某建筑工程公司行政管理制度范本

深圳市中海建筑工程公司ZD.XZ-001 行政管理制度 A/0 40/53行政管理制度修改记录表文件名称序号文件编号状态改变页码修改内容修改人审批人日期备注索 引 目 的.3 范 围.3 参考资料.3 定 义.3 内 容1 资质管理.42 公文管理.5 3 印章管理.11 4 会议管理.125 写字楼管理.156 地盘/项目部管理.167 自有物资管理.178 通讯设备管理.19 9 复印机及打印机管理.21 10 电脑及网络管理.2211 办公用品管理.27 12 车辆管理.29 13 交通管理.31 14 食堂和伙食费用管理.32 15 新闻、广告发布管理.35 16 公关活动管理.36 附件XZ-FJ01 文件样式.39XZ-FJ02 拟稿纸.40附表 XZ-FB01 借用证件、资料及书籍记录表.38 XZ-FB02 会议签到表. .41XZ-FB03 固定资产/耐用品使用登记表. .42XZ-FB04 固定资产配置申请表.43XZ-FB05 固定资产管理卡片.44XZ-FB06 资产调拨表.45XZ-FB07 固定资产/耐用品清理申请表.46XZ-FB08 员工移动通讯补贴审批表.47XZ-FB09 电脑设备询价单.48XZ-FB10 设备维修单.49XZ-FB11 电脑应用检查记录表.50XZ-FB12 电脑消耗用品汇总表.51XZ-FB13 用车申请表.52XZ-FB14 车辆维修申请表.53 目 的：为适应公司业务发展需要，使公司的办公系统更加规范化、制度化、科学化。 范 围：适用于深圳市中海建筑工程公司各部门、各地盘。 定 义：行政管理是公司办公承上启下、对内协调、对外联络的纽带与桥梁，是为领导决策提供可靠依据，发挥参谋与助手作用和后勤保障服务的重要手段。 1资质管理11 公司执业资质管理111 深圳市中海建筑工程公司的执业许可证及资质等级证书由行政公关部负责保管。112 行政公关部和市场经营部负责办理公司有关经营资质的申报 、定级、年审、变更等有关事宜，并负责保存有关文件。113 公司其他人员因公务须借用公司资质证书或其它有关文件， 须经主管副总经理、行政公关部经理批准后，办理借用手续（见附表XZ-FB01）。2公文管理21 公文种类：211 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。212 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。213 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工职务任免和聘用。214 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。215 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。216 请示适用于向上级机关请求指示、批准。217 批复适用于答复下级单位请示事项。218 函使用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。219 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。22 公文格式公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。221 文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以“深圳中海建”名义制发的公文 ，其发文号统一由行政公关部编排。222 文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密” ，其中“绝密”、“机密”、“秘密”公文应标明份数、序号。223 紧急文件应当标明“特急”、“急件”。224 标题应准确简要地概括文件的主要内容 ，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。225 公文如有附件，应当在正文之后 ，成文时间之前注明附件顺序和名称。226 公文除会议纪要外 ，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。227 公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。228 文字从左至右横写、横排。发文统一用简体字。229 公文用纸统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。以深圳市中海建筑工程公司名义发文，要采用相应的公司信笺纸，并加盖相应的印章(见附件XZ-FJ01)。23 行文规则231 单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。232 下级单位的重要行文，应当同时抄报直接主管领导。233 “请示”应当一文一事 ，一般只写一个主送机关，切勿多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。234 “报告”中不得夹带请示事项。235 受双重领导的单位向上级机关请示 ，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。236 向上级机关的行文，一般应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越级的上级机关。237 草拟公文应当做到：A情况属实，观点明确 ，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；B人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题 ，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日；C 结构层次序数 ，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“”；D 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；E 草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名。草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔。不得在文稿装订线外书写；F 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；G 属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文。部门的发文，一般只需报送分管领导和有关行政部门，避免滥送；H 各平行公司和不相隶属公司之间告知事项、联系工作、商洽业务，使用函件相互行文。24 公文办理241 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递 、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。242 收到上级机关及深圳市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公关部进行编号登记并及时送阅处理。原件存行政公关部。243 凡以公司名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经拟稿部门经理核签，并交行政公关部复核（如与其他部门业务有关文件，还应进行会签）。行政公关部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度，呈公司主管总经理签发。244 经公司总经理或分管领导签发的文件底稿 ，应退回行政公关部进行登记、编号、打印、用印和发出。245 凡以公司名义制发的公文 ，其发文字号为：深中海建（直属部门）代字（年份）第（序号）号。 直属部门代字：人力资源部 “人” 行政公关部 “行” 市场经营部 “经” 工程管理部 “工” 合约商务部 “合” 财务资金部 “财” 编号中“序号”为部门发文的流水号，以三位数表示，例如财务资金部2003年所发第一份文，编号为“深中海建财字(2003)第001号” 需要办理的公文，行政公关部应及时送公司领导批示或者交有关部门办理。246 审批公文，主批人应当明确签署意见 ，并写上姓名和审批时间。其他人圈阅，应当视为同意。247 公文送公司领导签发之前 ，应当由行政公关部（文秘部门）进行审核。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度等。248 传递秘密公文 ，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。25 发文范围下行文主送：各部门、各项目部下行文抄送：公司领导传阅、行政公关部、行文部门存档26 公文立卷、归档和销毁261 公文办完后，应当根据有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。262 各部门对本机构发出或签收的各类公文要有专人负责公共场所，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。263 公文归档应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷 ，要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。264 没有归档和存查价值的公文 ，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。27 项目文件资料管理为了统一公司项目文件编号，便于文件资料的分类及检索工作，也便于将来进行计算机管理，对公司项目范围内的发文编号及管理详见ISO9000质量体系文件。28 保密管理规定281 目的为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄密，使公司每位员工在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。282 保密范围A人事资源部的人事档案和不宜公开的人事资料；B市场经营部的投标、报价分析表和投标会议纪要；C合约商务部的投标、报价数据资料；D财务资金部的财务报表及财务保密资料；E工程管理部的技术标书方案及相关资料；F其他。283 保密纪律A不该说的机密，绝对不说；B不该问的机密，绝对不问；C不该看的机密，绝对不看；D不该记录的机密，绝对不记录；E不在不利于保密的地方存放机密资料；F撰制机密文件过程中，对涉密事项应严格保密，不得扩散；G电脑中的机密资料，应该妥善保存，以免泄密；拷贝涉及机密的资料应当事先报告部门负责人；未经他人允许，不得擅自打开别人电脑，浏览他人电脑储存的资料；H不得向外泄露公司内部重要业务活动和技术、经济指标；I不得向外泄露秘密、内部信息和资料；J坚持会议保密制度，不准在会外随便讨论会议内容；禁止随意携带秘密文件资料外出。284 机密文件的制定有关部门在制订机密文件时，撰稿人要严格按照保密纪律办事，不得随意谈论机密内容。各部门应指定一人负责机密文件的起草和保管工作。机密文件经领导审定后，经办人应在文件的右上角盖上阅后退回、阅后销毁等字样或注明秘密等级，以便确定机密文件的传阅范围。285 机密文件的传递各部门收到机密文件后，应作详细的登记和借阅记录。机密文件传递均按照秘密、机密、绝密等三个密级，由公司指定专人传送相关领导传阅。领导传阅毕，应及时交还保管部门保存，确保机密文件不发生丢失和泄密。286 机密文件的保存和销毁部门领导对部门保密文件负有保管领导责任。各部门应指定专人保存机密资料，橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。如果外单位借阅或复印公司机密资料，一定要经过公司主管领导签署批准意见。当机密资料因时间或其他原因，已经失去了保存价值的，在经公司主管领导同意后，可以进行销毁，销毁机密文件资料时应有两人在场。销毁办法一般使用写字楼的废纸处理机。287 违反保密纪律的处理如发生机密文件丢失或出现泄密事件，首先将追究部门负责人的责任，同时追究有关当事人的责任。并根据泄密严重程度和对公司经济利益影响情况，按照公司人事制度中的惩处规定，作出相应的处罚。288 其他公司行政公关部负责全公司保密工作的指导和解释工作。3印章管理31 印章制发311 中国海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部门、各地盘印章由行政公关部统一制发。312 有关公司的法人印章由行政公关部按照市政府职能部门规定制作。313 公司所有印章在使用前，应在行政公关部登记备案，并由使用部门专人负责签收、保管。32 印章规格 （略）33 印章的使用及管理331 使用中国海外建筑有限公司、中国海外建筑有限公司国内部、深圳市中海建筑工程公司公章要进行印章使用登记。使用印章应经相关部门负责人和行政公关部负责人签字许可，方可使用。332 凡经公司领导签署的文件 、合约、标书等，可直接到行政公关部办理印章使用手续。333 如遇特殊情况用印，将印章借出，需经公司总经理批准，并办理借章手续，借条须经借用部门负责人签名，行政公关部要做好专项记录。334 因公务需要 ，持空白介绍信或空白纸上加盖公司公章时，必须经公司领导批准，登记签收，如未使用，应及时交回行政公关部。335 凡授权有关部门管理使用的公章要严格用印制度 ，认真履行有关登记签批手续，不得擅自扩大使用范围。公章要有专人保管，不得随意转交他人。34 印章的销毁341 因部门、项目部更名或印章缺损等原因需刻制新印章时，应按管理权限，由使用部门或地盘将旧印章交回行政公关部。342 如因业务需要继续使用旧印章时，须经印章管理部门同意，暂缓销毁，但使用时，仍然按印章批准权限办理。343 需销毁的印章应交回行政公关部，并由二人办理销毁手续。4会议管理41 例会411 公司董事会A会议时间：每半年举行一次 ，一般安排在六月中旬和十二月中旬，具体时间提前一周通知；B参加人员：公司全体董事；C会议主持人：董事长；D 会议记录人：会议指定记录人员；E 会议内容：1 审议公司发展规划与经营策略，并上报中国海外建筑有限公司审批；2 分析市场和竞争对手，检讨公司总体的业务拓展、班子和队伍建设及经营管理情况，并提出对策；3 研讨内部重大事项。412 公司总经理办公会A 会议时间：每月召开一次，定在每月最后一个周六上午9:00时，每次会议时间半天；如需临时召开会议，另行通知；B 参加人员：副总经理、总会计师，其他列席人员另行通知；C 会议主持人：总经理；D 会议记录人：会议指定记录人员；E 会议内容：1 研究制订公司发展规划与经营策略；2 研究公司经营管理等重要问题；3 研究公司人事、福利政策和职务任免等工作；4 通报各业务口主要工作情况。413 公司工程月例会A 会议时间：每月一次或根据工作情况另定，每次会议时间约半天，具体时间及议程提前三天通知；B 参加人员：公司各部门、地盘或项目负责人；C 会议主持人：总经理；D 会议记录人：工程管理部指定人员；E 会议内容：1 公司重大业务情况通报；2 部门、地盘工作情况通报。414 其他会议各部门、各地盘的其他会议，应本着提高效率、节省时间、多办实事的原则，做到少开会，多办事，既通报情况和交换意见，又能提高管理水平和工作水准，具体安排由各部门和地盘根据工作需要及自身情况自行确定。42 会议管理421 会议功能会议是各级领导制订方针政策、决定重要事项、贯彻上级指示、检查布置工作的一种方式。开好会议有利于集思广益，有利于统一思想，协调一致，有利于沟通信息和经验交流。422 会议通知下发及其他事项A 公司主持召开的有关会议由行政公关部通知。部门主持召开的各种会议由部门自行下发通知，送行政公关部备案；B 会议通知至少要提前两天下发，并将有关会议资料一并发出。会议通知应列明会议时间、地点、会议内容或议题、主持人、参加人、列席人、记录人等。重要会议要发会议纪要，并指定专人起草；C 与会人员要准时参加会议，如因故不能参加的，要提前向会议主持人请假。会后主持人应向缺席者转达会议决定、决议或主要议定事项；D 要精简会议。可开可不开的会议，坚决不开，必须召开的会议，要组织好，确保达到预期效果。会议应做到会前有通知，会后工作到人并有落实、有检查、有结果，真正提高会议效率。43 会议要求及纪律431 与会人员接到会议通知后 ，应预先安排好工作，根据会议内容要求预先做好资料、文件及发言准备，按会议要求、时间、地点准时出席会议并签到(见附表XZ-FB02)；432 与会人员如因其他公务不能出席会议或迟到，应事先向会议主持人请假；433 会议进行时，与会人员手提电话应拨在振动档，如需处理紧急事务，应向会议主持人请假；434 公司董事会、总经理办公会等重要会议在进行中不允许任何人打扰，如有紧急工作，需经行政公关部经理通知；435 其他会议进行时，一般不得擅入会场，若有必要，应通过会议承办部门联络；436 参加重要会议人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意谈论会议内容。44 会议室管理441 会议室由行政公关部负责管理和调配使用。442 部门需使用会议室 ，要提前一天或半天将会议时间、人数、参加人员通知行政公关部，以便提前作相应的安排。443 各部门、地盘未经允许，不得随意使用会议室。会议室内电视、投影仪等电器需经行政公关部同意，并指定专人负责操作，其他人员不得擅自动用。444 与会人员应当注意会议室内整洁，爱护公司财产，各会议室禁止吸烟。5写字楼管理行政公关部负责对公司写字楼的管理51 行为规范511 员工上班时须提前十分钟到达工作岗位，做好办公准备；不准迟到早退，特殊情况不能按时上下班，必须事先向部门经理请假。513 男士着装整洁，不准留长发、穿短裤；女士着装整洁大方、得体，不准穿拖鞋，不准留长指甲。514 员工在工作时间不准擅离工作岗位，需要离开时，须向部门经理说明，如有急办私事要处理，必须经过批准方可离开。515 工作时间应保持办公室肃静，不得大声喧哗，需与别人研究商量问题，请不要影响他人，使用电话要简明扼要，不准“煲电话”。516 办公室应保持整洁，写字台上的办公用品要摆放整齐有序。517 员工遇有客户及来访人士，须起身并在指定地点热情接待，来客告辞，应起步相送，若为私人会客，时间不超过十五分钟。518 在办公室内，员工严禁吸烟，接待客人敬茶不敬烟，不准接受客人敬烟。午休时要保持安静，不准在办公室玩棋类及扑克；报纸阅后放回报架上。519 工作时间不准带小孩进办公室。不准在办公室吃零食。5110 员工必须坚持勤俭办企业的精神，做到凡起草、打印、复印文稿及内部资料等要一张纸两面用，发至内部信封要重复使用。5111 员工每天下班前，要检查门窗和空调开关、电脑等电源是否关好。52 写字楼卫生521 办公场所卫生自觉维护，由行政公关部负责写字楼卫生的日常管理；522 写字楼卫生由行政公关部联系服务好、可信赖的清洁公司承担；523 办公室不准随地乱倒污物；严禁吸烟和用餐；在公用走道吸烟的将烟头丢在垃圾箱内；524 在写字楼上班的员工自备饮水杯，尽量减少使用一次性水杯；6地盘、项目部的管理61 行为规范参照写字楼规范，由地盘/项目负责人或地盘/项目负责人授权人负责管理；62 办公室卫生 地盘/项目办公室卫生要组织人员打扫。地盘/项目负责人安排打扫人员及检查卫生状况；63 地盘员工进入施工现场，应注意如下事项：631 佩戴员工工作证；佩戴贴有公司标志的安全帽，并系好安全扣带；穿着安全鞋。如需进入采光条件不好、作业环境黑暗的施工现场，须带手电筒，注意安全；632 言语简洁文明，行为干炼得体，注意体现公司良好的精神面貌。不得在施工现场游手好闲，谈论与工作无关话题。7自有物资管理71 自有物资包括固定资产及耐用品。固定资产范围详见财务管理制度界定范围。72 物资的使用单位为直接管理单位 ，行政公关部为最终管理单位 。行政公关部分别填写固定资产及耐用品管理登记表(见附表XZ-FB03)，负责固定资产及耐用品的调配、管理工作。使用部门/地盘、项目部向行政公关部办理自有物资领用手续，并落实到具体人员保管。73 购置自有物资的购置由使用单位提出申请，行政公关部根据现有物资进行调配，如调配不出，经批准后可新购。办理程序按固定资产配置申请表规定(见附表XZ-FB04)。写字楼新购资产由行政公关部统一购置；特殊情况地盘/项目经行政公关部同意后可自行采购，行政公关部、地盘/项目均需填写固定资产及耐用品管理登记表，是固定资产的需填写固定资产管理卡片(见附表XZ-FB05)。74 维修及赔偿自有物资的使用、保管及维修责任在签名领用的个人。正常情况下的耗损由公司负担维修费用，人为原因的损坏由责任个人负担维修费用；人为原因的丢失由责任个人负责赔偿，赔偿金额为：(自有物资原值/规定使用年限)*剩余使用年限(固定资产使用年限按公司财务规定执行)。75 移交751 耐用品使用责任人更换时，须在使用单位负责或行政公关部有关负责人见证下办理物品移交及签收手续，需填写资产调拨表(见附表XZ-FB06)。752 地盘/项目完工时，由地盘/项目负责人依照本单位登记的固定资产及耐用品管理登记表将所有耐用品移交行政公关部，行政公关部对照自有记录对相关物品进行整理、入库，以备其他单位使用。76 清理报废761 固定资产或耐用品因正常和非正常(发生不可抗力灾害、被盗等)原因不能继续使用时，使用单位应查明原因，办理耐用品报废手续；762 使用单位填写固定资产/耐用品处置申请表(见附表XZ-FB07)一式两份，详细说明处置原因及处理意见，经使用责任人及单位负责人签名证实后交行政公关部；763 行政公关部查明事实后报公司领导审批，审批后的固定资产/耐用品处置申请表返回使用单位一份，由使用单位按批文根据处理情况，填写处理结果栏，交行政公关部，若有收入，交财务资金部处理，同时到行政公关部办理注销手续。8通讯设备管理81 电话管理811 写字楼电话有关申办手续和管理由行政公关部负责，日常管理和使用由各部门负责。812 各地盘市内电话单机由地盘负责申办，须报行政公关部审批，使用和管理由地盘负责。813 要严格控制使用IDD电话。因工作需要使用IDD电话的，要做到长话短说，可以用E-mail或传真办理的事情尽量使用电子邮件或传真。814 公司申装电话因工作原因需移动的，由行政公关部负责办理移机手续，个人未经允许，不得擅自移动公司所配电话位置。82 传真机管理821 写字楼传真机必须始终保持良好的工作状态， 保证通讯畅通无阻，由行政公关部安排专人负责管理和操作。822 严禁使用传真机打市话和IDD，一经查出，费用一律自理。823 不得利用传真机办理私人事宜。83 手机话费管理831 因工作需要使用个人手机通讯的员工，由部门经理提出申请并签署意见，报行政公关部审核，经公司主管副总经理审批签字后，可享受移动通讯费补贴(见附表XZ-FB08)。832 通讯费补贴随工资一起发放。833 公司不承担手机的购置、维修等费用。834 员工因职务或岗位变动，行政公关部应及时调整补贴标准，次月起按新岗位补贴标准执行。835 经总经理批准，公司领导因工作需要，可以持有深圳地区、广州地区、香港特区的通讯卡。每月除规定的限额补贴外，其他因公通讯费可按话费清单实报实销。836 通讯月费限额补贴标准如下：A公司领导1000元/月；B部门、地盘经理每月补贴限额400元；部门、地盘副经理300元；C外出开展业务的员工每月补贴限额200300元；D经批准的其他员工每月补贴限额50100元。837 新开设的地盘，在没有接通电话的情况下，由行政公关部制定临时通讯费开支管 理办法。838 手提电话使用规定A应尽量使用有线电话，少使用手提电话，尤其是要少用手提电话打长途。在使用手提电话打长途时使用IP电话，以节约话费；B 公司给予报销手机话费的人员应确保每天7：3022：30开机；C 使用手提电话时，注意长话短说，减少通话时间；D 加入深圳移动通信集团用户的，根据移动公司提供的通话优惠条件采取适当的通话方式。9复印机和打印机管理91 复印机911 写字楼复印机由行政公关部指定专人进行管理和清洁，定期联络保养、维修事宜。地盘的复印机由各地盘指定专人管理和清洁。复印机更换重要零部件需要经过地盘经理及行政公关部经理同意后，方可更换及报销有关费用。912 公司写字楼复印机日常耗用品，由行政公关部统一购买。地盘复印机日常耗用品由地盘负责购买。913 在使用复印机时，提倡节约，反对浪费。能够双面复印的绝不单面复印，尽量利用一面已印的单页纸复印，做到物尽其用。914 在复印时，凡是需要套色、放大、缩小或重新制版的 ，应在复印之前考虑周到，避免屡调屡试，造成纸张浪费。915 公司复印机一概不对外使用，若遇有公司客人确因业务需要复印材料，请相关部门、地盘安排人员代为办理，严禁外人私自使用。916 公司复印机属高档办公用具，使用过程中，严禁用力触动任何按钮，如发生故障应直接与行政公关部有关人员联系。9.2 打印机921 激光彩色打印机由行政公关部指定专人进行管理和清洁，定期联络保养、维修事宜。更换重要零部件和碳粉棒需经行政公关部经理同意后，方可更换。922 公司写字楼打印机日常耗用品，由行政公关部统一购买。在深地盘打印机日常耗用品由行政公关部负责购买，在外地由地盘负责购买。923 在使用打印机时，提倡节约，反对浪费。能够使用单色打印的绝不用彩色打印，降低墨盒使用成本。924 需要打印时，应在打印之前进行预览和仔细阅读文本，避免打印成稿后发现错误，造成浪费。925 网络打印机由打印机所在部门的负责人指定专人进行管理；单独使用的打印机由使用人负责进行管理。10电脑及网络的管理101 电脑规划和计划管理有关电脑规划工作由公司主管领导统筹规划，公司内部具体协调部门为行政公关部。行政公关部可以根据公司的业务拓展情况和管理工作对电脑应用的需求，对公司的电脑硬件、软件的配置统筹规划，提出意见和报告报公司领导，批准后实施。102 电脑设备的购置程序1021 行政公关部在得到批准后进行新购置时 ，必须按公司费用的审定权限办理相关的手续，进行询价，填报电脑设备询价单(见附表XZ-FB09)和固定资产购置单(见附表XZ-FB05)，经公司主管领导签字确认后办理采购工作。1022 采购后，由公司行政公关部指定人员负责核实货物是否抵达公司 ，办理验收手续，填写固定资产验收单，并且在发票背后签字确认,作为报帐的凭证。1023 行政公关部对每次采购的资产均应建立资产台帐，进行登记。1024 行政公关部应及时向厂家发出保修登记卡或软件注册登记卡， 并留底存档。103 电脑设备的日常管理1031 行政公关部为公司每一台电脑硬件设备统一编号、登记注册。1032 针对每一电脑主机及打印机、扫描仪等主要设备，由行政公关部填写固定资产管理卡片(见附表XZ-FB05)，由使用人（或主要使用人）签收；对于打印机等外设如是共用时，由部门负责人或其指定人员签收。1033 行政公关部进行重新配置时，负责对资产统计表重新登记。1034 电脑使用人调离部门或公司由部门经理根据工作需要进行部门内的调配时， 使用人（包括原使用人）必须到行政公关部办理手续。104 电脑的保管及保养1041 使用人对电脑等设施的保管及保养负有全部责任。1042 使用人应保持电脑设备的整洁和完好。1043 未经行政公关部同意，任何人不得拆卸电脑设备和自行安装未经公司许的软件。1044 使用人应定期每月对重要文件进行备份，删除没用的文件，用系统软件对硬盘进行检查和整理。1045 除网络服务器及其相关设备外，使用人在不用电脑时应关闭电源，下班时应关闭总电源。1046 电脑显示器应设置为保护模式，以节约能源和延长显示器寿命。1047 各地盘要注意电脑的防尘保护，不用时盖上布套保护, 电脑设备应尽量安装在通风、清洁、安静的环境中。1048 当使用人调离使用部门时，必须到行政公关部办理电脑设备的移交手续。1049 各地盘要做好电脑的保管工作，防止电脑设备的丢失。10410 各地盘如工作需要须添置UPS的， 必须先提出申请，经公司领导批准后由行政公关部采购。105 电脑的维修1051 使用人发现电脑有故障时， 应及时填报电脑设备维修单（附表XZ-FB10），通知行政公关部。1052 行政公关部收到维修通知单后的当天（项目部为三天内）指派人员进行检查，查明原因。1053 行政公关部如不能排除故障时，经行政公关部负责人同意后可送到维修单位进行维修。1054 如没有维修价值或无法维修时， 行政公关部应按报废程序办理相关的报废手续。106 电脑设备的调配和管理1061 行政公关部有权根据需要调拨公司各部门、各地盘的电脑设备，在征得部门、地盘经理同意后，电脑设备调拨手续由行政公关部统一办理（附表XZ-FB06）。1062 电脑使用人在调离某一个部门时，其使用的电脑设备必须同时移交给行政公关部。107 电脑应用服务和检查1071 行政公关部应及时响应用机单位的服务要求，作出妥善安排。1072 公司行政公关部每年安排两次定期的电脑应用全面检查，主要检查电脑制度的执行情况，各部门的电脑使用人员要认真配合电脑检查。检查人员必须详细填写电脑应用检查记录表(见附表XZ-FB11)，整理出电脑检查处理书面报告，由行政公关部审核后，报告给公司领导，同时抄送给有关部门/地盘。108 电脑开机密码的设置与管理1081 未经部门领导同意，不准电脑使用者在公司的电脑中私自设置开机密码。1082 如有必要对本单位的电脑设置开机密码时，必须将开机密码登记存放在部门负责人处，同时将开机密码和相应电脑固定资本编号报行政公关部留存。109 电脑耗材的管理1091 公司各部门及在深地盘的电脑文具及消耗品 （ 电脑打印纸、电脑软盘、打印机色带、打印墨水、碳粉锡鼓等）由公司行政公关部根据各部门的使用申请统一订购。如有特别需要必须自行采购时，应先征得行政公关部同意。1092 行政公关部需每月将电脑消耗品的使用情况进行统计汇总（见附表XZ-FB12）， 通报给有关单位。1010 电脑软件管理10101 软件的使用许可A任何人不得在公司电脑中使用未经行政公关部许可使用的软件。B行政公关部视具体情况不定期发布公司许可使用的电脑软件通知。C各电脑使用人如有提高工作效率或质量的软件，要在公司电脑上使用的，必须书面报告行政公关部，经行政公关部书面同意后方可使用。10102 软件的购买A各部门如需要购买软件提高工作效率和质量时，应向行政公关部提出书面申请。B购买软件后，行政公关部应及时向软件供应商发出注册登记，并留底存档。C不允许员工以公司名义购买盗版软件，如员工自行购置的盗版软件并安装在公司的电脑上，所产生的一切后果个人承担。10103 软件的保管、维护及升级A公司购买或自行开发的所有软件的正本，均存放在行政公关部，统一保管。B对软盘（钥匙盘除外）软件，设备安装驱动程序，行政公关部应先做两个备份，采用备份软盘进行安装使用。C条件许可时，所有软件原件应用光盘备份两套保存。D各专业类的软件由各使用部门在行政公关部的配合下进行软件系统的维护。E当有升级软件时，各部门视情况如需要，提出购买申请，由行政公关部办理。10104 电脑软件的开发由行政公关部统筹安排人员对软件的需求，应用范围进行统一评估设计。需要软件开发公司合作开发的项目，需通过公司主管领导和行政部批准实施。10105 软件的版权A公司自行开发或委托外单位人员开发的软件，其版权一律归公司所有。B未得行政公关部的书面认可，任何单位和个人，均不得将公司所有版权的软件扩散到公司范围之外。经查实，追究当事人的一切后果。C如工作需要，为业务相关单位提供公司软件时，有关部门要先向行政公关部提出书面申请，经公司领导同意后方可。1011 严防电脑病毒的侵袭为避免电脑病毒的侵袭，未经行政公关部同意，任何人都不得在公司的电脑中安装非正版或非公司购买或非公司开发的软件，绝对不允许在公司的电脑中安装电脑游戏软件。经查实，追究当事人的一切后果。1012 电脑档案（文件）的管理10121 公司内各部门、地盘/项目的电脑处理文件资料，由各单位自行管理。工程完工后，相关的电脑资料移交公司工程管理部统一保存管理。10122 各单位应实行电脑文档资料的登记制度 ，所有软盘形式保存和备份的文档，需登记其文件名称、建立日期、保存的磁盘号等资料，以便查找。10123 员工对公司的电脑文件负有安全保密的责任，重要的文件必须做好备份。10124 各单位有员工调离或离职时，必须将离职员工所负责的电脑应用文件交清。1013 电脑网络的管理10131 公司的电脑网络 、网络服务器由行政公关部负责管理。10132 公司所有员工可以上公司的内部网站和局域网；员工不得在工作时间上Internet网从事与工作无关的浏览和Email的收发等。10133 国际互联网络管理A公司的国际互联网使用，由行政公关部按公司领导的批示统一管理和办理。 各地盘/项目因工作需上网手续时，须经行政公关部批准后自行办理。B使用国际互联网络时必须遵守国家的有关法律法规。10134 电子邮件的管理A各部门和地盘如需要申请单独的电子邮件地址,可向行政公关部提出书面申请，由行政公关部统一办理。B为确保内部信息的及时传递，各单位应每天上、下午各接收一次邮件。C私人的电子信箱不得在公司的电脑中使用。1014 电脑培训管理10141 公司内部的电脑培训由行政公关部统一管理，在每年的培训规划中根据实际情况安排电脑培训计划。10142 电脑操作应作为招聘新员工的条件。特别情况下可由部门负责人督促其自行学习，或自行参加社会上的培训。11办公用品管理111 办公费用及用品1111 部门或地盘因工作需要购买的专业工具书、参考书，首先经总工程师审批，购买书籍交工程管理部登记，然后办理借阅手续。1112 各类专业报刊杂志的订阅由行政公关部统一管理，其他部门不得擅自订阅。1113 写字楼员工用纸巾由行政公关部安排人员发放。1114 公司写字楼办公用品由行政公关部统一购买和发放，部门急需且行政公关部仓库没有的文具用品，可及时通知行政公关部有关人员购买。各部门购买专业办公用具由部门负责，并经部门经理和行政公关部经理签字后报销。1115 公司员工的办公工具, 如订书机、打孔机、计算器、剪刀、签字笔等以旧换新，尽量减少由于不爱惜而造成的办公费用浪费。1116 各部门、地盘领用公司信封、信笺、文件袋等需经本单位负责人签字后到行政公关部领取。1117 不在深地盘可根据工作需要自行采购文具用品、电筒、电池、雨衣、复印纸、墨盒及碳粉等，须经地盘负责人同意，报行政公关部经理会签，然后到财务资金部报销，并列入地盘行政管理费开支。地盘对于雨衣、雨鞋、电筒、劳保鞋等耐用品应填写固定资产/耐用品登记表，送行政公关部存档。1118 公司人员的名片由行政公关部统一按照有关规定印制，费用经审批后报销。112 耐用品管理 1121 耐用品指使用年限在一年以上又不属于固定资产的物品，耐用品范围详见财务管理制度界定范围；1122 耐用品的使用单位为耐用品的直接管理单位，行政公关部为耐用品的最终管理部门；1123 耐用品可由各单位提出计划，行政公关部办理审批手续后由行政公关部牵头组织购买。行政公关部负责建立记录，并及时掌握使用、维护和保管情况；1124 耐用品由使用单位向行政公关部提出申请购买，使用单位及行政公关部应同时做好相关记录；1125 所有耐用品的使用及保管要求落实责任到个人，建立保管领用卡，谁签名领用谁负责到底，出现人为原因损坏或丢失时，由责任人负责维修或赔偿；1126 耐用品使用责任人更换时，应办好移交手续，重新建立保管领用卡；1127 工程项目完工时，由地盘负责人依照本项目所登记的固定资产/耐用品使用登记表将所有耐用品移交行政公关部，行政公关部应对照耐用品保管领用卡对相关物品进行整理、入库，以备其他单位使用。12车辆管理121 车辆使用及司机管理1211 公司所辖车辆由行政公关部统一管理 、统一调度。其他人员一般不得随意调动公司车辆。1212 如车辆需借外单位使用，应经公司总经理批准，原则上，应有司机随车前往。1213 司机须按要求、时间、地点出车， 一般应提前十分钟到达出车地点，如系接听电话指令，应向对方重复一遍时间、地点，以免失误。1214 司机要遵守交通规则 ，要为客人打开车门。开车要注意精力集中，礼貌行车，安全驾驶。严禁酒后驾车。1215 要保持车辆清洁 ，定期保养维修。车辆内部应定期换洗车套，放置车用香