某公司财务付款管理办法

*有限公司财务付款管理办法（试行）目 录第一章 总则. . 3（一）付款审批时间. 3（二）付款时间及报销时限. 4第二章 付款审批程序. . . .5第三章 付款审批依据. . 9第四章 审核要点. . 11第五章 付款金额. .11第六章 付款资料要求. . .13(一)工程付款资料要求. . . . . 13(二)其他合同付款资料要求. . .13(三)费用报销付款资料要求. . .141、发票要求. . . . .131.1不合格发票图解. . . . .152、费用报销单填写要求. . .173、票据粘贴要求. .193.1发票票据粘贴步骤图解.203.2票据错误粘贴范例.24第七章 付款方式. . 28目 录第八章 付款控制. . 29第九章 付款纪律. . 30第十章 附则. . 31第十一章 附件. . 31附件1、“资金预算计划申请表（月度）”模版. .31附件2、“付款审批表”模版. . . . . .32附件3、“办公设. . ，仍有保证金没有足额交纳前，财务部必须从形象备及用品采购申请单”模版 .33附件3、“固定资产低值易耗品领用申请单” 模版.33附件4、“业务处理申请单”模版. . . 35附件5、“合同管理台帐”模版. . . .35第一章. 总则 第一条 为加强各款项支付管理，规范公司范围内各部门业务付款行为，确保款项支付质量和效率，防止舞弊行为，根据公司治理相关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所指付款包括：（一） 对外部单位付款（二） 对外部个人付款；（三） 对内部单位付款（四） 对内部个人付款。第三条 付款种类包括：（一） 工程款项付款（具体详见我司“工程付款管理办法”）；（二） 费用报销付款（具体详见我司“借款、补贴及费用报销管理办法”）；（三） 借款（备用金）付款（具体详见我司“借款、补贴及费用报销管理办法”）；（四） 工资、福利费发放付款；（五） 社保费付款；（六） 税费付款；（七） 公司内部资金调拔付款；（八） 其他临时性付款。第四条 付款审批时间及付款时间：（一）付款审批时间序号申请付款项目财务审单日（完成审核时间并返回审核结果时间）总经理审批日总经理审批完成时间（返回审核结果时间）1工程款项付款每周二（9：00-17：00前）每周三（9：30前）每周四（9：30前）2费用报销付款每周一（9：00-17：00前）每周二（9：30前）每周三（9：30前）3借款（备用金）付款4工资、福利费发放付款每月8日前每月9日前每月10日前5社保费付款每月15日前（法律规定顺延除外）每月15日前（法律规定顺延除外）每月15日前（法律规定顺延除外）6税费付款7公司内部资金调拔付款；随时随时随时8其他临时性付款。注：超过规定时限送审的一律顺延至下周审单日方可办理付款审批业务（临时紧急事务除外）。（二）付款时间：序号付款项目付款日备注A区B区（参照）1工程款项付款每周四没有规定具体付款时间特殊情况，需领导批示后方可办理2日常费用报销每周三没有规定具体付款时间，凭票报销3借款（备用金）付款没有规定具体付款时间4工资、福利费发放付款每月10日前5社保费付款每月15日前（法律规定顺延除外）6税费付款7公司内部资金调拔付款；随时8其他临时性付款。注：1.A区人员须根据各自业务种类在付款时限内完成付款手续，财务部收到完整的付款手续方可付款； 2.付款手续应严格按照财务部付款规定执行。第五条 费用报销时限应于业务发生后三日内办理，杜绝票据超期报销业务；第六条 本办法适用于公司所有业务部门。各部门可结合本部门的实际业务情况，依照本办法制定细则。第二章. 付款审批程序第七条 对外付款程序如下：（包括对外单位及个人）（一）对已签订并执行的合同，由各对口业务管理部门根据用款计划按月向公司申请资金，填写“资金预算计划申请表”（详见附表1）报公司领导审批后交财务汇总向集团财务管理中心申请资金；（二）申请付款人（下称“对方”）提交书面付款申请书、付款证书，如果付款申请人为个人的则由对口业务部门根据情况查实后代为申请（但款项申请后必须直接付至合同约定帐户）；（三）相关单位出具的资料（报告）；如为工程款项付款应按我司“工程付款管理办法”规定操作，如：提供工程监理方出具的监理报告等；（四） 公司对口业务管理部门接受申请，出具履约情况说明，包括是应扣款通知、应罚款通知等必要文件；（五） 公司对口业务管理部门审核付款申请材料，填写“付款审批表” （详见附表2），提交公司领导审批；（六） 按照公司内部授权制度，各级审批人在“付款审批表”中审核并签署明确意见；（七） 各对口业务管理部门根据“付款审批表”上确认的付款金额填写“付款申请单”并交公司领导签字；（八）财务部根据集团公司资金管理要求及审批完成的付款申请资料，按照审批确定的金额和方式在公司规定的付款日内办理款项支付。（九） 财务部应在办理款项支付后三日内将付款情况通知各对口业务管理部门，财务部及各对口业务管理部门均应及时更新“合同管理台帐”已付款情况（详见附表5）。（十）各对口业务管理部门应于付款申请前与财务部核对合同付款情况，并确保双方“合同管理台帐”合同签订情况、付款情况的准确、一致。（详见附表5）第八条 对内付款程序主要有如下：（一）费用报销付款程序： 1、报销人填写费用报销单及粘贴原始凭证及票据；对于需事前审批方可办理的业务则需先按业务种类填写审批单（具体详见第三章审批依据（六） 2、部门经理审核签字；3、财务部审核签字；4、交总经理审批签字； 5、交出纳按规定付款；（须先冲借款，按多退少补原则办理）6、如为大额付款（金额10000以上）申请人需在付款前报计划申请资金，提交“资金预算计划申请表”报总经理审批，并报集团财务管理中心申请资金，申请资金到帐后方可付款（特殊紧急情况除外）；（二）个人借款（备用金）付款程序： 1、借款人填写借款单；对于需事前审批方可办理的业务则需先按业务种类填写审批单（具体详见第三章审批依据（六） 2、部门经理审核签字；3、财务部审核签字；4、交总经理审批签字； 5、交出纳按规定付款；（超过规定期限未办理报销冲帐业务的，须先把超期借款冲帐后方可办理）6、如为大额付款（金额10000以上）借款人需在付款前报计划申请资金，提交“资金预算计划申请表”报总经理审批，并报集团财务管理中心申请资金，申请资金到帐后方可付款（特殊紧急情况除外）；（三）工资、福利费发放付款程序：1、行政部编制考勤表；（包括相关扣款通知、人事变动通知）（具体详见第三章审批依据（六） 2、部门经理审核签字；3、交总经理审批签字；4、交财务部编制工资表；（包括经审批的考勤表、相关扣款通知、人事变动通知、福利变动通知等）；（每月5号前）5、工资表交总经理审批签字；（每月9号前） 6、交出纳按规定付款；（需扣除超期未冲帐的借款（或备用金）及经审批的扣款通知规定的扣款）7、财务部需在付款前报计划申请资金，提交“资金预算计划申请表”报总经理审批，并报集团财务管理中心申请资金，申请资金到帐后方可付款（特殊紧急情况除外）；（四）公司内部资金调拔付款程序： 1、申请人填写付款申请单；对于需事前审批方可办理的业务则需先按业务种类填写审批单（具体详见第三章审批依据（六） 2、部门经理审核签字；3、财务部审核签字；4、交总经理审批签字； 5、交出纳按规定付款；（五）其他临时性付款程序：（特殊紧急突发情况） 1、申请人填写付款申请单及粘贴原始凭证及票据； 2、部门经理审核签字；3、财务部审核签字；4、交总经理审批签字； 5、交出纳按规定付款； 6、如为大额付款（金额10000以上）申请人需补报计划申请资金，提交“资金预算计划申请表”报总经理审批，并报集团财务管理中心补申请资金；第九条 社保费及税费付款程序：（六）特殊业务付款程序:（指无法按财务规定办理经公司领导特批方可处理的业务）1、申请人根据业务特殊性提供原始凭证及票据并填写“业务处理申请单”（详见附表4） 2、交部门经理审核签字；3、交总经理审批签字；4、申请人填写付款申请单及粘贴原始凭证及票据；并提供经审批的“业务处理申请单”（详见附表4）5、交部门经理审核签字；6、交财务部审核签字；7、交总经理审批签字 8、交出纳按规定付款； 6、如为大额付款（金额10000以上）申请人需补报计划申请资金，提交“资金预算计划申请表”报总经理审批，并报集团财务管理中心补申请资金；第九条 社保费及税费付款程序：1、申请人填写付款申请单；对于需事前审批方可办理的业务则需先按业务种类填写审批单（具体详见第三章审批依据（六） 2、部门经理审核签字；3、财务部审核签字；4、交总经理审批签字； 5、交出纳按规定付款；第三章. 付款审批依据第十条 财务付款审批依据是：（一） 我方与对方签署的经济合同（签订合同的含原合同、补充合同、技术服务合同、租房合同、购销合同及变更协议等）；（二） 确认合同已生效并正在执行中；（三） 对方已按签署的合同履行了相应的合同义务；（四） 我方对口经办部门确认达到合同约定的付款节点及质量等要求；（五） 对方提供的发票或相关票据真实、准确、合法、合规、有效（发票要求详见第六章付款提交资料要求）；（六）其他相关附件是否齐全、程序及填写是否完整（详见“公司借款、补贴及费用报销管理办法”）；需提交的附件根据付款种类主要有：1、办公用品费、低值易耗品费及材料费需附经审批的“办公设备及用品采购申请单”方可报销；2、固定资产费需附经审批的“办公设备及用品采购申请单”、“固定资产低值易耗品领用申请单”方可报销，凡发票内容为“一批”的需提供销售方出具的销售清单，并加盖销售单位发票专用章；（固定资产指单位价值在2000元以上，使用年限在2年以上的资产）3、差旅费需附经审批的“出差申请单”方可报销；4、车辆维修费需附经审批的“车辆维修申请单”方可报销，涉及多项维修项目的还需提供维修单位出具的“车辆维修清单”并加盖发票专用章；5、车辆油料费需附经审核的“用车申请单”“车辆使用及行程记录表”及“车辆加油记录簿”方可报销。5、业务招待费需附经审批的“业务招待费申请单”方可报销；6、采购借款需附经审批的 “办公设备及用品采购申请单”及“借款单”方可办理；7、出差借款需附经审批的“出差申请单”及“借款单”方可办理；8、备用金借款需附经审批的 “借款单”方可并按公司备用金管理规定办理；9、工资及福利费发放需附经审批的“考勤统计表”及“*月工资表”方可办理；10、社保费付款税金付款需附经审批的 “付款申请单”及“相关的缴税依据明细”方可办理；11、税费付款需附经审批的 “付款申请单”及“相关的缴税依据或明细”方可办理；12、公司内部资金调拔付款需附经审批的 “付款申请单”及“相关依据”方可办理；13、其他临时性付款需附经审批的 “付款申请单”及“相关依据”方可办理（其他临时性付款指紧急的突发性事务付款）；14、特殊业务付款需附经审批的“业务处理申请单”方可报销；（七）符合经审批范围内的付款业务，审批范围外的付款业务一律退回申请人，并要求经办人补齐相关审批手续后方可办理；第四章. 审核要点第十一条 财务付款审核要点是：（一）所提交资料是否齐全、真实，相关附件是否完整并经审批；（二）所提交资料是否合法、合规；（三）所提交资料填写是否规范、完整，付款金额填写是否真实、准确、合理；（四）所提交票据粘贴是否规范；（五）是否符合“借款、补贴及费用报销管理办法”规定的标准；（六）是否符合合同约定的付款要求或规定的标准；（七）是否符合审批程序且审批人无异议；（八）申请人、审批人权限是否符合公司规定；（九）所需资金是否已报计划并经审批；（十）经审批的资金计划是否已到帐；（十一）法律、法规规定的其他要求；第五章. 付款金额第十二条 各类工程付款由以下各项构成，经计算合并后确定实际付款金额：（一） 应付工程价款：合同中有规定付款节点的，工程进度应达到付款节点，根据节点内的完工量、付款比例计算应付工程款。合同中未规定付款节点的，应按合同约定的单价、实际完工量、付款比例计算本次应付工程款；（二） 应付补偿款项：根据合同约定或法律判定我方需支付的补偿或赔偿对方的款项；（三） 应奖款项：根据合同事先约定的条件，按照对方实际执行合同的结果，经双方认定的应奖励给对方的款项；（四） 应罚款项：根据合同约定，对方未能达到合同约定效果，我方对对方的处罚款项，如工期延误罚款，安全文明施工未达标罚款等；（五） 应扣款项：所有扣款均须对方签字盖章确认。包括如下几部分：1. 我方代垫的应由施工方承担的有关费用，如施工用水、电费用等；2. 根据对方实际完成的工作量，不应支付或应从合同价款中扣除款项；3. 应扣工程支援款；4. 其他我方认定的应扣款项。第十三条 其他各项付款由以下各项构成，经计算后确定实际付款金额：（一）费用报销付款金额：按领导审批确定金额扣除借款后的余额多退少补；（二）个人借款（备用金）付款金额：按领导审批确定金额扣除超期借款（或备用金）后的余额；（三）工资、福利费发放付款金额：按审批确定的应发工资扣除超期未冲帐的借款（或备用金）及经审批的扣款通知规定的扣款；（四）公司内部资金调拔付款金额：按领导审批确定的金额；（五）其他临时性付款金额：按领导审批确定的金额；第六章. 付款资料要求第十四条 工程付款资料要求（详见公司工程付款管理办法）第十五条 其他合同付款资料要求（一） 我方付款审批表（详见附表2）：由经办部门发起的，通过公司内部付款审批流程审批完结的付款审批表。该审批单必备要件：1、合同已经审批或正在执行的合同1.1 付款公司（应与合同签订单位约定一致）；1.2 付款金额（应与合同约定一致）；1.3付款事由；(应符合合同约定)；1.4收款单位（应与合同签订单位约定一致）；1.5收款账号（应与合同签订单位约定一致）；1.6支付方式；1.7完成各级审批意见；（二） 对方付款申请表（书）：对方提交的书面付款申请及承诺必须加盖与预留印鉴相符的公章。（三） 合同：双方签订的合同正本原件（四） 发票：要求须真实、准确、合法、合规、发票所属期应为当年同时应在发票出具期三个月内报销，填定应规范的发票。税务局其他特殊规定的除外。1、发票填写具体要求如下：1.1填写客户名称时需写公司全称，不能简写。 1.2填写开票日期需与经济业务活动发生的实际日期相符，不能提前，也不能滞后。 1.3填写货物名称或收入（收费）项目，应该按照销售货物名称或劳务名称逐项如实填写，不得虚开或改变内容。 1.4填写规格、计量单位、数量、单价时需按实际或标准填写。 1.5金额大小写书写应规范。必须同时填写大小写金额，不能只写大写，不写小写；也不能只写小写，不写大写。1.6票面不得有涂改，如需修改应交开票单位一式三联修改，并在修改处加盖发票专用章；1.7凡发票内容为“一批”的需提供开票单位出具的销售清单，并加盖开票单位发票专用章；1.8发票票面需加盖发票专用章，如未盖发票专用章、所盖发票专用章不清楚、盖发票专用章以外其他印章的发票均无效；2、工程付款发票特别要求（同时需满足以上要求）：2.1 发票应为项目所在地税务机关开具合法合规的建安发票；2.2 收付款单位名称与合同签订单位完全一致；2.3 发票项目应与合同约定一致；2.4 发票金额应与付款金额一致；(金额不得少于付款金额)（五） 其他资料：除上述凭证之外的能够对付款决定有帮助的书面资料或信息。第十六条 费用报销付款资料要求(一) 费用报销对发票的要求(同上要求)及不合格发票图解如下:(二)“费用报销单”填写要求；1、费用报销单抬头中“时间”按报销时间填写，“部门”按费用归属部门填写；2、费用报销单右上角上“票据及附件页数”按粘贴单上票据及附件的合计张数填写并确保与实际张数相符；3、费用报销单中部“用途”按费用类别分项填写，包括的内容有：费用归属期间、费用类别、费用归属地点的简要描述,如: 办公楼9月水费、*号车9月停车费、*号车9月汽油费等，费用项目具体如下表（但不限于此表）：序号费用项目序号费用项目序号费用项目1工资16职工社会保险金31印花税2办公设备耗材费17通讯费32车船使用税3办公用品费18固定话费33土地使用税4邮寄费19手机话费34工会经费5报刊费20职工福利费35职工教育经费6差旅费21房租费36劳动保护费7住宿费22水电费37交通费8餐补费23物业管理费38租赁费9误餐费24车辆燃油费39咨询费10机票费25车辆停车费40广告费11市内交通费26车辆保养、洗车费41业务宣传费12其他交通费27车辆维修费42中介费13业务招待费28车辆保险费用43代理费14会议费29车辆其他44其他费15招聘费30房产税4、费用报销单中部“金额”按费用实际发生数填写,具体要求:4.1、报销金额应与所附票据的金额一致，如果实际发生数大于票据金额的以票据金额为准，实际金额小于票据金额的以实际发生数为准，并在对应票据上注明该票据实报金额； 4.2、报销金额大小写均应填写完整，并保证一致。5、费用报销单右下角“报销人”应与“领款人”为同一人，“报销人”与“领款人”非同一人的由报销人出具委托书方可由领款人办理领款； 6、费用报销单右下角”原借款”指报销人有借款的,应按借款数填写，并先办理借款销帐手续方可办理费用报销,按报销款与借款差额多退少补的原则办理（具体详见“公司费用报销管理办法”）；7、费用报销单由报销人填写，同一报销人的费用可在同一费用报销单分类填写（至多可填定3项费用项目），并按票据种类分别粘贴报销票据；8、一张费用报销单只能填写或粘贴（报销）同一个人报销票据，多人报销的应分开填写费用报销单及粘贴报销票据；(三)票据粘贴要求:主要是要工整、整洁，并注意以下几点：1、对不同票据应分类粘贴，不同费用类的票据应分别粘在不同的粘贴单上(具体视原始单据的多少而定，票据量较少的方可粘贴在一张粘贴单上) ，对于票据量较多的应将不同类别票据分别粘贴在几张粘贴单上，如：交通费票据按汽油、柴油、车辆维修费、车辆保险费、租车费、停车费、过路过桥费分类粘贴在粘贴单上；2、对于同类但多次发生的票据，应按所发生的时间顺序进行粘贴；如：业务招待费；3、根据财务要求粘贴单的大小粘贴在粘贴单的范围内，但左边不要遮盖装订线； 4、很多很小的原始单据要摊开粘贴，比如停车费特别多，粘在粘贴单上时，可以摊开几行粘满，以便财务装订归档； 5、票面和记帐凭证票面差不多大小的原始凭证不必再进行粘贴，页面大于记帐凭证的原始凭证则需要将原始凭证右、下边折叠，使其和记帐凭证大小一致；6、所有发票、单据背面均须有报销人签名；6.1交通费报销的发票背面还需注明年月日、事由及往返地点；6.2办公用品费报销的发票背面还需注明证明人签字,并确认物品全部入库；发票、单据粘贴步骤图解票据错误粘贴范例第七章. 付款方式第十七条 所有付款除事前在合同中有明确约定外，一律通过银行转账方式支付。第十八条 所有付款的实际收款人必须与合同约定的收款人一致，严禁接受任何形式的委托付款。第十九条 收款银行及账号原则上必须与合同载明内容保持一致，若收款人要求变更，须出具加盖公章的书面变更申请，并承诺因变更收款银行及账号产生的一切法律后果由收款人自行承担。第二十条 费用报销款收款人须为报销人本人领取并签字,非本人领取的需凭报销人出具的代领报销款委托书方并承诺由此发生的任何损失均与我司无关方可代领；第二十一条 财务部门在接到经公司审批通过的付款申请后，原则上三个工作日内将款付出，任何部门不得强行要求财务提前支付。第八章. 付款控制第二十二条 原则上所有付款均不得支付任何形式的支援款，一律按合同约定付款进度付款，如果确实需要支付支援款，无论金额大小必须签署到总经理。第二十三条 必须严格按照合同约定审核付款，不得随意拆分，不允许东挪西借达到所谓总量不超节点款的目的。如果发生上述事项，最终责任人为经办部门负责人，无部门负责人的由经办人负责。第二十四条 财务部在付款前，必须先核对发票的真伪，没有开通网上查票的地区，工程部应要求施工单位配合财务部对发票的真伪进行核实，并要求对方出具所购发票时的相应凭证，如发票购领薄等。在对方假发票没有完成整改前，任何人不得要求财务部付款。第二十五条 相关部门应将相关经审批的罚扣款通知与付款申请一起向财务部提供，如“工程项目奖罚扣款通知单”等。第二十六条 所有合同必须按照合同约定足额交纳合同履约保证金，除合同明确规定外，严禁用银行保函作为保证金的交纳方式。在合同签订后，仍有保证金没有足额交纳前，财务部必须从进度款中全额扣除，直至保证金足额交齐为止，任何人不得干预。具体按照履约保证金管理办法办理。第二十七条 所有建设工程均按建设部80号令留取质保金，质保金不得低于决算总造价的5%。质保金的支付按照公司质保金管理办法办理。第二十八条 各部门审核人在出具签核意见时，如发现业务违反相关规定，应按规定签署不同意见，并书面向所在公司总经理汇报，否则，予以追究审核人责任。第二十九条 财务人员在付款前，如发现付款业务违反相关规定，应书面向所在公司总经理或集团财管中心汇报，并暂停该付款工作，否则，予以追究付款人责任。第九章. 付款纪律第三十条 各级审批人员要加强业务学习，熟悉工程付款支付管理；对于新聘人员，行政人力资源部门要培训合格后方能上岗。第三十一条 各岗位审批人员要切实履行岗位职责，按照公司有关文件规范要求进行审核审批。如发现资料不齐全，不真实、不准确或存在错误，首先要将申请退回，若发现有舞弊嫌疑，要提请相关部门进行调查，同时可提请公司相关部门对所有审批人出具处理意见；若因玩忽职守、随意签批意见导致公司发生损失的，将按公司相关规定严肃处理。第三十二条 所有付款均须由合同收款单位首先提出付款申请，业务经办部门受理并组织完善相关材料，初审合格后方可提交审批。严禁任何人、任何部门代合同收款单位催要款项。第三十三条 各级审批人员要廉洁自律，严禁与施工单位串通合谋，骗取公司付款；或在支付管理过程中，降低标准，放松要求，以图谋私利，损害公司利益。第三十四条 各单位须严格按照合同条款和国家相关规范标准执行工程管理，对施工单位出现的违约行为要坚决处罚。如已发现违约行为却未进行处罚，公司将参照相关规定对相关责任人予以处罚。第十章 附则第三十五条 本办法自下发之日起开始执行。第三十六条 未尽事宜，相关公司或部门书面报告或请示，公司财务部将会同相关部门协商，必要时请示集团财务管理中心及总经理同意，根据实际业务情况临机处理。第三十七条 本办法由集团财务管理中心负责解释并负责组织修订和完善。第十一章 附件附件1、“资金预算计划申请表（月度）”模版资金预算计划申请表（月度）2012年 月项目名称：单位：元序号合同编号合同名称/资金用途合同总价支付比例预计支付金额预计用款时限是否已签订合同收款单位名称备注1234合计填表说明：本表一式两份，各部门经办人应于每月25日前报送，根据项目进展资金需用量编制下月资金预算。合同编号统一按年编号,次年重新编号, 编号标准为：公司字号 区-年-月-顺序号,如:承翰A区2012年10月1号合同,合同编号为: CHA-2012-10-001总经理审批：财务总监审核：部门经理审核： 申请人：附件2、“付款审批表“模版*公司工程款付款审批表 2012 年 月 日 单位：元项目名称合同编号工程名称施工单位全 称开户银行银行账号合同履行情况合同总价合同外增加额应付工程款本次实付工程款已扣施工水费已扣施工电费累计已付款已付款比例付款控制总额结算总价质保金退质保金日期工程/设计/材料部门意见意