 印信范围 1）公司公章；2）法定代表人章；3）法定代表人授权人章；4）各部室章；5）公司各下属单位公章；6）公司对外信件等。2 印信的管理 综合办公室是印信管理的责任部门，由总经理指定责任心强、熟悉业务的专职人员负责。3 印信使用范围1） 对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义的行文，盖公司公章。2） 以公司名义对外签订合同、证明信函及各类规章制度等材料，盖公司公章。3） 公司各部门在正常工作业务中，本着“先部门章、后公章”的原则用章。4）公司各下属单位未经总公司法定代表人允许，不得以该公司资产对外进行任何担保。4 印章使用程序1）各部室日常性工作需用章时，应在“用章登记簿”上登记，部室负责人、分管领导签字后，由专职人员负责盖章，相关人员在“用章登记簿”上签字备查。2）凡属公司重大经营性业务、人事调动、各级奖励、惩罚、证明、对外合同、贷款、担保等有关方面的重要材料，必须严格审批手续，经公司法定代表人或授权综合办公室主任签字后，方可盖章。5 各单位用章前必须审核材料的完整性、准确性，确认无误后，才能申请用章，严禁随意重复盖章，确保印章使用的严肃性。6 严禁盖空白信笺。确因工作需要，须带空白信笺或带印章外出时，须经公司法定代表人或授权办公室主任签字同意，登记后再予办理。外出回来后须及时归还印章并做好记录。7 印信要保管妥当，如有遗失或误用，由责任人负全责。8 印信管理人员对未经审核的文件，不得擅自用印。9 印信遗失时除立即向总经理外，综合办公室应依法公告作废。会议管理制度为进一步明确公司议事规则，及时解决生产经营和内部管理中的问题，加强部门间沟通与协调，提高工作效率和效益，创造和谐、融洽的内部氛围，增加向心力和凝聚力，促进公司健康快速发展改进作风，提高会议质量，特制订本制度。一、会议分类1、公司重大会议公司重大会议包括股东大会、董事会会议、监事会会议、职工代表大会，规定如下：会议名称时间安排召集人会议通知主持人参加人会议事项记录2、公司经营、管理例会公司生产经营例会包括总经理办公会、联席办公例会、工程例会、监理例会、营销例会等。会议各项规定如下：会议名称时间安排召集人会议地点主持人参加人会议事项备注3、专题会议专题会议包括项目分析会议、设计评审会议、质量安全会议、绩效考核会议、审核会议、管理评审会议等。会议各项规定如下：会议名称时间安排召集人地点主持人参加人会议事项备注4、部门会议部门会议是指各职能部门组织召开的部门内部性会议。会议的各项规定如下：会议名称时间安排召集人地点主持人参加人会议事项备注5、外联会议上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或外联业务会（如推广会、新闻发布会、客户座谈会等）由公司主控部门安排，有关部门协作做好会务工作。二、为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。三、会议安排1、凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集人及分管领导批准后，报办公室汇总，并由办公室统一安排，方可召开。2、综合办公室每周末应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各部门及有关服务人员。3、凡综合办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。4、对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。5、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，办公室有权安排合并召开。6、各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。四、 会议准备1、所有会议主持人和召集人与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案通知与会人等）。2、在公司会议室召开的会议，办公室会议室管理人员应在会议召开前15分钟准备好会场、备好坐位、茶具茶水等。五、会议纪律1、会议参加人员必须准时到达会议室。因特殊情况不能参加者，须向会议主持人请假。无故迟到者，按公司考勤管理规定中的“迟到”处理。2、未经会议主持人允许，任何参加人员严禁在会议室吸烟。3、会议参加人员到达会议室后要按照规定在会议签到表上签字。4、会议参加人员要主动、积极发言，严禁“会上不发言，会后乱议论”，严禁“开小会”，严禁起哄、吵闹。5、会议结束后，会议参加人员要恪守会议秘密，特别是商业秘密。违反者，按公司保密制度有关规定处理。六、会议记录1、由发出会议通知的部门负责进行会议记录。公司会议由综合办公室秘书负责记录。2、记录人要在会议结束后2日内打印、整理出会议记录或会议纪要。3、根据会议主持人的指示，记录人可要求会议参加人员在会议记录或会议纪要上签字确认。4、会议记录或会议纪要由记录人负责保存。规定需要转交综合办公室保存的，应在会议结束后5日内转交综合办公室，由综合办公室档案管理员保存。七、本制度由综合办公室修改并负责解释。八、本制度自发布之日起执行。九、相关记录1、会议签到表2、会议通知（书面）3、会议提案书4、会议记录5、会议决定事项催办记录6、会议决定事项执行情况_会 议 签 到 表 时间 年 月 日 主持人地点内容签 名序号姓名部门序号姓名部门会 议 通 知 ：兹定于 年 月 日 午 时 分在 召开 会议，请提前做好准备并准时参加。如有提案，请填写会议提案书一份，于月 日 午 时之前交 处。特此通知。 召集人： 时 间： 年 月 日附：会 议 议 程 表会议议程预计时间备注议程1议程2议程3议程4议程5议程6议程7议程8 会 议 提 案 书提 案 人职 务提案名称提案内容：附件： 提案人（签字）：备注（收件人填写）收件人（签字）： 送达时间： 年 月 日 时 分 会 议 记 录 表 年 月 日 编号： 时间 月 日 时至月 日 时地点主持人记录人会议名称参加者主要议题对策措施期限负责人追踪情况（时间） 会议决定事项催办通知单编 号 号催 办 人催办内容催办日期办理部门联系人联系电话 会议决定事项执行情况记录表会议决定事项是否同意执行部 门执行负责人实施目标、实施日期、验证方法执行情况评价各部门每个月的执行情况检查表月份实施目标评价月份实施目标评价172839410511612工作环境管理制度1 要求1.1 本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本制度。1.2 凡本公司卫生事宜，除另有规定外，皆依本制度实行。1.3 本公司卫生事宜，全体人员须一律确实遵行。1.4 凡新进入员工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。2 办公环境管理2.1 办公环境是公司职员进行日常工作的区域，办公区内办公桌及文件柜由使用人负责日常的卫生清理和管理工作，其地区域由物业保洁人员负责打扫，综合办公室负责检查监督办公区环境卫生。2.2 办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动，办公家具确因工作需要挪动时必须经综合办公室的同意，并作统筹安排。2.3 办公区域内应保持安静，不得喧哗，不准在办公区域内吸烟和就餐；办公区域内不得摆放杂物。2.4 非本公司人员进入办公区，需由前台人员引见，并通知相关人员前来迎接。2.5 综合办公室负责组织相关人员在每周五对办公区域的卫生和秩序进行检查，并于下周一例会上公布检查结果。检查结果作为部门绩效考核的参考依据之一。3 卫生管理规范3.1 各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。3.2 各工作场所内的走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。3.3 各工作场所内，严禁随地吐痰。3.4 饮水必须清洁。3.5 洗水间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。3.6 排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。3.7 凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前适当消毒。3.8 凡可能产生有碍卫生的气体、灰尘、粉末，应作如下处理：（1） 采用适当方法减少有害物质的产生；（2） 使用密闭器具以防止有害物质的散发；（3） 在产生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。3.9 凡处理有毒物或高温物体的工作或从事有尘埃、粉末或有毒气体散布的工作，或暴露于有害光线中的工作等，需用防护服装或器具者，公司按其性质制备相应的防护服装或器具。从事以上工作的员工，对于本公司设备的防护服装或器具，必须妥善保管。3.10 各工作场所的采光、应满足下列要求：（1） 各工作部门须有充分的光线；（2） 光线须有适宜的分布；（3） 光线须防止眩目及闪动。3.11 各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。3.12 凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。3.13 各工作场所须保持适当的温度，并根据不同季节予以调节。3.14 各工作场所须保持空气流通。3.15 食堂及厨房的一切用具，均须保持清洁卫生。3.16 垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。3.17 公司应设置常用药品并存放于小箱或小橱内，以便得员工取用。4 附则4.1 本准则经总经理核准后施行，修改时亦同。4.2 公司综合办公室负责本制度的监督施行。档案管理制度一、主要内容及适用范围为对公司档案实施有效管理，制订本制度。本制度适用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案管理职责1公司综合办公室负责公司的档案管理工作，综合办公室下设立综合档案室。2公司各部门指定一名兼职档案管理员，负责本部门日常文书、档案的管理工作以及与综合档案室的工作配合。3档案管理主要职责： 制定或参与制定档案工作的具体管理细则； 对企业其他部门、子公司文件材料的归档工作，进行指导和监督； 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作； 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作； 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案的种类1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2企业的重大决议。包括会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、培训计划、销售计划、财务计划、审核及管理评审计划等。4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。6凭证性文件。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。8汇报性文书资料。包括企业上报的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。9劳资人事资料。包括企业正式在编员工的人事档案、任命书、人事调整、人才引进和培训、员工工资审核记录、绩效考核等相关资料。10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等（施工期间和竣工交付后一年内，暂由工程管理部或项目部保管）。13管理体系运行记录。包括所有管理体系各版本原件，换版申请和审批记录，各管理体系审核、管理评审记录，管理体系原始记录，表格式样等。四、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间既相对独立，又相互制约。五、档案的收集把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由综合办公室及各职能部门、项目部/子公司及其兼职档案管理员定期进行整理、立卷、归档。各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交综合办公室，由综合办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司综合办公室归档。1立卷归档的范围：凡属本标准第3条所涵盖的文件资料，均应立卷归档。2立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内立卷归档。对于某些专门文件，如工程技术档案，或一时难以归档的，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。3立卷归档的要求各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料（除了本制度规定的档案资料外），递交综合办公室立卷归档。移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。立卷应按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。六、档案的借阅1档案主要供本企业利用，一般不对外借阅。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经综合办公室主任批准，可查阅无密级档案。2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经综合办公室主任和原形成档案的部门经理批准，方可借阅。3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。5必要时，综合办公室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖综合办公室印章后才有效。综合办公室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。6档案一般不得借出综合办公室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。七、档案保密要求1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司综合办公室主任或副总以上领导批准。4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经综合办公室主任或副总以上领导批准。5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和综合办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由综合办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。八、超期档案的销毁1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经综合办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。九、档案的保管档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。十、特殊档案的管理1、职工人事档案由综合办公室负责保管。2、客户档案的内容、移交、管理等具体执行客户档案管理制度。3、法规性文件和记录管理执行总手册中的文件管理、记录管理的有关规定；4、工程技术资料由工程管理部按照本制度和项目技术资料管理办法负责管理，工程结束后按照市有关规定移交城建档案馆。5、财务档案由财务部管理，具体执行国家法规和公司的财务档案管理制度，按照有关规定移交公司档案室。6、各子公司、实体、项目公司的档案管理遵照本办法执行。文件归档登记表文件名称文件编号文件总页数归档编号归档存放处保密等级保管期限说明：归档时间送交人接收人修改变更记录修改日期更改单号送交人接收人存档变更记录工作制服管理制度1 职员统一工作制服的使用与管理，均以本规定为准。保安、维修、物业人员等特殊工种所用制服的管理规定另行制订。在公司未发放统一工作制服以前，本制度适用于营销策划中心。2 本规定中的制服，是指在公司业务中穿着的由公司统一制作的服装。3 制服分夏装和冬装两种。其穿用时间分别为：4 除特殊场合外，员工上班时必须穿工作制服。主管上级有指导与监督员工穿用制服的责任。5 遵守事项 不得擅自改变制服样式。 不得典卖、让渡、转借制服。 制服应保持整洁。如有污损，应自费清洗或修补。 制服如丢失或破损不能穿用时，应直接报告主管上级申请补发。6 制服配发一人一套，分夏装和冬装两式。7 制服的配发期间原则上为一年，自配发日算起。但未到换发期，制服丢失或破损不能穿用时，不在此列。反之，到换发期，制服尚可穿用时，应继续使用，本人同意后，公司不再换发。继续使用者，在下月工资中公司给予 元的补贴。如本人不同意，公司应予换发。8 新员工从正式上班起，配发制服。员工更换制服时，应填写制服申请表，与旧制服同时经主管上级交综合办公室。制服丢失或严重破损时，不再上交。9 下列情况下，员工须交还制服。 辞职。 辞退10 制服管理。 员工对配发的制服有保管、补修的责任。 尽量减少制服在非工作时间的损耗。 制服清洗由个人负担费用。11 制服丢失或破损时，如系个人原因，应由本人全部或部分赔偿。如因工作而划裂破损者，由公司补发。12 如有必要，对临时工的制服配发，适用于以上规定。13 相关记录表1：制服领用、发放记录表2：制服申请表公司制服管理流程图制服统一设计订立配发范围规定使用注意事项制订换旧与回收制度制服统一制作制服领用、发放记录发放日期：领用人部 门领用人部 门领用人部 门制 服 申 请 表 申请人所属部门申请原因上次领用时间金 额部门负责人意见行政主管意见本表由制服保管人留存。 填表人：胸卡管理制度1 目的为配合人员管理及前厅接待管理需要，维护公司办公楼的安全秩序，特制定本制度。2 适用范围本公司员工（总经理除外）。3 实施细则 员工进出公司时及上班时段内须佩戴胸卡，不得转借他人。 来宾须于前厅接待申请来宾证后，方可进入公司。 胸卡的制作、发放由综合办公室统一负责。 胸卡须有员工个人相片。无相片者，须在领用一周内补贴。4 佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明显的地方，须正面朝前。5 员工胸卡管理 胸卡损毁，应向综合办公室办理重发（须以旧证换新证），并缴交工本费5元/个。 胸卡未按照规定张贴相片者，视同未戴胸卡处理。 胸卡遗失，应向综合办公室办理重发，应缴交罚款10元。 员工调到其他部门时，应向综合办公室办理重发，并不需付工本费。 员工离职时，应将胸卡交回综合办公室。未交者不得办理最后手续。 员工出公司后，可根据个人意愿，决定是否摘下胸卡。7 实施与修改本制度经总经理核准后公布实施，修改时亦同。8 本制度的主控人为综合办公室行政主管。9 本制度自公司统一发放胸卡后执行。10 相关记录表1：胸卡领用、发放记录表2：胸卡申请表胸卡管理程序图统一设计制作分类区别配发规定配戴位置调离交回规定严格检查制度遗损处理方法制定使用规则胸卡领用、发放记录发放日期：领用人部 门领用人部 门领用人部 门填表人：胸卡申请