沃尔玛采购营运管理手册

采购营运管理理手册目 录第一章 采购的概念和基本职责3一、采购的概念3二、采购人员基本职责和权限4三、如何成为一个合格的采购5第二章 采购部门组织架构和规章制度6一、采购部门组织架构（见附图）6二、各部门职责7三、采购部规章制度12第三章 商品结构的组合和调整15一、商品结构的设计原则和商品政策15二、如何选择商品25三、商品结构的调整27四、新商品的引进管理29五、滞销商品的淘汰34第四章 供应商管理39一、供应商守则和基本资料39二、谈判41三、议价49四、合同50第五章 商品的日常管理63一、商品订价63二、商品资料的录入和维护73三、商品订货75第一章 采购的概念和基本职责一、采购的概念采购是零售业态的“灵魂”，如果一个地址合适，装修精美的卖场，却没有商品销售，那它也就失去了存在的意义。采购部门就像是“兵工厂”，前台的营运部门是否能够打“胜仗”，就看采购部门是否能够源源不断的提供精良的“弹药”。任何一个企业存在的基本目的只有一个：“盈利”，对于一个现代的超市来说，要在保持低价形象以吸引顾客提高销售的前提下，获取足够自己生存下去的利润，采购部门的责任重大。因而，在给“采购”定一个准确的概念之前，我们先来了解采购的日常工作内容。n 根据市场的需求状况确定卖场销售的商品结构。为什么要根据市场需求来确定商品结构？这个问题不用做过多解释，采购人员首先在开始进入角色之前，就要牢牢树立这个观念，过去的采购库存销售的采购流程，是不能真正抓住顾客“钱夹”的，做为一名超市的采购人员，只有依循销售库存采购这样的采购流程，才能够使采购回来的商品能够为顾客所接受，才能使他们乐意拿出“钱夹”来购买。根据市场需求、顾客喜好来选择商品，调整商品的工作，不仅在开业前要做，在开业后也要经常做，这样才能使我们的商品结构永远对顾客有吸引力，永远保持活力。n 为公司争取最大的利益而与供应商谈判。良好的品质、最优惠的价格、对卖场有利的付款方式、大力度的促销支持、洽当收取的营业外收入、合理的折扣组合等因素的综合，就能使公司获得最大利益。但要避免走极端，把供应商搜刮得太苦，必然会影响到双方的合作，公司的最大利益要建立在“双羸”的基础上。n 为不同的商品订立合理的价格。何谓“合理”？是不是全部低价？又或是全部高价？答案是“否”。合理的售价应该是针对不同商品的敏感度、便利度等因素，分别订价，敏感度高的商品，售价要低，甚至是亏本销售。敏感度低的商品，要适当的调高一些毛利，该赚的钱还是要赚。要经常性的进行售价检讨工作。n 保持合理的库存水平。超市的经营特点是“薄利多销”，因而为了不出现缺货、断货而影响销售，适当的保留一些商品的库存很有必要，但是如果库存金额过大，又必然会导致流动资金减少，造成总体资金的紧张。因而提高库存管理水平就很有必要，使库存既能保证销售，又不会造成资金的积压。n 主要促销计划的制定和落实。促销是超市吸引客流，提高销售的有力武器，采购部门做为主要的促销策划和管理部门，要制定出一个年度性的促销计划和促销方案，并且针对不同的阶段、不同的主题、不同的卖点落实好这些方案。n 新商品的开发和引进。根据商品的生命周期理论，一个商品想要“永不落伍”是不可能的，而且由于竞争的因素，老商品的毛利水平较低，因而新商品的不断开发，就成为了采购部门的一个日常性工作。综上所述，采购人员的每一项工作，无不紧紧围绕着卖场的种种利益。因此我们把“采购”定义为“通过一系列的方式和手段，组织到适当的商品供顾客购卖，以实现卖场利益最优化的有组织活动。”二、采购人员基本职责和权限商品采购关系着整个公司营运，这个环节没把握好，就会造成满盘皆输。所以商品采购的责任非常重大，做为一名采购人员不应该只着眼于采购进货，而且还应该考虑商品的“推销”和“利润”。同时采购人员为了能够顺利的开展工作，还必须获得一定的权力，否则有责无权，就会难以达到公司的各项指标。1、采购的基本职责n 负责公司毛利指标的达成。采购部门是创造经营利润的部门，商品售价的制定，营业外收入的收取等，无不和最终的总体利润息息相关。因而保证所采购商品之盈利能使公司正常运转下去，是采购部门义不容辞的责任，同时也是首要的责任。n 负责公司业绩指标的达成。业绩主要是受来客数和客单价这两个指标的影响，而这两个指标又在一定程度上受商品结构，促销，价格等因素的影响，因而要想达成公司的业绩指标，采购人员就要把影响来客数和客单价的各项工作做好，想方设法的提高这两项指标的水平。n 公司商品库存的控制。商品是由采购部门引进的，虽然在引进后的主要订货工作是由营运部门来做的，但是采购人员还是很有必要对于商品的库存金额、库存数量等进行控制。因为对于合同的情况、有关的商品信息（货源是否稳定、季节性的提价，包装的更改等）营运部门毕竟不是很了解。n 公司商品回转的控制。商品回转的控制，实际上就是对商品结构的控制，如果商品回转快，就意味着商品适销对路，资金周转得快，库存结构合理。反之就会影响到公司的正常运作。n 市场情报的搜集和分析。做为采购人员，要不断的了解和掌握最新的商品知识、销售趋势、竞争状况、消费时尚等信息，并在比较分析后不断调整自已的工作思路和工作方法，并对公司的总体的经营策略、经营技巧、经营理念等方面进行合理化的建议。2、采购的权限n 决定供应商的新增、更改、清退。n 决定商品的引进，商品进价的最终确定，商品售价的制定。商品销售单位的最终确定。n 新商品的开发，和营运部门一起确定淘汰旧商品的名单。n 商品最低订货量的设定、负责新品的首次订货、负责促销商品的订货。n 与供应商进行谈判，签订合同，收取营业外收入。n 对于商品的陈列向营运部门提出建议，但决定权在营运部门。n 主要促销方案、促销方式的确定。三、如何成为一个合格的采购综上所述，有了权力，有了责任，采购人员就可以开展工作了，但是有句俗语说得好“入门易、学精难”，要想成为一个合格的采购，不是学个一两天就能实现的，只有在实践中不断地分析总结和再学习，才能够不断提高，不要学了个皮毛，尾巴就翘到天上去了，这种态度是万万不可取的。那么，如何才能成为一个合格的采购呢？以下是几点建议：n 操守廉洁。采购，是一个非常敏感的岗位，也是一个非常考验人的岗位，供应商为了达到各种目的，往往会采取各种方法来拉拢你，如果你意志薄弱，或是贪图小利，那么你就很难成为一个合格采购。公司有各种指标来考核采购人员，如果达不到的话，那么你的位子也是保不住的，而且“要想人不知，除非已莫为”。操守廉洁，是做一个采购的基本准则。有一句话是这样说的：“做事可以失败，做人不可以失败”。能力差一些，通过实践可以提高，品质如果不行，那么连实践的机会都没有。n 掌握市场。市场是不断变化的，消费者的需求也是不断变化的。现代的社会日新月异，瞬息万变。“秀才不出门，也知天下事”，注定会在现实中碰壁。采购人员如果不去了解市场变化，被淘汰的将是你自己，只有“知已知彼”，才能“百战百胜”。n 精打细算。超市的综合毛利比百货大楼低，而且租金、人事等经营成本又要远远高于便利店、农贸市场。因而精打细算，开源节流，想方设法降低经营成本就成为了一项很重要的工作，采购部门在其中可以发挥很大的作用，抠进价、多收取一些营业外收入、多获取一些扣率、最大限度的廷长付款的期限、节约各种管理费用等等，都是采购部门应做的工作。n 积极认真，讲究速度和效率。采购部门是整个公司的灵魂，养成积极认真的工作态度，速度和效率并重的工作方法，对于顺利完成采购工作是非常必要的。采购部门的工作内容多，工作范围大，接触的人和信息量也很多，如果没有一个积极认真的工作态度去对待这些问题，那么就容易出现张冠李戴，指鹿为马这类的事情。同时要学会工作有计划性，先处理重要的、关健的工作，要合理的分配时间，不断提高自己工作的速度和效率。n 创新求进。商场如战场，不进则退，商场上不会有永远的赢家，也不会有永远的输家。如果墨守陈规，不思进取，那么今天的巨人可能就是明天的病夫。根据实际情况的变化，不断更新自己的经营思路、工作方法、商品结构、商品价格等。才不会落后于别人。n 适应性强。采购是一个机动性很强的岗位，也是一个劳心劳力的工作。比如和不同的供应商谈判，要根据他们的不同特点，进行不同的准备，采取不同的方式。在面对他们时，你要扮演的是国王、演说家、艺术家、理论家、小市民等多重角色的一种或是多种。你会经常加班，经常学习新的知识，工作节奏非常快，非常消耗体力和脑力，如果没有较强的适应能力，你就很难做好采购工作。n 团结协作。人不能脱离群体而生活，个人的力量是有限的，不可能会有无所不能的天才。在现代的超市业态中，强调的是标准化、专业化、简洁化；强调的是各个环节的合理分工，紧密配合，要想依靠个人的力量去做好全部工作，是不可能实现的。做为采购人员，要善于和同事分工协作，和谐共处，凡事以公司的大局为重，以公司的利益为前提，尤其注重团队合作和团队精神。第二章 采购部门组织架构和规章制度一、 采购部门组织架构（见附图）二、各部门职责在这个组织架构图中，不同规模的超市可以对其进行适当删减，如果是一家小型的超市，可以不设采购主管这一层，另外采购员一职也可以不用分得这么细，比如生鲜只设两个人，食品也只设三个人，百货则设置两人。如果是一家大卖场或是大规模的连锁超市，由于品项多或业务比较繁忙，为了加强对采购工作的管理，也可以适当再增加一些人员，比如可以在品项较多、销售较好的采购组设置两名采购员，或是在每名采购员下面再设置一名采购肋理。但不管怎样取舍，采购的组织架构必须能够保证采购工作的正常开展，同时又必须兼顾到工作的效率和管理的费用。不要出现采购人员每天都从早忙到晚但还是有做不完的工作的事情，也不要出现一件工作经过一个星期层层传递还是没做完的情况。管理的目的是为了更有效的整合企业内的各种资源，以最符合企业利益最大化的流程和路径，去实现企业的各种指标。采购组织架构的最终确定也必须符合这个要求。我们在前面已经绍了采购人员的基本职责，下面详细介绍一下各个岗位的职责：1、采购经理的职责n 服从总经理指挥，执行公司制定的各项总体规划，确保公司经营方向的正确性，全面主管公司的采购工作，领导采购人员共同完成公司下达的各项任务指标，并对各项任务指标的完成情况负有直接责任。n 负责采购人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在采购人员中树立正气和培养奉献精神。严守公司的各种商业机密。n 将公司下达给采购部门的各项指标分配给各部门，并监督跟综执行情况，经常组织采购人员进行分析研讨，及时纠正工作偏差，保证各项指标的顺利完成。n 商品结构的总体设计，定期组织采购人员进行商品结构的调整，并审核和最终确认新品的引进和旧品的淘汰。n 确定供应商管理的相关规定，流程，确定与供应商的合作方式，签约政策，相关费用的收取标准等方面的具体方案，审核并最终确认采购员与供应商签订合同的有效性。并监督合同的执行情况。n 制定采购部门的年度促销计划，指导和监督采购人员实施计划，并组织采购人员对每次促销活动的效果做分析总结，以不断提高促销活动的效率。n （在没有配送中心的情况下），和营运部门紧密配合，确保库存的合理性，督促采购人员及时处理不良库存，并有权追究由于库存不合理给公司造成损失的直接责任人。n 制定采购部的奖惩条例并报公司审批执行，并有权依此对采购部人员进行奖罚。n 密切注意各种信息的收集、分析和整理，并根据分析整理的结果对采购部的各项工作 进行调整。n 协调采购部门和其它部门的关系，并及时将采购部的相关情况和其它部门做双向沟通。n 定期与供应商进行交流，从中发现问题，解决问题，并对公司的相关政策做详细解释。n 和财务部门确定每月的付款总额，并审批特别请款单。n 定期组织采购人员进行业务培训和业务学习，不断提高采购人员的专业水平和业务能力。n 对于采购主管和各部门采购人员提出的各项合理化建议，以及须审核批复的各项工作，必须在限期内答复。n 每周做出下周采购部门的工作计划表，根据采购主管（采购员）预交并经过自己修改的工作计划表，检查采购主管（采购员）每日的工作进度，并在工作日记上填写当日采购部的工作进度，督促采购主管（采购员）按时完成各项工作，并及时纠正计划实施过程中出现的偏差，同时不断培养采购主管（采购员）工作的计划性，提高整个采购部门工作的效率和有效性。2、采购主管的职责n 服从采购经理指挥，协助采购经理执行公司的各项总体规划，主管本部门的采购工作，确保本部门经营方向的正确性，领导本部门人员完成采购经理下达的各项任务指标，并对本部门的各项任务指标完成情况负有直接责任。n 负责本部门人员的纪律管理，维护公司形象，保障公司利益，以身作则，在本部门员工中树立正气和奉献精神。严守公司的各种商业机密。n 将采购经理下达给本部门的各项指标分配给各采购员，监督指标的执行情况，并及时将有关信息反馈给采购经理。保证本部门指标的顺利执行。n 根据采购经理制定的各项商品政策，指导本部门人员开展工作，对于规定范围内的工作，有权直接处理，对于规定范围外的工作，要及时向采购经理汇报，并根据采购经理的决定迅速执行。n 设计本部门商品结构初步方案并报采购经理审批，定期组织本部门人员进行商品结构讨论，并根据各采购员所做的调整方案，汇总成为本部门的商品结构调整方案，报采购经理审批，对本部门的新品引进和旧品淘汰工作有审核权。n 根据采购经理制定的供应商管理的各项规定、流程、规章制度，指导本部门人员与供应商签订合同，进行各种谈判，监督本部门合同的执行情况，对于超出自己权限的问题，及时向采购经理汇报。n 根据采购经理制定的年度促销计划，安排好本部门人员按时按质的完成，并向采购经理及时汇报形势的变化和合理化建议。组织好本部门人员分析每次促销活动的成果，并将分析的结果以书面形式向采购经理汇报。n 和营运部门保持良好沟通，保持本部门商品合理的库存，及时督促采购人员清退滞销商品、库存不合理商品。n 根据采购经理制订的采购部奖惩条例，对本部门人员进行管理，并对相关人员的奖惩有建议权。n 注意对各种信息的收集和整理，并根据整理的成果对本部门的相关工作做出调整，但重大变动（供应商的清退、促销计划的更改等）须报采购经理批准后方可执行。n 定期和采购经理一起与本部门供应商进行沟通，根据供应商提出的合理化建议，经采购经理批准后，对本部门的相关工作进行整改，并及时反馈相关信息给采购经理。n 每月将本部门的付款计划报采购经理，对于当月本部门的特别请款，经审核后报采购经理审批。n 除了组织本部门人员参加采购部的业务学习和业务培训外，定期组织针对本部门人员的专业培训和学习。以不断提高本部门人员的业务水平。n 针对本部门的各项工作存在的问题，有责任将自己和本部门员工的合理化建议向采购经理做出汇报。同时对于须审核的各项工作须在限期内处理完毕。n 每周做出下周本部门的工作计划表交采购经理，根据采购员预交并经过自己调整过的工作计划表，检查采购员每日的工作进度，并在工作日记上填写当日本部门的工作进度，督促采购员按时完成各项工作，及时纠正在计划实施过程中出现的各种偏差。同时不断培养采购员工作的计划性，提高他们工作效率和有效性。3、采购员的职责n 服从采购主管（或采购经理）指挥，主管本采购组的工作。完成采购经理下达的各项任务指标（销售额、毛利额、营业外收入、库存周转率等），对各项指标的完成情况负有直接责任。n 根据公司制定的各项供应商管理规定、政策，开展业务工作，与供应商洽谈，组织采购符合销售需要的各类商品，对超过自己权限的问题，要及时向采购主管（采购经理）汇报。n 遵守公司和采购部的各项规章制度。严守公司的各种商业机密。n 设计本采购组商品结构的具体方案，并报采购主管（采购经理）审批，并负责本采购组新商品引进和旧商品淘汰的具体方案，报采购主管（采购经理）审核批准后执行，保持本采购组商品结构的科学合理.n 根据采购经理制定的年度促销方案，分配给本组的各项促销指标，按时按质的予以完成，并在每次促销活动结束后，进行自我分析总结，以不断提高本采购组促销活动的针对性和有效性。n 采购员日常采购业务如下：u 商品的议价（包括旧品、促销等）；u 交易条件协商（含折扣、付款方式、期票、退货条件等）；u 新商品的引进及议价；u 商品的配送方式（厂商直送各分店，或者有配送中心配送）；u 负责新品第一次订货，促销商品订货。商品最小订货数量的决定（一次采购最小数量的决定）。对于大规模零售企业，如果有成熟的配送中心管理，一般也可以由配送中心来决定最小订货数量。u 各项营业外收入的谈判和落实。n 采购员日常商品管理业务如下：u 畅销商品及滞销商品的发现；u 滞销商品、库存不合理商品的清退；u 库存的掌握；u 商品的店间移动调度；u 残损商品退货监督；u 订货业务的检查；u 商品品质、鲜度的监督；u 卖场陈列展出指导和建议。n 密切留意对各种市场情报的收集、分析和整理，并及时对本采购组的相关政策进行调整，但有重大变动时，须先报采购主管（采购经理）审批同意后方可执行。收集的市场情报内容有：u 本店的销售情报（销售、毛利、畅销商品、滞销商品等）；u 顾客的购买情报（购买习惯、购买频率、投诉情况等）u 竞争店的相关情报（价格、促销、陈列等）u 供应商动态（供货价格的异动、新品的引进、个性特点等）u 市场的变化趋势（消费时尚、相关机构的统计资料、城市的发展规划等）n 每月向采购主管（采购经理）报当月本采购组的付款计划，若有紧急货款须支付，须填写特别请款单并报采购主管（采购经理）审核。n 自觉学习采购业务和采购知识，不断提高自己的业务水平和业务能力。平时注意和营运部门的交流和沟通。群策群力，共同提高本采购组的销售业绩。n 对采购工作提出自己的合理化建议，并报采购主管（采购经理），提高自己的工作效率，对于各项工作，均应在规定期限内完成。n 每周做出下周自己的工作计划表交采购主管（采购经理），并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。4、采购助理的职责n 服从采购经理指挥，做好采购经理分派的各项文秘工作。n 协助采购经理做好公司和采购部各种资料、文件的收集、整理、分类和归档留存的工作。n 遵守公司和采购部制定的各项规章制度，负责录入员的纪律管理，严守公司的各种商业机密。n 在采购经理授权并通知相关人员后，可以代采购经理处理采购部的相关工作。n 做好采购部的设备、书籍、表格、办公用品、耗材等各项公用资产的日常管理维护工作，每月做出下月采购部办公费用预算，报采购经理审批后交财务部门，严格执行各项公用资产的编号、登记、归档、领用、借阅、返还、盘点、报损、报废等手续。n 做好采购部的人员安排，制订采购部人员节假日值班安排表，每月统计采购部人员的考勤情况，并报采购经理签字后交人事部门。n 积极参加和组织录入员参加采购部的各种业务学习和业务培训，不断提高自己的业务能力。n 督促录入员提高效率，减少误差，做好商品资料的日常维护工作。同时指导录入员做好各种商品资料的整理、分类和留档工作。n 对采购部的各项工作向采购经理提出合理化建议，但不得末经采购经理许可，随意干涉采购主管和采购员的工作。n 每周做出下周工作计划表，交采购经理，并于下周每天在工作日记上填写当日工作进度，做为考核的依据。5、录入员职责n 遵守公司和采购部制定的各项规章制度，服从采购肋理指挥，保守公司的各种商业机密。n 主要负责商品资料的录入、修改、维护和简单分析工作。n 任何对商品资料的录入、修改、新增工作，录入员都须见到有采购经理签字同意后的相关单据后，才可完成录入动作，同时要将单据留档备查。但促销商品的订单、开业前大进货订单，单店新店开业一个月内的订单，采购主管签字后也可生效n 录入员严禁末经采购经理许可，擅自对商品资料进行任何修改。n 提高录入准确度和效率。积极参加采购部组织的各种业务学习，以提高自己的工作能力。n 当日的录入工作，必须当日完成，如因此给公司造成损失，将按照采购部奖惩条例进行处罚。n 若是单店新开业，从新店大进货到新店开业后一个月内，录入员须承担所有商品的订货工作。n 对采购部工作提出合理化建议，并交采购助理。三、采购部规章制度1、公司员工手册（略）2、采购部奖惩条例第一条 未能完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入、月引进新品和淘汰旧品数量或比例），又没有合理的理由者，罚款 元，（新上任第一个月可以适当放宽）。如连续三个月不能达成指标，又没有合理的理由者，换岗到其它部门或予以辞退。第二条 每月超额完成当月各项考核指标（销售额、毛利额、库存周转天数、营业外收入）者，奖励 元。如连续三个月都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事报门给予加薪，如连续半年都超额完成各项考核指标，则由采购经理提名，报人事部门给予升职和加薪。第三条 采购人员接受供应商或供应商通过第三者给予的现金、消费券、购物卡、物品价值超过50元，或私自接受由供应商付费的旅游、宴会、到各种营业性场所的娱乐。经公司发现或有人举报经查实者，对当事人给予连续三个月扣薪50，并处以严重警告处分，在全公司内通报的处罚，对于当事的供应商，立即清退所有商品，并推迟付款。对经查属实的举报者，给予 元奖励，并对举报人的情况保密。第四条 采购人员主动或威胁供应商给予各种好处，一经查实，立即开除当事人，并处以扣除当月薪水，全公司通报的处罚。如果要求不成，敢于打击报复供应商者，一经查实，立即开除当事人。如果供应商能够主动举报当事人，经查实后，可在订货、付款、商业机会等方面给该供应商以最大的优惠。并对其他举报人给予 元奖励，同时对举报人的情况保密。第五条 若由于供应商和采购人员内外勾结，其行为和造成的后果，已经严重侵犯或损害了本公司的利益，本公司除了通过合法途径追回损失外，保留通过司法机关追究当事人法律责任的权力。同时举报者的举报经查属实后给予 元奖励。对举报人的情况保密。第六条 公司领导和采购部会以供应商会、自我鉴定、内部选举等多种形式，对采购人员每三个月进行一次品质考核。对考核成绩的前三名获得者，在升职、加薪、福利、旅游、休假等方面给予优先照顾。第七条 采购部人员必须服从直接上司的领导，不得对直接上司漫骂、嘲笑、殴打，如有此类情况，对当事人处以 元罚款，并在全公司通报批评，此类情况发生两次的当事人，给予直接辞退的处罚。第八条 采购部人员如发现直接上司有侵犯或损害公司利益的行为，或对直接上司对自己的处罚不服，可以越级举报或申诉，采购员向采购经理举报或申诉，采购主管向总经理举报或申诉。经公司和采购部查实后，对举报者给予 元奖励。对最终申诉的处理结果无条件执行。第九条 公司的商业机密（包括各种文件、商品信息、会议记录、工作流程等）不得通过传真、复印、电子邮件等任何方式外传，违者给予 元罚款，并予以开除。如情节恶劣者，公司保留通过法律途径追究当事人的法律责任。第十条 快讯商品在整个快讯期缺货又无合理理由者，罚款20元/个商品。快讯商品在快讯期内断货又无合理理由者，罚款10元/个商品，第十一条 每期快讯结束后，进行快讯商品单品销售金额、单品销售数量的评比。对前三名依次奖励50元、40元、30元，对后三名依次罚款50元、40元、30元。第十二条 每期快讯结束后，对于快讯实际销售不到预估销售一半的数量或一半的金额的商品，又或者快讯实际销售超过预估销售一半的数量或一半的金额的商品，在没有特殊理由的情况下，对每个商品处以10元/个商品的罚款。第十三条 快讯商品在海报上没有相片又无特殊理由者，海报描述错误或价格错误或图片错误。对当事人按10元/个商品进行罚款。第十四条 采购部的各项工作，都必须在限定的时间内完成，各项常规工作一般的完成时间为：经采购经理审核签字后的各种录入单据，必须在当日完成录入（开业前除外）；快讯品项建议表和提交表的完成时间，在开业后两个月内，最迟的完成时间为快讯开始前10天。在开业两个月后，最迟的完成时间为快讯开始前20天。快讯商品的最迟到货时间为当期快讯开始前3天，采购经理和采购主管审核批准新品单、变价单、特别请款单、快讯商品建议表、快讯商品提交表的最长间限为3天，各种合同的审批最长期限为5天，对供应商赞助同意书、签约申请表的审批须在当日完成。下周工作计划表的最迟提交时间为本周休息日的前一天下午下班前。工作日记的填写必须在当日完成，而且必须根据工作计划表中当日应完成的工作，就当日的实际完成情况如实填写。对当日不能完成的要说明理由，采购经理和采购主管要检查或抽查进行核对。采购部会议所有参加人员都须在会议开始前3分钟到达，否则即为迟到。采购经理和采购主管布置的每件工作都必须限定完成时间，而采购部其他人员须采购经理、采购主管审批的工作也必须问清楚回复的时间。在规定的时间内没有完成工作的，如果没有合理的理由，就视为违规。对于这一样违规的处罚，根据事情的重要程度，每人每次最低限度罚款50元/ 次。如果情节严重，可提高罚款的力度。第十五条 对于采购部人员提出的各项合理性方案，经实践采用后确实能提高采购部门的绩、节约开支、提升公司形象的，由采购经理报公司，根据实践效果的大小，给予不同程度的奖励（提薪、奖金、晋职、学习机会等）第十六条 由于录入价格、税率、条码、供应商资料、最小订货量、商品包装等商品资料，而给公司造成损失的违规事件，采购经理或采购主管要查明原因，找出责任人。根据事件的后果，对责任人处以最低每次100元/的罚款，并在全采购部通报批评，后果严重者，处以培偿公司损失、开除、全公司通报的处罚。第十七条 由于工作责任心不强，因个人主观性过失给公司造成巨大损失者，出现问题不及时汇报补救，反而若无其事、麻木不仁者，对上司谎报情况、弄虚作假者，一经查实，对责任人处以最低每次200元/的罚款，情节严重的，可处以培偿公司损失、开除、全公司通报的处罚。第十八条 每三个月对采购人员进行一次综合业务能力的大评比。对于合格者，给以适当奖励，继续留用。对于不合格者，要组织业务培训和再次考核，考核通过后才能上岗，如考核再次不合格者，可考虑转到其他部门或辞退处理。第十九条 采购人员如有必要要离开公司，须征得上级同意后才可外出，否则，对当事人处以每次50元的处罚，每月若出现三次无故外出的现象，则对当事人立即开除。第二十条 对于需办理退货的商品，采购人员要协助营运部门及时通知供应商，如因为退货不及时，给公司造成了损失，经查实为采购人员责任时，可对采购人员处以最低200元的罚款，情节严重者，给予赔偿公司损失、开除、全公司通报的处罚。3、每周工作计划表（见表1）表1日期： 年 月 日至 年 月 日第 周 每天工作星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日计划实绩计划实绩计划实绩计划实绩计划实绩计划实绩计划实绩销售额毛利额库存周转天数营业外收入供应商谈判其他部门签名第三章 商品结构的组合和调整 一、商品结构的设计原则和商品政策超市的一切经营业务是围绕着商品来进行的，因而毫不夸张的说：“商品就是超市的生命线”。一个超市选择哪些商品？以什么样的方式组合起来？顾客是否接受？将直接决定这家超市的命运。简单的说，商品结构就是“根据一定的原则，已制定的商品政策，分析收集的资料，选择具体经营的商品，并将这些商品以一定的方式组合起来。”下面我们介绍一下商品结构的设计原则和商品政策。1、 商品结构设计原则1) 80/20法则 80%的销售额来自20的商品 80%的利润来自20%的商品这是零售业的一条经典法则，它是意大利经济学家派望托在1897年发现的。一百年之后的1997年，理查德考奇推出了80/20法则一书，详尽地解释了这条实用的法则。80/20法则指出：在因和果、投入和产出、努力和收获之间，本来就存在着不平衡的关系。典型的情况是：80%的销售额来自20%的顾客；80%的利润来自20%的顾客。80/20不是精确的关系，而是方便的比喻，典型的模式。把80/20法则运用到商品结构的设计和调整中，我们可以找到非常轻晰的工作思路和工作方向。我们首先把80/20 法则用来分析我们的顾客。根据购买商品的数量或频率可以将顾客分为少量使用者、中等使用者和大量使用者。大量使用者虽然在所有使用者中所占的比例较小，但其消费量却非常大。美国学者针对几种日用品消费情况的研究表明了这一结果，如在香波市场中，大量使用者和少量使用者的使用量分别占79%和21%，在啤酒市场中两者的使用量分别占87%和13%。显然，香波公司应努力吸引一个大量使用者每天洗发和每次用量较多的消费者，而不应花费过多的精力去吸引几个少量使用者；啤酒商也应该以大量饮酒者作为目标顾客，而不是把目标对准偶尔品尝啤酒的消费者。因为赢得一个大量使用者所获得的销售量是很多个少量使用者的总和！根据对企业的忠诚度可以将顾客分为老顾客和新顾客。长期以来，企业营销人员关心的往往是产品或服务的销售，他们把营销的重点集中在争夺新顾客上。其实，与新顾客相比，老顾客会给企业带来更多的利益。精明的企业在努力创造新顾客的同时，会想方设法将顾客的满意度转化为持久的忠诚度，像对待新顾客一样重视老顾客的利益，把与顾客建立长期关系作为目标。可以从以上分析中看出，一个超市要想生存和发展，首先必须有一个稳定的目标顾客群，同时要密切关注目标顾客群的需求，并尽力去满足他们的需求。因为任何一个超市都无法同时满足每一个顾客的需求，也没有必要去满足每一个顾客的需求。在现代社会中，消费者的个性化倾向越来越明显，有钱人和成功人士追求高档舒适和便利，工薪阶层选择物美价廉。超市业态最基本的特征是价平量大，一站式购齐。（便利店除外）主要经营的是食品和日用便利品，其主要的目标顾客群为工薪阶层、社区居民。因而在具体商品的选择上，要充分考虑到目标顾客群的需求，搞清楚自己的定位，不要闹出在超市里卖汽车、卖高档时装的笑话来。80/20法则告诉我们，80的销售额和利润来自于20的商品，因而确定商品结构很重要的是首先确定20的商品，也就是我们的主力商品或称为A类商品 ，它们的特征是符合大多数消费者的需求，被购买的数量大，频率高，而且价格敏感，可能多0.1元和少0.1元的销售情况完全不一样，其商品生命周期介于成长期或成熟期，比如鸡蛋和食用油。那么我们如何发现这类商品呢？可以从以下几个途径去做了解：n 调查供应商。了解供应商经营的商品目录和总体销售情况，询问他们各商品的销售状况，畅销商品目前市场上的最高价、最低价、货源的情况等。n 调查直接竞争对手。通过观察他们的陈列特别是特殊陈列（堆头、端架、促销专贝）以及快讯海报和促销宣传半单，可以发现市场上现在销售得较好的商品，了解他们对畅销商品的订价、陈列方式、陈列数量、销售包装等情况。n 调查顾客。可以通过问卷调查、登门拜访、销售现场专人统计等方式，了解顾客的喜好，从中发现绝大部分顾客都比较青睐的商品。n 在开业后，通过分析销售数据和相关报表，也可以发现这类商品，而且对于采购人员来说，这是一项很重要的工作。但是对一个超市来说，如果只经营20的主力商品是不可能的，俗话说“红花还需绿叶扶”，20是在80的衬托对比下才显示出来的。而且相对来说，20之外的商品毛利较高，其中有一些是属于便民商品和连带商品，像生姜，销售量不大，但如果顾客在超市里买鱼，就会顺带着买姜，如果你因为生姜销售量不大，而取消它的销售的话，顾客可能连鱼都不在你这买了。80的商品又分为两类：一类是辅助商品，或称为B类商品，它的特征是：具有潜力，毛利相对较高，销售较稳定。其商品的生命周期为成长前期或衰退前期。比如白酒、火腿肠。这类商品应该占到全店商品的60到70之间。另一类是附属商品，或称为C类商品，它的特征是：经营的主要目的是为了商品结构更完美，毛利很高，销售较差。其商品的生命周期为导入期或衰退期。比如五金工具、茶叶、刚进场的新品。这类商品应该占全店商品的10到20之间。辅助商品和附属商品的具体选择应根据实际情况，不可生搬硬套。选择的依据是：n 较高的毛利。因为80的利润是由主力商品创造的，如果毛利较低而销售又差的话，就没有必要引进。n 便民性和连带性较强。像生姜和鱼、果酱和面包、五金工具。n 卖场和陈列的面积。不能不顾实际盲目引进。n 顾客的需求。有些商品有固定的顾客群，虽然销售不是很好，但为了吸引这些顾客，有必要经营。比如各种文具。n 商品的资源。货源状况、促销支持、营业外收入、退换货的保证等。n 商品结构完整的需要。有些商品的销量虽然不大，但对于树立商品品项齐全、丰富有一定作用，因而有必要经营。比如创口贴。2) 商品分类原则（附图）这种分类方法是依据商品的用途，对商品进行四级分类，分类的思路是依据大类中类小类单品这样的顺序来进行的。整个超市共有14个商品大类：它们依次是蔬果、鱼肉、熟食、日配、酒饮、休闲食品、粮油、冲调食品、日化、文体、家居、家纺、服饰、家电。在每个商品大类下为商品中类，在每个商品中类的下面为商品小类，在每个商品小类下面为单品。这种分类的原则主要是为了提高对单品的管理，加强管理的精确化、专业化。但在实际情况中，要根据超市的定位、经营战略和经营面积进行适当调整。如一家食品加强型的超市，根据资金的状况，不打算经营家电和服饰，那么全店就没有家电和服饰这两个商品大类3) 商品优选的原则在超市的经营中，实际上大部分的销售额只来自一小部分的商品，这种比例大致在80和 20之间，基于这个比例的确立，采购人员必须坚持商品优选的原则。n 不断发掘创造大比例销售额的小比例商品；n 精心培育产生利润并吸引顾客的A类商品；n 从相对无限的商品中优选出有限的商品；n 对优选出的商品要加以正确组合和合理配置； n 结合本超市的实际确定商品的最佳结构比；n 动态的理解和应用在实践中总结出来的结构比规律；n 不宜选择的商品：不能即付即搬的商品（家电类商品除外）；体积过大或过小的商品（家电类商品除外）；每次订货数量要求很大且付款条件苛刻的商品；包装不宜的商品（易拆、易烂、易碎、易变质且不接受退货的商品）；单价过低的商品。4) 商品组合的深度和广度原则。在超市的实际经营中，经常会碰到这种实际情况，每个供应商都经营很多种商品，往往他们都希望超市能够全品项的引进他们的商品，但是卖场和陈列的面积是有限的，而且商圈的情况也各不相同，超市开在高级别墅区和下岗工人居住区，经营定位和商品结构肯定就不相同。因而采购人员很重要的一项工作就是“从相对无限的商品中选出适合本超市的商品并将之合理的组合起来”。这就牵涉到商品组合的深度和广度的选择问题。商品组合的深度和广度是指怎样从相同类别或相同种类、相同品质，但规格、性能、包装、颜色、用途等不同的单品中选出适合本超市经营的商品并加以组合。如可口可乐公司它有可口可乐、雪碧、芬达、醒目四个品牌，这是它的商品广度，如果从规格上分它有250毫升、355毫升、500亳升、1.25升、1.5升、2升、2.25升这七个规格，这是它的商品深度。 广度深度可口可乐雪碧芬达醒目（6种口味）250毫升355毫升500毫升1.25升1.5升2升2.25升那么如何去选择商品？每个商品类或每个品牌是要做深度还是做广度？或是深度和广度综合？由于各地商业状况不同，我们以下仅提供一些基本的思路，还需要综合考虑实际情况来进行选择。A、 顾客的需求A） 顾客的需求越大，消费使用频率越高的商品类，那么相应要增加商品组合的深度和广度，品项数相对较多。比如洗衣粉。B） 顾客对品牌意识越强的商品类，那么相应要增加商品组合的深度和广度，比如化妆品C） 顾客对品质和款式要求越多的商品类，那么相应要增加商品组合的深度和广度。比如服装。D） 顾客对有些商品有不同包装需求的商品类，那么相应要增加商品组合的深度和广度。比如在大卖场里，355亳升的可口可乐通常有单罐装、六罐组、箱买这三种销售包装，每种包装都有其固定顾客群；单罐装主要是散客、学生。六罐装主要是家廷主妇、聚会者。箱买主要是一些专业客户、小店。B、 所选择的业态所谓业态就是营业的形态，指店铺的经营规模、商品结构、经营方式等形态。目前，国内外众多的超市主要有四种业态：便利店、食品超市、仓储式商场、综合性超市。A） 便利店：便利店是以满足顾客便利性需求为主要目的的零售业态。其特点是：选址在居民住宅区、主干线公路边以及车站、医院、娱乐场所、机关、团体、 企事业所在地周围；营业面积在1OO平方米左右；营业时间一般在16小时以上，甚至24小时；目标顾客为徒步5分钟内可到达的居民或单位员工；商品结构以速食品、小包装食品、日用品、文具杂志为主，有即时消费性、少容量、应急性等特点。B） 食品超市：食品超市是采取自选销售方式，以销售包装食品、生鲜食品和生活用品为主，满足顾客每日生活需求的零售业态。其特点是：选址在居民住宅区、交通要道、商业区；营业面积在5OO至2500平方米；营业时间不低于16小时；目标顾客为徒步10分钟左右，乘车5分钟左右可以到达的顾客；商品结构：以购买频率高的生鲜、食品为主。大部分食品和百货类商品由于无法与大公司进行价格竞争，因而主要经营一些生活必需品和高毛利商品或者大公司不经销的特色商品。C） 仓储式超市：仓储式超市是以经营大部分的生活必需品为主，储销一体，低价销售，只提供有限服务的销售业态（其中有的采取会员制，只对会员开放，如德国的麦德龙公司）。其特点为：选址在城乡结合部，但交通便利性强，并有大型停车场；营业面积大，一般为1OOOO平方米以上；库销合一，装饰简单，节约成本；目标顾客以中小零售商、餐饮业、集团购买和有交通工具的消费者为主；通过大量订货和大量销售等方式，从而实现廉价销售；商品结构：主要以生鲜、食品、家用品、服装衣料、文具、家用电器、汽车用品、室内用品为主。重点在商品的广度（指经营的商品种类要多）。D） 综合性超市：综合性超市是以销售大众化的商品为主，满足顾客一次性购足需求的零售业态。特点是：选址在住宅区、城乡结合部或商业密集区；营业面积在3000平方米以上；目标顾客是商圈顾客中占最大比例的中等收入阶层，社区居民；设施装饰较仓储式超市好；商品结构：生鲜食品、衣食用品齐全，重点在商品的深度（指同一商品的规格、等级、品种的多少），综合性超市比仓储式超市更能提供一种良好舒适的购物环境，以及对商品个性化多项选择的机会。C、 季节性的因素有许多商品都属于季节性商品，比如月饼、凉席、杀虫水、年糕、电风扇等，对于这类商品，选择时要注意：A） 在换季开始前就开始进货，并上架销售，早做。B） 在换季结束前就停止进货，并将库存商品退回给供应商，早收。C） 对于季节性商品可以适当增加其商品组合的深度和广度，增加品项数，给顾客更多的选择。D） 要督促营运部门加大对季节性商品的陈列面和陈列量。最大限度的提高这部分商品的销售。下面以酒饮大类来例进行介绍。酒饮大类包括碳酸饮料、果汁饮料、功能性饮料、茶饮料、水、啤酒、葡萄酒、白酒、洋酒、香烟、酒饮礼盒共11个中类，这些中类都属于酒饮大类，这是它们的共同点。但它们从性能上完成不同，假设分配给酒饮大类的总品项数是400个，那么在它们之间如何分配呢？假设这家超市在6月份开业，首先应该明确的基本思路是：这个时候饮料、啤酒的销售肯定要比其它酒类的销售要大，香烟的销售不会受季节的太大影响。所以在分配品项时，要多分配一些品项数量给饮料类和啤酒类。那么相应的做出如下分配：碳酸饮料60个、果汁饮料50个、水20个、功能性饮料20个、茶饮料40个、啤酒40个、香烟60个、白酒60个、洋酒30个、酒饮礼盒20个。从分配的比例上来看，饮料类品项数共计190个，啤酒类40个，合计为230个，占比57.5；香烟品项数60个，占比15；其余中类品项数110个，占比27.5%。2、 商品政策商品政策是采购人员选择商品以及和供应商初次接触前所必须明确的，除非特殊情况，可由采购员向采购主管（采购经理）申请，并经采购经理同意。一般情况下，和供应商签定的合同，进而选择其商品，都应和已制定的商品政策相符。下面给出范例如下，可根据实际情况进行修改。1) 贸易条件A、 在双方正式开始合作之前，供应商应提供营业执照、税务登记证、卫生许可证、商品质检报告、进口商品检疫证、进口酒类经营许可证等合法证件的复印件，并保证件的真实可靠性，否则因此产生的任何后果由其承担。同时保证其提供商品的质量合格，若出现因商品质量（除开因超市保管不善、鼠害、超市人员及顾客人为因素等，非供应商方面原因而造成的质量问题）引起的任何纠纷，导至国家机关、媒体、消费者对超市进行处罚或曝光或投诉，供应商除承担因此而给超市造成的一切后果外，还必须赔偿 元做为对超市商誉损失的补偿。B、 在保证提供商品质量的同时，供应商须保证提供：同等条件下市场上最优惠的价格。C、 供货商在接到我方订货通知后，须遵守合同规定的送货期。如果延误，将以每天该张订单订货总金额的0.5%的处罚。D、 除商品质量引起的纠纷末及时处理、没有按合同约定及时办理退换货、补差价费末