电子物流发展中的物资采购

电子物流发展中的物资采购互联网作为20世纪人类创造的最具革命性的现代化工具，以其低成本、高效率和实时快速的信息传输模式、爆炸性的信息量和跨越时空限制的独特优势，正在彻底改变人类传统的必须在一定的时间、一定的地点与场所、一定的渠道（或机构）、一定的方式才能够获取和传递信息的状况，实现了无论何时、何地、何种职业背景与身份，只要上互联网就可以方便、快捷地搜索获取各种实时和历史信息，其影响之深刻、意义之深远，必将全面改变人类传统的生产经营和社会实践活动的理念、方式。 互联网的迅猛发展以及其所创造的无与伦比的效率与价值，使得构建在互联网之上的电子商务应运而生，而且发展势头强劲，并将对企业传统购销活动带来重大冲击和挑战，进而引发企业购销模式的剧烈变革，电子商务将成为网络时代经济的核心商业模式，以成定局。 一、发展物资采购电子商务迫在眉睫，意义重大 1、物资采购在工业企业中的地位和作用发生了急剧变化，已经引起企业各级经营管理决策人员的重视。 在为数众多的由计划经济时期的生产工厂演变过来的国有企业当中，物资采购工作地位和作用一直没有被正确地认识和得到应有的重视。计划经济时期，企业的主要任务是按计划生产、向国家提供产品；与之相对应，物资供应部门的作用和地位主要是保证供应、简单的持币购物、单纯的花钱部门和看堆保管部门，并被定位在为企业生产建设服务的后勤三线部门位置上。 随着社会主义市场经济体制的不断建立和国有企业改革的不断深入，国有企业逐渐成为以市场为导向、以效益为中心的市场竞争主体。物资采购作为企业生产经营价值链主链条的第一个环节，是企业资金和物质投入的开始，对工程项目投资成本控制、产成品成本控制和质量控制至关重要，是企业挖掘效益潜力的非常重要的关键环节。物资采购行为已经不再是计划经济时代的简单的持币购物，而是一种专业技术经济行为，在西方发达国家已经发展成为专家采购，购买的不仅仅是实物，更是物资的功能（使用价值）和产品服务。物资采购部门已经不仅仅是花钱部门和简单的后勤保供部门，而成为企业生产经营最贴近市场的一线部门之一。物资采购不仅要保证生产建设物资供应、降低采购风险，更要在保证供应的同时，千方百计降低物资采购成本、减少资金占用。 2、工业企业物资采购管理工作急待加强、水平急待提高,提升物资采购管理手段、加快物资信息共享步伐，势在必行。 在相当多的国有工业企业里，重生产轻采购、重采购轻管理、重保供轻成本的滞后思想认识，多头多层分散采购的物资管理体制和主要依靠经验和事后报表分析的落后物资采购管理手段，严重地制约了企业采购成本的降低和物资管理水平的提高。物资采购工作中普遍存在着采购决策所依据的信息不足，采购过程不够公开，采购流程不科学，采购渠道不规范，业务处理手段落后，与供应商联系沟通的中间环节多、效率低等问题，企业物资采购部门与供应商之间的联系，基本上是属于信息孤岛之间的断断续续的信息交流，这种联系在绝大多数情况下是处于断开状态，偶尔处于接通状态，企业与供应商之间很难建立永续联系的合作关系。 现在绝大部分物资已经是以买方市场为常态，物资资源丰富、品牌繁多、质量等级参差不齐、价格变化频繁，供应商的营销工作已经做到用户企业门口，这些都对我们传统的物资采购模式提出严峻挑战，物资供应千军万马、千山万水抓资源、忙采购的时代正在成为历史，传统的物资订货会（骡马大会）的生存空间与价值正在急剧减小，我们要适应买方市场的要求，必须改革传统的物资采购模式。 以中国石化集团为例，各企业生产建设每年所需物资数十万种，每年物资采购金额约500亿元（不含原油），市场价格频繁波动，供应厂商上万家，在这种情况下，如果还停留在过去仅凭经验签字决策、靠报表进行事后管理的工作水平上，或沉湎于传统的订货会采购模式，是不利于提高市场竞争能力的，也是难以为继的。 3、由于电子商务与生俱来的低成本、高效率和跨越时空的突出特点，促使国际知名大公司都加快了发展网上采购的工作步伐,发展物资采购电子商务已经成为不可逆转的世界潮流。 英国经济学家预言：未来5-10年之内，任何一家企业如果不转向电子商务，都将趣于消亡。美国市场研究机构-福里斯特公司对财富杂志500家企业的80家调查表明，绝大多数美国大企业将在两年内上网采购和销售，2004年美国企业间电子商务（BTOB）总额将达2.7万亿美元。 1999年以来，世界性大公司陆续将发展物资采购电子商务工作列入了企业发展战略目标。BP-AMOCO、EXXON等14家世界性大型石油公司宣布：将联合组建因特网公司，建立一个全球性的电子商务市场，以消除在物资采购、供应链管理的低效率因素的影响。通用、福特和戴姆勒-克莱斯勒公司三家宣布联手建立全球最大汽车专用采购网络市场，将2500亿美元的零部件采购移至互联网上，预计将节约10%的采购成本。中国石油化工股份公司于2000年8月15日宣布建成物资采购电子商务网站并正式投入运行,截止9月底已经实现网上物资采购约3亿元人民币，2001年网上采购量将达到100亿元人民币。由于中小公司不具备国际性大公司的市场、渠道、信息、资源等方面的优势，其更期望通过发展电子商务打开企业与市场实时联系反馈的通道，其对发展物资采购电子商务更是倍加青睐。 从中国石化股份公司物资采购电子商务网站运行一个多月的效果看，电子商务在强化物资供应各环节间的相互制约和控制、减少和避免暗箱操作、比质比价、提供充分的采购决策依据、降低采购成本、优化库存结构、提高工作效率和物资管理水平等方面发挥着越来越大、越来越无法替代的巨大作用。 4、加快发展物资采购电子商务，可以迅速改善传统物资采购管理工作。 （1）可以扩大比价范围，提高采购效率，降低采购成本。可以突破传统物资采购模式的各种局限，扩大采购比价范围，由货比三家到货比百家千家，大幅度降低采购费用，降低物资采购成本，同时还可以大大提高物资采购工作效率。 （2）实现物资采购过程公开化。有利于进一步公开物资采购过程，实现对物资采购过程中业务操作与结果的适时监控，使采购工作更透明更规范。 （3）物资采购业务操作程序化。采购业务操作必须按照软件规定的流程进行，否则无法通过，可以大大减少物资采购过程中的随意性。 （4）促使物资采购管理定量化、科学化。借助电子商务网站可以实现企业集团内部物资采购管理信息的大容量、快速传递，为各级物资采购决策者提供更多、更准确、更及时的量化决策信息，使我们的物资采购决策更科学、依据更充分，大大缓解和改变我们传统物资管理决策中信息不灵、信息源不足、传递缓慢、无法定量化等问题。可以实现企业与供应商之间供需信息的及时沟通与共享，可以减少物资采购过程中的不公开性和随意性，为供应商营造更公平、公正的竞争氛围。 应用电子商务，可以使物资采购工作公开化、透明化；可以大大提高物资供应工作效率和科学化决策水平；可以充分利用供应商储备，在公司范围内、甚至世界范围内进行物资储备的实时调度调剂，最大限度地降低物资供应储备资金占用；可以通过物资资源信息的掌握与调控、用很少的物资供应人员，确保企业生产建设的物资供应。 发展物资采购电子商务，其意义将远远超过应用电子手段进行物资采购商务活动本身，不仅是促进物资采购成本大大降低、采购效率大大提高，其更加深远的意义在于借助电子商务改造中国企业传统的物资采购理念、方法、习惯，公开物资采购过程，规范物资采购行为，进而促进市场的健康快速发展，特别是对国有企业和政府采购来说，意义更大。二、物资采购电子商务的发展思路与方案选择 发展和应用物资采购电子商务的过程，是先进物资采购管理思想的渗透过程，是对传统的物资采购管理方式的变革过程，是物资采购管理创新的过程，是开放各级物资采购管理决策者的视听过程。而绝不仅仅是将传统物资采购业务操作简单地搬到网上进行的问题。 1、发展物资采购电子商务的关键目标 发展物资采购电子商务，必须改变物资采购传统模式，实现企业物资需求信息的网上动态发布，实现供应商产品和库存信息的实时交流，实现网上询价比价和商务技术交流，这是最基本的功能要求。 因此，发展物资采购电子商务应该实现以下关键目标： （1）实现用户企业（采购者）与供应商之间实时的信息交流与资源共享，促进供需链的形成和企业联合竞争能力的提高。 （2）公开物资采购过程，规范业务运作流程。 （3）降低物资采购成本与费用。 （4）大幅度提高物资采购工作效率和工作质量。 2、物资采购电子商务的核心内容 物资采购工作的主要目标，一是确保采购的物资质量过硬、满足使用功能要求，二是降低物资采购成本（价格、费用），三是不断降低和严格控制物资采购风险。 因此，发展物资采购电子商务，必须重点实现以下核心功能和内容： 网上询价（物资采购最大增值环节之一）功能，即在网上编制询价方案、向供应商发布询价书或招标公告，供应商在网上对询价书进行报价、投标。 网上比价（物资采购最大增值环节之一）功能，即在网上对各供应商的报价或标书进行比较，结合网上采 购过程积累的关于各供应商的产品质量、服务水平、交货期、资信状况等情况，选择确定供应商。 网上在线集成用户企业与供应商之间的供求信息与资源，实现物资需求动态、可供产品信息、新产品情况等重要信息和库存资源的共享，为减少物资储备资金占用、降低物资采购成本提供条件，为各级物资采购人员提供大量的决策信息。 网上实时传递和交流商务技术业务信息，大幅度提高供需之间的联系频度与速度。 (5)网上供应商动态考评（物资采购最大增值环节之一）功能，即在网上对供应商的每一份合同交易中的质量、价格、交货期、售后服务等方面情况进行考核评价，为下一次物资采购决策提供参考依据。 对中国石化股份公司这种国际性或跨地区、跨部门的企业（集团）来讲，物资采购电子商务网站还应该实现网上对分布在各地区的各分（子）公司物资采购渠道、采购价格的实时监控，实现物资商情的动态发布和大宗、通用、重要物资采购价格的实时协调，实现各分（子）公司物资库存的动态实时了解和调剂，实现动态了解各分（子）公司物资需求情况，实现网上对主要供应商的动态考核评价，使物资采购管理由事后管理一步跨越到事中事前管理和监控阶段。 鉴于网上签订合同、网上货款支付、网上物流配送等环节，对降低采购成本、控制采购风险和质量等物资采购的主要目标的贡献率相对较小，而且由于电子合同的法律认证、电子支付体系和不同物资类别的特殊性等因素的影响，这些环节不宜也没有必要急于上网，待时机和条件成熟后再行上网运行。 3、发展物资采购电子商务的策略选择 （1）物资采购电子商务网站的建设模式 根据不同企业规模实力，可以采取3种建设模式： 企业自建物资采购网站模式或同行企业间联建模式 诸如中国石化、EXXON、BP、SHELL等国际性大公司应该首选这类模式。如前所述中国石化股份公司采取的是自建物资采购网站模式，EXXON与BP、SHELL等14家石油石化企业、通用与福特、克莱斯勒等三家汽车企业、中国石油与和计黄埔两家企业等采取的是同行企业间联建物资采购网站的模式。 行业协会统建网站模式 中小企业应该首选这种类型的建设模式。 商业中介网站代理模式 商业中介网站代理模式，应该主要在BTOC消费品营销方面和广告宣传、信息传递方面发挥其独到的重要作用。 （2）物资采购电子商务网站的运行安全和用户管理 鉴于物资采购工作的特殊性，物资采购电子商务网站的设计建设不仅要从网络技术角度充分考虑安全问题，还要特别强调实行用户会员制制度和对不同角色用户进行有限授权。 物资采购是一种支出货币、以获取能够有效满足企业生产经营和工程建设所需的生产资料的经济行为。生产资料对工业加工企业来说，既是企业成本控制的关键，又对企业产品质量控制至关重要。在我国目前还不十分健全的市场经济条件下，物资采购管理要首先解决供应商管理问题。在以短缺为特征的计划经济 条件下的物资采购的着眼点主要是物资资源本身，在以供过于求、买方市场为常态的市场经济条件下和电子商务时代，物资采购的主要着眼点，应该定位在供应商的管理上。因此不仅要实现观念上的转变，更要在工作的内容和重点上进行调整。否则，物资采购电子商务的巨大潜能就无法得到充分的发挥出来。 由于物资采购的对象是生产资料，非标产品的大量存在，物资需求的千差万别、供应商的商业信誉参差不齐、市场不够完善、企业数据信息的不公开性等因素，决定了物资采购电子商务必须实行会员制。发展物资采购电子商务，必须通过实行会员制的办法，对纷繁的供应商群体进行资格筛选审查，只有通过资格认证的、可以确保产品质量、价格竞争优势明显、实力强的供应商才可以进入电子商务网站与用户企业进行实时的商务技术交流和信息共享，一方面有利于降低物资采购风险，另一方面有利于供应链的形成和企业参与市场竞争能力的提高。 三、发展物资采购电子商务要解决的几个认识问题 电子商务是一种借助先进的网络手段进行的商务活动，其与传统商务活动的区别，在于电子商务是借助互联网进行数据交换、信息交流、商务技术洽谈等商务活动，在于进行商务活动的手段不同、方式不同、效率不同、效果不同，乃至于带来相应商务活动的理念发生重大改变。中国石化股份有限公司物资采购电子商务网站的建成与投用（截止9月15日，网上采购金额达到10,585万元），大大提升了中国石化的物资采购管理水平，不仅降低了物资采购成本和费用、提高了物资采购工作的质量和效率，而且规范了物资采购工作流程和行为。但是，在物资采购电子商务网站设计建设与投用过程中，也遇到了一系列问题。这些问题的存在，对物资采购电子商务的健康发展是不利的，必须加以研究解决。 从传统的物资采购方法和习惯到发展物资采购电子商务、进行网上采购，是物资采购的一次巨大的飞跃，实现这个飞跃，不仅要解决发展电子商务的若干认识问题、迅速提高物资采购人员的业务技术素质，还要改造传统的业务运转方式、工作习惯、实现业务处理计算机化以及对供应商进行事前的规范考核认证等等。 1、要准确把握电子商务概念的本质。 顾名思义，电子商务概念中包含2个含义，即网络技术是手段与载体、提高商务活动的效果才是最终目的。因此，发展物资采购电子商务的落脚点，应该放在应用电子手段、在互联网上进行一个或多个具有实质意义的关键采购环节的业务处理与商务活动上，而不应该拘泥于采购商务活动的全过程是否在互联网上完成的形式上。英国物资采购协会的研究成果表明，物资采购过程中效益潜力最大、最具实质意义的环节是询价过程、比价与确定供应商过程、供应商考评过程和影响采购决策的信息数量、质量与时效性，这几个环节与因素对降低物资采购成本的贡献率最大，只要这几个环节中的任意一个或几个在网上进行，就应该视为物资采购电子商务。至于网上电子支付、合同签订、物流配送，则应视政府对电子合同的法律认证、企业的商业信誉状况、交通运输状况以及具体物资品种的特性具体处理，这些不能构成发展物资采购电子商务的实际工作障碍，更不应成为发展物资采购电子商务的思想障碍。 2、要正确认识电子商务的功能与作用 互联网诞生的最初功用，是传输科研活动进展与成果信息，让更多的人、更快地了解科研最新动态，让科研成果以更快的速度、在更多的地方转换为生产力。电子商务就是互联网应用于经济领域的产物，电子商务的着眼点是加快信息传递速度、加大信息共享量和提高商务活动的效率与效果，而不是立足于把网下业务活动搬到网上操作。 电子商务的主要功能和作用是改变企业与企业之间、企业与市场之间的联系手段、方式和联系效率，进而改变企业内部组织之间的关系、运作方式与效率。电子商务的快速发展，一方面将大大加快、扩大各种经济信息的传播（大众中介网站），另一方面由于与企业的生产经营活动（购销）紧密结合，将再造全新的企业购销工作，这将导致企业营销领域的一场革命。那种认为电子商务是泡沫、一阵风、遥远无期，误以为电子商务只是把企业的经营管理工作搬到互联网上、简单代替传统的管理内容与方式认识，对发展物资采购电子商务也是十分有害的。 电子商务是建立在互联网上的市场营销活动，绝不能用闭关自守的心态和方式来发展本来就是开放的电子商务。我们在实践过程中，发现少数产品紧俏的供应商（大型国有企业）不愿意上网的令人费解的现象，这些供应商以为本企业的产品市场看好、销售渠道比较稳定，就不需要利用互联网来进行营销活动和扩大销售。这种认识十分有害，不仅会使本企业失去发展电子商务的大好机会、失去与需方建立网上快速联系通道的机会，而且还会妨碍需方物资采购电子商务的建设与发展。 企业管理信息系统（MIS）与电子商务共同组成企业开放的经营管理系统。企业管理信息系统（MIS）立足于解决企业内部经营管理问题，电子商务立足于解决企业之间、企业与市场之间的商务技术的协调、信息与资源的共享问题。MIS系统与电子商务的有机结合，将使企业生产经营管理活动掀开崭新的一页，实现企业之间战略协作关系的广泛建立，使市场中单个企业间的相对无序竞争快速过渡到供需链之间的更高层次、更大规模的竞争。 3、要尽快扭转对电子商务发展条件的错误认识 现在普遍存在对发展电子商务的模糊认识，对发展电子商务持怀疑观望态度，认为中国现阶段发展电子商务还不具备条件，这种认识的流传有可能减缓我国电子商务的发展进程。 由于我国商品标准化工作、企业商业资信认证与担保工作远远滞后于网络经济的发展要求，决定了象中国这种发展中国家不能等到电子支付、物流配送等完全与西方国家同等发达之后再开始发展电子商务，那将使发展中国家在网络经济发展大潮中错失良机，急剧拉大与发达国家的差距，那将错过整整一个时代。 4、要转变传统商务观念，适应网络经济时代的要求